Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại Đông Thành

Ứng dụng CNTT trong quản lý đã trở nên khá phổ biến ở các mặtnhư: quản lý công văn đi đến, quản lý tài liệu- hồ sơ, quản lý tài chính- kế toán, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản

LỜI CẢM ƠN

Trong thời đại ngày nay, CNTT phát triển từng ngày từng giờ, và được áp dụng

ở mọi lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội Những thành tựu của khoa học kỹ thuật hiệnđại đang đi sâu vào cuộc sống của mỗi con người Là một sinh viên chuyên ngànhQuản trị HTTT thị trường và thương mại, em nhận thấy rất rõ tầm quan trọng củaCNTT nói chung, HTTT nói riêng trong các doanh nghiệp hiện nay

Xuất phát từ nhu cầu thực tế của Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành, em

đã chọn đề tài khóa luận của mình là: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lýbán hàng tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại Đông Thành”

Với mục tiêu phân tích, thiết kế hệ HTTT quản lý bán hàng trong Công ty nhằmđạt được hiểu quả quản lý và kinh doanh cao hơn, đề tài đã nghiên cứu công tác quản

lý bán hàng trong điều kiện ứng dụng CNTT

Em xin cảm ơn Thạc sĩ Đinh Thị Hà - giảng viên thuộc bộ môn Tin học,Trường Đại học Thương Mại đã hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luậntốt nghiệp này Do năng lực bản thân có hạn và thời gian không cho phép, khóa luậncủa em thực hiện còn nhiều thiếu sót, em mong được sự góp ý của quý thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày… tháng… năm 2013Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Thanh Mai

M C L C ỤC LỤC ỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

Phần 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu 1

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 2

1.3 Mục tiêu vấn đề nghiên cứu 3

1.4 Đối tượng và phạm vi vấn đề nghiên cứu 3

1.5 Phương pháp thực hiện vấn đề nghiên cứu 3

1.6 Kết cấu của khóa luận 5

Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI ĐÔNG THÀNH 6

2.1 Cơ sở lý luận 6

2.1.1 Các khái niệm cơ bản 6

2.1.2 Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin 9

2.1.3 Công cụ phân tích thiết kế hệ thống 12

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành 17

2.2.1 Tổng quan về Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành 17

2.2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành 22

Phần 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG THEO HƯỚNG CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI ĐÔNG THÀNH 29

3.1 Phân tích yêu cầu 29

3.1.1 Phân tích yêu cầu bài toán 29

3.1.2 Các yêu cầu đối với hệ thống 30

3.2 Mô hình hóa các yêu cầu của hệ thống 31

3.2.2 Sơ đồ mức ngữ cảnh 31

3.2.3 Sơ đồ mức đỉnh 32

3.2.4 Sơ đồ mức dưới đỉnh 32

3.3 Phân tích hệ thống dữ liệu 34

3.3.1 Mô hình liên kết thực thể ER 34

3.3.2 Mô hình quan hệ dữ liệu 35

3.4 Thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng 36

3.4.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 36

3.4.2 Một số giao diện của chương trình 38

3.4.3 Một số kiến nghị nhằm nâng cao quản lý bán hàng tại công ty TNHH XNK & TM Đông Thành 46

KẾT LUẬN 47

TÀI LIỆU THAM KHẢO 48

PHỤ LỤC 49

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Hình 2.1 Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT 7

Hình 2.2 Các dạng HTTT trong doanh nghiệp 8

Hình 2.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành 19

Hình 2.4 Mẫu hóa đơn mua hàng của Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành 25

Hình 2.5 Mẫu phiếu nhập kho của Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành 25

Hình 2.6 Mẫu hóa đơn bán hàng của Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành 26

Hình 2.7 Mẫu phiếu xuất kho của Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành 26

Hình 2.8 Mẫu báo cáo nhập xuất tồn của Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành 27

Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành giai đoạn 2010-2012……… 22

Bảng 3.1 Bảng khách hàng……… 36

Bảng 3.2 Bảng hóa đơn bán hàng 36

Bảng 3.3 Bảng chi tiết hóa đơn bán hàng 36

Bảng 3.4 Bảng hóa đơn mua hàng 36

Bảng 3.5 Bảng chi tiết hóa đơn mua hàng 37

Bảng 3.6 Bảng nhân viên 37

Bảng 3.7 Bảng phiếu nhập kho 37

Bảng 3.8 Bảng phiếu xuất kho 38

Bảng 3.9 Bảng loại sản phẩm 38

Bảng 3.10 Bảng sản phẩm 38

Bảng 3.11 Bảng nhà cung cấp 38

Hình 3.1 Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống……….31

Hình 3.2 Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống 31

Hình 3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống 32

Hình 3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “quản lý mua” 32

Hình 3.5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “quản lý bán” 33

Hình 3.6 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “quản lý kho” 33

Hình 3.7 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “thống kê, báo cáo” 33

Hình 3.10 Giao diện kết nối với SQL Server 39

Hình 3.11 Giao diện đăng nhập 40

Hình 3.12 Giao diện menu chính 40

Hình 3.13 Giao diện menu quản lý bán 42

Hình 3.14 Giao diện quản lý khách hàng 43

Hình 3.15 Giao diện khách hàng mua hàng 43

Hình 3.16 Giao diện chi tiết hóa đơn bán 44

Hình 3.17 Giao diện in hóa đơn bán hàng 45

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

STT Từ viết tắt Giải nghĩa

Phần 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu

Ngày nay, với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin, ngày càng cónhiều ứng dụng tin học được sử dụng vào mọi lĩnh vực của đời sống, đặc biệt là trongvấn đề quản lý rất được mọi người quan tâm Nhiều công nghệ mới được áp dụng giúpcho mọi hoạt động của con người trở nên đơn giản, dễ dàng và đạt nhiều hiệu quả hơntrước Như vậy, vấn đề ứng dụng CNTT vào quản lý doanh nghiệp là nhu cầu thiết yếucủa mỗi doanh nghiệp

Việc xây dựng một HTTT đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp đòi hỏiphải có cái nhìn không chỉ về mặt công nghệ mà còn về cả hoạt động cụ thể tại tổchức, doanh nghiệp muốn ứng dụng, và một tầm nhìn xa hơn để có thể ứng dụng vànâng cấp HTTT đó Ứng dụng CNTT trong quản lý đã trở nên khá phổ biến ở các mặtnhư: quản lý công văn đi đến, quản lý tài liệu- hồ sơ, quản lý tài chính- kế toán, quản

lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý thiết bị- vật tư, quản lý bán hàng,… Trong đó

hệ thống thông tin quản lý bán hàng đang được các doanh nghiệp thương mại quantâm khá nhiều Hệ thống thông tin quản lý bán hàng là một trong những hệ thống ứngdụng tích hợp ưu việt trong việc quản lý và thực hiện bán hàng Với hệ thống này, các nhàquản lý kinh doanh sẽ thấy được bức tranh tổng thể về khách hàng và tình hình kinhdoanh, cho phép đưa ra các quyết định dựa trên các số liệu trực tuyến thực tế, giúp kiểmsoát quá trình bán hàng nhằm đem lại lợi nhuận cao Các nhà quản lý và nhân viên kinhdoanh có thể truy cập các thông tin về thời gian, tiến độ công việc, khách hàng giúp đẩynhanh hoạt động kinh doanh Hệ thống quản lý bán hàng tự động hoá quá trình bán hàng

và chuyển giao thông tin kịp thời và chính xác giúp cải thiện công tác quản lý điều hành,gia tăng doanh thu, lợi nhuận và phát triển quan hệ khách hàng

Trong suốt thời gian thực tập tại Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành, em

đã nhận thấy sự cần thiết phải phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin quản lý bánhàng cho Công ty nhằm mục đích tối ưu hơn trong công tác quản lý dữ liệu bán hàng,

để tăng năng suất, nâng cao chất lượng, giảm thiểu chi phí tối đa, rút ngắn thời gianlàm việc và đảm bảo tính chính xác cao, đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanhnghiệp từ việc lưu trữ dữ liệu đến việc tìm kiếm thông tin, lập các báo cáo… giúp chocông tác quản lý đựơc thực hiện một cách dễ dàng hơn

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Một số công trình nghiên cứu liên quan đến phân tích thiết kế hệ thống thôngtin quản lý bán hàng:

Một số đồ án, chuyên đề về xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng:

- Đồ án tốt nghiệp: “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại Công tyTNHH Đức Ngoan” của sinh viên Nguyễn Hải Đăng, Khoa Tin học kinh tế 46A, Đạihọc Khoa Học Tự Nhiên

+ Ưu điểm: Đã hoàn thành các chức năng của bài, thiết kế giao diện đồng thời tạo

luôn cơ sở dữ liệu kết nối với giao diện và viết code để bài hoàn chỉnh hơn Đồng thờiphần mềm này có thể đóng gói đem sử dụng

+ Khuyết điểm: Bài làm không được kỹ do vẫn chưa có kinh nghiệm trong lĩnh

vực buôn bán hàng, giao diện còn thô sơ

- Đồ án tốt nghiệp: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán vật liệuxây dựng tại Công ty TNHH một thành viên Hoa Sen” của sinh viên Nguyễn VũTrung Quân, Khoa Toán – Tin Học, Đại học Quốc Gia HCM

+ Ưu điểm:

 Hỗ trợ các nghiệp vụ chính trong Công ty: Nhập hàng, xuất hàng và bán hàng

 Cung cấp báo cáo thống kê với nhiều tiêu chí: Theo số phiếu, theo mặt hàng vàtheo nhà cung cấp

 Cung cấp chức năng hỗ trợ khách hàng tìm kiếm thông tin sản phẩm

+ Khuyết điểm: Giao diện còn thô sơ.

Một số phần mềm quản lý bán hàng được cung cấp trên thị trường:

Hiện tại trên thị trường có rất nhiều sản phẩm phần mềm quản lý bán hàng nhưEBIZSTORE, HOSCO POS.NET, DevSoft.Stores, Tiger Soft, Perfect Sales,…

+ Phần mềm Tiger Soft có các chức năng quản lý doanh thu, quản lý xuất nhậptồn, quản lý công nợ, quản lý sổ quỹ tiền mặt

+ Phần mềm bán hàng HOSCO POS.NET của Công ty phần mềm HOSCO đãđược sử dụng tại hệ thống siêu thị Attimos Louis-Vuiton Việt Nam, Tracy, VietMart,Chicland Fashion, Lady Land, Beabon Shop,… và được phản hồi khá tốt HOSCOcung cấp các phân hệ tính năng cơ bản và đầy đủ như quản lý kho hàng, quản lý muahàng, quản lý bán hàng, trả hàng, quản lý nhân viên,…

Tuy nhiên các phần mềm này đều là các phần mềm đóng gói trên thị trường, theokiểu một phần mềm áp dụng cho mọi doanh nghiệp, không phải đơn vị nào cũng có thể sửdụng các phần mềm được viết sẵn theo chuẩn như vậy, bởi vì không phải Công ty nào cũng

có cơ chế quản trị chuẩn mực và quy mô phù hợp với phần mềm đó Các phần mềm này cóthể không đáp ứng được một số yêu cầu riêng của đơn vị, các chức năng chưa thỏa mãn.Mỗi loại hình doanh nghiệp trong mỗi ngành lại có các đặc điểm khác nhau trong quản lý,điều đó dẫn đến sự khác nhau trong các yêu cầu về phần mềm quản lý Công ty TNHHXNK & TM Đông Thành là một doanh nghiệp kinh doanh quy mô nhỏ, đang trên đà mởrộng và phát triển, các nghiệp vụ phát sinh và yêu cầu quản lý có nhiều nét riêng, nếu sửdụng các phần mềm đóng gói sẵn có trên thị trường sẽ dẫn đến sự không phù hợp, do vậycần phải phân tích thiết kế một hệ thống thông tin quản lý bán hàng trên cơ sở nghiên cứuthực trạng về hệ thống và các nghiệp vụ, các yêu cầu của đơn vị đối với việc quản lý để hệthống mới phù hợp với đơn vị, đem lại hiệu quả cao hơn trong quản lý và kinh doanh

1.3 Mục tiêu vấn đề nghiên cứu

- Đưa ra cơ sở lý luận chung về hệ thống thông tin

- Đánh giá thực trạng hiện tại của hệ thống thông tin quản lý, đi sâu đánh giá hiệntrạng quản lý bán hàng tại Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành

- Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty TNHH XNK

& TM Đông Thành

1.4 Đối tượng và phạm vi vấn đề nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Về hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp, tậptrung phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản bán hàng tại Công ty TNHH XNK &

TM Đông Thành

- Phạm vi đề tài: Trong Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành

1.5 Phương pháp thực hiện vấn đề nghiên cứu

- Phương pháp thu thập dữ liệu:

Thu thập thông tin là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích, thiết kế hệ thốngthông tin Mục tiêu của công đoạn này là có được các thông tin liên quan đến mục tiêu đã

đề ra với độ tin cậy và chính xác cao Phương pháp thu thập thông tin trong giai đoạn nàybao gồm: Nghiên cứu tài liệu, phỏng vấn, phát phiếu điều tra và quan sát trực tiếp

Để phục vụ cho quá trình khảo sát thực trạng hệ thống quản lý bán hàng tạiCông ty TNHH XNK & TM Đông Thành, em đã sử dụng phương pháp điều tra trắcnghiệm hiện trường thông qua phiếu điều tra và bảng câu hỏi.

Phương pháp quan sát: Giúp thu thập được những thông tin không có trong tàiliệu và không thu thập được qua quá trình phỏng vấn, có được một bức tranh khái quát

về tổ chức và cách quản lý các hoạt động của tổ chức Phương pháp này đòi hỏi khánhiều thời gian và sự quan sát cẩn thận, tỉ mỉ

- Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu:

+ Phương pháp định lượng: Dữ liệu sau khi thu thập sẽ được đưa ra phân tíchthông qua việc sử dụng phần mềm excel để xử lý thông tin sơ cấp thông qua bảng câuhỏi được thiết kế sẵn, đánh giá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra một số đánh giá

về thực trạng công tác quản lý bán hàng và tình hình hệ thống thông tin quản lý bánhàng tại Công ty

+ Phương pháp định tính: Tiến hành chọn lọc, phân tích, tổng hợp các dữ liệuthu thập được thông qua các câu hỏi phỏng vấn chuyên sâu và các dữ liệu, thông tinđược thu thập từ các nguồn khác (như Internet ) nhằm chọn được thông tin phù hợpvới mục đích sử dụng và nội dung nghiên cứu

- Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài:

+ Microsoft SQL Server 2008

Microsoft SQL Server Management Studio cung cấp một giao diện thân thiệngiúp cho người dùng thực hiện các thao tác một cách dễ dàng Một số các thao tác cơbản bao gồm: tạo CSDL mới, xóa CSDL, tạo bảng, xóa bảng… và ta có thể thao tácvới cơ sở dữ liệu thông qua câu lệnh truy vấn SQL SQL là một ngôn ngữ hoàn thiệnđược sử dụng trong các hệ thống cơ sở dữ liệu và là một thành phần không thể thiếutrong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu Mặc dù SQL không phải là một ngôn ngữ lập trìnhnhư C, C++, Java song các câu lệnh mà SQL cung cấp có thể được nhúng vào trongcác ngôn ngữ lập trình nhằm xây dựng các ứng dụng tương tác với cơ sở dữ liệu

+ Ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual Studio 2010

Việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng vai trò quan trọng đến việc thành côngcủa chương trình Các ngôn ngữ được đánh giá bởi các tiêu thức như: Mức độ hỗ trợngười lập trình, khả năng trong việc thiết kế giao diện, sự đáp ứng yêu cầu trong quản

Microsoft Visual Studio có những chức năng cơ bản sau: soạn thảo mã (codeeditor), trình gỡ lỗi (debugger) và thiết kế (Designer) Sau đây sẽ là một số công cụquan trọng của chức năng Designer – đây được xem là một trong những điểm nhấn củaMicrosft Visual Studio.

 WinForms Designer: Đây là công cụ tạo giao diện đồ họa dùng WinForms.Điểm đặc biệt ở đây là giao diện với người dùng sinh động, dễ nắm bắt Nó bao gồmcác phím bấm, thanh tác vụ, hay các box đa dạng (textbox, list box, grid view…).Người dùng có thể di chuyển, kéo ra, nhúng thả chúng một cách dễ dàng

 WPF Designer: Còn có tên mã là Cider, được hỗ trợ trong Visual Studio Nó tạocác mã XAML cho giao diện người sử dụng (UI), mã này tích hợp với trình ứng dụngMicrosoft Expression Design

 Web designer: Visual Studio cũng hỗ trợ công cụ thiết kế trang web, trong đó chophép các công cụ thiết kế trang web được kéo, thả, rê, nhúng một cách dễ dàng… Công cụnày dùng để phát triển trình ứng dụng ASP.NET và hỗ trợ HTML, CSS and JavaScript

 Class designer: Đây là công cụ dùng để thực thi và chỉnh sửa lớp Nó có thểdùng mã C# và VB.NET…

 Data designer: Đây là công cụ dùng để chỉnh sửa một cách sinh động, linh hoạtcác lược đồ dữ liệu, bao gồm nhiều loại lược đồ, liên kết trong và ngoài

 Mapping designer: Đây là công cụ tạo các mối liên hệ giữa sơ đồ dữ liệu và cáclớp để quản lý dữ liệu một cách hiệu quả hơn

1.6 Kết cấu của khóa luận

Ngoài các phần lời cảm ơn, mục lục, danh sách bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, danhmục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục, thì kết cấu khóa luận gồm các chương sau:

- Phần 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu.

- Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý bán hàng tại Công ty trách nhiệm

hữu hạn xuất nhập khẩu và thương mại Đông Thành

- Phần 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng theo hướng chức

năng tại Công ty trách nhiệm hữu hạn xuất nhập khẩu và thương mại Đông Thành

Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG

MẠI ĐÔNG THÀNH

2.1. Cơ sở lý luận

2.1.1 Các khái niệm cơ bản

Dữ liệu (data): Là các giá trị phản ánh về các sự vật, hiện tượng trong thế giới

khách quan Dữ liệu là giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng Có thể là mộttập hợp các giá trị mà không biết được mối liên hệ giữa chúng Dữ liệu có thể biểudiễn dưới nhiều dạng khác nhau (âm thanh, văn bản, hình ảnh)

Thông tin (Information): Là ý nghĩa được rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình

xử lý (phân tích, tổng hợp) phù hợp với mục đích của người sử dụng Thông tin có thểgồm nhiều giá trị dữ liệu được tổ chức sao cho nó mang lại ý nghĩa cho một đối tượng

cụ thể, trong một ngữ cảnh cụ thể

Hệ thống (System): Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối

quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung Tronghoạt động có trao đổi vào ra với môi trường ngoài

Hệ thống thông tin (Informatinon System): Là một tập hợp và kết hợp của các

phần cứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thuthập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụcác mục tiêu của tổ chức

Các thành phần của hệ thống thông tin:

Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phận chính: Con người, phần cứng, phần mềm,

cơ sở dữ liệu, mạng

- Con người: Là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin Trong một

HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóngvai trò quyết định Con người là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin đểmáy tính xử lý Công tác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâudài và khó khăn nhất Nguồn lực con người ở đây được chia thành hai nhóm chính:

+ Người xây dựng và bảo trì hệ thống là nhóm người làm nhiệm vụ phân tích,lập trình, khảo sát, bảo trì

+ Nhóm sử dụng hệ thống là các cấp quản lý, người thiết lập các mục tiêu, xác

Hình 2.1 Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT

(Nguồn: Nguyễn Văn Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản

lý)

- Phần cứng: Gồm các thiết bị chủ yếu là thiết bị vật lý, được sử dụng trong quy

trình xử lý thông tin Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý,truyền thông tin

- Phần mềm: Là tập hợp các chỉ lệnh theo một trật tự nhất định nhằm điều khiển

thiết bị phần cứng tự động thực hiện một công việc nào đó Phần mềm được viết thôngqua ngôn ngữ lập trình

- Cơ sở dữ liệu: Là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được lưu trữ trên

các thiết bị lưu trữ thứ cấp, để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thờicủa nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khác nhau

- Mạng máy tính: Là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối với nhau

bằng các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năngcủa mạng

Các thành phần của hệ thống thông tin có các mối liên hệ với nhau Mối liên kếtgiữa các thiết bị trong một hệ thống thông tin bằng các dây dẫn là những mối liên hệcủa hệ thống có thể nhìn thấy được Ngược lại, phần lớn các mối liên kết giữa các yếu

tố cấu thành nên hệ thống thông tin là không thể nhìn thấy được Chúng được hìnhthành và diễn ra khi hệ thống hoạt động Chẳng hạn, như việc lấy dữ liệu từ các cơ sở

dữ liệu, và việc truyền dữ liệu đi xa hàng trăm cây số, việc lưu trữ dữ liệu trên cácthiết bị.

Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System_MIS): Là hệ

thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện,tổng hợp và làm các báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các quy trình vàthủ tục cho trước Hệ thống sử dụng các dữ liệu từ hệ xử lý giao dịch và tạo ra các báocáo định kỳ hay theo yêu cầu

- Phân loại HTTT quản lý trong doanh nghiệp:

Hình 2.2 Các dạng HTTT trong doanh nghiệp

(Nguồn: Nguyễn Văn Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý)

+ Các hệ thống ở mức chiến lược: Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành ESS(Executive Support Sytem) là HTTT đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản trịcấp cao nhằm mục đích hoạch định và kiểm soát chiến lược ESS cho phép truy cậpthông tin từ các kết quả kiểm soát và tình trạng chung của doanh nghiệp

+ Các hệ thống ở mức chiến thuật: Hệ thống thông tin quản lý MIS(Management Infomation System) là các HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như lập

kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung Hệ

thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) là HTTT kết hợp giữa tri

thức của con người với khả năng của môi trường, cải thiện chất lượng quyết định, là

một hệ thống hỗ trợ dựa trên máy tính giúp cho những nhà quản lý giải quyết vấn đềtrong một hoàn cảnh nhất định.

+ Các hệ thống ở mức kiến thức: HTTT quản lý tri thức KWS (KnowledgeWork Systems) là các hệ thống được thiết kế để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức hơn làviệc chia sẻ thông tin Hệ thống này hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin, đồngthời kiểm soát, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hoạt động, tạo các giải pháp khác nhau đểgiải quyết một vấn đề cụ thể nào đó cho doanh nghiệp HTTT tự động hóa văn phòngOAS (Officer Automation System) là một hệ thống dựa trên máy tính nhằm thu thập,

xử lý, lưu trữ, gửi thông báo, tài liệu, và các dạng truyền tin khác nhau giữa các cánhân, các nhóm làm việc và các tổ chức khác nhau

+ Các hệ thống ở mức tác nghiệp: HTTT xử lý giao dịch TPS (TransactionProcessing System) là hệ thống dùng ở cấp tác nghiệp HTTT xử lý giao dịch giúp tựđộng hóa các hoạt động xử lý thông tin lặp lại, thu thập và lưu trữ dữ liệu giao dịchgiúp DN thực hiện các hoạt động hàng ngày

2.1.2 Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin gồm các giai đoạn sau: Lập kếhoạch, phân tích hiện trạng, phân tích khả thi, đặc tả, thiết kế, lập trình, kiểm thử, khaithác, bảo trì Các giai đoạn cụ thể được trình bày như sau:

2.1.2.1. Lập kế hoạch

- Thực hiện một dự án tin học hóa có thể rất tốn kém, đòi hỏi nhiều công sức và

thời gian trước khi mang lại lợi nhuận

- Các nhân tố thường ảnh hưởng đến việc lập kế họach là: Thời gian, mức đầu tư

(investment), những yếu tố không chắc chắn của dự án, nguồn nhân lực (số lượng,trình độ, khả năng… của người thiết kế và những người sử dụng cuối), những tìnhhuống bất ngờ, những đánh giá sai lệch thực tế…

- Người ta thường cấu trúc hóa việc lập kế hoạch bằng cách:

 Tách riêng các phân bổ nhân lực, thời gian và kinh phí

 Lập dự án tổng thể, kế hoạch cho một giai đoạn và các kế hoạch chi tiết

 Song song với việc lập kế hoạch là việc kiểm tra, báo cáo định kỳ

Kết quả của giai đoạn lập kế hoạch là xác định rõ ràng các phân hệ, chức năngcủa chúng trong HTTT tương lai, xác định các khả năng ứng dụng trên mạng hoặctruyền thông, bố trí công việc theo nhóm chuyên gia, phân chia kinh phí…

2.1.2.2. Phân tích hiện trạng

- Phân tích (hay khảo sát) hiện trạng là giai đoạn phân tích các hoạt động của

HTTT vật lý hiện hữu Mục tiêu cần đạt được là làm sao có được các thông tin (liênquan đến những yêu cầu đặt ra trong bước lập kế hoạch) với độ tin cậy cao và chuẩnxác nhất, mới nhất

- Có nhiều phương pháp phân tích hiện trạng:

 Phỏng vấn, trực tiếp hoặc gián tiếp, các đối tượng liên quan (giám đốc, nhânviên, vị trí làm việc…)

 Lập phiếu điều tra, thăm dò

 Quan sát, thu nhập mẫu biểu

 Mỗi phương pháp đều có ưu điểm, nhược điểm riêng và được áp dụng sao chophù hợp với tình hình thực tế

 Nguyên tắc: Biết cách đặt các câu hỏi thiết thực thì biết càng nhiều thông tin vềmôi trường hoạt động của một tổ chức, càng dễ hiểu các vấn đề đang được đặt ra vàtìm được phương án giải quyết

 Sau khi có được các kết quả phân tích hiện trạng, phân tích viên phải biết cáchtổng hợp các dữ liệu, các xử lý thu nhập được và hợp thức hóa

2.1.2.3. Phân tích khả thi

- Giai đoạn này có vai trò quyết định vì nó sẽ dẫn đến các lựa chọn quyết định

HTTT tương lai cùng các bảo đảm tài chính Gồm 4 bước:

 Bước 1: Phân tích, phê phán HTTT hiện hữu nhằm làm rõ các điểm yếu hoặcmạnh Sắp xếp các vấn đề cần giải quyết theo thứ tự mức độ quan trọng của chúng

 Bước 2 : Xác định các mục tiêu mới của các dự án, khả năng sinh lãi, thời giantrả lãi… nếu như việc này chưa được thực hiện ở giai đoạn lập kế hoạch

 Bước 3 : Xác định một cách tổng quát các giải pháp về chi phí triển khai phân

hệ (dự án), chi phí hoạt động trong tương lai, kết hợp phân tích ưu điểm và khuyếtđiểm của từng giải pháp

 Bước 4: Lựa chọn những người chịu trách nhiệm phù hợp với giải pháp nào đó

đã xác định Nếu không tìm được những người như vậy hoặc chi phí ước tính cao sovới mục tiêu đề ra thì phải quay lên bước 2 Bước 4 trong trường hợp này thường lặp

đi lặp lại nhiều lần

2.1.2.4. Đặc tả

- Giao diện giữa hệ thống thông tin (HTTT) và người sử dụng (NSD): Xác định

HTTT cung cấp những gì cho NSD và ngược lại, NSD có thể khai thác được những gì

từ HTTT?

- Các công việc và các cài đặt cần thực hiện

- Diễn biến tiến trình từ mức ý niệm đến lúc thể hiện: Triển khai kế hoạch, phân

công nhóm làm việc…

- Kết quả của đặc tả là tập hợp các văn bản hồ sơ hay tư liệu về quá trình phân

tích và thiết kế HTTT

2.1.2.5. Thiết kế

- Giai đoạn này xác định:

 Kiến trúc chi tiết của HTTT, liên quan đến các giao diện với người sử dụng vàcác quy tắc quản lý, cấu trúc dữ liệu

 Thiết kế các chương trình, chuẩn bị lập trình

 Quy cách thử nghiệm chương trình, sử dụng các thư viện

 Quy cách khai thác, ứng dụng bảo trì, hướng dẫn sử dụng…

 Các phương tiện và thiết bị liên quan

2.1.2.6. Lập trình

Giai đoạn này là thể hiện vật lý của HTTT bằng việc chọn công cụ phần mềm

để xây dựng các tệp dữ liệu (database files), viết các chương trình, chạy thử, kiểm tra,ráp nối, lập hồ sơ hướng dẫn, chú thích chương trình

2.1.2.7. Thử nghiệm

- Giai đoạn này bao gồm việc định nghĩa các thử nghiệm các chương trình, thử

nghiệm hệ thống, hoàn thiện quá trình đào tạo người sẽ sử dụng hệ thống, sửa chữa cácchương trình nguồn, hoàn thiện các văn bản báo cáo và hướng dẫn sử dụng

- Việc thử nghiệm cho phép kết quả nhận được là phù hợp với các đặc tả ban đầu.

Các phương pháp thử nghiệm được nghiên cứu chi tiết trong lĩnh vực công nghệ phầnmềm (Software Engineering)

- Các yếu tố liên quan đến thử nghiệm bao gồm:

 Kế hoạch thử nghiệm

 Danh mục (thư viện) thử nghiệm

 Dữ liệu thử nghiệm

 Các công cụ thử nghiệm

- Các thử nghiệm đơn thể do người lập trình thực hiện:

 Các nhánh chương trình

 Tập hợp các thông số khác nhau

 Các dữ liệu thường (normal data) và các dữ liệu đặc biệt, các giá trị bất thường

 Các thử nghiệm tích hợp hệ thống do người phụ trách dự án triển khai

2.1.2.8. Khai thác

Đây là giai đoạn quyết định đến kết quả tương lai của HTTT Tùy theo kết quảkhai thác, người sử dụng sẽ quyết định có sử dụng HTTT vừa xây dựng để thay thếHTTT thủ công hay không?

2.1.2.9. Bảo trì

- Giai đoạn này gồm các công việc: Bảo trì, cải thiện và thích nghi hóa HTTT với

những thay đổi nội tại cũng như với môi trường xung quanh

- Nếu có kết quả phân tích ý niệm chính xác, xây dựng mô hình phù hợp và thể

hiện vật lý hoàn hảo thì việc bảo trì HTTT sẽ dễ dàng Ngược lại sẽ dẫn đến chi phíbảo trì tốn kém, khó làm thỏa mãn yêu cầu của người sử dụng

2.1.3 Công cụ phân tích thiết kế hệ thống.

 Phân tích hệ thống thông tin (Phân tích theo hướng chức năng)

Trong giai đoạn phải tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin để thấy được nhữngchức năng, ưu điểm của hệ thống thông tin mới so với hệ thống thông tin cũ

Các công cụ dùng để mô hình hoá hệ thống thông tin: Biểu đồ phân cấp chức năng,biểu đồ luồng dữ liệu

 Biểu đồ phân cấp chức năng: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn

giản các công việc cần thực hiện Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, sốmức chia ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống

- Các thành phần của biểu đồ phân cấp chức năng:

 Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn

Kí hiệu:

 Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được ký hiệu bằngđoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con

Tên chức năng

 Biểu đồ luồng dữ liệu( BLD): Là một công cụ dùng để trợ giúp bốn hoạt động

chính của các phân tích viên hệ thống đó là phân tích, thiết kế, biểu đạt, tài liệu

- Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu:

+ Bổ sung khiếm khuyết của mô hình phân rã chức năng bằng việc bổ sung cácluồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng

+ Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống

+ Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống

- Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu:

+ Chức năng (Tiến trình): Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc

tác động lên thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin

mới Nếu trong một chức năng không có thông tin mới được sinh ra thì đó chưa phải làchức năng trong BLD

Kho dữ liệuLuồng dữ liệu

Đưa thông tin vào kho Lấy thông tin từ kho Vừa lấy thông tin ra xử lý vừa

cập nhật lại thông tin

+ Tác nhân ngoài: Là một người hoặc một nhóm người nằm ngoài hệ thống

nhưng có trao đổi trực tiếp với hệ thống Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ

ra giới hạn của hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài Tácnhân ngoài là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống và là nơi tiếp nhận các sản phẩmcủa hệ thống

 Cách đặt tên: Danh từ + tính từ (nếu cần)

 Biểu diễn:

+ Tác nhân trong: Là một chức năng hoặc hệ thống con của hệ thống đang xét

nhưng được trình bày ở một trang khác của mô hình Mọi sơ đồ luồng dữ liệu đều cóthể bao gồm một số trang, thông tin truyền giữa các quá trình trên các trang khác nhauđược chỉ ra nhờ ký hiệu này

 Cách đặt tên: Động từ + Bổ ngữ

 Biểu diễn:

- Các mức của biểu đồ luồng dữ liệu : Kỹ thuật phân mức: 3 mức

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thốngthông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận

ra nội dung chính của hệ thống

Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ

đồ (Explosion) Bắt đầu từ sơ đồ mức ngữ cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồmức 1, mức 2…

Thiết kế hệ thống thông tin

 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Cập nhật

Ra Vào

Tên tác nhân

Tên tác nhân

Tác nhân trong

Tác nhân trong

 Hạn chế dư thừa dữ liệu, ngăn cản truy nhập bất hợp pháp.

 Cung cấp khả năng lưu trữ lâu dài cho các đối tượng và cấu trúc dữ liệu

 Cho phép suy dẫn dữ liệu, cung cấp giao diện đa người dùng, cho phép biểu diễnmối quan hệ phức tạp giữa các dữ liệu

 Đảm bảo ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, cung cấp thủ tục sao lưu và phục hồi dữ liệu

- Các bước thiết kế cơ sở dữ liệu bao gồm:

+ Bước 1: Xác định các thuộc tính

 Đánh dấu các thuộc tính lặp

 Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính tính toán ra hoặc suy ra từnhững thuộc tính khác

 Gạch chân các thuộc tính khoá

 Còn lại là các thuộc tính cơ sở

Sau khi xác định xem các thuộc tính thuộc loại nào, ta tiến hành loại bỏ các thuộc tínhthứ sinh ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở, xem xét loại bỏ những thuộctính không có ý nghĩa trong quản lý

+ Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra + Bước 3: Tiến hành chuẩn hoá theo các dạng chuẩn:

 Dạng chuẩn 1 (1NF – First Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn 1 nếu cácgiá trị của tất cả thuộc tính trong quan hệ là nguyên tử Trong mỗi danh sách không đượcphép chứa những thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp

đó ra thành các danh sách con và gắn thêm cho danh sách con một tên

 Dạng chuẩn 2 (2NF – Second Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn 2 nếuquan hệ đó ở dạng chuẩn 1 và tất cả các thuộc tính không phải khóa phụ thuộc hàm đầy

đủ vào khóa Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàmvào một bộ phận của khóa thành một danh sách con mới Lấy bộ phận khóa đó làm khóacho danh sách mới

 Dạng chuẩn 3 (3NF – Third Normal Form): Trong một danh sách không đượcphép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vàothuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách có quan hệ

Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới

 Dạng chuẩn BCNF (Boyce Codd Normal Form): Quan hệ R ở dạng chuẩn BCNFkhi tất cả các phụ thuộc hàm X A trong R đều phải có X là khóa trong R

+ Bước 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và vẽ mô hình quan hệ.

+ Bước 5: Xây dựng cơ sở dữ liệu ( các bảng cơ sở dữ liệu)

 Thiết kế phần mềm

Đây là một giai đoạn của thiết kế, nhằm đưa ra các quyết định về cài đặt, chứ chưaphải là cài đặt, chưa phải là lập trình thật sự

- Đầu vào cho việc thiết kế phần mềm

 Biểu đồ luồng dữ liệu của từng hệ thống con

 Các giao diện

 Các kiểm soát

 Cơ sở dữ liệu

- Đầu ra của thiết kế phần mềm

 Lược đồ chương trình (LCT) của mỗi hệ thống con

 Đặc tả nội dung của từng module trong LCT

 Phân bổ các module trong LCT thành các chương trình

 Thiết kế các mẫu thử

Lập lược đồ chương trình: Là một biểu diễn dưới dạng đồ thị của một tập hợp các

module cùng với các giao diện giữa các module đó

- Các thuộc tính cơ bản của module

 Thông tin vào, ra: Thông tin nhận được từ chương trình gọi nó hoặc thông tin trảlại cho chương trình gọi nó

 Chức năng hàm biến đổi từ vào thành ra

 Cơ chế: Phương thức để thực hiện chức năng trên

 Dữ liệu cục bộ: Các chỗ nhớ hay cấu trúc dữ liệu dùng riêng cho nó

Công cụ diễn tả lược đồ chương trình

+ Biểu diễn các module bằng hình chữ nhật có ghi tên nhãn

+ Kết nối các module: Được kết nối bằng các lời gọi, diễn tả bằng mũi tên

 Thiết kế giao diện

- Giao diện thiết kế phải thỏa mãn các điều kiện sau:

 Dễ sử dụng: Giao diện dễ sử dụng ngay cả với người không có kinh nghiệm

 Dễ học: Các chức năng gần gũi với tư duy của người sử dụng để họ có thể nắm bắt

Tên module

 Tốc độ thao tác: Giao diện không đòi hỏi các thao tác phức tạp hai dài dòng, hỗ trợphím tắt, phím nóng.

 Dễ phát triển: Giao diện được xây dựng dễ dàng, sẵn sàng đáp ứng yêu cầu thayđổi của người sử dụng

- Các loại giao diện

 Hộp thoại: Là các giao diện phục vụ cho việc kiểm soát hệ thống, trao đổi thông tingiữa người sử dụng và hệ thống, kiểm tra quyền truy nhập, các hướng dẫn sử dụng hệthống, các thông báo lỗi sử dụng hay lỗi hệ thống

 Màn hình nhập dữ liệu: Đó là các khung nhập dữ liệu cho phép người sử dụng tiếnhành nhập dữ liệu cho hệ thống hay cung cấp thông tin cho việc tìm kiếm dữ liệu, đưa racác báo cáo theo yêu cầu

 Màn hình báo cáo: Đó là các biểu mẫu hiển thị các thông tin được thu thập và tổnghợp theo yêu cầu của người sử dụng

- Các nguyên tắc chung khi thiết kế giao diện

 Luôn cung cấp thông tin phản hồi về công việc đang tiến hành cho người sử dụng

 Thông tin trạng thái: Cung cấp cho người sử dụng thông tin về phần hệ thống đangđược sử dụng

 Công việc tối thiểu: Hạn chế tối đa sự cố gắng không cần thiết của người sử dụng

 Trợ giúp: Sẵn sàng cung cấp các trợ giúp khi người sử dụng cần

 Dễ dàng thoát ra: Cho phép người sử dụng thoát ra khỏi hộp thoại dễ dàng bằngcác thao tác quen thuộc

 Làm lại: Cho phép hủy bỏ các thao tác đã tiến hành

2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại

Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành

2.2.1 Tổng quan về Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành

2.2.1.1. Thông tin chung về Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành

Tên công ty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XUẤT NHẬP KHẨU

VÀ THƯƠNG MẠI ĐÔNG THÀNH

Địa chỉ: Số 16 Ngõ 118 - Phố Đào Tấn - Cống Vị - Ba Đình - Hà Nội

Tel: 04 3771 4007 - 402

Fax: 04 3771 0227

Người đại diện: Dương Tiến Tài

b Mục tiêu, chiến lược phát triển của Công ty

 Mục tiêu

- Mục tiêu chung: "Đảm bảo chất lượng, tiện lợi, an toàn, giá cả hợp lý, phục vụ

khách hàng tốt nhất"

- Mục tiêu chất lượng: Tiêu chí đảm bảo chất lượng cho các công trình Công ty

TNHH XNK & TM Đông Thành, sản xuất dây và cáp điện luôn hướng tới mục tiêu:

+ Giá trị lớn lao về sự yên tâm và an toàn khi tài sản, nhà cửa của khách hàng

được cung cấp và lắp đặt bởi hệ thống dây cáp điện và thiết bị đáng tin cậy

+ Tiếp cận với các kinh nghiệm quốc tế mang lại sự cải thiện không ngừng trongviệc nâng cao các hệ thống thiết bị

+ Đảm bảo việc nâng cao chất lượng dịch vụ theo các yêu cầu của khách hàng.+ Tiêu chí hoạt động của Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành sản xuất dây

và cáp điện cao cấp là liên tục đổi mới và hoàn thiện mình

 Chiến lược phát triển:

Thực hiện chiến lược phát triển của Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành

và để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của quý khách hàng, trong thời gian tới Công tyluôn phát huy các thế mạnh và sẽ tiếp tục cải thiện mối quan hệ cùng có lợi với nhânviên và các đối tác kinh doanh Công ty sẽ tiếp tục đổi mới công nghệ, tăng cường máymóc thiết bị, kỹ thuật sản xuất tiên tiến và đảm bảo nguồn nhân lực luôn đáp ứng tốtcho sản xuất Đồng thời xây dựng và cải tiến chính sách chất lượng phù hợp, quan tâmchăm sóc khách hàng nhằm phục vụ khách hàng tốt nhất, tiếp tục đầu tư sản xuất vàphát triển thị trường tiêu thụ sản phẩm ra các nuớc trong khu vực để đưa Công ty ngàycàng phát triển đi lên, vươn tới một tầm cao mới trong tương lai Với những kiến thức

về khoa học công nghệ của mình đã có Công ty nhận dạng và thỏa mãn nhu cầu củakhách hàng - là yếu tố hàng đầu, là vị thế để mở rộng thị trường kinh doanh

Khách hàng của Công ty là các công ty điện lực, các công ty xây lắp điện, cáckhu công nghiệp, khu chế xuất, các đại lý và và người tiêu dùng trên khắp các tỉnhthành miền Bắc và miền Trung.

d Nhà cung cấp chính

Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành luôn chú trọng về chất lượng, kiểudáng, giá thành sản phẩm và có khả năng đáp ứng một cách nhanh nhất, tốt nhất mọiyêu cầu của quý khách nên Công ty luôn nhập khẩu các loại động cơ điện, hộp giảmtốc, dây điện dân dụng từ các Công ty uy tín của Hàn Quốc và Trung Quốc

2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức và bộ máy nhân sự của Công ty TNHH XNK & TM

Đông Thành

a Sơ đồ tổ chức của Công ty

Hình 2.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành

(Nguồn: Phòng nhân sự)

b Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:

Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm 1 Giám đốc, 1 Phó Giám đốc, 4 phòng:phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự và phòng kho vận

Giám đốc là người đại diện pháp nhân cho Công ty, chịu trách nhiệm trước

pháp luật về mọi hoạt động của Công ty Điều hành mọi hoạt động của Công ty như:

Sử dụng có hiệu quả toàn bộ vốn tự có của công ty trong hoạt động cung cấp dịch vụ

Phó giám đốc là người điều hành các hoạt động của Công ty và chịu trách

nhiệm trước giám đốc về hiệu quả của các hoạt động đó

Chức năng chính của các phòng:

 Phòng Kinh doanh:

- Chủ động tìm kiếm đối tác để phát triển, mạng lưới phân phối, từng bước mở

rộng thị trường trong và ngoài nước Nghiên cứu và tham mưu cho ban giám đốc trongcông tác định hướng kinh doanh và xuất nhập khẩu Đây là chức năng, nhiệm vụ chủyếu của phòng kinh doanh

- Chủ động soạn thảo các hợp đồng kinh tế có liên quan đến hoạt động kinh

doanh của Công ty Tổ chức thực hiện đúng quy định các hợp đồng kinh doanh đãđược ký kết

- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động kinh doanh, xuất nhập khẩu

của Công ty như: Chuẩn bị nguồn cung ứng xuất khẩu, tiêu thụ hàng nhập khẩu, cáckhâu giám định, kiểm dịch, hải quan, giao nhận, bảo hiểm, khiếu nại đòi bồi thường,

và đối ngoại như: Tìm kiếm giao dịch giữa những người bán và người mua, giải quyếttranh chấp khiếu nại với khách hàng có liên quan đến các hoạt động kinh doanh củaCông ty

- Lưu trữ các hồ sơ, hợp đồng kinh tế có liên quan đến công tác kinh doanh của

Công ty theo đúng quy định của pháp luật hiện hành

 Phòng Kế toán:

- Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quy định của

Nhà nước

- Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài chính,

quỹ tiền lương

- Tổng hợp, lưu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán kế toán, quyết toán và các báo cáo

theo quy định

- Thực hiện các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo quy định.

- Thực hiện nghiệp vụ thanh toán.

- Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê và kiểm tra chuyên đề.

 Phòng Nhân sự

- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng lao động, kế hoạch tiền lương hàng năm.

- Quản lý cán bộ, nhân sự lao động và tiền lương theo các quy định của Nhà nước

và của Công ty

 Phòng kho vận

- Tổ chức xây dựng và hoàn thiện hệ thống tiêu chuẩn và các chỉ tiêu chất lượng

 Công tác quản lý kho, bốc xếp, vận tải hàng hóa, kiểm đếm và định giáhàng hóa.

 Công tác bảo vệ tại các mục tiêu, kho hàng, áp tải hàng hóa

 Định giá hàng hóa, quản lý và bảo quản hàng hóa

 Theo dõi, kiểm đếm hàng hóa trong kho đảm bảo an ninh, an toàn trong kho

c Cơ cấu nhân sự của Công ty

- Để hoạt động thành công và có hiệu quả Công ty luôn coi trọng vấn đề trình độ

và kinh nghiệm đội ngũ nhân viên Đội ngũ của Công ty là những nhân viên có bảnlĩnh, có tính chuyên nghiệp cao, được đào tạo chuyên nghiệp sẵn sàng đáp ứng và phục

vụ tất cả các yêu cầu của quý khách hàng

- Tính đến thời điểm hiện nay:

+ Tổng số cán bộ nhân viên : 40 người

+ Trình độ chuyên môn:

 Đại học và trên đại học : 5 người = 12,5 %

 Trình độ cao đẳng, trung cấp, công nhân kỹ thuật: 19 người = 25 %

 Lao động phổ thông: 25 người = 62,5 %

2.2.1.3. Các hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH XNK & TM Đông

Thành

a Các hoạt động chính của Công ty

- Xuất - nhập khẩu, kinh doanh phân phối các thiết bị điện.

- Kinh doanh các mặt hàng như: Dây điện, cáp tín hiệu, hộp giảm tốc, động cơ

điện, máy nghiền siêu mịn các loại máy công nghiệp khác

- Tư vấn thiết kế, lắp đặt, thi công điện nhẹ, công nghiệp, chiếu sáng, nhà phố,

nhà xưởng