Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại Đông Thành

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Đinh Thị Hà LỜI CẢM ƠN Trong thời đại ngày nay, CNTT phát triển ngày giờ, áp dụng lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội Những thành tựu khoa học kỹ thuật đại sâu vào sống người Là sinh viên chuyên ngành Quản trị HTTT thị trường thương mại, em nhận thấy rõ tầm quan trọng CNTT nói chung, HTTT nói riêng doanh nghiệp Xuất phát từ nhu cầu thực tế Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành, em chọn đề tài khóa luận là: “Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý bán hàng Công ty TNHH xuất nhập thương mại Đơng Thành” Với mục tiêu phân tích, thiết kế hệ HTTT quản lý bán hàng Công ty nhằm đạt hiểu quản lý kinh doanh cao hơn, đề tài nghiên cứu công tác quản lý bán hàng điều kiện ứng dụng CNTT Em xin cảm ơn Thạc sĩ Đinh Thị Hà - giảng viên thuộc môn Tin học, Trường Đại học Thương Mại hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp Do lực thân có hạn thời gian khơng cho phép, khóa luận em thực cịn nhiều thiếu sót, em mong góp ý q thầy Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày… tháng… năm 2013 Sinh viên thực Nguyễn Thị Thanh Mai SV: Nguyễn Thị Thanh Mai i MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Đinh Thị Hà MỤC LỤCC LỤC LỤCC LỜI CẢM ƠN .i MỤC LỤC ii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi Phần 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tầm quan trọng ý nghĩa vấn đề nghiên cứu .1 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 1.3 Mục tiêu vấn đề nghiên cứu .3 1.4 Đối tượng phạm vi vấn đề nghiên cứu .3 1.5 Phương pháp thực vấn đề nghiên cứu 1.6 Kết cấu khóa luận Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI ĐÔNG THÀNH 2.1 Cơ sở lý luận .6 2.1.1 Các khái niệm .6 2.1.2 Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thơng tin 2.1.3 Cơng cụ phân tích thiết kế hệ thống .12 2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành 17 2.2.1 Tổng quan Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành 17 2.2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành 22 Phần 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG THEO HƯỚNG CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI ĐƠNG THÀNH 29 3.1 Phân tích yêu cầu 29 3.1.1 Phân tích u cầu tốn .29 3.1.2 Các yêu cầu hệ thống 30 3.2 Mơ hình hóa u cầu hệ thống 31 3.2.1 Sơ đồ phân cấp chức .31 SV: Nguyễn Thị Thanh Mai ii MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Đinh Thị Hà 3.2.2 Sơ đồ mức ngữ cảnh .31 3.2.3 Sơ đồ mức đỉnh .32 3.2.4 Sơ đồ mức đỉnh 32 3.3 Phân tích hệ thống liệu .34 3.3.1 Mơ hình liên kết thực thể ER 34 3.3.2 Mơ hình quan hệ liệu 35 3.4 Thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng 36 3.4.1 Thiết kế sở liệu .36 3.4.2 Một số giao diện chương trình .38 3.4.3 Một số kiến nghị nhằm nâng cao quản lý bán hàng công ty TNHH XNK & TM Đông Thành .46 KẾT LUẬN 47 TÀI LIỆU THAM KHẢO .48 PHỤ LỤC 49 SV: Nguyễn Thị Thanh Mai iii MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Đinh Thị Hà DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Hình 2.1 Sơ đồ tổng quát thành phần HTTT Hình 2.2 Các dạng HTTT doanh nghiệp Hình 2.3 Sơ đồ cấu tổ chức máy Công ty TNHH XNK & TM Đơng Thành 19 Hình 2.4 Mẫu hóa đơn mua hàng Cơng ty TNHH XNK & TM Đơng Thành .25 Hình 2.5 Mẫu phiếu nhập kho Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành 25 Hình 2.6 Mẫu hóa đơn bán hàng Cơng ty TNHH XNK & TM Đơng Thành 26 Hình 2.7 Mẫu phiếu xuất kho Công ty TNHH XNK & TM Đơng Thành 26 Hình 2.8 Mẫu báo cáo nhập xuất tồn Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành .27 Bảng 2.1 Kết hoạt động kinh doanh Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành giai đoạn 2010-2012………………………………………………………………………… 22 Bảng 3.1 Bảng khách hàng………………………………………………………………… 36 Bảng 3.2 Bảng hóa đơn bán hàng 36 Bảng 3.3 Bảng chi tiết hóa đơn bán hàng 36 Bảng 3.4 Bảng hóa đơn mua hàng 36 Bảng 3.5 Bảng chi tiết hóa đơn mua hàng 37 Bảng 3.6 Bảng nhân viên 37 Bảng 3.7 Bảng phiếu nhập kho 37 Bảng 3.8 Bảng phiếu xuất kho 38 Bảng 3.9 Bảng loại sản phẩm 38 Bảng 3.10 Bảng sản phẩm 38 Bảng 3.11 Bảng nhà cung cấp 38 Hình 3.1 Sơ đồ phân cấp chức hệ thống……………………………………….31 Hình 3.2 Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống .31 Hình 3.3 Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh hệ thống 32 Hình 3.4 Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh chức “quản lý mua” 32 Hình 3.5 Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh chức “quản lý bán” 33 Hình 3.6 Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh chức “quản lý kho” 33 Hình 3.7 Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh chức “thống kê, báo cáo” 33 Hình 3.8 Mơ hình thực thể liên kết ER hệ thống 34 Hình 3.9 Mơ hình quan hệ liệu hệ thống .35 SV: Nguyễn Thị Thanh Mai iv MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Đinh Thị Hà Hình 3.10 Giao diện kết nối với SQL Server 39 Hình 3.11 Giao diện đăng nhập 40 Hình 3.12 Giao diện menu .40 Hình 3.13 Giao diện menu quản lý bán 42 Hình 3.14 Giao diện quản lý khách hàng 43 Hình 3.15 Giao diện khách hàng mua hàng 43 Hình 3.16 Giao diện chi tiết hóa đơn bán 44 Hình 3.17 Giao diện in hóa đơn bán hàng 45 SV: Nguyễn Thị Thanh Mai v MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Đinh Thị Hà DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt CNTT HTTT TMĐT DN DT HGT TNHH TNHH XNK & TM 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 HCM NCC KH NK PNK XK PXK DTBH HTK NK NV SP HĐM HĐB NSD SV: Nguyễn Thị Thanh Mai Giải nghĩa Công nghệ thông tin Hệ thống thông tin Thương mại điện tử Doanh nghiệp Doanh thu Hộp giảm tốc Trách nhiệm hữu hạn Trách nhiệm hữu hạn xuất nhập thương mại Hồ Chí Minh Nhà cung cấp Khách hàng Nhập kho Phiếu nhập kho Xuất kho Phiếu xuất kho Doanh thu bán hàng Hàng tồn kho Nhập xuất Nhân viên Sản phẩm Hóa đơn mua Hóa đơn bán Người sử dụng vi MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Đinh Thị Hà Phần 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tầm quan trọng ý nghĩa vấn đề nghiên cứu Ngày nay, với phát triển vượt bậc cơng nghệ thơng tin, ngày có nhiều ứng dụng tin học sử dụng vào lĩnh vực đời sống, đặc biệt vấn đề quản lý người quan tâm Nhiều công nghệ áp dụng giúp cho hoạt động người trở nên đơn giản, dễ dàng đạt nhiều hiệu trước Như vậy, vấn đề ứng dụng CNTT vào quản lý doanh nghiệp nhu cầu thiết yếu doanh nghiệp Việc xây dựng HTTT đáp ứng yêu cầu quản lý doanh nghiệp địi hỏi phải có nhìn khơng mặt cơng nghệ mà cịn hoạt động cụ thể tổ chức, doanh nghiệp muốn ứng dụng, tầm nhìn xa để ứng dụng nâng cấp HTTT Ứng dụng CNTT quản lý trở nên phổ biến mặt như: quản lý công văn đến, quản lý tài liệu- hồ sơ, quản lý tài chính- kế tốn, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý thiết bị- vật tư, quản lý bán hàng,… Trong hệ thống thông tin quản lý bán hàng doanh nghiệp thương mại quan tâm nhiều Hệ thống thông tin quản lý bán hàng hệ thống ứng dụng tích hợp ưu việt việc quản lý thực bán hàng Với hệ thống này, nhà quản lý kinh doanh thấy tranh tổng thể khách hàng tình hình kinh doanh, cho phép đưa định dựa số liệu trực tuyến thực tế, giúp kiểm sốt q trình bán hàng nhằm đem lại lợi nhuận cao Các nhà quản lý nhân viên kinh doanh truy cập thơng tin thời gian, tiến độ công việc, khách hàng giúp đẩy nhanh hoạt động kinh doanh Hệ thống quản lý bán hàng tự động hố q trình bán hàng chuyển giao thơng tin kịp thời xác giúp cải thiện công tác quản lý điều hành, gia tăng doanh thu, lợi nhuận phát triển quan hệ khách hàng Trong suốt thời gian thực tập Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành, em nhận thấy cần thiết phải phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin quản lý bán hàng cho Công ty nhằm mục đích tối ưu cơng tác quản lý liệu bán hàng, để tăng suất, nâng cao chất lượng, giảm thiểu chi phí tối đa, rút ngắn thời gian làm việc đảm bảo tính xác cao, đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp từ việc lưu trữ liệu đến việc tìm kiếm thông tin, lập báo cáo… giúp cho công tác quản lý đựơc thực cách dễ dàng SV: Nguyễn Thị Thanh Mai MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp 1.2 GVHD: ThS Đinh Thị Hà Tổng quan vấn đề nghiên cứu Một số cơng trình nghiên cứu liên quan đến phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý bán hàng: Một số đồ án, chuyên đề xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng: - Đồ án tốt nghiệp: “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng Công ty TNHH Đức Ngoan” sinh viên Nguyễn Hải Đăng, Khoa Tin học kinh tế 46A, Đại học Khoa Học Tự Nhiên + Ưu điểm: Đã hoàn thành chức bài, thiết kế giao diện đồng thời tạo sở liệu kết nối với giao diện viết code để hoàn chỉnh Đồng thời phần mềm đóng gói đem sử dụng + Khuyết điểm: Bài làm không kỹ chưa có kinh nghiệm lĩnh vực bn bán hàng, giao diện cịn thơ sơ - Đồ án tốt nghiệp: “Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý bán vật liệu xây dựng Công ty TNHH thành viên Hoa Sen” sinh viên Nguyễn Vũ Trung Quân, Khoa Toán – Tin Học, Đại học Quốc Gia HCM + Ưu điểm:  Hỗ trợ nghiệp vụ Công ty: Nhập hàng, xuất hàng bán hàng  Cung cấp báo cáo thống kê với nhiều tiêu chí: Theo số phiếu, theo mặt hàng theo nhà cung cấp  Cung cấp chức hỗ trợ khách hàng tìm kiếm thơng tin sản phẩm + Khuyết điểm: Giao diện cịn thơ sơ Một số phần mềm quản lý bán hàng cung cấp thị trường: Hiện thị trường có nhiều sản phẩm phần mềm quản lý bán hàng EBIZSTORE, HOSCO POS.NET, DevSoft.Stores, Tiger Soft, Perfect Sales,… + Phần mềm Tiger Soft có chức quản lý doanh thu, quản lý xuất nhập tồn, quản lý công nợ, quản lý sổ quỹ tiền mặt + Phần mềm bán hàng HOSCO POS.NET Công ty phần mềm HOSCO sử dụng hệ thống siêu thị Attimos Louis-Vuiton Việt Nam, Tracy, VietMart, Chicland Fashion, Lady Land, Beabon Shop,… phản hồi tốt HOSCO cung cấp phân hệ tính đầy đủ quản lý kho hàng, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, trả hàng, quản lý nhân viên,… SV: Nguyễn Thị Thanh Mai MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Đinh Thị Hà Tuy nhiên phần mềm phần mềm đóng gói thị trường, theo kiểu phần mềm áp dụng cho doanh nghiệp, đơn vị sử dụng phần mềm viết sẵn theo chuẩn vậy, khơng phải Cơng ty có chế quản trị chuẩn mực quy mô phù hợp với phần mềm Các phần mềm khơng đáp ứng số yêu cầu riêng đơn vị, chức chưa thỏa mãn Mỗi loại hình doanh nghiệp ngành lại có đặc điểm khác quản lý, điều dẫn đến khác yêu cầu phần mềm quản lý Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành doanh nghiệp kinh doanh quy mô nhỏ, đà mở rộng phát triển, nghiệp vụ phát sinh yêu cầu quản lý có nhiều nét riêng, sử dụng phần mềm đóng gói sẵn có thị trường dẫn đến không phù hợp, cần phải phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng sở nghiên cứu thực trạng hệ thống nghiệp vụ, yêu cầu đơn vị việc quản lý để hệ thống phù hợp với đơn vị, đem lại hiệu cao quản lý kinh doanh 1.3 Mục tiêu vấn đề nghiên cứu - Đưa sở lý luận chung hệ thống thông tin - Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý, sâu đánh giá trạng quản lý bán hàng Công ty TNHH XNK & TM Đơng Thành - Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành 1.4 - Đối tượng phạm vi vấn đề nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Về hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp, tập trung phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản bán hàng Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành 1.5 - Phạm vi đề tài: Trong Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành Phương pháp thực vấn đề nghiên cứu Phương pháp thu thập liệu: Thu thập thông tin công đoạn q trình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin Mục tiêu công đoạn có thơng tin liên quan đến mục tiêu đề với độ tin cậy xác cao Phương pháp thu thập thông tin giai đoạn bao gồm: Nghiên cứu tài liệu, vấn, phát phiếu điều tra quan sát trực tiếp SV: Nguyễn Thị Thanh Mai MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Đinh Thị Hà Để phục vụ cho trình khảo sát thực trạng hệ thống quản lý bán hàng Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành, em sử dụng phương pháp điều tra trắc nghiệm trường thông qua phiếu điều tra bảng câu hỏi Phương pháp quan sát: Giúp thu thập thơng tin khơng có tài liệu khơng thu thập qua q trình vấn, có tranh khái quát tổ chức cách quản lý hoạt động tổ chức Phương pháp đòi hỏi nhiều thời gian quan sát cẩn thận, tỉ mỉ - Phương pháp phân tích xử lý liệu: + Phương pháp định lượng: Dữ liệu sau thu thập đưa phân tích thơng qua việc sử dụng phần mềm excel để xử lý thông tin sơ cấp thông qua bảng câu hỏi thiết kế sẵn, đánh giá liệu thu thập được, rút số đánh giá thực trạng công tác quản lý bán hàng tình hình hệ thống thơng tin quản lý bán hàng Cơng ty + Phương pháp định tính: Tiến hành chọn lọc, phân tích, tổng hợp liệu thu thập thông qua câu hỏi vấn chuyên sâu liệu, thông tin thu thập từ nguồn khác (như Internet ) nhằm chọn thơng tin phù hợp với mục đích sử dụng nội dung nghiên cứu - Công cụ sử dụng để thực đề tài: + Microsoft SQL Server 2008 Microsoft SQL Server Management Studio cung cấp giao diện thân thiện giúp cho người dùng thực thao tác cách dễ dàng Một số thao tác bao gồm: tạo CSDL mới, xóa CSDL, tạo bảng, xóa bảng… ta thao tác với sở liệu thông qua câu lệnh truy vấn SQL SQL ngơn ngữ hồn thiện sử dụng hệ thống sở liệu thành phần thiếu hệ quản trị sở liệu Mặc dù SQL ngơn ngữ lập trình C, C++, Java song câu lệnh mà SQL cung cấp nhúng vào ngơn ngữ lập trình nhằm xây dựng ứng dụng tương tác với sở liệu + Ngơn ngữ lập trình Microsoft Visual Studio 2010 Việc lựa chọn ngơn ngữ lập trình đóng vai trị quan trọng đến việc thành cơng chương trình Các ngơn ngữ đánh giá tiêu thức như: Mức độ hỗ trợ người lập trình, khả việc thiết kế giao diện, đáp ứng yêu cầu quản lý sở liệu, u cầu phần cứng, tốc độ chương trình, tính thông dụng SV: Nguyễn Thị Thanh Mai MSV: 09D190197 ... phân tích thiết kế hệ thống thông tin 2.1.3 Công cụ phân tích thiết kế hệ thống .12 2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành. .. đến phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng: Một số đồ án, chuyên đề xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng: - Đồ án tốt nghiệp: ? ?Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng. .. sở lý luận chung hệ thống thông tin - Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý, sâu đánh giá trạng quản lý bán hàng Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành - Phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin