PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẢNG KHUYẾN LƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ



KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY TNHH

MỘT THÀNH VIÊN CẢNG KHUYẾN LƯƠNG

Giảng viên hướng dẫn:

Th.S Đặng Minh Tuyền

Sinh viên thực hiện:

Nguyễn Minh Hiền

nguồn nhân lực, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh Thêm vào

đó, đối với các doanh nghiệp thương mại, hàng hóa và dịch vụ là đối tượng kinh tế đặctrưng nhất, vì vậy, công tác quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ có ý nghĩa hết sức quantrọng Nếu có được một hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ hoạtđộng hiệu quả, nhà quản lý doanh nghiệp sẽ có những báo cáo sát thực, chính xác để phục

vụ đắc lực cho quá trình ra quyết định của doanh nghiệp

Xuất phát từ thực tế trên, cùng với tình hình thực trạng quản lý bán hàng và cung cấpdịch vụ tại công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương, em đã quyết định lựa chọn đề tài:

“Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương” để làm đề tài khóa luận tốt nghiệp.

Để có thể hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp này, đầu tiên em xin gửi lời cám ơnchân thành đến Ths Đặng Minh Tuyền, Giảng viên bộ môn Tin học, Trường Đại họcThương Mại đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn và cho em những lời khuyên quý báu

Bên cạnh đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn đến các anh chị, cô chú trong Phòng Quản

lý bán hàng, Phòng Tổng hợp và Phòng Kinh doanh của Công ty TNHH MTV CảngKhuyến Lương đã giúp đỡ em trong việc thu thập số liệu, nắm bắt các thông tin về quá trìnhhoạt động kinh doanh cũng như tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong Công ty

Do năng lực của bản thân em còn hạn chế nên khó tránh khỏi những thiếu sót trongviệc hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp Em rất mong nhận được sự nhận xét, góp ý củacác thầy cô trong khoa và các anh chị, cô chú của Công ty TNHH MTV Cảng KhuyếnLương để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn, nhằm đưa ra hướng giải quyếtnhững vấn đề của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương và các doanh nghiệp thươngmại khác

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Minh Hiền

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ v

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tính cấp thiết và ý nghĩa của vấn đề phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương 1

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu 2

1.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 3

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 4

1.5 Phương pháp nghiên cứu 4

1.6 Kết cấu của khóa luận 4

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẢNG KHUYẾN LƯƠNG5 2.1 Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin 5

2.1.1 Khái quát về hệ thống và hệ thống thông tin 5

2.1.2 Khái quát về hệ thống thông tin quản lý 9

2.1.3 Tổng quan về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý 11

2.2 Tổng quan về quản lý bán hàng, cung cấp dịch vụ và thực trạng ứng dụng tin học tại Công ty TNHH một thành viên Cảng Khuyến Lương 21

2.2.1 Tổng quan về quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ 21

2.2.2 Khái quát về Công ty 22

2.2.3 Thực trạng triển khai và sử dụng các phần mềm quản lý tại Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương 30

2.2.4 Thực trạng của Cơ sở dữ liệu quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương 32

PHẦN III: ĐỊNH HƯỚNG ĐỀ XUẤT PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THÔNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẢNG KHUYẾN LƯƠNG 34

3.1 Phân tích hệ thống 34

3.1.1 Khảo sát yêu cầu 34

3.1.2 Phân tích chức năng 37

3.1.3 Phân tích dữ liệu 44

3.2 Thiết kế hệ thống 46

3.2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 46

3.2.2 Thiết kế giao diện 51

3.2.3 Thiết kế kiểm soát 58

3.2.4 Thiết kế chương trình 59

3.3 Kết luận và đề xuất định hướng đề tài 64

KẾT LUẬN 65

TÀI LIỆU THAM KHẢO 66 PHỤ LỤC 1 a PHỤ LỤC 2 d PHỤ LỤC 3 f

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

ST

T

2 Hình 2.2 Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT 6

3 Hình 2.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến

6 Bảng 2.6 Bảng số liệu kết quả kinh doanh của Cảng Khuyến

Lương qua hai năm 2008 và 2010

29

7 Hình 2.7 Mức độ hỗ trợ của các ứng dụng đã triển khai của Công

ty đới với công việc

11 Hình 3.3 Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống 39

12 Hình 3.4 Mô hình biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Chức năng

28 Hình 3.20 Giao diện chức năng Báo cáo – thống kê 58

30 Hình 3.22 Sơ đồ thuật toán kiểm tra thông tin hàng hóa để in lệnh

xuất kho

61

31 Hình 3.23 Sơ đồ thuật toán tính giá hóa đơn bán hàng 62

32 Hình 3.24 Sơ đồ thuật toán kiểm tra danh sách xe vận chuyển để

đáp ứng nhu cầu xếp dỡ của khách hàng

63

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết và ý nghĩa của vấn đề phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương

Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, nền kinh tế thế giới đã cónhững thay đổi trong nhận thức và tư duy Trước yêu cầu của nền cơ chế thị trường,các tổ chức cũng như các doanh nghiệp phải tìm mọi cơ hội và biện pháp để tìm kiếm,xây dựng nguồn thông tin cho chính mình Để tìm kiếm được nguồn thông tin thì việcxây dựng một hệ thống thông tin tốt nhằm khai thác tốt mọi luồng thông tin là côngviệc cần phải làm đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh Một hệ thống thông tin tốt sẽtrở thành sức mạnh trợ giúp đắc lực cho cả hệ thống trong tất cả các quyết định đề ra.Một khi các hoạt động tác nghiệp, giao dịch hàng hoá, dịch vụ được tin học hoá thìviệc nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trở nên dễdàng hơn

Ứng dụng CNTT sẽ mang lại những hiệu quả vô cùng to lớn trong mọi lĩnh vực,nhất là trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh Các doanh nghiệp hàng đầu thế giới tại cácnước phát triển đã đạt được nhiều thành công một phần cũng do không ngừng đầu tư,cải tiến các giải pháp, các sản phẩm phần cứng cũng như phần mềm cho chính mìnhnhằm cho phép nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động sản xuất - kinh doanh Việc pháttriển ứng dụng CNTT vào quản lý hoạt động sản xuất - kinh doanh của Việt Namchúng ta là một xu thế tất yếu Có không ít doanh nghiệp Việt Nam giờ đây đang cốgắng ứng dụng các sản phẩm phần mềm để tiến hành quản lý các hoạt động sản xuấtkinh doanh của chính mình Hoà nhập cùng xu thế phát triển chung đó Công ty TNHHMTV Cảng Khuyến Lương cũng đang cố gắng từng bước tin học hoá, xây dựng hệthông thông tin chuẩn cho chính các hoạt động tác nghiệp của mình Trong thời gianthực tập tốt nghiệp tại Công ty, nhận biết được yêu cầu đặt ra đối với Công ty, đồngthời với sự gợi ý của thầy giáo hướng dẫn thực tập em quyết định lựa chọn đề tài :

“Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương”

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý không còn là câu chuyện xa vời với cácdoanh nghiệp khi nhu cầu quản lý thông tin một cách có hệ thống trở nên vô cùng cấpthiết và ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả sản xuất – kinh doanh cũng như khả năngcạnh tranh và sự tồn tại của doanh nghiệp Đã có không ít đề tài nghiên cứu trong vàngoài nước về đề tài này nhằm tìm ra lối đi mới trong việc quản trị quá trình bán hàng

và cung cấp dịch vụ trong doanh nghiệp:

Đề tài xây dựng HTTT quản lý bán hàng với các chức năng: quản lý hóa đơn; tínhtồn kho theo ngày nhập, tên hàng hóa theo quý, năm; quản lý hàng hóa; quản lý kháchhàng; lập báo cáo;… nhằm cung cấp cho bộ máy quản trị Công ty Thương mại và Pháttriển Công nghệ Bách Khoa 4 công cụ quản lý hàng hóa đồng bộ, chi tiết, đồng thờigiám sát chặt chẽ số lượng hàng hóa ra vào kho cũng như nắm được thông tin kháchhàng mua hàng của Công ty một cách hệ thống

Tuy nhiên, hạn chế của bài nghiên cứu trên là khi xây dựng các sơ đồ phục vụ việcthiết kệ hệ thống còn sơ sài, chưa thể đáp ứng được mục đích xây dựng HTTT quản lýnhư ban đầu đặt ra

- Nguyễn Thị Ánh (2011), Khóa luận tốt nghiệp “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại Điện tử DHE”, Khoa Hệ

thống thông tin kinh tế, Đại học Thương Mại

Đây là một trong những đề tài xây dựng HTTT quản lý theo hướng đối tượng mộtcách hoàn chỉnh, khắc phục được những nhược điểm cơ bản của phương pháp phântích, thiết kế HTTT quản lý theo hướng chức năng như: việc phân tích và thiết kế gầngũi với thế giới thực; tái sử dụng dễ dàng; đóng gói, che giấu thông tin làm tăng tin antoàn cho hệ thống và đặc biết là tính kế thừa cao, làm giảm chi phí, hệ thống có tính

mở Tuy nhiên, để xây dựng được HTTT theo hướng đối tượng đòi hỏi thời gian và chiphí lớn, chỉ phù hợp với hệ thống lớn và phức tạp

Qua những bài báo, những đề tài nghiên cứu trên có thể thấy được xu hướng đầu

tư, xây dựng HTTT quản lý trong doanh nghiệp rất phổ biến và được quan tâm cảtrong và ngoài nước Việc nên xây dựng một HTTT quản lý cho doanh nghiệp thươngmại đặc biệt là để quản hàng hóa và dịch vụ - những đối tượng kinh doanh chính đượcđánh giá là rất có ích cho việc quản lý, ra quyết đinh, tăng doanh thu và khả năng cạnhtranh Tuy nhiên, việc này cũng đặt ra câu hỏi, nên xây dựng HTTT quản lý hàng hóa

và dịch vụ như thế nào và bằng phương pháp nào để phù hợp với quy mô và lĩnh vựchoạt động của một doanh nghiệp cụ thể, để việc đầu tư thời gian, tiền bạc và trí lực conngười có hiệu quả như mong đợi Trước những đòi hỏi chung của thời điểm mà mọidoanh nghiệp đều cố gắng giảm chi phí tìm kiếm, tổng hợp và đồng thời nâng cao chấtlượng quản lý thông tin; cùng với thực trạng của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến

Lương, đề tài “Phân tích, thiết kế HTTT quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương” sẽ kế thừa ưu điểm của những bài nghiên

cứu trước đây, đồng thời cố gắng khắc phục và tránh những nhược điểm mà những bàinghiên cứu này vướng mắc hay còn tồn tại để giúp quá trình quản lý bán hàng và cungcấp dịch vụ của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương được hiệu quả hơn

1.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Nghiên cứu đề tài: “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng vàcung cấp dịch vụ của Công ty TNHH một thành viên Cảng Khuyến Lương” nhằm:

- Dựa trên tình hình thực trạng vấn đề quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ tạiCông ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương để xác định các yêu cầu chức năng và phichức năng của hệ thống

- Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ giúp nhà quản

lý của Công ty có được cái nhìn tổng quát, chính xác về tình hình bán hàng và cung cấpdịch vụ tại Công ty, từ đó có thể ra những quyết định kinh doanh chính xác hơn

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu ứng dụng các phương pháp và công cụ phân

tích và phân tích một HTTT hiện đại vào trong việc xây dựng HTTT quản lý bán hàng vàcung cấp dịch vụ ở công ty

- Phạm vi nghiên cứu: Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương

1.5 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài: “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tinquản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương”

em đã sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau:

- Nghiên cứu tài liệu: Tài liệu của Công ty (như tập san, thông tin trên website), tintức trên các bài báo, tài liệu tham khảo và các giáo trình là nguồn cung cấp thông tin hữuích, khá chính xác và đa dạng

- Phỏng vấn trực tiếp: Nhằm tìm kiếm thông tin sơ cấp chính xác và cụ thể nhất.Phương pháp này giúp tìm hiểu sâu và khai thác được tối đa những thông tin liên quan đếnquá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương

- Quan sát thực tế: Phương pháp này cung cấp cái nhìn tổng quát về vấn đề cầnnghiên cứu một cách thực tế nhất

- Thống kê, so sánh đối chiếu: Bằng cách ghi chép lại thông tin từ điều tra trắcnghiệm, quan sát thực tế và phỏng vấn trực tiếp để đưa ra những đánh giá ban đầu,phương pháp này thực sự có hiệu quả khi việc thu thập thông tin là không dễ dàng

- Phân tích, tổng hợp: Phương pháp này là bước cuối cùng trong việc thu thập thôngtin, làm cho thông tin trở nên hữu ích và giá trị hơn

1.6 Kết cấu của khóa luận

Kết cấu của đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cungcấp dịch vụ của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương” bao gồm 3 phần:

Phần 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài

Phần 2: Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin và thực trạng củavấn đề quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH MTV Cảng KhuyếnLương

Phần 3: Định hướng đề xuất phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý công tácbán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH một thành viên Cảng Khuyến Lương

Thông tin bên trong

Thông tin bên trong

Thông tin bên ngoàiThông tin bên ngoài

Áp dụng một số quy tắc quản lý

Áp dụng một số quy tắc quản lýPhân tán

Phân tán

NSD

NSD

NSD NSD

DB

DB

Lưu trữLưu trữ

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẢNG KHUYẾN LƯƠNG 2.1 Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

2.1.1 Khái quát về hệ thống và hệ thống thông tin

Dữ liệu: là những giá trị phản ánh một sự vật, sự việc hay hiện tượng được biểu

diễn dưới nhiều dạng như âm thanh, văn bản, hình ảnh Dữ liệu là các giá trị thô, chưa

có ý nghĩa với người sử dụng Có thể là một tập hợp các giá trị mà không biết được sựliên hệ giữa chúng

Thông tin: là tri thức về các đối tượng, là ý nghĩa của dữ liệu được rút ra từ dữ liệu

thông qua quá trình xử lý, mang lại hiểu biết cho con người

Quy trình xử lý thông tin:

Hình 2.1: Quy trình xử lý thông tin

Hệ thống: là một tập hợp gồm nhiều phẩn tử tương tác, có các mối quan hệ ràng

buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung thông qua chấp thuậnđầu vào, biến đổi có tổ chức để tạo kết quả đầu ra

Hệ thống thông tin: là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý,

truyền và phát thông tin trong một tổ chức Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếudựa vào các công cụ như giấy, bút Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóadựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin khác

Các thành phần của hệ thống thông tin:

Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính gồm: phần cứng, phần mềm, cơ sở dữliệu, mạng, con người

Hình 2.2: Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT

- Phần cứng: Gồm các thiết bị chủ yếu là thiết bị vật lý, được sử dụng trong quy

trình sử lý thông tin Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý,truyền thông tin

- Phần mềm: Phần mềm (chương trình máy tính) là tập hợp các chỉ lệnh theo một

trật tự nhất định nhằm điều khiển thiết bị phần cứng tự động thực hiện một công việcnào đó Phần mềm được viết thông qua ngôn ngữ lập trình

- Dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là thành phần rất quan trọng của nguồn lực dữ liệu Cơ

sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được lưu trữ trên các thiết bịlưu trữ thứ cấp, để có thể thảo mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiềungười sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khác nhau

- Mạng: Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối với

nhau bằng các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềmnăng của mạng

- Con người: là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin Trong một

HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóngvai trò quyết định Con người là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin đểmáy tính xử lý Công tác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâudài và khó khăn nhất Nguồn lực con người ở đây được chia thành hai nhóm chính:

 Người xây dựng và bảo trì hệ thống là nhóm người làm nhiệm vụ phân tích, lậptrình, khảo sát, bảo trì

 Nhóm sử dụng hệ thống là các cấp quản lý, người thiết lập các mục tiêu, xácđịnh nhiệm vụ, tạo quyết đinh

Các thành phần của một HTTT có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, trong đó yếu tốcon người là thành phần quan trọng nhất, quyết định đến kết quả của quá trình phântích, thiết kế, vận hành và bảo trì hệ thống

Sự cần thiết của hệ thống thông tin:

- Công nghệ thông tin có thể hỗ trợ mọi doanh nghiệp cải thiện hiệu quả và hiệu

suất của các quy trình nghiệp vụ kinh doanh, quản trị ra quyết định, cộng tác nhómlàm việc, qua đó tăng cường vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong một thị trườngthay đổi nhanh

- Những hệ thống trên nền Internet đã trở thành một thành phần rất cần thiết để

kinh doanh thành công trong môi trường toàn cầu năng động hiện nay

- Công nghệ thông tin đang đóng vai trò ngày càng lớn trong kinh doanh.

Chức năng của hệ thống thông tin

HTTT là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho việc ra quyết định,kiểm soát Cung cấp cho hệ quyết định tất cả thông tin cần thiết trong quá trình raquyết định (các thông tin xuất phát từ môi trường hoặc từ hệ tác nghiệp)

Vai trò của hệ thống thông tin

- Nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức là phần tử kích hoạt các quyết định

(mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp, )

- Đóng vai trò như một chức năng chính của doanh nghiệp, tương tự như kế toán,

tài chính, quản trị hoạt động, tiếp thị, quản trị nguồn nhân lực

- Góp phần quan trọng vào hiệu quả hoạt động, tinh thần và năng suất lao động

nhân viên, phục vụ và đáp ứng thỏa mãn khách hàng

- Một nguồn thông tin và hỗ trợ chính vô cùng cần thiết để hiệu quả việc ra quyết

định của các cấp quản trị và các doanh nhân

- Một yếu tố sống còn trong phát triển sản phẩm, dịch vụ cạnh tranh, tăng cường

lợi thế chiến lược của một tổ chức trên thị trường toàn cầu

- Là động lực, là phần thưởng, là cơ hội thành công cho rất nhiều người.

- Một thành phần then chốt trong nguồn lực, hạ tầng, năng lực của doanh nghiệp

kinh doanh trên mạng hiện nay

- Đóng vai trò trung gian giữa doanh nghiệp và môi trường, đảm bảo và duy trì mối

quan hệ, tương tác giữa các thành phần trong doanh nghiệp với các thực thể bên ngoài

- Có vai trò đối ngoại: thu thập thông tin từ môi trường ngoài, đưa thông tin ra

môi trường ngoài

- Có vai trò đối nội: làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của tổ chức, cung cấp

và truyền thông tin cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định trong doanh nghiệp

- Có vai trò chuyển các thông tin từ hệ quyết định cho hệ tác nghiệp và môi

trường bên ngoài Hoạt động hệ tổ chức được đánh giá tốt hay xấu tùy thuộc vào chấtlượng của việc xử lý, sự phù hợp của hệ thông tin

Khái quát vòng đời phát triển hệ thống thông tin

Một vòng đời phát triển phần mềm thường có các pha cơ bản sau:

- Pha xác định yêu cầu: khám phá các khái niệm liên quan đến việc phát triển phầnmềm, xác định chính xác yêu cầu và các rằng buộc của khách hang với sản phẩm phầnmềm đó

- Pha phân tích: mô tả chức năng của sản phẩm, các input của sản phẩm và cácoutput được yêu cầu: khám phá các khái niệm trong miền quan tâm của sản phẩm vàbước đầu đưa ra giải pháp xây dựng hệ thống.

- Pha thiết kế: xác định cụ thể phần mềm sẽ được xây dựng như thế nào Pha thiết

kế bao gồm hai mức là thiết kế kiến trúc và thiết kế chi tiết

- Pha cài đặt tích hợp: cài đặt chi tiết và tích hợp hệ thống phần mềm dựa trên kếtquả của pha thiết kết

- Pha bảo trì: tiến hành sửa chữa phần mềm khi có các thay đổi Đây là pha rấtquan trọng, tiêu tốn nhiều thời gian và chi phí nhất trong tiến trình phát triển phầnmềm

- Pha loại bỏ: thực hiện loại bỏ phần mềm hoặc thay thế phần mềm bởi một phầnmềm hoàn toàn mới

Thông thường hai quá trình không thể thiếu được trong vòng đời phát triển phầmmềm là viết tài liệu và kiểm thử Các quá trình này không trở thành một pha riêng biệt

mà được tiến hành song song với tất cả các pha khác trong tiến trình phần mềm nghĩa

là tất cả các pha đều phải viết tài liệu và kiểm thử với các mức độ khác nhau Có rấtnhiều mô hình vòng đời phần mềm, nhưng hai mô hình đơn giản và được sử dụng rộngrãi nhất là mô hình thác nước và mô hình làm bản mẫu nhanh

2.1.2 Khái quát về hệ thống thông tin quản lý

a Khái niệm hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chứcnhư lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm các quyết địnhquản lý trên cơ sở các quy trình và thủ tục cho trước Hệ thống sử dụng các dữ liệu từ

hệ xử lý giao dịch và tạo ra các báo cáo định kỳ hay theo yêu cầu (Nguồn: NguyễnVăn Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa học Tự Nhiên vàCông Nghệ)

b Phân loại hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp

Các tiêu chí để phân loại HTTT quản lý:

- Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

- Phân loại theo chức năng nghiệp vụ

- Phân loại theo quy mô tích hợp

Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:

- Các HTTT ở mức chiến lược có HTTT hỗ trợ điều hành – ESS: là HTTT trợ

giúp cho các nhà quản lý cấp cao trong việc đưa ra các quyết định cho các vấn đềkhông có cấu trúc ESS tạo ra các đồ thị phân tích trực quan, biểu diễn cho các kết quảcủa việc tổng hợp, chắt lọc, đúc kết dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau (bên trong từ các

hệ thống MIS và DSS và bên ngoài), giảm thiểu thời gian và công sức nắm bắt thôngtin hữu ích cho lãnh đạo Người dùng hệ thống thường là lãnh đạo cấp cao

- Các HTTT ở mức quản lý: gồm HTTT quản lý MIS và DSS

 HTTT quản lý MIS trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch,giám sát, tổng hợp báo cáo và ra quyết định Ví dụ: HTTT phân tích năng lựcbán hàng, nghiên cứu thị trường

 HTTT hỗ trợ ra quyết định trợ giúp cho các nhà quản lý đưa ra quyếtđịnh đặc thù, nhanh thay đổi và thường không có quy định trước Vì vậy, cácHTTT DSS thường được xây dựng cho mỗi một tổ chức cụ thể mới có khả năngcho hiệu quả cao

- Các HTTT mức tri thức: gồm HTTT quản lý KWS và OAS

 HTTT quản lý tri thức KWS là các hệ thống được thiết kế để hỗ trợ việcchia sẻ kiến thức hơn là việc chia sẻ thông tin HT này hỗ trợ việc phân loại dữliệu và thông tin, đồng thời kiểm soát, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hoạt động,tạo các giải pháp khác nhau để giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó cho doanhnghiệp

 HTTT tự động hóa văn phòng được thiết kế nhằm hỗ trợ các công việcphân phối và liên lạc trong văn phòng như xử lý văn bản, chế bản điện tử, lịchđiện tử, liên lạc thông qua thư điện tử, v…v… Người dùng HTTT tự động hóavăn phòng là nhân viên văn phòng

- Các HTTT mức tác nghiệp có HTTT xử lý giao dịch TPS HTTT này giúp thi

hành và ghi nhận (lưu lại) các giao dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động sản xuấtkinh doanh Hoạt động của HTTT TPS liên quan tới xử lý giao dịch có mục tiêu,nhiệm vụ, quy trình và tài nguyên sử dụng xác định trước và cấu trúc rõ ràng TPSgiúp việc xử lý thông tin giao dịch nhanh chóng và đạt độ chính xác cao, một số hoạtđộng có thể được tự động hóa bởi hệ thống Ví dụ hệ thống làm các đơn bán hàng, hệ

thống đăng ký khách đến và thanh toán cho khách sạn, hệ thống đặt chỗ vé máy bay ởphòng bán vé, hệ thống chấm công.

Phân loại theo chức năng nghiệp vụ:

- HTTT sản xuất

- HTTT marketing

- HTTT tài chính kế toán

- HTTT quản lý nhân lực

Phân loại theo quy mô tích hợp:

- HTTT quản lý nguồn nhân lực

- HTTT quản lý chuỗi cung ứng

- HTTT quản lý quan hệ khách hàng

2.1.3 Tổng quan về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý

a Quy trình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý

Gồm hai bước là phân tích hệ thống và thiết kế hệ thống

Phân tích hệ thống:

- Khảo sát yêu cầu

- Phân tích chức năng (Kết quả xây dựng được biểu đồ nghiệp vụ, biểu đồluồng DL,…

- Phân tích dữ liệu: kết quả xây dựng đươc mô hình ER

Thiết kế hệ thống:

- Thiết kế tổng thể

- Thiết kế giao diện

- Thiết kế các kiểm soát

- Thiết kế cơ sở dữ liệu (Đổi mô hình ER ra mô hình quan hệ, tiến hànhchuẩn hóa nếu cần.)

kế hệ thống có cấu trúc bao gồm 9 hoạt động: Khảo sát, phân tích, thiết kế, bổsung, tạo

sinh, kiểm thử xác nhận, bảo đảm chất lượng, mô tả thủ tục, biến đổi cơ sở dữ liệu, càiđặt Để tiến hành phân tích thiết kế hệ thống theo phương pháp có cấu trúc, người phântích thiết kế hệ thống có thể chọn một trong hai hướng là hướng chức năng và hướngđối tượng để triển khai dự án của mình Mỗi phương án đều có những ưu nhược điểmriêng Trong khuôn khổ bài khóa luận này, em xin được trình bày các mô hình được sửdụng trong phân tích thiết kế HTTT theo hướng chức năng như: mô hình BFD,DFD,ER , mô hình quan hệ.

Xác định chức năng nghiệp vụ: Để phân tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta

phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm vụ, chức năng gì Từ đó tìm ra các dữliệu, các thông tin được sử dụng và tạo ra trong các chức năng cũng như những hạnchế, các ràng buộc đặt lên các chức năng đó

- Định nghĩa: Mô hình phân rã chức năng (BFD) là công cụ biểu diễn việcphân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện Mỗi công việc được chia ralàm các công việc con, số mức chia ra phụ thuộc kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống

Ví dụ: chức năng quản lý hàng hàng hóa được biểu diễn như sau:

 Mỗi chức năng được phân rã thành các chức năng con Các chức năng con cóquan hệ phân cấp với chức năng cha Biểu diễn

Ví dụ: trong chức năng quản lý hàng hóa bao gồm các chức năng con: tìm kiếmhàng hóa, cập nhật hàng hóa sẽ được biểu diễn như sau:

Quản lý hàng hóa

- Đặc điểm:

 Cung cấp cách nhìn khái quát chức năng

 Dễ thành lập

 Gần gũi với sơ đồ tổ chức

 Không đưa ra được mối liên quan về thông tin giữa các chức năng

- Mục đích:

 Xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích

 Cho phép mô tả khái quát dần các chức năng của một tổ chức một cách trựctiếp khách quan

 Cho phép phát hiện chức năng thiếu, trùng lặp

 Giúp làm việc giữa nhà thiết kế và người sử dụng trong khi phát triển hệthống

- Xây dựng mô hình

Nguyên tắc phân rã các chức năng:

 Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiệnchức năng đã phân rã ra nó

 Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thựchiện được các chức năng ở mức trên đã phân rã ra chúng

- Các bước xây dựng mô hình phân rã chức năng:

 Bước 1- Xác định chức năng: Trong hầu hết các hoàn cảnh, các chức năngcha và chức năng con trong hệ thống có thể được xác định một cách trực giác trên

cơ sở thông tin nhận được trong khảo sát Mỗi chức năng có một tên duy nhất, cácchức năng khác nhau phải có tên khác nhau Để xác định tên cho chức năng có thểbàn luận và nhất trí với người sử dụng

 Bước 2 - Phân rã các chức năng : Phân rã có thứ bậc Thực hiện việc phân rãchức năng theo các nguyên tắc phân rã Khi phân rã một chức năng thành các chứcnăng con cần chú ý, cách bố trí sắp xếp không nên quá 6 mức đối với hệ thống lớn,

không quá 3 mức đối với hệ thống nhỏ; sắp xếp các công việc trên một mức cùngmột hàng đảm bảo cân đối; các chức năng con của cùng một nhánh nên có kíchthước, độ phức tạp và tầm quan trọng xấp xỉ như nhau Yêu cầu, mô hình phân rãchức năng cho ta một cái nhìn chủ quan về hệ thống nên cần tạo ra mô hình tốt vàđạt được sự thống nhất với người sử dụng

 Bước 3 - Mô tả chi tiết chức năng mức lá Đối với mỗi chức năng lá (mứcthấp nhất) trong mô hình cần mô tả trình tự và cách thức tiến hành nó bằng lời và

có thể sử dụng mô hình hay một hình thức nào khác Mô tả thường bao gồm cácnội dung sau: tên chức năng, các sự kiện kích hoạt (khi nào? cái gì dẫn đến? điềukiện gì?), quy trình thực hiện, yêu cầu giao diện cần thể hiện (nếu có), dữ liệu vào(các hồ sơ sử dụng ban đầu), công thức (thuật toán) tính toán sử dụng (nếu có), dữliệu ra (các báo cáo hay kiểm tra cần đưa ra), quy tắc nghiệp vụ cần tuân thủ

Mô hình luồng dữ liệu:

- Mục đích của bước này là bổ xung khiếm khuyết của mô hình phân rã chứcnăng bằng việc bổ xung các luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng.Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống Là một trong số cácđầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống

- Phương pháp phân tích top-down Hệ thống được mô tả bởi nhiều mô hìnhluồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram) ở nhiều mức

- Định nghĩa Mô hình luồng dữ liệu là một công cụ mô tả mối quan hệ thôngtin giữa các công việc

- Các thành phần

 Chức năng (Tiến trình): Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặctác động lên thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo rathông tin mới Nếu trong một chức năng không có thông tin mới được sinh rathì đó chưa phải là chức năng trong DFD Cách đặt tên: Động từ + bổ ngữ Biểudiễn: hình tròn

Chú ý : Trong thực tế tên chức năng phải trùng với tên chức năng trong môhình phân rã chức năng

 Luồng dữ liệu: Là luồng thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng - Cách đặt tên:Danh từ + tính từ Biểu diễn: là mũi tên trên đó ghi thông tin di chuyển

Chú ý: Các luồng dữ liệu phải chỉ ra được thông tin logic chứ không phải tàiliệu vật lý Các luồng thông tin khác nhau phải có tên gọi khác nhau

 Kho dữ liệu: Là nơi biểu diễn thông tin cần cất giữ, để một hoặc nhiều chứcnăng sử dụng chúng Cách đặt tên: danh từ + tính từ Chỉ nội dung dữ liệu trongkho Biểu diễn: cặp đường thẳng song song chứa thông tin cần cất giữ

 Quan hệ giữa kho dữ liệu, chức năng và luồng dữ liệu

 Tác nhân ngoài: Là một người hoặc một nhóm người nằm ngoài hệ thốngnhưng có trao đổi trực tiếp với hệ thống Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ

đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giớibên ngoài Tên là một danh từ Biểu diễn: hình chữ nhật Ví dụ:

 Tác nhân trong: Là một chức năng hoặc một hệ thống con của hệ thống đangxét nhưng được trình bày ở một trang khác của mô hình Mọi sơ đồ luồng dữliệu đều có thể bao gồm một số trang, thông tin truyền giữa các quá trình trêncác trang khác nhau được chỉ ra nhờ kí hiệu này Tên: động từ + bổ ngữ

Biểu diễn:

- Một số quy tắc vẽ biểu đồ luồng dữ liệu:

Khách hàng

 Các luồng dữ liệu vào của một tiến trình cần khác với các luồng dữ liệu racủa nó Tức là các dữ liệu qua một tiến trình phải có thay đổi Ngược lại, tiếntrình là không cần thiết vì không tác động gì đến các luồng thông tin đi qua nó

 Các đối tượng trong một mô hình luồng dữ liệu phải có tên duy nhất Tuynhiên, vì lí do trình bày cùng một tác nhân trong, tác nhân ngoài và kho dữ liệu

có thể được vẽ lặp lại

 Không có một tiến trình nào chỉ có cái ra mà không có cái vào Đối tượng chỉ

có cái ra thì có thể là tác nhân ngoài (nguồn)

 Không một tiến trình nào mà chỉ có cái vào Một đối tượng chỉ có cái vào thìchỉ có thể là tác nhân ngoài (đích)

 Không có các trường hợp sau

- Xây dựng mô hình luồng dữ liệu gồm các bước sau:

 Bước 1- Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh (mức 0): Mô hìnhluồng dữ liệu mức khung cảnh gồm một chức năng duy nhất biểu thị toàn bộ hệthống đang nghiên cứu, chức năng này được nối với mọi tác nhân ngoài của hệthống Các luồng dữ liệu giữa chức năng và tác nhân ngoài chỉ thông tin vào và

ra của hệ thống

 Bước 2 - Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1): Với mức đỉnhcác tác nhân ngoài của hệ thống ở mức khung cảnh được giữ nguyên với cácluồng thông tin vào ra Hệ thống được phân rã thành các chức năng mức đỉnh làcác tiến trình chính bên trong hệ thống theo mô hình phân rã chức năng mức 1.Xuất hiện thêm các kho dữ liệu và luồng thông tin trao đổi giữa các chức năngmức đỉnh Ví dụ: Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ cung ứng vật tư

 Bước 3 - Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (mức 2 và dưới 2):

ở mức này thực hiện phân rã đối với mỗi chức năng của mức đỉnh Khi thựchiện mức phân rã này vẫn phải căn cứ vào mô hình phân rã chức năng để xácđịnh các chức năng con sẽ xuất hiện trong mô hình luồng dữ liệu Việc phân rã

có thể tiếp tục cho đến khi đủ số mức cần thiết Khi phân rã các chức năng phảiđảm bảo tất cả các luồng thông tin vào ra ở chức năng mức cao phải có mặttrong các chức năng mức thấp hơn và ngược lại.

- Các thành phần Mô hình thực thể liên kết còn gọi là mô hình dữ liệu logic hoặc

sơ đồ tiêu chuẩn Nó được xây dựng dùng bốn kiểu khối xây dựng: thực thể, kiểu thựcthể, thuộc tính, liên kết

 Thực thể: là khái niệm để chỉ một đối tượng, một nhiệm vụ, một sự kiệntrong thế giới thực hay tư duy được quan tâm trong quản lý Một thực thể tươngđương với một dòng trong bảng nào đó

 Kiểu thực thể: là việc nhóm tự nhiên một số thực thể lại, mô tả cho một loạithông tin chứ không phải là bản thân thông tin Kiểu thực thể thường là tập hợpcác thực thể có cùng bản chất Tên kiểu thực thể: là một danh từ Kiểu thực thểđược biểu diễn dạng hình chữ nhật Chú ý: Một cách gọi khác của Kiểu thực thể

- Thực thể đó là Thực thể - Thể hiện của thực thể

 Kiểu liên kết:

Liên kết một – một (1-1): Mỗi thể hiện của thực thể A quan hệ với một

thể hiện của thực thể B và ngược lại Ví dụ: Một sinh viên có một luận văn.Một luận văn thuộc về một sinh viên

Liên kết một – nhiều (1-N): Mỗi thể hiện của thực thể A quan hệ với

nhiều thể hiện của thực thể B Ngược lại mỗi thể hiện của thực thể B quan hệvới chỉ một thể hiện của thực thể A Ví dụ: Một khoa có nhiều sinh viên Mộtsinh viên thuộc về một khoa

Liên kết nhiều – nhiều (N-N): Mỗi thể hiện của thực thể A quan hệ với

nhiều thể hiện của thực thể B Ngược lại mỗi thể hiện của thực thể B quan hệvới nhiều thể hiện của thực thể A Ví dụ: Một giáo viên dạy nhiều sinh viên.Một sinh viên được dạy bởi nhiều giáo viên

Thuộc tính: là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay mộtliên kết Mỗi thuộc tính có một tập giá trị gọi là miền giá trị của thuộc tính đó.

Ký hiệu miền giá trị của thuộc tính A là D(A) Ví dụ: Thực thể SINH VIÊN cócác thuộc tính như: Mã SV, tên SV, ngày sinh, giới tính, địa chỉ,…

Các kiểu thuộc tính :

Thuộc tính định danh (còn gọi là định danh thực thể, đôi khi còn gọi làthuộc tính khoá): Là một hoặc một số thuộc tính mà giá trị của nó cho phépphân biệt các thực thể khác nhau Một thực thể bao giờ cũng được xác định mộtthuộc tính định danh làm cơ sở để phân biệt các thể hiện cụ thể của nó Ví dụ :

Số hiệu khách hàng, Mã mặt hàng, Mã sinh viên,

Thuộc tính mô tả: Là các thuộc tính mà giá trị của chúng chỉ có tính mô

tả cho thực thể hay liên kết mà thôi Hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thựcthể đều là mô tả

Một số thuộc tính mô tả đặc biệt: Thuộc tính tên gọi là thuộc tính mô tả

để chỉ tên các đối tượng thuộc thực thể Thuộc tính tên gọi để phân biệt các thựcthể (tách các thực thể) Thuộc tính kết nối (thuộc tính khoá ngoài): là thuộc tínhchỉ ra mối quan hệ giữa một thực thể đã có và một thực thể trong bảng khác.Thuộc tính kết nối giống thuộc tính mô tả thông thường trong thực thể chứa nónhưng nó lại là thuộc tính khoá của một thực thể trong bảng khác

- Các bước xây dựng mô hình thực thể liên kết của hệ thống

Bước 1 - Xác định các thực thể và các định danh thực thể là các mục thông tincần thiết cho hệ thống và hệ thống cần lưu giữ Tìm các thực thể từ ba nguồn :Thông tin tài nguyên: con người, kho bãi, tài sản (VD: nhà cung cấp, mặt hàng,kho ), thông tin giao dịch: là các luồng thông tin đến từ môi trường và kíchhoạt một chuỗi hoạt động của hệ thống (VD: đơn hàng (mua,bán), dự trù, phiếuyêu cầu, ), thông tin tổng hợp: thường ở dưới dạng thống kê liên quan đến các

kế hoạch hoặc kiểm soát (VD: dự toán chi tiêu, tính lương )

Kiểm tra rằng mỗi thực thể thoả mãn: Tên gọi là danh từ, có nhiều thểhiện, có duy nhất một định danh, có ít nhất một thuộc tính mô tả, có quan hệ với

ít nhất một thực thể khác

Bước 2 - Xác định liên kết giữa các thực thể: Thiết lập sự tồn tại của liên kết(Vẽ đường thẳng và đặt tên quan hệ tại hai đầu) Xác định loại liên kết (1-1, 1-

N, N-N) và loại thành viên (tuỳ chọn hay bắt buộc) Tách liên kết N-N thành hailiên kết 1-N với một thực thể kết hợp Khi đó thực thể kết hợp sẽ có định danhđược tạo thành từ hai thuộc tính định danh của các thực thể ban đầu.

Bước 3 - Xác định các thuộc tính mô tả cho các thực thể: Mỗi thuộc tính chỉxuất hiện một lần trong thực thể tương ứng Nếu không chắc chắn là thuộc tínhhay thực thể cần tiếp tục nghiên cứu và phân tích nó

Chú ý: Khi một thuộc tính của thực thể A có nhiều giá trị ta sẽ mô hìnhhoá thuộc tính đó là một thực thể B có quan hệ phụ thuộc với thực thể A Địnhdanh của thực thể B sẽ bao gồm các thuộc tính định danh của thực thể A và một

số thuộc tính khác của thực thể B Liên kết giữa thực thể A và thực thể B đượcgọi là liên kết phụ thuộc

Mô hình quan hê:

- Quan hệ Mô hình CSDL quan hệ hay ngắn gọn là mô hình quan hệ đượcE.F.Codd phát triển vào đầu những năm 1970 Mô hình này được thiết lập trên cơ sở lýthuyết tập hợp nên nó rất dễ hiểu và được sử dụng rất rộng rãi trong việc tổ chức dữliệu cho các hệ thống

- Các thành phần trong mô hình quan hệ gồm: Các quan hệ - các bộ - các thuộctính Tương ứng với các thành phần trong mô hình thực thể liên kết là: Các thực thể –các thể hiện của thực thể – các thuộc tính Mô hình thực thể liên kết => Mô hình quan

hệ => Các bảng trong hệ quản trị CSDL

Quan hệ: là một tập hợp con của tích Đề - Các của một hay nhiều miền Như

vậy miền quan hệ là vô hạn Luôn luôn giả thiết rằng, quan hệ là một tập hữuhạn Một hàng của quan hệ gọi là một bộ Quan hệ là tập con của tích Đề - CácD1*D2… D3 gọi là quan hệ n Khi đó mối quan hệ có n thành phần (n cột).Các tiêu đề cột của quan hệ là thuộc tính Ta có thể định nghĩa quan hệ như sau:

Cho R = { a1,a2,….an } là một tập hợp hữu hạn, không rỗng các thuộctính Mỗi thuộc tính ai có một miền giá trị là Dai Khi đó r – một tập hợp các bộ{ h1,h2,….hm } được gọi là một quan hệ trên R với hj (j = 1,2…., m) là mộthàm:

Hj : R ->  Dai

Ai  R

Sao cho : hj (ai)  Da

Phụ thuộc hàm: Cho R(U) là một lược đồ quan hệ với U = { A1,….,An } làtập hợp thuộc tính.X và Y là tập con của U Nói rằng X->Y (đọc là X xác định

Y hoặc Y phụ thuộc vào hàm X),nếu r là một quan hệ xác định trên R(U) saocho bất kỳ hai bộ t1, t2 thuộc r mà t1 [X] = t2 [ X] th× t1[Y] = t2 [ Y ]

Hệ tiêu đề Armstrong trong phụ thuộc hàm: Gọi F là tất cả các phụ thuộc hàmvới lược đồ quan hệ R (U) và X->Y là một phụ thuộc hàm,trong đó X,Y  U.Khi đó ta có F+ là tập hợp tất cả các phụ thuộc hàm được sinh ra từ F khi sửdụng tiêu đề Armstrong được gọi là bao đóng của F

Hệ tiêu đề Armstrong : Gọi R(U) là lược đồ quan hệ với U = { A1,

….,An } là tập tất cả các thuộc tính X,Y, X,T  U Khi đó ta có :

o Tính phản xạ : nếu Y  X thì X->Y

o Tính tẳng trưởng : nếu Z  U và X->Y thì XZ -> YZ,trong đó XZ làtập của hai tập X và Y,YZ là tập hợp của hai tập Y và Z

o Tính bắc cầu : nếu X->Y và Y->Z thì X->Z

Khóa của quan hệ r trên tập thuộc tính U = { A1, A2….,An } là tập con của K

 U sao cho bất kỳ hai bộ khác nhau, 1, t2  r luôn thỏa mãn t1 (K) ≠ t2 (K).Tập K là siêu khóa (khóa tối thiểu) của quan hệ r nếu K là một khóa của quan

hệ r và mọi tập con thực sự K’ của K đều không phải là tập khóa

Các dạng chuẩn:

o Dạng chuẩn 1(1 – NF): Giả sử r = { h1, … ….,hm } là File dữ liệu

trên tập cột R = { a1, … ….,an } Khi đó r là 1 – NF nếu các giá trị

hi (ai) là sơ cấp với mọi i,j Khái niệm sơ cấp hiểu ở đây là giá trị hi(aj) (i = - 1,… , m ; j = 1,…, n)

o Dạng chuẩn 2 (2 – NF): Quan hệ r được gọi là dạng chuẩn 2 nếu:

quan hệ r là dạng chuẩn 1 và với mọi khóa tối tiểu K: A - > { a } 

Fr với A  K và a là thuộc tính thứ cấp

o Dạng chuẩn 3 (3-NF) : Quan hệ r là dạng chuẩn 3 nếu: A -> { a} 

Fr , đối với A+  R, a  A, a   K Có nghĩa là: K là một khóa tối

tiểu, a thuộc tính thứ cấp, A không là khóa và A-> {a } không đúngtrong r.

o Dạng chuẩn Boyce – Codd (BC): Quan hệ r được gọi là chuẩn BC

nếu phụ thuộc hàm X -> Y đúng trên r thì X là siêu khóa của r

2.2 Tổng quan về quản lý bán hàng, cung cấp dịch vụ và thực trạng ứng dụng tin học tại Công ty TNHH một thành viên Cảng Khuyến Lương

2.2.1 Tổng quan về quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ

Bán hàng và cung cấp dịch vụ là khâu cuối cùng trong hoạt động sản xuất kinhdoanh, đây là quá trình chuyển hóa vốn từ hình thái sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ sanghình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán Vì vậy, đẩy nhanh quá trình bán hàngđồng nghĩa với việc rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanh vòng quay vốn,tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Trong xu thế thương mại hóa, toàn cầu hóa hiện naythì khối lượng thông tin cần xử lý ngày càng nhiều và đòi hỏi phải đáp ứng nhanhchóng, kịp thời cho nhu cầu quản lý

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều các phần mềm quản lý nói chung và phầnmềm quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ nói riêng để giúp doanh nghiệp tiết kiệmthời gian và nhân lực, việc quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ được tự động hóa tối

đa, thao tác nhanh, giảm thời gian chờ cho khách hàng, tăng doanh số bán hàng, giảmchi phí tối đa, quản lý thông tin, chăm sóc khách hàng tốt hơn

Một số phần mềm quản lý bán hàng hay quản lý cung cấp dịch vụ (như dịch vụcủa khách sạn, …) phổ biến hiện nay là EBIZSTORE, HOSCO POS.NET,DevSoft.Stores, Tiger Soft, Perfect Sale, FTS, POLIO, bao gồm những module như:quản lý bán hàng, quản lý cung cấp dịch vụ, quản lý kho hàng, quản lý khách hàng,quản lý tài chính, báo cáo, Các phần mềm khác nhau hướng đến những đối tượngkhách hàng khác nhau, doanh nghiệp tùy thuộc vào quy mô, lĩnh vực hoạt động, khảnăng tài chính, trình độ quản lý và đặc điểm các nghiệp vụ của mình mà đưa ra quyếtđịnh lựa chọn sử dụng phần mềm nào Tuy nhiên, xu hướng áp dụng các phần mềmvào quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ đã trở nên phổ biến và khẳng định đượchiệu quả vượt trội so với cách thức quản lý thủ công hay bán tự động trước đây

Để chọn được một sản phẩm phần mềm phù hợp với doanh nghiệp là điềukhông dễ dàng vì trong quá trình sử dụng doanh nghiệp mới có thể kiểm tra chính xác

được tính phù hợp của phần mềm với các nghiệp vụ của doanh nghiệp Do vậy, nếu cóthể đầu tư phân tích thiết kế một phần mềm riêng cho doanh nghiệp, xuất phát từ nhucầu, đặc điểm, lĩnh vực kinh doanh và trình tự các nghiệp vụ của doanh nghiệp thì quátrình sử dụng phần mềm chắc chắn sẽ đạt được hiệu quả cao hơn, hạn chế được nhữngthay đổi các bước nghiệp vụ đã quen thuộc của doanh nghiệp Đặc biệt với nhữngdoanh nghiệp có lĩnh vực kinh doanh đặc thù như Công ty TNHH MTV Cảng KhuyếnLương với các nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ liên quan đến hàng hóa và hoạtđộng của tàu, thuyền vận chuyển hàng trên sông thì việc phân tích thiết kế một HTTTquản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ cho Công ty là phương án có nhiều ưu điểm đểlựa chọn.

2.2.2 Khái quát về Công ty

Tên gọi đầy đủ: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Cảng Khuyến LươngTên giao dịch: Cảng Khuyến Lương

Tên giao dịch quốc tế: Khuyen Luong Port Limited Liability Company

Tên viết tắt tiếng Anh: KhuyenLuong Port

Địa chỉ trụ sở chính: Tổ 21, Phường Trần Phú, Quận Hoàng Mai, Tp Hà Nội

 Lịch sử phát triển

Quá trình hình thành và phát triển của Cảng Khuyến lương được chia làm ba giai đoạn

Giai đoạn 1 : Từ năm 1987 - 1990

Giai đoạn 2 : Từ năm 1991 - 2000

Giai đoạn 3 : Từ năm 2000 đến nay

Giai đoạn 4: từ năm 2005 đến nay

Giai đoạn I : Vào những năm 1987 - 1990 hàng hoá qua Cảng Khuyến lương ổn

định theo kế hoạch của Nhà nước và của Bộ Giao thông vận tải cũng như Thành phố

Hà nội Cơ cấu mặt hàng xếp dỡ trong giai đoạn này chủ yếu gồm: phân bón, sắt thép,nhôm, silic, gỗ thông, thảm đay, vật liệu xây dưng, than, gạo, …

Đây là thời kỳ kinh doanh của Cảng diễn ra thuận lợi, phát triển mạnh, đời sốngcán bộ công nhân tương đối ổn định

Giai đoạn II :

Vào giai đoạn này, sau Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI, công cuộcđổi mới được bắt đầu, nông nghiệp có những bước phát triển ngoạn mục, miền Bắc đã

tự cung cấp đủ gạo, nguồn hàng lương thực vận chuyển từ đồng bằng sông Cửu Long

ra Hà Nội giảm dần Mặt khác, Liên Xô và một loạt các nước Đông Âu sụp đổ, nguồnhàng nhập khẩu từ các nước này về Việt Nam không còn, sản xuất của Cảng KhuyếnLương bước vào giai đoạn khó khăn hơn Tìm hướng sản xuất mơi, có thể thấy, đây làgiai đoạn khởi đầu hình thành nên một cảng thủy nội địa tổng hợp ngoài sản xuất dịch

vụ xếp dỡ hàng hóa, một loạt ngành nghề mới được mở ra, trong đó hoạt động khaithác và kinh doanh vật liệu xây dựng là mặt trận hàng đầu, được Cảng chọn đầu tư mởrộng, chiến lược cả về quy mô lẫn chiều sâu

Sau khi khảo sát, tìm kiếm, học hỏi đơn vị bạn, được Bộ GTVT khuyến khích vàủng hộ, Cảng bắt đầu triển khai dự án đầu tư 02 tàu hút bùn HB16 Xin phép BộGTVT giao nhiệm vụ nạo vét lòng sông, lòng hồ, vùng nước trước bến Cảng, đượcUBND thành phố Hà Nội cấp giấy phép tận thu sản phẩm nạo vét là cát san nền, cátxây dựng

Từ năm 1992 – 2000, Cảng đã khai thác và cung cấp cho thị trường hàng chục triệumét khối cát đen xây dựng Các công trình trọng điểm của Hà Nội như dự án đườngcao tốc Pháp Vân – Cầu Giẽ, dự án khu đô thị mới Định Công, Linh Đàm, Đại Kim …đều có sự đóng góp sản phẩm, công sức, trí tuệ của tập thể cán bộ, công nhân viênCảng Khuyến Lương

Từ năm 1993 trở đi, nhu cầu vận chuyển gạo Bắc – Nam giảm mạnh và điều kiệnthời tiết khắc nghiệp, Cảng đã đầu tư phát triển mảng nghề hoạt động kinh doanh khaithác vật liệu xây dựng, đầu tư nghiên cứu tìm kiếm đối tác, bạn hàng mới, chủ trương

liên doanh, liên kết, hợp tác toàn diện với các Công ty vận tải đường sông để khai tháctrung chuyển hàng từ Hải Phòng, Quảng Ninh về Hà Nội bằng các phương tiện sà lankéo, đẩy.

Năm 1996 – 1997, Xí nghiệp liên hiệp (XNLH) Vận tải Biển Pha Sông đã tiến đến

bở vực phá sản, Cảng Khuyến Lương được lãnh đạo Tổng công ty Hàng hải Viêt Namchọn làm đơn vị điểm tựa để cơ cấu lại XNLH Vận tải Biển Pha Sông, bao gồm: Xínghiệp Cung ứng dịch vụ vận tải, Trung tâm thông tin được Tổng công ty Hàng hảiViệt Nam ra quyết định giải thểm chuyển nguyên trạng lao động về Cảng KhuyếnLương

Đến năm 1998, Cảng Khuyến Lương từ một Cảng pha sông biển đã chuyển hoàntoàn sang một cảng thủy nội địa đa ngành nghề

Giai đoạn III:

Giai đoạn 2000 – 2005, XNLH Vận tải Biển Pha Sông tiến hành các bước sắp xếplại, hoạt động SXKD chuyển hướng hoàn toàn từ vận tải pha sông biển sang vận tảiven biển và vận tải biển xa Với bước phát triển đó, XNLH Vận tải Biển Pha Sông đổitên thành Công ty Hàng Hải Đông Đô Để nâng cao khả năng cạnh tranh với các Cảngthủy nội địa, ngày 31/12/2001, Bộ GTVT đã có Quyết định số 4566/QĐ – GTVT phêduyệt dự án nâng cấp phát triển Cảng giai đoạn II với phân kỳ đầu tư thứ nhất của dự

án được thực hiện trong 3 năm 2003- 2005

Năm 2005, trước khi Công ty Hàng hải Đông Đô triển khai cổ phần hóa, Bộ GTVT

ra Quyết định số 3702/QĐ – BGTVT, ngày 04/10/2005 “ Tách Cảng Khuyến Lươngđơn vị hạch toán phụ thuộc Công ty Hàng hải Đông Đô về làm đơn vị thành viên hạchtoán phụ thuộc Tổng công ty Hàng hải Việt Nam”

Giai đoạn IV:

Giai đoạn này chứng kiến sự tăng trưởng nhanh của Cảng Kết quả SXKD năm

2010, Cảng Khuyến Lương ước thực hiện 512.000 tấn thông qua, ước tính doanh thuđạt 43.480 triệu đồng; nộp ngân sách đầy đủ quy định và thu nhập bình quân đầungười đạt 3.600.000 Đ/người/tháng Tăng trưởng bình quân 5 năm 2006 – 2010 đạt10% về sản lượng, 10% về doanh thu, 8% về thu nhập bình quân đầu người

Tiếp tục chiến lược mở rộng sản xuất, thành lập và mở rộng các bến vệ tinh nhưbến Chèm, bến Thượng Cát – Từ Liêm, bến Yên Lệnh – Hà Nam, bến Ý Yên – NamĐịnh, …

Ngày 30/6/2010, Hội đồng quản trị Tổng công ty Hàng hải Việt Nam đã có quyếtđịnh số 402/QĐ – HĐQT phê duyệt Cảng Khuyến Lương, đơn vị thành viên hạch toánphụ thuộc Tổng công ty Hàng hải Việt Nam thành Công ty TNHH một thành viênCảng Khuyến Lương

 Mục tiêu hoạt động của công ty

Hoạt động trong lĩnh vực bán các sản phẩm xây dựng và cung cấp các dịch giao thông, thông quan qua cảng, … Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương luôn phấn đấu trở thành một trong những cảng đường sông có cơ sở hạ tầng khang trang, kiểm soát và phục vụ được nhu cầu vận chuyển hàng hóa bằng đường sông của người dân

và các doanh nghiệp khác, góp phần nâng cao hiệu quả giao thông đường sông và là đối tác đáng tin cậy của các bạn hàng

 Lĩnh vực hoạt động

Ngành nghề kinh doanh của công ty TNHH một thành viên Cảng Khuyến Lươnggồm:

- Khai thác đá, sỏi, đất sét - Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và

- Sửa chữa máy móc, thiết bị - Vận tải hành khách bằng đường bộ khác

- Sửa chữa thiết bị điện - Vận tải hàng hóa bằng đường bộ

- Sửa chữa và bảo dưỡng phương tiện

- Xây dựng nhà các loại - Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho

vận tải bằng đường sắt và đường bộ

- Xây dựng công trình đường bộ - Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho

vận tải đường thủy

- Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng

khác

- Bốc xếp hàng hóa

- Chuẩn bị mặt bằng thi công - Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên qua

đến vận tải

- Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác - Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ

của ô tô và xe có động cơ khác

- Đại lý ô tô và xe có động cơ khác

 Cơ cấu tổ chức

Hình 2.3: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương

Ban lãnh đạo đương nhiệm:

- Bí thư đảng ủy – Chủ tịch HĐTV kiêm Tổng Giám Đốc: Ông Nguyễn Đình

Thái

- UVHĐTV – P Tổng Giám Đốc kiêm Chủ tịch Công đoàn: Ông Luyện Quang

Trung

- UVHĐTV – P Tổng Giám Đốc: Ông Ngô Long Lân.

- Phó Bí thư Đảng ủy – UVHĐTV: Ông Đào Xuân Quang.

- UVHĐTV – Kế toán trưởng: Ông Đoàn Mạnh Hùng.

- Bí Thư Đoàn thanh niên: Bà Trương Thị Thúy Nga.

- Kiểm soát viên: Bà Doãn Thị Lợi, Bà Lý Thị Huyền.

 Tình hình hoạt động kinh doanh

Biểu đồ 2.4 Biểu đồ tăng trưởng Cảng Khuyến Lương giai đoạn 1986 – 2010

(đơn vị: 1000 tấn)

19860 1988 1990 1992 1994 1996 1998 2000 2002 2004 2006 2008 2010 200

Bảng 2.5 bảng số liệu hàng hóa ra vào Cảng Khuyến Lương giai đoạn 1986 - 2010

Năm Tấn thông qua (triệu tấn) Tấn xếp dỡ (triệu tấn)

Nguồn: Báo cáo sản lượng Phòng kế hoạch.

Tấn thông qua là tấn hàng hóa được dịch chuyển hoàn toàn qua mặt cắt cầu tàu,thực hiện bằng lao động và thiết bị của Cảng Tấn xếp dỡ là tấn hàng hóa được duyệtchuyển hoàn toàn theo một phương án xếp dỡ nào đó, thực hiện bằng lao động và thiết

bị của Cảng Qua bảng số liệu trên, hoạt động sản xuất của Cảng luôn được duy trì ổnđịnh và có xu hướng phát triển qua các năm

Bảng 2.6 Bảng số liệu kết quả kinh doanh của Cảng Khuyến Lương qua hai năm

Nguồn: Báo cáo Kết quả kinh doanh Phòng Kế toán – Tài chính

Qua bảng số liệu trên, ta thấy được doanh thu của doanh nghiệp tăng lên rõ rệt (năm

2010 cao gấp 1.35 lần so với năm 2008) Tuy nhiên đi cùng với nó là tổng chi phí tăngnhanh (tăng 11279 triệu đồng) làm lợi nhuận của công ty không tăng nhiều (chỉ tăng

221 triệu đồng tương ứng %) Từ năm 2008 đến 2010, tổng lao động của công ty giảm

do 13 người nhưng thu nhập bình quân một tháng của nhân viên lại tăng đáng kể (năm

2010 gấp 1.44 lần so với năm 2008)

 Tình hình ứng dụng Công nghệ thông tin

Hệ thống máy chủ: Máy chủ System x3650 M4 được trang bị công nghệ ổ lưu trữthể rắn (SSD) IBM eXFlash đang đáp ứng rất tốt về yêu cầu hiệu năng xử lý dữ liệu vàkết nối mạng, tính linh hoạt, bảo mật và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp Hiện nay,doanh nghiệp thực sự chưa khai thác hết công suất của hệ thống máy chủ, vì vậy trongthời gian tới, khi doanh nghiệp muốn áp dụng thêm những phần mềm ứng dụng vàohoạt động kinh doanh, quản lý thì hệ thống máy chủ hiện nay vẫn có thể đáp ứng được

Hệ thống máy trạm: hệ thống máy trạm của doanh nghiệp có 92 máy trong đó có 62máy để bàn và 30 máy cá nhân Tất cả đều được kết nối vào mạng LAN và mạnginternet Hoạt động của máy trạm đang phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh và quản

lý ở từng Cảng, nhưng việc liên kết chia sẻ dữ liệu giữa các máy trạm ở các địa điểmkhác nhau vẫn còn hạn chế

Phương thức thu thập và truyền nhận thông tin của công ty sử dụng đường truyềncủa mạng Lan, wifi và Internet để truyền nhận thông tin giữa cấp trên và cấp dưới vàgiữa nhân viên các phòng ban với nhau Tương tự như vậy, việc thu thập thông tin

cũng từ các nguồn nội bộ, trên mạng Internet, báo chí và các nguồn khác Bên cạnhviệc trao đổi thông tin giữa các phòng ban ở trụ sở chính thì việc quản lý và trao đổithông tin với các Cảng vệ tinh ngày càng trở nên quan trọng và đòi hỏi tính nhanh,chính xác và tiết kiệm thì cách thức thu thập và truyền tin của công ty còn rất hạn chế.Thực trạng này cũng là do hệ thống phần mềm còn chưa đủ mạnh để hỗ trợ

Hiện nay, công ty chưa có bộ phận chuyên về công nghệ thông tin như quản trịmạng máy tính; quản lý dự án phát triển hệ thống thông tin hay quản trị hệ thống thôngtin của công ty Khi có sự cố hay cần nâng cấp, bảo trì hệ thống, doanh nghiệp đềuphải thuê ngoài Trang web của công ty là một trang trong website lớn của Tổng công

ty cổ phần hàng hải Việt Nam Vinalines, cùng với chức năng đơn thuần của trang web

là cung cấp thông tin cơ bản của doanh nghiệp và giới thiệu ngành nghề kinh doanh,

do đó, công ty hiện chưa có bộ phận quản trị website hay bộ phận truyền thông kinhdoanh trực tuyến

Tuy chưa triển khai áp dụng những hệ thống thông tin hiện đại hay hình thức kinhdoanh thương mại điện tử nhưng công ty đã bắt đầu chú trọng nâng cao năng suất laođộng và chất lượng quản lý bằng việc đầu tư trang bị các thiết bị như máy tính, máy in;triển khai mạng cục bộ Lan để chia sẻ thông tin hiệu quả trong doanh nghiệp cũng nhưđảm bảo 100% máy tính của công ty được kết nối với mạng internet nhằm tạo điềukiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin với bên ngoài doanh nghiệp Trong nhữngnăm gần đây, doanh nghiệp đầu tư bình quân 1% doanh thu hàng năm cho việc ứngdụng công nghệ thông tin tại công ty

2.2.3 Thực trạng triển khai và sử dụng các phần mềm quản lý tại Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương

Do đặc thù lĩnh vực hoạt động là sản xuất và cung cấp các dịch vụ sửa chữa, xâydựng, vận tải, cho thuê kho bãi cùng với quy mô thực tế và năng lực tài chính của công

ty thời gian qua là chưa thực sự thích hợp nên công ty mới chỉ áp dụng hệ thống thôngtin cho quản lý lương và nhân sự phục vụ hoạt động của phần mềm kế toán Fast củaphòng Kế toán – Tài chính Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng chỉ sử dụng website choviệc quảng bá về thông tin cơ bản của doanh nghiệp mà không áp dụng hình thức kinhdoanh thương mại điện tử do đặc thù lĩnh vực kinh doanh Ngoài ra, việc phân tích và

dự báo kinh tế xã hội của doanh nghiệp do bộ phận kế hoạch đảm nhiệm và có sử dụng

phần mềm E-view hỗ trợ Phần mềm được áp dụng ở doanh nghiệp còn hạn chế, đặcbiệt là ở những Cảng vệ tinh Trong tương lai, doanh nghiệp nên sử dụng những phầnmềm có khả năng nâng cao quản lý trên tất cả các chi nhánh và để tận dụng triệt đểnguồn lực phần cứng đã được đầu tư

Qua phiếu điều tra có thể thấy được, đối với các phòng ban và các công việc khácnhau thì mức độ hỗ trợ của các ứng dụng đã triển khai tại Công ty đối với công việc làkhác nhau Nhưng nhìn chung, các ứng dụng đã hỗ trợ được đến 85% khối lượng côngviệc trong Công ty

Hình 2.7: Mức độ hỗ trợ của các ứng dụng đã triển khai của Công ty đối với công việc

Rất ítBình thườngNhiềuRất nhiều

Mặc dù đã triển khai nhiều ứng dụng, tuy nhiên mới chỉ có một số ít thực sự hỗ trợđắc lực cho công việc của cán bộ công nhân viên của Công ty (với 4 người được điềutra cho biết rất hài lòng) 8 trong số 20 phiếu điều tra hài lòng với những gì được máytính hỗ trợ và có đến 30% số phiếu điều tra cho kết quả không hài lòng Đặc biệt hơn,trong số 6 phiếu không hài lòng, có đến 5 phiếu mà nhân viên phải tham gia vào việcbán hàng và cung cấp dịch vụ

Hình 2.8: Mức độ hài lòng của nhân viên với mức độ hỗ trợ của các ứng dụng0

123456789

Không hài lòngHài lòngRất hài lòng

Thêm vào đó, có đến 70% người được điều tra (14/20 phiếu điều tra) cho rằng côngtác quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ hiện tại của Công ty là chưa hiệu quả và55% phiếu điều tra (11/20 phiếu điều tra) cho thấy việc phân tích thiết kế hệ thốngthông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ hiện nay là yêu cầu cấp bách

Thực tế cho thấy, trong các mảng kinh doanh và quản lý của công ty TNHH mộtthành viên Cảng Khuyến Lương, việc quản lý hàng hóa ra vào Cảng còn chưa áp dụngtriệt để CNTT và các phần mềm HTTT quản lý hơn cả, cụ thể như sau: trong nhữngnăm gần đây, số lượng hàng hóa ra vào cảng hàng ngày ngày một lớn và khá đa dạng,đòi hỏi nhiều nhân sự nhưng lại chưa có một phần mềm quản lý hiện đại hỗ trợ Điềunày gây ra hiện tượng lãng phí nhân lực, các quá trình giao nhận còn thủ công dễ gây

ra hiện tượng thất thoát hàng hóa, số liệu không trùng khớp, không tận dụng triệt đểđược cơ sở hạ tầng hiện có của Cảng, khó khăn trong quản lý

2.2.4 Thực trạng của Cơ sở dữ liệu quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công

ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương:

Cơ sở dữ liệu quản lý bán hàng của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lươngtrong thời gian vừa qua được lưu trữ trên các file excel để quản lý và lưu trữ Số liệucủa từng công đoạn khác nhau và ở các phòng ban khác nhau liên quan đến quá trìnhbán hàng và cung cấp dịch vụ được nhập độc lập vào các file trên các máy tính thuộcphòng ban đó Khi có nhu cầu trao đổi thông tin, các phòng ban thực hiện việc thôngqua hệ thống mạng, khi mất mạng hay có sự cố khác, dữ liệu được lưu ra bộ nhớ ngoài

để trao đổi

Ưu điểm:

Việc lưu trữ dữ liệu của Công ty không đòi hỏi kỹ năng tin học cao của nhân viên,không cần đầu tư nhiều để nâng cấp cơ sở hạ tầng và thiết bị máy móc

Nhược điểm:

Khi quy mô kinh doanh của Công ty ngày một được mở rộng cả về chất và lượng,

cơ sở dữ liệu về quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ ngày một lớn, nhu cầu trao đổithông ngày càng tăng và phức tạp thì việc lưu trữ dữ liệu truyền thống trở nên khônghiệu quả Ngoài nhu cầu quản lý và lưu trữ như trước đây, còn phát sinh những nghiệp

vụ khác như truy xuất, xử lý, đối chiếu số liệu, cung cấp thông tin cho khách hàng và

cơ quan quản lý, cập nhật thông tin từ các Cảng vệ tinh, … gặp nhiều khó khăn

Vì vậy, Công ty cần có một HTTT quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ để có thểgiải quyết được những khó khăn trên, đầu tư vào xây dựng HTTT là phức tạp và tốnkém nhưng đứng trước quy mô mở rộng của Công ty, số lượng và chủng loại hàng hóangày một đa dạng, yêu cầu xử lý thông tin nhanh của khách hàng, cùng với đòi hỏi vềhiệu quả kinh tế thì việc xây dựng HTTT vào thời điểm hiện tại là cần thiết Nếu xâydựng thành công HTTT quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ cho Công ty TNHHMTV Cảng Khuyến Lương, Công ty sẽ có thể tiết kiệm được nguồn nhân lực, thựchiện việc quản lý hàng hóa và cung cấp dịch vụ hiệu quả hơn khi mọi nghiệp vụ đềuđược thực hiện và giám sát qua hệ thống có phân quyền người dùng, đảm bảo an toànthông tin khách hàng và thông tin của nội bộ doanh nghiệp, …