- Bí Thư Đoàn thanh niên: Bà Trương Thị Thúy Nga.
a. Mô tả bài toán
Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương chuyên cung cấp các loại vật liệu như: cát vàng, cát đen, đá 1x2, đá 0,5, đá mạt. Khách hàng của Công ty có thể là cá nhân hay tổ chức. Hàng hóa của Cảng là do tự khai thác hoặc mua của nhà cung cấp, được lưu trữ trong kho hoặc trên bãi, khi có khách hàng mua hàng sẽ xuất trực tiếp từ kho ra bán.
Nghiệp vụ xuất nhập kho: Khi có hàng hóa nhập kho, bộ phận Quản lý bán hàng tiến hành đo đạc bằng thủ công hoặc cân điện tử để xác định số hàng nhập kho. Sau đó, bộ phận Quản lý bán hàng sẽ gửi số liệu hàng mới về cho phòng Kế hoạch. Sau khi đã kiểm tra số liệu, phòng Kế hoạch sẽ xuất lệnh nhập kho để bộ phận Quản lý bán hàng tiến hành nhập kho. Nhân viên phòng Quản lý bán hàng sẽ làm phiếu nhập kho gồm 2 liên và gửi lại 1 liên cho phòng Kế hoạch để cập nhật thông tin hàng hóa phục vụ công tác bán hàng. Thêm vào đó, khi có lệnh xuất kho của phòng Kế hoạch, phòng Quản lý bán hàng sẽ tiến hành xuất kho theo lệnh và làm phiếu xuất kho gồm 2 liên và gửi lại 1 liên cho phòng Kế hoạch để quản lý và đối chiếu thông tin.
Nghiệp vụ bán hàng: Khi có nhu cầu mua hàng, khách hàng đến bộ phận phòng Kế hoạch để yêu cầu mua hàng. Tại đây, phòng Kế hoạch sẽ kiểm tra số hàng hóa trong kho hoặc trên bãi có còn đủ với nhu cầu của khách hàng hay không. Nếu đủ hoặc không đủ nhưng khách hàng chấp nhận mua với số lượng mà Công ty có thể cung cấp, phòng Kế hoạch sẽ tiến hành làm hợp đồng (đối với đơn hàng lớn, phức tạp về thời gian giao hàng cũng như phương thức thanh toán) và hóa đơn cho khách hàng. Sau khi làm hợp đồng và hóa đơn, phòng Kế hoạch sẽ làm lệnh xuất kho chuyển cho phòng Quản lý bán hàng để xuất hàng cho khách. Khách hàng mang theo hóa đơn mua hàng đến phòng Quản lý bán hàng để nhận hàng. Tại phòng Quản lý bán hàng, nhân viên sẽ kiểm tra thông tin và xuất hàng cho khách đồng thời làm phiếu xuất kho.
Nghiệp vụ cung cấp dịch vụ: Cảng Khuyến Lương chuyên cung cấp các loại hình dịch vụ chính như sau: thông qua hàng hóa vào Cảng, xếp dỡ hàng hóa qua Cảng, cho thuê kho bãi.
• Bất kỳ hàng hóa nào vận chuyển bằng đường sông Hồng muốn cập bờ đều phải được thông qua bởi các cảng đường sông trong đó có Cảng Khuyến Lương. Vì vây, khi có hàng hóa vào cảng, nhân viên bộ phận Quản lý bán hàng phải làm thủ tục thông qua cho hàng hóa theo thủ tục như sau. Đầu tiên, bộ phận Quản lý bán hàng tiến hành đo đạc lượng hàng thông qua bằng phương pháp thủ công hoặc bằng cân điện tử tùy theo yêu cầu của khách hàng và chuyển số liệu cho phòng Kế hoạch, phòng Kế hoạch sẽ xuất hóa đơn cho khách hàng và lệnh thông qua cho phòng Quản lý bán hàng.
• Ngoài ra, với cả nghiệp vụ bán hàng và thông qua cho hàng hóa qua Cảng, nếu khách hàng có nhu cầu xếp dỡ, vận chuyển, phòng Kế hoạch sẽ kiểm tra xem có còn xe tải phù hợp với nhu cầu vận chuyển của khách hàng hay không. Nếu đáp ứng được, phòng Kế hoạch sẽ làm hóa đơn cho khách hàng và xuất lệnh điều động xe vận chuyển cho Đội khai thác thiết bị. Khi nhận được lệnh điều động xe vận chuyển, Đội khai thác thiết bị sẽ xuất xe và vận chuyển hàng cho khách đến nơi quy định ghi trên hóa đơn. Khi vận chuyển đầy đủ hàng đến đúng địa điểm quy định trên hóa đơn, Đội khai thác thiết bị sẽ nộp lại biên bản bàn giao có chữ ký của khách hàng cho phòng Kế hoạch.
• Đối với những cá nhân, doanh nghiệp muốn thuê kho, bãi của Cảng để lưu trữ hàng hóa, đều phải đến phòng Kế hoạch để làm hợp đồng. Sau khi kiểm tra thông tin kho bãi của Cảng nếu phục vụ được yêu cầu của khách hàng, phòng Kế hoạch sẽ làm hợp đồng và hóa đơn cho thuê với khách hàng. Sau khi cho thuê kho bãi hoặc kho bãi đã hết hạn hợp đồng cho thuê, phòng Kế hoạch đều phải cập nhật thông tin về kho bãi để phục vụ công tác quản lý kho bãi của Cảng.
Nghiệp vụ báo cáo: Cuối tháng, quý, năm, hay khi có yêu cầu của Ban quản lý, hệ thống xuất các báo cáo theo yêu cầu bao gồm: báo cáo số lượng hàng hóa bán ra, số
lượng hàng hóa thông qua, số lượng hàng hóa xếp dỡ, doanh thu bán hàng và doanh thu cung cấp dịch vụ.
b. Các yêu cầu chức năng:
Hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ cho Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương phải đáp ứng được những yêu cầu về chức năng như sau: