Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không - AIRIMEX

Để hoànthành được đề tài khóa luận “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bánhàng tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không - AIRIMEX” ngoài những nỗ lực phấn đấu của bản th

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên em xin chân thành cảm ơn thầy Vũ Trọng Nghĩa đã tận tình chỉbảo, góp ý và động viên em trong suốt quá trình thực hiện đề tài này Để hoànthành được đề tài khóa luận “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bánhàng tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không - AIRIMEX” ngoài những

nỗ lực phấn đấu của bản thân trong suốt quá trình học tập, em xin gửi lời tri ântrước hết đến cha mẹ, những người thân đã luôn động viên, giúp đỡ Nhân đây emcũng xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô, những người đã tận tình truyền đạt kiếnthức cho em Sau cùng em xin chân thành cảm ơn các cô chú trong công ty cổphần xuất nhập khẩu Hàng không – AIRIMEX đã giúp em có số liệu để hoànthành đề tài nghiên cứu này

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Lê Thu Bằng

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

PHẦN I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1

1.1.TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.2.TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.3.NHIỆM VỤ VÀ MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU 2

1.4 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 3

1.5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3

1.6.KẾT CẤU KHÓA LUẬN 4

PHẦN II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG -AIRIMEX 5

2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 5

2.1.1 Tổng quan về HTTT 5

2.1.2 Phân tích hướng chức năng của hệ thống 10

2.2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG – AIRIMEX 12

2.2.1 Quá trình hình thành và phát triển 12

2.2.2 Cơ cấu tổ chức của công ty 14

2.2.3 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 14

2.2.4 Khái quát tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh tại CTCP XNK Hàng không – AIRIMEX 16

2.2.5.Thực trạng hoạt động quản lý bán hàng tại công ty 18

2.2.6.Đánh giá hoạt động bán hàng tại công 21

PHẦN III:PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTT quẢN Lý BÁN HÀNG TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN XNK HÀNG KHÔNG - AIRIMEX 26

3.1 CÁC YÊU CẦU CỦA CÔNG TY VÀ CÁC GIẢI PHÁP ĐẶT RA 26

3.1.1 Các yêu cầu của công ty 26

3.1.2 Giải pháp đưa ra 27

3.2 PHÂN TÍCH CHI TIẾT HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG 28

3.2.1 Sơ đồ chức năng của hệ thống 28

3.2.2 Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống 28

3.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD- Data Flow Datagram ) 30

3.3 THIẾT KẾ LOGIC HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK HÀNG KHÔNG - AIRIMEX 34

3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic 34

3.3.2 Thiết kế vật lý CSDL của hệ thống 36

3.3.3 Thiết kế giao diện 38

3.4 DEMO MỘT SỐ CHỨC NĂNG 42

3.4.1 Đăng nhập 42

3.4.2 Cập nhật thông tin khách hàng 42

3.4.3 Tìm kiếm hàng hóa 43

3.4.4 Thống kê doanh thu 44

3.5 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CTCP XNK HÀNG KHÔNG - AIRIMEX 44

KẾT LUẬN 46

TÀI LIỆU THAM KHẢO 47

PHỤ LỤC 48

DANH MỤC BẢNG BIÊU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức của công ty 14

Bảng 2.2 Kết quả kinh doanh của CTCP XNK Hàng không (2008 – 2011) 17

Bảng 2.3 Lực lượng lao động của công ty giai đoạn 2008 – 2011 17

Bảng 2.4 Tài sản cố định của công ty thời điểm năm 2010 18

Hình 2.5 Quy trình bán hàng tại CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX 21

Bảng 2.6 Mức độ quan tâm tới HTTT 22

Bảng 2.7 Nhu cầu về HTTT trong tương lai 23

Bảng 2.8 Yêu cầu chức năng của HTTT quản lý bán hàng 23

Bảng 2.9 Nhu cầu đối với hệ thống trong tương lai 24

Hình 3.1 Sơ đồ chức năng của HTTT quản lí bán hàng tại công ty cổ phần XNK Hàng không - AIRIMEX 28

Hình 3.2 Sơ đồ luồng thông tin của HTTT quản lí bán hàng tại Công ty cổ phần XNK Hàng không - AIRIMEX 29

Hình 3.3 Sơ đồ ngữ cảnh của HTTT quản lý bán hàng tại công ty cổ phần XNK Hàng không – AIRIMEX 30

Hình 3.4 Sơ đồ DFD mức 0 – HTTT quản lí bán hàng tại công ty cổ phần XNK Hàng không – AIRIMEX 31

Hình 3.5 Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình 1.0- Quản lý hàng hóa 32

Hình 3.6 Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình 2.0 – Quản lý bán hàng. 32

Hình 3.7 Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình 3.0- Quản lý nhân viên 33

Hình 3.8 Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình 4.0- Lập báo cáo bán hàng 34

Bảng 3.9 Mô tả các thực thể của HTTT quản lý bán hàng tại CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX 34

Hình 3.10 Sơ đồ quan hệ thực thể HTTT quản lý bán hàng tại công ty cổ phần XNK Hàng không - AIRIMEX 35

Hình 3.11 Mô hình dữ liệu quan hệ HTTT quản lý bán hàng CTCP XNK Hàng Không - AIRIMEX 36

Hình 3.12 Sơ đồ cấu trúc dữ liệu HTTT quản lý bán hàng tại công ty cổ phần

XNK Hàng không - AIRIMEX 36

Bảng 3.13 Danh mục khách hàng 37

Bảng 3.14 Danh mục hàng hóa 37

Bảng 3.15 Danh mục hóa đơn bán hàng 38

Bảng 3.16 Chi tiết hóa đơn bán hàng 38

Bảng 3.17 Danh mục nhân viên bán hàng 38

Bảng 3.18 Danh mục nhà cung cấp 38

Hình 3.19 Form Đăng nhập hệ thống 39

Hình 3.20 Form Hệ thống 40

Hình 3.21 Form Danh mục khách hàng 40

Hình 3.22 Form Tìm kiếm hàng hóa 41

Hình 3.23 Form Hóa đơn bán hàng 41

Hình 3.24 Form Thống kê doanh thu 42

Expert SystemInformation System for CompetitiveAdvantage

Công ty cổ phầnCông nghệ thông tin

Hệ thống thông tinXuất nhập khẩu

Sơ đồ luồng dữ liệu

Cơ sở dữ liệuCán bộ công nhân viênSản xuất kinh doanh

Sơ đồ quan hệ thực thể

Hệ xử lý giao dịchHTTT quản líHTTT trợ giúp ra quyết địnhHTTT chuyên gia

HTTT tăng cường khả năng

cạnh tranh

PHẦN I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI1.1 TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Sự ra đời và phát triển của công nghệ thông tin (CNTT) là một trong nhữngthành tựu vĩ đại nhất của con người Nhịp độ phát triển công nghệ thông tin đang

là một vấn đề rất được các ngành khoa học, giáo dục, kinh tế,… quan tâm Nó hiệnhữu với một tầm vóc hết sức mạnh mẽ, to lớn và ngày càng lớn mạnh thêm

Tin học giữ vai trò đặc biệt trong hoạt động của con người, trong đời sống xãhội, trong khoa học kỹ thuật, trong sản xuất kinh doanh, trong quản lý khách hàng,trong các hoạt động mua bán hàng hoá… Ứng dụng tin học trong việc quản lýdường như không còn xa lạ với các doanh nghiệp hiện nay Lợi ích mà các chươngtrình quản lý mang lại khiến người ta không thể phủ nhận tính hiệu quả của nó Trong nền sản xuất kinh doanh như hiện nay việc tin học hoá các hoạt độngquản lý là rất cần thiết Quản lý bán hàng trong các doanh nghiệp là một công việcquan trọng, đòi hỏi bộ phận quản lý phải thực hiện nhiều nghiệp vụ phức tạp Mộtdoanh nghiệp muốn phát triển khả năng sản xuất, thông tin… và khả năng đáp ứngnhu cầu khách hàng một cách hiệu quả nhất thì không thể thiếu một hệ thốngthông tin hỗ trợ Tuy nhiên để có một phần mềm phù hợp với công tác quản lý,phù hợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải là một vấn đề dễdàng

Chính vì những hạn chế trên nên em quyết định chọn đề tài “Phân tích, thiết

kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không - AIRIMEX” làm đề tài cho khóa luận của mình.

1.2 TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Việc ứng dụng hệ thống thông tin (HTTT) vào hoạt đông sản xuất kinh doanh(SXKD) ngày càng được các doanh nghiệp chú trọng, không chỉ những doanhnghiệp lớn mà cả những doanh nghiệp nhỏ và vừa Rất nhiều phần mềm quản lýbán hàng được các doanh nghiệp triển khai như phần mềm Hosco POS.NET củacông ty HOSCO, EBIZSTORE của công ty EBUSINESS Các phần mềm này baogồm các phân hệ: kho hàng, mua hàng, bán hàng, báo cáo, nhân viên, danh mục,

hệ thống Mặc dù được thiết kế khá hoàn chỉnh, bao gồm rất nhiều các phân hệnhưng đây lại là phần mềm đóng gói sẵn nên nhiều modul không phù hợp với quy

trình nghiệp vụ của doanh nghiệp hoặc một số phân hệ không cần thiết với doanhnghiệp Bên cạnh đó chi phí để mua phần mềm, chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng đểtriển khai phần mềm, chi phí đào tạo nhân lực… khá lớn nên các doanh nghiệpnhỏ và vừa ở nước ta gặp phải rất nhiều khó khăn về tài chính để triển khai đượcphần mềm này Mất một khoản tiền khá lớn để mua phần mềm nhưng lại không sửdụng hết các chức năng như vậy sẽ gây lãng phí cho doanh nghiệp Điều mà cácdoanh nghiệp cần đó là phần mềm phù hợp với doanh nghiệp chứ không phảidoanh nghiệp phải thay đổi để phù hợp với phần mềm

Ngoài ra cũng có rất nhiều công trình nghiên cứu, xây dựng phần mềm quản

lý bán hàng phục vụ cho nhu cầu của doanh nghiệp như:

Đề tài: “ Xây dựng HTTT quản lý bán hàng tại công ty cổ phần (CTCP) vật tưvận tải xi măng” của sinh viên Nguyễn Hoàng Vũ lớp K43/41.01 – Học viện Tàichính Đề tài đã nêu được thực trạng và đánh giá công tác tổ chức quản lý hoạtđộng bán hàng tại công ty và đưa ra giải pháp xây dựng hệ thống quản lý bánhàng Tuy nhiên hệ thống vẫn chưa thật sự linh hoạt, phù hợp với thực tế; giaodiện chưa thân thiện, chưa có chức năng trợ giúp

Đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại cửa hàng bán máy

vi tính Nguyễn Hoàng” của sinh viên Lã Việt Đức – Lớp 46B trường Đại học Kinh

tế quốc dân Đề tài đã giải quyết được những yêu cầu cơ bản của công ty, đáp ứngđược những nghiệp vụ hàng ngày Tuy nhiên phần mềm xây dựng trên MicrosoftAccess nên giao diện chưa thân thiện, khả năng cập nhật, lưu trữ dữ liệu chưa linhhoạt

Qua quá trình tìm hiểu thực trạng của công ty cổ phần xuất nhập khẩu (XNK)Hàng không – AIRIMEX em đã phân tích, thiết kế một hệ thống quản lý bán hàngphù hợp với yêu cầu nghiệp vụ và đáp ứng được những yêu cầu cơ bản của côngty

1.3 NHIỆM VỤ VÀ MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU

Mục đích: Trong thời đại ngày nay thông tin kinh tế là vấn đề sống còn với

các đơn vị kinh doanh Đơn vị nào làm chủ được thông tin sẽ có ưu thế tuyệt đốitrong hoạt động kinh doanh Hơn nữa chỉ thu thập thông tin tốt thì vẫn chưa đủ màphải biết bảo quản và giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một

cách chặt chẽ Do đó hệ thống mới phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm antoàn, bảo mật cơ sở dữ liệu.

Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng tiến hànhphân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hóa các chức năng có thể được thựchiện trên máy tính Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quátrình thực hiện các chức năng quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuất bánhàng hóa, các nghiệp vụ tiền mặt, lập báo cáo định kỳ…

Tóm lại, mục đích cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hànghiện đại đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiệncác hoạt động kinh doanh Tuy nhiên với khoảng thời gian có hạn và kiến thức cònhạn chế khóa luận chỉ dừng lại ở việc phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng tạicông ty

Nhiệm vụ:

- Nghiên cứu tổng quan về CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX

- Nghiên cứu những lý luận cơ bản về công tác bán hàng trong doanh nghiệp

- Phân tích và đánh giá thực trạng của công tác quản lý bán hàng tại CTCP XNKHàng không - AIRIMEX

- Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý bán hàng cho công ty

Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu quy trình bán hàng và các yếu tố tác động tới

quy trình bán hàng trong công ty

Phạm vi nghiên cứu:

Về không gian: Công ty cổ phần XNK Hàng không – AIRIMEX

Về thời gian: Nghiên cứu, thu thập thông tin trong thời gian 4 tuần Dự kiến sảnphẩm sẽ ứng dụng trong thời gian 5 năm

1.5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Phỏng vấn: Trong thời gian khảo sát thực tế tại CTCP XNK Hàng không

-AIRIMEX 10 nhân viên thuộc hai phòng Kinh doanh tổng hợp và phòng Tài chính– Kế toán đã được phỏng vấn Quá trình phỏng vấn đã thu được nhiều kết quảphục vụ cho quy trình phân tích như sau: Quy trình bán hàng, các đối tượng khách

hàng của công ty, các chính sách chiết khấu, giảm giá hàng bán mà công ty ápdụng…

Nghiên cứu tài liệu: Những văn bản đã nghiên cứu trong quá trình khảo sát tại

Quan sát: Quan sát quá trình bán hàng xảy ra và các nghiệp vụ liên quan phát sinh

tại phòng Kinh doanh tổng hợp và phòng Tài chính - Kế toán

1.6 KẾT CẤU KHÓA LUẬN

Kết cấu khóa luận tốt nghiệp gồm 3 phần :

Phần I: Tổng quan vấn đề nghiên cứu.

Nêu lên tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu; mục tiêu và nhiệm vụnghiên cứu, cách thức thực hiện đề tài và đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Phần II: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý bán hàng tại CTCP XNK Hàng

không - AIRIMEX

Trong phần này là những vấn đề làm cơ sở lý luận cho việc thực hiện đề tài Giớithiệu sơ lược về CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX và tình hình hoạt động kinhdoanh của công ty, thực trạng hoạt động quản lý bán hàng tại công ty

Phần III : Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại CTCP

XNK Hàng không - AIRIMEX

Phân tích, thiết kế HTTT quản lý bán hàng công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàngkhông - AIRIMEX

PHẦN II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG

KHÔNG - AIRIMEX2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN

2.1.1 Tổng quan về HTTT

Khái niệm HTTT

“HTTT là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ

liệu, mạng thực hiện hoạt động thu thập, xử lý và phân phối thông tin trong mộttập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường Nó được thể hiện bởi những conngười, các thủ tục, các dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học” (Giáo trìnhHTTT quản lý, 2000, Nhà xuất bản Hà Nội)

Đầu vào (Inputs) của HTTT được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lýbởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử

lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ

dữ liệu (Storage)

Phân loại HTTT

Do có những mục đích khác nhau, các đặc tính và các cấp quản lý khác nhaunên có rất nhiều loại HTTT tồn tại trong tổ chức Các HTTT trong tổ chức có thểphân loại theo các phương thức khác nhau

Theo tính chính thức và không chính thức

- Một HTTT chính thức thường bao hàm một tập hợp các quy tắc và các phươngpháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là ít ra cũng được thiết lập theo một truyềnthống Đó là trường hợp hệ thống trả lương, hệ thống quản lý tài khoản các nhàcung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngânsách, hệ thống thường xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội muabán khác nhau và cũng như hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chẩn đoán tổchức

- Những HTTT phi chính thức của một tổ chức bao chứa các bộ phận như tập hợpcác hoạt động xử lý thông tin như gửi và nhận thư, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói

chuyện điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bàibáo trên báo chí và tạp chí.

Phân loại mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

- HTTT xử lí giao dịch TPS (Transaction Processing System)

Hệ thống này xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặcvới khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của

nó Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch

đó Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp các dữ liệu cho phép theodõi hoạt động của tổ chức Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp Có thể

kể ra các hệ thống thuộc loại này như : Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làmhoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, các đăng kí theo sinh viên,cho mượn sách và tài liệu trong một thư viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và tínhthuế phải trả của những người nộp thuế…

- HTTT quản lí MIS (Management Information System)

Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt độngnày nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiếnlược Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giaodịch cũng như các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Chúng ta tạo ra các báo cáo chocác nhà quản lý một cách định kì hoặc theo yêu cầu Các báo cáo này tóm lượctình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức Các báo cáo này thường có tính

so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiệnthời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời vàcác dữ liệu lịch sử

- HTTT trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)

Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạtđộng ra quyết định Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một chutrình được tạo ra từ ba giai đoạn : xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá cácphương án giải quyết và lựa chọn một phương án Về nguyên tắc, một hệ thốngDSS phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình

mà một quyết định cần phải ra Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá

để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp Nói chung đây là các hệ thông đối

thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặcnhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình

- HTTT chuyên gia ES (Expert System)

Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệnhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của mộtchuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một

cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn Có thể xem lĩnh vực hệ thống ES như là mởrộng của hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một

sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ Tuy nhiên, đặc trưngriêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kĩ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kĩthuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các qui tắc đượcchuyên gia sử dụng

- HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System forCompetitive Advantage)

HTTT loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược Khi nghiên cứumột HTTT mà không tính đến những lí do dẫn đến sự cài đặt đó hoặc cũng khôngtính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ ra rằng đó chỉ đơn giản làmột hệ thống xử lý giao dịch, HTTT quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặcmột hệ chuyên gia HTTT ISCA được thiết kế cho những người sử dụng là nhữngngười ngoài tổ chức, có thể là khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một

tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp

Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ

- HTTT tài chính

- HTTT marketing

- HTTT quản trị nguồn nhân lực

- HTTT quản lí kinh doanh và sản xuất

- HTTT văn phòng

Phương pháp xây dựng một HTTT

Có nhiều phương pháp phát triển HTTT như phương pháp nguyên mẫu, phươngpháp phát triển nhanh, phương pháp thác nước Có thể qui về phương pháp cơ bảnbao gồm 7 giai đoạn như sau:

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Giai đoạn này tiến hành khảo sát HTTT hiện thời tại công ty Sau đó làm rõnhững nguyên nhân dẫn đến yêu cầu cần phát triển HTTT Tìm hiểu những yêucầu mới của lãnh đạo công ty và cán bộ công nhân viên về nghiệp vụ quản lý bánhàng Từ đó cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những thôngtin đích thực, rõ nét về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của dự án phát triển hệthống Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

- Làm rõ yêu cầu

- Đánh giá khả năng thực thi

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đangnghiên cứu, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc đối với hệ thống; xác địnhmục tiêu mà hệ thống thông tin mới cần phải làm Trên cơ sở nội dung báo cáophân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay ngừng phát triển hệ thốngmới Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch giai đoạn phân tích thiết kế

- Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại

- Nghiên cứu hệ thống thực tại

- Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Thay đổi dự án ban đầu

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một HTTT, chophép giải quyết được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu

đã đề ra từ giai đoạn trước Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm thông tin

mà hệ thống sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (cáctệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ

liệu sẽ được nhập vào (các Inputs) Mô hình logic phải được người sử dụng xétduyệt Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế xử lý

- Thiết kế các luồng dữ liệu

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

- Hợp thức hoá mô hình logic

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Mô hình logic của hệ thống mới mô tả hệ thống sẽ làm gì Khi mô hình nàyđược người sử dụng thông qua, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phảichú trọng vào các phương tiện để thực hiện hệ thống này Đó là việc xây dựng cácphương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic Mỗi một phương án là mộtphác hoạ của mô hình vật lí ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chitiết Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp là:

- Xác định các ràng buộc tổ chức và tin học

- Xây dựng các phương án của giải pháp

- Đánh giá các phương án của giải pháp

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lí ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án của giải pháp được lựachọn Thiết kế vật lí bao gồm 2 tài liệu kết quả cần có : Tài liệu bao chứa tất cả cácđặc trưng của hệ thống mới cần cho việc thực hiện kĩ thuật; và tài liệu dành chongười sử dụng dùng mô tả phần thủ công và những giao diện với phần tin học hoá.Những công đoạn của thiết kế vật lí ngoài là:

- Lập kế hoạch thiết kế vật lí ngoài

- Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra

- Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

- Thiết kế các thủ tục thủ công

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo giai đoạn thiết kế vật lí ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kĩ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kĩ thuật là các phần mềm.Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kĩ thuật hệ thống như sau:

- Lập kế hoạch thực hiện kĩ thuật

- Thiết kế vật lí trong

- Lập trình

- Thử nghiệm hệ thống

- Chuẩn bị các tài liệu của hệ thống

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là pha công việc chuyển hệ thống mới được thực hiện vàohoạt động thay thế hệ thống cũ Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những

va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận Giai đoạn này gồm cáccông đoạn sau:

- Lập kế hoạch cài đặt

- Chuyển đổi

- Khai thác và bảo trì

- Đánh giá sau cài đặt

2.1.2 Phân tích hướng chức năng của hệ thống

Sơ đồ luồng thông tin

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả HTTT theo cách thức động Tức là mô

tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lí, việc lưu trữ trong thế giới vật lí bằng các sơđồ

Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin:

- Xử lí

Thủ công Giao tác người- máy Tin học hoá hoàn toàn

- Kho lưu trữ dữ liệu

Thủ công Tin học hoá

- Dòng thông tin - Điều khiển

Lưu ý:

- Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ hướng

- Có thể dùng thêm một số kí tự khác như màn hình, đĩa từ

Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Datagram)

Sơ đồ DFD dùng để mô tả cũng chính HTTT như sơ đồ luồng thông tin nhưngtrên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, cáclưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đốitượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ DFD chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và đểlàm gì ?

Tiến trình xử lí

Phân rã sơ đồ : Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kĩ thuật phân rã(Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồmức 0, mức 1…

Một số qui ước và qui tắc liên quan tới DFD

- Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng xử lí và kho dữ liệu

- Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thểtạo ra một luồng duy nhất

- Xử lý luôn phải đánh mã số

- Tên cho xử lý phải là một động từ

- Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu Luồng vào phải khác với luồng

Trụ sở chính : 414 Nguyễn Văn Cừ, Quận Long Biên, Hà Nội

Điện thoại : 04 3 8271939 Fax: 04 3 8271925

Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hàng không tiền thân là Công ty Xuấtnhập khẩu chuyên ngành và dịch vụ Hàng không được thành lập và đi vàohoạt động theo quyết định số 197/TCHK ngày 21/03/1989, của Tổng cục Hàng

không dân dụng Việt Nam

Quyết định 328/TTg của Chính Phủ ngày 27/05/1995 quyết định thành lậpTổng công ty Hàng không Việt Nam, hoạt động theo mô hình Nghị định 91/TTgcủa Chính phủ, Công ty Xuất nhập khẩu Hàng không trở thành một đơn vị thànhviên thuộc Tổng công ty Hàng không Việt Nam, hạch toán độc lập, hoạt độngtheo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 100162 do Sở kế hoạch đầu tư TP

Hà Nội cấp ngày 27/09/2004

Theo Quyết định 372/TTg của Thủ Tướng Chính phủ về việc cổ phần hoácác đơn vị trực thuộc Tổng công ty Hàng không Việt Nam và Quyết định 3892/QĐ-BGTVT ngày 17/10/2005 của Bộ Giao thông Vận tải phê duyệt phương án

cổ phần hoá Công ty XNK HK, Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hàng khôngchính thức đi vào hoạt động theo cơ chế mới (Công ty cổ phần) từ ngày18/05/2006 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 010312269 do Sở kế

hoạch đầu tư TP Hà Nội cấp với số vốn Điều lệ là 20 tỷ đồng

Các lĩnh vực kinh doanh của công ty

Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103012269 do Sở kế hoạch đầu

tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 18/5/2006, Công ty cổ phần XNK Hàng không cócác ngành nghề kinh doanh sau:

- Kinh doanh máy bay, động cơ, thiết bị, phụ tùng và vật tư máy bay;

- Kinh doanh phương tiện, thiết bị, vật tư và phụ tùng cho ngành Hàng không;

- Kinh doanh vật liệu, vật tư hàng hoá dân dụng;

- Kinh doanh trang thiết bị, máy móc y tế, vật tư, trang thiết bị trường học, đolường, sinh học và môi trường, vật tư trang thiết bị văn phòng, các sản phẩm cơđiện, điện tử, điện máy và thiết bị tin học, thiết bị mạng máy tính;

- Dịch vụ cho thuê văn phòng, nhà ở, nhà xưởng, kho bãi, kho ngoại quan;

- Dịch vụ uỷ thác xuất nhập khẩu, khai thuê hải quan

2.2.2 Cơ cấu tổ chức của công ty

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức của công ty (Nguồn: Phòng Hành chính quản trị)

2.2.3 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban

Ban quản lý chất lượng (QLCL)

Xây dựng và duy trì hệ thống đảm bảo chất lượng cho tất cả các sản phẩm và

dịch vụ cung cấp cho khách hàng trong và ngoài công ty Xây dựng HTQLCL

dạng tài liệu, đánh giá chất lượng nội bộ và áp dụng hiệu quả hệ thống đảm bảo

chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000

PHÒNG KDTH

PHÒNGHCQT

BAN KIỂM SOÁT

PHÒNGTC-KT

HỘI ĐỒNG QUẢN

TRỊ

PHÒNG XNK3

BANQUẢN LÝ CT

BAN Q.L.C.Lượng

CN TP HCM

TỔ BÁN

VÉ MÁY BAY

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ

ĐÔNG

PHÒNG

XNK1

Phòng Hành chính quản trị (P.HCQT)

- Thực hiện bảo trì, sửa chữa thường xuyên trụ sở làm việc của công ty

- Trực tiếp thực hiện các công việc mua sắm trang thiết bị theo quy định

- Giải quyết các giấy tờ cho CBCNV đi công tác và xác nhận cho khách hàng đếnlàm việc tại cơ quan

Phòng Kế hoạch đầu tư – Lao động tiền lương ( P.KHĐT – LĐTL)

Tham mưu cho Giám đốc công ty về các lĩnh vực: Tổ chức cán bộ, đào tạo laođộng và tiền lương, công tác bảo hộ lao động và thực hiện các chế độ chính sáchliên quan đến người lao động theo quy định của Nhà nước Thực hiện công tác liênquan đến công việc kế hoạch đầu tư và tổ chức

Phòng Tài chính kế toán (P.TCKT)

Tham mưu cho Giám đốc công ty trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tàichính, kế toán Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thunộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản tiền vốn; phát hiện vàngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán theo đúng chế độquản lý tài chính của Nhà nước

Ban quản lý công trình (QLCT)

Tìm hiểu và nắm chắc, hiểu đúng các quy định, thủ tục và trình tự thực hiệncác công việc thuộc lĩnh vực quản lý dự án đầu tư xây dựng Tham mưu cho lãnhđạo công ty về các công việc thuộc lĩnh vực này Kiểm tra chất lượng các loại vậtliệu, các cấu kiện xây dựng, thiết bị lắp đặt theo yêu cầu của thiết kế và tiêu chuẩnđược duyệt

Phòng XNK1

- Phát huy thế mạnh kinh doanh tại các thị trường truyền thống của phòng như:nhập trang thiết bị mặt đất, thiết bị trạm xưởng, quản lý bay, hiệu chuẩn sửa chữaphụ tùng máy bay phục vụ các đơn vị trong ngành Hàng không

- Tổ chức kinh doanh, cung cấp , lắp đặt thiết bị cho các ngành công nghiệp khác

Phòng XNK2

- Làm việc với các nhà sản xuất thiết bị, phụ tùng, vật tư máy bay để công ty trởthành đại lý, đại diện cho họ tại thị trường Việt Nam

- Phát triển kinh doanh các mặt hàng và dịch vụ khác theo đăng ký kinh doanh củacông ty.

Phòng XNK3

- Tìm kiếm, mở rộng thị trường khách hàng trong và ngoài nước

- Phát triển kinh doanh các mặt hàng và dịch vụ khác theo đăng ký kinh doanh củacông ty

Phòng Kinh doanh tổng hợp (P.KDTH)

- Tổ chức thực hiện và phát triển kinh doanh phù hợp với pháp luật, với đăng kýkinh doanh và quy định của công ty Không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn

kĩ thuật, thực hiện tốt chế độ chăm sóc khách hàng sau bán hàng nhằm nâng cao

uy tín của Phòng và thương hiệu của công ty

- Thực hiện chức năng bán lẻ các mặt hàng Phòng kinh doanh theo đúng pháp luật

và quy định của Nhà nước

Chi nhánh TP.HCM

Tham mưu và đề xuất với lãnh đạo công ty về tổ chức bộ máy của chi nhánhđáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đại diện cho công ty về các mặt hoạt động sản xuất kinhdoanh tại Thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh phía Nam

Trung tâm Dịch vụ thương mại du lịch Hàng không (ATSC)

- Phát huy thế mạnh kinh doanh xuất khẩu hàng hóa đi thị trường các nước ChâuPhi

- Kết hợp với các Phòng ban khác trong công ty để mở rộng sản xuất kinh doanh

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công và ủy quyền của Giám đốc

2.2.4 Khái quát tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh tại CTCP XNK Hàng không – AIRIMEX

Năm Doanh thu bán hàng và cung

Về cơ sở vật chất

Nhà cửa, vật kiến trúc 1000đ 9.290.851 8.003.811

Diện tích đất đai đang quản lý m2 1.890

Diện tích đất sử dụng trong kinh

đã lâu Do vậy trong thời gian tới đòi hỏi công ty sẽ phải chú ý đổi mới, mua sắmthêm trang thiết bị phục vụ cho công việc kinh doanh của mình

2.2.5 Thực trạng hoạt động quản lý bán hàng tại công ty

Về hoạt động quản lý thông tin:

Thông tin cần quản lý của hệ thống bao gồm các thông tin:

- Thông tin về khách hàng: Đây là những thông tin liên quan tới bán hàng của đơn

vị như nhà cung cấp, khách hàng mua hàng Thông tin về mỗi đối tượng gồm có:

Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, mã thuế…

- Thông tin về mặt hàng gồm: Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, thuế giá trị gia tăng,thuế tiêu thụ đặc biệt…

- Thông tin về các nghiệp vụ xuất nhập hàng hóa như hóa đơn bán hàng, hóa đơnnhập hàng Đối tượng này gồm có các thông tin: Mã hóa đơn, ngày lập, tên kháchhàng mua và bán, loại tiền tệ được sử dụng, các loại hàng hóa được mua hoặc bán Đây là những thông tin cần thiết mà dựa trên cơ sở đó có thể thiết lập các báocáo cung cấp cho ban Giám đốc, phòng Tài chính – kế toán, phòng Kinh doanh

tổng hợp Những thông tin này được quản lý chặt chẽ cung cấp các thông tin chođúng đối tượng tránh tình trạng lộ bí mật hoạt động kinh doanh của đơn vị

Về hoạt động quản lý kinh doanh:

Phòng Kế hoạch đầu tư – Lao động tiền lương đảm nhận chức năng tổng hợp

số liệu từ các bộ phận chức năng trong đơn vị, phân tích tình hình nội bộ, kết hợpvới các thu nhập, xử lý các thông tin về tình hình thị trường, khách hàng, đối thủcạnh tranh Trên cơ sở đó, phòng sẽ lên kế hoạch, hoạch định chiến lược từng kìcho toàn đơn vị

Phòng Kinh doanh tổng hợp đảm nhiệm chức năng thu thập các số liệu về tìnhhình thị trường kinh doanh: Tình hình khách hàng thường xuyên, tình hình kháchhàng tiềm năng, các nhà cung cấp, các đối thủ cạnh tranh để báo cáo cho phòng Kếhoạch biết, đồng thời phòng Kinh doanh tổng hợp có nhiệm vụ thực hiện các chínhsách về khách hàng

Về hoạt động quản lý xuất nhập hàng:

Tại mỗi kho hàng phải có thủ kho chuyên trách quản lý hàng hóa xuất nhậpkho Khi có yêu cầu nhập hàng thủ kho thực hiện nhiệm vụ kiểm tra xem hàngthực tế có đúng như giấy tờ không Khi hàng được xác nhận là hợp lý thủ kho thựchiện viết và ký rồi nhập hàng vào kho Khi có giấy yêu cầu xuất hàng, thủ khothực hiện xem xét tính hợp lệ của giấy tờ yêu cầu xuất kho Khi yêu cầu được chấpnhận thủ kho viết phiếu xuất rồi xuất hàng Hàng ngày thủ kho có trách nhiệmkiểm kê, báo cáo lượng hàng trong kho cho phòng Kinh doanh tổng hợp

Nhân viên kế toán nhiệm vụ định khoản cho các phiếu xuất, phiếu nhập Định

kỳ hàng tháng , phòng Tài chính – Kế toán lập báo cáo về hoạt động của kho hàngnhư: báo cáo chi tiết hàng xuất kho, báo cáo chi tiết hàng nhập kho, báo cáo hàngtại kho Đồng thời, phòng Kế toán còn có nhiệm vụ tính toán lượng tồn cuối kỳdựa trên cơ sở số dư đầu kỳ, số nhập, xuất bán trong kỳ của từng mặt hàng, sau đólập báo cáo cân đối hàng hóa để nộp lên lãnh đạo

Hàng quý, kế toán thực hiện kiểm kê tình hình hàng hóa tại kho, xem có khớp vềmặt số lượng với giấy tờ hay không, đồng thời kết hợp với thủ kho kiểm tra chấtlượng hàng hóa để thực hiện chuẩn hóa chuyển khoản hàng tổn thất Trên cơ sở đó

phòng Tài chính - kế toán phải lập biên bản kiểm kê kho để nộp cho các cấp lãnhđạo.

Về hoạt động quản lý tiền mặt:

Dựa trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn bán hàng, phòng Tài chính

-Kế toán lập bảng thu chi tiền mặt từng ngày, báo cáo thu chi trong ngày và vào sổcái theo từng tài khoản mỗi ngày, định kỳ hàng thánh, quý, năm phòng Tài chính -

Kế toán lập báo cáo chi phí, doanh thu

Trên cơ sở theo dõi từng mặt hàng nhập xuất, phòng Tài chính - Kế toán cuốitháng có nhiệm vụ tổng kết để tính toán lợi nhuận, lập báo cáo tình hình lãi cholãnh đạo và phòng Kế hoạch để có chính sách mặt hàng phù hợp tình hình hoạtđộng kinh doanh của đơn vị và của thị trường liên quan

Phòng Tài chính - Kế toán cũng đảm nhận công việc kiểm soát tình hình công

nợ của đơn vị bao gồm các khoản phải thu và các khoản phải trả Việc kiểm soát

về mặt công nợ cho phép phòng Tài chính - Kế toán xúc tiến thực hiện việc xuấttiền thanh toán cho khách hàng cũng như thu tiền nợ của khách hàng đến hạn phảitrả

Quy trình bán hàng tại công ty:

Khi đến công ty đặt mua sản phẩm khách hàng sẽ lên phòng Kinh doanh tổnghợp nộp đơn đặt hàng Đơn đặt hàng sẽ được bộ phận bán hàng duyệt và trả lờikhách hàng là có chấp nhận hay không, sau đó hợp đồng mua bán sẽ được kí kết,một bản được lưu lại tại phòng Kinh doanh tổng hợp, một bản được gửi lại chokhách hàng

Đồng thời bộ phận bán hàng sẽ gửi lệnh bán hàng tới bộ phận kho để bộ phậnnày tiến hành giao hàng cho khách hàng kèm theo giấy giao hàng Một liên giấygiao hàng sẽ được gửi lại cho phòng Tài chính - Kế toán để lập hóa đơn bán hàng.Khi khách hàng trả lại hàng do không đúng yêu cầu của hàng hóa ghi trong đơnđặt hàng, bộ phận quản lý kho sẽ chuyển một liên của phiếu nhập hàng bán bị trảlại cho bộ phận bán hàng để theo dõi hàng bán

Cuối mỗi ngày nhân viên quản lý kho xem xét tồn kho Nếu lượng tồn khonhỏ hơn lượng tồn kho tối thiểu thì sẽ lập phiếu xin nhập hàng

Định kì bộ phận bán hàng phải lập báo cáo doanh thu bán hàng theo tháng,theo quý, theo năm hoặc bất thường khi có yêu cầu của cấp trên

Đa số các loại hàng đều nhập từ nước ngoài nên đơn vị tiền tệ chuẩn đượcgiao dịch ở đây là USD (sau khi lập phiếu bán hàng thì quy ra tiền VNĐ được tínhtheo tỷ giá hiện hành)

Quy trình bán hàng của Công ty được mô tả bằng mô hình sau:

Hình 2.5 Quy trình bán hàng tại CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX

2.2.6 Đánh giá hoạt động bán hàng tại công ty

Sau một thời gian nghiên cứu hoạt động kinh doanh tại CTCP XNK Hàngkhông – AIRIMEX cho thấy công việc quản lý bán hàng được thực hiện bằngphương pháp thủ công dẫn đến những bất cập như:

- Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo độtxuất của ban lãnh đạo

- Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn tới việc sai sót

- Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tácđộng của môi trường bên ngoài

- Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lộ

- Thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phí lớn

Khách hàng doanh tổng hợp Phòng Kinh chính - Kế toán Phòng Tài

Bộ phận kho

(1) Đơn hàng (2) Trả lời KH (3) Ký hợp đồng

(4) Lệnh bán hàng (5) Giao hàng + Giấy giao hàng

(6) Thanh toán

(8) Trả lại hàng

(9) Phiếu trả hàng (7) Hóa đơn

- Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứngđược

Việc quản lý bán hàng trong công ty còn rất riêng lẻ, mỗi cán bộ chuyên viêntrong công ty đảm nhận một nhóm công việc riêng Chính vì lẽ đó nên mỗi khi cấptrên hoặc một phòng ban cần một thông tin nào đó việc tìm kiếm sẽ khá mất thờigian khi mà trưởng phòng của phòng Kinh doanh tổng hợp phải chỉ đạo đúngchuyên viên liên quan đến vấn đề đó thực hiện, sau đó chuyên viên đảm nhận sẽtìm kiếm thông tin cần tìm và xuất báo cáo khi có yêu cầu Đôi khi việc tìm kiếm

sẽ khá mất thời gian vì có thể thông tin cần tìm lại liên quan đến nhiều chuyênviên đảm nhận Bên cạnh đó việc cập nhật, lưu trữ đều thực hiện trên máy tínhbằng công cụ Excel và trên các giấy tờ hồ sơ Điều này khá tốn kém thời gian vànhân lực mà khó có thể quản lý một cách tốt nhất

Số liệu thu thập được trong quá trình phỏng vấn nhân viên phòng Kinh doanhtổng hợp và phòng Tài chính – Kế toán được xử lý trên phần mềm SPSS thu đượckết quả như sau:

Mức độ quan tâm tới HTTT

Số lầnchọn

Phầntrăm

Tỉ lệ phần

Không quan tâm hoặc quan

Bảng 2.6 Mức độ quan tâm tới HTTT

Trong số 5 nhân viên được điều tra thì có 3 nhân viên (chiếm 60%) tỏ ra khá quantâm Điều này chứng tỏ đa số nhân viên trong công ty đã quan tâm tới HTTT vàmong muốn có một HTTT phục vụ cho công việc hàng ngày

Nhu c u v h th ng trong t ầu về hệ thống trong tương lai ề hệ thống trong tương lai ệ thống trong tương lai ống trong tương lai ương lai ng lai

Số lần

Tỉ lệ phầntrăm

Phần trăm tíchlũy

Bảng 2.7 Nhu cầu về HTTT trong tương lai

Theo kết quả điều tra thì có tới 60% nhân viên có nhu cầu hệ thống quản lý bánhàng, nhu cầu hệ thống quản lý khách hàng và quản lý nhân sự đều chiếm 20%.Điều đó chứng tỏ quy trình bán hàng của công ty hiện nay đã gây cho các nhânviên những khó khăn và bất cập Khi mà ứng dụng hiện thời trên Excel còn nhiềuhạn chế, chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý của nhân viên và lãnh đạo quản lý

về việc quản lý bán hàng như lập kế hoạch, lập phiếu nhập, phiếu xuất, lập báocáo… dẫn tới việc quản lý ngày càng phức tạp, từ đó thúc đẩy cán bộ công nhânviên và lãnh đạo phải tiến hành phát triển HTTT hiện thời để đáp ứng yêu cầuquản lý của mình có hiệu quả tốt hơn

Chức năng cần thiết khi xây dựng hệ thống quản lý bán hàng

Số lầnchọn

Phầntrăm

Tỉ lệ phầntrăm

Phần trăm tíchlũy

Bảng 2.8 Yêu cầu chức năng của HTTT quản lý bán hàng

Bảng 2.8 cho thấy trong số 10 nhân viên được điều tra thì có tới 40% cho rằngchức năng cần thiết của HTTT quản lý bán hàng là lập hóa đơn, 20% chọn chứcnăng tìm kiếm, 20% chọn chức năng thống kê và 20% chọn chức năng lập báocáo Như vậy chức năng lập hóa đơn là một chức năng cần thiết của hệ thống quản

lý bán hàng

Yêu cầu đối với hệ thống tương lai

Số lầnchọn

Phầntrăm

Tỉ lệ phầntrăm

Phần trăm tíchlũy

Bảng 2.9 Nhu cầu đối với hệ thống trong tương lai

Qua bảng 2.9 cho thấy nhu cầu đối với hệ thống trong tương lai của nhân viêntrong công ty là nhu cầu dễ sửa chữa (chiếm 40%) Quá trình thao tác của nhânviên chắc chắn sẽ gây ra những lỗi, nếu hệ thống không cho phép sửa lỗi hoặc quátrình sửa chữa phức tạp thì sẽ gây mất thời gian cho nhân viên, làm giảm hiệu quảtrong công việc

Việc phát triển HTTT là một giải pháp hữu hiệu cho nhiều vấn đề mà công tygặp phải Sự cần thiết phát triển một HTTT của công ty nảy sinh từ những lý dosau:

- Công ty cần tạo ra những ưu thế mới, những nhận thức mới, nhờ đó mà công ty

có thể đạt được các mục tiêu mong muốn trước những thách thức và cơ hội trongtương lai

- Công ty gặp phải những vấn đề làm cản trở và hạn chế không cho phép tổ chứcthực hiện thành công những điều mong đợi hiện nay

- Do yêu cầu từ bên ngoài có liên quan đến sự phát triển và hợp tác của công ty Với tình hình kinh doanh năng động hiện nay các cấp lãnh đạo của các đơn vịrất cần những thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời, không chỉ là các báo cáo định

kỳ mà là các thông tin thường xuyên khi cần là phải có Điều này không thể thựchiện được nếu chỉ dựa vào hệ thống thủ công Điều này đòi hỏi cấp lãnh đạo củađơn vị đầu tư phát triển hệ thống thông tin phù hợp Mặt khác lĩnh vực kinh doanhcủa công ty rất đa dạng, hàng ngày có rất nhiều nghiệp vụ phát sinh đòi hỏi lượngthông tin rất lớn Chính vì vậy việc quản lý dữ liệu bằng những phần mềm thôngthường không thể đáp ứng được nhu cầu của công ty Hơn nữa gây tốn kém về mặtthời gian, nhân lực mà hiệu quả lại không cao Chính vì những lý do trên công ty

cần có một hệ thống quản lý bán hàng để quản lý tất cả những yêu cầu đặt ra trongquá trình bán hàng, tiết kiệm tài nguyên đồng thời nâng cao hiệu quả kinh doanh.

PHẦN III:PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK HÀNG KHÔNG - AIRIMEX

3.1 CÁC YÊU CẦU CỦA CÔNG TY VÀ CÁC GIẢI PHÁP ĐẶT RA

3.1.1 Các yêu cầu của công ty

Về nội dung chương trình:

- Dễ dàng cập nhật đầy đủ, nhanh chóng các thông tin về các mặt hàng, hoá đơn

- Dễ dàng sữa chữa, xoá các thông tin khi cần thiết

- Tìm kiếm chính xác những yêu cầu liên quan về mặt hàng, về hoá đơn

- Có thể xuất báo cáo về hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn kho theo thời gian khi cầnthiết, hệ thống báo cáo phải phản ánh đầy đủ thông tin về các hoạt động mua bántại đơn vị, các mẫu báo cáo phải được thiết kế phù hợp với từng yêu cầu, đảm bảotính nhất quán, giúp người tra cứu có được thông tin đầy đủ không có thông tinthừa

- Các số liệu báo cáo phải chính xác và các sai sót có thể kiểm soát được

- Việc tính toán, đánh giá các chỉ tiêu phải được thực hiện nhanh chóng, kịp thờitheo yêu cầu của công tác kinh doanh

- Đảm bảo tính bảo mật, tính an toàn, ngăn chặn các thay đổi mang tính chủ quan,không theo quy định của hệ thống

- Đối với các modul nhập đầu vào: sử dụng các công cụ nhập liệu, xây dựng cấutrúc dữ liệu và tổ chức màn hình nhập liệu hợp lý nhằm giảm các thao tác thừa;xây dựng cơ sở dữ liệu chuẩn; giám sát kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu, có cácthông báo thích hợp nhằm loại trừ các lỗi có thể có trong quá trình nhập liệu; tổchức thông tin khoa học, lưu trữ hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật,tiết kiệm bộ nhớ

- Các trợ giúp phải thiết kế hợp lý nhằm cung cấp cho người dung những giúp đỡhợp lý, kịp thời, đầy đủ

- Dễ dàng liên kết các nội dung liên quan đến nhau

Về cách thức thực hiện, giao diện chương trình:

- Chương trình sử dụng đơn giản, không quá phức tạp để có thể không nhiều thờigian cho việc làm quen với chương trình mới