Phân tích thiết kế Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi Công nghệ cao Minh Tâm

LỜI CẢM ƠNVới vốn kiến thức tích lũy được trong thời gian học tập dưới mái trường ĐạiHọc Thương Mại thân yêu, dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng vớinhững kiến thức th

LỜI CẢM ƠN

Với vốn kiến thức tích lũy được trong thời gian học tập dưới mái trường ĐạiHọc Thương Mại thân yêu, dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng vớinhững kiến thức thực tế thu được qua quá trình thực tập tại Công ty sản xuất thức ănchăn nuôi Công nghệ cao Minh Tâm, em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đềtài: “Phân tích thiết kế Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty sản xuất thức ănchăn nuôi Công nghệ cao Minh Tâm”

Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn đến nhà trường, các thầy cô trong khoa Hệthống thông tin kinh tế đã giảng dạy và truyền đạt cho em những kiến thức bổ íchtrong bốn năm học qua

Em xin chân thành cảm ơn giảng viên - TS Nguyễn Thị Thu Thủy thuộc bộmôn Tin học, khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình, giúp

đỡ em trong suốt quá trình thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp

Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn đến các anh chị ở Công ty sản xuất thức ănchăn nuôi Công nghệ cao Minh Tâm đã tạo điều kiện, giúp đỡ em trong quá trình thựctập tại công ty

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Tống Thị Ngọc Bích

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU iv

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ v

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

LỜI MỞ ĐẦU vii

Chương I TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1

1.1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài 1

1.2 Tổng quan nghiên cứu đề tài 1

1.3 Mục tiêu của đề tài 2

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

1.5 Phương pháp nghiên cứu và thực hiện đề tài 3

1.6 Kết cấu khóa luận 5

Chương II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT THỨC ĂN CHĂN NUÔI CNC MINH TÂM 6

2.1 Cơ sở lý luận 6

2.1.1 Khái niệm thông tin, hệ thống thông tin 6

2.1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin 6

2.1.3 Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức 8

2.1.4 Các giai đoạn xây dựng hệ thống thông tin 8

2.1.4.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu 8

2.1.4.2 Giai đoạn phân tích chi tiết 9

2.1.4.3 Giai đoạn thiết kế logic 9

2.1.4.4 Giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp 9

2.1.4.5 Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài 10

2.1.4.6 Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống 10

2.1.4.7 Giai đoạn cài đặt và khai thác hệ thống 10

2.1.5 Xây dựng Hệ thống thông tin hướng chức năng 10

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty

sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm 18

2.2.1 Giới thiệu về Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm 18

2.2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm 20

2.2.2.1 Thực trạng hệ thống và công tác quản lý nhân sự 20

2.2.2.2 Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin 21

Chương III PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ THEO HƯỚNG CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT THỨC ĂN CHĂN NUÔI CNC MINH TÂM 24

3.1 Bài toán 24

3.1.1 Phát biểu bài toán 24

3.1.2 Các yêu cầu của hệ thống 25

3.1.3 Các nhóm chức năng của hệ thống 26

3.2 Phân tích hệ thống 27

3.2.1 Phân tích chức năng 27

3.2.2 Phân tích dữ liệu 29

3.3 Thiết kế hệ thống 30

3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 30

3.3.2 Thiết kế giao diện 34

3.3.3 Demo 1 số chức năng cơ bản 39

3.4 Một số kiến nghị 41

KẾT LUẬN 42

TÀI LIỆU THAM KHẢO 43

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 Cơ cấu nhân sự chính thức tại Công ty sản xuất

thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm năm 2012

24

Bảng 2.2 Nhân sự công ty năm 2009 đến năm 2012 24

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Tên sơ đồ,

hình vẽ

Hình 2.1 Sơ đồ tổng quát các thành phần của hệ thống thông tin 11Hình 2.2 Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin 12Hình 2.3 Sơ đồ khối về cơ cấu bộ máy của Công ty sản xuất thức ăn

chăn nuôi CNC Minh Tâm

24

Hình 3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 35Hình 3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của hệ thống 36

Hình 3.10 Giao diện Tính lương nhân viên 47

Hình 3.13 Giao diện Chức năng quản lý nhân viên

Hình 3.14 Giao diện Chức năng tính lương nhân viên

LỜI MỞ ĐẦU

Trong điều kiện bùng nổ của tri thức và thông tin, sự quá tải thông tin trở thànhmột gánh nặng và vì thế để tìm được những thông tin cần thiết cho việc ra quyết địnhhoặc giải quyết vấn đề là cực kỳ khó, tốn kém rất nhiều thời gian và công sức cho tất

cả mọi người, do vậy công nghệ thông tin trở thành một phần không thể thiếu trongcác chiến lược cạnh tranh của các doanh nghiệp và quốc gia

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đã trở nên khá phổ biến ở các mặtnhư: quản lý công văn đi đến, quản lý tài liệu- hồ sơ, quản lý tài chính – kế toán, quản

lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý thiết bị - vật tư, quản lý bán hàng,… Trong đó

hệ thống thông tin quản lý nhân sự đang được các doanh nghiệp thương mại quan tâmkhá nhiều

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự đã ra đời phục vụ cho công tác nghiệp vụcủa con người làm giảm thiểu tối đa những vất vả trong công việc ví dụ như hồ sơtrước đây phải lưu trữ rất nhiều trong các kho chứa thì bây giờ chỉ cần một chiếc máytính nhỏ gọn cũng có thể lưu trữ cả kho hồ sơ của công ty

Em mong muốn tìm hiểu một phần nhỏ trong kho tàng phát triển của công nghệthông tin, em đã đi vào tìm hiểu về cách thức tổ chức và hoạt động của Công ty sản

xuất thức ăn chăn nuôi Công nghệ caoMinh Tâm để từ đó xây dựng phần “ Phân tích thiết kế Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi Công nghệ cao Minh Tâm” nhằm phục vụ cho lợi ích của công ty Do năng lực có

hạn và thời gian không cho phép, khóa luận do em thực hiện còn có thiếu sót, emmong được sự góp ý của quý thầy cô, em xin chân thành cảm ơn!

Chương I TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG

TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1.1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài

Quản lý nhân sự là một trong những vấn đề then chốt trong mọi công ty Quản

lý nhân sự không tốt sẽ dẫn đến nhiều vấn đề bất cập trong công ty: khi có sự thay đổi

về hợp đồng ký được, cấp bậc, khen thưởng, kỷ luật, chức danh thì cán bộ tổ chứcphải qua từng bước tìm từng người để bổ sung sửa đổi cho phù hợp với thực tế, sau đólại phải lưu vào hồ sơ, vì vậy số lượng hồ sơ ngày một tăng, người quản lý hồ sơ cũngphải tăng theo dẫn đến quản lý cán bộ cũng gặp nhiều khó khăn; hay khi lấy ra một hồ

sơ cán bộ nhân viên do cấp trên yêu cầu thì việc tìm kiếm gặp nhiều khó khăn tốnnhiều công sức thời gian; đặc biệt là phải kết xuất ra được các báo cáo như báo cáolương, báo cáo theo hồ sơ nhân viên, cung cấp cho quá trình quản lý nhân sự Cácvấn đề trên không những gây nhiều trở ngại, ách tắc cho công việc mà còn có thể xảy

ra sai sót nhầm lẫn.Vì vậy, yêu cầu đặt ra là làm thế nào để có thể lưu trữ, cập nhật,tìm kiếm hồ sơ và lương của nhân viên một cách hiệu quả nhất, giúp cho nhân viêntrong công ty có thể yên tâm và thoải mái làm việc đạt kết quả cao

Công ty còn có nhiều thiếu sót trong việc kiểm soát cũng như nắm bắt nhânviên, việc quản lý vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ và chưa thống nhất, chưa hình thành

rõ ràng một hệ thống quản lý nhân sự Thực tế hiện nay việc quản lý nhân sự tại công

ty chỉ được xây dựng và quản lý trên Excel gây khó khăn rất nhiều cho cán bộ quản lýnhân sự Vì vậy, việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự để nâng cao vấn đề nắm bắtcon người, tổ chức, nhân viên của công ty là cần thiết Xuất phát từ nhu cầu đó, em

quyết định lựa chọn để tài: "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi công nghệ cao Minh Tâm" Đề tài nhằm

mục đích đi sâu tìm hiểu quá trình quản lý nhân sự, cũng như phân tích những mặtmạnh và điểm yếu còn tồn tại để khắc phục, bổ sung, giúp nâng cao hiệu quả quản lý

và khai thác tối ưu nguồn nhân lực của công ty

1.2 Tổng quan nghiên cứu đề tài

Một số công trình nghiên cứu liên quan đến phân tích thiết kế hệ thống thôngtin(HTTT) quản lý nhân sự:

- Một số đồ án, chuyên đề về phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự

Luận văn tốt nghiệp của Phạm Thị Thu Huyền, lớp Tin 45A, Khoa Tin học kinh

tế, Đại học Kinh tế quốc dân, 2008, với đề tài “Phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST” Đề tài đã đưa ra một số

lý luận về HTTT, cơ sở dữ liệu của HTTT và trình tự phân tích HTTT Từ đó tiến hànhphân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty phần mềm quản lý doanhnghiệp FAST

Luận văn tốt nghiệp của Nguyễn Thị Loan, lớp Tin 46A, Khoa Tin học kinh tế,

Đại học Kinh tế quốc dân, 2009, với đề tài “Phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân

sự tại Công ty cổ phần Goldstar Việt Nam” Đề tài đã nêu khái quát về tổ chức hoạt

động trong Công ty từ đó đưa ra mục tiêu của đề tài

Tuy nhiên các đề tài còn tồn tại một số vấn đề như sau: Chưa nêu bật được tầmquan trọng ý nghĩa của đề tài, phân tích đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại công tycòn chung chung chưa cụ thể để làm rõ ưu điểm và nhược điểm của công tác quản lýnhân sự tại Công ty Do đó, các đề tài thiếu tính thực tiễn chưa đáp ứng được nhu cầucủa các nhà quản lý trong quản lý nhân sự

- Một số phần mềm quản lý bán hàng được cung cấp trên thị trường.

Hiện tại trên thị trường có rất nhiều sản phẩm phần mềm quản lý bán hàng như:Bizzone, MisaHRM.NET, OrangeHRM, WaypointHR, Open Applicant, Latric

Tuy nhiên, Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi Công nghệ cao ( CNC) MinhTâm là một doanh nghiệp kinh doanh quy mô vừa, đang trên đà mở rộng và phát triển

và hoàn thiện, các nghiệp vụ phát sinh và yêu cầu quản lý có nhiều nét riêng, nếu sửdụng các phần mềm đóng gói sẵn có trên thị trường sẽ dẫn đến sự không phù hợp, dovậy cần phải đi phân tích thiết kế một HTTT quản lý nhân sự trên cơ sở nghiên cứuthực trạng về quy trình quản lý nhân sự để hệ thống mới phù hợp với đơn vị, đem lạihiệu quả cao hơn trong quản lý

1.3 Mục tiêu của đề tài

Việc phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty sản xuất thức ăn chănnuôi CNC Minh Tâm nhằm các mục đích như sau:

- Quản lý hồ sơ cán bộ

- Cung cấp HTTT phản ánh có hệ thống, khái quát và chi tiết vấn đề có liênquan đến đội ngũ nhân sự trong các phòng ban của công ty

Trên cơ sở thông tin(TT) của từng nhân sự trong từng phòng ban, cán bộ quản

lý thực hiện các công việc sau:

- Phân tích, thiết kế hệ thống chương trình lưu trữ, tra cứu nhanh các TT với

độ chính xác, tin cậy cao trong thời gian nhanh nhất

- Cung cấp nhanh chóng, đầy đủ chính xác TT theo yêu cầu của cán bộ quản

lý, các cấp lãnh đạo có liên quan

- Các đơn vị gửi báo cáo lên không phải thông qua nhiều công văn giấy tờ màchỉ cần một đĩa mềm do hệ thống lưu trữ của các số liệu sau đó gửi lên trên, hệ thống

sẽ tự động xử lý và in ra báo cáo

Mỗi đề tài có những điểm mạnh và điểm yếu riêng, vấn đề mà chúng tôi ưu tiênkhi chọn lựa đề tài phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự là đưa ra được các mẫuquản lý nhân sự: dễ sử dụng, có thể mô hình hóa một cách tổng quát nhất các vấn đềđặt ra trong thực tế, có khả năng áp dụng cho lớp các bài toán phục vụ quản lý và cókhả năng chuyển thành chương trình sử dụng trong thực tế nhanh nhất

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng

Trong khuôn khổ phạm vi khóa luận tốt nghiệp, đối tượng nghiên cứu của đề tài

là cán bộ nhân viên của Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm nhằmphân tích, thiết kế HTTT quản lý nhân sự phù hợp

Phạm vi nghiên cứu:

Đánh giá thực trạng về công tác quản lý nhân sự tại Công ty sản xuất thức ănchăn nuôi CNC Minh Tâm từ năm 2009 – 2012

Phương pháp thực hiện phân tích và thiết kế hệ thống theo hướng chức năng

1.5 Phương pháp nghiên cứu và thực hiện đề tài

 Phương pháp thu thập dữ liệu

Thu thập TT là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích hệ thống Mục tiêucủa công đoạn này đó là có được các TT liên quan đến mục tiêu đã đề ra với độ tin cậy

và chính xác cao Phương pháp thu thập TT trong giai đoạn này bao gồm:

Phương pháp thu thập qua phiếu điều tra

Phương pháp phỏng vấn

Phương pháp quan sát hệ thống

Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu

 Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài

Lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng một vai trò quan trọng đối với thành côngcủa chương trình Việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình nào là dựa trên nhiều yếu tố kháchquan, chủ quan như khả năng của người sử dụng, thói quen của người sử dụng, yềucầu về môi trường phần cứng, phần mềm…

Chương trình quản lý nhân sự hiện tại của công ty la do lập trình bằng ngôn ngữFoxpro cho nên khả năng bảo mật thông tin kém Do đó với đề tài này em đã quyếtđịnh sử dụng ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual Basic 6.0 kết hợp với hệ quản trị cơ

sở dữ liệu Access 2000

- Với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2000 giúp ta có thể tạo ra và duy trì cácbảng dữ liệu gọi là các Table Nhờ Access ta còn có thể tổ chức cơ sở dữ liệu gồm rấtnhiều bảng khác nhau, đồng thời tạo ra mối liên kết giữa các bảng thông qua thuộc tínhkhoá ngoại lai, từ đó có thể trích rút hoặc thao tác trên cơ sở dữ liệu một cách chínhxác, đây chính là mô hình hệ thống quản trị dữ liệu quan hệ Một nhóm các Table cóliên quan với nhau được quản lý bởi một Database

- Sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic để thiết kế các form và viết phần mãlệnh

Khi lập trình qua Visual Basic có thể thấy ngay qua từng thao tác và giao diệnkhi chương trình thực hiện Đồng thời Visual Basic còn cho phép ta chỉnh sửa 1 cách

nhanh chóng, đơn giản về kích thước màu sắc, hình dáng của các đối tượng có trongứng dụng cũng như thiết kế dữ liệu cho ứng dụng đó.

- Ngoài ra, chương trình con sử dụng phần mềm Tiếng Việt trong khi tạo các

mã chương trình

1.6 Kết cấu khóa luận

Ngoài các phần lời cảm ơn, lời mở đầu, danh sách bảng, biểu, hình vẽ, danhsách các từ viết tắt, mục lục, danh sách tài liệu tham khảo, phụ lục, thì kết cấu khóaluận gồm các chương sau:

- Chương I: Tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân

sự: Nêu ra tính cấp thiết, mục tiêu và phạm vi nghiên cứu của đề tài Bên cạnh đó, em

sẽ đưa ra những phương pháp nghiên cứu và các công cụ để thực hiện đề tài

- Chương II: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty sản xuất

thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm: Đưa ra các cơ sở lý luận về thông tin, hệ thốngthông tin Khái niệm và những đặc điểm của phân tích thiết kế hướng chức năng Nêu

ra những thực trạng, những tồn tại và khó khăn tại công ty sản xuất thức ăn chăn nuôiCNC Minh Tâm, từ đó đề ra phương án giải quyết

- Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho Công

ty sản xuất thức ăn chăn nuôi công nghệ cao Minh Tâm theo hướng chức năng và kiếnnghị để khắc phục những hạn chế, cải thiện thực tiễn mà chương 2 đã chỉ ra

Chương II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT THỨC ĂN CHĂN NUÔI CNC MINH TÂM

2.1 Cơ sở lý luận

2.1.1 Khái niệm thông tin, hệ thống thông tin

Khái niệm thông tin

Thông tin là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn thông

tin bao gồm những tri thức về các đối tượng ( Giáo trình Tổ chức Hệ thống thông tin thị trường và thương mại vĩ mô, Đại học Thương Mại).

Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản

lý Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý, để thực hiện cácchức năng và các hoạt động quản lý, hoạch định chính sách, các quyết định kinh tế đốivới các doanh nghiệp

Khái niệm hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng,phần mềm dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông

tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường (Giáo trình Quản trị Hệ thống thông tin doanh nghiệp, Đại học Thương mại).

Tùy thuộc vào mỗi hệ thống mà mô hình HTTT của mỗi tổ chức có đặc thùriêng, tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định HTTT được thực hiện bởicon người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học, nhiệm vụ củaHTTT trong doanh nghiệp là xử lý các TT trong tổ chức thuộc nhiều bộ phận như TTkinh doanh, TT nhân sự, khách hàng,… Ta hiểu xử lý TT là tập hợp những thao tác ápdụng lên TT nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng được, làm cho chúngtrở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt hơn, hoặc có dạng đồ họa…

2.1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

Mỗi hệ thống thông tin có năm bộ phận: Phần cứng, phần mềm, dữ liệu, mạng,con người:

Hình 2.1 Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT

(Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương mại) Phần cứng: Là các bộ phận cụ thể của máy tính hay hệ thống máy tính, hệ

thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong HTTT Phần cứngtrong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin

Phần mềm: là tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ

lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động hóa thực hiện một số chức năng hoặcgiải quyết một bài toán nào đó

Dữ liệu: Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu là tập hợp

các bảng có liên quan tới nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị tin học, chịu sựquản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiềungười sử dụng khác nhau Cơ sở dữ liệu cần phải được thu thập, lựa chọn và tổ chứcmột cách khoa học để tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễdàng, thuận tiện và nhanh chóng

Mạng: Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau

thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo quy ước thông tin nào đó.Hệ thốngmạng cho phép chia sẻ tài nguyên trong hệ thống Hệ thống mạng truyền thông chophép trao đổi thông tin giữa người sử dụng ở các vị trí địa lý khác nhau bằng các

phương tiện điện tử Như vậy, việc quản lý các tài nguyên trong hệ thống có sự thốngnhất và tập trung.

Con người: Con người trong HTTT là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT.

Đây là thành phần quan trọng nhất của một HTTT Trong một HTTT phần cứng vàphần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định Conngười là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để máy tính xử lý Côngtác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu dài và khó khăn nhất

2.1.2.3Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức

Hình 2.2 Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin.

(Nguồn: Giáo trình quản trị Hệ thống thông tin doanh nghiệp, Đại học Thương mại)

Một HTTT bao gồm các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và phảnhồi thông tin nhằm phục vụ mục đích sử dụng của con người

2.1.4 Các giai đoạn xây dựng hệ thống thông tin

Việc xây dựng HTTT quản lý bao gồm 7 giai đoạn Mỗi giai đoạn bao gồmnhiều công đoạn khác nhau

.1.4.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo, tổ chức hoặc hội đồnggiám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính hiệu quả và khả thicủa một sự án xây dựng HTTT quản lý

Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

Phân phối

Phản hồi

Xử lý

Phân tíchSắp xếpTính toán

Lưu trữ

Thu thập

- Làm rõ yêu cầu.

- Đánh giá khả năng thực thi

- Báo cáo đánh giá yêu cầu

.1.4.2 Giai đoạn phân tích chi tiết

Nhằm hiểu rõ vấn đề đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thựccủa vấn đề đó, xác định đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xácđịnh những mục tiêu mà HTTT mới phải đạt được Trên cơ sở nội dung báo cáo phântích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay ngừng phát triển hệ thống mới

Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

- Nghiên cứu hệ thống thực tại

- Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Thay đổi đề xuất dự án

- Báo cáo phân tích chi tiết

.1.4.3 Giai đoạn thiết kế logic

Giai đoạn này xác định tất cả các thành phần logic của một HTTT, cho phéploại bỏ các vấn đề của hệ thống thực tế và cho phép đạt được những mục tiêu đã đặt ra

ở giai đoạn trước

Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm TT mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra,nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện và các dữ liệu

sẽ được nhập vào Gồm các công đoạn sau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế xử lý

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

- Hợp thức hóa cho mô hình logic

.1.4.4 Giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp

Từ mô hình logic, chúng ta phải đưa ra các giải pháp khác nhau để cụ thể hóa

mô hình logic đó Mỗi giải pháp là một phác họa của mô hình vật lý ngoài, ứng vớimỗi phương án đều có các khuyến nghị cụ thể, phải có những phân tích về chi phí, lợiích Các công đoạn của giai đoạn này gồm:

- Xác định các ràng buộc tin học và các ràng buộc tổ chức

- Xây dựng các phương án của giải pháp

- Đánh giá các phương án của giải pháp

- Báo cáo các giai đoạn đó

.1.4.5 Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài

Bao gồm tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới cần có và tài liệudành cho người sử dụng mà nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện vớinhững phần tin học hóa Gồm những công đoạn chính sau:

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

- Thiết kế chi tiết các giao diện

- Thiết kế các hình thức tương tác với phần tin học hóa

- Thiết kế các thủ tục thủ công

- Báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

.1.4.6 Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống

Tin học hóa HTTT Các công đoạn chính ở giai đoạn này:

- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

- Thiết kế vật lý trong

- Lập trình

- Thử nghiệm hệ thống

- Chuẩn bị tài liệu

.1.4.7 Giai đoạn cài đặt và khai thác hệ thống

Đây là giai đoạn chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới Giai đoạn này gồmcác công đoạn sau:

- Lập kế hoạch cài đặt

- Chuyển đổi

- Khai thác và bảo trì

- Đánh giá

2.1.5 Xây dựng Hệ thống thông tin hướng chức năng

Phương pháp hướng cấu trúc

Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trình chính thànhnhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một công việc xácđịnh

Cách thực hiện của phương pháp hướng cấu trúc là phương pháp thiết kế từ trênxuống (top-down) Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏhơn, rồi tiếp tục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặtđược ngay sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc

- Đặc điểm:

+ Tập trung vào công việc cần thực hiện (thuật toán)

+ Chương trình lớn được chia thành các hàm nhỏ hơn

Trong giai đoạn phải tiến hành mô hình hoá HTTT để thấy được những chức năng,

ưu điểm của HTTT mới so với HTTT cũ

Các công cụ dùng để mô hình hoá HTTT: Biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồluồng dữ liệu

 Biểu đồ phân cấp chức năng

- Khái niệm: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc

cần thực hiện Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụthuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống

- Thành phần:

+ Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn

Tên kho dữ liệu

Kí hiệu:

+ Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được ký hiệubằng đoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con

 Biểu đồ luồng dữ liệu.

- Khái niệm: Là công cụ mô tả các dòng thông tin liên hệ giữa các chức năng

với nhau và giữa các chức năng với môi trường bên ngoài

- Thành phần:

+ Chức năng xử lý: Là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình xử

lý nào đó Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi TT từ đầu vào theo một cáchnào đó như tổ chức lại TT hoặc tạo ra TT mới

Biểu diễn: Hình tròn hoặc hình oval trong có tên chức năng Tên chức năng là mộtđộng từ (có thể kèm thêm bổ ngữ)

+ Luồng dữ liệu: Là việc chuyển giao TT (dữ liệu) vào hoặc ra khỏi chức năng nàođó

Biểu diễn: Là mũi tên có hướng trên đó có ghi tên luồng dữ liệu Tên luồng dữ liệu

là một danh từ (có thể kèm tính từ)

Tên luồng dữ liệu + Kho dữ liệu: Là các TT cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian, để sau đó cómột hoặc nhiều chức năng truy nhập vào

Biểu diễn: Cặp đường thẳng song song, bên trong có tên kho Tên kho là danh từhoặc là danh sách thuộc tính

+ Tác nhân ngoài: Là một người, nhóm người hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vựcnghiên cứu của hệ thống nhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi TT với hệ

Tên chức năng

Tên chức năng

Tên tác nhân ngoài

Tên tác nhân trong

thống Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, định rõ mốiquan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài

Biểu diễn: Hình chữ nhật bên trong có ghi tên tác nhân ngoài Tên tác nhân ngoài

là một danh từ

+ Tác nhân trong: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống được mô

tả ở trang khác của biểu đồ

Biểu diễn: Hình chữ nhật khuyết một cạnh, bên trong ghi tên tác nhân trong Têntác nhân trong là động từ (có thể kèm theo bổ ngữ)

Các mức của biểu đồ luồng dữ liệu

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện khái quát nội dung chính của HTTT.

Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dungchính của hệ thống

Phân rã sơ đồ

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ

đồ Bắt đầu từ sơ đồ mức ngữ cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 1, mức2…

Phân tích dữ liệu

Phân tích dữ liệu là một phương pháp xác định các đơn vị TT cơ sở có ích cho hệthống và định rõ mối quan hệ bên trong hoặc các tham khỏa giữa chúng Điều này cónghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ được lưu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức

và có thể thâm nhập được từ bất kỳ chương trình nào; phải có chỗ cho mọi thứ đều ở đúngchỗ của nó Công cụ sử dụng cho việc này chính là mô hình thực thể

Mô hình thực thể liên kết còn gọi là mô hình dữ liệu logic hoặc sơ đồ tiêu chuẩn

Mô hình thực thể liên kết được xây dựng từ các khái niệm logic chính:

+ Thực thể: Là chỉ đối tượng, nhiệm vụ, sự kiện trong thế giới thực hay tư duyđược quan tâm trong quản lý Một thực thể tương đương với một dòng trong bảng nào đó

Nhân viên Thẻ nhân

viên1-1

Phòng ban

Nhân viên

Lớp học phần Giảng viên

+Kiểu thực thể: Là nhóm một số thực thể lại, mô tả cho một loại TT chứ khôngphải là bản thân TT

Các kiểu thực thể quan trọng nhất rơi vào ba phạm trù:

TT liên quan tới một trong các giao dịch chủ yếu của hệ thống

TT liên quan đến các thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ thống

TT đã khái quát, thường dưới dạng thống kê, liên quan tới vạch kế hoạch hoặckiểm soát

+ Liên kết: Trong một tổ chức hoạt động thống nhất thì các thực thể không thể tồntại độc lập với nhau mà các thực thể phải có mối quan hệ qua lại với nhau Vì vậy kháiniệm liên kết được dùng để thể hiện những mối quan hệ qua lại giữa các thực thể

+ Kiểu liên kết: Là tập hợp các liên kết có cùng bản chất Các kiểu liên kết cho biết

số thể hiện lớn nhất của mỗi thực thể tham gia vào liên kết với một thể hiện của một thựcthể khác Có ba kiểu liên kết:

Liên kết một - một (1-1): Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-1 nếu một thực thểkiểu A tương ứng với một thực thể kiểu B và ngược lại

Liên kết một - nhiều (1-n): Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-n nếu một thựcthể kiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và một thực thể kiểu B chỉ tương ứng vớimột thực thể kiểu A

+ Thuộc tính: Là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay mộtliên kết Ngừơi ta chia ra làm ba loại thuộc tính: thuộc tính định danh (thuộc tính khóa),thuộc tính quan hệ, thuộc tính mô tả Trong đó thuộc tính định danh là quan trọng nhất vàbắt buộc thực thể nào cũng phải có thuộc tính này để xác định

Ví dụ: Thực thể nhân viên có các thuộc tính sau:

Loại thuộc tính Ví dụThuộc tính định danh Mã nhân viênThuộc tính mô tả Tên nhân viênThuộc tính quan hệ Số chứng minh thư nhân dân

 Thiết kế HTTT

 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Khái niệm: Thiết kế hệ thống là tiến hành chi tiết sự phát triển của hệ thống mới

đang sinh ra trong giai đoạn phân tích hệ thống

Ý nghĩa của thiết kế hệ thống:

+ Cung cấp thông tin chi tiết cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp để quyết định

chấp nhân hay không chấp nhận hệ thống mới, trước khi chuyển sang giai đoạn càiđặt và vận hành

+ Cho phép đội dự án có cái nhìn tổng quan về cách thức làm việc của hệ thống,nhận rõ tính không hiệu quả, kém chắc chắn, yếu tố kiểm soát nội bộ

Mục đích của thiết kế cơ sở dữ liệu:

+ Hạn chế dư thừa dữ liệu, ngăn cản truy nhập bất hợp pháp

+ Cung cấp khả năng lưu trữ lâu dài cho các đối tượng và cấu trúc dữ liệu

+ Cho phép suy dẫn dữ liệu, cung cấp giao diện đa người dùng, cho phép biểu diễnmối quan hệ phức tạp giữa các dữ liệu

+ Đảm bảo ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, cung cấp thủ tục sao lưu và phục hồi dữliệu

Các bước thiết kế cơ sở dữ liệu bao gồm:

+ Còn lại là các thuộc tính cơ sở.

Ví dụ: Trong bài toán quản lý nhân sự, bảng lương nhân viên và hồ sơ nhânviên

Sau khi xác định xem các thuộc tính thuộc loại nào, ta tiến hành loại bỏ các thuộctính thứ sinh ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở, xem xét loại bỏ nhữngthuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý

Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra Bước 3: Tiến hành chuẩn hoá theo các dạng chuẩn

Dạng chuẩn 1 (1NF – First Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn 1 nếu cácgiá trị của tất cả thuộc tính trong quan hệ là nguyên tử Trong mỗi danh sách không đượcphép chứa những thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp

đó ra thành các danh sách con và gắn thêm cho danh sách con một tên

Dạng chuẩn 2 (2NF – Second Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn 2 nếuquan hệ đó ở dạng chuẩn 1 và tất cả các thuộc tính không phải khóa phụ thuộc hàm đầy

đủ vào khóa Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàmvào một bộ phận của khóa thành một danh sách con mới Lấy bộ phận khóa đó làm khóacho danh sách mới

Dạng chuẩn 3 (3NF – Third Normal Form): Trong một danh sách không đượcphép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vàothuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách có quan hệ

Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới

Dạng chuẩn BCNF (Boyce Codd Normal Form): Quan hệ R ở dạng chuẩn BCNFkhi tất cả các phụ thuộc hàm X → A trong R đều phải có X là khóa trong R

Bước 4:: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và vẽ mô hình quan hệ.

Bước 5: Xây dựng cơ sở dữ liệu ( các bảng cơ sở dữ liệu)

Loại thuộc tính Tên thuộc tínhthuộc tính khoá Mã nhân viênthuộc tính thứ sinh Tổng tiền lươngthuộc tính lặp Mã hợp đồngthuộc tính cơ sở Tên nhân viên

 Thiết kế phần mềm

Đây là một giai đoạn của thiết kế, nhằm đưa ra các quyết định về cài đặt, chứ chưaphải là cài đặt, chưa phải là lập trình thật sự

Đầu vào cho việc thiết kế phần mềm

+ Biểu đồ luồng dữ liệu của từng hệ thống con

+ Các giao diện

+ Các kiểm soát

+ CSDL

Đầu ra của thiết kế phần mềm

+ Lược đồ chương trình (LCT) của mỗi hệ thống con

+ Đặc tả nội dung của từng module trong LCT

+ Phân bổ các module trong LCT thành các chương trình

+ Thiết kế các mẫu thử

Lập lược đồ chương trình: Là một biểu diễn dưới dạng đồ thị của một tập hợp

các module cùng với các giao diện giữa các module đó

Các thuộc tính cơ bản của module

+ TT vào, ra: TT nhận được từ chương trình gọi nó hoặc TT trả lại cho chươngtrình gọi nó

+ Chức năng hàm biến đổi từ vào thành ra

+ Cơ chế: Phương thức để thực hiện chức năng trên

+ Dữ liệu cụ bộ: Các chỗ nhớ hay cấu trúc dữ liệu dùng riêng cho nó

Công cụ diễn tả lược đồ chương trình

+ Biểu diễn các module bằng hình chữ nhật có ghi tên nhãn

+ Kết nối các module: Được kết nối bằng các lời gọi, diễn tả bằng mũi tên

Ví dụ: Module A gọi module B

 Thiết kế giao diện

Tên module

A

Giao diện thiết kế phải thỏa mãn các điều kiện sau

+ Dễ sử dụng: Giao diện dễ sử dụng ngay cả với người không có kinh nghiệm+ Dễ học: các chức năng gần gũi với tư duy của người sử dụng để họ có thể nắmbắt dễ dàng nhanh chóng

+ Tốc độ thao tác: giao diện không đòi hỏi các thao tác phức tạp hai dài dòng, hỗtrợ phím tắt, phím nóng

+ Dễ phát triển: giao diện được xây dựng dễ dàng, sẵn sang đáp ứng yêu cầu thayđổi của người sử dụng

Các loại giao diện

+ Hộp thoại: là các giao diện phục vụ cho việc kiểm soát hệ thống, trao đổi TTgiữa người sử dụng và hệ thống, kiểm tra quyền truy nhập, các hướng dẫn sử dụng hệthống, các thông báo lỗi sử dụng hay lỗi hệ thống

+ Màn hình nhập dữ liệu: đó là các khung nhập dữ liệu cho phép người sử dụngtiến hành nhập dữ liệu cho hệ thống hay cung cấp TT cho việc tìm kiếm dữ liệu, đưa racác báo cáo theo yêu cầu

+ Màn hình báo cáo: đó là các biểu mẫu hiển thị các TT được thu thập và tổng hợptheo yêu cầu của người sử dụng

Các nguyên tắc chung khi thiết kế giao diện

+ Luôn cung cấp TT phản hồi về công việc đang tiến hành cho người sử dụng.+ TT trạng thái: cung cấp cho người sử dụng TT về phần hệ thống đang được sửdụng

+ Công việc tối thiểu: hạn chế tối đa sự cố gắng không cần thiết của người sửdụng

+ Trợ giúp: sẵn sang cung cấp các trợ giúp khi người sở dụng cần

+ Dễ dàng thoát ra: Cho phép người sử dụng thoát ra khỏi hộp thoại dễ dàng bằngcác thao tác quen thuộc

+ Làm lại: cho phép hủy bỏ các thao tác đã tiến hành

.2 Phân tích, đánh giá thực trạng Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm

.2.1 Giới thiệu về Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm

Tên công ty: Công ty sản thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm

Trụ sở: Khu công nghiệp Lương Tài- huyện Lương Tài- tỉnh Bắc Ninh

Người đại diện theo pháp luật: Giám đốc Đỗ Ngọc Minh

Hình thức công ty: Công ty cổ phần

Website: http://minhtamgroup.com.vn

Địa chỉ email: minhtamgroup.@vnn.vn

Điện thoại: 0241 3640966

Fax: 0241 3640640

Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất và buôn bán thức ăn chăn nuôi

Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm là 1 thành viên của Công

ty cổ phần tập đoàn Minh Tâm

 Cơ cấu tổ chức

Hình 2.3 Sơ đồ khối về cơ cấu bộ máy của Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC

 Cơ cấu nhân sự của công ty

Phòng kếtoán

Phòng kỹthuật

Xưởng sảnxuất

Phòng kế

hoạch kinh

doanh

Ban Giám Đốc

Bảng 2.1 : Cơ cấu nhân sự chính thức tại Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC

Minh Tâm năm 2012

 Các lĩnh vực kinh doanh chính của công ty

Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm được hoạt động trong lĩnhvực sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC với các sản phẩm chủ yếu là cám chăn nuôi, thức

ăn gia súc, gia cầm, thuỷ sản, bò sữa:

Chuyên chế biến và kinh doanh thức ăn gia súc

Nhập khẩu các loại nguyên liệu, vật tư, thiết bị chuyên dùng cho ngành thức ănchăn nuôi

Chăn nuôi, dịch vụ phục vụ chăn nuôi

Đại lí tiêu thụ sản phẩm nông nghiệp

Nghiên cứu, ứng dụng công nghệ mới phục vụ sản xuất thức ăn chăn nuôi vàphát triển nông nghiệp

Đào tạo, chuyển giao công nghệ phục vụ nông nghiệp

.2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công

ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm

.2.2.1 Thực trạng hệ thống và công tác quản lý nhân sự

 Tình hình phát triển nhân sự qua các năm

Bảng2.2: Nhân sự công ty năm 2009 đến 2012

Nhận xét: nguồn nhân sự của công ty tăng liên tục từ năm 2009 đến năm 2012 Năm 2009- 2010 tăng 22 người

Năm 2011- 2011 tăng 32 người

Năm 2012- 2012 tăng 28 người

Bộ phận quản lý nhân sự có nhiệm vụ:

- Tuyển lao động mới cho công ty khi có nhu cầu từ các phòng ban, các bộphận…

- Quản lý, lưu trữ thông tin của tất cả cán bộ, công nhân viên trong công ty

- Sắp xếp, phân công lao động, chấm công, xét hệ số lương, quản lý diễnbiến lương

- Theo dõi và quản lý quá trình công tác của lao động

- Chịu trách nhiệm về việc đảm bảo lợi ích cho người lao động: ĐóngBHXH, giải quyết các chính sách

- Thống kê, báo cáo về tình hình nhân sự và quá trình công tác của cán bộcông nhân viên trong công ty với Ban lãnh đạo

Vấn đề tin học hóa ở Công ty

Công việc quản lý nhân sự cụ thể tại công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNCMinh Tâm phải quản lý những vấn đề sau:

- Quản lý về công tác tuyển dụng

- Quản lý về hồ sơ nhân viên

- Quản lý về khen thưởng, kỷ luật

- Quản lý về đào tạo

- Quản lý về quá trình công tác

- Quản lý lương

- Quản lý về chế độ BHXH

- Quản lý về giải quyết chính sách cho người lao động

- Quản lý về nghỉ việc, nghỉ hưu, nghỉ phép

Hiện nay theo khảo sát thì các công việc quản lý nhân sự của công ty vẫn chưa cóphần mềm chuyên dụng , việc quản lý vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ và chưa thống nhất:theo dõi và cập nhật hệ số đánh giá năng suất lao động cho cán bộ nhân viên vẫn chỉ thựchiện thủ công trên giấy, chưa hình thành rõ ràng một hệ thống quản lý nhân sự Sau đóhàng tháng nhân viên phòng Hành chính – Nhân sự mới cập nhật vào Excel; việc tínhlương thực hiện trên bảng tính của chương trình Excel; nhân viên phòng Hành chính –

Nhân sự không thể xuất báo cáo về tình trạng học vấn, bằng cấp, báo cáo về quá trìnhcông tác của nhân viên theo yêu cầu của Ban giám đốc nếu được yêu cầu.

2.2.2.2 Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin

 Những thuận lợi của quá trình quản lý nhân sự ở Công ty

Hạ tầng kỹ thuật CNTT trong công ty có mức độ triển khai và hiệu quả sử dụngtốt, giúp cho quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp sản phẩm dịch vụ của công ty mộtcách hiệu quả và nhanh chóng Công ty đã tạo ra môi trường làm việc tốt nhất cho nhânviên của mình, tạo môi trường kinh doanh hiệu quả tăng năng suất lao động của doanhnghiệp

Quá trình ứng dụng CNTT trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiếnhành rất tốt Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trẻ, ham học hỏi và dễ dàng thích ứngvới những sự thay đổi như khi Công ty triển khai một ứng dụng hệ thống mới (HTTTquản lý nhân sự), đội ngũ nhân viên trẻ trong công ty với tâm lý hướng ngoại sẽ dễdàng thay đổi tâm lý thói quen làm việc thủ công quen thuộc như trì trệ và chậm chạp

để chuyển sang những ứng dụng CNTT thay thế, dễ dàng tiếp cận, áp dụng công nghệmáy móc kỹ thuật trong hoạt động của mình Công ty còn tạo điều kiện cho nhân viêntham gia các khóa học nâng cao trình độ của bản thân, ngày càng tiếp cận hơn với kỹthuật hiện đại phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty

 Khó khăn và giải pháp khắc phục

 Khó khăn

Hiện tại, mọi TT, hồ sơ nhân viên và sổ BHXH được lưu trữ trên giấy tờ vàđược thực hiện bằng tay dù cán bộ tổ chức có cố gắng và cải tiến phương pháp làmviệc đến đâu đi chăng nữa thì vẫn tồn tại những vấn đề sau:

- Việc quản lý, tìm kiếm thực hiên bằng thao tác thủ công quá nhiều gây khókhăn cho việc thống kê, quản lý, tham mưu đề xuất, các báo cáo định kỳ và các báocáo đột xuất của Ban lãnh đạo

- Việc lưu chuyển TT bất hợp lý do vậy mà khi cần tìm kiếm những TT về mộtnhân viên nào đó sẽ rất mất thời gian

- Việc quản lý nhân sự không chỉ đơn thuần quản lý về số lượng mà cònquản lý về mọi TT của công nhân viên làm việc tại công ty như lý lịch gia đình,

trình độ cá nhân … để công ty có thể quan tâm hơn đến lợi ích vật chất cũng như lợiích tinh thần của từng công nhân viên một Thêm vào đó, việc tính toán thống kê vàquản lý nhân sự của công ty có liên quan đến các cơ quan pháp luật

- Phương pháp xử lý không chặt chẽ nên việc thêm bớt hay chỉnh sửa rất khókhăn vì khi thay đổi cần phải hủy bỏ toàn bộ hồ sơ có liên quan và hồ sơ mới phải cóquyết định của giám đốc

- Khi nhập hồ sơ nhân viên với một số lượng lớn sẽ bị ùn tắc và sẽ bị sai lệch,phải sử dụng nguồn nhân lực lớn không đáp ứng được yêu cầu liên tục

- Cơ cấu tổ chức bất hợp lý, khi đã nhập xong hồ sơ nhân viên quá trình thanhtoán tiền lương và các quản lý khác rất mất thời gian, phải qua nhiều phòng ban

- Thiếu phương tiện xử lý TT nên việc lưu trữ TT nhân viên rất phức tạp phải

sử dụng rất nhiều loại giấy tờ sổ sách cồng kềnh, nơi lưu trữ không được thuận tiện,toàn bộ sổ hồ sơ này được lưu trữ ở phòng nghiệp vụ

 Giải pháp đặt ra ở đây là đưa ra một phương pháp quản lý mới, dựa trên nềntảng khoa học công nghệ của xã hội phù hợp cho việc quản lý, đó là phần mềm tinhọc giúp cho việc cập nhật, tìm kiếm, thống kê, báo cáo được quản lí trên một giaodiện thống nhất, đáp ứng được các yêu cầu công tác nghiệp vụ một cách nhanh gọn,đầy đủ và chính xác, tiện lợi cho người sử dụng Vì vậy, yêu cầu cấp thiết hiện nay làphân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự đáp ứng được nhu cầu quản lý, sử dụng nguồnnhân lực một cách hiệu quả của Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm

 Giải pháp khắc phục

Trong giai đoạn hiện nay, số lượng nhân viên của công ty ngày càng tăng, dovậy yêu cầu đặt ra phải tiến hành quản lý nhân viên của Công ty chuyên nghiệp hơndựa trên nền tảng khoa học công nghệ của xã hội phù hợp cho việc quản lý, đó làphần mền tin học giúp cho việc cập nhật, tìm kiếm, thống kê, báo cáo được quản lítrên một giao diện thống nhất, đáp ứng được các yêu cầu công tác nghiệp vụ một cáchnhanh gọn, đầy đủ và chính xác, tiện lợi cho người sử dụng Vì vậy, việc phân tíchthiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự ở công ty để nâng cao vấn đề nắm bắt conngười, tổ chức, nhân viên của công ty là vô cùng cần thiết

Chương III PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN

LÝ NHÂN SỰ THEO HƯỚNG CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT THỨC ĂN CHĂN NUÔI CNC MINH TÂM

3.2.1 Bài toán

3.2.1.1Phát biểu bài toán

Bài toán mô tả nghiệp vụ quản lý nhân sự của công ty sản xuất thức ănchăn nuôi CNC Minh Tâm như sau:

Sau khi trúng tuyển, nhân viên sẽ khai báo thông tin cho phòng nhân sự, bộphận này sẽ thực hiện nhập các thông tin về nhân viên Khi có nhân viên thôi việc thì

sẽ xóa thông tin của nhân viên đó Hàng tháng họ phải xem xét có thay đổi thông tin gì

về các nhân viên hay không, nếu có thì cập nhật vào hệ thống Ngoài ra khi phát hiệncác sai sót về thông tin các nhân viên, bộ phận quản lý nhân sự thực hiện sửa chữa.Thông tin nhân viên bao gồm: mã nhân viên, họ tên nhân viên, địa chỉ, số CMT, Những thông tin này đều được lưu vào hồ sơ

Để quản lý lương, bộ phận nhân sự sẽ tạo bảng chấm công để thực hiện chấmcông theo ngày cho nhân viên Cuối tháng, bộ phận này dựa vào số ngày công để tínhlương, sau đó thống kê thành bảng lương sau đó gửi cho phòng kế toán phát lương

Cuối tháng, bộ phận nhân sự làm báo cáo thống kê về tình hình nhân viên trongcông ty, báo cáo thống kê về lương rồi gửi cho Ban giám đốc

Hệ thống cũng cho phép tìm kiếm thông tin về nhân viên Tùy theo yêu cầu củaBan Giám đốc hoặc nhân viên, bộ phận nhân sự sẽ thực hiện tìm kiếm theo mã nhânviên, theo tên, theo phòng ban hoặc theo lương

Thông tin về nhân viên gồm có: Mã NV, họ tên, địa chỉ, điện thoại, Số điệnthoại

Bảng chấm công gồm có: số bảng (ký hiệu bằng mã nhân viên-thời gian chấm.VD: NV có mã NV123, bảng chấm công cho tháng 10 năm 2012 thì số bảng sẽ là:NV123-122012), mã nhân viên, họ tên NV, số ngày nghỉ, số ngày làm thêm Số ngàycông sẽ tính bằng: số ngày trong tháng – số ngày nghỉ + số ngày làm thêm

Bảng lương gồm có: Mã NV, họ tên, tổng lương Tổng lương tính theo côngthức:

TL = (Lương 1 ngày * số ngày công)*(hệ số lương + phần trăm phụ cấp – phầntrăm bảo hiểm)

.1.2 Các yêu cầu của hệ thống

Chương trình này xây dựng nhằm mục đích tổ chức quản lý nhân sự, quản lý hồ

sơ nhân sự, quản lý việc tính và chi trả lương cho nhân viên, quản lý việc tuyển dụngnhân viên cho công ty, quản lý luân chuyển công tác, chế độ phụ cấp, khen thưởng, kỷluật cho nhân viên công ty

 Về tính bảo mật thông tin:

Mỗi người sử dụng đều có một Username, gọi là tên người dùng và password(mật khẩu) để tránh truy nhập trái phép

Với tư cách là người dùng cụ thể, tùy theo các quyền mà người quản trị cungcấp, người dùng đó sẽ được phép truy nhập các thông tin nhất định Ví dụ: Nếu ngườidùng không đăng nhập hệ thống thì chỉ được cung cấp các thông tin chung nhất haycác báo cáo thống kê không quan trọng do các bộ phận đưa ra

Nếu người sử dụng hệ thống đăng nhập vào hệ thống thì ngoài những thông tinchung mà hệ thống đưa ra còn có thêm một số thông tin khác cần thiết cung cấp cho

họ, và mức độ chia sẻ thông tin tùy thuộc vào người đăng nhập vào hệ thống là ai

- Nếu là lãnh đạo thì sẽ xem được toàn bộ thông tin mà hệ thống đưa ra và cácbáo cáo chi tiết đưa ra ở tất cả các bộ phận

- Nếu là nhân viên của ở một bộ phận nào đó thì chỉ được xem thông tin và cácbáo cáo của đơn vị mình, ngoài ra có trách nhiệm cập nhật dữ liệu vào hệ thống

Ngoài các báo cáo sao kê theo quy định, chương trình cho phép người sử dụngtra cứu những thông tin cần thiết như: Phụ cấp, tiền lương cơ bản do chính phủ quyđịnh, hay mức lạm phát….

- Tự động điền những tham số cần thiết

- Giảm thiểu những sai sót không đáng có (tự động chuyển sang phần khác khinhập xong một phần)

 Về mặt truy cập thông tin

- Khả năng truy cập các thông tin linh hoạt hơn

- Đảm bảo truy cập thông tin nhanh chóng, an toàn

 Về mặt in ấn

- Tận dụng khả năng in ấn trong Windows với nhiều loại máy in, font chữ

- Có khả năng xem trước khi in ấn (Preview)

13.1.3 Các nhóm chức năng của hệ thống

Chức năng của hệ thống có thể chia làm các nhóm chức năng chính như sau:

 Quản lý nhân viên

Chức năng này bao gồm các chức năng nhỏ như: thêm hồ sơ nhân viên, sửathông tin nhân viên, xóa hồ sơ nhân viên

- Thêm hồ sơ nhân viên: Một người khi trở thành nhân viên của công ty sẽ có

hồ sơ nhân viên Các thông tin của nhân viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ nhân viên.Nhân viên sẽ được phân vào các phòng ban khác nhau tùy vào trình độ và năng lực củamình Tùy theo năng lực, nhân viên có thể được thăng chức hoặc chuyển đổi phòngban, hệ thống sẽ cập nhật lại hồ sơ nhân viên

- Sửa thông tin nhân viên: sửa thông tin nhân viên khi có sự luân chuyển nhân

sự hoặc bổ sung thêm thông tin trong hồ sơ