Những thuận lợi của quá trình quản lý nhân sự ở Công ty
Hạ tầng kỹ thuật CNTT trong công ty có mức độ triển khai và hiệu quả sử dụng tốt, giúp cho quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp sản phẩm dịch vụ của công ty một cách hiệu quả và nhanh chóng. Công ty đã tạo ra môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên của mình, tạo môi trường kinh doanh hiệu quả tăng năng suất lao động của doanh nghiệp.
Quá trình ứng dụng CNTT trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành rất tốt. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trẻ, ham học hỏi và dễ dàng thích ứng với những sự thay đổi như khi Công ty triển khai một ứng dụng hệ thống mới (HTTT quản lý nhân sự), đội ngũ nhân viên trẻ trong công ty với tâm lý hướng ngoại sẽ dễ dàng thay đổi tâm lý thói quen làm việc thủ công quen thuộc như trì trệ và chậm chạp để chuyển sang những ứng dụng CNTT thay thế, dễ dàng tiếp cận, áp dụng công nghệ máy móc kỹ thuật trong hoạt động của mình. Công ty còn tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khóa học nâng cao trình độ của bản thân, ngày càng tiếp cận hơn với kỹ thuật hiện đại phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty.
Khó khăn và giải pháp khắc phục
Khó khăn
Hiện tại, mọi TT, hồ sơ nhân viên và sổ BHXH được lưu trữ trên giấy tờ và được thực hiện bằng tay dù cán bộ tổ chức có cố gắng và cải tiến phương pháp làm việc đến đâu đi chăng nữa thì vẫn tồn tại những vấn đề sau:
- Việc quản lý, tìm kiếm thực hiên bằng thao tác thủ công quá nhiều gây khó khăn cho việc thống kê, quản lý, tham mưu đề xuất, các báo cáo định kỳ và các báo cáo đột xuất của Ban lãnh đạo.
- Việc lưu chuyển TT bất hợp lý do vậy mà khi cần tìm kiếm những TT về một nhân viên nào đó sẽ rất mất thời gian.
- Việc quản lý nhân sự không chỉ đơn thuần quản lý về số lượng mà còn quản lý về mọi TT của công nhân viên làm việc tại công ty như lý lịch gia đình,
trình độ cá nhân … để công ty có thể quan tâm hơn đến lợi ích vật chất cũng như lợi ích tinh thần của từng công nhân viên một. Thêm vào đó, việc tính toán thống kê và quản lý nhân sự của công ty có liên quan đến các cơ quan pháp luật
- Phương pháp xử lý không chặt chẽ nên việc thêm bớt hay chỉnh sửa rất khó khăn vì khi thay đổi cần phải hủy bỏ toàn bộ hồ sơ có liên quan và hồ sơ mới phải có quyết định của giám đốc.
- Khi nhập hồ sơ nhân viên với một số lượng lớn sẽ bị ùn tắc và sẽ bị sai lệch, phải sử dụng nguồn nhân lực lớn không đáp ứng được yêu cầu liên tục.
- Cơ cấu tổ chức bất hợp lý, khi đã nhập xong hồ sơ nhân viên quá trình thanh toán tiền lương và các quản lý khác rất mất thời gian, phải qua nhiều phòng ban. - Thiếu phương tiện xử lý TT nên việc lưu trữ TT nhân viên rất phức tạp phải sử
dụng rất nhiều loại giấy tờ sổ sách cồng kềnh, nơi lưu trữ không được thuận tiện, toàn bộ sổ hồ sơ này được lưu trữ ở phòng nghiệp vụ.
Giải pháp đặt ra ở đây là đưa ra một phương pháp quản lý mới, dựa trên nền tảng khoa học công nghệ của xã hội phù hợp cho việc quản lý, đó là phần mềm tin học giúp cho việc cập nhật, tìm kiếm, thống kê, báo cáo được quản lí trên một giao diện thống nhất, đáp ứng được các yêu cầu công tác nghiệp vụ một cách nhanh gọn, đầy đủ và chính xác, tiện lợi cho người sử dụng. Vì vậy, yêu cầu cấp thiết hiện nay là phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự đáp ứng được nhu cầu quản lý, sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả của Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm
Giải pháp khắc phục
Trong giai đoạn hiện nay, số lượng nhân viên của công ty ngày càng tăng, do vậy yêu cầu đặt ra phải tiến hành quản lý nhân viên của Công ty chuyên nghiệp hơn dựa trên nền tảng khoa học công nghệ của xã hội phù hợp cho việc quản lý, đó là phần mền tin học giúp cho việc cập nhật, tìm kiếm, thống kê, báo cáo được quản lí trên một giao diện thống nhất, đáp ứng được các yêu cầu công tác nghiệp vụ một cách nhanh gọn, đầy đủ và chính xác, tiện lợi cho người sử dụng. Vì vậy, việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự ở công ty để nâng cao vấn đề nắm bắt con người, tổ chức, nhân viên của công ty là vô cùng cần thiết.
Chương III. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ THEO HƯỚNG CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT THỨC ĂN CHĂN NUÔI CNC MINH TÂM
3.2.1 Bài toán
3.2.1.1 Phát biểu bài toán
Bài toán mô tả nghiệp vụ quản lý nhân sự của công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm như sau:
Sau khi trúng tuyển, nhân viên sẽ khai báo thông tin cho phòng nhân sự, bộ phận này sẽ thực hiện nhập các thông tin về nhân viên. Khi có nhân viên thôi việc thì sẽ xóa thông tin của nhân viên đó. Hàng tháng họ phải xem xét có thay đổi thông tin gì về các nhân viên hay không, nếu có thì cập nhật vào hệ thống. Ngoài ra khi phát hiện các sai sót về thông tin các nhân viên, bộ phận quản lý nhân sự thực hiện sửa chữa. Thông tin nhân viên bao gồm: mã nhân viên, họ tên nhân viên, địa chỉ, số CMT,... Những thông tin này đều được lưu vào hồ sơ.
Để quản lý lương, bộ phận nhân sự sẽ tạo bảng chấm công để thực hiện chấm công theo ngày cho nhân viên. Cuối tháng, bộ phận này dựa vào số ngày công để tính lương, sau đó thống kê thành bảng lương sau đó gửi cho phòng kế toán phát lương.
Cuối tháng, bộ phận nhân sự làm báo cáo thống kê về tình hình nhân viên trong công ty, báo cáo thống kê về lương rồi gửi cho Ban giám đốc.
Hệ thống cũng cho phép tìm kiếm thông tin về nhân viên. Tùy theo yêu cầu của Ban Giám đốc hoặc nhân viên, bộ phận nhân sự sẽ thực hiện tìm kiếm theo mã nhân viên, theo tên, theo phòng ban hoặc theo lương.
Thông tin về nhân viên gồm có: Mã NV, họ tên, địa chỉ, điện thoại, Số điện thoại
Bảng chấm công gồm có: số bảng (ký hiệu bằng mã nhân viên-thời gian chấm. VD: NV có mã NV123, bảng chấm công cho tháng 10 năm 2012 thì số bảng sẽ là: NV123-122012), mã nhân viên, họ tên NV, số ngày nghỉ, số ngày làm thêm. Số ngày công sẽ tính bằng: số ngày trong tháng – số ngày nghỉ + số ngày làm thêm.
Bảng lương gồm có: Mã NV, họ tên, tổng lương. Tổng lương tính theo công thức:
TL = (Lương 1 ngày * số ngày công)*(hệ số lương + phần trăm phụ cấp – phần trăm bảo hiểm)
.1.2 Các yêu cầu của hệ thống
Chương trình này xây dựng nhằm mục đích tổ chức quản lý nhân sự, quản lý hồ sơ nhân sự, quản lý việc tính và chi trả lương cho nhân viên, quản lý việc tuyển dụng nhân viên cho công ty, quản lý luân chuyển công tác, chế độ phụ cấp, khen thưởng, kỷ luật cho nhân viên công ty.
Về tính bảo mật thông tin:
Mỗi người sử dụng đều có một Username, gọi là tên người dùng và password (mật khẩu) để tránh truy nhập trái phép.
Với tư cách là người dùng cụ thể, tùy theo các quyền mà người quản trị cung cấp, người dùng đó sẽ được phép truy nhập các thông tin nhất định. Ví dụ: Nếu người dùng không đăng nhập hệ thống thì chỉ được cung cấp các thông tin chung nhất hay các báo cáo thống kê không quan trọng do các bộ phận đưa ra.
Nếu người sử dụng hệ thống đăng nhập vào hệ thống thì ngoài những thông tin chung mà hệ thống đưa ra còn có thêm một số thông tin khác cần thiết cung cấp cho họ, và mức độ chia sẻ thông tin tùy thuộc vào người đăng nhập vào hệ thống là ai.
- Nếu là lãnh đạo thì sẽ xem được toàn bộ thông tin mà hệ thống đưa ra và các báo cáo chi tiết đưa ra ở tất cả các bộ phận.
- Nếu là nhân viên của ở một bộ phận nào đó thì chỉ được xem thông tin và các báo cáo của đơn vị mình, ngoài ra có trách nhiệm cập nhật dữ liệu vào hệ thống
Về mặt hệ thống :
Hệ thống phải được thiết kế mềm dẻo, thông minh để thuận tiện cho các cải tiến, nâng cấp sau này.
Cần có những thông báo cần thiết trong quá trình làm việc để người sử dụng biết mình đang thao tác gì, trạng thái của hệ thống ra sao. Chương trình phải có những tính năng tra cứu cần thiết để cung cấp thêm các thông tin cho người sử dụng một cách nhanh chóng.
Ngoài các báo cáo sao kê theo quy định, chương trình cho phép người sử dụng tra cứu những thông tin cần thiết như: Phụ cấp, tiền lương cơ bản do chính phủ quy định, hay mức lạm phát….
Về mặt nhập liệu:
- Giao diện phải đẹp, gây thiện cảm cho người sử dụng và thuận tiện cho các thao tác nhập liệu vào.
- Kiểm tra các bước nhập một cách chặt chẽ nhằm tránh tối thiểu việc sai sót ngoài ý muốn.
- Tự động điền những tham số cần thiết.
- Giảm thiểu những sai sót không đáng có (tự động chuyển sang phần khác khi nhập xong một phần).
Về mặt truy cập thông tin
- Khả năng truy cập các thông tin linh hoạt hơn. - Đảm bảo truy cập thông tin nhanh chóng, an toàn.
Về mặt in ấn
- Tận dụng khả năng in ấn trong Windows với nhiều loại máy in, font chữ. - Có khả năng xem trước khi in ấn (Preview).
13.1.3 Các nhóm chức năng của hệ thống
Chức năng của hệ thống có thể chia làm các nhóm chức năng chính như sau:
Quản lý nhân viên
Chức năng này bao gồm các chức năng nhỏ như: thêm hồ sơ nhân viên, sửa thông tin nhân viên, xóa hồ sơ nhân viên.
- Thêm hồ sơ nhân viên: Một người khi trở thành nhân viên của công ty sẽ có hồ sơ nhân viên. Các thông tin của nhân viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ nhân viên. Nhân viên sẽ được phân vào các phòng ban khác nhau tùy vào trình độ và năng lực của mình. Tùy theo năng lực, nhân viên có thể được thăng chức hoặc chuyển đổi phòng ban, hệ thống sẽ cập nhật lại hồ sơ nhân viên.
- Sửa thông tin nhân viên: sửa thông tin nhân viên khi có sự luân chuyển nhân sự hoặc bổ sung thêm thông tin trong hồ sơ.
Thông tin về nhân viên bao gồm: tên, ngày sinh, quê quán, số CMND, trình độ học vấn, chức vụ và phòng ban công tác,…
Quản lý nhân sự
Quản lý nhân viên Quản lý lương Tra cứu Báo cáo
Tra cứu theo tên nhân viên
Tra cứu theo mã nhân viên
Tra cứu theo phòng ban Thêm thông tin nhân viên
Báo cáo về chấm công Báo cáo về nhân viên
Tính lương Chấm công
Xóa hồ sơ nhân viên
Sửa thông tin nhân viên
Báo cáo về lương
m ức lư ơn g cơ b ản
- Xóa hồ sơ nhân viên: Khi nhân viên nghỉ việc, toàn bộ hồ sơ nhân viên đều được xóa bỏ trong hệ thống
Quản lý lương:
- Cập nhật bảng chấm công: Hệ thống có chức năng cập nhật ngày công, ca làm việc của từng nhân viên để cuối tháng căn cứ vào đó tính lương và thưởng, phạt cho từng nhân viên.
- Cập nhật các yếu tố của lương: Căn cứ vào bảng chấm công, cũng như hệ số lương, hệ số phụ cấp, BHXH, BHYT, BHTN, hệ số thưởng, phạt,…
- Tính lương: Dựa vào các yếu tố của lương sẽ tính in ra bảng lương cho nhân viên
Tra cứu:
Hỗ trợ cho người sử dụng tra cứu theo mã nhân viên, theo họ tên nhân viên hoặc theo phòng ban.
Thống kê báo cáo
Thống kê báo cáo: Là công việc thường niên của bất cứ doanh nghiệp nào, và trong HTTT quản lý nhân sự người ta cũng thống kê báo cáo theo:
- Báo cáo thông tin nhân sự bao gồm báo cáo thông tin về hồ sơ, về hợp đồng lao động, quá trình khen thưởng kỷ luật, quá trình công tác, đào tạo của nhân viên.
- Báo cáo thông tin lương theo từng phòng ban và báo cáo thông tin lương chi tiết của nhân viên công ty.
- Báo cáo về chấm công