phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp fast

Xuất phát từ yêu cầu đó, cùng với nhữngquy định về thời gian cũng như khối lượng công việc đối với một đề tài thực tập cho nên em đã chọn đề tài : “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

LỜI MỞ ĐẦU

Nhân sự là chìa khóa thành công của mọi doanh nghiệp Đúng như vậy,hiện nay các doanh nghiệp đang đứng trước thách thức phải tăng cường tối đahiệu quả cung cấp các sản phẩm dịch vụ của mình và tìm mọi biện pháp quản

lý để thực hiện nó một cách nhanh nhất Nhưng, trên thực tế khi thực hiện cácbiện pháp đó lại thiếu đi một vấn đề quan trọng đó là “con người” Theo thống

kê phần lớn các DN nhỏ và vừa đều chưa có kỹ năng quản trị nhân lực và đặcbiệt chưa có công cụ để quản lý

Ngày nay, chúng ta đang sống trong thế giới của công nghệ thông tin.Tin học đã đi vào tất cả các “ngõ ngách” của đời sống xã hội, từ những côngviệc đơn giản như giải một bài toán thuần tuý đến những vấn đề phức tạp nhưviệc áp dụng tin học trong công nghệ viễn thông hay trong nghiên cứu vũ trụ…Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đã và đang đem lại nhiều lợiích thiết thực cho doanh nghiệp từ việc lưu trữ dữ liệu đến việc tìm kiếm thôngtin, lên các báo cáo…giúp cho công tác quản lý đựơc thực hiện một cách dễdàng hơn

Qua quá trình thực tập tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệpFAST, em đã nhận thấy sự cần thiết phải xây dựng mới một hệ thống thông tinquản lý nhân sự cho công ty nhằm mục đích tối ưu hơn trong công tác quản lý

nhân viên của công ty Chính vì thế em đã quyết định chọn đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST”.

Trong suốt thời gian thực tập, em đã được Ban giám đốc, các anh chịtrưởng, phó phòng và các cán bộ công nhân viên tận tình giúp đỡ để em từngbước thực hiện bài báo cáo này Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn cô – T.STrần Thị Song Minh đã tạo điều kiện giúp đỡ em được thực tập tại công ty vàhoàn thành bài báo cáo này Trong quá trình thực hiện, chắc chắn em khôngthể tránh được những thiếu sót do chủ quan hoặc do hạn chế từ phía công ty

Em mong cô thông cảm và giúp đỡ em

Một lần nữa em xin cảm ơn cô T.S Trần Thị Song Minh – người trựctiếp hướng dẫn và rất nhiệt huyết giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo

Hà Nội ngày: 3/2/2007

Sinh viên:

Phạm Thị Thu Huyền

CHƯƠNG I:

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY FAST

1.1 Giới thiệu chung về Công ty FAST

Công ty Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp FAST (Fast SoftwareCompany) được thành lập ngày 11 tháng 6 năm 1997 và là công ty đầu tiên ởViệt Nam có định hướng chuyên sâu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp phầnmềm quản trị doanh nghiệp

FAST được thành lập bởi các chuyên gia đã có kinh nghiệm nhiều nămtrong lĩnh vực phần mềm tài chính kế toán, ngân hàng và quản trị doanhnghiệp với mục tiêu kết hợp sự hiểu biết về nghiệp vụ, công nghệ, phươngthức hỗ trợ khách hàng và kinh nghiệm thực tế để tạo các sản phẩm và dịch vụchất lượng cao cho thị trường

Trước năm 2003 công ty có tên là "Công ty phần mềm tài chính kế toánFAST"

Từ năm 2003 công ty đổi tên thành "Công ty phần mềm quản lý doanhnghiệp FAST"

Tên tiếng Anh là “Fast Software Company”

Tên giao dịch là: FAST

Logo :

FAST có ba trụ sở: tại Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, và Đà Nẵng.Vốn kinh doanh vào đầu năm 2005 là 1.700.000.000đ, được chia thành170.000 cổ phiếu, mỗi cổ phiếu trị giá 10.000đ

Ngành nghề đăng ký kinh doanh bao gồm:

 Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính;

 Buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng (thiết bị máy tính, tin học,điện, điện tử);

 Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ;

 Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ

Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu: sản xuất và kinh doanh các phần mềm

quản lý doanh nghiệp.

1.1.1 Chức năng nhiệm vụ

Công việc của FAST đó là phát triển và cung cấp các công cụ hiện đạitrong quản lý tài chính kế toán và quản trị sản xuất kinh doanh nhằm nâng caohiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp

FAST đặt ra mục tiêu là đạt được và giữ vững vị trí số 1 về cung cấp

"Chuyên sâu tạo nên sự khác biệt" là phương châm kinh doanh củaFAST nhằm đạt được mục tiêu đề ra Fast chỉ kinh doanh chuyên sâu tronglĩnh vực duy nhất là phần mềm quản trị doanh nghiệp Với sự chuyên sâu nàyFAST sẽ cung cấp cho các khách hàng các sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốthơn.

1.1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Văn phòng đại diện Đà Nẵng

Văn phòng đại diện Đà Nẵng

Giám đốc chi nhánh

Hội đồng quản trị

Ban Giám đốc

Chi nhánh

Hà Nội

Chi nhánh

Hà Nội

Chi nhánh T.P Hồ Chí Minh

Chi nhánh T.P Hồ Chí Minh

Phòng Triển khai hợp đồng

Phòng Triển khai hợp đồng

Phòng tổng hợp

Phòng tổng hợp

Sơ đồ tổ chức của công ty FAST

1.1.3 Tổ chức của công ty

Mô hình tổ chức của công ty bao gồm: Hội đồng quản trị; Ban Giámđốc; Phòng tổng hợp (trợ lý cho Ban giám đốc ); Phòng Nghiên cứu và pháttriển sản phẩm; Các bộ phận kinh doanh tại Hà Nội; TP Hồ Chí Minh và ĐàNẵng

Ban lãnh đạo công ty bao gồm Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốccông ty, Giám đốc văn phòng tại thành phố Hà Nội, Giám đốc chi nhánh tạithành phố Hồ Chí Minh, Trưởng văn phòng đại diện tại thành phố Đà Nẵng

Hội đồng quản trị:

Chức năng của Hội đồng quản trị là xác định các chiến lược phát triểndài hạn cho công ty Hội đồng quản trị bao gồm chủ tịch hội đồng quản trị, haiphó chủ tịch hội đồng quản trị và các thành viên hội đồng quản trị

Ban giám đốc:

Chức năng của Ban giám đốc là điều hành thực hiện các chiến lược màHội đồng quản trị đã đề ra, phát triên kinh doanh, xây dựng các quy định, chế

độ, chính sách chung của công tu về tổ chức nhân sự, tiền lương và tài chính

kế toán Ban giám đốc còn tham gia vào xác định chiến lược của công ty, lập

kế hoạch hàng năm cho công ty và các chi nhánh

Ban giám đốc bao gồm giám đốc công ty, phó giám đốc công ty và cácgiám đốc của các chi nhánh

Phòng Tổng hợp:

Chức năng của phòng Tổng hợp là trợ lý cho giám đốc về các vấn đềnhân sự, tổ chức sản xuất kinh doanh, tài chính kế toán, marketing, làm việcvới các đối tác, xây dựng các dự án phát triển kinh doanh, những công việc, dự

án cụ thể

Phòng Tổng hợp bao gồm trợ lý giám đốc về tổ chức nhân sự, trợ lýgiám đốc về tài chính kế toán, trợ lý giám đốc về marketing, trợ lý dự án

Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm:

Chức năng chính của phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm là nghiêncứu và phát triển sản phẩm mới, hỗ trợ các bộ phận kinh doanh sửa đổi sảnphẩm theo yêu cầu đặc thù của khách hàng

Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm bao gồm trưởng phòng, phóphòng, nhân viên phụ trách nghiệp vụ, nhân viên phụ trách sản phẩm và lậptrình viên

Các chi nhánh của công ty:

Chức năng của các chi nhánh là kinh doanh các sản phẩm và dịch vụtrọn gói của công ty Các chi nhánh của công ty bao gồm chi nhánh Hà Nội(FHN), chi nhánh Hồ Chí Minh (FSG), và chi nhánh Đà Nẵng (FĐN)

Mô hình tổ chức của các chi nhánh bao gồm Giám đốc chi nhánh, phòngTổng hợp, phòng Kinh doanh, phòng Tư vấn ứng dụng, phòng Lập trình ứngdụng, phòng Tư vấn và Hỗ trợ khách hàng, phòng Kế toán, phòng Hành chính,Ban Cố vấn dự án, Ban Văn thể xã hội và công đoàn

Giám đốc chi nhánh:

Chức năng chính của Giám đốc chi nhánh là điều hành, tổ chức thựchiện kế hoạch kinh doanh đặt ra, xây dựng các quy định, chế độ chính sách,chung của chi nhánh về tổ chức nhân sự, tiền lương và tài chính kế toán Ngoài

ra Giám đốc chi nhánh còn tham gia vào xác định chiến lược của công ty vàlập kế hoạch từng năm cho chi nhánh

Phòng Tổng hợp:

Chức năng chính của phòng Tổng hợp là xây dựng các quy trình sảnxuất kinh doanh trong công ty, xây dựng mô tả chức năng nhiệm vụ của các vịtrí công việc trong công ty Phòng Tổng hợp còn xây dựng các phương án, tổchức và thực hiện đào tạo, kiểm tra đánh giá và tuyển dụng nhân viên cho chinhánh

Phòng Tổng hợp bao gồm trưởng phòng và từ một đến hai nhân viên.Trong trường hợp chỉ có một cán bộ phụ trách về tổ chức và đào tạo thì sẽkhông lập phòng mà sẽ là cán bộ trợ lý nhân sự cho Giám đốc chi nhánh

Phòng Tư vấn ứng dụng:

Chức năng chính của phòng Tư vấn ứng dụng là hỗ trợ phòng Kinhdoanh trong thử nghiệm, khảo sát ban đầu, thực hiện các hợp đồng và hỗ trợphòng Tư vấn và hỗ trợ khách hàng trong việc hỗ trợ khách hàng và bảo hànhkhi cần thiết

Phòng tư vấn ứng dụng tiến hành khảo sát yêu cầu của khách hàng, xácđịnh bài toán, xác định khối lượng công việc để xác định giá bán, nhân sự thựchiện và thời gian thực hiện Đồng thời phòng Tư vấn ứng dụng còn đề raphương án thiết kế sơ bộ giải quyết các bài toán của khách hàng Trong quátrình thực hiện hợp đồng, phòng tiến hành khảo sát chi tiết các yêu cầu củakhách hàng, tư vấn về xây dựng hệ thống thông tin, phối hợp với phòng Lậptrình ứng dụng để sửa đổi, kiểm tra và tiếp nhận chương trình sửa đổi theo yêucầu đặc thù, tiến hành cài đặt, đào tạo người sử dụng và hỗ trợ sử dụng trongthời gian đầu

Phòng Tư vấn ứng dụng bao gồm trưởng phòng, trưởng nhóm (mỗinhóm có từ hai đến năm nhân viên), trưởng dự án, chuyên viên tư vấn ứngdụng Các hợp đồng sẽ được chuyền cho các nhóm thực hiện Với các hợpđồng lớn nếu một nhóm không đủ khả năng thực hiện thì có thể lấy thêm ngườicủa nhóm khác Đối với các hợp đồng đặc biệt thì có thể lập một nhóm dự ánđặc biệt với nhân sự lấy từ các nhóm để thực hiện hợp đồng này Phòng có mộtnhóm nghiệp vụ chuyên hỗ trợ cho bộ phận bán hàng trong công việc

thử nghiệm và khảo sát cũng như hỗ trợ cho các nhóm khác khi hợp đồng gặpkhó khăn trong quá trình thực hiện Tùy theo đặc thù, các nhóm tư vấn có thểchia theo các sản phẩm quản trị doanh nghiệp tổng thể (ERP), quản trị nguồnnhân lực (HRM), kế toán doanh nghiệp (Accounting)

Phòng lập trình ứng dụng:

Chức năng chính của phòng Lập trình ứng dụng là lập trình theo yêu cầucho các hợp đồng, tham gia vào xây dựng phương án thiết kế sơ bộ giải quyếtbài toán của khách hàng trong giai đoạn khảo sát – bán hàng Phòng Lập trìnhứng dụng còn hỗ trợ phòng Triển khai hợp đồng thực hiện hợp đồng trong việcsửa đổi theo yêu cầu đặc thù và bảo hành chương trình sửa đổi

Phòng Lập trình ứng dụng bao gồm trưởng phòng, lập trình viên, cán bộ

tư vấn nghiệp vụ (hỗ trợ nghiệp vụ cho các lập trình viên và nhân viên kiểm trachương trình)

Phòng hành chính:

Chức năng của phòng Hành chính là thực hiện công việc văn phòng,trực tổng đài, lễ tân, lái xe và tạp vụ Phòng Hành chính bao gồm trưởngphòng, nhân viên văn phòng, lái xe và nhân viên tạp vụ

Ban cố vấn dự án:

Chức năng của Ban cố vấn dự án là xem xét và đưa ra các giải pháp chocác dự án khi bắt đầu và khi gặp khó khăn, định kỳ hàng tuần hoặc khi có yêucầu sẽ tổ chức xem xét và đưa ra giải pháp giải quyết các vướng mắc của các

dự án

Ban Cố vấn dự án bao gồm trưởng phòng Tư vấn ứng dụng (trưởngban), trưởng phòng Lập trình ứng dụng, trưởng phòng Tư vấn và hỗ trợ kháchhàng và các cán bộ kỹ thuật, nghiệp vụ và tổ chức thực hiện dự án Ban cố vấn

dự án có thể sử dụng nhân viên ở phòng Nghiên cứu và phát triển sản phẩm vànhân viên của các chi nhánh khác

Công đoàn:

Chức năng chính của Công đoàn là đại diện cho người lao động trongcông ty, tập hợp các ý kiến, kiến nghị từ phía người lao động chuyển cho Bangiám đốc, Ban giám đốc xem xét và đưa vào chế độ, quy định của công ty.Công đoàn cùng Ban giám đốc giải quyết các vấn đề tranh chấp giữa ban giám

đốc và người lao động, thăm hỏi người ốm đau và tổ chức quyên góp ủng hộnhững người gặp khó khăn.

Công đoàn bao gồm chủ tịch công đoàn và một đến hai ủy viên ban chấphành công đoàn

Ban Văn thể xã hội:

Chức năng của Ban văn thể xã hội là tổ chức các hoạt động văn thểtrong công ty, tổ chức các hoạt động xã hội như tham gia các phong trào của

xã hội, ủng hộ người nghèo, nạn nhân của thiên tai…

Ban Văn thể xã hội bao gồm trưởng ban và một đến hai thành viên

Đội ngũ nhân viên:

Số lượng nhân viên của công ty phát triển rất nhanh, chỉ với 17 nhân viênnăm 1998, đến nay công ty đã có hơn 150 nhân viên

- Phân bố nhân viên tại văn phòng Công ty và các chi nhánh:

FCL 12%

FHN 48%

FDN 12%

FSG 28%

FHN Số nhân viên ở Hà Nội

FSG Số nhân viên ở Sài Gòn

FDN Số nhân viên ở Đà Nẵng

FCL Số nhân viên ở các chi nhánh nhỏ khác

- Phõn bố nhõn viờn theo cỏc phũng ban chức năng:

Lập trình ứng dụng 14%

T vấn triển khai hợp đồng 31%

Nghiên cứu phát triển sản phẩm 11%

- Biểu đồ phỏt triển số lượng nhõn viờn qua cỏc năm :

Trong quỏ trỡnh thực tập tại Cụng ty, em đó tỡm hiểu về hoạt động quản

lý và sản xuất kinh doanh của Cụng ty đặc biệt là hoạt động quản lý nhõn sự tạiCụng ty

Hiện nay cụng tỏc quản lý nhõn sự của Cụng ty gặp phải rất nhiều khúkhăn:

- Công ty đang sử dụng phần mềm “Quản lý nhân sự”, phần mềm này đã

sử dụng từ khi Công ty bắt đầu thành lập (1998), được viết trên ngôn ngữFoxpro for Dos, có cơ sở dữ liệu là DBF Đây là ngôn ngữ lập trình có từ rấtlâu, khả năng chạy kém, tính an toàn dữ liệu bảo mật thông tin không cao.Nhất là việc chạy trên MS DOS, nên công việc in ấn gặp rất nhiều khó khăn

- Cấu trúc cơ sở dữ liệu chưa tối ưu, lượng thông tin phải nhập rất nhiềugây khó khăn cho người sử dụng và lưu trữ tốn kém Các báo cáo còn thiếuhoặc chưa tự động in ra các báo cáo khai thác thông tin đã nhập

- Phần mềm chưa hỗ trợ các phương thức tính toán linh hoạt, nhiều phéptoán phải tự tính thủ công sau đó mới điền vào máy, mất thời gian

Hiện nay số lượng nhân viên của Công ty ngày càng tăng lại được phân

bố ở các chi nhánh khác nhau cho nên công việc quản lý lại càng thêm phứctạp

Chính vì thế việc có một phần mềm “Quản lý nhân sự” phù hợp hơn làrất cần thiết đối với Công ty hiện nay Xuất phát từ yêu cầu đó, cùng với nhữngquy định về thời gian cũng như khối lượng công việc đối với một đề tài thực

tập cho nên em đã chọn đề tài : “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản

lý nhân sự tại Công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST”.

1.3 Giải pháp tin học hóa cho bài toán quản lý.

Để ứng dụng tin học trong công tác quản lý người ta sử dụng 2phương pháp cơ bản sau:

Phương pháp tin học hoá toàn bộ: áp dụng phương pháp này sẽ tin

học hoá toàn bộ các chức năng quản lý cũng như thiết lập một cấu trúc hoàntoàn tự động hoá thay thế cho cấu trúc cũ

Ưu điểm: Các chức năng được tin học hoá một cách triệt để nhất, bảo

đảm tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống, tránh được sự dư thừa của thôngtin

Nhược điểm: Phải thực hiện lâu và rất khó khăn, đầu tư ban đầu về

trang thiết bị lớn, hệ thống không có tính mềm dẻo Mặt khác khi thay đổihoàn toàn hệ thống cũ sẽ vấp phải thói quen của những người làm việc trong

hệ thống Đây là một yếu tố tương đối khó vượt qua

Phương pháp tin học hoá từng phần: Phương pháp này chỉ tin học

hoá những chức năng quản lý theo yêu cầu của từng bộ phận trong một tổchức Cho nên việc tiến hành thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống đượcthực hiện một cách độc lập với những giải pháp so với các phân hệ khác Cácphân hệ này thường được cài đặt ứng dụng trong hoạt động phân tán

Ưu điểm: Tính đơn giản khi thực hiện bởi vì công việc được phát triển

tương đối độc lập với nhau Đầu tư ban đầu không lớn Một trong những ưuđiểm được đánh giá cao trong phương pháp này là không kéo theo những thayđổi cơ bản và sâu sắc về cấu trúc của hệ thống nên dễ được chấp nhận Mặt

khác sự thay đổi và phát triển về sau của phân hệ này sẽ không ảnh hưởng đếnhoạt động của phân hệ khác nên tăng được tinh mềm dẻo.

Nhược điểm: Tính nhất quán không cao trong toàn bộ hệ thống do đó

không tránh khỏi sự trùng lặp và dư thừa thông tin

Trong thực tế người ta sử dụng kết hợp cả hai phương pháp trên nhằmgiảm tối thiểu những nhược điểm của từng phương pháp Nhưng trong quản lýkinh tế dù áp dụng theo phương pháp nào thì cũng đều phải tính đến sự phùhợp của phương pháp đó với trình độ tổ chức, trình độ quản lý, quy mô hoạtđộng và tiềm năng tài chính của hệ thống đó

Xuất phát từ thực tế về việc quản lý nhân sự tại Công ty Phần mềm quản

lý doanh nghiệp FAST, cần thiết phải thiết kế một hệ thống thông tin quản lýnhân sự bằng việc phân tích thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty và từ đó cónhững giải pháp tối ưu hóa cho bài toán quản lý, đó là :

Thiết kế các sơ đồ luồng thông tin (IFD) , Sơ đồ chức năng (BFD) , Sơ

đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống thông tin

Thiết kế giao diện

Phân tích – thiết kế cơ sở dữ liệu

Với việc sử dụng thuật toán : Giải thuật đăng nhập (Log in) vàochương trình; Giải thuật thêm một bản ghi vào tệp danh mục; Thuật toán tìmkiếm dữ liệu; Giải thuật lên báo cáo nhân sự:

Và ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual Foxpro 6.0 thay thế cho ngônngữ Fox For Dos mà Công ty đang sử dụng

CHƯƠNG II.

CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CỦA PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ

THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

2.1 Thông tin

2.1.1.Khái niệm thông tin

Thông tin là dữ liệu đã được xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dùng, cónghĩa và có giá trị đối với đối tượng nhận tin trong việc ra quyết định Thôngtin của quá trình xử lý có thể trở thành dữ liệu của quá trình xử lý khác

Thông tin kinh tế đóng một vai trò hết sức quan trọng nhằm giúp chongười lãnh đạo đưa ra được những quyết đinh đúng đắn, kịp thời trong quátrình quản lý Bởi vì chỉ có trên cơ sở các thông tin chính xác, kịp thời các cấplãnh đạo mới có khả năng đưa ra những quyết định phù hợp với các yêu cầucủa các lĩnh vực và đối tượng quản lý trong một pham vi không gian và thờigian

2.1.2 Đặc trưng của thông tin

Để quản lý và sử dụng thông tin một cách có hiệu quả, ta cần phải tìmhiểu các đặc trưng cơ bản của thông tin như sau:

 Kiểm tra khả năng giảm độ bất định về đối tượng củathông tin Thông tin về hệ thống ngày càng nhiều, càng đầy đủ thì độ bấtđịnh về hệ thống ngày càng giảm

 Thông tin phải được định hướng rõ ràng

 Thông tin phải có tính thời điểm Điều này có nghĩa làthông tin chỉ có ích tại một thời điểm nào đó mà không có tính thời kỳdài

Đối tượng được phản ánh

Chủ thể nhận phản ánh

 Tính cục bộ của thông tin thể hiện là thông tin chỉ có ýnghĩa trong một hệ thống nhất định có sự điều khiển và sử dụng nó.

 Thông tin thể hiện tính tổ chức vì thông tin tạo nên sự liên

hệ và trao đổi giữa các bộ phận này với bộ phận khác, nó đóng vai tròliên kết các bộ phận trong cùng một hệ thống

 Thông tin mang tính tương đối Thông tin được tạo ra vàtruyền đi và do đó khó tránh khỏi những sai lệch do các nhiễu thông tingây ra Các nhiễu ở đây xuất phát từ nhiều mặt vật lý, ngữ nghĩa, lợi íchgiữa các bên… đã làm cho thông tin chỉ phản ánh được một cách tươngđối về đối tượng được phản ánh

2.1.3.Vai trò của thông tin trong quản lý

Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay các nhà quản lý phảihoạt động với năng suất và hiệu suất cao nhằm đạt được các mục tiêu quản lý

đã đề ra Những nguồn tài nguyên, vật lực mà họ có để sử dụng là: con người,tiền bạc, tài nguyên, năng lượng và thông tin Mỗi nguồn tài lực này, trừ thôngtin, đều có thể đếm hay đo được theo một cách nào đó, bởi vậy dễ quản lý.Thông tin thì khác: nó là vô hình nên khó có thể đo được chính xác Mặc dùvậy, nhiều cơ quan hiên nay đang ngày càng nhận thấy rằng thông tin là mộttrong những nguồn tài nguyên quan trọng nhất của họ, cần thiết có biện phápquản lý chặt chẽ và sử dụng một cách có hiệu lực

Hầu như trong lĩnh vực nào thông tin cũng đựơc đánh giá cao Trongchiến tranh, ai nắm được thông tin thì đã chắc thắng một nửa Nhưng khôngchỉ trong chiến tranh thông tin mới quan trọng Ngay trong hoà bình , thông tin

về các xu hướng kinh tế, về thị trường, về công nghệ mới, về kỹ năng và tiềmnăng của lực lượng lao động và về sở thích của khách hàng cũng đóng một vaitrò quyết định trong thành công hay thất bại của công ty Bởi vì thông tin là cơ

sở cho những quyết định đúng đắn, tránh được những sai lầm do bệnh “thiếuthông tin” gây ra, chúng làm tăng khả năng trả lời nhanh các câu hỏi của kháchhàng, tăng tốc độ phục vụ khách hàng

Giá trị của thông tin thường được bàn đến trong bối cảnh của một quyếtđịnh Về lý thuyết, giá trị của thông tin có được nhờ sự thay đổi hành vi quyếtđịnh gây ra bởi thông tin trừ đi chi phí để nhận được thông tin đó Ngoài bốicảnh của một quyết định, thông tin còn có tác dụng động viên, khích lệ, tăngkiến thức và kinh nghiệm của người nhận tin

Qua những khảo sát trên, càng ngày người ta cành nhận rõ giá trị củathông tin Một nhà tài chính đã nhận xét rằng ngày nay thông tin về tiền bạcquan trọng không kém gì tiền bạc Thông tin là một nguồn tài nguyên quý báu,phải trả giá bằng tiền cho nên phải được giữ gìn, quản lý và sử dụng một cách

có hiệu quả

2.2 Hệ thống thông tin

2.2.1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành thông tin.

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phầncứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập lưu trữ, xữ lý và phânphối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường

Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục dữ liệu và các thiết

bị tin học hoặc không tin học Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin đượclấy từ các nguồn (sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các

dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến cácđích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage)

Như mô hình trên minh họa, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận:

Bộ phận đưa dữ liệu vào

Nguồn

Kho dữ liệu

Đích

khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau và cũng như hệ thốngchuyên gia cho phép đặt ra các chuẩn đoán tổ chức.

Những hệ thống thông tin phi chính thức của một tổ chức bao chứa cáchoạt động xử lý thông tin như gửi thư và nhận thư, ghi chép dịch vụ, các cuộcnói chuyện điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo vàcác bài báo trên báo chí, tạp chí

2.2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức hay đượcdùng Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và mộtcách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại

* Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Các hệ thống thông tin khác nhau có các phương pháp tiếp cận vấn đềkhác nhau và có những mục đích khác nhau Theo cách phân loại theo mụcđích phục vụ của thông tin đầu ra thì ta có thể phân thành 5 hệ thống thông tinsau:

- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction ProcessingSystem)

Như chính tên của chúng đã nói rõ các hệ thống xử lý giao dịch đã xử lýcác dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, nhàcung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó Các giao dịch sảnsinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó Các hệ thống xử

lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạtđộng của tổ chức Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp Có thể kể racác hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả lương, lập đơn hàng, làm hoáđơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng ký môn theo học củasinh viên, cho mượn sách và tài liệu cho một thư viện, cập nhật tài khoản ngânhàng và thuế phải trả của người nộp thuế…

- Hệ thống thông tin quản lý MS (Management Infomatin System)

Là những hệ thống trợ giúp những hoạt động quản lý của tổ chức, cáchoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập

kế hoạch chiến lược Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởicác hệ xử lý giao dịch cũng như các nguồn liệu ngoài tổ chức Nói chung,chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêucầu Báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức.Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiệntại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo,các dữ kiện hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành côngnghiệp, dữ liệu hiện thời và các số liệu lịch sử Vì các hệ thống thông tin quản

lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chấtlượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốthay xấu của hệ xử lý giao dịch Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi

chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thịtrường…là các hệ thống thông tin quản lý.

- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Dicision Support System)

Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp cáchoạt động ra quyết định Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là mộtquy trình được tạo thành từ 3 giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giácác phương án giải quyết và lựa chọn một phương án Về nguyên tắc một hệthống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyếtđịnh xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra Thêm vào đó nó cònphải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp.Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều

cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diển và đánh giá tìnhhình

- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)

Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệnhân tạo, trong đó có sự biểu diển bằng các công cụ tin học những tri thức củamột chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia được hình thành

từ một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn Có thể xem lĩnh vực hệ thốngchuyên gia như là mở rộng của hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định cótính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp laođộng trí tuệ Tuy nhiên đặc trưng của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuậtcủa trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao gồmcác sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng

- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh TSCA(Information System for Competitive Advantage)

Hệ thống thông tin loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược.Khi nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lý do dẫnđến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được pháttriển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thốngthông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia Hệthống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người

sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cungcấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp… (trongkhi ở 4 loại hệ thống trên người sử dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức) Nếunhư những hệ thống được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạtđộng quản lý của tổ chức thì hệ thống tăng cường sức cạnh tranh là nhữngcông cụ thực hiện các ý đồ chiến lược (vì vậy có thể gọi là hệ thống thông tinchiến lược) Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lựclượng canh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệpcạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trongcùng một ngành công nghiệp

Theo cách phân loại trên thì Hệ thống thông tin quản trị nhân lực chính

là hệ thống thông tin quản lý bởi hệ thống này trợ giúp những hoạt động quản

lý nhân lực của 1 tổ chức doanh nghiệp

* Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp

Các thông tin trong một tổ chức được chia theo cấp quản lý và trong mỗicấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng được phục vụ Cóthể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sảnxuất để hiểu cách phân chia này :

Tài chính

chiến lược

Marketingchiến lược

Nhân lựcchiến lược

Kinh doanh

và sản xuấtchiến lược

Nhân lựcchiến thuật

Kinh doanh

và sản xuấtchiến thuật

Tài chính tác

nghiệp

Marketing tácnghiệp

Nhân lực tácnghiệp

Kinh doanh

và sản xuấttác nghiệp

Như vậy hệ thống thông tin quản lý nhân lực chỉ là một trong rất nhiều

hệ thống thông tin quản lý thường có trong một tổ chức doanh nghiệp

2.2.3 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin.

Cùng môt hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quanđiểm của người mô tả Đây là một trong những cơ sở nền tảng tạo ra củaphương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin Có 3 mô hìnhcùng được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình lôgic, môhình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong

Cái gì? Để làm gì?

Cái gì ở đâu? Khi nào?

Như thế nào?

Mô hình lôgic mô tả hệ thống làm gì: Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà

nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các

xử lý và những thông tin mà hệ thống sinh ra Mô hình này trả lời câu hỏi “Cáigì?” và “để làm gì?” Nó không quan tâm tới phương tiện sử dụng cũng nhưđịa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý Mô hình của hệ thống gắn ởquầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hìnhlôgic này

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệthống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức củađầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộphận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ côngcũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặcbàn phím được sử dụng Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệthống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhauxảy ra Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? và khi nào? Một khách hàng nhìn

hệ thống thông tin tự động ở quầy giao dịch rút tiền ngân hàng theo mô hìnhnày

Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống

tự nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹthuật Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị đượcdùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết

bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình vàngôn ngữ thể hiện Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào? Giám đốc khai thác

Mô hình ổn định nhất

Mô hình hay thay đổi

nhất

Mô hình lôgic (Góc nhìn quản lý)

Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn người dùng)

Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật)

tin học mô tả hệ thống tự động hoá ở quầy giao dịch theo mô hình vật lý trongnày.

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình lôgic là kếquả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sử dụng, và môhình vật lý trong là của góc nhìn kỹ thuật Ba mô hình có độ ổn định khácnhau, mô hình lôgic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổinhất

2.3 Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý

2.3.1 Phương pháp tổng hợp

Phương pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận.Nhưng phải đảm bảo logic toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựngcác mảng cơ bản trên cơ sở từng nhiệm vụ đó

Ưu điểm: Phương pháp này cho phép đưa dần hệ thống vào làm việctheo từng giai đoạn và nhanh chóng thu được kết quả

Nhược điểm: Các thông tin dễ bị trùng lặp, sinh ra các thao tác khôngcần thiết

2.3.2 Phương pháp phân tích

Trong phương pháp này, nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng đảm bảologic toán học cho hệ thống Sau đó xây dựng các chương trình làm việc vàthiết lập các mảng làm việc cho chương trình đó

Ưu điểm: Phương pháp này cho phép tránh được thiết lập các mảng làmviệc một cách thủ công

Nhược điểm: Hệ thống chỉ hoạt động được khi đưa vào đồng thời toàn

bộ các mảng này

2.3.3 Phương pháp tổng hợp và phân tích

Đây là phương pháp kết hợp đông thời cả hai phương pháp trên Tiếnhành đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số thao tác cũng nhưnhiệm vụ cần thiết Yêu cầu là phải tổ chức chặt chẽ bảo đảm tính nhất quáncủa thông tin trong hệ thống

2.4 Phân loại hệ thống thông tin trong quản trị nhân lực

Quản trị nhân lực (Human Resource Management) liên quan đến hai vấn

đề cơ bản là “quản trị” và “nguồn nhân lực” Quản trị là quá trình làm chonhững hoạt động được hoàn thành với hiệu quả cao, bằng và thông qua ngườikhác Vấn đề quản trị có sự phối hợp giữa tính khoa học và nghệ thuật lãnhđạo Về phương diện khoa học, quản trị gia thành công là người nắm vững cáckiến thức và kỹ năng quản trị Về phương diện nghệ thuật, quản trị gia thànhcông là người có các năng lực bẩm sinh như thông minh, có tài thuyết phục, lôicuốn người khác làm theo…Nguồn nhân lực của một tổ chức được hình thành

trên cơ sở của các cá nhân có vai trò khác nhau và được liên kết với nhau theonhững mục tiêu nhất định.

Quản trị nhân lực nghiên cứu các vấn đề về quản trị con người trong các

tổ chức và có hai mục tiêu cơ bản:

Sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất lao động vànâng cao tính hiệu quả của tổ chức

Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện cho nhânviên được phát huy tối đa các năng lực cá nhân, được kích thích, động viênnhiều nhất tại nơi làm việc và trung thành, tận tâm với doanh nghiệp

Để thực hiện được công tác quản trị nhân lực có hiệu quả thì trước hếtngười lãnh đạo phải biết phân công và tổ chức công việc một cách khoa học,

đó là việc phải hoạch định được những công việc trong ngắn hạn cũng như dàihạn Chính vì thế hệ thống thông tin quản trị nhân lực được phân loại một cáchkhoa học và cụ thể hơn giúp cho người lãnh đạo dễ dàng hơn trong công tácquản trị nhân lực:

2.4.1 Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp.

Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp cung cấp cho quản trịviên nhân lực dữ liệu hỗ trợ cho các quyết định nhân sự có tính thủ tục, lặp lại

Có rất nhiều hệ thống thông tin tác nghiệp thực hiện việc thu thập thông tin vềcác dữ liệu nhân sự Các hệ thống này chứa các thông tin về các công việc vànhân lực của tổ chức và thông tin về các quy định của chính phủ

* Hệ thống thông tin quản lý lương

Trong hệ thống thông tin tài chính, phân hệ quản lý lương thực hiện thuthập và báo cáo các dữ liệu về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp Các tệpquản lý lương chứa một lượng lớn thông tin về người lao động, hệ số lươngcủa người lao động, các nhóm thu nhập và thâm niên nghề nghiệp của ngườilao động Đó là những thông tin rất có ích cho các quản trị viên nhân lực raquyết định Với hệ quản trị cơ sở dữ liệu, người ta có thể thực hiện lưu trữ dữliệu với sự giảm thiểu tối đa sự trùng lặp vì vậy sẽ không có sự trùng lặp sốliệu giữa hệ thống quản lý lương và hệ thống nhân sự, nhưng vẫn đảm bảo sựtương thích về mặt dữ liệu giữa hai hệ thống này, đảm bảo cung cấp các báocáo tầm sách lược từ dữ liệu của hai hệ thống này

* Hệ thống thông tin quản lý vị trí việc làm

Trong khi công việc là một đơn vị nhỏ nhất được chia ra từ những hoạtđộng của một doanh nghiệp thì vị trí đó là một phần công việc được thực hiệnbởi một người lao động riêng Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý vị trílàm việc là xác định từng vị trí lao động trong tổ chức, phạm trù nghề nghiệpcủa vị trí đó và nhân sự đang đảm đương vị trí đó

Định kỳ hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc sẽ cung cấp một danh

dung công việc hoặc theo yêu cầu công việc cùng danh mục các vị trí làm việccòn khuyết theo ngành nghề sẽ rất có ích cho bộ phận quản trị nhân sự trongviệc ra các quyết định tuyển người Hệ thống thông tin quản lý vị trí việc làmcũng cung cấp nhiều thông tin hữu ích giúp cho các quản trị viên hệ thống pháthiện ra các vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực để từ đó ra các quyết địnhsách lược phù hợp.

* Hệ thống thông tin quản lý người lao động

Phòng tổ chức – hành chính phải duy trì thông tin về tất cả các nhân sựcủa doanh nghiệp để phục vụ nhiều mục tiêu báo cáo khác nhau Một phầncủa hệ thống thông tin quản lý người lao động là tệp nhân sự Tệp này chứa dữliệu về bản thân các nhân sự và các thông tin liên quan đến tổ chức như họ tên,giới tính, tình trạng gia đình, trình độ học vấn, kinh nghiệm nghề nghiệp…Mộtphần khác của hệ thống thông tin quản lý người lao động là danh mục các kỹnăng, chứa các thông tin về kinh nghiệm làm việc, sở thích công việc, điểmtrắc nghiệm, sở thích và các khả năng đặc biệt khác của người lao động Danhmục này có thể giúp cho các quản trị viên nhân lực xác định được năng lực củangười lao động và sắp xếp đúng người, đúng việc để bảo đảm hiệu quả laođộng cao nhất; đồng thời danh mục này cũng được sử dụng để quyết định đềbạt, đào tạo hay thuyên chuyển thời gian lao động, nhằm kích thích khả năngngành nghề và linh hoạt trong sắp xếp vị trí việc làm

* Hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người

Đánh giá tình hình thực hiện công việc là một quá trình so sánh tình hình thực hiện công việc với yêu cầu đề ra Đối với công nhân sản xuất thực hiện theo mức lương lao động có thể căn cứ vào phần trăm thực hiện mức lao động, chất lượng sản phẩm … Đối với các nhân viên, việc đánh giá có phần phức tạp và khó khăn hơn

Những đánh giá do hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người cung cấp được gọi là đánh giá biểu hiện Dữ liệu phục vụ cho các đánh giá biểu hiện được thu thập bằng các mẫu đánh giá người lao động phát tới cấp trên trực tiếp của người lao động, hoặc phát tới người cùng làm việc, tới bản thân người lao động và thậm chí là tới các khách hàng

Thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc cũng được sử dụng đểxác định các nguồn lao động tin cậy, tránh tuyển dụng nhân công từ các nguồnkhông bảo đảm chất lượng và cũng từ các thông tin này đặt ra cho tổ chức nhucầu phát triển một chương trình đào tạo bổ sung dành cho một số loại nhấtđịnh các nhân công lao động

* Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp trên

Dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý lương, quản lý người lao động và

hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc có thể được sử dụng

để lên các báo cáo theo yêu cầu của luật định và quy định của chính phủ Ví

dụ, luật quản lý sức khoẻ và an toàn nghề nghiệp yêu cầu tổ chức doanh nghiệpduy trì các thông tin về sức khoẻ và an toàn của mỗi người lao động, kể cảnhững thông tin về các tai nạn nghiêm trọng hay bệnh nghề nghiệp

Tổ chức doanh nghiệp có thể thực hiện được nhiều cải tiến, bằng cách

sử dụng chính các thông tin dùng cho báo cáo chính phủ Ví dụ trên cơ sởthông tin về tai nạn và bệnh nghề nghiệp báo cáo lên bộ phận quản lý sức khoẻ

và an toàn lao động, có thể tính toán được chi phí cho tai nạn và bệnh nghềnghiệp Thông tin này trở thành một công cụ quan trọng trong việc thuyết phụcngười lao động và các nhà quản lý tôn trọng hơn nữa an toàn lao động và xácđịnh nên các yếu tố gây ra tai nạn hay bệnh nghề nghiệp

Các nhà quản lý cũng có thể sử dụng thông tin kiểu này để tính tai nạn

và bệnh nghề nghiệp bình quân cho toàn doanh nghiệp, cho mỗi đơn vị bộphận, cho mỗi ca làm việc, mỗi dự án hay cho mỗi ngành nghề, từ đó có thểxác định các bộ phận, các ca làm việc, các dự án, các địa điểm, các ngành nghềhay các nhà phụ trách liên đới tới một tỉ lệ tai nạn và bệnh tật cao hơn tỉ lệtrung bình; và cũng xác định những người lao động hay gặp tai nạn lao độnghoặc bệnh nghề nghiệp, trên cơ sở đó đặt ra yêu cầu đào tạo hay đào tạo lại nộiquy bảo hộ lao động cho những người đó cũng như người phụ trách của họ

Nhà quản lý cũng có thể có nhu cầu sắp xếp các thông tin thu nhận đượctheo nhóm tai nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp Thông tin này có thể dẫn đếnnhững khảo sát trong tương lai nhằm xác định, tìm kiếm nguyên nhân gây ra tỉ

lệ cao đối với một số loại tai nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp, trên cơ sở đóthực hiện những thay đổi cần thiết trong chế độ an toàn lao động hay môitrường làm việc

* Hệ thống tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc

Sau khi đã xác định các công việc và yêu cầu đối với những công việc

đó, sau quá trình tuyển chọn nhân viên công việc tiếp theo là sàng lọc, đánhgiá, lựa chọn và sắp xếp những người lao động vào các vị trí lao động còntrống Để chắc chắn phù hợp với các luật định của nhà nước, các thủ tục phảiđược lập hồ sơ và tiến hành một cách có cấu trúc Số liệu thu được qua phỏngvấn, sát hạch và các quyết định phân công phải được thu thập và lưu giữ lạitheo đúng yêu cầu của các điều luật, phục vụ mục đích phân tích sau này

2.4.2 Các hệ thống thông tin nhân lực sách lược.

Các hệ thống thông tin sách lược cung cấp cho các nhà quản lý thông tin

hỗ trợ cho các quyết định liên quan đến phân chia các nguồn lực Trong lĩnhvực quản trị nhân lực, các quyết định kiểu này bao gồm quyết định tuyển

người lao động, quyết định phân tích và thiết kế việc làm, quyết định phát triển

và đào tạo hay các quyết định kế hoạch hoá trợ cấp cho người lao động

* Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc

Phân tích và thiết kế công việc bao gồm quá trình mô tả các công việccần thiết của một tổ chức doanh nghiệp và những năng lực phẩm chất cần cócủa người công nhân để thực hiện các công việc đó Mỗi mô tả công việc phảiđặc tả được mục đích, nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi công việc cùng với cácđiều kiện và chuẩn mực để thực thi các nghĩa vụ và trách nhiệm này Một đặc

tả công việc mô tả các kỹ năng, trình độ kinh nghiệm và các phẩm chất khácnhau cần thiết đối với người lao động để có thể được sắp vào vị trí làm việcnhư mô tả

Đầu vào cho hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc là các dữliệu thu được qua các cuộc phỏng vấn những người phụ trách, những người laođộng và các bản hướng dẩn Thông tin thu được từ môi trường của tổ chứccũng là đầu vào của hệ thống thông tin kiểu này, ví dụ từ các nghiệp đoàn laođộng, từ các đối thủ cạnh tranh hay từ các tổ chức chính phủ

Đầu ra của hệ thống thông tin phân tích và thiết kế việc làm là các mô tả

và đặc điểm công việc Các thông tin này tạo cơ sở cho những nhà quản lý racác quyết định sách lược như việc xác định giá trị tương đối của một công việc

so với những công vịêc khác trong doanh nghiệp để từ đó cho phép nhà quản

lý thực hiện nguyên tắc trả lương công bằng cho người lao động trong nội bộ

tổ chức doanh nghiệp, tránh gây nên bất bình trong người lao động

Thông tin thu được từ hệ thống thông tin và thiết kế công việc có thểđược sử dụng để tăng tính mềm dẻo của việc triển khai nguồn nhân lực trongdoanh nghiệp, ví dụ một quản trị viên nhân lực có thể quyết định để gộp một

số chức danh công việc thành một chức danh duy nhất, nếu chúng có nhữngđặc điểm chung như nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu, để từ đó có thể tinhgiảm cấu trúc công việc trong doanh nghiệp cũng như dể dàng thực hiện việcchuyển đổi nhân sự giữa các vị trí làm việc khác nhau nội trong chức danhcông việc và cũng để đơn giản hoá các hoạt động tuyển chọn, sát hạch và sắpxếp việc làm

Thông tin phân tích và thiết kế việc làm có thể được kết nối với hệ thốngthông tin quản lý vị trí việc làm, từ đó có thể đưa ra dạnh mục các vị trí việclàm còn khuyết nhân sự theo nội dung công việc, theo kỹ năng nghề nghiệp,theo trình độ và kinh nghiệm làm việc cần cho vị trí đó

Theo cách trên thông tin phân tích và thiết kế đã giúp cho tổ chức xácđịnh được các phẩm chất, kỹ năng và loại nhân lực cần tuyển dụng: Cần tuyển

ai và sắp xếp họ vào những công việc nào Đồng thời những thông tin loại nàycũng tạo cơ sở để xác định mức chi trả cho người lao động, để thực hiện việcđánh giá, đề bạt hay buộc thôi việc người lao động Trên thực tế, hệ thốngphân tích và thiết kế công việc cung cấp một cơ sở pháp lý cho nhiều chức

năng quản trị nhân lực Vậy nên, hệ thống thông tin này hỗ trợ rất nhiều quyếtđịnh sách lược liên quan đến việc phân bổ nguồn nhân lực trong tổ chức.

* Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân lực

Chức năng tuyển chọn nhân lực đảm bảo cung cấp cho tổ chức nhữngnhân lực có đào tạo, có khả năng đảm đương các vị trí công việc còn trống, xácđịnh được từ hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc và mô tả bởi hệ thốngthông tin phân tích và thiết kế công việc Chức năng tuyển chọn nhân lực cũngcần đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ theo đúng các quy định về hợp đồng và biênchế lao động

Một hệ thống thông tin tuyển chọn là rất cần thiết cho việc kế hoạch hoátuyển chọn nhân lực Hệ thống thông tin này sẽ thực hiện thu thập và xử lýnhiều kiểu thông tin khác nhau cần để lên kế hoạch Đó có thể là danh sách các

vị trí công việc còn trống, danh sách những người lao động dự kiến đến tuổihưu trí, thuyên chuyển hay buộc thôi việc; là những thông tin về kỹ năng và sởtrường của những người lao động và tóm tắt về tình hình đánh giá thực hiệncông việc và con người lao động

Hệ thống thông tin tuyển chon nhân lực cũng cung cấp thông tin để giúpcác nhà quản lý kiểm soát được các hoạt động tuyển chọn

* Hệ thống thông tin quản lý lương thưởng và bảo hiểm, trợ cấp

Hệ thống thông tin quản lý lương thưởng và bảo hiểm, trợ cấp hỗ trợnhiều quyết định quản trị nhân lực sách lược khác nhau, đặc biệt khi thông tin

về lương thưởng và trợ cấp liên quan đến các nguồn thông tin bên ngoài và các

hệ thống thông tin nhân lực khác Các kế hoạch lương thưởng và trợ cấp có vaitrò rất quan trọng trong việc tăng năng suất lao động của tổ chức Bằng phúclợi nguồn nhân lực, tinh thần và đời sống vật chất của người lao động đượcnâng cao, tạo điều kiện tăng năng suất lao động

* Hệ thống thông tin đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Một hoạt động quan trọng của phòng quản trị nhân lực là kế hoạch hóa

và quản trị các chương trình đào tạo và phát triển nhằm nâng cao chất lượng người lao động Chương trình đào tạo do hệ thống phát triển và đào tạo cung cấp cần thoả mãn nhu cầu của các công việc được xác định bởi hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc và hệ thống phân tích và thiết kế công việc

2.4.3.Hệ thống thông tin nhân lực chiến lược

Kế hoạch hoá nguồn nhân lực và đàm phán lao động là hai hoạt động

chủ yếu của quản trị nhân lực mức chiến lược Kế hoạch hoá nguồn nhân lực

là quá trình mà thông qua nó các doanh nghiệp đảm bảo được đầy đủ về sốlượng và chất lượng người lao động phù hợp với yêu cầu công việc, vào đúnglúc để doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra

Các doanh nghiệp với những kế hoạch chiến lược lâu dài như: mở rộngthị trường, xây dựng các nhà máy hay mở các văn phòng tại những địa điểmmới hoặc đưa vào một sản phẩm mới đều rất cần đến những thông tin về sốlượng và chất lượng lực lượng lao động hiện có, để thực hiện mục tiêu củadoanh nghiệp Kế hoạch hoá nguồn nhân lực sẽ phục vụ mục đích này củadoanh nghiệp Nó sẽ xác định các nguồn nhân lực cần để thực hiện các mụctiêu của doanh nghiệp được vạch ra trong kế hoạch chiến lược, điều đó đồngnghĩa với dự báo cung và cầu về nguồn nhân lực được yều cầu Các dự báo sẽtiến hành thực hiện ước lượng số lượng, đặc điểm và chi phí cho nguồn nhânlực để đạt được các kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp

Để tiến hành dự báo các yêu cầu về nguồn nhân lực, phải trả lời hàngloạt các câu hỏi về kế hoạch hoá sau đây:

- Nguồn nhân lực của doanh nghiệp phải như thế nào mới phù hợp với

kế hoạch chiến lược ? Nhân sự phải có kỹ năng, kinh nghiệm vàphẩm chất gì ? Đặc điểm và mô tả công việc do kế hoạch chiến lược

đề ra là gì ?

- Để thực hiện kế hoạch chiến lược đề ra, cần số lượng nhân lực vớinhững phẩm chất đã nêu trên là bao nhiêu ? Hay nói cách khác cầnbao nhiêu vị trí làm việc cho mỗi công việc ?

- Nguồn nhân lực hiện tại của doanh nghiệp như thế nào ? Đáp ứngđược bao nhiêu nhu cầu về nhân lực của kế hoạch chiến lược ?

- Còn những nguồn lực nào khác có sẵn để thực hiện kế hoạch chiếnlược ?

Việc xác định kiểu và số lượng nhân lực cần cho kế hoạch chiến lượcgọi là quá trình dự báo cầu về nguồn nhân lực, còn việc xác định những nguồnnhân lực có sẵn nội trong doanh nghiệp và bên ngoài doanh nghiệp gọi là dựbáo cung nguồn nhân lực Những dự báo kiểu này có thể được tiến hành trênmức vĩ mô hay vi mô

2.5 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý

Ngày nay, với sự phát triển của đời sống xã hội ngày càng cao, đồngnghĩa với nó là công tác quản lý cũng cần phải chính xác và cụ thể hơn Chính

vì thế để tạo ra được một phần mềm đáp ứng được những yêu cầu đặt ra thìmột cá nhân hay một nhóm người thì khó mà hoàn thành được Vì vậy để nângcao hiệu quả lao động của mổi cá nhân cũng như của toàn tập thể thì việc phân

công lao động chặt chẽ là rất cần thiết Xuất phát từ yêu cầu đó một hệ thốngthông tin cũng được phân chia thành các giai đoạn khác nhau cụ thể như sau:

2.5.1 Đánh giá yêu cầu

Khi có yêu cầu cần thiết phải tiến hành thay đổi hay hiệu chỉnh một hệthống thông tin, người quản lý chịu trách nhiệm về vấn đề đó phát biểu yêu cầuphát triển hệ thống Yêu cầu này sẽ được gửi tới lãnh đạo bộ phận tin học nếu

bộ phận như thế tồn tại, hoặc đến một hãng chuyên môn trong trường hợpngược lại Tuỳ theo hoàn cảnh cụ thể mà yêu cầu ít hay nhiều tính chính thức.Trong một số tổ chức người sử dụng phải trình bày yêu cầu của họ theo chuẩnmẫu đã được xây dựng trước; và phải chỉ rõ vấn đề mà họ thấy, nguyên nhâncủa chúng, giải pháp họ mong muốn và lợi ích ước tính Giai đoạn này phảiđược tiến hành trong thời gian tương đối ngắn để không kéo theo nhiều chi phí

và thời gian Một số chuyên gia ước tính rằng trong một số trường hợp quy môlớn thời gian đánh giá dự án chiếm 4 – 5% tổng thời gian dành cho dự án Đó

là một nhiệm vụ phức tạp vì nó đòi hỏi người phân tích phải nhìn nhận nhanh

và với sự nhạy bén cao, từ đó xác định các nguyên nhân có thể nhất và đề xuấtcác giải pháp mới, đánh giá được tầm quan trọng của những biến đổi, dự báođược nhữnh ảnh hưởng của chúng

Đánh giá yêu cầu gồm có các công đoạn sau:

+ Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu: Tức là làm quen với hệ thống đángxét, xác định thông tin phải thu thập cũng như nguồn và phương pháp thu thậpcần dùng

+ Làm rõ yêu cầu: Làm rõ yêu cầu có mục đích là làm cho phân tíchviên hiểu đúng yêu cầu của người yêu cầu Xác định chính xác đối tượng yêucầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khungcảnh nghiên cứu

+ Đánh giá khả năng thực thi: Theo cách nói chung thì đánh giá khảnăng thực thi của một dự án là tìm xem có yếu tố nào ngăn cản nhà phân tíchthực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất hay không? Tuynhiên trong quá trình phát triển hệ thống luôn luôn phải tiến hành đánh giá lại.Những vấn đề chính về khả năng thực thi là: khả thi về tổ chức, khả thi về tàichính, khả thi về thời gian và khả thi về kỹ thuật

+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh gía yêu cầu: Báo cáo cho phépcác nhà quyết định cho phép dự án tiếp tục hay dừng lại Báo cáo phải cungcấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình hình và khuyến nghị những hànhđộng tiếp theo Báo cáo thường được trình bày để các nhà quyết định có thểyêu cầu làm rõ thêm các vấn đề Sau đó là quyết định tiếp tục hay loại bỏ dựán

2.5.2 Phân tích chi tiết

* Mục đích của giai đoạn phân tích chi tiết:

Sau khi nghiên cứu báo cáo đánh giá yêu cầu và tham dự buổi thuyếttrình về giai đoạn đánh gía yêu cầu do phân tích viên trình bày một quyết định

sẽ được ban hành là tiếp tục hay huỷ bỏ dự án Trong trường hợp thuận lợi thìgiai đoạn phân tích chi tiết sẽ được tiến hành Mục đích chính của giai đoạnphân tích chi tiết là đưa ra được chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại – nghĩa làxác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính củachúng, xác định được mục tiêu cần đạt đuợc của hệ thống mới và đề xuất rađược các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu về môi trường trong đó

hệ thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạt động của chính hệ thống

* Các phương pháp thu thập thông tin trong giai đoạn phân tích chi tiết

- Nghiên cứu tài liệuQuá trình nghiên cứu tài liệu giúp ta có được những thông tin cụ thể vềnhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức,tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò vànhiệm vụ của các thành viên, nội dụng và hình dạng của các thông tin vào/ ra.Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức

- Sử dụng phiếu điều traKhi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên mộtphạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra Yêu cầu các câu hỏi trên phiếuphải rõ ràng, cùng hiểu như nhau Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp

Thường thì phiếu điều tra được thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thểdùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang WEB động…phiếu điềutra cần phải phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức câu hỏi Trênphiếu điều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng và một số câu hỏi mở

- Quan sát

Có rất nhiều điều mà không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấnnhư tài liệu để đâu, đưa cho ai, có sắp xếp hoặc không sắp xếp, lưu trũ có khoáhoặc không khoá…

Quan sát có thể bị khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giốngnhư thường ngày

Ngoài việc lựa chọn công cụ, phân tích viên phải xác định các nguồnthông tin Những nguồn dùng trong giai đoạn đánh giá yêu cầu đương nhiênvẫn được xem xét ở đây Tuy nhiên cần phải đi sâu hơn Phải phỏng vấn nhânviên chịu trách nhiệm về các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau và gặp nhữngngười quản lý họ Khi phỏng vấn các câu hỏi cần phải chính xác hơn vì phân

tích viên phải hiểu chi tiết Cần lưu ý đến vai trò quan trọng của người sử dụng

và lợi thế khi có họ tham gia vào trong đôi ngũ phân tích

* Mã hoá dữ liệu của giai đoạn phân tích chi tiết :

Xây dựng hệ thống thông tin rất cần thiết phải mã hóa dữ liệu.Việc mã hóa dữ liệu mang lại những lợi ích như là : Nhận diện khôngnhầm lẫn các đối tượng ; Mô tả nhanh chóng các đối tượng ; Nhận diện nhómđối tượng nhanh hơn

- Định nghĩa : Mã hoá dữ liệu là một biểu diển theo ngôn ngữ quyước, thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tậphợp thực thể

- Các phương pháp mã hoá cơ bản+ Phương pháp mã hoá phân cấp: Nguyên tắc tạo lập bộ mã này rất đơngiản Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống Và mã số được xây dựng từtrái sang phải các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sựphân cấp sâu hơn

+ Phương pháp mã liên tiếp: Mã kiểu này được tạo ra bởi một quy tắctạo dãy nhất định Chẳng hạn nếu người được tuyển dụng vào làm việc trước

có mã số là 999 thì người tiệp theo mang mã số là 1000

+ Phương pháp mã tổng hợp: Khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mãhoá liên tiếp thì ta có mã hoá tổng hợp

+ Phương pháp mã hoá theo Xeri: Phương pháp này là sử dụng một tậphợp theo dãy gọi là xeri Xeri được coi như một giấy phép theo mã quy định

+ Phương pháp mã hoá gợi nhớ: Phương pháp này căn cứ vào đặc tínhcủa đối tượng để xây dựng Chẳng hạn dùng việc viết tắt các chữ cái làm mã

+ Phương pháp mã hoá ghép nối: Phương pháp này chia mã ra thànhnhiều trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa nhữngtập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã

* Các công cụ mô hình hoá

Tồn tại một số công cụ tương đối chuẩn cho việc mô hình hoá và xâydựng tài liệu cho hệ thống Đó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và

từ điển hệ thống

Sơ đồ luồng thông tin.

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cáchthức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trongthế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:

Xử lý

Thủ công Giao tác người - máy Tin học hoá hoàn

toàn

Kho lưu trữ dữ liệu

Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượngđược biểu diễn trên sơ đồ Rất nhiều các thông tin không thể thể hiện trên sơ

Tài liệu

đồ như hình dạng ( format ) của các thông tin vào/ ra, thủ tục xử lý, phươngtiện thực hiện xử lý… sẽ được ghi trên các phích vật lý này Có 3 loại phích:phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý.

Sơ đồ luồng dữ liệu

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ

đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm cácluồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hềquan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng

dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD )

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thựcthể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu

Nguồn hoặc đích

Tiến trình xử lý

Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD

Tên người/ bộ phận

phát/ nhận tin

Tên tiến

trình xử lý

+ Phân rã sơ đồ:

 Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã

sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức

0, tiếp sau mức 0 là mức 1…

+ Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD

1 Luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu

2 Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhauthì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất

3 Xử lý luôn phải được đánh mã số

4 Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau

5 Tên cho xử lý phải là một động từ

6 Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu Luồng vào phải khácvới luồng ra từ một xử lý

+ Đối với việc phân rã DFD

7 Thông thường một xử lý mà logic xử lý của nó được trình bày bằngngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp

8 Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD

9 Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã

10.Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD conmức thấp nào đó Luồng ra tới đích của một DFD phải là luồng ra tới đích củamột DFD mức lớn hơn nào đó Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối (Balancing)của DFD

11.Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thuỷ Mỗi

xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý lôgic trong từ điển hệ thống

Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường dùngnhất để phân tích và thiết kế HTTT Chúng thể hiện hai mức mô hình và haigóc nhìn động và tĩnh về hệ thống

Những công cụ này được phần lớn các phân tích viên sử dụng với mức

độ khác nhau, bất luận quy mô dự án lớn hay nhỏ cũng như kích cỡ của tổchức to hay nhỏ Ngày nay một số công cụ được tin học hoá, vì vậy có nhiềuphần mềm cho phép xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu của một hệ thống Một sốphần mềm tinh tế hơn cho khả năng tạo ra đồng thời cả sơ đồ luồng dữ liệu và

từ điển hệ thống Tuy nhiên, các công cụ chỉ giúp các nhà phân tích tạo nhanhhơn các sơ đồ hoặc mối liên quan giữa sơ đồ và các yếu tố trong từ điển, chứ

nó không thực hiện thay công việc của nhà phân tích và việc phát hiện lỗi trên

sơ đồ vẫn thuộc trách nhiệm nhà phân tích

( Information Flow Diagrarn )

SD( System Dictionary )

Sơ đồ luồng thông tin Từ điển hệ thống

Các phích vật lý

( Data Flow Diagram)

Sơ đồ luồng dữ liệu

SD( System Dictinary )

Từ điển hệ thốngCác phích lôgic

Bảng các công cụ phân tích và thiết kế HTTT

* Các công đoạn của giai đoạn phân tích chi tiết: (Có 7 công đoạn)

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

Trước khi giai đoạn phân tích thực sự bắt đầu thì người chịu trách nhiệmcủa giai đoạn này phải lập kế hoạch về các nhiệm vụ phải thực hiện Côngđoạn này gồm: thành lập nhóm phân tích, phân chia nhiệm vụ, chọn phươngpháp, công cụ và kỹ thuật sẽ dùng và xây dựng thời hạn cho các công việc

- Nguyên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

Cũng như nhiều sự vật hiện tượng khác, một hệ thống thông tin bị ảnhhưởng bởi rất nhiều nhân tố bên ngoài và ngược lại nó có ảnh hưởng tới cácnhân tố đó Tập hợp các nhân tố đó được gọi là các ràng buộc của hệ thống.Như chúng ta đã biết giá trị của một hệ thống thông tin phụ thuộc vào năng lựctôn trọng các ràng buộc này Khi đưa ra chuẩn đoán về hệ thống hiện thời,phân tích viên phải cố gắng để có được sự hiểu biết sâu sắc về môi trường hệthống nghiên cứu để đánh giá mức độ phù hợp giữa các đặc trưng hệ thốngvới các ràng buộc của môi trường Sự hiểu biết này cũng rất quý cho giai đoạnthiết kế hệ thống mới sau này Trong giai đoạn đánh giá yêu cầu, một số thôngtin về môi trường đã được thu thập Nhưng nói chung thì những thông tin đóvẩn chưa đủ và việc tìm kiếm thông tin thêm vẫn phải tiếp tục

Thông tin về môi trường được chia làm ba lĩnh vực: tổ chức, kỹ thuật vàtài chính

- Nguyên cứu hệ thống thực tại

Sau quá trình nghiên cứu hệ thống đang tồn tại, đội ngũ phân tích phải

có sự hiểu biết đầy đủ về hệ thông tin nghiên cứu Có nghĩa là hiểu lý do tồntại của nó; các mối quan hệ của nó với các hệ thống khác trong tổ chức; nhữngngười sử dụng; các bộ phận cấu thành; các phương thức xử lý; thông tin mà nósản sinh ra; những dữ liệu mà nó thu nhận; khối lượng dữ liệu mà nó xử lý; gía

cả gắn liền với thu nhập, xử lý các phân phát thông tin, hiệu quả xử lý dữ liệu

và hàng loạt những cái như vậy Thêm vào đó cần phải xác định những vấn đề

có liên quan với hệ thống và nguyên nhân của chúng Khối lượng thông tinthu thập và phân tích lớn hơn nhiều so với các hoạt động trước đây Trongcông đoạn này bao gồm ba nhiệm vụ chính: thu thập thông tin, xây dựng môhình vật lý ngoài và xây dựng mô hình lôgic

Đây là công đoạn bao gồm chủ yếu ba nhiệm vụ có liên quan chặt chẽcái nọ với cái kia Đó là việc đưa ra chuẩn đoán, xác định các mục tiêu mà hệthống được sửa chữa hoặc hệ thống mới cần phải đạt được và xác định các yếu

tố của giải pháp Các nhiệm vụ đó được trình bày cái nọ nối tiếp cái kia, còntrong thực tế chúng cùng xảy ra đồng thời

- Đánh giá lại tính khả thi

Trước đây ta đã thực hiện sơ bộ việc đánh giá mức khả thi của dự án.Giờ đây ta có một khối lượng lớn thông tin thêm về hệ thống và môi trườngcủa nó, về các nguyên nhân và giải pháp do đó việc đánh giá khả thi ở đây sẽchính xác hơn nhiều so với lần trước Nội dung cơ bản vẫn nhằm khẳng địnhtính khả thi trong tổ chức, tài chính, kỹ thuật và thời gian

- Thay đổi đề xuất của dự án

Đến giai đoạn này ta đã phác họa ra được một đề án và đã được nhữngngười sử dụng chấp thuận Dưới ánh sáng của những thông tin vừa mới thuđược và việc đánh giá tính khả thi lại vừa rồi, chúng ta cần xem xét và sửa đổilại đề xuất của dự án Phải cố gắng cung cấp cho những người ra quyết địnhmột bức tranh rõ nhất có thể được về dự án , về các nhiệm vụ phải thực hiện,

về chi phí và về các ràng buộc về thời gian thực hiện hệ thống thông tin mới

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Đây là một tài liệu rất quan trọng bởi vì nó sẽ phục vụ cho việc ra quyếtđinh tiếp tục hay huỷ bỏ dự án Nó không được quá rườm rà với hàng loạtnhững đống dữ liệu chi tiết mà họ không thể thấy được ý nghĩa Tuy nhiên vẫnphải chứa đựng được những điều căn bản mà nhóm phân tích tìm thấy được

2.5.3 Thiết kế lôgic

Giai đoạn này nhằm xác đinh tất cả các thành phần lôgic của một hệthống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạtđược những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình lôgic của hệthống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung các tệp dữ liệu (cáctệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các

xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs) Mô hình lôgic sẽ phảiđược những người sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết kế lôgic gồm nhữngcông đoạn sau:

* Thiết kế cơ sở dữ liêu

- Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra

Bước 1 : + Xác định các đầu ra

+Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

+Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng

Bước 2: + Xác định các tệp cần thiết cung cấp đẻ dữ liệu cho việc tạo ra

từng đầu ra

+Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra

+Thực hiện việc chuẩn hoá các mức

- Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá.

* Thiết kế xử lý

Từ trên ta đã có các sơ đồ lô gic của xử lý Tuy nhiên nó chỉ mới làm rõnhững quan hệ có tính chất ngữ nghĩa của các dữ liệu và không quan tâm tớinhững yếu tố mang tính tổ chức như: Ai thực hiện xử lý? ở đâu? Khi nào? Nhưthế nào?

- Phân tích tra cứu

Dựa vào phần thiết kế cơ sở dữ liệu mà ta có thể tìm hiểu xem, bằngcách nào để có thể lấy được những thông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế.Phân tích tra cứu một mặt giúp cho việc xem xét lại khâu thiết kế cơ sở dữ liệu

đã hoàn thành chưa, nghĩa là đủ để sản sinh các đầu ra hay không, mặt khác nóphát triển một phần lôgic xử lý để tạo các thông tin ra Đối với mỗi đầu rangười ta tìm cách xác định các tệp cần thiết, thứ tự mà chúng được đọc và các

xử lý được thực hiện trên các dữ liệu đã đọc Kết quả của việc phân tích này sẽđược thực hiện thành sơ đồ phân tích tra cứu và đưa vào các phích xử lý trong

từ điển hệ thống

- Phân tích cập nhật

Các đối tượng mà hệ thống thông tin quản lý thường xuyên thay đổi, vìvậy thông tin trong cơ sở dữ liệu cũng phải được cập nhật thường xuyên Nhưvậy để trả lời câu hỏi là khi nào thì tiến hành cập nhật thì ta cần phải xác địnhđược các nguyên nhân dẫn đến các cập nhật

* Thiết kế các luồng dữ liệu vào

* Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgic

* Hợp thức hoá mô hình lôgic

2.5.4 Đề xuất các phương án của giải pháp.

Mô hình lôgic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này phải làm.Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tíchviên hoặc các nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thựchiện hệ thống này Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá

mô hình lôgic Mỗi một phương án là phác hoạ của một mô hình vật lý ngoàicủa một hệ thống nhưng chưa phải là một mô hình chi tiết Tất nhiên là người

sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn trên những mô hình vật lý ngoàiđược xây dựng chi tiết nhưng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn

Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơncác mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chiphí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và có những khuyếnnghị cụ thể Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổitrình bày sẽ được thực hiện Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án

tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các rành buộc của

tổ chức Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải

- Xác định các ràng buộc tin học và các ràng buộc tổ chức.

Mỗi một tổ chức, một cơ quan thì có những đặc điểm khác nhau Chính

vì vậy các hệ thống thông tin chỉ thành công khi đã được tính đến các ràngbuộc về môi trường Trên thực tế có những điều đúng cho mô hình lôgicnhững lại không đúng với mô hình vật lý Một mô hình lôgic có thể được chấpnhận cho nhiều môi trường, nhưng mỗi môi trường cụ thể đòi hỏi một cáchthức cụ thể hoá khác nhau Đó là vì những ràng buộc về tổ chức như việc phânchia trách nhiệm giữa các bộ phận, giữa nhân viên và cán bộ, tình hình tàichính, quy mô, doanh thu, số lượng giao dịch thực hiện, mức độ phân tán địa

lý của tổ chức, trang thiết bị máy móc hiện có

- Xây dựng các phương án của giải pháp

Ở một môi trường cụ thể thì chúng ta có thể tìm đựơc một giải pháp tinhọc phù lợp nhất cho việc giải quyết các vấn đề đặt ra của hệ thống thông tin,tuy nhiên có thể tồn tại những tình huống thay đổi như: sự phân công tráchnhiệm, thay đổi phương thức làm việc do đó cần phải xây dựng một số phượng

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này phân tích viên phải lựa chọn phương tiện, khuôn dạng củacác dòng vào/ ra, xác định cách thức hội thoại với phần tin học hoá của hệthống và cách thức thực hiện các thủ tục thủ công Phân bố thời gian và danhmục các sản phẩm Đó chính là việc lập kế hoạch cho giai đoạn này

- Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra

Công đoạn này nhằm thiết kế khuôn dạng trình bày của các đầu ra và thểthức nhập tin cho người sử dụng Công việc này rất quan trọng trên thực tế, vìnhững nhận xét đánh giá về hệ thống thông tin của người sử dụng là dựa vàonhững yếu tố vào/ra này Họ có thể từ chối sử dụng vè những yếu kém ở đâycho dù hệ thống thông tin được đánh giá tốt ở những khía cạnh khác Khuôndạng vào/ ra không những đẹp, hợp lý mà còn phải giúp người sử dụng thựchiện tốt hơn, dể dàng hơn công việc của họ.

- Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

Có rất nhiều công việc khác nhau phải làm của một hệ thống thông tinnhư: cập nhật, in ấn báo cáo, tra cứu cơ sở dữ liệu, sao chép đảm bảo an toàn

dữ liệu Qua các giao tác người – máy mà thao tác viên chỉ cho hệ thống biếtphải làm gì và kiểm soát trật tự hiện thông tin ra trên màn hình và sản sinh cácthông tin đầu ra Vì vậy, hội thoại người – máy phải được thiết kế cẩn thận, tạođiều kiện thuận lợi cho người sử dụng

Có 4 cách để thực hiện việc tương tác với hệ thống tin học hoá Thiết kếviên cần phải biết và kết hợp tốt 4 cách này để tạo ra được những giao tácchuẩn cho hệ thống thông tin tin học hoá

+ Giao tác bằng tập hợp lệnh+ Giao tác bằng các phím trên bàn phím+ Giao tác qua thực đơn

+ Giao tác dựa vào các biểu tượng

- Thiết kế các thủ tục thủ công

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

2.5.6 Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin họchoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những người chịu tráchnhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sửdụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống Các hoạt động chínhcủa việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống là như sau:

+ Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật+ Thiết kế vật lý trong

+ Khai thác và bảo trì.

+ Đánh giá

CHƯƠNG III PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN

SỰ TẠI CÔNG TY PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST 3.1 Yêu cầu về chức năng của hệ thống thông tin

+ Đáp ứng được đầy đủ các nghiệp vụ của Công ty đề ra để nâng caohiệu quả công việc quản lý

+ Giúp cho qúa trình bảo trì, bảo hành dễ dàng hơn do chương trìnhđược viết dựa trên sự tìm hiểu sâu sắc về Công ty

+ Có khả năng mở rộng, tích hợp với các chương trình khác trong tươnglai (nếu có được mã nguồn)

+ Sử dụng chuẩn unicode theo chuẩn TCVN6960 của Việt Nam quyđịnh

+ Sử dụng các công nghệ tiên tiến nhất của công nghệ thông tin hiệnnay Để dễ dàng xuất dữ liệu để đưa lên Web

+ Nâng cao tính bảo mật

+ Dễ sử dụng do chương trình được xây dựng theo yêu cầu của nhânviên trực tiếp sử dụng chương trình sau này

3.2 Đặc tả hệ thống

Trên phương diện tổng quát của bài toán quản lý nhân sự ta có thể đưa

ra một mô hình như sau :

* Danh mục nghề nghiệp

Trong đó “hệ chương trình Quản lý nhân sự ” là một tập hợp của sựtương tác hài hoà, có mục đích giữa phần cứng, phần mềm, dữ liệu, con người,các thủ tục liên quan đến tổ chức và quản trị thông tin

Hồ sơ nhân sự đó là các dữ liệu đầu vào mà chương trình cần quản lý.Tuỳ theo quy mô hay đòi hỏi khác nhau của những chương trình khác nhau mà

Hệ chương trình Quản lý nhân sự trong cơ quan

chúng ta cần có những cách xây dựng các danh mục thích hợp Tuy nhiên cócác thông tin cơ bản như phòng ban, nghề nghiệp, chức vụ… thì cần phải có.

Báo cáo nhân sự là những đầu ra của chương trình, đây là một trongnhững công việc quan trọng nhất trong khi viết chương trình bởi vì đây mớichính là cái mà người quản lý cần ở chương trình Cũng chính vì thế cho nêntuỳ vào mục đích quản lý, tuy vào đặc điểm của từng Công ty mà sẽ có nhữngloại báo cáo khác nhau như báo cáo động hay tĩnh, báo cáo theo phòng ban,theo ngạch lương, theo tuổi tác……

3.3 Phân tích thiết kế chi tiết hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST

3.3.1 Phân tích thực tế quản lý nhân sự tại công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST.

Như đã trình bày ở trên, tại công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệpFAST công tác quản lý nhân sự có các nghiệp vụ chính như sau:

- Thống kế cán bộ trong công ty theo các tiêu chí khác nhau, thống kêtheo từng phòng ban, từng giới, từng độ tuổi

- Lập các kế hoạch về nhân sự, thiết kế công việc

- Đưa ra các báo cáo liên quan đến vấn đề nhân lực của cơ quan cho banlãnh đạo

- Lập các kế hoạch đào tạo cán bộ, phối hợp với các phong ban kháctrong công ty đào tạo nguồn cán bộ cho công ty

Các hồ sơ của công ty được lưu trữ tại văn phòng công ty, các thông tinliên quan đến mỗi cán bộ sẽ được bổ sung thường xuyên, các báo cáo định kỳthường xuyên được lập theo tháng, theo quý và theo năm, các báo cáo thườngxuyên này có tính chất thống kê như tổng số cán bộ trong cả công ty, trongtừng phòng, các báo cáo khác như báo cáo về trình độ của một nhóm các cán

bộ, các báo cáo có liên quan đến thành tích của cán bộ, thường xuyên được lậptheo yêu cầu của lãnh đạo

Ngoài ra phòng còn lên báo cáo về lương bổng, về các khoản đượchưởng khác của cán bộ trong công ty như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, cáckhoản thưởng khác

3.3.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của HTTTQL Nhân sự

- Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin được sử dụng:

Xử lý

Thủ công Giao lác người - máy Tin học hoá hoàn

toàn

Kho lưu trữ dữ liệu

Như đã trình bày ở trên, sơ đồ luồng thông tin IFD (Information FlowDiagram) dùng để mô tả hệ thống thông tin dưới dạng động, tức là ta sẽ mô tả

sự di chuyển các dữ liệu về nhân sự, các xử lý liên quan đến công tác quản lýnhân sự trong thế giới bên ngoài dưới dạng sơ đồ Ở đây ta thấy hệ thống thôngtin quản lý nhận sự liên quan đến ba đối tượng chủ yếu là cán bộ công nhânviên, cán bộ trực tiếp làm công tác quản lý nhân sự và lãnh đạo của cơ quandoanh nghiệp, những người cần và sẽ trực tiếp các thông tin do hệ thống đemlại để ra các quyết định Các thông tin về cán bộ công nhân viên sẽ được lưuvào cơ sở dữ liệu của chương trình, sau đó sẽ lên các báo cáo Cán bộ côngnhân viên sẽ cung cấp thông tin cho hệ thống, sau đó các thông tin này sẽ được

Tài liệu