phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách sạn

Phạm vi nghiên cứu Mặc dù rất mong muốn xây dựng một hệ thống thông tin quản lýkhách sạn một cách đầy đủ mang đến cho khách sạn và khách hàng sự tiệnlợi, dễ sử dụng với một giao diện Web

LỜI MỞ ĐẦU

Hệ thống thông tin quản lý khách sạn không còn xa lạ với các nhàphát triển hệ thống thông tin, hệ thống thông tin nói chung và hệ thống thôngtin quản lý khách sạn nói riêng đang đóng góp phần to lớn cho sự phát triểnmạnh mẽ của nền kinh tế, và của nghành công nghệ thông tin Công nghệthông tin tại Việt Nam đã có bước đột phá mạnh mẽ cùng với sự phát triểnCNTT trên toàn thế giới Kéo theo là sự bùng nổ của Internet, Internet đãlan ra đến từng nhà, từng ngõ thậm chí là ở cả các làng quê, thôn xóm Đốitượng sử dụng Internet cũng vô cùng đa dạng từ trẻ em, thanh niên đếnngười già không phân biệt giới tính Với một mức đầu tư rẻ lại mang đếnhiệu quả lâu dài hơn so với quảng cáo trên các phương tiện truyền thông thìInternet là điều kiện hết sức thuận lợi cho việc xây dựng Website nhằm mụcđích bán hàng, kinh doanh, quảng bá thương hiệu

Phạm vi nghiên cứu

Mặc dù rất mong muốn xây dựng một hệ thống thông tin quản lýkhách sạn một cách đầy đủ mang đến cho khách sạn và khách hàng sự tiệnlợi, dễ sử dụng với một giao diện Web thân thiện, nhưng trong một khoảngthời gian, nguồn kinh phí có hạn, nên không thể bao quát, xử lý hết tất cảnhững vấn đề mà em đã đề ra trước khi xây dựng đề tài.Ví dụ như : HTTTquản lý khách sạn chưa có khả năng thanh toán bằng các loại thẻ như thẻ tíndụng, master card, credit card, chuyển khoản cho các khách hàng có nhu cầuthanh toán online vì vấn đề bảo mật cho các hình thức thanh toán này là rấtphức tạp Một vấn đề nữa là do mới chỉ thử nghiệm trên môi trườngWindows XP và một số công cụ khác, HTTT chưa được thử nghiệm trênInternet nên sẽ xuất hiện những lỗi mà em chưa thể lường hết

- Nội dung của các phần trong Website cũng chưa được đầy đủ nhưmong muốn.

Kết cấu đề tài

Đề tài được chia làm 4 chương :

Chương I : Tổng quan về khách sạn Công Đoàn và đề tài tốt nghiệp

Chương II : Cơ sở phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tinChương III : Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách sạn

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Hồ Bích Hà giúp đỡ, chỉbảo tận tình để em hoàn thành đề tài này Em cũng xin cảm ơn anh NguyễnAnh Tuấn, chú Trần Văn Hiền, trưởng phòng thông tin và chú Chu NgọcThành phó Giám Đốc nơi em đã thực tập đã giúp đỡ em rất nhiều trong quátrình thực tập tại khách sạn

MỤC LỤC

I THÔNG TIN 10

1 Khái niệm thông tin 10

2 Ðặc trưng của thông tin 11

3 Vai trò của thông tin trong quản lý 11

2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức 14

III PHÂN TÍCH THIẾT KẾ MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ .19

1 Ðánh giá yêu cầu 19

2 Phân tích chi tiết 21

5 Thiết kế vật lý ngoài 30

1 Giới thiệu ngôn ngữ lập trình web động ASP 44

3.2 Biến 47

3.3 Mảng 48

3.4 Ghép chuỗi 48

3.5 Hàm có sẵn 48

- Các hàm chuyển đổi kiểu : 49

- Các hàm format 49

Các hàm này cho phép định dạng dữ liệu 49

FormatDateTime 49

- Các hàm thao tác với chuỗi 50

Len: Lấy chiều dài chuỗi 50

Ucase, Lcase: Chuyển chữ hoa thành chữ thường và ngược lại 50

- Các hàm ngày tháng 51

- Các hàm kiểm tra 51

Câu lệnh rẽ nhánh : 52

Lệnh If 52

Select case else End select 53

Lệnh lặp: 53

For…Next 53

Do While…Loop 53

While Wend 54

Do Loop Until 54

Điều kiện and ,or, not 54

4 Sử dụng Database với ASP 55

4.1 Các cú pháp căn bản để truy xuất dữ liệu từ DB 55

Lựa chọn 55

Thêm dữ liệu vào bảng 56

Sửa dữ liệu 56

Xoá dữ liệu 56

4.2 Đối tượng Connection 56

4.3 Đối tượng Recordset 56

4.4 Thêm sửa xóa dữ liệu trong DB 57

Sửa dữ liệu: 57

Xoá dữ liệu: 57

Ngoài ra chúng ta có thể dùng Recordset để thêm, sửa, xóa dữ liệu trong database bằng cách duyệt qua tập hợp các bản ghi trong bảng 57

4.5 Phân trang 57

4.6 Tìm kiếm dữ liệu trong database 58

CHƯƠNG I TỔNG QUAN KHÁCH SẠN CÔNG ĐOÀN

VÀ ĐỀ TÀI THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ KHÁCH SẠN CÔNG ĐOÀN VN

1 Giới thiệu chung

Công ty Du lịch công đoàn Việt Nam là doanh nghiệp trực thuộc Tổngliên đoàn Lao động Việt Nam, thành lập ngày 07/11/1989 Công ty là thànhviên của hiệp hội Du lịch Châu Á – Thái Bình Dương (PATA) Từ mộtdoanh nghiệp trẻ, sau hơn 10 năm phấn đấu và trưởng thành, nay Công ty đã

có trong tay một “tài sản” đáng kể : 300 CBCNV trẻ, được đào tạo cơ bản,

có nghiệp vụ cao, một khách sạn đạt tiêu chuẩn 3 sao với 130 phòng nghỉ tại

14 Trần Bình Trọng – Hà Nội, ba chi nhánh ở hai thành phố lớn là TP HồChí Minh, Đà Nẵng và Vĩnh Phúc

Công ty đã từng bước khẳng định vị trí và vai trò của một doanhnghiệp đoàn thể trên mặt trận kinh tế, tiếng nói của doanh nghiệp ngày càng

có niềm tin, được ghi nhận trên diễn đàn các doanh nghiệp du lịch trong vàngoài nước Với công suất sử dụng phòng, buồng ở khách sạn thường xuyênđạt 80%, điều đó đã nói lên ưu thế và sự tín nhiệm của khách hàng đối vớiCông ty du lịch công đoàn Việt Nam Để phục vụ khách hàng ngày càng tốthơn, Công ty đang từng bước hoàn thiện “sản phẩm du lịch” của mình, nhằmđáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Công ty du lịch công đoànViệt Nam luôn là nhịp cầu để các doanh nghiệp bạn bè, cũng như lữ khách

xa gần về với Thủ đô ngàn năm văn hiến, đến với những địa danh lịch sử,văn hóa trên mọi miền của Tổ quốc.

Công ty Du lịch công đoàn Việt Nam có các dịch vụ chính sau :

Giám đốc: Ông Hoàng Minh Chính

Phó giám đốc: Ông Chu Ngọc Thành

II GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1 Lí do lựa chọn đề tài

Nghành công nghệ thông tin của Việt Nam nói chung và thế giới nóiriêng đang có sự phát triển như vũ bão, nếu nắm bắt cơ hội này để áp dụng

công nghệ thông tin cho hoạt động doanh nghiệp của mình là bước đi hoàntoàn đúng đắn, mang lại lợi ích to lớn cho các doanh nghiệp kinh doanhtrong lĩnh vực khách sạn và cho toàn thể xã hội.

Để có thêm nhiều khách du lịch đến với khách sạn thì cần phải có sựquản lý hoạt động kinh doanh của khách sạn, các dịch vụ chăm sóc kháchhàng cũng cần phải chu đáo Ngoài ra cần phải xây dựng một hệ thống thôngtin ứng dụng các thành tựu phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đểthông tin luôn luôn luân chuyển giữa các bộ phận trong công ty một cáchnhanh chóng, chính xác Làm việc này có nghĩa là phải xây dựng cơ sở hạtầng cho công nghệ thông tin ngoài ra cần phải có những phần mềm chuyênbiệt về việc quản lý kinh doanh cho khách sạn Điều này sẽ thu hút kháchđến với các khách sạn nhiều hơn Chính vì lý do đó mà em quyết định xâydựng phần mềm Quản Lý Khách Sạn trong giai đoạn thực tập của mình tạiKhách Sạn Công Đoàn Việt Nam

2 Mục đích nghiên cứu

Nền kinh tế phát triển cũng đồng nghĩa với các nhu cầu đời sống xãhội ngày càng cao Chính vì thế ngày càng nhiều các khách sạn ra đời vớinhiều kiến trúc hạ tầng khác nhau Nhưng các khách sạn ra đời vẫn chỉ phầnnào đáp ứng được các nhu cầu của những khách nghỉ mà chúng ta có thể gọi

họ là những khách nghỉ “vãng lai”, vì họ không chủ động được trong việcthuê phòng Phần đa số khách nghỉ đi du lịch đến nơi mới thuê phòng ở chomình, chính vì thế đôi khi họ có thể gặp phải trường hợp hết phòng hoặckhông tìm được loại phòng vưà ý cho mình do chưa biết trước các thông tin

về khách sạn họ cần nghỉ Hầu hết các khách sạn ở nước ta hiện nay chỉ ápdụng mạng nội bộ trong quản lý khách sạn chứ không sử dụng rộng rãi mạngtoàn cầu để quảng bá các thông tin, tên tuổi, cách quản lý khách sạn và ưu

điểm của khách sạn, nên chưa thu hút được đông đảo các khách nghỉ ở xađến nghỉ ở khách sạn nên ưu điểm của khách sạn chưa phát huy hết Ngoài

ra việc quản lý phòng và khách chưa được thuận tiện, ví dụ như khi kháchđến nghỉ còn dùng phương pháp thủ công bộ phận lễ tân phải thông qua bộphận nhà phòng để biết phòng đủ hay trống, như vậy rất bất tiện và mất thờigian

Chính vì vậy cần có một hệ thống quản lý mới phù hợp hơn để thuậntiện trong việc quản lý khách sạn nâng cao hiệu quả kinh doanh, cũng đồngnghĩa với việc đáp ứng được nhu cầu thị hiếu của khách nghỉ

Từ thực trạng trên em đã đưa ra giải pháp tối ưu nhất, nhằm giúp cho khách du lịch hiểu rõ hơn về thực trạng của khách sạn khi cần thuê phòng và

dễ dàng lựa chọn đư ợc nhu cầu thuê phòng của mình Bằng cách, thiết lập một trang website của khách sạn đưa lên mạng, nhằm giới thiệu về các thôngtin, các dịch vụ của khách sạn để khách có thể truy cập đựoc đến trang web của khách sạn ở bất cứ nơi nào, lựa chọn được đúng các yêu cầu của mình

về chuyến đi, và có thể đăng ký phòng nghỉ theo yêu cầu của mình mà

không cần phải mất thời gian đến khách sạn Hơn nữa việc đưa trang web của khách sạn lên mạng cũng góp phần làm cho bộ máy quản lý của khách sạn được dễ dàng và thuận tiện hơn Khách sạn sẽ thu hút thêm nhiều

khách, giới thiệu rộng rãi tới khách du lịch trong và ngoài nước, và nâng caohơn nữa chất lượng phục vụ cho khách du lịch

3 Những công cụ để thực hiện đề tài

Lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng một vai trò quan trọng đối vớithành công của chương trình Lựa chọn đúng ngôn ngữ lập trình giúp bạnviết chương trình dễ dàng hơn nhờ sự hỗ trợ của ngôn ngữ đấy Dựa trên

những yếu tố như khả năng lập trình, môi trường phát triển phần mềm saunày, thói quen người sử dụng, khả năng tương thích phần cứng, phần mềm.

Để thực hiện đề tài này em đã có dùng đến các phần mềm sau :

- Windows 2000 Server hoặc cao hơn

- IIS (Internet Information Services)

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2000

CHƯƠNG II

CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

I THÔNG TIN

1 Khái niệm thông tin

Thông tin là dữ liệu đã được xử lý thành dàng dể hiểu, tiện dùng, cónghĩa và có giá trị đối với đối tượng nhận tin trong việc ra quyết định Thôngtin của quá trình xử lý có thể trở thành dữ liệu của quá trình xử lý khác

Thông tin kinh tế là một tập hợp các dữ liệu kinh tế có ý nghĩa đối vớimột đối tượng nhận tin nhất định, có quan hệ với một đối tượng trong mộtkhuôn khổ, một nhiệm vụ cụ thể Thông tin kinh tế đóng một vai trò hết sứcquan trọng nhằm giúp cho người lãnh đạo đưa ra được những quyết đinhđúng đắn, kịp thời trong quá trình quản lý Bởi vì chỉ có trên cơ sở các thôngtin chính xác, kịp thời các cấp lãnh đạo mới có khả năng đưa ra những quyếtđinh phù hợp với các yêu cầu của các lĩnh vực và đối tượng quản lý trongmột pham vi không gian và thời gian

Đối tượng

được phản ánh

Chủ thể nhận phản ánhPhản ánh

Tri thức hóa

2 Ðặc trưng của thông tin

Ðể quản lý và sử dụng thông tin một cách có hiệu quả, ta cần phải tìmhiểu các đặc trưng cơ bản của thông tin như sau:

- Kiểm tra khả năng giảm độ bất định về đối tượng của thông tin.Thông tin về hệ thống ngày càng nhiều, càng đầy đủ thì độ bất định về hệthống ngày càng giảm

- Thông tin phải được định hướng rõ ràng

- Thông tin phải có tính thời điểm Ðiều này có nghĩa là thông tin chỉ

có ích tại một thời điểm nào đó mà không có tính thời kỳ dài

-Tính cục bộ của thông tin thể hiện là thông tin chỉ có ý nghĩa trongmột hệ thống nhất định có sự điều khiển và sử dụng nó

- Thông tin thể hiện tính tổ chức vì thông tin tạo nên sự liên hệ và traođổi giữa các bộ phận này với bộ phận khác, nó đóng vai trò liên kết các bộphận trong cùng một hệ thống

- Thông tin mang tính tương đối Thông tin được tạo ra và truyền đi

và do đó khó tránh khỏi những sai lệch do các nhiễu thông tin gây ra Cácnhiễu ở đây xuất phát từ nhiều mặt vật lý, ngữ nghĩa, lợi ích giữa các bên đãlàm cho thông tin chỉ phản ánh được một cách tương đối về đối tương đốiđược phản ánh

3 Vai trò của thông tin trong quản lý

Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay các nhà quản lý phảihoạt động với năng suất và hiệu suất cao nhằm đạt được các mục tiêu quản

lý đã đề ra Những nguồn tài nguyên, vật lực mà họ có để sử dụng là :conngười, tiền bạc, tài nguyên, năng lượng và thông tin.Mổi nguồn tài lực này,trừ thông tin, đều có thể đếm hay đo được theo một cách nào đó, bởi vậy dễ

quản lý Thông tin thì khác: nó là vô hình nên khó có thể đo được chính xác.Mặc dù vậy, nhiều cơ quan hiên nay đang ngày càng nhận thấy rằng thôngtin là một trong những nguồn tài nguyên quan trọng nhất của họ, cần thiết cóbiện pháp quản lý chặt chẽ và sử dụng một cách có hiệu lực.

Hầu như trong lĩnh vực nào thông tin cũng đựơc đánh giá cao Trongchiến tranh, ai nắm được thông tin thì đã chắc thắng một nữa Nhưng khôngchỉ trong chiến tranh thông tin mới quan trọng Ngay trong hoà bình , thôngtin về các xu hướng kinh tế, về thị trường, về công nghệ mới, về kỹ năng vàtiềm năng của lực lượng lao động và về sở thích của khách hàng cũng đóngmột vai trò quyết định trong thành công hay thất bại của công ty Bởi vìthông tin là cơ sở cho những quyết đinh đúng đắn, tránh được những sai lầm

do bệnh thiếu thông tin gây ra, chúng làm tăng khả năng trả lời nhanh cáccâu hỏi của khách hàng, tăng tốc độ phục vụ khách hàng

Giá trị của thông tin thường được bàn đến trong bối cảnh của mộtquyết định Về lý thuyết, giá trị của thông tin là giá trị của mối lợi chu đượcnhờ sự thay đổi hành vi quyết định gây ra bởi thông tin trừ đi chi phí đểnhân được thông tin đó Ngoài bối cảnh của một quyết định, thông tin còn cótác dụng động viên, khích lệ, tăng kiến thức và kinh nghiệm của người nhậntin Qua những khảo sát trên, càng ngày người ta cành nhận rõ giá trị củathông tin Một nhà tài chính đã nhân xét rằng ngày nay thông tin về tiền bạcquan trọng không kém gì tiền bạc Thông tin là một nguồn tài nguyên quýbáu, phải trả giá bằng tiền cho nên phải được giữ gìn, quản lý và sử dụngmột cách có hiệu quả

II HỆ THỐNG THÔNG TIN

1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phầncứng, phần mềm, dữ liệu,… thực hiện hoạt động thu thập lưu trữ, xử lý vàphân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.

Nguồn(Source)

Lưu trữ(Storage)

Thu thập

(Input)

Xử lý(Processing)

Phân phát(Output)

Đích(Destination)

Mô hình thu thập, phân phối

và xử lý thông tin.

Phần cứng

Phần mềm

Con người

Viễn thông

Dữ liệu

Hệ thống thông tin thường có hai loại : hệ thống thông tin chính thức

và hệ thống thông tin không chính thức

- Hệ thống thông tin chính thức thường bao hàm một tập hợp các quitắc và các phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là ít ra thì cũngđược thiết lập theo truyền thống

- Hệ thống thông tin phi chính thức của một tổ chức bao gồm các quitắc và các phương pháp làm việc không có văn bản rõ ràng và các hệ thốngthông tin phi chính thức ít được quan tâm hơn so với các hệ thống thông tinchính thức

2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức hay đượcdùng Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại vàmột cách lấy nghiệp vụ mà có phục vụ làm cơ sở để phân loại

2.1 Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Các hệ thống thông tin khác nhau có các phương pháp tiếp cận vấn đềkhác nhau và có những mục đích khác nhau Theo cách phân loại theo mụcđích phục vụ của thông tin đầu ra thì ta có thể phân thành 5 hệ thống thôngtin sau: Hệ thống thông tin xữ lý giao dịch,Hệ thống thông tin quản lý, hệthống trợ giúp ra quyết định, hệ chuyên gia và hệ thống tăng cường khả năngcạnh tranh

- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System).

Như chính tên của chúng đã nói rõ các hệ thống xử lý giao dịch đã xử

lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, nhàcung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó Các giao dịchsản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dich đó Các hệ

thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theodõi các hoạt động của tổ chức Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tácnghiệp Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả lương,lập đơn hàng, làm hoá đơn, theo dỏi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp,đăng ký môn theo học của sinh viên, cho mượn sách và tài liệu cho một thưviện, cập nhật tài khoản ngân hàng và thuế phải trả của người nộp thuế.

- Hệ thống thông tin quản lý MS (Management Infomatin System)

Là những hệ thống trợ giúp những hoạt động quản lý của tổ chức, cáchoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập

kế hoạch chiến lược Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo rabởi các hệ xử lý giao dịch cũng như các nguồn liệu ngoài tổ chức Nóichung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặctheo yêu cầu Báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đócủa tổ chức Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phảntình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tạivới một dự báo, các dữ kiện hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng mộtngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các số liệu lịch sử Vì các hệ thốngthông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giaodịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiềuvào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch Hệ thống phân tíchnăng lực bán hàng, theo dỏi chi tiêu, theo dỏi năng suất hoặc sự vắng mặtcủa nhân viên, nghiên cứu về thị trường là các hệ thống thông tin quản lý

- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Dicision Support System).

Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rỏ ràng là trợ giúp cáchoạt động ra quyết định Quá trình ra quyết định thường được mô tả như làmột quy trình được tạo thành từ 3 giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng vàđánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án Về nguyên

tắc một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phépngười ra quyết định xác định rỏ tình hình mà một quyết định cần phải ra.Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp vàđánh giá các giải pháp Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năngtiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình đểbiểu diển và đánh giá tình hình.

- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System).

Ðó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trítuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diển bằng các công cụ tin học những trithức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia đượchình thành từ một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn Có thể xem lĩnhvực hệ thống chuyên gia như là mở rộng của hệ thống đối thoại trợ giúp raquyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệthống trợ giúp lao động trí tuệ Tuy nhiên đặc trưng của nó nằm ở việc sửdụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên giatrong cơ sở trí tuệ bao gồm các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sửdụng

- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh TSCA (Information System for Competitive Advantage).

Hệ thống thông tin loại này được sử dụng như một trợ giúp chiếnlược Khi nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lý dodẩn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tín đến môi trường trong đó nó đượcphát triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệthống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyêngia Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế chonhững người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một kháchhàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành

công nghiệp (trong khi ở 4 loại hệ thống trên người sủ dụng chủ yếu là cán

bộ trong tổ chức) Nếu như những hệ thống được xác định trước đây có mụcđích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống tăng cường sứccạnh tranh là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược (vì vậy có thể gọi

là hệ thống thông tin chiến lược) Chúng cho phép tổ chức thành công trongviệc đối đầu với các lực lượng canh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhàcung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế

và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp

2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp.

Các thông tin trong một tổ chức được chia theo cấp quản lý và trongmổi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng được phục

vụ Có thể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanhnghiệp sản xuất để hiểu cách phân chia này :

Tài chính

chiến lược

Marketingchiến lược

Nhân lựcchiến lược

Kinh doanh

và sản xuấtchiến lược

Hệ thốngthông tin vănphòng

Tài chính

chiến thuật

Marketinhchiến thuật

Nhân lựcchiến thuật

Kinh doanh

và sản xuấtchiến thuậtTài chính

tác nghiệp

Marketing tácnghiệp

Nhân lựctác nghiệp

Kinh doanh

và sản xuấttác nghiệp

3 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Mô hình để biểu diễn hệ thống thông tin là rất khác nhau với mỗingười và nó rất quan trọng và là nền tảng của phương pháp phân tích thiết kế

và cài đặt hệ thống thông tin Có 3 mô hình để mô tả cùng một hệ thốngthông tin, ba mô hình đó là : Mô hình lôgic, mô hình vật lý ngoài, mô hìnhvật lý trong

Mô hình lôgic mô tả hệ thống làm gì : dữ liệu mà nó thu thập, xử lý

các kho để chứa kết quả hoặc dữ liệu lấy ra cho các xử lý và những thông tin

mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này trả lời câu hỏi "Cái gì" và "Để làm gì"

Nó không quan tâm tới phương diện được sử dụng cũng như địa điểm hoặcthời điểm mà dữ liệu được xử lý

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhình thấy được của

hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hìnhthức của đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, nhữngdịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủtục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loạimàn hình loại bàn phím sử dụng Mô hình này cũng chú ý đến mặt thời giancủa hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà nó hoạt động xử lý dữ liệukhác nhau xảy ra Nó trả lời câu hỏi: "Cái gì, ai, ở đâu, và khi nào"

Phân tích viên

Nhà Quản lý(Manager)

Người sử dụng(User)

Nhà tin học(IT professional)

Mô hình logíc

Mô hình vật lý trong

Mô hình vật lýngoài

Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ

thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhânviên kĩ thuật Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới trang thiết bịđược dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lýcủa thiết bị, tổ chức vật lý của kho chứa dữ liệu, cấu trúc của chương trình

và ngôn ngữ thực hiện Mô hình giải đáp câu hỏi : "Như thế nào "

III PHÂN TÍCH THIẾT KẾ MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Ngày nay, với sự phát triển của đời sống xã hội ngày càng cao, đồngnghĩa với nó là công tác quản lý cũng cần phải chính xác và cụ thể hơn.Chính vì thế để tạo ra được một phần mềm đáp ứng được những yêu cầu đặt

ra thì một cá nhân hay một nhóm người thì khó mà hoàn thành được Vì vậy

để nâng cao hiệu quả lao động của mổi cá nhân cũng như của toàn tập thể thìviệc phân công lao động chặt chẽ là rất cần thiết Xuất phát từ yêu cầu đómột hệ thống thông tin cũng được phân chia thành các giai đoạn khác nhau

cụ thể như sau:

1 Ðánh giá yêu cầu

Khi có yêu cầu cần thiết phải tiến hành thay đổi hay hiệu chỉnh một hệthống thông tin, người quản lý chịu trách nhiệm về vấn đề đó phát biểu yêucầu phát triển hệ thống Yêu cầu này sẽ được gửi tới lãnh đạo bộ phận tinhọc nếu bộ phận như thế tồn tại, hoặc đến một hãng chuyên môn trongtrường hợp ngược lại.Tuỳ theo hoàn cảnh cụ thể mà yêu cầu ít hay nhiềutính chính thức Trong một số tổ chức người sử dụng phải trình bày yêu cầucủa họ theo chuẩn mẫu đã được xây dựng trước ; và phải chỉ rỏ vấn đề mà

họ thấy, nguyên nhân của chúng giải pháp họ mong muốn và lợi ích ước

tính Giai đoạn này phải được tiến hành trong thời gian tươngđối ngắn đểkhông kéo theo nhiều chi phí và thời gian Một số chuyên gia ước tính rằngtrong một số trường hợp quy mô lớn thời gian đánh giá dự án chiếm 4 5%tổng thời gian dành cho dự án Ðó là một nhiệm vụ phức tạp vì nó đòi hỏingười phân tích phải nhìn nhận nhanh và với sự nhạy bén cao, từ đó xácđịnh các nguyên nhân có thể nhất và đề xuất các giải pháp mới, đánh giáđược tầm quan trọng của những biến đổi, Dự báo được nhữnh ảnh hưởngcủa chúng.

- Ðánh giá yêu cầu gồm có các công đoạn sau:

+ Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

Tức là làm quen với hệ thống đáng xét, xác định thông tin phải thu thập cũng như nguồn và phương pháp thu thập cần dùng

+ Làm rõ yêu cầu

Làm rõ yêu cầu có mục đích là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêucầu của người yêu cầu Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thậpnhững yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnhnghiên cứu

+ Ðánh giá khả năng thực thi

Theo cách nói chung thì đánh giá khả năng thực thi của một dự án làtìm xem có yếu tố nào ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cáchthành công giải pháp đã đề xuất hay không Tuy nhiên trong quá trình pháttriển hệ thống luôn luôn phải tiến hành đánh giá lại Những vấn đề chính vềkhả năng thực thi là: khả thi về tổ chức, khả thi về tài chính, khả thi về thờigian và khả thi về kỹ thuật

+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh gía yêu cầu

Báo cáo cho phép các nhà quyết đinh cho phép dự án tiếp tục haydừng lại Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình

hình và khuyến nghị những hành động tiếp theo Báo cáo thường được trìnhbày để các nhà quyết định có thể yêu cầu làm rõ thêm các vấn đề Sau đó làquyết định tiếp tục hay loại bỏ dự án

2 Phân tích chi tiết

2.1 Mục đích của giai đoạn phân tích chi tiết

Sau khi nghiên cứu báo cáo đánh giá yêu cầu và tham dự buổi thuyếttrình về giai đoạn đánh gía yêu cầu do phân tích viên trình bày một quyếtđịnh sẽ được ban hành là tiếp tục hay huỷ bỏ dự án Trong trường hợp thuậnlợi thì giai đoạn phân tích chi tiết sẽ được tiến hành

- Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được chẩn đoán

về hệ thống đàng tồn tại nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũngnhư các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt đuợccủa hệ thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt đượcmục tiêu về môi trường trong đó hệ thống phát triển và hiêu thấu đáo hoạtđộng của chính hệ thống

2.2 Các phương pháp thu thập thông tin

tổ chức; thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung

đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều.Ðặc biệt là mục tiêu của tổchức

- Nghiên cứu tài liệu

Quá trình nghiên cứu tài liệu giúp ta có được những thông tin cụ thể

về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổchức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vaitrò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dụng và hình dạng của các thông tinvào ra.Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổchức

- Sử dụng phiếu điều tra

Khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên mộtphạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra Yêu cầu các câu hỏi trênphiếu phải rỏ ràng, cùng hiểu như nhau Phiếu ghi theo cách thức dể tổnghợp Thường thì phiếu điều tra được thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thểdùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang WEB độngphiếu điềutra cần phải phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức câuhỏi.Trên phiếu điều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng và một số câu hỏimở

- Quan sát

Có rất nhiều điều mà không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấnnhư tài liệu để đâu, đưa cho ai, có sắp xếp hoặc không sắp xếp, lưu trử cókhoá hoặc không khoá Quan sát có thể bị khó khăn vì người bị quan sátkhông thực hiện giống như thường ngày Ngoài việc lựa chọn công cụ, phântích viên phải xác định các nguồn thông tin Những nguồn dùng trong giaiđoạn đánh giá yêu cầu đương nhiên vẫn được xem xét ở đây.Tuy nhiên cầnphải đi sâu hơn Phải phỏng vấn nhân viên chịu trách nhiệm về các hoạtđộng xử lý dữ liệu khác nhau và gặp những người quản lý họ Khi phỏngvấn các câu hỏi cần phải chính xác hơn vì phân tích viên phải hiểu chi tiết.Cần lưu ý đến vai trò quan trọng của người sử dụng và lợi thế khi có họtham gia vào trong đôi ngũ phân tích

2.3 Mã hoá dữ liệu

- Mã hoá dữ liệu là một biểu diển theo ngôn ngữ quy ước, thôngthường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thựcthể

- Mục đích chính của việc mã hoá là giúp cho việc nhân diện nhanhchóng, không nhầm lẫn, tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử lý, thựchiện những phép kiểm tra lôgic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đốitượng

2.3.1 Các phương pháp mã hoá cơ bản

+ Phương pháp mã hoá phân cấp :

Nguyên tắc tạo lập bộ mã này rất đơn giản Người ta phân cấp đốitượng từ trên xuống.Và mã số được xây dựng từ trái sang phải các chữ sốđược kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn

+ Phương pháp mã liên tiếp

Mã kiểu này được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định Chẳng hạnnếu người được tuyển dụng vào làm việc trước có mã số là 999 thì ngườitiệp theo mang mã số là 1000

+ Phương pháp mã tổng hợp

Khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mã hoá liên tiếp thì ta có mãhoá tổng hợp

+ Phương pháp mã hoá theo Xeri

Phương pháp này là sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri Xeriđược coi như một giấy phép theo mã quy định

+ Phượng pháp mã hoá gợi nhớ

Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng.Chẳng hạn dùng việc viết tắt các chữ cái làm mã

+ Phương pháp mã hoá ghép nối

Phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường tương ứng với mộtđặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đốitượng được gán mã.

2.3.2 Các công cụ mô hình hoá

Tồn tại một số công cụ tương đối chuẩn cho việc mô hình hoá vàxây dựng tài liệu cho hệ thống Ðó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữliệu và từ điển hệ thống

Sơ đồ luồng thông tin

- Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theocách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưutrữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

- Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đốitượng được biểu diễn trên sơ đồ Rất nhiều các thông tin không thể thể hiệntrên sơ đồ như hình dạng ( format ) của các thông tin vào/ ra, thủ tục

xử lý, phương tiện thực hiện xử lý sẽ được ghi trên các phích vật lý này

Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý

Sơ đồ luồng dữ liệu

- Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tinnhư sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ baogồm Các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưngkhông hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý

Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làmgì

- Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản:thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu

Các mức của DFD.

- Sơ đồ ngữ cảnh ( Context Diagram ) thể hiện rất khái quát nội dungchính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tảsao cho chỉ cần một lần nhìn là ra nội dung chính của hệ thống Ðể cho sơ

đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử

lý cập nhật Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0

Phân rã sơ đồ

- Ðể mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ.Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếpsau mức 0 là mức 1

2.3.3 Các công đoạn của giai đoạn phân tích chi tiết

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết.Công đoạn đầu tiên trước khi giaiđoạn phân tích thực sự bắt đầu thì người chịu trách nhiệm của giai đoạn nàyphải lập kế hoạch về các nhiệm vụ phải thực hiện Công đoạn này gồm:thành lập nhóm phân tích, phân chia nhiệm vụ, chọn phương pháp, công cụ

và kỹ thuật sẽ dùng và xây dựng thời hạn cho các công việc

- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại :

Cũng như nhiều sự vật hiện tượng khác, một hệ thống thông tin bị ảnhhưởng bởi rất nhiều nhân tố bên ngoài và ngược lại nó có ảnh hưởng tới cácnhân tố đó Tập hợp các nhân tố đó được gọi là các ràng buộc của hệ thống.Như chúng ta đã biết giá trị của một hệ thống thông tin phụ thuộc vào nănglực tôn trọng các ràng buộc này Khi đưa ra chẩn đoán về hệ thống hiện thời,phân tích viên phải cố gắng để có được sự hiểu biết sâu sắc về môi trường hệthống nghiên cứu để đánh giá mức độ phù hợp giữa các đặc trưng hệ thốngvới các ràng buộc của môi trường Sự hiểu biết này cũng rất quý cho giaiđoạn thiết kế hệ thống mới sau này Trong giai đoạn đánh giá yêu cầu, một

số thông tin về môi trường đã được thu thập Nhưng nói chung thì nhữngthông tin đó vẩn chưa đủ và việc tìm kiếm thông tin thêm vẫn phải tiếp tục

- Thông tin về môi trường được chia làm ba lĩnh vực: tổ chức, kỹthuật và tài chính.

- Nghiên cứu hệ thống thực tại :

Sau quá trình nghiên cứu hệ thống đang tồn tại, đội ngũ phân tích phải

có sự hiểu biết đầy đủ về hệ thông tin nghiên cứu Có nghĩa là hiểu lý do tồntại của nó; các mối quan hệ của nó với các hệ thống khác trong tổchức;những người sử dụng; các bộ phận cấu thành; các phương thức xử lý;thông tin mà nó sản sinh ra; những dữ liệu mà nó thu nhận; khối lượng dữliệu mà nó xử lý; gía cả gắn liền với thu nhập, xử lý các phân phát thông tin,hiệu quả xử lý dữ liệu và hàng loạt những cái như vậy.Thêm vào đó cần phảixác định những vấn đề có liên quan với hệ thống và nguyên nhân của chúng.Khối lượng thông tin thu thập và phân tích lớn hơn nhiều so với các hoạtđộng trước đây Trong công đoạn này bao gồm ba nhiệm vụ chính; thu thậpthông tin, xây dựng mô hình vật lý ngoài và xây dựng mô hình lôgic

- Ðưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp :

Ðây là công đoạn bao gồm chủ yếu ba nhiệm vụ có liên quan chạt chẽcái nọ với cái kia Ðó là việc đưa ra chẩn đoán, xác định các mục tiêu mà hệthống được sửa chữa hoặc hệ thống mới cần phải đạt được và xác định cácyếu tố của giải pháp Các nhiệm vụ đó được trình bày cái nọ nối tiếp cái kia,còn trong thực tế chúng cùng xảy ra đồng thời

- Ðánh giá lại tính khả thi :

Trước đây ta đã thực hiện sơ bộ việc đánh giá mức khả thi của dự án.Giờ đây ta có một khối lượng lớn thông tin thêm về hệ thống và môi trườngcủa nó, về các nguyên nhân và giải pháp do đó việc đánh giá khả thi ở đây sẽchính xác hơn nhiều so với lần trước Nội dung cơ bản vẫn nhằm khẳng địnhtính khả thi trong tổ chức, tài chính, kỹ thuật và thời gian

- Thay đổi đề xuất của dự án :Ðến giai đoạn này ta đã phác hoạ rađược một đề án và đã được những người sử dụng chấp thuận Dưới ánh sángcủa những thông tin vừa mới thu được và việc đánh giá tính khả thi lại vừarồi, chúng ta cần xem xét và sửa đổi lại đề xuất của dự án Phải cố gắng cungcấp cho nhữngngười ra quyết định một bức tránh rõ nhất có thể được về dự

án , về các nhiệm vụ phải thực hiện, về chi phí và về các ràng buộc về thờigian thực hiện hệ thống thông tin mới

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết :

Ðây là một tài liệu rất quan trọng bởi vì nó sẽ phục vụ cho việc raquyết đinh tiếp tục hay huỷ bỏ dự án Nó không được quá rườm rà với hàngloạt những đống dữ liệu chi tiết mà họ không thể thấy được ý nghĩa Tuynhiên vẫn phải chứa đựng được những điều căn bản mà nhóm phân tích tìmthấy được

3 Thiết kế lôgic

Giai đoạn này nhằm xác đinh tất cả các thành phần lôgic của một hệthống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế vàđạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình lôgiccủa hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung các tệp dữliệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phảithực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs) Mô hìnhlôgic sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết kế lôgicgồm những công đoạn sau:

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra

Xác định các đầu ra

- Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

- Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúngXác định các tệp cần thiết cung cấp để dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra.

- Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra

- Thực hiện việc chuẩn hoá các mức

3.2 Thiết kế xử lý

Từ trên ta đã có các sơ đồ lô gic của xử lý Tuy nhiên nó chỉ mới làm

rõ những quan hệ có tính chất ngữ nghĩa của các dữ liệu và không quan tâmtới những yếu tố mang tính tổ chức như: Ai thực hiện xử lý ở đâu Khi nàoNhư thế nào

Phân tích tra cứu

Dựa vào phần thiết kế cơ sở dữ liệu mà ta có thể tìm hiểu xem, bằngcách nào để có thể lấy được những thông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết

kế Phân tích tra cứu một mặt giúp cho việc xem xét lại khâu thiết kế cơ sở

dữ liệu đã hoàn thành chưa, nghĩa là đủ để sản sinh các đầu ra hay không,mặt khác nó phát triển một phần lôgic xử lý để tạo các thông tin ra Ðối vớimỗi đầu ra người ta tìm cách xác định các tệp cần thiết, thứ tự mà chúngđược đọc và các xử lý được thực hiện trên các dữ liệu đã đọc Kết quả củaviệc phân tích này sẽ được thực hiện thành sơ đồ phân tích tra cứu và đưavào các phích xử lý trong từ điển hệ thống

Phân tích cập nhật

Các đối tượng mà hệ thống thông tin quản lý thường xuyên thay đổi,

vì vậy thông tin trong cơ sở dữ liệu cũng phải được cập nhật thường xuyên.Như vậy để trả lời câu hỏi là khi nào thì tiến hành cập nhật thì ta cần phảixác định được các nguyên nhân dẩn đến các cập nhật

4 Ðề xuất các phương án của giải pháp

Mô hình lô gic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này phải làm.Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tíchviên hoặc các nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thựchiện hệ thống này Ðó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thểhoá mô hình lôgic Mổi một phương án là phác hoạ của một mô hình vật lýngoài của một hệ thống nhưng chưa phải là một mô hình chi tiết Tất nhiên

là người sử dụng sẽ thấy dể dàng hơn khi lựa chọn trên những mô hình vật

lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí cho việc tạo ra chúng là rấtlớn Ðể giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốthơn các mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giácác chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và có nhữngkhuyến nghị cụ thể Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng vàmột buổi trình bày sẽ được thực hiện Những người sử dụng sẽ chọn lấy mộtphương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng cácrành buộc của tổ chức Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất cácphương án giải pháp:

- Xác định các ràng buộc tin học và các ràng buộc tổ chức

Mỗi một tổ chức, một cơ quan thì có những đặc điểm khác nhau.Chính vì vậy các hệ thống thông tin chỉ thành công khi đã được tính đến cácràng buộc về môi trường Trên thực tế có những điều đúng cho mô hìnhlôgic những lại không đúng với mô hình vật lý Một mô hình lô gic có thểđược chấp nhận cho nhiều môi trường, nhưng mỗi môi trường cụ thể đòi hỏimột cách thức cụ thể hoá khác nhau Ðó là vì những ràng buộc về tổ chứcnhư việc phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận, giữa nhân viên và cán bộ,tình hình tài chính, quy mô, doanh thu, số lượng giao dịch thực hiện, mức độphan tán địa lý của tổ chức, trang thiết bị máy móc hiện có

- Xây dựngcác phương án của giải pháp

ở một môi trường cụ thể thì chúng ta có thể tìm đựơc một giải pháp tin họcphù lợp nhất cho việc giải quyết các vấn đề đặt ra của hệ thống thông tin, tuynhiên có thể tồn tại những tình huống thay đổi như: sự phân công tráchnhiệm, thay đổi phương thức làm việc do đó cần phải xây dựng một sốphượng án cho giải pháp.

- Việc xây dựngphương án cho giải pháp bắt đầu từ hai khâu chính:xác định biên giới phần tin học hoá và xác định cách thức cho các xử lý

- Ðánh gía các phương án của giải pháp

5 Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp đượclựa chọn.Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết đó làmột tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việcthực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả

cả phần thủ công và cả những giao diện với phần tin học hóa Những côngđoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài :

Giai đoạn này phân tích viên phải lựa chọn phương tiện, khuôn dạngcủa các dòng vào/ ra, xác định cách thức hội thoại với phần tin học hoá vủa

hệ thống và cách thức thực hiện các thủ tục thủ công Phân bố thời gian vàdanh mục các sản phẩm Ðó chính là việc lập kế hoạch cho giai đoạn này

- Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra :

Công đoạn này nhằm thiết kế khuôn dạng trình bày của các đầu ra vàthể thức nhập tin cho người sử dụng Công việc này rất quan trọng trên thực

tế, vì những nhận xét đánh giá về hệ thống thông tin của người sử dụng làdựa vào những yếu tố vào/ra này Họ có thể từ chối sử dụng vè những yếukém ở đây cho dù hệ thống thông tin được đánh giá tốt ở những khía cạnh

khác Khuôn dạng vào/ ra không những đẹp, hợp lý mà còn phải giúp người

sử dụng thực hiện tốt hơn, dể dàng hơn công việc của họ

- Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá :

Có rất nhiều công việc khác nhau phải làm của một hệ thống thông tinnhư: cập nhật, in ấn báo cáo, tra cứu sơ sở dữ liệu, sao chép đảm bảo an toàn

dữ liệu Qua các giao tác người máy mà thao tác viên chỉ cho hệ thống biếtphải làm gì và kiểm soát trật tự hiện thông tin ra trên màn hình và sản sinhcác thông tin đầu ra.Vì vậy, hội thoại người máy phải được thiết kế cẩnthận, tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng Có 4 cách để thực hiện việctương tác với hệ thống tin học hoá Thiết kế viên cần phải biết và kết hợp tốt

4 cách này để tạo ra được những giao tác chuẩn cho hệ thống thông tin tinhọc hoá

+ Giao tác bằng tập hợp lệnh

+ Giao tác bằng các phím trên bàn phím

+ Giao tác qua thực đơn

+ Giao tác dựa vào các biểu tượng

+ Thiết kế các thủ tục thủ công

+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

IV TỔNG QUAN HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU SQL SERVER 2000

1 Giới thiệu chung về SQL Server 2000

Vào năm 1980, Microsoft và các thành viên của nhóm Sybase đã sángtạo ra một ngôn ngữ RDBMS rất linh hoạt được gọi là 'SQL Server' Sau đóphát hành ver SQL Server 6.5 Phiên bản mới nhất hiện nay và vẫn được sửdụng phổ biến nhất đó chính là SQL Server 2000

SQL Server 2000 là một hệ quản lý cơ sở dữ liệu (Relational Database

Management System (RDBMS) ) sử dụng Transact-SQL để trao đổi dữ liệu

giữa Client computer và SQL Server computer Một RDBMS bao gồmdatabases, database engine và các ứng dụng dùng để quản lý dữ liệu và các

bộ phận khác nhau trong RDBMS

SQL Server 2000 được tối ưu để có thể chạy trên môi trường cơ sở dữ liệurất lớn (Very Large Database Environment) lên đến Tera-Byte và có thểphục vụ cùng lúc cho hàng ngàn user SQL Server 2000 có thể kết hợp "ăný" với các server khác như Microsoft Internet Information Server (IIS), E-Commerce Server, Proxy Server

SQL Server có 7 editions:

- Enterprise : Chứa đầy đủ các đặc trưng của SQL Server và có thể

chạy tốt trên hệ thống lên đến 32 CPUs và 64 GB RAM Thêm vào đó nó cócác dịch vụ giúp cho việc phân tích dữ liệu rất hiệu quả (Analysis Services)

- Standard : Rất thích hợp cho các công ty vừa và nhỏ vì giá thành rẻ

hơn nhiều so với Enterprise Edition, nhưng lại bị giới hạn một số chức năngcao cấp (advanced features) khác, edition này có thể chạy tốt trên hệ thốnglên đến 4 CPU và 2 GB RAM

- Personal: được tối ưu hóa để chạy trên PC nên có thể cài đặt trên

hầu hết các phiên bản windows kể cả Windows 98

- Developer : Có đầy đủ các tính năng của Enterprise Edition nhưng

được chế tạo đặc biệt như giới hạn số lượng người kết nối vào Server cùngmột lúc Ðây là edition mà các bạn muốn học SQL Server cần có Chúng

ta sẽ dùng edition này trong suốt khóa học Edition này có thể cài trênWindows 2000 Professional hay Win NT Workstation

- Desktop Engine (MSDE): Ðây chỉ là một engine chạy trên desktop

và không có user interface (giao diện) Thích hợp cho việc triển khai ứngdụng ở máy client Kích thước database bị giới hạn khoảng 2 GB

- Win CE : Dùng cho các ứng dụng chạy trên Windows CE

- Trial: Có các tính năng của Enterprise Edition, download free,

nhưng giới hạn thời gian sử dụng

Các thành phần quan trọng trong SQL Server 2000

SQL Server 2000 được cấu tạo bởi nhiều thành phần như RelationalDatabase Engine, Analysis Service và English Query Các thành phần nàykhi phối hợp với nhau tạo thành một giải pháp hoàn chỉnh giúp cho việc lưutrữ và phân tích dữ liệu một cách dễ dàng

Relational Database Engine - Cái lõi của SQL Server

Ðây là một engine có khả năng chứa data ở các quy mô khác nhaudưới dạng table và support tất cả các kiểu kết nối (data connection) thôngdụng của Microsoft như ActiveX Data Objects (ADO), OLE DB, and OpenDatabase Connectivity (ODBC) Ngoài ra nó còn có khả năng tự điều chỉnh(tune up) ví dụ như sử dụng thêm các tài nguyên (resource) của máy khi cần

và trả lại tài nguyên cho hệ điều hành khi một user log off

Replication - Cơ chế tạo bản sao (Replica)

Giả sử bạn có một database dùng để chứa dữ liệu được các ứng dụngthường xuyên cập nhật Một ngày đẹp trời bạn muốn có một cái databasegiống y hệt như thế trên một server khác để chạy báo cáo (report database)(cách làm này thường dùng để tránh ảnh hưởng đến performance của serverchính) Vấn đề là report server của bạn cũng cần phải được cập nhật thườngxuyên để đảm bảo tính chính xác của các báo cáo Bạn không thể dùng cơ

chế back up and restore trong trường hợp này Thế thì bạn phải làm sao? Lúc

đó cơ chế replication của SQL Server sẽ được sử dụng để bảo đảm cho dữliệu ở 2 database được đồng bộ (synchronized)

Data Transformation Service (DTS) - Một dịch vụ chuyển dịch data vô cùng hiệu quả

Nếu bạn làm việc trong một công ty lớn trong đó data được chứatrong nhiều nơi khác nhau và ở các dạng khác nhau cụ thể như chứa trongOracle, DB2 (của IBM), SQL Server, Microsoft Access Bạn chắc chắn sẽ

có nhu cầu di chuyển data giữa các server này (migrate hay transfer) vàkhông chỉ di chuyển bạn còn muốn định dạng (format) nó trước khi lưu vàodatabase khác, khi đó bạn sẽ thấy DTS giúp bạn giải quyết công việc trên dễdàng như thế nào

Analysis Service

Một dịch vụ phân tích dữ liệu rất hay của Microsoft Dữ liệu (Data)chứa trong database sẽ chẳng có ý nghĩa gì nhiều nếu như bạn không thể lấyđược những thông tin (Information) bổ ích từ đó Do đó Microsoft cung cấpcho bạn một công cụ rất mạnh giúp cho việc phân tích dữ liệu trở nên dễdàng và hiệu quả bằng cách dùng khái niệm hình khối nhiều chiều (multi-dimension cubes) và kỹ thuật "đào mỏ dữ liệu" (data mining)

English Query

Một dịch vụ mà người Việt Nam chắc là ít muốn dùng Ðây là mộtdịch vụ giúp cho việc query data bằng tiếng Anh "trơn" (plain English)

Meta Data Service

Dịch vụ này giúp cho việc chứa đựng và "xào nấu" Meta data dễ dànghơn Thế thì Meta Data là cái gì vậy? Meta data là những thông tin mô tả vềcấu trúc của data trong database như data thuộc loại nào String hayInteger , một cột nào đó có phải là Primary key hay không Bởi vì những

thông tin này cũng được chứa trong database nên cũng là một dạng datanhưng để phân biệt với data "chính thống" người ta gọi nó là Meta Data.Phần này chắc là bạn phải xem thêm trong một thành phần khác của SQL

Server sắp giới thiệu sau đây là SQL Server Books Online vì không có bài

nào trong loạt bài này nói rõ về dịch vụ này cả

SQL Server Books Online

Cho dù bạn có đọc các sách khác nhau dạy về SQL server thì bạn cũng sẽthấy books online này rất hữu dụng và không thể thiếu được( cho nênMicrosoft mới hào phóng đính kèm theo SQL Server)

SQL Server Tools

Ðây là một bộ đồ nghề của người quản trị cơ sở dữ liệu (DBA ) Ðầutiên phải kể đến Enterprise Manager Ðây là một công cụ cho ta thấy toàncảnh hệ thống cơ sở dữ liệu một cách rất trực quan Nó rất hữu ích đặc biệtcho người mới học và không thông thạo lắm về SQL

Kế đến là Query Analyzer : Ðối với một DBA giỏi thì hầu như chỉ

cần công cụ này là có thể quản lý cả một hệ thống database mà không cầnđến những thứ khác Ðây là một môi trường làm việc khá tốt vì ta có thểđánh bất kỳ câu lệnh SQL nào và chạy ngay lập tức đặc biệt là nó giúp cho

ta debug mấy cái stored procedure dễ dàng

Công cụ thứ ba cần phải kể đến là SQL Profiler Nó có khả năng

"chụp" (capture) tất cả các sự kiện hay hoạt động diễn ra trên một SQLserver và lưu lại dưới dạng text file rất hữu dụng trong việc kiểm soát hoạtđộng của SQL Server

Ngoài một số công cụ trực quan như trên chúng ta cũng thường hay dùngosql và bcp (bulk copy) trong command prompt

2 Giới Thiệu Sơ Lược Về Transact SQL (T-SQL)

Transact-SQL là ngôn ngữ SQL mở rộng dựa trên SQL chuẩn của ISO(International Organization for Standardization) và ANSI (AmericanNational Standards Institute) được sử dụng trong SQL Server khác với P-SQL (Procedural-SQL) dùng trong Oracle Chúng được chia làm 3 nhóm:

2.1 Data Definition Language (DDL):

Ðây là những lệnh dùng để quản lý các thuộc tính của một databasenhư định nghĩa các hàng hoặc cột của một table, hay vị trí data file của mộtdatabase thường có dạng

2.2 Data Control Language (DCL)

Ðây là những lệnh quản lý các quyền truy cập lên từng object (table,view, stored procedure ) Thường có dạng sau:

Grant

Revoke

Deny

Ví dụ:

Lệnh sau sẽ cho phép user trong Public Role được quyền Select đối với table

Customer trong database Northwind (Role là một khái niệm giống như

Windows Group sẽ được bàn kỹ trong phần Security)

3 Các lệnh nâng cao trong SQL Server 2000

Trong phần này chúng ta sẽ đào sâu một số câu lệnh nâng cao nhưSELECT, INSERT

Có thể nói hầu như ai cũng biết qua câu lệnh căn bản kiểu như "SELECT *FROM TABLENAME WHERE " nhưng có thể có nhiều người không biếtđến những tính chất nâng cao của nó.

Cú pháp đầy đủ của một câu lệnh SELECT rất phức tạp tuy nhiên ở đây chỉtrình bày những nét chính của lệnh này mà thôi:

[ ORDER BY order_expression [ ASC | DESC ] ]

Chúng ta sẽ lần lượt nghiên cứu từng clause (mệnh đề) trong câu lệnh này

SELECT Clause

Sau keyword (từ khóa) SELECT ta sẽ có một danh sách các cột mà ta muốnselect được cách nhau bằng dấu "," Có 3 Keywords cần nhấn mạnh trongphần SELECT

Distinct : Khi có keyword này vào thì sẽ cho kết quả các cột không trùng

nhau Ví dụ trong Orders table của Norwind database (database mẫu di kèmvới SQL Server) chứa giá trị trùng lập (duplicate value) trong cột ShipCity.Nếu ta muốn select một danh sách ShipCity trong đó mỗi city chỉ xuất hiệnmột lần trong kết quả nhận được ta dùng như sau:

SELECT DISTINCT ShipCity, ShipRegion

FROM Orders

ORDER BY ShipCity

Top n : Nếu ta muốn select n hàng đầu tiên mà thôi ta có thể dùng Top

keyword Nếu có thêm ORDER BY thì kết quả sẽ được order trước sau đómới select Chúng ta cũng có thể select số hàng dựa trên phần trăm bằng

cách thêm Keyword Percent vào Ví dụ sau sẽ select 10 hàng đầu tiên theothứ tự:

SELECT DISTINCT TOP 10 ShipCity, ShipRegion

FROM Orders

ORDER BY ShipCity

As : Ðôi khi chúng ta muốn cho SELECT statement dễ đọc hơn một chút ta

có thể dùng một alias (tức là từ thay thế hay từ viết tắt) với keyword As hay

không có keyword As: table_name As table_alias hay table_name table_alias Ví dụ:

USE pubs

SELECT p.pub_id, p.pub_name AS PubName

FROM publishers AS p

Ngoài ra trong Select list ta có thể select dưới dạng một expression như sau:

SELECT FirstName + ' ' + LastName AS "Employee Name",

IDENTITYCOL AS "Employee ID",HomePhone,

RegionFROM Northwind.dbo.Employees

ORDER BY LastName, FirstName ASC

Trong ví dụ trên ta select cột "Employee Name" là sản phẩm ghép lại của cộtFirstName và LastName được cách nhau bằng một khoảng trắng Một giá trịthuộc loại identity để làm cột "Employee ID" Kết quả sẽ được sắp theo thứ

tự từ nhỏ tới lớn (ASC) (còn DESC là từ lớn tới nhỏ) trong đó cột LastNameđược sắp trước rồi mới tới cột FirstName

The INTO Clause

INTO Clause cho phép ta select data từ một hay nhiều table sau đó kết quả

sẽ được insert vào một table mới Table này được tạo ra do kết quả của câulệnh SELECT INTO Ví dụ:

SELECT FirstName, LastName

INTO EmployeeNames

FROM Employers

Câu lệnh tên sẽ tạo ra một table mới có tên là EmployeeNames với 2 cột làFirstName và LastName sau đó kết quả select được từ table Employers sẽđược insert vào table mới này Nếu table EmployeeNames tồn tại SQLServer sẽ báo lỗi Câu lệnh này thường hay được sử dụng để select mộtlượng data lớn từ nhiều table khác nhau vào một table mới (thường dùng chomục đích tạm thời (temporary table)) mà khỏi phải thực thi câu lệnh Insertnhiều lần

Một cách khác cũng select data từ một hay nhiều table và insert vào một

table khác là dùng "Insert Into Select " Nhưng câu lệnh này không tạo ra

một table mới Nghĩa là ta table đó phải tồn tại trước Ví dụ:

INSERT INTO EmployeeNames

SELECT FirstName, LastName

FROM Employers

Chú ý là không có chữ "Value" trong câu Insert này.

The GROUP BY and HAVING Clauses

GROUP BY dùng để tạo ra các giá trị tổng (aggregate values) cho từng hàngtrong kết quả select được Chỉ có một hàng cho từng giá trị riêng biệt(distinct) của từng cột Các cột được select đều phải nằm trong GROUP BYClause Hãy xem ví dụ phức tạp sau:

SELECT OrdD1.OrderID AS OrderID,

SUM(OrdD1.Quantity) AS "Units Sold",