ĐỀ TÀI MÔN PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ HỆ THỐNG MẠNG: QUẢN LÝ XƢỞNG MAY

TRƢỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP HCM KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN ĐỀ TÀI MƠN PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ HỆ THỐNG MẠNG: QUẢN LÝ XƢỞNG MAY NHĨM THỰC HIỆN: NHĨM SINH VIÊN GỒM: NGUYỄN HỒNG GIANG VÕ QUỐC KHƢƠNG ĐẶNG HOÀI NHÂN PHAN QUANG THIỆN LỚP: 11CĐ-TM1 GVHD: NGUYỄN VĂN DANH TP.HCM – Tháng 10/2013 PHẦN A: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG I KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN: KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN Hệ thống: Xưởng may mặc Khang Thịnh Phát Địa chỉ: 87 Đường Số Khu Phố 3, Phường Linh Trung, Quận Thủ Đức, Thành Phố Hồ Chí Minh Ngƣời lập: Nguyễn Hồng Giang-Võ Quốc Khương-Đặng Hoài Nhân-Phan Quang Thiện Ngày lập: 04/10/2013 STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt đầu Quản lý nhân Hiểu chức 04/10/2013 Ngày kết thúc 04/10/2013 cách quản lý công nhân Quản lý nhập Biết quy trình nhập 04/10/2013 hàng hang Quản lý kiểm Biết cách xử lý tình 05/10/2013 hàng hàng xuất 04/10/2013 05/10/2013 trình kiểm xuất hàng Quản lý hóa đơn Biết cách quản lý hóa 05/10/2013 đơn 05/10/2013 KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN CHI TIẾT Ngƣời đƣợc hỏi: Dương Thị Thanh Tuyền Xưởng may:Khang Thịnh Phát Địa chỉ:87 Đường Số Khu Phố 3, Ngƣời vấn: Nguyễn Hoàng Giang - Thời gian hẹn: sáng ngày 4/10/2013 Thời điểm bắt đầu: 8h Thời điểm kết thúc: 8h50 Phường Linh Trung, Quận Thủ Đức, Thành Phố Hồ Chí Minh -Đối tượng: Quản lý xưởng may Các yêu cầu đòi hỏi: -Thu thập liệu công việc quản lý xưởng Là người quản lí xưởng may năm, có trách nhiệm với toàn sổ sách, vấn đề phát sinh trình phát triển xưởng may Chương trình: Ước lượng thời gian: Giới thiệu: Tổng quan dự án Tổng quan vấn Chủ đề đề cập: Quản lý hệ thống công nhân Chủ đề 1: - Câu hỏi 1: - Câu hỏi 2: - phút Chủ đề 2: - Câu hỏi 1: - Câu hỏi 2: Tổng hợp nội dung Ý kiến người hỏi Kết thúc - 10 phút - 25 phút - phút ( Dự kiến tổng cộng: 45 phút ) KẾ HOẠCH PHỎNG CHI TIẾT Ngƣời đƣợc hỏi: Nguyễn Thành Luân Xưởng may: Khang Thịnh Phát Địa chỉ: 87 Đường Số Khu Phố 3, Phường Ngƣời vấn: Võ Quốc Khương - Thời gian hẹn: sáng ngày 3/10/2012 Thời điểm bắt đầu: 8h Thời điểm kết thúc: 8h30 Linh Trung, Quận Thủ Đức, Thành Phố Hồ Chí Minh - Đối tượng vấn: quản lý kho làm việc xưởng người có kinh nghiệm việc này,… - Cần thu thập quy trình xuất nhập hàng Chương trình - - Người hỏi phải có vai trị quản lý trực tiếp kho… với trình độ từ trung cấp trở lên có kinh nghiệm nhiều năm lĩnh vực Ước lượng thời gian Giới thiệu Tổng quan dự án Tổng quan vấn + Xin phép vấn - phút phút phút - 5phút phút phút - phút phút phút + Đề cập đến chủ đề cần vấn Chủ đề 1:Câu hỏi trả lời - Tổng hợp nội dung - Ý kiến người hỏi - Kết thúc Chủ đề 2:Câu hỏi trả lời - Tổng hợp nội dung - Ý kiến người hỏi - Kết thúc (Dự kiến tổng cộng: 25 phút) KẾ HOẠCH PHỎNG CHI TIẾT Ngƣời đƣợc hỏi: NGuyễn Thị Lài Xưởng may : Khang Thịnh Phát Địa chỉ: 87 Đường Số Khu Phố 3, Phường Linh Trung, Quận Thủ Đức, Thành Phố Hồ Chí Minh - Đối tượng vấn: tổ trưởng phận kiểm hàng - Thu thập cách quản lí cơng việc phận kiểm hàng Chương trình - Ngƣời vấn: Đặng Hồi Nhân - Thời gian hẹn:chiều ngày 5/10/2012 Thời điểm bắt đầu: 13h Thời điểm kết thúc: 13h30 - Người hỏi người có vai trị quản lý trực tiếp đến công việc giai đoạn kiểm hàng,báo cáo cố lỗi hàng ,.có kinh nghiệm lâu năm lĩnh vực Ước lượng thời gian Giới thiệu Tổng quan dự án Tổng quan vấn + Xin phép vấn - phút phút phút - phút phút phút phút phút phút phút phút + Đề cập đến chủ đề cần vấn - Chủ đề 1:Câu hỏi trả lời Tổng hợp nội dung Ý kiến người hỏi Kết thúc Chủ đề 2:Câu hỏi trả lời Tổng hợp nội dung Ý kiến người hỏi Kết thúc (Dự kiến tổng cộng: 35 phút) KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN CHI TIẾT Ngƣời đƣợc hỏi: Mai Bích Vân Xưởng may:Khang Thịnh Phát Địa chỉ:87 Đường Số Khu Phố 3, Phường Linh Trung, Quận Thủ Đức, Thành Phố Hồ Chí Minh - Đối tượng vấn: kế toán xưởng may Ngƣời vấn: Phan Quang Thiện - Thời gian hẹn: chiều 4/10/2012 Thời điểm bắt đầu: 13h Thời điểm kết thúc: 13h30 - Người hỏi phải có kinh nghiệm lâu năm lĩnh vực - Cần thu thập cách quản lí hố đơn xưởng may Chương trình - Ước lượng thời gian Giới thiệu Tổng quan dự án Tổng quan vấn + Xin phép vấn - phút phút phút - 5phút phút phút phút phút phút phút phút + Đề cập đến chủ đề mà vấn - Chủ đề 1:Câu hỏi trả lời Tổng hợp nội dung Ý kiến người hỏi Kết thúc Chủ đề 2:Câu hỏi trả lời Tổng hợp nội dung Ý kiến người hỏi Kết thúc (Dự kiến tổng cộng: 30 phút) II PHIẾU PHỎNG VẤN PHIẾU PHỎNG VẤN Dự án: Quản lý xưởng may Chủ đề: Quản lý nhân Ngƣời đƣợc hỏi: Dƣơng Thị Thanh Ngƣời vấn: Nguyễn Hồng Giang Tuyền Câu hỏi 1: lưu trữ thơng tin cơng nhân hình thức ? Câu hỏi 2: Việc quản lý hồ sơ công nhân gồm cơng đoạn ? Câu hỏi 3: Việc tổng kết số sách ,đánh giá lực công nhân đánh giá dựa yếu tố ? Trả lời: Mọi thông tin công nhân lưu sổ để thời gian phải ghi lại sang sổ khác Trả lời: Quản lý hồ sơ công nhân cần phải có việc như: Thêm hồ sơ mới, xóa hồ sơ công nhân nghỉ, xem thông tin điều chỉnh hồ sơ Trả lời: Tổng kết sổ sách, đánh giá lực trả lương nhân viên diễn cuối tháng Để đánh giá khả nhân viên cô dựa vào tiêu chuẩn: làm chức tiến độ công việc, cách làm việc Dựa vào đánh giá định lương nhân viên Trả lời: Công nhân có 70 người Câu hỏi 4: Hiện nhà hàng bố trí phân vào tổ:tổ cắt, tổ may,tổ ủi,kế tốn, cơng nhân nào, có người kiểm hàng Cơng nhân cắt kiêm ln việc chức họ ? đóng thùng xuất hàng , Câu hỏi 5: lương công nhân phân bố nào, có bảo hiểm hay sách khác ngồi lương khơng ? Trả lời: Ngồi lương bản, lương nhân viên phân chia làm nhiều mức khác tùy thuộc vào khả cố gắng q trình làm việc,có thưởng làm tốt Câu hỏi : Cơ có mong muốn xây dựng hệ thống quản lý xưởng phần mềm máy vi tính khơng ? Trả lời: hệ thống giúp thuận tiện so với ghi sổ sách chi phí khơng q cao giải pháp tốt cho công việc quản lý Câu hỏi : Cô thấy chức cần thiết phải thêm vào phần mềm quản lý? Trả lời: Những chức mà xưởng cần đáp ứng xác quản lý hồ sơ cơng nhân, quản lý chấm công, quản lý tiền lương Tất phải gói gọn phần mềm để việc quản lý trở nên thuận tiện PHIẾU PHỎNG VẤN Dự án:Quản lí xưởng may Chủ đề : quản lý nhập hàng Ngƣời đƣợc hỏi:Nguyễn Thành Luân Ngƣời vấn:Võ Quốc KHương Câu1: Quy trình nhập hàng diễn nào? Trả lời: Thông thường sau bên xưởng đặt hàng khoảng ngày có hàng.khi hàng tới,kiểm tra hóa đơn,số lượng hàng đặt,mã hàng,nếu số lượng tiến hành nhập vào kho Câu2: Khi nhập hàng cần ghi thong tin làm Trả lời: chủ yếu ghi nhận thong tin hàng,mã hàng tên hàng toán tiền nhập hàng Câu3: Khi lấy hàng cơng việc anh Câu4: Trường hợp vải tồn kho anh sẻ giải Trả lời: thường bên tổ cắt lấy vải,tơi ghi nhận lại số lượng mã hàng xuất kho Trả lời: thường tơi báo số lượng vải tồn cho quản lý kế tốn sau lien hệ để lý vải tồn Đánh giá chung: - Người hỏi lịch sự, có kinh nghiệm lĩnh vực PHIẾU PHỎNG VẤN Dự án:Quản lí Xưởng may Chủ đề quản lý kiểm hàng xuất hàng Ngƣời đƣợc hỏi:Chị Lài Ngƣời vấn:Đặng Hoài Nhân Câu hỏi 1: chị có phân loại hàng kiểm hay khơng Trả lời: Có,chị phân loại theo mã hàng,size hàng… Câu hỏi 2: Để đảm bảo cho công việc tốt chị làm để đảm bảo yêu cầu này? Trả lời: Khi hàng may thành phẩm,thì chuyễn lên phận kiểm chị,khi phân loại theo mã hàng,size,và sau kiểm hàng phân loại theo lỗi :vết bẩn,nút,đường chỉ…… trả phận để chỉnh sửa,còn lại hàng tốt đưa để đóng thùng Câu 3:hàng sau đạt yêu cầu cơng việc Câu 4:nếu hàng bị lỗi nhiều ko đủ số lượng sao? Trả lời:khi báo với quản lý số lượng hàng đạt yêu cầu tiến hành đóng thung Trả lời: báo với quản lý quản lý xử lý,trường hợp hàng ko đủ lập biên bồi thường cho khách hàng Đánh giá chung: - Người hỏi trả lời đẩy đủ, chi tiết PHIẾU PHỎNG VẤN Dự án:quản lý xuởng may Chủ đề:Quản lí hố đơn Ngƣời đƣợc hỏi:Chị Vân Ngƣời vấn:Phan Quang Thiện Câu 1: Xuởng may giao tiền nhân Trả lời: Khi nhập hang chị giữ hóa đơn hang xuất hàng nào ngừoi giao hang đưa nhập lại vào máy,khi xuất hang ghi hóa đơn cho khách hang sau Chị? nhập vào sổ Câu 2: Khánh hàng tiến hành đặt hàng Trả lời: thuờng khách hàng gửi mẫu hàng vậ chị? cần may xuởng,họ gửi mail truớc bao gồm hình mẫu,các thong tin chi tiết,và cần thiết họ cử ngừoi xuống xuởng để nói rõ thong tin mẫu hàng Câu 3: Chị có giữ lại hố đơn khơng ? Câu : Truờng hợp có cố xuất hang,vd ko đủ hàng xuất chị giải Câu 5: Chị có xuất hóa đơn đỏ hay khơng hóa đơn đỏ có mục Trả lời: Có Để làm báo cáo sau đợt hang cừa xuất Trả lời: chị tiến hành lập biên bồi thuờng cho khách hang Trả lời: Có chứ! Đó hóa đơn Giá trị gia tăng có tính thuế VAT Trên hóa đơn đỏ ghi rõ Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán người mua chị danh mục hàng hóa dịch vụ, ngày thực giao dịch, tổng giá trị hàng hóa dịch vụ, giá trị tính thuế VAT Trả lời : ngừoi phụ trách kỹ thuật Câu 6: nhân viên kỹ thuật mua đồ để mua yêu cầu hóa đơn,khi giao lại hóa đơn chỉnh sửa máy móc hay mua phụ cho chị chị toán lại cho ngừoi liệu khác nào? Trả lời: Báo cáo chi chị làm hàngngày ,còn Câu 7: Việc ghi báo cáo thu chi chị làm báo cáo thu chị lập vào đợt sau hàng nào? đựơc xuất Đánh giá chung: - Người hỏi trả lời nhiệt tình III TỔNG HỢP THƠNG TIN: Mơ tả hệ thống: a Hệ thống lƣu trữ - Các công nhân làm việc quản lý thông qua: mã số công nhân, họ tên công nhân, ngày sinh, phái, chức vụ ,bộ phận làm việc - Khi nhâp hàng,nhân viên kho xem xét kiểm tra thong tin hàng nhập:mã hàng,số luợng hàng sau báo cáo cho quản lý kế tốn để tiến hành nhập hàng toán,nhân viên kho phải ghi lại đầy đủ thong tin mặt hàng vừa nhập lưu giữ hóa đơn.Khi phận lấy hàng khỏi kho để tiến hành sản xuất,nhân viên coi kho phải ghi nhận thong tin số luợng hàng đuợc lấy - Nhân viên quản lý phận kiểm hàng xuất hàng có nhiệm vụ phân loại hàng,kiểm tra hàng đạt yêu cầu ghi nhận số lượng hàng đạt chưa đạt - kế tốn có nhiệm vụ quản lý tất hóa đơn nhập xuất Ghi nhận tất thông tin như:mã hàng,số luợng hàng,số tiền thu chi họ tên khách hàng,tên hàng b Hoạt động hệ thống: - Xuởng làm việc từ 7h30 sáng đến 17h,sang làm việc từ 7h30 đến 12h,chiều làm việc từ 13h đến 5h.Tăng ca làm từ 16h đến 21h.Mỗi công nhân quản lý thông qua thẻ công nhân,mỗi ngày làm việc phận quản lý ghi nhận vào làm, kết thúc cách làm việc cơng nhân để có biện pháp khen thưởng hay xử lý theo nội quy xuởng may - Đối với khách hàng tiến hành đặt hàng,khách hàng gửi mail đến trức tiếp xuởng để gặp quản lý tiến hành đặt hàng,sau quản lý xem xét mặt hàng sản xuất có kế hoạch với khách hàng - Khi công nhân đến lấy hàng để sản xuất nhân viên kho ghi nhận lại số liệu có cố thiếu hàng như: thiếu vải nhân viên quản lý kho đối chiếu lại số liệu số liệu báo cáo với quản lý Nếu lý ky thuật cơng nhân làm sai, làm hỏng hàng tiến hành lập biên - Khi hàng thành phẩm chuyễn đến phận kiểm hàng Bộ phận kiểm hàng phân loại hàng, hàng chưa đat yêu cầu chuyễn đến phận xử lý.Khi tất hàng đạt yêu cầu trưởng phận kiểm hàng phân công công nhân để đóng thùng tiến hành xuất hàng - Khi nhập hàng,nhân viên kho đưa hóa đơn cho kế toán để tiến hành chi trả,khi khách đặt hàng,để đảm bảo,yêu cầu khách hàng đặt cọc,và kế toán ghi biên nhận nhận tiền cọc khách hàng.khi hàng đạt u cầu,kế tốn ghi hóa đơn để tiến hành xuất hàng,tất hóa đơn kế tốn lưu lại để báo cáo với quản lý để làm báo cáo thu chi Các biểu mẫu: Mẫu 1: Phiếu Nhập Kho Mẫu 2:Phiếu Xuất Kho BẢNG CHẤM CÔNG Tháng năm Số: Ngạch bậc Ngày tháng Số Họ lương TT tên cấp bậc chức vụ A B C Quy công 31 Số công hưởng lương thời gian Số công nghỉ không lương Số công hưởng BHXH 31 32 33 34 Cộng Ngày tháng năm Ngƣời chấm cơng Thủ trƣởng đơn vị (Kí họ,tên) Phụ trách phận (Kí họ,tên) Liệt kê chức năng:  Quản lý nhân sự: - Quản lý hồ sơ: việc quản lý hồ sơ công nhân thông qua : Mã công nhân, họ tên công nhân, ngày sinh, phái, số điện thoại, chức vụ Mỗi công nhân xưởng có tên, số điện thoại mã công nhân để phân biệt với công nhân khác Chức vụ làm việc công nhân phân công theo hợp đồng lao động Khi có cơng nhân vào hay cơng nhân cũ xin nghỉ việc hồ sơ cập nhật, điều chỉnh cho phù hợp - Quản lý chấm công: việc quản lý chấm cơng cần có thơng tin cách làm việc công nhân xưởng chức vụ công nhân, số ngày làm việc tháng Tùy trường hợp nghỉ mà có cách chấm cơng khác Từ quy cơng cho cơng nhân (Số công hưởng lương thời gian, số công nghỉ không lương, số công hưởng bảo hiểm xã hội) - Quản lý tiền lương: dựa bảng chấm công nội dung hợp đồng lao động để trả lương , cơng nhân tạm ứng số lương ứng trừ vào cuối tháng Nếu cơng nhân làm việc tố có trách nhiệm cao, hay vượt mức tiêu đưa thưởng thêm - Báo cáo quản lý: công việc cuối việc quản lý nhân tổng kết báo cáo quản lý  Quản lý nhập hàng: - Tiếp nhận thông tin hàng : Tiếp nhận thông tin mặt hàng dựa yêu cầu sản xuất - Kiểm tra mặt hàng: Kiểm tra số lượng,chất lượng,mã hàng - Tiến hành nhập hàng: Tiến hành nhập hàng, báo cáo số lượng thông tin hàng  Quản lý kiểm xuất hàng: - Quản lý kiểm hàng: phân loại hàng theo mã số,size tiến hành kiểm hàng,ghi nhận hàng đạt yêu cầu chưa đạt yêu cầu - Quản lý hàng lỗi: hàng lổi phân loại đưa phận để tiến hành sửa - Quản lý xuất hàng:kiểm tra hàng đạt yêu cầu báo cáo quản lý.nếu đủ số lượng tiến hành đóng thùng,nếu thiếu lập biên giải  Quản lý hoá đơn: - Lập hoá đơn: Sau khách đặt hàng,tiến hành lập hóa đơn nhận tiền cọc, kế toán lập hoá đơn hoá đơn quản lý thông qua:mã hàng, tên khách hàng, số lượng, thành tiền.lưu giữ lại hóa đơn nhập hàng.Viết phiếu chi cho vấn đề phát sinh - Cập nhật hoá đơn: nhập thêm hàng hay nguyên liệu để sản xuất kế tốn tiến hành cập nhật thêm hóa đơn - Thống kê hố đơn: Hố đơn hệ thống lưu trữ đến cuối đợt hàng thống kê 4 Xây dựng sơ đồ BDF: a Sơ đồ phân rã chức hệ thống: Hệ thống quản lý Quản lý nhân Quản lý nhập hàng Quản lý kiểm xuất hàng Quản lý hoá đơn b Sơ đồ phân rã chức quản lý nhân sự: Quản lý nhân Quản lý hồ sơ Quản lý chấm công Quản lý tiền lƣơng Báo cáo quản lý c Sơ đồ phân rã chức quản lý nhập hàng: Quản lý nhập hàng Tiếp nhận thông tin hàng Kiểm tra hàng Nhập hàng d Sơ đồ phân rã chức quản lý kiểm xuất hàng: Quản lý kiểm xuất hàng Quản lý kiểm hàng Quản lý hàng bị lỗi Quản lý xuất hàng e Sơ đồ phân rã chức quản lý hoá đơn: Quản lý hoá đơn Lập hoá đơn Cập nhật hoá đơn Thống kê hoá đơn