Khi cú yờu cầu cần thiết phải tiến hành thay đổi hay hiệu chỉnh một hệ thống thụng tin, người quản lý chịu trỏch nhiệm về vấn đề đú phỏt biểu yờu cầu phỏt triển hệ thống. Yờu cầu này sẽ được gửi tới lónh đạo bộ phận tin học nếu bộ phận như thế tồn tại, hoặc đến một hóng chuyờn mụn trong trường hợp ngược lại. Tuỳ theo hoàn cảnh cụ thể mà yờu cầu ớt hay nhiều tớnh chớnh thức. Trong một số tổ chức người sử dụng phải trỡnh bày yờu cầu của họ theo chuẩn mẫu đó được xõy dựng trước; và phải chỉ rừ vấn đề mà họ thấy, nguyờn nhõn của chỳng, giải phỏp họ mong muốn và lợi ớch ước tớnh. Giai đoạn này phải được tiến hành trong thời gian tương đối ngắn để khụng kộo theo nhiều chi phớ và thời gian. Một số chuyờn gia ước tớnh rằng trong một số trường hợp quy mụ lớn thời gian đỏnh giỏ dự ỏn chiếm 4 – 5% tổng thời gian dành cho dự ỏn. Đú là một nhiệm vụ phức tạp vỡ nú đũi hỏi người phõn tớch phải nhỡn nhận nhanh và với sự nhạy bộn cao, từ đú xỏc định cỏc nguyờn nhõn cú thể nhất và đề xuất cỏc giải phỏp mới, đỏnh giỏ được tầm quan trọng của những biến đổi, dự bỏo được nhữnh ảnh hưởng của chỳng.
Đỏnh giỏ yờu cầu gồm cú cỏc cụng đoạn sau:
+ Lập kế hoạch đỏnh giỏ yờu cầu: Tức là làm quen với hệ thống đỏng xột, xỏc định thụng tin phải thu thập cũng như nguồn và phương phỏp thu thập cần dựng.
+ Làm rừ yờu cầu: Làm rừ yờu cầu cú mục đớch là làm cho phõn tớch viờn hiểu đỳng yờu cầu của người yờu cầu. Xỏc định chớnh xỏc đối tượng yờu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của mụi trường hệ thống và xỏc định khung cảnh nghiờn cứu.
+ Đỏnh giỏ khả năng thực thi: Theo cỏch núi chung thỡ đỏnh giỏ khả năng thực thi của một dự ỏn là tỡm xem cú yếu tố nào ngăn cản nhà phõn tớch thực hiện, cài đặt một cỏch thành cụng giải phỏp đó đề xuất hay khụng? Tuy nhiờn trong quỏ trỡnh phỏt triển hệ thống luụn luụn phải tiến hành đỏnh giỏ lại. Những vấn đề chớnh về khả năng thực thi là: khả thi về tổ chức, khả thi về tài chớnh, khả thi về thời gian và khả thi về kỹ thuật.
+ Chuẩn bị và trỡnh bày bỏo cỏo đỏnh gớa yờu cầu: Bỏo cỏo cho phộp cỏc nhà quyết định cho phộp dự ỏn tiếp tục hay dừng lại. Bỏo cỏo phải cung cấp một bức tranh sỏng sủa và đầy đủ về tỡnh hỡnh và khuyến nghị những hành động tiếp theo. Bỏo cỏo thường được trỡnh bày để cỏc nhà quyết định cú thể yờu cầu làm rừ thờm cỏc vấn đề. Sau đú là quyết định tiếp tục hay loại bỏ dự ỏn.