II. THỰC TRẠNG CễNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM, TIấU THỤ, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CễNG TY
1. Đặc điểm về thành phẩm và tiờu thụ thành phẩm:
-Hoỏ đơn GTGT -Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ -Bỏo cỏo bỏn lệ thành phẩm Sổ kờ cụng nợ chi tiết Sổ tổng hợp cụng nợ
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Thẻ kho Sổ chứng từ KT xuất thành phẩm Bảng kờ tiờu thụ NK – CT 8 Sổ chi tiết TK 911 Sổ chi tiết thành phẩm Bảng kờ nhập xuất Bảng tổng hợp nhập xuất
Sản phẩm của ngành Dược là những sản phẩm đặc biệt cú ảnh hưởng trực tiếp đến sức khoẻ và tớnh mạng của người sử dụng. Do đú vấn đề về chất lượng của sản phẩm luụn được đặt lờn hàng đầu.
Ở cụng ty Dược liệu TW I mọi thành phẩm nhập kho và đem tiờu thụ đều được phũng kỹ thuật - kiểm nghiệm của Cụng ty kiểm tra một cỏch nghiờm ngặt từ nguyờn liệu đầu vào, quy trỡnh thực hiện sản xuất đến sản phẩm đầu ra tại cỏc phõn xưởng.
Cỏc sản phẩm của Cụng ty do bộ phận phõn xưởng sản xuất làm ra được hỡnh thành ba nhúm chớnh: hàng đụng dược( rượu bổ, sõm…), cỏc loại dược liệu và cỏc dạng thuốc viờn nộn vỉ, nhộng như thuốc khỏng sinh, cảm sốt, vitamin… Mỗi nhúm này lại bao gồm nhiều chủng loại, mẫu mó khỏc nhau nhưng được lập một hệ thống hồ sơ theo dừi hoặc phõn loại theo tờn sản phẩm cú mó số. Hồ sơ theo dừi trong quỏ trỡnh sản xuất bao gồm tập hợp đỏnh giỏ về chất lượng vật liệu đầu vào, chỉ tiờu thực hiện và kiểm nghiệm quy trỡnh sản phẩm đảm bảo chất lượng của Cục quản lý Dược Việt Nam. Quỏ trỡnh quản lý và bảo quản thành phẩm cũng được chỳ trọng trong từng giai đoạn, cú những quy định chặt chẽ và thời gian sử dụng do đú thành phẩm của Cụng ty đem nhập kho hay tiờu thụ đều đảm bảo tớnh thời hạn sử dụng của từng loại.
Trong quỏ trỡnh sản xuất cũng như quỏ trỡnh tiờu thụ Cụng ty phải luụn giữ được chữ tớn, đồng thời đảm bảo an toàn cho khỏch hàng, từ đú đẩy nhanh khối lượng thành phẩm tiờu thụ nhằm đạt được kết quả cao trong quỏ trỡnh kinh doanh. Để đạt được điều này cụng tỏc quản lý tiờu thụ thành phẩm của Cụng ty đó chỳ ý cỏc mặt sau:
- Về khối lượng thành phần xuất bản: Hạch toỏn chi tiết thành phẩm đảm bảo cho bộ phận kinh doanh nắm chắc được tỡnh hỡnh hiện cũn của từng loại, từng thứ thành phẩm làm cơ sở cho việc ký kết cỏc hợp đồng mua hàng được dễ dàng.
- Về quy cỏch phẩm chất thành phẩm nhập kho và tiờu thụ:Trước khi nhập kho thành phẩm được bộ phận KCS kiểm tra một cỏch nghiờm ngặt về chất lượng và quy cỏch, kiờn quyết khụng cho nhập kho những thành phẩm khụng đạt yờu cầu.
- Về khỏch hàng: Đõy là bộ phận cú ảnh hưởng rất lớn đến sự tồn tại và phỏt triển của Cụng ty. Đối với Cụng ty Dược liệu TW I khỏch hàng lớn nhất của Cụng ty là thị trường cỏc tỉnh và thị trường xuất khẩu. Do vậy trong những năm qua Cụng ty khụng ngừng củng cố mối quan hệ tốt đối với bạn hàng truyền thống và thiết lập tỡm kiếm cỏc bạn hàng mới để thỳc đẩy hoạt động tiờu thụ sản phẩm.
- Về giỏ bỏn: Để thu hỳt được khỏch hàng, Cụng ty cú một chớnh sỏch giỏ cả hết sức linh hoạt. Giỏ bỏn được xỏc định trờn 3 căn cứ: giỏ thành sản phẩm của thành phẩm nhập kho, giỏ cả thị trường và mối quan hệ giữa khỏch hàng với Cụng ty. Cụng ty thực hiện giảm giỏ với khỏch hàng mua thường xuyờn; mua với khối lượng lớn, với khỏch hàng ở tỉnh xa hoặc với khỏch hàng bằng thanh toỏn ngay. Phần giảm
giỏ này Cụng ty cú thể thực hiện trờn hoỏ đơn hoặc cuối mỗi chu kỳ kinh doanh, sau khi xem xột toàn bộ số khỏch mua hàng trong kỳ để giảm giỏ cho những khỏch hàng mua nhiều với tỉ lệ 1% đến 1,5% trờn tổng doanh số bỏn cả năm cho khỏch hàng đú. - Về phương thức thanh toỏn: Cụng ty đó thực hiện cỏc phương thức thanh toỏn hết sức đa dạng, phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa hai bờn theo hợp đồng kinh tế bao gồm tiền mặt, ngõn phiếu, sộc chuyển khoản, sộc bảo chi,uỷ nhiệm chi…Việc thanh toỏn cú thể thanh toỏn ngay hoặc thanh toỏn sau một khoản thời gian nhất định ( tối đa là 3 thỏng ) sau khi nhận được hàng. Cụng ty luụn tạo điều kiện thuận lợi cho khỏch hàng trong khõu thanh toỏn, đồng thời đảm bảo khụng gõy thiệt hại kinh tế cho bản thõn doanh nghiệp mỡnh.
Phương thức thanh toỏn chậm hiện nay đang ỏp dụng phổ biến đối với hỡnh thức bỏn buụn. Do đú để quản lý chặt chẽ khoản phải thu, trong hợp đồng kinh tế bao giờ cũng xỏc định thời hạn thanh toỏn hoặc tớnh lói xuất 1,5 %/ thỏng trờn tổng giỏ trị hàng bỏn nếu thanh toỏn chậm quỏ thời gian quy định. Đồng thời việc bỏn chịu chỉ thực hiện đối với cỏc doanh nghiệp cú quan hệ làm ăn lõu dài với Cụng ty, khụng bỏn chịu cho tư nhõn hoặc vóng lai trừ khi cú tài sản thế chấp hoặc ngõn hàng bảo lónh.