Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty Cổ phần vật liệu và xây lắp Nghĩa Hưng

Vật tư là một vấn đề quyết định nên sự hình thành và phát triển của công ty. Nhận thấy tầm quan trọng và sự cần thiết phải có công tác quản lý vật tư trong bất cứ một doanh nghiệp nào cộng với lòng say mê muốn tìm hiểu về việc quản lý, nên sau quá trình thực tập tại công ty em đã quyết định chọn đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty Cổ phần vật liệu và xây lắp Nghĩa Hưng” để làm báo cáo tốt nghiệp của mình. Đề tài của em gồm 3 chương:Chương 1: Tìm hiểu chung về đề tài và cơ sở thực tập.Chương 2: Cơ sở phương pháp luận và công cụ cần thiết để thực hiện đề tài.Chương 3: Phân tích thiết kế, cài đặt hệ thống thông tin quản lý vật tư tại công ty Cổ phần vật liệu và xây lắp Nghĩa Hưng.Trong quá trình thực hiện đề tài này, em đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ của các thầy cô giáo trong Khoa hệ thống thông tin kinh tế, đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hướng dẫn Trương Văn Tú; đồng thời em cũng nhận được sự quan tâm giúp đỡ tạo điều kiện của ban lãnh đạo, các cô chú trong phòng Điều hành sản xuất và tiêu thụ đã tạo điều kiện cho em được tiếp cận với thực tế, thu thập tài liệu...Do còn nhiều hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm nên trong chuyên đề cũng khó tránh khỏi những khiếm khuyết, em mong được thầy giáo hướng dẫn chỉ bảo để bài của em được hoàn thiện hơn.Em xin chân thành cảm ơn

MỤC LỤC

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

LỜI MỞ ĐẦU 4

CHƯƠNG 1: TÌM HIỂU CHUNG VỀ ĐỀ TÀI VÀ CƠ SỞ THỰC TẬP 5

1.1 Khái quát chung về Công ty Cổ phần vật liệu và xây lắp Nghĩa Hưng 5

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 5

1.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy 6

1.1.3 Sản phẩm và dịch vụ 7

1.1.4 Đặc điểm về sản xuất kinh doanh 8

1.1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty 8

1.1.6 Quản lý vật tư tại công ty cổ phần vật liệu và xây lắp Nghĩa Hưng 9

1.2 Tìm hiểu về đề tài 11

1.2.1 Tên đề tài 11

1.2.2 Lý do chọn đề tài 11

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ NHỮNG CÔNG CỤ CẦN THIẾT ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 12

2.1 Cơ sở phương pháp luận 12

2.1.1 Tổng quan về quá trình phận tích hệ thống thông tin quản lí 12

2.1.2 Tổng quan về quá trính thiết kế và triển khai hệ thống 13

2.2 Công cụ thực hiện đề tài 17

2.2.1 Công cụ biểu diễn các chức năng 17

2.2.2 Công cụ ngôn ngữ phát triển phần mềm 19

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU VÀ XÂY LẮP NGHĨA HƯNG 21

3.1 Các tài liệu sử dụng trong quản lý vật tư 21

3.1.1 Phiếu nhập kho 21

3.1.2 Phiếu xuất kho 22

3.1.3 Biên bản kiểm kê vật tư 23

3.2 Quy trình quản lý vật tư tại công ty 23

3.2.1 Quy trình nhập vật tư: 23

3.2.2 Quy trình xuất vật tư: 25

3.2.3 Quy trình kiểm kê vật tư: 26

3.3 Phân tích hệ thống xử lý 28

3.3.1 Sơ đồ phân cấp chức năng 28

3.3.2 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu 31

3.3.3 Xây dựng ma trận thực thể chức năng 37

3.4 Xây dựng biểu đồ mô hình liên kết thực thể 38

3.5 Thiết kế hệ thống về mặt dữ liệu 47

3.5.1 Phân tích hồ sơ dữ liệu 47

3.5.2 Xây dựng các từ điển dữ liệu 48

3.5.3 Xây dựng mô hình dữ liệu ở mức quan niệm 54

3.6 Thiết kế đặc tả yêu cầu chức năng phần mềm 57

3.6.1 Đặc tả chức năng phần mềm 57

3.6.2 Đặc tả phi chức năng phần mềm 58

3.7 Thiết kế giao diện 58

3.7.1 Form MDI 58

3.7.2 Form đăng nhập 59

3.7.3 Form khách hàng 59

3.7.4 Form phiếu nhập 60

3.7.5 Form phiếu xuất 60

3.7.6 Form in chứng từ 61

3.7.7 Fom in báo cáo 62

KẾT LUẬN 64

TÀI LIỆU THAM KHẢO 65

PHỤ LỤC 66

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

Sơ đồ 1.2: Quy trình sản xuất của công ty 8

Sơ đồ 2.1: Lược đồ cấu trúc chương trình 14

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ khối của quá trình nhập hóa đơn mua hàng 14

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ khối của quá trình nhập hóa đơn giao hàng 15

Sơ đồ 2.4: Thiết kế giao diện chương trình 16

Sơ đồ 3.4: Sơ đồ phân cấp chức năng 28

Hình 3.1: Quy trình nhập vật tư 24

Hình 3.2: Quy trình xuất vật tư 25

Hình 3.3: Quy trình kiểm kê vật tư 27

Hình vẽ 3.13: Mô hình quan hệ trong Access 46

Biểu đồ 3.5:Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh của hệ thống quản lý vật tư 31

Biểu đồ 3.6:Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống quản lý vật tư 32

Biểu đồ 3.7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý nhập kho 33

Biểu đồ 3.8: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng xuất kho 34

Biểu đồ 3.9: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng kiểm kê 35

Biểu đồ 3.10: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng báo cáo 36

Biểu đồ3.11: Biểu đồ mô hình liên kết thực thể 38

Biểu đồ 3.12: Xây dựng mô hình quan hệ thực thể 40

Bảng 3.14: Bảng đặc tả chức năng phần mềm 57

Bảng 3.15: Bảng đặc tả phi chức năng phần mềm 58

LỜI MỞ ĐẦU

Vật tư là một vấn đề quyết định nên sự hình thành và phát triển của công ty.Nhận thấy tầm quan trọng và sự cần thiết phải có công tác quản lý vật tư trong bất

cứ một doanh nghiệp nào cộng với lòng say mê muốn tìm hiểu về việc quản lý, nên

sau quá trình thực tập tại công ty em đã quyết định chọn đề tài: “Phân tích và thiết

kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty Cổ phần vật liệu và xây lắp Nghĩa

Hưng” để làm báo cáo tốt nghiệp của mình.

* Đề tài của em gồm 3 chương:

Chương 1: Tìm hiểu chung về đề tài và cơ sở thực tập.

Chương 2: Cơ sở phương pháp luận và công cụ cần thiết để thực hiện đề tài Chương 3: Phân tích thiết kế, cài đặt hệ thống thông tin quản lý vật tư tại công

ty Cổ phần vật liệu và xây lắp Nghĩa Hưng.

Trong quá trình thực hiện đề tài này, em đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ củacác thầy cô giáo trong Khoa hệ thống thông tin kinh tế, đặc biệt là sự giúp đỡ tận tìnhcủa thầy giáo hướng dẫn Trương Văn Tú; đồng thời em cũng nhận được sự quan tâmgiúp đỡ tạo điều kiện của ban lãnh đạo, các cô chú trong phòng Điều hành sản xuất vàtiêu thụ đã tạo điều kiện cho em được tiếp cận với thực tế, thu thập tài liệu

Do còn nhiều hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm nên trong chuyên đề cũng khótránh khỏi những khiếm khuyết, em mong được thầy giáo hướng dẫn chỉ bảo để bàicủa em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, Ngày tháng năm 2014

Sinh viên thực hiện

Vũ Thị Mùi

CHƯƠNG 1: TÌM HIỂU CHUNG VỀ ĐỀ TÀI VÀ CƠ SỞ THỰC TẬP

1.1 Khái quát chung về Công ty Cổ phần vật liệu và xây lắp Nghĩa Hưng

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

- Công ty cổ phần vật liệu và xây lắp Nghĩa Hưng tiền thân là xí nghiệp gạchngói Nghĩa Hưng được thành lập từ năm 1972 đến năm 1993 được UBND tỉnh Nam

Hà QĐ 19/QĐ-UB ngày 01 / 03 / 2003 thành lập lại doanh nghiệp - đổi tên thành

Xí nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng Nghĩa Hưng

- Năm 1997 Xí nghiệp đã đầu tư và mở rộng thêm dây chuyền sản xuất vậtliệu xây dựng bằng công nghệ Tuynel với công suất thiết kế 12-15 triệu viên sản

phẩm / năm Tháng 2 năm 2003 thực hiện theo QĐ 2251 / QĐ – UB ngày 25 / 08 /

2003 của UBND Nam Định về việc giao doanh nghiệp nhà nước cho tập thể ngườilao động và đại hội cổ đông thành lập Công ty cổ phần vật liệu và xây lắp NghĩaHưng

*Thông tin giao dịch:

Tên công ty: Công ty Cổ phần vật liệu và xây lắp Nghĩa Hưng

Tên giao dịch quốc tế: NH jont stock company

Tên viết tắt: XNGN J.S.Co

Trụ sở chính: Xã Nghĩa Đồng - Huyện Nghĩa Hưng-Tỉnh Nam Định

* Chức năng, nhiệm vụ của công ty là:

- Chức năng: Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng bằng công nghệ lònung Tuynel, kinh doanh các vật liệu khác, xây lắp công trình cao tầng, các côngtrình thủy lợi, giao thông vừa và nhỏ vv

- Nhiệm vụ: Công ty đang không ngừng đổi mới trang thiết bị máy móc, ápdụng kỹ thuật công nghệ mới vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

để tạo ra những sản phẩm chất lượng với giá cả phù hợp được thị trường chấp nhận,đồng thời có những chiến lược mới trong khâu tiêu thụ để đẩy nhanh quá trình tiêuthụ sản phẩm nhằm mở rộng thị trường, gia tăng lợi nhuận

1.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy

Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được thể hiện ở hình sau:

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy

Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:

* Ban Giám đốc: Là người đại diện cho pháp luật của công ty, có năng lực tổchức chỉ đạo tổ chức sản xuất kinh doanh Được sự tín nghiệm của các thành viên

và là người điều hành toàn bộ các hoạt động của công ty Giám đốc tổ chức quản lí,

tổ chức công tác tài chính kế toán, kế hoạch sản xuất kinh doanh, ký kết hợp đồngkinh tế và hợp đồng lao động

* Các phòng ban trong công ty:

+ Phòng kế toàn tài vụ: Có nhiệm vụ chỉ đạo và tổ chức thực hiện toàn bộcông tác của xí nghiêp đó là: Phân tích đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp, tính toán tổng hợp số liệu chính xác để phản ánh đúng tìnhhình của xí nghiệp

+ Phòng kỹ thuật: lập kế hoạch phân tích vật tư, tiến độ sản xuất, kiểm tra kỹthuật Tiến hành nghiên cứu mẫu mã sản phẩm mới, tìm tòi sáng tạo và cải tiến kỹthuật đáp ứng nhu cầu của thị trường

thuật

Phòng kế hoạch vật tư

Phòng hành chínhBan Giám đốc

+ Phòng kế hoạch vật tư: tương ứng theo dõi vật tư, tình hình nhập, xuất vậttư.

+ Phòng tổ chức hành chính có chức năng tiếp nhận thông tin, có nhiệm vụgiúp giám đốc trong việc quản lý và điều hành đơn vị Có nhiệm vụ tuyển chọn cán

bộ công nhân viên, sắp xếp nhân sự và sắp xếp công việc của các phòng ban trong

1.1.4 Đặc điểm về sản xuất kinh doanh

* Quy trình sản xuất:

Xem xét lựa chọn nguyên liệu, đất, than, phụ tùng…

Kiểm tra

Vào kho tiếp nhận xem xét

Khách hàng

Phân loại lại

Sơ đồ 1.2: Quy trình sản xuất của công ty

1.1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty

Năm 2013 công ty trở thành Công ty Cổ phần vật liệu và xây lắp Nghĩa Hưng

có nhiệm vụ phát triển và mở rộng hơn, đó là xây dựng thêm phân xưởng tấm nợpPHI PRO XI MĂNG, Phân xưởng xây lắp, mở rộng thêm dây truyền sản xuất vậtliệu xây dựng bằng công nghệ Tuynel đưa công suất thiết kế từ 15 – 20 triệu viênsản phẩm / năm lên 35 – 37 triệu viên sản phẩm / năm

Hàng tháng, quý, năm công ty thực hiện lập các kế hoạch kinh doanh, kếhoạch tiêu thụ sản phẩm Về công tác tài chính công ty hoạt động theo hình thức

hạch toán kinh doanh độc lập.

1.1.6 Quản lý vật tư tại công ty cổ phần vật liệu và xây lắp Nghĩa Hưng

1.1.6.1 Khái niệm quản lý vật tư

Quản lý nguyên vật liệu là các hoạt động liên quan tới việc quản lý dòng vậtliệu vào, ra của doanh nghiệp Đó là quá trình phân nhóm theo chức năng và quản lýtheo chu kỳ hoàn thiện của dòng nguyên vật liệu, từ việc mua và kiểm soát bêntrong các nguyên vật liệu sản xuất đến kế hoạch và kiểm soát công việc trong quátrình lưu chuyển của vật liệu đến công tác kho tàng vận chuyển và phân phối thànhphẩm

1.1.6.2 Nhiệm vụ của quản lý vật tư

- Tính toán số lượng mua sắm và dự trữ tối ưu (kế hoạch cần nguyên vật liêu)

- Đưa ra các phương án và quyết định phương án mua sắm cũng như kho tàng

- Đường vận chuyển và quyết định vận chuyển tối ưu

- Tổ chức công tác mua sắm bao gồm công tác từ khâu xác định bạn hàng, tổchức nghiệp vụ đặt hàng, lựa chọn phương thức giao nhận, kiểm kê, thanh toán

- Tổ chức hoạt động vận chuyển nguyên vật liệu bao gồm từ khâu lựa chọn vàquyết định phương án vận chuyển: Bạn hàng vận chuyển đến kho doanh nghiệpthuê ngoài hay tự tổ chức vận chuyển bằng phương tiện của doanh nghiệp, bố trí và

tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý (vận chuyển nội bộ)

- Tổ chức cung ứng và tổ chức quản trị nguyên vật liệu và cấp phát kịp thờicho sản xuất

1.1.6.3 Đánh giá, phê phán và giải pháp nâng cao nghiệp vụ quản lý vật tư tạicông ty

a Đánh giá, phê phán nghiệp vụ

* Ưu điểm:

Quy trình quản lý vật tư tại công ty là tạm ổn, đảm bảo được cả về số lượng vàchất lượng cung cấp kịp thời cho sản xuất, kiểm soát chặt chẽ, hạn chế được hiệntượng mất mát vật tư

Hệ thống quản lý vật tư của công ty vừa phải tiến hành theo dõi thường xuyên

việc thực hiện kế hoạch, kết hợp với theo dõi nhu cầu về vật tư do các bộ phận sảnxuất gửi tới, đồng thời phải theo dõi quá trình nhập, xuất, tồn kho một cách thườngxuyên, liên tục để đáp ứng nhu cầu sản xuất và dự báo đối với những vật liệu không

đủ để đáp ứng kế hoạch sản xuất cúng như nhu cầu sản xuất, đồng thời lập báo cáokịp thời cho các phòng ban khác để có hướng giải quyết

* Hạn chế:

Nhiều vấn đề vẫn chưa được nêu rõ ràng trên từng nghiệp vụ dẫn đến từng bộphận sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong nắm bắt công việc cần làm chính vì thế ảnhhưởng đáng kể đến việc sản xuất sản phẩm

Số lượng vật tư nhiều, chủng loại phong phú, nếu như quản lý không tốt, chặtchẽ thì rất dễ dẫn đến nhầm lẫn khi xuất, nhập vật tư thiết bị Mỗi lần nhập hay xuấtvật tư là lại có 1 hóa đơn lưu trữ, như vậy chỉ tính trong 1 lần báo cáo về tình hìnhxuất, nhập vật tư thì số lượng hóa đơn sẽ rất nhiều Nếu kế toán hay người phụ trách

về giấy tờ sổ sách không cẩn thận sẽ dẫn đến việc làm thất thoát hóa đơn, từ đó làmảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty Ngoài ra, khi muốn tìm kiếm mộthóa đơn nào đó để kiểm tra sễ mất rất nhiều thời gian và khi muốn tổng hợp báo cáo

sẽ gặp rất nhiều khó khăn

*Giải pháp nâng cao nghiệp vụ

Để nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, công ty cần ứng dụng tin họcvào trong công tác quản lý vật tư để nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tácnày

Vì vậy công ty cần xây dựng một hệ thống quản lý vật tư giúp cho việc quản líđược dễ dàng, đơn giản hơn, tránh được những sai sót,tiết kiệm thời gian, nguồnnhân lực, tài chính…Phần mềm này đòi hỏi phải có khả năng xử lý một khối lượng

dữ liệu lớn, nhanh chóng, kịp thời Hệ thống phải có khả năng theo dõi tình hình vậtliệu một cách tức thời, chứ không chỉ theo định kỳ hàng tháng, hàng quý hay hàngnăm Ngoài ra, một yêu cầu quan trọng nữa đối với phần mềm là các mẫu báo cáocần phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty

Công nghệ thông tin hiên nay đã áp dụng và thành công với rất nhiều các

doanh nghiệp Do vậy, Công ty Cổ phần vật liệu và xây lắp Nghĩa Hưng nơi em

thực tập đã và đang áp dụng công nghệ thông tin và công việc quản lý của mình.Tuy nhiên, hệ thống quản lý vật tư tại Công ty Cổ phần vật liệu và xây lắp NghĩaHưng vẫn còn nhiều hạn chế, hiệu quả công việc chưa cao, dễ sai sót Nhưng vớichương trình quản lí mới thiết kế này thì công việc sẽ đơn giản và dễ làm tốn ítnguồn nhân lực hơn, việc sửa chữa sai sót cũng dễ dàng hơn Nhận thấy hoạt động

quản lý vật tư còn nhiều bất cập, nên em muốn thực hiện chương trình “Phân tích

và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư”

Dựa trên những cơ sở em đã thu được ở công ty, em mong muốn có thể hoànthiện hơn, nhằm phát huy những mặt tích cực như: độ chính xác cao, chủ động hơnvới những yêu cầu cấp bách; và khắc phục những hạn chế như: tình trạng mất nhiềuthời gian và công sức trong việc cập nhập và lưu trữ dữ liệu

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ NHỮNG CÔNG CỤ

CẦN THIẾT ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI

2.1 Cơ sở phương pháp luận

Trong nền kinh tế thị trường, công nghệ thông tin(CNTT) là chìa khóa mở cửacủa thành công của rất nhiều doanh nghiệp Đặc biệt ở Việt Nam, từ khi áp dụngCNTT vào việc quản lý có rất nhiều thành tựu to lớn và đáng khích lệ Điều đó cũngkhẳng định CNTT đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý, tạo điều kiệnthuận lợi cho sự phát triển và lớn mạnh của doanh nghiệp

Xây dựng và áp dựng phần mềm “quản lý vật tư “ là rất cần thiết, nhờ có tính

năng ưu việt của nó như là:

 Tốc độ xử lý nhanh chóng, thời gian cập nhật chứng từ, các sổ sách chỉtính bằng phần nghìn giây

 Tính toán lưu trữ và cập nhật số liệu nhanh chóng

 Khả năng lưu trữ lớn, tìm kiếm nhanh chóng khi cần thiết

 Tiết kiệm thời gian, tiền bạc, tăng hiệu qủa kinh tế

 Và nhiều tính năng khác

Từ đó giúp cho nhân viên quản lý làm việc nhanh chóng và hiệu quả, lưu trữcác thông tin một cách có hệ thống giúp các nhân viên kế toán tiền lương giảm thờigian ghi chép sổ sách

2.1.1 Tổng quan về quá trình phận tích hệ thống thông tin quản lí

Phân tích hệ thống theo nghĩa chung nhất là khảo sát nhận diện và phân địnhcác thành phần của một phức hợp và chỉ ra các mối liên hệ giữa chúng Theo nghĩahẹp, phân tích hệ thống là giai đoạn 2, đi sau giai đoạn khảo sát sơ bộ, là giai đoạnbản lề giữa khảo sát sơ bộ và giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống

Kết quả của giai đoạn này ta xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng

xử lí của hệ thống Giai đoạn này là giai đoạn thiết kế logic chuẩn bị cho giai đoạnthiết kế vật lý Yêu cầu đòi hỏi thiết kế logíc một cách hoàn chỉnh trước khi thiết kếvật lí

Đường lối thực hiện:

+ Phân tích trên xuống (Top-down): Phân tích từ đại thể đến chi tiết, thểhiện phân rã các chức năng ở biểu đồ phân cấp chức năng và ở cách phân mức ởBLD

+ Chuyển từ mô tả vật lí sang mô tả logic

Trong giai đoạn này ta chủ yếu đi phân tích các nghiệp vụ quản lí của hệthống, vì thế ta cần phải mô tả các chức năng nghiệp vụ của hệ thống và những mốiquan hệ bên trong chức năng đó, cũng như mối quan hệ của chúng với môi trườngbên ngoài

Mô hình nghiệp vụ được thể hiện bằng một số dạng khác nhau Mỗi dạng mô

tả về một khía cạnh của hoạt động quản lí

2.1.2 Tổng quan về quá trính thiết kế và triển khai hệ thống

2.1.2.1 Thiết kế hệ thống

Thiết kế là tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin để đáp ứng các yêu cầuđặt ra ở trên Đặc tả giải pháp cho các yêu cầu ở pha trước được chuyển thành đặc tả

hệ thống logic rồi là đặc tả vật lý

Pha thiết kế này gồm 2 pha nhỏ: thiết kế logic và thiết kế vật lý

- Thiết kế logic: tập trung vào các khía cạnh nghiệp vụ của hệ thống thực vìvậy một vài phương pháp luận vòng đời còn gọi pha này là pha thiết kế nghiệp vụ

- Thiết kế vật lý: là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bảnthiết kế vật lý hay các đặc tả kỹ thuật Những phần khác nhau của hệ thống đượcgắn vào bằng những thao tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập

dữ liệu, xử lý và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức

Trong phần thiết kế vật lý cần phải quyết định lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ

cơ sở dữ liệu, cấu trúc tập tin tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây dựng

2.1.2.2 Thiết kế module chương trình

a Lược đồ cấu trúc chương trình

Nhập thẻ nhập kho

Nhập phiếu yêu cầu xuất vật tư

Nhập phiếu xuất kho

Nhập thẻ kho xuất

Nhập biên bản kiểm kê

Nhập bảng tổng hợp vật tư

Nhập bão cáo N_

X_ T

Nhập báo cáo sử dụng vật tư

Sơ đồ 2.1: Lược đồ cấu trúc chương trình

b Sơ đồ khối của các module chương trình

* Nhập hóa đơn mua hàng

Bắt đầu

Số hóa đơn, ngày gia hàng, tên vật

* Nhập hóa đơn giao hàng

Bắt đầu

Thông tin về vật tư trên hóa đơn mua hàng

Nhận hóa đơn giao hàng từ nhà cung cấp

Kiểm tra đối chiếu với đơn giao hàng

Nhập hóa đơn giao hàng

Kết thúc

S

Đ

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ khối của quá trình nhập hóa đơn giao hàng

2.1.2.3 Thiết kế giao diện chương trình

Thiết kế hệ thống cho chương trình bao gồm:

+ Thiết kế tổng thể: Nhằm xác định vai trò, vị trí của máy vi tính trong hệthống mới và phân tích rõ cho thấy công việc nào có thể do máy vi tính đảm nhiệm,công việc nào do người dùng phải làm thủ công, để tạo cơ sở cho việc thiết kế hệthống sau này để từ đó có thể phát huy được những ưu điểm của hệ thống mới.+ Thiết kế chi tiết:

 Thiết kế giao diện

 Thiết kế các điều khiển

 Thiết kế cơ sở dữ liệu

 Xây dựng chương trình.

 Thử nghiệm chương trình

 Chuyển tiếp chương trình thành sản phẩm

 Thiết kế giao diện chương trình:

Quản lí vật tư

Hệ thống Báo cáo

Tìm kiếm Cập nhập

Tồn kho

danh sách khách hàng

Xuất kho

Danh sách vật tư

Nhập kho

thoát Trợ giúp Giới thiệu

Đăng kí

Theo phiếu nhập kho

Theo phiếu xuất kho

2.2 Công cụ thực hiện đề tài

2.2.1 Công cụ biểu diễn các chức năng

2.2.1.1 Sơ đồ phân cấp chức năng

Mô hình phân rã chức năng (BFD) là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứbậc đơn giản các công việc cần thực hiện Mỗi công việc được chia ra làm các côngviệc con, số mức chia ra phụ thuộc kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống

Chức năng: xác định yêu cầu của người dùng, lập kế hoạch minh họa chonhững phương án cho phân tích viên và người dùng xem xét, trao đổi giữa nhữngphân tích viên và người dùng trong hệ thống, làm tài liệu đặc tả yêu cầu hình thức

và đặc tả thiết kế hệ thống

2.2.1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu:

- Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh(Context Data Plow Diagram):

Đây là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, ta xem cả hệ thống như mộtchức năng Tại mức này hệ thống chỉ duy nhất có một chức năng Các tác nhânngoài và đồng thời các luồng dữ liệu vào ra từ tác nhân ngoài đến hệ thống đượcxác định

Biểu đồ ngữ cảnh bao gồm một vòng tròn trung tâm biểu thị toàn bộ hệ thốngđang nghiên cứu là một chức năng được nối với mọi tác nhân ngoài hệ thống Cácđường nối thể hiện thông tin vào - ra hệ thống Ta có thể xây dựng DFD từ sơ đồngữ cảnh này

Biểu đồ ngữ cảnh (còn gọi là DFD mức khung cảnh - mức 0 )

- Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (Top level Data Flow Diagram): là sự phân

rã trực tiếp từ biểu đồ mức kung cảnh và phải đáp ứng một số yêu cầu sau đây khiphân rã:

+ Bảo toàn các tác nhân ngoài và các luồng thông tin vào/ra của hệ thống.+ Thay thế một chức năng duy nhất của hệ thống bởi nhiều chức năng con + Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội bộ và các kho dữ liệu cần thiết

- Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh( Levelling Data Plow Diagram):

Các chức năng được định nghĩa riêng từng biểu đồ hoặc ghép lại thành 1 biểu

đồ trong trường hợp biểu đồ đơn giản Các thành phần của biểu đồ tuân thủ nguyêntắc:

+ Về chức năng: phân rã chức năng cấp trên thành chức năng cấp dưới thấphơn

+ Luồng dữ liệu: vào/ra mức trên thì lặp lại ở mức dưới, bổ sung thêm cácluồng dữ liệu do phân rã các chức năng và thêm kho dữ liệu

+ Kho dữ liệu dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ

+ Tác nhân ngoài: xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, ở mức dưới không thểthêm gì

DFD mức dưới đỉnh: Từ mức 2 trở đi, được gọi là mức dưới đỉnh Khi phân rãchức năng hệ thống từ DFD mức đỉnh, sẽ nhận được biểu đồ mức dưới đỉnh, theonguyên tắc:

+ Thay thế 1 chức năng ở mức đỉnh bằng 1 DFD mới có một hoặc một số chứcnăng, có thể xuất hiện thêm các luồng dữ liệu liên hệ và các kho dữ liệu mới trongbiểu đồ

+ Bảo toàn các tác nhân ngoài với các luồng thông tin vào ra hệ thống

+ Để dễ theo dõi quá trình phân rã, tiến hành đánh số các chức năng theo kiểuchương/mục

+ Số mức phân rã phụ thuộc vào từng bài toán và tuỳ thuộc vào yêu cầu củagiai đoạn sau Cụ thể quá trình phân rã dừng lại khi xác định rõ được chức năng đó

là chức năng thủ công hay chức năng máy tính

2.2.1.4 Hồ sơ dữ liệu: dữ liệu lưu trữ bằng thiết bị điện tử của một tổ chức.Các kho dữ liệu được thiết kế để hỗ trợ việc phân tích dữ liệu và lập báo cáo.

2.2.1.5 Từ điển dữ liệu:

-Làm rõ các khái niệm và thuật ngữ trong hệ thống

- Xác định các cấu trúc thông tin cần thiết

2.2.1.6 Mô hình thực thể liên kết(ER):

+ Mô hình ER được dùng để xây dựng mô hình dữ liệu ý niệm (Conceptualdata modeling)

+ Mô hình ER như một công cụ để trao đổi ý tưởng giữa nhà thiết kế và ngườidùng cuối trong giai đoạn phân tích Nó độc lập với DBMS và quá trình thi côngdatabase

+ Phương pháp này trực quan hơn đi từ trên xuống dưới, bằng cách xác địnhcác thực thể, mối liên kết giữa chúng rồi đến các thuộc tính Phương pháp này baotrùm được nhiều thông tin, tuy nhiên kết quả hay thừa

2.2.2 Công cụ ngôn ngữ phát triển phần mềm

Chương trình quản lý vật tư sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 Nócho phép người mới học có thể dễ dàng lập trình, chỉnh sửa một cách nhanh chóng,đơn giản, đồng thời nó còn có tính năng chạy chương trình trong thời gian soạn thảogiúp ta biết cách sửa lỗi…

Crystal Reports là công cụ hỗ trợ người sử dụng tạo báo cáo đơn giản vànhanh nhất

Visual Basic là một ngôn ngữ lập trình định hướng theo kiểu đối tượng, chúng

ta có thể phân mỗi yếu tố trong chương trình thành một đối tượng và viết mã riêngcho từng đối tượng đó Tập hợp nhiều đối tượng như vậy sẽ trở thành một chươngtrình hoàn chỉnh

Trong mỗi một đối tượng trước tiên đối với Visual Basic thì bao giờ cũng phảithiết kế giao diện, sau đó sẽ viết code cho chương trình Đây là bước rất quan trọng

vì nó sẽ phải thực hiện đúng yêu cầu của chương trình

Visual Basic là công cụ phát triển phần mềm giống như phần biên dịch C,C+

+ Sử dụng Visual Basic tiết kiệm được thời gian và công sức khi làm một phầnmềm so với các ngôn ngữ lập trình khác Khi lập trình Visual Basic có thể thấyngay qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện Đồng thời VisualBasic còn cho phép ta chỉnh sửa một cách nhanh chóng, đơn giản về kích thướcmàu sắc, hình dáng của các đối tượng có trong ứng dụng cũng như thiết kế dữ liệucho ứng dụng đó.

Visual Basic cho phép chạy chương trình trong thời gian soạn thảo, khi màchương trình lỗi Visual Basic sẽ tự khắc báo cho bạn biết để biết cách sửa lỗi Khi

sử dụng Visual Basic chúng ta vừa phải thiết kế giao diện vừa viết phần mã lệnh.Việc tạo trực tiếp những khung giao diện ứng dụng thông qua những thao tác trênmàn hình, dựa trên những đối tượng như khung đối thoại, nút điều khiển những đốitượng sẽ mang những thuộc tính riêng biệt như màu sắc, phông chữ, cỡ chữ mà ta

sẽ gán thông qua bảng các danh sách thuộc tính Một trong những thành công củaVisual Basic là có thể triển khai một chương trình ứng dụng Windows trọn vẹn màkhông phải viết các chỉ thị rắc rối để tạo ra giao diện của chúng

Trong Visual basic khi thiết kế giao diện trên biểu mẫu thì chúng ta phải sử dụngthành công cụ Toolbox và sau đó sẽ gán giá trị cho từng đối tượng khi ta đã chọn

Trong quá trình viết phần mã lệnh thì chúng ta phải lựa chọn công cụ kết nối

để xây dựng một chương trình hoàn thiện vì vậy tôi đã lựa chọn công cụ kết nốiADODB

ADODB là công cụ giúp cho việc lập trình của ta thuận tiện hơn ADO( active X data object) là một tập hợp các đối tượng cho phép nhà lập trình nối tớiCSDL ADO là sự kết hợp cơ sở dữ liệu dựa trên ADO và RDO được sử dụng trongnhững công cụ như :

ADO là một phần của OLE DB - là một cách mới để truy xuất dữ liệu và tổhợp dữ liệu ADO cho phép tạo nhanh một tệp mẩu tin để lấy dữ liệu

ODBC là một giao diện lập trình chuẩn cho các ứng dụng trên Windows doMicrosoft đề xuất Nó có thể làm trên Access, Excel,…bạn phải khai báo lên ODBCnguồn dữ liệu mà chương trình sẽ truy xuất và sử dụng

Các đối tượng của Ado là: Connection, command, recordset

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU VÀ XÂY LẮP

NGHĨA HƯNG

3.1 Các tài liệu sử dụng trong quản lý vật tư

3.1.1 Phiếu nhập kho

Đơn vị: Công ty Cổ phần vật liệu Mẫu số 01 – VT

và xây lắp Nghĩa Hưng Theo QĐ số: 15/2006/QĐ_BTC

Bộ phận:…… Ngày…tháng…năm…

Của Bộ trưởng BTC

Mãsố

Đơnvịtính

Số lượng

Đơngiá

Thànhtiền

TheoCT

Thựcnhập

3.1.2 Phiếu xuất kho

Đơn vị: Công ty Cổ phần vật liệu Mẫu số 02 - VT

Đơnvịtính

3.1.3 Biên bản kiểm kê vật tư

Đơn vị: Công ty Cổ phần vật liệu Mẫu số 02 - VT

và xây lắp Nghĩa Hưng Theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC

Đơn

vị tính

Đơn giá

Theo sổ kế toán

Số lượng

Thành tiền

Số lượng

Thành tiền

Số lượng

Thành tiền

Số lượng

Thành tiền

Tại công ty Cổ phần vật liệu và xây lắp Nghĩa Hưng, khi có yêu cầu nhập vật

tư, bộ phận quản lý kho sẽ dựa vào bảng kê tồn kho và sử dụng vật tư để đưa ra sốlượng, loại vật tư cần nhập với nhà cung cấp bằng cách chuyển cho nhà cung cấphóa đơn mua hàng Nhà cung cấp sẽ xem xét và lâp hóa đơn giao hàng gồm 3 liên,một liên nhà cung cấp lưu lại, 1 liên chuyển cho bộ phận quản lý kho, một liên

chuyển cho phòng kế toán đồng thời cung ứng vật tư Bộ phận quản lý kho sẽ kiểmtra chất lượng và thông tin vật tư được đưa tới Trường hợp loại vật tư không đúngvới tiêu chuẩn và yêu cầu ban đầu thì vật tư sẽ được trả lại nhà cung cấp

Sau khi hoàn tất thủ tục kiểm tra, bộ phận quản lý sẽ lập phiếu nhập kho vàtiến hành nhập vật tư vào kho Phiếu nhập kho bao gồm: số phiếu, mã kho, ngàylập phiếu, tên vật tư, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, nhà cung cấp, ngườinhận hàng, thủ kho, nhân viên lập phiếu… Đồng thời lập hóa đơn thanh toán chonhà cung cấp phiếu nhập vật tư đã lập được lưu lại để kế toán vật tư tiến hành hạchtoán vào thẻ kho và giám đốc kí duyệt

Bảng kê vật tư tồn trong kho

Hóa đơn mua vật tư Hòa đơn mua

Hóa đơn giao hàng

Kiểm tra thông tintreen hóa đơn, lập phiếu nhập kho

Nhập kho vật tư

Phiếu nhập kho

Hạch toán vật tư

Thẻ kho

Hóa đơn giao hàng

Thanh toán hóa đơn

Tiền hàng

Phiếu nhập kho

Kí duyệt

Phiếu nhập kho

Hình 3.1: Quy trình nhập vật tư

3.2.2 Quy trình xuất vật tư:

Khi bộ phận sản xuất có yêu cầu xuất vật tư phục vụ sản xuất sản phẩm sẽ có giấyyêu cầu xuất vật tư được gửi đến cho bộ phận quản lý kho Thủ kho sẽ xem xét về yêu cầu của bộ phận sản xuất về số lượng và loại vật tư mà bộ phận sản xuất cần Nếu đáp ứng đủ, thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho gồm 3 liên, một liên do bộ phận quản

lí kho lưu giữ, một liên gửi cho giám đốc, một liên gửi cho bộ phận kế toán giữ và xuấtvật tư theo yêu cầu Phiếu xuất kho bao gồm: Số phiếu xuất, mã kho, mã vật tư, tên vật

tư, đơn vị tính, đơn giá,… Phiếu xuất vật tư sau mỗi lần xuất sẽ được lưu lại để cuối kì

kế toán hạch toán ghi thẻ kho và giám đốc kí duyệt, kiểm tra, đối chiếu

Quản lí xuất vật tư

Bộ phận quản lí kho Phòng kế toán Ban giám đốc

Bộ phận sản xuất

Bắt đầu

Tình hình

vật tư sản xuất

vật tư

Bảng kê vật tư tồn kho

Giấy đề nghị xuất vật tư

lập phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho

Xuất vật tư

Vật tư

Vật tư

Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho

Kí duyệt Hạc toán vật

tư xuất

Thẻ kho

Hình 3.2: Quy trình xuất vật tư

3.2.3 Quy trình kiểm kê vật tư:

Thành lập các tổ kiểm kê và chọn ra tổ trưởng kiểm kê có am hiểu tốt về nhậndạng vật tư Khi có yêu cầu kiểm kê vật tư, tổ trưởng kiểm kê lập biên bản kiểm kêgồm 3 liên 1 liên do bộ phận kiểm kê giữ, một liên gửi cho phòng kế toán, một liêngửi cho bộ phận quản lý kho Bộ phận kiểm kê chịu trách nhiệm về tính chính xáccủa số liệu và tiến độ của việc kiểm kê Thực hiện quan sát và kiểm kê vật tư (cầnkiểm tra lại những vật tư quan sát chưa đúng trọng lượng, số lượng thì phải cân,đong, đếm lại)

Khi kiểm kê xong, các biên bản kiểm kê vật tư có đầy đủ chữ ký các thànhviên trong tổ kiểm kê và gửi ngay cho kế toán trưởng để tổng hợp, kiểm tra và xácnhận Nếu số liệu kiểm kê thực tế phù hợp với số liệu trên sổ sách thì kết thúc,ngược lại, nếu có sự chênh lệch thi thủ kho có trách nhiệm tiến hành điều tra và lậpBảng tổng hợp những bút toán điều chỉnh, sau đó gửi cho giám đốc phê chuẩn và raquyết định thực hiện

Cuối cùng, thủ kho có trách nhiệm cập nhật vào sổ kho số lượng tồn kho thựctế

Quản lí kiểm kê vật tư

Bộ phận kế toán Bộ phận quản lý kho Giám đốc

Kiểm tra đối chiếu với sổ sách

Chênh lệch

Kết thúc

Lập bảng tổng hợp bút toán điều chỉnh

Bảng tổng hợp những bút toán điều chỉnh Bảng tổng hợp

những bút toán điều chỉnh

Kí duyệt

Bảng tổng hợp bút toán điều chỉnh

Cập nhật vào

sổ kho

Kết thúc

Biên bản kiểm kê

không

có

Hình 3.3: Quy trình kiểm kê vật tư

3 Quản lí kiểm kê

1.1 Kiểm tra thông

tin vật tư

2.1 Kiểm tra thông tin vật tư

4.1 Báo cáo nhập_ xuất_ tồn

4.2 Báo cáo tình hình nhập xuất vật tư

1.3 Nhận hóa đơn

giao hàng

2.3 Lập phiếu xuất kho

3.3 Đối chiếu nhập,xuất và lập bảng đối chiếu vật tư

1.4 Lập phiếu nhập

kho

2.4 Ghi vào thẻ kho xuất

3.4 Ghi vào thẻ kho

1.5 Ghi thẻ kho

nhập

Sơ đồ 3.4: Sơ đồ phân cấp chức năng

Mô tả chi tiết chức năng

(1.1) Kiểm tra thông tin vật tư :

Dữ liệu vào: Thông tin vật tư của nhà cung cấp gửi đến, số lượng vật tư tồn vàtình hình sử dụng vật tư

Chức năng xử lý: Phòng mua vật tư dựa vào thông tin vật tư của nhà cung cấp gửi đến, số lượng vật tư tồn và tình hình sử dụng vật tư để tiến hành mua vật tư

Dữ liệu ra: Kết quả kiểm tra

(1.2) Lập đơn mua hàng

Dữ liệu vào: Kết quả kiểm tra vật tư

Chức năng xử lý: Dựa vào kết quả kiểm tra vật tư của phòng mua vật tư để lậphóa đơn mua hàng

Dữ liệu ra: Đơn mua hàng

(1.3) Nhận hóa đơn giao hàng

Dữ liệu vào: Đơn mua hàng của phòng mua vật tư

Chức năng xử lý: Phòng kế toán nhận hóa đơn giao hàng từ nhà cung cấp

Dữ liệu ra: Hóa đơn giao hàng

(1.4) Lập phiếu nhập kho

Dữ liệu vào: Hóa đơn giao hàng

Chức năng xử lý: Lập phiếu nhập kho theo số lượng thực nhận và chỉ ghi trên cột số lượng

Dữ liệu ra: Phiếu nhập kho

(1.5) Ghi thẻ kho nhập

Dữ liệu vào: Phiếu nhập kho

Chức năng xử lý: Dựa trên số lượng thực tế nhập kho(trên phiếu nhập)

Dữ liệu ra: Thẻ kho nhập

(2.1) Kiểm tra vật tư tồn

Dữ liệu vào: Nhu cầu sử dụng vật tư của bộ phận sản xuất

Chức năng xử lý: Trước khi muốn xuất vật tư, kế toán phải liên hệ với thủ kho

để biết được số lượng tồn kho thực tế của loại vật tư cần xuất

Dữ liệu ra: Số lượng tồn kho thực tế của vật tư cần xuất

(2.2) Lập phiếu yêu cầu xuất vật tư

Dữ liệu vào: Nhu cầu sử dụng vật tư( số lượng, loại vật tư)

Chức năng xử lý: Yêu cầu xuất vật tư

Dữ liệu ra: Phiếu yêu cầu xuất vật tư

(2.3) Lập phiếu xuất xuất kho

Dữ liệu vào: Phiếu yêu cầu xuất vật tư

Chức năng xử lý: Dựa vào bảng kê số lượng vật tư tồn mà thủ kho gửi sang cùng với phiếu yêu cầu xuất vật tư để viết phiếu xuất kho

Dữ liệu ra: Phiếu xuất kho

(2.4) Ghi thẻ kho xuất

Dữ liệu vào: Phiếu xuất kho

Xử lý: Dựa vào phiếu xuất kho ghi thẻ kho xuất( số lượng, loại vật tư, ngày xuất, ….)

Dữ liệu ra: Thẻ kho

(3.1) Kiểm kê vật tư

Dữ liệu vào: Yêu cầu kiểm kê

Chức năng xử lý: Kiểm kê thực tế tại kho, xem rõ số lượng vật tư thực tồn

Dữ liệu ra: Số lượng vật tư tồn kho

(3.2) Lập biên bản kiểm kê

Dữ liệu vào: Kết quả kiểm kê(số lượng vật tư tồn kho)

Chức năng xử lý: Dựa vào kết quả kiểm kê lập biên bản kiểm kê

Dữ liệu ra: Biên bản kiểm kê

(3.3) Đối chiếu vật tư nhập_ xuất_ tồn, lập bảng đối chiếu vật tư

Dữ liệu vào: Biên bản kiểm kê

Xử lý: Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê, kế toán đối chiếu

Dữ liệu ra: Bảng tổng hợp đối chiếu vật tư

(3.4) Ghi thẻ kho tồn

Dữ liệu vào: Bảng tổng hợp đối chiếu vật tư, biên bản kiểm kê

Chức năng xử lý: Dựa vào những thông tin về vật tư ghi trên bản tổng hợp đối

chiếu và biên bản kiểm kê, kế toán ghi lại số lượng, mã vật tư còn tồn trong kho vàothẻ kho

Dữ liệu ra: Thẻ kho

(4.1) Lập báo cáo Nhập_ Xuất_ Tồn

(4.2) Báo cáo sử dụng vật tư

Dữ liệu vào: sổ chi tiết vật tư

Chức năng xử lý: Lập báo cáo theo chỉ tiêu số lượng, mã loại, tình hình sử dụng

Dữ liệu ra: Báo cáo Nhập_ Xuất_ Tồn, báo cáo tình hình sử dụng vật tư

3.3.2 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu

3.3.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh của hệ thống quản lý vật tư

HTTT QUẢN LÍ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIÊU VÀ XÂY LĂP NGHĨA HƯNG

Yêu cầu kiểm kê Biên bản kiểm kê

Phiếu nhập kho, xuất kho, biên bản kiểm kê Báo cáo

Phiếu NK, XK, biên bản kiểm kê kí duyệt Yêu cầu báo cáo Vật tư yêu cầu

Yêu cầu xuất vật tư

Phiếu đề nghị xuất vật

tư

Bảng tổng hợp đối chiếu vật tư Cập nhập thẻ kho nhập_ Xuất_Tồn Hóa đơn giao hàng

Phiếu nhập, xuất kho,

biên bản kiểm kê

Biểu đồ 3.5:Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh của hệ thống quản lý vật tư

3.3.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống quản lý vật tư

3.0 Báo cáo

1.0 Quản lí nhập vật tư

4.0 Quản lí kiểm kê vật tư

2.0 Quản lí xuất vật tư

Bộ phận

quản lí kho

Bộ phận sản xuất Nhà cung

cấp

Bộ phận quản lí kho

Bộ phận kiểm kê

Bộ phận kế

toán

Giám đốc

D1 hóa đơn mua hàng Thông tin

D4 thẻ kho

D3 phiếu xuất kho

Bảng tổng hợp vật tư

Hóa đơn mua hàng

D8 biên bản kiểm kê

D3 phiếu xuất kho

D4 thẻ kho

D7 bảng kê tồn kho D5 phiếu xuất kho

D11 báo cáo

sử dụng vật tư

D6 giấy đề nghị xuất kho D5 phiếu xuất kho

Báo cáo

Yêu cầu kiểm kê

Biểu đồ 3.6:Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống quản lý vật tư

3.3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

a Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý nhập kho

1.1 Khiểm tra

thông tin vật

tư nhập

1.5 Nhận hóa đơn giao hàng

1.2 Lập hóa đơn mua hàng

1.3 Lập phiếu nhập kho

Nhà cung cấp

Giám đốc

Bộ phận quản lí kho

D1 hóa đơn mua hàng

D2 đơn giao hàng

D3 phiếu nhập kho

1.4 Ghi thẻ

kho nhập

D3 phiếu nhập kho

Kế toán

D1 hóa đơn mua hàng

D3 phiếu nhập kho

D7 bảng kê tồn khoD7

Biểu đồ 3.7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý nhập kho

b Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng xuất kho

Bộ phận sản xuất

Bộ phận quản

lí kho

2.2 Viết đơn yêu cầu xuất vật tư

2.3 Lập phiếu xuất kho

2.1 Kiểm tra

thông tin vật

tư

2.4 Ghi thẻ kho xuất

Phiếu xuất kho

D4 thẻ kho

D5 phiếu xuất kho

D6 giấy yêu cầu xuất vật tư Xuất vật tư

Vật tư yêu cầu

Biểu đồ 3.8: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng xuất kho

c Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng kiểm kê

Bộ phận kiểm kê

Bộ phận quản lí kho

3.3 Đối chiếu vật tư nhập xuất, lập bảng đối chiếu vật tư

3.4 Ghi thẻ kho tồn

D8 biên bản kiểm

kê vật tư

D9 bảng tổng hợp vật tư

D4 thẻ kho D8 biên bản

kiểm kê vật tư

D9 bảng tổng hợp vật tư Yêu cầu kiểm kê

Đối chiếu, so sánh

Biểu đồ 3.9: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng kiểm kê

d Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng báo cáo

Giám đốc

Kế toán

4.1 Lập báo cáo nhập_

xuất_ tồn

4.2 Báo cáo tình hình sử dụng vật tư

Báo cáo nhập_ xuất_

tồn Yêu cầu báo cáo

D4 thẻ kho

D9 bảng tổng hợp vật tư

D11 báo cáo sử dụng vật tư

Yêu cầu báo cáo

D11 báo cáo sử dụng vật tư

Biểu đồ 3.10: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng báo cáo

3.4 Xây dựng biểu đồ mô hình liên kết thực thể

Vật tư Chi tiết vật tư