Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho hàng tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu

Từ đó, có thể giúp ngườiquản lý Công ty có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, nâng cao kếtquả hoạt động sản xuất kinh doanh.Dựa trên các khảo sát thực tế về nghiệp vụ và nhu

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành chương trình Đại học và hoàn thực hiện khóa luận này, tác giả đãnhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ, động viên và góp ý nhiệt tình của quý thầy côtrường Đại học Thương Mại.Trước hết, tác giả xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắcđến toàn thể quý thầy cô trường Đại học Thương Mại, đặc biệt là những thầy cô đã tậntình dạy bảo tác giảtrong suốt thời gian học tập tại trường

Tác giả xin được bày tỏ lòng biết ơn và lòng kính trọng sâu sắc đến Tiến sĩNguyễn Thị Thu Thủy, người đã dành rất nhiều thời gian và tâm huyết hướng dẫn,nghiên cứu, góp ý, chỉnh sửa giúp tác giả hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Đồng thời, tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban Giám hiệu trường Đạihọc Thương Mại cùng quí thầy cô trong Khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã tạo điềukiện để tác giả học tập và tích lũy được những kiến thức phong phú trong thời gian họctập tại trường

Tác giả cũng xin cảm ơn quý anh, chị và ban lãnh đạo Công ty TNHH TM-DV

Á Châu đã tạo điều kiện cho tác giảthực hiện điều tra khảo sát trong quá trình thực tập,giúp tác giả có được những kiến thức thực tế và những trải nghiệm thiết thực để từ đó

có được những dữ liệu cần thiết giúp tác giả hoàn thành khóa luận ngày hôm nay Mặc dù tác giả đã có nhiều cố gắng hoàn thiện khóa luận bằng tất cả sự nhiệt tình

và năng lực của mình, tuy nhiên không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhậnđược những đóng góp quý báu của quý thầy cô và các bạn

Hà Nội, ngày 21 tháng 5 năm 2012

Sinh viên

Phan Thị Hằng

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ HÌNH VẼ v

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii

Phần 1 TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.2 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ 2

1.3 MỤC TIÊU CẦN ĐẠT ĐƯỢC 2

1.4 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI 3

1.5 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 3

1.6 KẾT CẤU CỦA KHÓA LUẬN 4

2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 5

2.1.1 Tổng quan về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý 5

2.1.2 Sơ lược về phân tích thiết kế hệ thống 10

2.1.3 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng chức năng 12

2.2 ĐÁNH GIÁ, PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV Á CHÂU 20

2.2.1 Tổng quan về công ty TNHH TM-DV Á Châu 20

Hình 2.15 Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty 21

2.2.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu 22

Bảng 2.16 Kết quả hoạt động của công ty từ 2009 đến 2011 23

Hình 2.17 Sơ đồ kết nối mạng trong công ty 25

2.2.3 Thực trạng của hệ thống quản lý kho hàng tại Công ty 27

2.2.4 Đánh giá thực trạng của hệ thống quản lý kho hàng tại Công ty 27

2.2.5 Đề xuất giải pháp 28

Phần 3 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV Á CHÂU 29

3.1 MÔ TẢ NGHIỆP VỤ 29

3.1.1 Nhập kho 29

3.1.2 Xuất kho 29

3.1.3 Báo cáo 30

3.2 PHÂN TÍCH VÀ ĐẶC TẢ YÊU CẦU 30

3.2.1 Phân tích chi tiết các yêu cầu chức năng của hệ thống: 30

3.2.2 Yêu cầu phi chức năng 32

3.3 THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG 33

3.3.1 Mô hình nghiệp vụ 33

3.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 34

3.3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu 36

3.3.4 Các bảng dữ liệu vật lý 46

3.3.5 Thiết kế giao diện 51

Phần 4 KẾT LUẬN 57

TÀI LIỆU THAM KHẢO 58

PHỤ LỤC 60

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ HÌNH VẼ

Hình 2.1 Mô hình xử lý thông tin của hệ thống 7

Hình 2.2 Vai trò của hệ thống thông tin 8

Hình 2.3 Sơ đồ hệ thống thông tin 12

Hình 2.4 Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống thông tin 13

Hình 2.5 Biểu đồ phân cấp chức năng tổng quát 16

Hình 2.6 Chức năng xử lý 17

Hình 2.7 Luồng dữ liệu vào ra chức năng xử lý 17

Hình 2.8 Biểu diễn kho dữ liệu 17

Hình 2.9 Biểu diễn tác nhân ngoài 18

Hình 2.10 Biểu diễn tác nhân trong 18

Hình 2.11 Ví dụ minh họa một biểu đồ luồng dữ liệu 19

Hình 2.12 Ví dụ Mô hình thực thể liên kết 22

Hình 2.13 Biểu diễn kiểu thực thể trong mô hình quan hệ 23

Hình 2.14 Ví dụ về mô hình quan hệ 24

Hình 2.15 Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty 26

Bảng 2.16 Kết quả hoạt động của công ty từ 2009 đến 2011 28

Hình 2.17 Sơ đồ kết nối mạng trong công ty 30

Hình 3.1 Sơ đồ ngữ cảnh 40

Hình 3.2 Sơ đồ phân cấp chức năng 41

Hình 3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 43

Hình 3.4 Liên kết giữa NhomHang và HangHoa 47

Hình 3.5 Liên kết giữa NhanVien và BoPhan 48

Hình 3.6 Liên kết giữa NhanVien và NhomHang 48

Hình 3.7 Liên kết giứa NhaCC và PhieuNK 48

Hình 3.8 Liên kết giữa PhieuNK và HangHoa 48

Hình 3.9 Liên kết giữa NhanVien và PhieuNK 49

Hình 3.10 Liên kết giữa NhanVien và PhieuXK 49

Hình 3.11 Liên kết giữa KhachHang và PhieuXK 49

Hình 3.12 Liên kết giữa HangHoa và PhieuXK 49

Hình 3.13 Liên kết giữa NhanVien và PhieuYeuCau 50

Hình 3.14 Liên kết giữa KhachHang và PhieuYeuCau 50

Hình 3.15 Liên kết giữa HangHoa và PhieuYeuCau 50

Hình 3.16 Mô hình quan hệ 60

Bảng 3.1 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "HangHoa" 61

Bảng 3.2 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "NhanVien" 63

Bảng 3.3 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "KhachHang" 64

Bảng 3.4 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "NhaCC" 65

Bảng 3.5 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "NhomHang" 65

Bảng 3.6 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "QuanlyBP" 66

Bảng 3.7 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "BP_NV" 66

Bảng 3.8 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "PhieuNK" 67

Bảng 3.9 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "PN_HH" 67

Bảng 3.10 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "PhieuXK" 68

Bảng 3.12 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "PhieuYC" 69

Bảng 3.13 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "YC_HH" 70

Bảng 3.14 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "QuanLyNH" 71

Hình 3.17 Form Đăng nhập 71

Hình 3.17 Form Main 72

Hình 3.18 Form Quản lý danh mục hàng hóa 73

Hình 3.19 Form Quản lý nhập kho 74

Hình 3.20 Form Quản lý xuất kho 75

Hình 3.21 Form Tìm kiếm 76

Hình 3.22 Báo cáo nhập kho 77

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

ST

1

Management Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng

9 DSS Decision Support System Hệ thống hỗ trợ ra quyết

định

10 EIS Executive Information

System

Hệ thống hỗ trợ điều hành

11 ER Entity Relationship Mô hình thực thể liên kết

Planning

Hệ thống quản lý nguồn lực

15 KM Knowledge Management Hệ thống quản lý tri thức

System

Hệ thống thông tin phục vụ quản lý

Phần 1 TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Ngày nay, chúng ta đang sống trong một thời đại với nền kinh tế phát triểncùng với một nền khoa học công nghệ hiện đại, trong đó có sự đóng góp to lớncủa những thành tựu công nghệ thông tin nói chung và của tin học nói riêng.Công nghệ thông tin đang ngày càng đóng vai trò quan trọng, gắn bó mật thiết vàgần như không thể tách rời với các hoạt động của con người Chính những thànhtựu mà công nghệ thông tin mang lại đã tạo điều kiện cho nền sản xuất xã hộingày càng phát triển đồng thời giảm bớt đáng kể sức lao động của con người, đưamức sống con người ngày càng cao hơn

Ở Việt Nam,công nghệ thông tin cũng đang hoà nhập với thế giới, và ngàycàng được chú trọng đầu tư phát triển để bắt kịp, sánh vai cùng với sự phát triểnchung của các nước năm châu Chúng ta đã ứng dụng thành tựu công nghệ thôngtin vào mọi mặt của đời sống, nghiên cứu khoa học, cho công nghệ sản xuất, kinhdoanh, du lịch, y tế, giải trí, quản lý kinh tế…

Công ty TNHH TM-DV Á Châu là một doanh nghiệp kinh doanh máy tính

và các thiết bị, linh kiện máy tính có nhiều loại mặt hàng khác nhau.Đối với hoạtđộng kinh doanh của Công ty, kho hàng là một bộ phận rất quan trọng, nó liênquan chặt chẽ với các bộ phận khác trong công ty, bởi vậy quá trình này yêu cầutính chính xác rất cao Việc quản lý kho hàng được thực hiện chủ yếu bằngphương pháp thủ côngtheo cách thức truyền thống, thông qua hàng loạt sổ sáchrời rạc, phức tạp khiến người quản lý gặp rất nhiều khó khăn trong việc nhưnhập, xuất, thống kê tìm kiếm và giao dịch Do đó, việc tin học hóa quy trình

quản lý kho nhằm giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa sảnphẩm một cách chính xác kịp thời là việc rất cần thiết Từ đó, có thể giúp ngườiquản lý Công ty có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, nâng cao kếtquả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Dựa trên các khảo sát thực tế về nghiệp vụ và nhu cầu của doanh nghiệp,tác giả xin đề xuất thực hiện khóa luận với đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thốngquản lý kho hàng tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu”

1.2 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ

Hiện nay, phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng là một bài toánđược rất nhiều người trên thế giới quan tâm và đã có những nghiên cứu khoa học vàchuyên sâu về nội dung này

Ở Việt Nam cũng đã có nhiều nghiên cứu được thực hiện, sau đây là một sốnghiên cứu được thực hiện bởi sinh viên các trường Đại học trong nước thực hiệnvới đề tài này:

- Luận văn Phân tích và thiết kê hệ thống thông tin quản lý hàng tồn kho tại

cửa hàng 17 Lý Nam Đế do sinh viên Nguyễn Ngọc Kiên, trường Đại học CNTT

- Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh thực hiện Luận văn này đã nêu ra đượcnhững lý thuyết cơ bản về vấn đề cần nghiên cứu, tuy nhiên tác giả lại khôngthực hiện các bước chuẩn hóa cơ sở dữ liệu và thiết lập mô hình quan hệ giữa cácthực thể mà đi thẳng vào thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý, điều này có thể gây khóhiểu cho người quan sát

- Luận văn Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại

công ty TNHH Ngọc Khánh do sinh viên Nguyễn Bích Ngọc, trường ĐH Kinh tế

quốc dân thực hiện Đối với luận văn này, tác giả đã nêu lên được những nét kháiquát về Công ty TNHH Ngọc Khánh, các bước phân tích hệ thống khá đầy đủ,tuy nhiên tác giả lại không nêu lên các cơ sở lý thuyết mà tác giả đã vận dụng đểthực hiện đối với đề tài này

1.3 MỤC TIÊU CẦN ĐẠT ĐƯỢC

Việc thực hiện đề tài này nhằm đạt được các mục tiêu sau:

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý, tiến trình vàphương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng, baogồm: các khái niệm, đặc điểm, nội dung, quy trình thực hiện như thế nào

- Tiến hành phân tích, đánh giá thực trạng của quy trình quản lý hàng tồnkho tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu và đưa ra những nhận xét về ưu nhượcđiểm còn tồn tại

- Từ cơ sở lý luận và hiện trạng tại Công ty, thiết kế được một hệ thốngthông tin quản lý kho hàng cho Công ty, thực hiện được đầy đủ các chức năngtrong quy trình quản lý kho hàng của Công ty TNHH TM-DV Á Châu nói riêng

và các doanh nghiệp kinh doanh thương mại vừa và nhỏ nói chung

1.4 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI

Đối tượng nghiên cứu: là quy trình quản lý kho hàng tại Công ty TNHH

1.5 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN ĐỀ TÀI

Để thực hiện đề tài này tác giả sử dụng cả hai phương pháp định tính và địnhlượng Trong đó, phương pháp định tính được sử dụng để tổng hợp các lý luận cơ bản

về hệ thống thông tin và phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin theohướng chức năng và các vấn đề có liên quan Phương pháp định lượng được sử dụng

để lượng hóa kết quả hoạt động kinh doanh và lượng hóa câu trả lời từ các mẫu điềutra trắc nghiệm nhằm hỗ trợ các phương pháp định tính trong nghiên cứu thực trạng tạiCông ty

Trên cơ sở tổng hợp kết quả phân tích định tính và định lượng thực trạng quản lýkho hàng tại Công ty, tác giả sử dụng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thôngtin theo hướng chức năng đề phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàngtại Công ty TNHH TM-DV Á Châu

1.6 KẾT CẤU CỦA KHÓA LUẬN

Khóa luận được chia thành 4 phần chính, trong đó:

Phần 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Nội dung phần 1 trình bày những vấn đề khái quát chung về đề tài, tính cấp thiết,tình hình nghiên cứu vấn đề, mục tiêu, phạm vi, đối tượng và phương pháp nghiêncứu đối với đề tài "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại Công tyTNHH TM-DV Á Châu"

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu

Trình bày cơ sở lý luận về hệ thống thông tin và phương pháp phân tích thiết kế

hệ thống thông tin theo hướng chức năng Trình bày thực trạng và đánh giá ưu nhượcđiểm của quy trình quản lý kho hàng tại Công ty hiện nay

Phần 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng và định hướng phát triển

Trình bày các bước phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng choCông ty TNHH TM-DV Á Châu và định hướng phát triển, nghiên cứu đề tài

Phần 4: Kết luận

Đưa ra các kết luận cơ bản về nội dung đã thực hiện

Phần 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦAHỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV Á CHÂU

2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN

2.1.1 Tổng quan về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý

*Khái niệm chung về hệ thống:

“Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử, có các mối quan hệ ràng buộclẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung” (Phân tích và thiết

kế hệ thống thông tin các phương pháp có cấu trúc, Nguyễn Văn Ba, 2009, NXBĐHQG Hà Nội, trang 7)

Ví dụ: hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống các trường đạihọc…

*Hệ thống thông tin (Information Systems):

Hệ thống thông tin được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau, nhưng tựuchung lại chúng ta có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống bao gồm con người,các phương tiện và các phương pháp tham gia xử lý thông tin kinh doanh Hệthống thông tin là phân hệ con của hệ thống kinh doanh, mang chức năng chính

là xử lý thông tin của hệ thống

Ngoài con người và thiết bị thì hệ thống thông tin trong doanh nghiệp có 2thành phần cơ bản: các dữ liệu (ghi nhận thực trạng của doanh nghiệp) và các xử

lý (cho phép biến đổi các dữ liệu) Trong đó:

- Dữ liệu là các thông tin được lưu trữ và duy trì nhằm phản ánh thực trạnghiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp Bao gồm các số liệu phản ánh cấu trúc

Output (Đầu ra) Input

(Đầu vào)

Feedback (Phản hồi)

Black box (Hộp đen)

nội bộ của cơ quan (nhân sự, nhà xưởng, thiết bị…) và các dữ liệu phản ánh cáchoạt động kinh doanh/dịch vụ của cơ quan (sản xuất, mua bán, giao dịch…)

- Các xử lý: là quá trình biến đổi thông tin nhằm 2 mục đích chính: sản sinhcác thông tin theo thể thức quy định (các chứng từ giao dịch, các báo cáo, thốngkê…) và trợ giúp cho các quyết định, thông thường là cung cấp những thông tincần thiết cho việc chọn lựa một quyết định lãnh đạo Mỗi xử lý thường là một sự

áp dụng một quy tắc quản lý định sẵn và diễn ra theo một trật tự định sẵn (gọi làthủ tục) Các quy tắc quản lý và các thủ tục có thể được ấn định bởi hệ thốngquyết định của doanh nghiệp, chúng có thể bị điều chỉnh theo ý muốn, nhưngchúng có thể được ấn định từ bên ngoài doanh nghiệp thì doanh nghiệp khôngđược tùy tiện thay đổi Hình 2.1 mô tả khái quát mô hình xử lý của hệ thống

Hình 2.1 Mô hình xử lý thông tin của hệ thống

Dữ liệu đầu vào của một xử lý gồm 2 loại: dữ liệu tự nhiên (giữ nguyêndạng khi nó phát sinh: lời nói, công văn, hình ảnh…) và dữ liệu có cấu trúc (đượccấu trúc hóa với khuôn dạng nhất định: sổ sách, bảng biểu…) Thông tin đầu ra làcác thông tin được phân tích, tổng hợp… từ dữ liệu vào và tùy thuộc nhu cầutrong từng trường hợp, từng đơn vị cụ thể của tổ chức

Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa tổ chức kinh tế và môtrường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp (xem hình 2.2)

Thông tin raThông tin vào

Thành phẩm Tiền

Quyết định

Nguyên vật liệu Tiền, sức lao động

Tư vấn Thông tin môi trường

HT quyết định

HT thông tin

HT tácnghiệp

Hình 2.2 Vai trò của hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin có thể được phân thành nhiều loại dựa trên các tiêu thứckhác nhau, cụ thể có thể phân loại hệ thống thông tin theo 3 tiêu thức sau: phânloại theo cấp ứng dụng, phân loại theo chức năng nghiệp vụ và theo quy mô tíchhợp Trong đó:

- Phân loại theo cấp ứng dụng: gồm:

+ Hệ thống hỗ trợ điều hành (EIS–Executive Information System): Là môitrường khai thác thông tin tổng thể từ trong và ngoài doanh nghiệp, phục vụ việc

ra các quyết định đòi hỏi sự suy xét, đánh giá và không có quy trình thống nhất

+ Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS–Decision Support System): Là hệthống hỗ trợ các nhà quản lý ra quyết định đặc thù, nhanh thay đổi và không cóquy trình định trước

+ Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (MIS–Management InformationSystem): Là hệ thống phục vụ các chức năng lập kế hoạch, giám sát và ra quyếtđịnh ở các cấp quản lý

+ Hệ thống xử lý giao dịch (TPS–Transaction Processing System): xử lýcác dữ liệu thu được từ hoạt động giao dịch tác nghiệp của tổ chức, cung cấp cácthông tin để phục vụ các hoạt động quản lý tác nghiệp, giúp cho việc xử lý thôngtin giao dịch tác nghiệp đáp ứng được yêu cầu về tốc độ và đạt độ chính xác cao,một số công việc tác nghiệp khác có thể được xử lý tự động hóa bởi hệ thống.

+ Hệ thống tự động hóa văn phòng (OAS-Officer Assignment System) : Lànhững ứng dụng được thiết kế nhằm hỗ trợ các công việc phối hợp và liên lạctrong văn phòng như xử lý văn bản, chế bản điện tử, lịch điện tử, liên lạc thôngqua thư tử…

+ Hệ chuyên gia (ES–Expert System): Là những hệ thống cơ sở trí tuệ nhântạo, có nguồn gốc từ nghiên cứu trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằngcác công cụ tin học những tri thức chuyên gia về một lĩnh vực nào đó

- Phân loại theo chức năng nghiệp vụ: gồm:

+ HTTT tài chính kế toán: là hệ thống trợ giúp các hoạt động của chức năngtài chính kế toán (ghi lại các chứng từ, lập báo cáo…)

+ HTTT marketing: Là hệ thống trợ giúp các hoạt động của chức năngmarketting, bán hàng…

+ HTTT kinh doanh và sản xuất: Là hệ thống trợ giúp các hoạt động củachức năng sản xuất

+ HTTT quản trị nhân lực: Là hệ thống trợ giúp các chức năng của hoạtđộng tổ chức nhân sự.

+ HTTT văn phòng: là một hệ thống thông tin hỗ trợ các hoạt động nghiệp

vụ văn phòng nhằm cải thiện luồng công việc giữa các nhân viên

- Phân loại theo quy mô tích hợp: gồm

+ Hệ thống quản lý nguồn lực (ERP- Enterprise Resource Planning): Là hệthống tích hợp và phối hợp hầu hết các quy trình tác nghiệp chủ yếu của doanhnghiệp

+ Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM-Supply Chain Management): Là

hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết bộ phận sản xuất, khách hàng và nhàcung cấp

+ Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM- Customer RelationshipManagement): Là hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết toàn diện các quan

hệ với khách hàng thông qua nhiều kênh và bộ phận khác nhau

+ Hệ thống quản lý tri thức (KM – Knowledge Management): Là hệ thốngtích hợp, thu thập, hệ thống hóa, phổ biến phát triển tri thức trong và ngoài doanhnghiệp

* Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems): là hệ

thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của mộtdoanh nghiệp (hay nói rộng hơn là một tổ chức)

Hệ thống thông tin quản lý thường được ứng dụng trong các lĩnh vực hoạtđộng như: thương mại, hành chính, kế toán, tài vụ… Ví dụ như: hệ thống thông

tin quản lý nhân sự, hệ thống quản lý mua bán hàng hóa… Hạt nhân của HTTTquản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời vàhoạt động kinh doanh hiện thời của doanh nghiệp

* Phân loại hệ thống thông tin quản lý:

Hệ thống thông tin quản lý thường được phân loại theo 2 mức là mức thấp

và mức cao

- Mức thấp hay còn gọi là mức tác nghiệp và hệ thống thường được gọi là

hệ xử lý dữ liệu, ví dụ: hệ xử lý đơn hàng, hệ quản lý nhân sự, hệ kế toán…

- Mức cao hay còn gọi là mức điều hành và hệ thống được gọi là hệ hỗ trợquyết định Đối với hệ hỗ trợ quyết định, bên cạnh cơ sở dữ liệu còn có thêm một

cơ sở mô hình chứa các mô hình, các phương pháp mà khi được chọn để vậndụng lên các dữ liệu sẽ cho ra các kết quả theo yêu cầu của người dụng đặt ra khichọn lựa các quyết định của mình

* Nhiệm vụ, chức năng của HTTT quản lý:

Các HTTT quản lý khác nhau thường thực hiện các nhiệm vụ khác nhau, cụthể: ở mức tác nghiệp, hệ thống chỉ có nhiệm vụ in ra một số bảng biểu, chứng từtheo khuôn mẫu của cách xử lý bằng tay truyền thống còn ở mức điều hành, hệthống phải đưa ra các thông tin có tính chất chiến lược và kế hoạch giúp các nhàlãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn trong quá trình điều hành hoạt động củadoanh nghiệp

HTTT thu thập các thông tin đến từ môi trường doanh nghiệp, phối hợp vớicác thông tin có trong CSDL để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồngthời thường xuyên cập nhật CSDL để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ánh

Lưu trữ

Xử lý

Phân tích Sắp xếp Tính toán

Phản hồi

đúng thực trạng hiện thời của doanh nghiệp Hay nói cách khác, HTTT quản lý

có các chức năng chính sau (xem hình 2.3):

- Thu thập, phân tích và lưu trữ thông tin một cách có hệ thống

- Thực hiện xử lý, phân tích, tính toán, thay đổi, sữa chữa… thông tin đượcthu thập, tạo ra các thông tin có kết quả, hữu ích cho người sử dụng

- Phân phối, cung cấp thông tin phản hồi, hỗ trợ việc thu thập, xử lý thôngtintiếp theo…

Hình 2.3 Sơ đồ hệ thống thông tin

Chất lượng của hệ thống thông tin được đánh giá qua tính nhanh chóngtrong việc đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toànvẹn của thông tin

2.1.2 Sơ lược về phân tích thiết kế hệ thống

Phân tích thiết kế hệ thống nói chung là sự nhận thức, mô tả một hệ thống,bởi vậy người ta thường dùng các mô hình, các biểu đồ để trừu tượng hoá và làcông cụ giúp con người trao đổi với nhau trong quá trình phát triển hệ thống Mỗi

mô hình là một khuôn dạng để nhận thức về hệ thống và nó mang ý thức chủquan của người xây dựng

Mục tiêu của việc phân tích các mô hình xử lý là đưa ra được chính xácyêu cầu của người dùng trong quá trình phát triển hệ thống, thông qua các khảosát (phỏng vấn, đặt câu hỏi, đọc tài liệu, qua các phép đo thử nghiệm…) thìnhững yêu cầu về hệ thống sẽ được hình thành một cách rõ ràng, chi tiết, nhờ vậyviệc thiết kế hệ thống sẽ được tiến hành thuận lợi, có logic, và chính xác, giúpđảm bảo về tiến độ và chất lượng của hệ thống mới được xây dựng

Hai đối tượng chính của Phân tích và thiết kế hệ thống bao gồm là chứcnăng xử lý và dữ liệu Nhìn chung quá trình phân tích và thiết kế hệ thống có thểxem xét qua sơ đồ phân tích thiết kế cấu trúc gồm 4 bước chính tương ứng vớicác khối chỉ ra trong sơ đồ hình 2.4 dưới đây:

Hình 2.4 Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Trong đó:

Khối I: mô tả hệ thống hiện tại làm việc như thế nào?

Khối II: mô tả hệ thống hiện tại làm gì? Lúc này hệ thống chỉ xác định các

yếu tố bản chất và loại bỏ các yếu tố vật lý

Khối III: mô tả hệ thống mới làm gì? Dựa trên khối II ta cần bổ sung thêm

các yêu cầu mới cho hệ thống và khắc phục hoặc lược bỏ những nhược điểm của

hệ thống hiện tại

Khối IV: mô tả hệ thống mới làm việc như thế nào? Giai đoạn thiết kế nhằm

xây dựng hệ thống mới có thể hoạt động được

Tuy rằng các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống khác nhau có thểđược phát triển bởi nhiều tác giả, có nhiều điểm, thuật ngữ, quy ước khác nhau,nhưng nhìn chung các phương pháp luận này đều định ra các bước cơ bản choquá trình phát triển dự án, đó là:

Bước 1: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án

Bước 2: Phân tích hệ thống

Bước 3: Thiết kế hệ thống

Bước 4: Xây dựng hệ thống

Bước 5: Cài đặt, bảo trì

Ta có thể nhận thấy phân tích thiết kế hệ thống là giai đoạn rất quan trọngtrong quá trình phát triển hệ thống thông tin Nếu đầu tư cho phân tích thiết kếcàng nhiều bao nhiêu thì các giai đoạn sau như cài đặt, kiểm thử và khai thác bảotrì càng ít bấy nhiêu

2.1.3 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng chức năng

Có rất nhiều phương pháp phân tích thiết kế khác nhau đã được hình thànhtheo tiến trình lịch sử, ta có thể kể đến một số phương pháp phân tích thiết kếnhư: phương pháp SADT (Structured Analysis And Design Technique), phươngpháp MERISE (Methode pour Rassembler les Idées Sans Effort), phương phápGALACSI (Groupe d’Animation et de Liaision pour l’ Analyse et la Conception

dè Système de Information)… mỗi phương pháp đều có những ưu nhược điểmriêng của nó Trong khuôn khổ và ứng dụng trực tiếp với nội dung đề tài này, tácgiả xin được đề cập đến phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin theohướng chức năng

Theo phương pháp này chúng ta quan tâm chủ yếu tới những thông tin mà

hệ thống sẽ lưu trữ, mục đích là lập một mô hình chức năng của hệ thống nhằmtrả lời câu hỏi “Hệ thống làm gì?” Theo đó, người xây dựng hệ thống sẽ tiếnhành điều tra, phỏng vấn người dùng xem họ sẽ cần những thông tin nào, sau đóthiết kế ngân hàng dữ liệu để chứa những thông tin đó, cung cấp Forms để nhậpthông tin và in báo cáo để trình bày các thông tin

* Các mô hình và phương tiện diễn tả chức năng

 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC): là một loại biểu đồ dạng cây, diễn tả sự

phân rã dần các chức năng từ tổng quát đến chi tiết Các chức năng được biểu diễnbằng một hình chữ nhật có gắn tên nhãn, các quan hệ duy nhất giữa các chức năngđược biểu diễn bởi các đoạn thẳng nối liền các chức năng, từ chức năng cha tới chứcnăng con Ở biểu đồ phân cấp chức năng, các chức năng được thể hiện một cách kháiquát nhất, rất dễ thành lập và mang tính chất tĩnh (chỉ cho thấy các chức năng màkhông cho thấy các trình tự xử lý như thế nào) Hình 2.5 là một thí dụ mang tính khái

quát về biểu đồ phân cấp chức năng, trong đó chức năng F1 phân rã thành các nhómchức năng F1.1 , F1.2 ,F1.n

Hình 2.5 Biểu đồ phân cấp chức năng tổng quát

 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD): là công cụ chính của quá trình phân tích, nhằm

mục đích thiết kế, trao đổi và tạo lập dữ liệu Biểu đồ luồng dữ liệu chỉ rõ các chứcnăng (con) phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần mô tả, chỉ rõ các thông tinđược chuyển giao giữa các chức năng đó và qua đó có thể thấy được trình tự thực hiệngiữa các chức năng

Trong biểu đồ luồng dữ liệu:

- Các chức năng được biểu diễn bằng hình oval có gắn tên nhãn, tên chứcnăng phải là một động từ (có thêm bổ ngữ nếu cần) nó cho phép hiểu một cáchvắn tắt chức năng làm gì Hình 2.6 sẽ cho thấy cách thức biểu diễn chức năng xử

lý trong biểu đồ luồng dữ liệu

Hình 2.6 Chức năng xử lý

- Các luồng dữ liệu (tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một chức năngnào đó) được biểu diễn dưới dạng một mũi tên với tên luồng dữ liệu được viết ởtrên mũi tên đó, tên luồng dữ liệu phải là một danh từ (kèm theo tính ngữ nếucần) cho thấy nội dung vắn tắt của dữ liệu được chuyển giao (xem hình 2.7)

Hình 2.7 Luồng dữ liệu vào ra chức năng xử lý

- Các kho dữ liệu (một dữ liệu được lưu lại để có thể được truy nhập nhiềulần về sau) được biểu diễn dưới dạng 2 đoạn thẳng nằm ngang, kẹp giữa là têncủa kho dữ liệu, tên kho phải là một danh từ (kèm theo tính ngữ nếu cần) nó chophép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu được lưu trữ (xem hình 2.8)

Hình 2.8 Biểu diễn kho dữ liệu

- Các tác nhân ngoài (là một thực thể ngoài hệ thống, có trao đổi thông tinvới hệ thống của tổ chức) được biểu diễn bằng một hình chữ nhật bên trong cógắn tên tác nhân ngoài, tên tác nhân ngoài phải là một danh từ cho phép hiểu vắntắt tác nhân ngoài là ai, là gì (xem hình 2.9)

Hình 2.9 Biểu diễn tác nhân ngoài

- Các tác nhân trong (là một hệ con hay một chức năng của hệ thống được

mô tả ở trang khác của biểu đồ nhưng có trao đổi thông tin với trang hiện tại củabiểu đồ), được biểu diễn bằng hình chữ nhật thiếu cạnh trên có gắn tên tác nhântrong Tên tác nhân trong phải là một động từ (kèm thêm bổ ngữ nếu cần) (xemhình 2.10)

Hình 2.10 Biểu diễn tác nhân trong

Khi xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu cần chú ý rằng: 2 tác nhân ngoài vớinhau không trao đổi trực tiếp với nhau, không có trao đổi trực tiếp giữa 2 kho dữliệu mà không thông qua chức năng xử lý, tác nhân ngoài không trao đổi với kho

mà phải thông qua chức năng xử lý, đối với kho dữ liệu phải có ít nhất một luồng

dữ liệu vào và một luồng dữ liệu ra

Hình 2.11 sẽ là một ví dụ cụ thể minh họa cho biểu đồ luồng dữ liệu

Hình 2.11 Ví dụ minh họa một biểu đồ luồng dữ liệu

Với biểu đồ luồng dữ liệu thì quá trình phân tích từ trên xuống lại là quátrình thành lập dần dần các biểu đồ luồng dữ liệu diễn tả các chức năng của hệthống theo từng mức Các nguyên tắc phân rã:

+ Các luồng dữ liệu được bảo toàn

+ Các tác nhân ngoài bảo toàn

+ Có thể xuất hiện các kho dữliệu

+ Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết

Mỗi mức phân rã là một tập hợp các biểu đồ luồng dữ liệu:

+Mức 0 (mức ngữ cảnh): chỉ gồm 1 biểu đồ luồng dữ liệu trong

đó chỉ có một chức năng tổng quát duy nhất trao đổi luồng thông tin với các tácnhân ngoài

+Mức 1 (mức đỉnh) được phân rã từ biểu đồ luồng dữ liệu mức0,chỉ gồm 1 biểu đồ luồng dữ liệu

+ Mức 2 (3, 4… ) (các mức dưới đỉnh) được phân rã từ biểu đồluồng dữ liệu mức 1 (2,3…), mỗi mức phân rã gồm nhiều biểu đồ luồng dữ liệucon, theo đó mỗi chức năng ở mức trên sẽ được thành lập một biểu đồ luồng dữliệu ở mức dưới bằng cách phân rã chức năng đó thành nhiều chức năng con, vẽcác luồng dữ liệu vào ra ở các chức năng con một cách thích hợp, bổ sung cácluồng dữ liệu hoặc các kho dữ liệu nội tại cần thiết Các chức năng được đánh sốtheo ký pháp chấm (VD: 2.1 (chức nănga), 2.2 (chức năng b)…)

* Các mô hình và phương tiện diễn tả dữ liệu

 Mô hình thực thể liên kết (ER-Entity Relationship): là công cụ thành lập biểu đồ

cấu trúc dữ liệu, nhằm xác định khung khái niệm về các thực thể, thuộc tính và cácmối liên hệ ràng buộc giữa chúng, mục đích của mô hình là xác định dữ liệu nào cần

xử lý, mối quan hệ nội tại (cấu trúc) giữa các dữ liệu

Mô hình thực thể liên kết thường được biểu diễn dưới dạng một đồ thị,trong đó các nút là các kiểu thực thể, còn các cung là các kiểu liên kết Trong đó:

+Thực thể: là một vật thể cụ thể hay trừu tượng, tồn tại thực sự và khá ổn

định trong thế giới thực mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tinđượcxây dựng

Kiểu thực thể là một tập hợp các thực thể được mô tả bởi cùng một tập hợpcác kiểu thuộc tính, kiểu thực thể được biểu diễn trong mô hình bằng một hìnhchữ nhật có gắn tên kiểu thực thể, tên của kiểu thực thể thường là một danh từ(VD: khách hàng, hóa đơn …)

Nếu trong kiểu thực thể X nào đó, ta có thể chỉ ra một tập con Y của X màcác thực thể trong Y vừa mang các kiểu thuộc tính của X vừa có những thuộctính riêng của Y thì Y được coi là kiểu thực thể con (tập thực thể yếu) của X, lúcnày Y thừa kế các thuộc tính của X Khi biểu diễn trong mô hình thực thể liênkết, Y được biểu diễn bằng hình chữ nhật nét đôi có gắn tên và liên kết giữa X và

Y được biểu diễn bằng hình thoi nét đôi gắn tên kiểu liên kết

+Thuộc tính: là một giá trị dùng để mô tả một khía cạnh, đặc điểm nào đó

của thực thể (VD: tuổi của Nguyễn Văn A là 20…)

Kiểu thuộc tính là tên chung của mọi giá trị có thể chọn lựa để mô tả mộtkhía cạnh nhất định của các thực thể (VD: tên, tuổi…) Kiểu thuộc tính có thể làđơn trị, đa trị hay phức hợp (Kiểu thuộc tính đơn trị là kiểu thuộc tính mà giá trịcủa nó đối với một thực thể là duy nhất, ví dụ như: tuổi, giới tính… Ngược lại,

kiểu thuộc tính đa trị là kiểu thuộc tính mà giá trị của nó đối với một thực thể cóthể là một dãy hay một tập các giá trị đơn, ví dụ như: một nhân viên có thể cónhiều con, bởi vậy “tên con” là một thuộc tính đa trị… Kiểu thuộc tính phức hợp

là kiểu thuộc tính mà mỗi giá trị của nó là sự ghép tiếp các giá trị của các kiểuthuộc tính sơ đẳng, ví dụ: kiểu thuộc tính “địa chỉ” là sự kết tập của các kiểuthuộc tính: số nhà, đường, quận, thành phố….)

Khóa là một hay một tập kiểu thuộc tính của một kiểu thực thể cho phép taphân biệt các thực thể với nhau Một kiểu thuộc tính vốn là khóa của một kiểuthực thể nhưng lại xuất hiện trong một thực thể khác với nhiệm vụ mô tả mốiquan hệ giữa 2 kiểu thực thể được gọi là khóa ngoài Trong mô hình thực thể liênkết, khóa của kiểu thực thể được gạch dưới (VD: mã khách hàng,…),

+ Liên kết: là sự kết nối có ý nghĩa giữa 2 hay nhiều thực thể phản ánh một

sự ràng buộc về quản lý (VD: Nguyễn Văn A làm việc ở phòng kinh doanh ) Kiểu liên kết là một tập hợp các liên kết có cùng ý nghĩa, tên của một kiểuliên kết thường là một động từ phản ánh ý nghĩa của nó Trong mô hình thực thểliên kết, một kiểu liên kết được biểu diễn bởi một hình thoi (có gắn tên kiểu liênkết), được nối bằng nét liền tới các kiểu thực thể tham gia liên kết Nếu kiểu liênkết là 2 ngôi thì ở 2 đầu mút của các đường nối, sát với các kiểu thực thể ta ghithêm ứng số tương ứng với kiểu liên kết giữa các kiểu thực thể

Các dạng kiểu liên kết gồm:

>Liên kết 1-1: giữa 2 kiểu thực thể A, B thì ứng với 1 thực thể trong A cómột thực thể trong B và ngược lại

>Liên kết 1-nhiều: ứng với mỗi thực thể trong A có nhiều thực thể trong B

và một thực thể trong B chỉ ứng với 1 thực thể trong A

>Liên kết nhiều-nhiều: ứng với mỗi thực thể trong A có nhiều thực thểtrong B và ngược lại, ứng với mỗi thực thể trong B có nhiều thực thể trong A

Hình 2.12 dưới đây sẽ là một ví dụ mô tả một mô hình thực thể liên kết.

Hình 2.12 Ví dụ Mô hình thực thể liên kết

 Chuẩn hóa lược đồ quan hệ:

Tập tất cả các thuộc tính cần quản lý của một thực thể cùng với các mối liên

hệ giữa chúng được gọi là lược đồ quan hệ Lược đồ quan hệ R với tập thuộc tính{A1, A2, ,An} được viết là R(A1,A2, ,An), trong đó A1, A2 là các thuộc tínhkhóa

Ví dụ: KhachHang(MaKH, TenKH, Tuoi, GioiTinh, DiaChi)

Một lược đồ quan hệ R được coi là ở dạng chuẩn 1 (1NF) nếu các miềnthuộc tính của nó đều là những miền đơn, lược đồ quan hệ R ở dạng chuẩn 2(2NF) nếu nó là 1NF và các phụ thuộc hàm giữa khóa và mỗi thuộc tính ngoàikhóa đều là phụ thuộc hàm sơ đẳng, hay mọi thuộc tính ngoài khóa đều khôngphụ thuộc bộ phận vào khóa, lược đồ quan hệ R ở dạng chuẩn 3 (3NF) nếu nó là2NF và các phụ thuộc hàm giữa khóa và mỗi thuộc tính ngoài đều là phụ thuộchàm trực tiếp, hay không tồn tại phụ thuộc hàm giữa các thuộc tính ngoài khóa.Các bước thực hiện chuẩn hóa như sau:

+Đưa về 1NF: Tách các thuộc tính lặp Nhóm các thuộc tính đơn còn lại tạothành một quan hệ, chọn khóa cho nó Nhóm các thuộc tính lặp tách ra, tăngthêm khóa của quan hệ trên tạo thành một quan hệ, chọn khóa cho quan hệ này,trong đó có khóa của quan hệ trên

+Đưa về 2NF: Tách các nhóm thuộc tính phụ thuộc hàm vào một phần củakhóa

Nhóm còn lại tạo thành một quan hệ với khóa như cũ Mỗi nhóm tách rađược tăng thêm thuộc tính mà chúng phụ thuộc tạo thành một quan hệ với cáckhóa là các thuộc tính tăng thêm này

+Đưa về 3NF: Tách các nhóm thuộc tính phụ thuộc hàm vào một số thuộctính ngoài khóa Nhóm còn lại tạo thành một quan hệ với khóa như cũ Mỗinhóm tách ra được tăng thêm thuộc tính mà chúng phụ thuộc tạo thành một quan

hệ với các khóa là các thuộc tính tăng thêm này

 Mô hình quan hệ: được sử dụng như là bước tiếp nối để hoàn chỉnh các lược đồ

dữ liệu đã được lập theo mô hình thực thể liên kết Mô hình quan hệ chỉ là một dạngtrình bày khác của mô hình liên kết thực thể

Trong mô hình quan hệ, một kiểu thực thể được biểu diễn bởi bởi một hìnhchữ nhật gồm 2 ngăn: ngăn trên chứa tên của kiểu thực thể, ngăn dưới chứa danhsách các kiểu thuộc tính của nó Khóa của thực thể được đặt lên đầu danh sáchcác thuộc tính của thực thể đó Các thuộc tính là khóa ngoài của một kiểu thựcthể cũng được biểu diễn trong kiểu thực thể đó (hình 2.13)

Hình 2.13 Biểu diễn kiểu thực thể trong mô hình quan hệ

Các liên kết trong mô hình quan hệ được biểu diễn bằng các đoạn thẳng cógắn các chỉ số tương ứng với liên kết giữa các thực thể

Hình 2.14 là một ví dụ cụ thể về mô hình quan hệ

Hình 2.14 Ví dụ về mô hình quan hệ

2.2 ĐÁNH GIÁ, PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN

LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV Á CHÂU

2.2.1 Tổng quan về công ty TNHH TM-DV Á Châu

* Giới thiệu chung

Tên công ty: Công ty TNHH TM-DV Á Châu

Địa chỉ: 130 – Hà Huy Tập – TP Hà Tĩnh – Hà Tĩnh

* Cơ cấu tổ chức

Qua quá trình hoạt động phát triển và qua nhiều thay đổi, sắp xếp lại công

ty thì hiện nay bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực chức năng Theo mô hình này, bộ máy tổ chức quản lý của công ty trở nên gọnnhẹ mà vẫn đảm bảo được hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty Sơ đồ cơcấu tổ chức của Công ty được thể hiện trong hình 2.15 dưới đây:

tuyến-Giám đốc

Hình 2.15Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty

Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong doanh nghiệp:

+ Giám đốc: Giám đốc công ty là người tổ chức thực hiện các kế hoạchkinh doanh và điều hành mọi hoạt động của công ty, quyết định tất cả các vấn đềliên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty đồng thời chịu trách nhiệm toàndiện về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Giám đốc trực tiếp kí các loạihợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, có thể bổ nhiệm, cách chức đối với cácnhân viên khác trong công ty, quyết định lương và phụ cấp đối với nhân viên vàphải thực hiện các quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm khác theo quy định của phápluật

+ Bộ phận kinh doanh: Là bộ phận đảm nhiệm các vấn đề liên quan đếnquá trình nhập, xuất hàng, quan hệ khách hàng, các giải pháp marketing, nghiêncứu mở rộng thị trường, thực hiện các kế hoạch kinh doanh theo sự chỉ đạo củacấp trên… tìm ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh,nâng cao lợi nhuận của công ty

+ Bộ phận kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến các dịch

vụ kỹ thuật (sửa chữa, lắp đặt, thiết kế, cài đặt, bảo hành… phần cứng, phần mềm

và thiết kế mạng theo yêu cầu khách hàng), đảm nhiệm việc quản trị website, bảomật an toàn thông tin trong công ty, đồng thời thực hiện chức năng tư vấn kỹthuật và chăm sóc khách hàng khi khách hàng đến với công ty

+ Bộ phận kế toán, nhân sự: là bộ phận đảm nhiệm thống kê kết quả hoạtđộng kinh doanh, cung cấp các thông tin liên quan đến tình hình nhân sự, doanhthu, chi phí, lợi nhuận đạt được của công ty trong suốt quá trình hoạt động, lậpbáo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cho lãnh đạo và nhà nước

2.2.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH TM-DV

+ Cung cấp các thiết bị văn phòng: máy in, máy fax, máy chiếu, máyphotocopy…

+ Cung cấp các dịch vụ: sửa chữa máy tính (sửa chữa tại công ty, sữa chữalinh động), thiết kế, cài đặt lắp đặt mạng máy tính cho các doanh nghiệp và hộgia đình…

+ Xây dựng, thiết kế và lắp đặt mạng LAN cho các tổ chức và cá nhân khi

có yêu cầu

* Tình hình kinh doanh của Công ty trong thời gian gần đây:

Trong 3 năm hoạt động vừa qua, tuy công ty mới thành lập và gặp nhiềukhó khăn khi mới đi vào hoạt động và trên thị trường Hà Tĩnh cũng đã có nhữngdoanh nghiệp cạnh tranh lớn như máy tính Hồng Hà, Vạn Xuân… nhưng vớiphương châm “Sự hài lòng của khách hàng là sự thịnh vượng của Á Châu”, công

ty TNHH TM-DV Á Châu luôn cố gắng mang đến cho khách hàng những sảnphẩm và chất lượng dịch vụ tốt nhất, luôn tư vấn nhiệt tình cho khách hàng để họ

có thể có được những sản phẩm phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng, đồng thờicông ty cũng không ngừng tìm tòi để cung cấp thêm sản phẩm, dịch vụ mới nhằm

phục vụ một cách tốt nhất, đưa ra những lựa chọn tốt nhất cho khách hàng Nhờ

đó, công ty đã đạt được những bước tiến lớn, ngày càng nâng cao được uy tíndoanh nghiệp, số lượng khách hàng ngày một tăng cùng với chất lượng dịch vụ

và sản phẩm mà công ty cung cấp cho khách hàng

Kết quả hoạt động của công ty từ 2009 đến 2011 (hình 2.16):

Đơn vị: triệu đồng

2009

Bảng 2.16 Kết quả hoạt động của công ty từ 2009 đến 2011

* Chiến lược, định hướng phát triển trong thời gian tới

Trong thời gian tới, lãnh đạo công ty quyết tâm xây dựng phát triển công tyTNHH TM-DV Á Châu thành một công ty có nguồn tài chính vững chắc, tạođược uy tín đối với khách hàng và ngày một nâng cao chất lượng phục vụ nhucầu khách hàng dựa trên tiêu chí chất lượng đảm bảo, giá cả hợp lý, giao hàngđúng hẹn, thân thiện với khách hàng… để từ đó có cơ sở tốt để mở rộng quy môcông ty, thành lập các chi nhánh ở các địa phương khác và củng cố đội ngũ nhânviên có tác phong nghiệp vụ chuyên nghiệp hơn

Trong đó, các mục tiêu cụ thể được lãnh đạo công ty đề ra như sau:

- Nhân sự: Rèn luyện đội ngũ nhân viên có tác phong nghiệp vụ chuyên nghiệp,nhiệt tình, thái độ phục vụ cởi mở, thân thiện Mục tiêu đến năm 2015 cùng với sựphát triển của công ty, số nhân viên trong công ty sẽ đạt trên 40 nhân viên, trong đó sốnhân viên có trình độ đại học sẽ chiếm tỷ lệ từ 65% trở lên

- Sản phẩm: Đảm bào chất lượng tốt, giá thành hợp lý, không ngừng mở rộng, đadạng hóa các mặt hàng kinh doanh nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu sử dụng của ngườidân.

- Dịch vụ: Bên cạnh duy trì tốt chất lượng các dịch vụ giao hàng, sữa chữa, lắpđặt, bảo trì, thiết kế mạng thì trong thời gian tới công ty sẽ cung cấp thêm dịch vụthiết kế website cho các doanh nghiệp và cá nhân có nhu cầu

- Doanh số: Công ty sẽ duy trì mức tăng doanh số hàng năm từ 25% đến 35%trong những năm tới đây

- Thị trường: duy trì ổn định thị trường hiện tại và không ngừng tìm kiếm cơ hội

để mở rộng thêm thị trường trong và ngoài tỉnh khi có điều kiện thuận lợi

* Tình hình ứng dụng CNTT, HTTT và TMĐT của doanh nghiệp

Trang thiết bị phần cứng

Số lượng máy tính: 11

Tất cả các máy tính trong công ty đều được cài đặt hệ điều hành windows,cấu hình cao và vừa tùy thuộc từng bộ phận sử dụng và tất cả các máy đều đãđược kết nối Internet

Số lượng máy in: 4 (in phun màu 2, đen trắng 2)

Số lượng máy fax: 1

Sơ đồ:

(BP Kỹ thuật)

Hình 2.17 Sơ đồ kết nối mạng trong công ty

Các phần mềm ứng dụng trong hoạt động kinh doanh tại Công ty:

Nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh, công ty đã sử dụng rất nhiềuphần mềm ứng dụng cho từng bộ phận Trong đó có thể kể đến một số ứng dụngđược sử dụng nhiều nhất như:

- Yahoo Messenger và Skype: Được sử dụng ở tất cả các bộ phận, nhằm phục vụcho việc quản lý, kết nối thành viên, phổ cập thông tin và chăm sóc khách hàng Đây

là các ứng dụng giúp giao tiếp trực tiếp giữa các bên, giúp cho việc trao đổi thông tin

dễ dàng hơn, nhờ đó việc thảo luận, đàm phán hay hướng dẫn đều được tiến hànhthuận lợi hơn, giúp giảm thiểu các chi phí đi lại và các chi phí khác nhưng vẫn đảmbảo công việc đạt hiệu quả tốt

- Team viewer: TeamViewer là phần mềm miễn phí, cho phép kết nối 2 máy tínhthông qua Internet với nhau Người sử dụng máy tính này có thể điều khiển máy tính

kia y như đang ngồi trước màn hình,trong trường hợp cần giúp đỡ ai đó thực hiện mộtthao tác nào trên máy tính từ xa, chuyển đổi dữ liệu hoặc hội họp trực tuyến ngườidùng có thể sử dụng ứng dụng này Team Viewer được sử dụng một cách thườngxuyên ở bộ phận kỹ thuật nhằm hỗ trợ cho việc sữa chữa, cài đặt khi khách hàng cóyêu cầu mà không cần di chuyển nhiều

- Microsoft Office 2007: của tập đoàn Microsoft với giao diện đẹp mắt và nhiềutính năng hữu ích được các bộ phận trong công ty sử dụng một cách thường xuyên,trong đó 2 ứng dụng được sử dụng nhiều nhất là Microsoft Word và Microsoft Exel

- Simba Accounting: Simba Accounting là một phần mềm kế toán của Asiasoft,được thiết kế dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với mục tiêu giúp doanh nghiệptiết kiệm chi phí, giảm thiểu những thủ tục không cần thiết, đơn giản hóa và làm gọnnhẹ công tác kế toán Đây là phần mềm được sử dụng ở bộ phận kế toán, nhân sự và

đã mang lại những lợi ích không nhỏ cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệmđược chi phí, thời gian và giảm các sai sót không đáng có trong công tác kế toán tạidoanh nghiệp

Hiện tại website của doanh nghiệp được xây dựng với các chức năng chínhnhư: giới thiệu những thông tin cơ bản về công ty, cập nhật các chương trìnhkhuyến mại, các thông tin tuyển dụng, giới thiệu về các sản phẩm, dịch vụ màcông ty cung cấp, hỗ trợ trực tuyến cho khách hàng, hỗ trợ tìm kiếm sản phẩm,phản hồi thông tin…

Trong đó thông tin các sản phẩm dịch vụ sẽ được cung cấp một cách chitiết, cụ thể về giá cả, nhà sản xuất, tên, mã số… Các danh mục sản phẩm đượcphân loại theo chủng loại (máy in, thiết bị mạng, thiết bị âm thanh…) hoặc theohãng sản xuất (Laptop: HP, DELL, ACER, ASUS…)

2.2.3 Thực trạng của hệ thống quản lý kho hàng tại Công ty

Hiện tại, các mặt hàng của công ty được quản lý theo danh mục, mỗi loạihàng hóa đều được đánh mã số riêng Các thông tin về hàng hóa, nhà cung cấp,khách hàng… đều được lưu trữ trên sổ sách hay các file word, excel Khi các quátrình hoạt động liên quan đến cập nhật thông tin về hàng hóa (nhập hàng hay xuấthàng, thống kê, báo cáo…) diễn ra thì nhân viên công ty sẽ thực hiện lưu cácthông tin cần thiết về quá trình đó vào sổ sách (hay các file word, excel tươngứng) căn cứ vào các biên bản, hóa đơn, chứng từ có liên quan đã được tạo lập

Hàng ngày nhân viên công ty sẽ tiến hành thống kê số lượng hàng bán vàhàng nhập trong ngày dựa trên các số liệu, hóa đơn, chứng từ… được lưu lạitrong ngày Cuối tháng, công ty sẽ tiến hành thống kê doanh thu trong tháng theotừng mặt hàng

Các thao tác cập nhật, lưu trữ, thống kê, xử lý… dữ liệu đều được nhân viênthực hiện theo cách truyền thống

2.2.4 Đánh giá thực trạng của hệ thống quản lý kho hàng tại Công ty

 Ưu điểm:

Hiện tại, do việc quản lý thông tin nhập xuất kho được thực hiện chủ yếu theophương pháp thủ công nên các chi phí về máy móc, thiết bị là không đáng kể, đồngthời cũng không đòi hỏi nhân viên phải có trình độ hiểu biết tin học tốt hay khả năng

sử dụng máy vi tính thành thạo

 Nhược điểm:

Do việc tổ chức xử lý dữ liệu, thông tin về kho hàng trong Công ty được tiếnhành cơ bản theo cách thức truyền thống nên còn tốn thời gian và năng suất lao độngchưa cao Việc lưu trữ trên giấy tờ có thể gặp phải nhiều rủi ro và không thể khôi phụcnhư: bị cháy, bị thất lạc, nhàu nát… Bên cạnh đó, các thao tác tính toán, tập hợp sốliệu, tìm kiếm thông tin đểu được thực hiện thủ công nên dễ gặp phải những sai sót, rủi

ro khó tránh khỏi trong quá trình quản lý kho hàng của Công ty, điều này có thể làmcản trở, chậm trễ trong việc ra quyết định của nhà quản lý về chính sách, chiến lượcsản phẩm, khuyến mại, cạnh tranh làm kìm hãm sự phát triển, không phát huy đượctối đa khả năng nắm bắt thị hiếu tiêu dùng của khách hàng, làm giảm khả năng cạnhtranh của Công ty so với các đối thủ khác trên thị trường Bởi vậy cần có biện phápkhắc phục những yếu điểm trên nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh củaCông ty

2.2.5 Đề xuất giải pháp

Ngày nay, CNTT đang ngày càng phát triển mạnh mẽ và đã chứng minhđược vai trò của nó trong đời sống và đặc biệt là trong kinh doanh Với những ưuđiểm của việc trò của ứng dụng CNTT như tốc độ tính toán nhanh, chính xác, tiếtkiệm thời gian, chi phí nhân lực… thì việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản

lý kho hàng tại công ty TNHH TM-DV Á Châu là một việc cần thiết

Cụ thể, để hạn chế những nhược điểm của việc quản lý kho hàng theo cáchtruyền thống, chúng ta có thể xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho hàng choCông ty để nâng cao hiệu quả hoạt động, tính chính xác, kịp thời của thông tin vànâng cao năng suất lao động, hỗ trợ quá trình ra quyết định của nhà quản lý mộtcách tốt hơn