Phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm kế toán bán hàng và công nợ phải thu cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

Trong những năm gần đây công nghệ thông tin và truyền thông đạt được những bước phát triển kỳ diệu cùng với nhiều thành tựu to lớn. Điều đó khẳng định công nghệ thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với nền kinh tế nói chung và với công tác quản lý của các doanh nghiệp nói riêng. Xây dựng hệ thống thông tin quản lý được xem là chìa khóa thành công của doanh nghiệp và là công cụ đắc lực thúc đẩy sự phát triển của xã hội. Nó giúp cho tổ chức, doanh nghiệp giảm chi phí quản lý, giảm giá thành, vượt qua thách thức về không gian và thời gian, nâng cao chất lượng sản phẩm, từ đó mở rộng kinh doanh và tăng lợi nhuận. Với chính sách mở cửa trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp đứng trước một cuộc cạnh tranh gay gắt và chịu sức ép lớn từ nhiều phía trên thị trường. Trước tình hình đó, muốn tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải tự đổi mới và tìm giải pháp để phát triển kinh doanh, tăng doanh thu và lợi nhuận, giữ vững uy tín và chỗ đứng trên thị trường. Biện pháp hữu hiệu đối với tổ chức, doanh nghiệp lúc này là phải cải thiện hiệu năng làm việc, giảm thiểu chi phí doanh nghiệp, quản lý chặt chẽ hoạt động kinh doanh, từ đó đưa ra những định hướng chiến lược phát triển hợp lý.

MỤC LỤC 1

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 4

1.1.1 Giới thiệu chung 3

1.1.2 Lĩnh vực hoạt động và các sản phẩm chủ chính của công ty 4

1.1.3 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 6

1.1.4 Sơ đồ tổ chức và nhiệm vụ các phòng ban 9

1.1.5 Tổng quan về phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm 13

1.1.6 Thực trạng ứng dụng tin học trong quản lý của công ty 14

1.2 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 16

1.2.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán bán hàng và công nợ phải thu trong doanh nghiệp 16

1.2.2 Giải pháp tin học hóa công tác quản lý kế toán bán hàng và công nợ 17

1.2.3 Định hướng lựa chọn đề tài 19

1.3 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 19

1.3.1 Tên đề tài 19

1.3.2 Mục đích nghiên cứu 19

1.3.3 Đối tượng nghiên cứu 22

1.3.4 Phạm vi nghiên cứu 22

1.3.5 Phương pháp nghiên cứu 22

CHƯƠNG 2: MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM 24

2.1 Một số khái niệm cơ bản về phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm 24

2.1.1 Phần mềm 24

2.1.2 Phân loại phần mềm 24

2.1.6 Các quy trình trong sản xuất phần mềm 31

2.2 Công cụ thực hiện đề tài 45

2.2.2 Công nghệ lập trình Visual Studio 2010 49

2.2.3 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2008 50

2.2.3 Công cụ lập báo cáo Crystal Report 54

2.2.4 Công cụ tạo tài liệu hướng dẫn HTML Help Workshop 54

2.2.5 Một số công cụ khác 54

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ TRIỂN KHAI PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG 55

3.1 Khái quát về bài toán 55

3.1.1 Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu 55

3.1.2 Phân tích nghiệp vụ 56

3.1.3 Chứng từ hạch toán với người mua 58

3.2 Mô hình hóa thông tin 60

3.2.1 Mô hình hóa quy trình bán hàng và công nợ phải thu 60

3.2.2 Sơ đồ luồng thông tin 61

3.2.3 Mô hình chức năng kinh doanh 62

3.2.4 Sơ đồ ngữ cảnh 63

3.2.5 Sơ đồ DFD mức 0 64

3.2.6 Sơ đồ DFD mức 1 65

3.3 Thiết kế phần mềm 67

3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 67

3.3.2 Thiết kế giải thuật 79

3.3.3 Thiết kế giao diện 84

Hình 1.1 - Sơ đồ tổ chức công ty 11

Hình 2.2 - Mô hình thác nước biểu diễn vòng đời phát triển của phần mềm 29

Hình 2.3 - Các quy trình sản xuất phần mềm 31

Hình 2.4 - Lưu đồ quy trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm 32

Hình 2.5 - Lưu đồ quy trình xác định yêu cầu phần mềm 33

Hình 2.6 - Lưu đồ quy trình thiết kế phần mềm 37

Hình 2.7 - Lưu đồ quy trình lập trình 38

Hình 2.8 - Lưu đồ quy trình test phần mềm 40

Hình 2.9 - Lưu đồ quy trình triển khai 41

Hình 2.10 - Lưu đồ quy trình quản lý dự án phần mềm 44

Hình 3.11 - Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu 55

Hình 3.12 - Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng cho khách hàng 58

Hình 3.13 - Quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ thanh toán với người mua 59

Hình 3.14 - Mô hình hóa quy trình bán hàng và công nợ phải thu 60

Hình 3.15 - Sơ đồ luồng thông tin kế toán bán hàng và công nợ phải thu 61

Hình 3.16 - Mô hình chức năng kinh doanh 62

Hình 3.17 - Sơ đồ ngữ cảnh 63

Hình 3.18 - Sơ đồ DFD mức 0 64

Hình 3.19 - Sơ đồ DFD mức 1(1.0) 65

Hình 3.20 - Sơ đồ DFD mức 1(2.0) 66

Hình 3.23 - Thuật toán tạo tài khoản mới 80

Hình 3.24 - Thuật toán đổi mật khẩu 81

Hình 3.25 - Thuật toán lập hóa đơn bán hàng 82

Hình 3.26 - Thuật toán thêm bản ghi 83

Hình 3.27 - Thuật toán xóa bản ghi 84

Hình 3.28 - Giao diện tương tác 86

Hình 3.29 - Form danh mục sản phẩm 90

Hình 3.30 - Form danh mục nhóm sản phẩm 90

Hình 3.31 - Form danh mục nhân viên 91

Hình 3.32 - Form danh mục khách hàng 91

Hình 3.33 - Form danh mục hệ thống tài khoản 92

Hình 3.34 - Form danh mục hợp đồng 92

Hình 3.35 - Form cập nhật hóa đơn bán hàng 93

Hình 3.36 - Form cập nhật hàng bán trả lại 93

Hình 3.37 - Form cập nhật hóa đơn dịch vụ 94

Hình 3.38 - Form phiếu thu tiền 94

Hình 3.39 - Form xem sổ cái 95

Hình 3.40 - Form kết chuyển số dư sang kỳ sau 95

Hình 3.41 - Form báo cáo bảng kê hóa đơn bán hàng 96

Hình 3.42 - Form báo cáo sổ chi tiết công nợ 96

Hình 3.43 - Báo cáo danh sách sản phẩm 97

Hình 3.44 - Báo cáo danh sách khách hàng 97

Hình 3.47 - Báo cáo phiếu xuất kho 99

Hình 3.48 - Báo cáo hóa đơn dịch vụ 99

Hình 3.49 - Báo cáo phiếu thu tiền 100

Hình 3.50 - Báo cáo bảng kê hóa đơn bán hàng 100

Hình 3.51 - Báo cáo sổ chi tiết công nợ 101

Hình 3.52 - Form connect to server 102

Hình 3.53 - Form đăng nhập 103

Hình 3.54 - Form khai báo tham số hệ thống 103

CSDL : Cơ sở dữ liệu

TNCN : Thu nhập cá nhân

BFD : Sơ đồ chức năng kinh doanh

DSD : Sơ đồ cấu trúc dữ liệu

DFD : Sơ đồ luồng dữ liệu

IFD : Sơ đồ luồng thông tin

ERM : Mô hình quan hệ thực thể

ERD : Sơ đồ quan hệ thực thể

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm gần đây công nghệ thông tin và truyền thông đạt được nhữngbước phát triển kỳ diệu cùng với nhiều thành tựu to lớn Điều đó khẳng định công nghệthông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với nền kinh tế nói chung và với công tácquản lý của các doanh nghiệp nói riêng Xây dựng hệ thống thông tin quản lý đượcxem là chìa khóa thành công của doanh nghiệp và là công cụ đắc lực thúc đẩy sự pháttriển của xã hội Nó giúp cho tổ chức, doanh nghiệp giảm chi phí quản lý, giảm giáthành, vượt qua thách thức về không gian và thời gian, nâng cao chất lượng sản phẩm,

từ đó mở rộng kinh doanh và tăng lợi nhuận

Với chính sách mở cửa trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp đứng trướcmột cuộc cạnh tranh gay gắt và chịu sức ép lớn từ nhiều phía trên thị trường Trướctình hình đó, muốn tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải tự đổi mới và tìm giảipháp để phát triển kinh doanh, tăng doanh thu và lợi nhuận, giữ vững uy tín và chỗđứng trên thị trường Biện pháp hữu hiệu đối với tổ chức, doanh nghiệp lúc này là phảicải thiện hiệu năng làm việc, giảm thiểu chi phí doanh nghiệp, quản lý chặt chẽ hoạtđộng kinh doanh, từ đó đưa ra những định hướng chiến lược phát triển hợp lý

Qua thời gian thực tập và có điều kiện tìm hiểu thực tế tại Công ty cổ phần SISViệt Nam, em nhận thấy lợi ích của phần mềm kế toán đối với doanh nghiệp Từ đó em

quyết định chọn đề tài: “Phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm kế toán bán hàng

và công nợ phải thu cho doanh nghiệp nhỏ và vừa” với mong muốn qua chuyên đề

thực tập tốt nghiệp này có thể giải quyết những vấn đề đặt ra trong công tác quản lýdoanh nghiệp

Chuyên đề thực tập này chính là sự vận dụng những kiến thức mà em đã được họcvào thực tiễn quá trình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý cho một công ty,

từ đó có thể tích lũy được những kinh nghiệm thực tế quý báu Nội dung chuyên đềgồm ba chương:

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ MỤC ĐÍCH CỦA CHUYÊN ĐỀ

Chương đầu tiên của chuyên đề giới thiệu một cách tổng quát về Công ty cổ phầnSIS Việt Nam với những thông tin chung, cơ cấu tổ chức, lĩnh vực hoạt động sản xuấtkinh doanh cũng như chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, đơn vị trong công ty.Ngoài ra, chương 1 còn nêu ra tình hình ứng dụng tin học tại công ty và định hướng lựachọn đề tài cũng như khái quát về đề tài nghiên cứu

CHƯƠNG 2: MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT

KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM

Chương này trình bày các vấn đề liên quan đến phương pháp luận cơ bản dùng đểnghiên cứu, và các công cụ để thực hiện đề tài

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ TRIỂN KHAI PHẦN MỀM KẾ

TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG

Chương 3 sẽ trình bày cụ thể các công việc mà em đã thực hiện trong suốt quátrình khảo sát, phân tích, thiết kế hệ thống thông tin và xây dựng phần mềm

Để xây dựng đề tài và hoàn thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp, em xin cảm ơn sựhướng dẫn và giúp đỡ tận tình của thầy giáo ThS Trịnh Hoài Sơn – Giảng viên hướngdẫn thực tập tốt nghiệp, chị Nguyễn Thị Thanh Thủy – Cán bộ hướng dẫn thực tập tạiCông ty cổ phần SIS Việt Nam

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 4 năm 2012

Sinh viên Phạm Văn Tặng

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ MỤC ĐÍCH CỦA CHUYÊN ĐỀ

1.1 Tổng quan về công ty cổ phần SIS Việt Nam

1.1.1 Giới thiệu chung

Công ty cổ phần SIS Việt Nam được thành lập ngày 04 tháng 03 năm 2002.Công ty chuyên sâu trong lĩnh vực cung cấp Giải pháp Phần mềm kế toán, tài chính vàquản trị Doanh nghiệp bằng Công nghệ phần mềm hiện đại nhất

Đội ngũ chủ chốt của SIS Việt Nam là những chuyên gia có hơn 15 năm kinhnghiệm làm việc, được đào tạo bài bản ở trong và ngoài nước Họ là những chuyên giahàng đầu về Tin học, Tài chính, Đầu tư, Phần mềm kế toán và Quản trị doanh nghiệp

Họ có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực Tư vấn tài chính và Quản trị doanh nghiệp Họ

đã tham gia nhiều dự án ứng dụng phần mềm Quản trị doanh nghiệp ERP, Kế toán tàichính trong và ngoài nước SIS Việt Nam là một đội ngũ trẻ, giàu đam mê và nhiệthuyết trong công việc cùng chung vai góp sức vì mục tiêu phục vụ nhu cầu của kháchhàng và sự phát triển của công ty

Triết lý tâm đắc và rất hiệu quả của mọi thành viên công ty:

“Well Begun is Half Done – Chuẩn bị chu đáo là một nửa thành công”

1.1.2 Lĩnh vực hoạt động và các sản phẩm chủ chính của công ty

a Lĩnh vực hoạt động

 Sản xuất và triển khai phần mềm kể toán doanh nghiệp

 Sản xuất và triển khai phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp

 Sản xuất và triển khai phần mềm nhân sự tiền lương

 Sản xuất và triển khai phần mềm kể toán hành chính sự nghiệp

 Cung cấp các dịch vụ đào tạo và tư vấn kế toán, thuế và phần mềm kế toán

 Cung cấp các dịch vụ bảo trì, bảo hành phần mềm tin học

 Dịch vụ quảng cáo, quảng bá thương hiệu thông qua phần mềm tin học

 Đầu tư tài chính, tư vấn tài chính

 Môi giới, cho thuê bất động sản

 Xuất nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ

b Sản phẩm phần mềm

SIS Việt Nam luôn đa dạng hóa sản phẩm nhằm đáp ứng kịp thời thay đổi nhucầu quản lý của doanh nghiệp Chính vì lẽ đó mà các dòng sản phẩm của SIS Việt Namliên tục được cải tiến về tính năng, tiện ích và thân thiện hơn với cán bộ kế toán vàquản trị doanh nghiệp Các dòng sản phẩm phần mềm kế toán đều đã khẳng định đượcchỗ đứng của mình trên thị trường, điều này được thể hiện qua sự đánh giá cao của hơn

1000 khách hàng trên toàn quốc

Các dòng sản phẩm chính

 SAS INNOVA 6.8.1 Pro - Sản phẩm phần mềm kế toán quản trị doanh

nghiệp dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

Phần mềm Quản trị Doanh nghiệp SAS INNOVA 6.8.1 Pro là phiên bản mới nhấtcủa Công ty SIS Việt Nam Phiên bản đã được thiết kế theo quy định mới nhất của BộTài chính Với sản phẩm này người sử dụng chỉ cần cập nhật các số liệu đầu vào phát

sinh chương trình sẽ tự động tính toán và đưa ra các sổ sách, báo cáo kế toán, phân tích

tài chính, sản xuất kinh doanh.

Phương châm: SAS INNOVA 6.8 - Sản phẩm cho Cộng đồng Kế toán

Tính năng: SAS INNOVA 6.8 không những kế thừa những tính năng nổi trội củanhững phiên bản phần mềm kế toán trước đây mà còn phát triển nhiều tính năng mớixuất phát từ yêu cầu đòi hỏi của người kế toán và nhà quản trị doanh nghiệp trong xử

lý công việc thực tế hàng ngày

 SAS ERP 6.8 NET - Sản phẩm phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp.

Giải pháp quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp SAS ERP 6.8.NET là sản phẩmđược xây dựng dựa trên tiêu chí quản lý tổng thể và nền tảng công nghệ tiên tiến nhấthiện nay

SAS ERP 6.8.NET được thiết kế đáp ứng yêu cầu về quản trị phục vụ việc điềuhành kinh doanh của các cấp lãnh đạo trong công ty cũng như phục vụ các báo cáo kếtoán tài chính và quản trị doanh nghiệp Do đó, phần mềm thiết kế dựa trên các quyếtđịnh mới nhất của bộ tài chính như Quyết định 15/2006/QD-BTC, Quyết định48/2006/QD-BTC…

 SAS INNOVA 8.0 HRM – Giải pháp quản trị Nhận sự tiền lương.

Phần mềm thích hợp với những DN có nhiều nhân viên (khoảng 50 cán bộ trở lên),nhân sự thay đổi thường xuyên, quy trình sản xuất và phương pháp tính lương thưởngphức tạp kể cả những DN thương mại, dịch vụ Khi đó, hầu hết lãnh đạo DN đều tìmcách giảm nhân sự quản lý trung gian và như vậy, áp dụng công nghệ phần mềm là mộtgiải pháp hiệu quả đã & đang được các DN quan tâm & khai thác

Phần mềm không ngừng được cải tiến, mong muốn đem đến một giải pháp Quản trịNhân sự tiền lương phù hợp với từng mô hình, loại hình, ngành nghề hoạt động củamỗi DN

 SAS INNOVA 8.0.GL – Giải pháp phần mềm quản trị dịch vụ giặt là.

Lần đầu tiên trên thị trường phần mềm Việt Nam, Công ty CP SIS VN đưa ra phiênbản phần mềm SAS NNOVA 8.0.GL - Phần mềm quản lý dịch vụ giặt là Trên cơ sở

nhiều năm nghiên cứu và phát triển dựa trên những yêu cầu của các DN trong lĩnh vựcđặc thù cũng như tìm hiểu các giải pháp quản lý dịch vụ bằng phần mềm của các nướctiên tiến trên thế giới

Đi đôi với sản phẩm đó là các sản phẩm kế toán và quản trị khác như SASINNOVA 8.0, SAS ERP 6.0, SAS INNOVA 2011 OPEN… Ngoài ra công ty cung cấpcác dịch vụ gia tăng như phân tích, tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp trong lựa chọn và sửdụng chương trình một cách có hiệu quả nhất Đội ngũ chuyên gia của SIS Việt Namđến từ các công ty lớn như Oracle, PWC, FPT, CMC…được đào tạo kiến thức sâuCNTT, phương pháp làm việc chuyên nghiệp, trực tiếp tham gia nhiều dự án quantrọng trong và ngoài nước

1.1.3 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

a Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty CP SIS Việt Nam là một công ty chuyên sâu trong lĩnh vực cung cấp giảipháp Phần mềm kế toán, tài chính và quản trị doanh nghiệp bằng Công nghệ phần mềmhiện đại nhất, là một tổ chức sản xuất kinh doanh độc lập, có tư cách pháp nhân; là loạihình Công ty Cổ Phần, có con dấu riêng và tài khoản ở ngân hàng

Công ty CP SIS Việt Nam thành lập ngày 04 tháng 03 năm 2002 với tên gọi banđầu là Công ty TNHH Sản xuất phần mềm và tích hợp hệ thống thông minh

Giấy CNDKKD: 0103010051

Vốn Điều lệ: 6.000.000.000 VNĐ

Tháng 4/2006 Công ty cơ cấu lại tổ chức, chuyển đổi mô hình công ty từ công tyTNHH thành Công ty Cổ phần, với tên mới là Công ty CP SIS Việt Nam (SIS VietNam JSC) Với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất phần mềm, Công ty CPSIS Việt Nam đã nỗ lực vươn lên và đạt thành tích cao trong lĩnh vực sản xuất và cungcấp phần mềm kế, tiêu biểu kể tới là thành tích 4 năm liền đạt giải Sao Khuê, danh hiệucao quí nhất, tôn vinh doanh nghiệp trong lĩnh vực Công nghệ thông tin Đến nay Công

ty CP SIS Việt Nam đã từng bước khẳng định được mình trong thị trường phần mềmtrong nước với hơn 2000 khách hàng trải dài từ Bắc vào Nam

Hiện nay, Công ty CP SIS Việt Nam có trụ sở chính tại Số 17/183 Đặng Tiến Đông,Đống Đa, Hà Nội Ngoài ra Công ty còn có hệ thống chi nhánh, đại lý rộng khắp, mởtại các tỉnh lớn trong cả nước Tiêu biểu kể tới là Chi nhánh Công ty tại TP Hồ ChíMinh, Các văn phòng đại lý đại diện tại các tỉnh Hải Phòng, Hải Dương, Hưng Yên,Nam Định, Việt Trì, Thái Nguyên….

 Thành tích

• Đoạt 05 Giải Thưởng SAO KHUÊ năm 2005, 2006, 2008, 2009 & 2010

• Đoạt 02 CUP ICT năm 2005 & 2006

 Mục tiêu

Trở thành Công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp Giải pháp kế toán tài chínhquản trị và Công ty có dịch vụ khách hàng tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ và vừaViệt Nam

Là công ty đầu tiên và thành công nhất trong chiến lược miễn phí bản quyềnphần mềm kế toán thuế

 Kế hoạch thực hiện chiến lược

 Liên tục thay đổi linh hoạt theo thị trường

 Lấy khách hàng làm trung tâm phục vụ

 Cải tiến sản phẩm, dịch vụ, tăng giá trị gia tăng

 Đầu tư kinh phí cho các hoạt động vì khách hàng.

 Đào tạo, tạo động lực cho toàn bộ cỗ máy SIS

 Kiểm soát, kiểm tra, đánh giá chất lượng

 Sự đồng thuận từ ban giám đốc đến nhân viên

 Các giá trị:

• Con người chăm chỉ, sáng tạo

• Sản phẩm độc đáo, khác biệt

• Dịch vụ chu đáo, thành tâm

c Chiến lược nhân sự

Công ty SIS tuyển dụng và hợp tác với các ứng viên có thái độ làm việc nghiêmtúc, phong cách chuyên nghiệp - đặc biệt làm việc nhóm Họ phải luôn luôn cầu tiến vàham học hỏi, thẳng thắn trong công việc và có trách nhiệm cao, coi chất lượng củacông việc được giao là giá trị của chính bản thân họ Mọi nhân viên được bình đẳngtrong việc phát triển bản thân và cạnh tranh lành mạnh trong Công ty

Đội ngũ SIS Việt nam:

• Tận tuy, chu đáo với công việc

• Hài hoà trong quan hệ đối tác, đồng nghiệp

• Luôn trau dồi kiến thức

 Tổ chức

Nội bộ: Tinh giản biên chế, phân quyền hạn, trách nhiệm từng cá nhân phòngban, phát huy quyền tự chủ trong xử lý công việc Tạo nhiều cơ hội, sự cạnh tranh,công bằng

Quy trình hoá: Áp dụng quy trình vào từng công việc, có cơ chế rõ ràng hấp dẫn

và trách nhiệm Xây dựng chỉ tiêu đánh giá khoa học

 Lãnh đạo

 Tạo sự đồng thuận cao giữa BGĐ – Nhân viên, giữa các phòng ban chức năng

 Xử lý các phát sinh trong quản lý khoa học, kịp thời

 Tận dụng CNTT vào quản lý DN, khai thác và kế thừa các tài nguyên sẵn có củaSIS…

 Đtạo nhân viên về các kỹ năng Giao tiếp, Xử lý CV…

 Tập trung vào hiệu quả của từng dự án, khách hàng: Hài lòng, thành công &theo KH – mục tiêu

 Kiểm tra định kỳ theo Ngày, Tháng, Quý hoặc đột xuất

 Thi đua – khen thưởng, kỷ luật kịp thời

 Thay đổi kịp thời cho phù hợp với hoàn cảnh mới hoặc nhân tố mới

1.1.4 Sơ đồ tổ chức và nhiệm vụ các phòng ban

Công ty với mô hình vừa và nhỏ do đó bộ máy quản lý của Công ty gọn nhẹ, linhhoạt hoạt động theo chức năng nhiệm vụ cụ thể dễ quản lý

Bộ máy quản lý và điều hành là nơi quản lý điều hành mọi hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty, xây dựng kế hoạch, cân đối tài chính, xây dựng cơ chế tài chính và

là cơ sở để tiến hành, điều hành nhằm đóng vai trò vừa định hướng mục tiêu xây dựng

và phát triển lựa chọn thị trường, phân công chuyên môn hoá

Công ty đã tạo cho mình một đội ngũ cán bộ quản lý kinh doanh giỏi về chuyênmôn, nghiệp vụ, đội ngũ công nhân kỹ thuật lành nghề để phù hợp và đáp ứng tốtnhất trong nền kinh tế thị trường, góp phần thúc đẩy sản xuất kinh doanh đạt hiệu quảkinh tế cao

Bộ máy quản lý của Công ty cũng giống như bộ máy quản lý của các doanh nghiệpkhác Đứng đầu là ban giám đốc Công ty, tiếp đến là các phòng ban chức năng giúpviệc cho ban giám đốc và sau cùng là các thành viên chi tiết hay là các cán bộ nhânviên trong công ty

Các phòng ban của Công ty có mối liên hệ chặt chẽ, phối hợp nhịp nhàng với nhau,

bổ trợ cho nhau để thực hiện mục đích chung là hoàn thành tốt nhiệm vụ Ban giámđốc Công ty giao phó

Phân hệ hoạt động của công ty

• SIS-ACC: Thiết kế và triển khai phần mềm kế toán, thuế, tài chính dành cho

các công ty vừa và nhỏ Đáp ứng yêu cầu đặt ra của nội bộ doanh nghiệp và cơquan thuế

• SIS-ERP: Thiết kế và triển khai phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp dành

cho các doanh nghiệp vừa và lớn Đáp ứng yêu cầu về quản trị và điều hànhdoanh nghiệp hiện đại trên phần mềm

• SIS-HRM: Thiết kế và triển khai phần mềm quản trị nhân sự, tiền lương cho

các doanh nghiệp có số lượng công nhân lớn, cách tính lương phức tạp

• SIS-FIN: Cung cấp các dịch vụ đào tạo, tư vấn kế toán, thuế và tài chính cho

các doanh nghiệp

Hình 1.1 - Sơ đồ tổ chức công ty

Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban

 Ban giám đốc: 1 thành viên - Giám đốc Lương Xuân Vinh

Là người đại diện theo pháp luật của công ty Giám đốc quản lý điều hành mọihoạt động sản xuất và quyết định kế hoạch, dự án sản xuất kinh doanh của công ty

 Phòng Kinh doanh & Marketing

Công việc chính của phòng kinh doanh là:

 Khảo sát, nghiên cứu và phân tích thị trường

 Marketing và quảng bá thương hiệu công ty, sản phẩm

 Lập kế hoạch kinh doanh và thực hiện hàng tháng, quý, năm

 Cung cấp sản phẩm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

 Chăm sóc khách hàng, đối tác thường xuyên

 Hoàn thành kế hoạch kinh doanh hàng tháng, úy, năm

Quy trình hoạt động của phòng kinh doanh: gồm các quy trình sau:

 Quy trình nội bộ phòng kinh doanh

 Quy trình phân phối đầu mối kinh doanh

 Quy trình phân chia doanh số kinh doanh

 Quy trình kinh doanh

 Quy trình luân chuyển thông tin giữa phòng kinh doanh với các phòng

 Quy trình kinh doanh chi tiết SAS INOVA

 Phòng Triển khai & Đào tạo

Nhiệm vụ chính của phòng triển khai:

Quy trình hoạt động của phòng triển khai:

 Quy trình chức năng triển khai có Customize

 Quy trình triển khai không có Customize

 Quy trình nội bộ phòng triển khai

 Quy trình luân chuyển thông tin với các phòng khác

Chức năng nhiệm vụ chính:

Quy trình hoạt động của phòng bảo hành:

 Qui trình luân chuyển thông tin phòng bảo hành với cácphòng

1.1.5 Tổng quan về phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm

a Nhân sự

Phòng gồm 6 người:

1 Trưởng phòng: Phạm Trọng Chiều

5 Nhân viên: Phạm Văn Lâm

Nguyễn Thị Thanh ThủyPhạm Văn Cương

Hoàng Thanh BìnhNguyễn Thị Thu Hoài

b Chức năng, nhiệm vụ

 Tiếp nhận yêu cầu lập trình phần mềm cho khách hàng

 Phân tích và lập trình

 Bàn giao phầm mềm cho phòng triển khai

 Cung cấp giải pháp cho phòng kinh doanh & marketing

c Quy trình hoạt động của phòng lập trình

 Quy trình phân tích, thiết kế yêu cầu

 Quy trình customize sản phẩm.

 Quy trình luân chuyển thông tin với các phòng ban khác

1.1.6 Thực trạng ứng dụng tin học trong quản lý của công ty

a Hiện trạng về phần cứng

Là một doanh nghiệp được thành lập và đi vào hoạt động mười năm nay cộngvới việc hoạt động trong lĩnh vực giải pháp phần mềm nên việc ứng dụng tin học hóavào công ty là khá hoàn thiện

Hiện nay, tại trụ sở chính của công ty có 35 máy PC, 15 Laptop Cấu hình máytương đối so với mặt bằng chung, phần cứng chip Pentium IV 2.0 - 3.2 GHz, Ram512Mb - 1G, HDD 80 - 320GB

Hệ thống máy tính đều được nối mạng LAN, mạng Internet đang dùng là mạngcáp quang gói 30MB của FPT sử dụng rất tốt, chất lượng hỗ trợ cao và nhanh Hệthống mạng với 3 Server nội bộ, 2 server ảo, 2 wifi, 8 swith Các thiết bị văn phòng: 1tổng đài, 12 line điện thoại nội bộ, 8 line điện thoại ngoài, 10 homephone, 1 máy chấmcông, 1 máy fax, 3 máy in trắng đen, 1 máy in màu, 2 camera,…

ta nó còn là một ngôn ngữ lập trình có triển vọng, nó có thể được dùng để viết

cả các ứng dụng web Những nét đặc trưng cơ bản:

• Công cụ quản lý ứng dụng - Project manager đem lại một cách nhìn tổngquan, hiệu quả trong việc phát triển một ứng dụng nào đó

• Công cụ trực quan cho phép thiết kế giao diện được nhanh chóng, đẹp

• Công cụ Report Designer tiện dụng, cho phép tạo ra nhiều report đa dạng.

Crystal report: Đây là công cụ được công ty sử dụng để tích hợp vào phần

mềm tạo ra báo cáo đầu ra cho sản phẩm phần mềm của công ty Những nét đặctrưng cơ bản:

• Là công cụ hỗ trợ lập báo biểu từ đơn giản đến phức tạp

• Là một công cụ có thể thực hiện việc lập báo biểu độc lập hoặc được tíchhợp vào một số ngôn ngữ lập trình hiện nay

Cơ sở dữ liệu SQL Server: Hiện nay công ty chuyển dẫn sang lập trình với cơ

sở dữ liệu SQL Server do khả năng lưu trữ và bảo mật dữ liệu của nó tốt hơnnhiều so với cơ sở dữ liệu Foxpro

Kiến trúc lập trình: Client/ Server, 3 tiers: Kết hợp với SQL Server, công ty

sử dụng kiến trúc này cho công ty, doanh nghiệp lớn có server riêng, hay cónhiều chi nhánh

 Phần mềm kế toán: Sử dụng phần mềm quản trị do công ty sản xuất SASINNOVA 6.8.1Pro

 Phầm mềm quản lý nhân sự: SAS INNOVA 8.0 HRM

 Lotus Note: Trao đổi thông tin nội bộ giữa mọi người trong công ty bằng cáchgửi thư

 Skype: Trao đổi thông tin nội bộ và với khách hàng Chương trình này rất hữuích vì nó cho chất lượng âm thanh rất tốt có thể trao đổi trực tuyến rất tốt ngoài

ra nó còn cho phép send file với tốc độ cao

 Bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office, Unikey, Chương trình diệt virus…Với các cán bộ chuyên môn đều được trang bị các phần mềm kế toán và phần mềmlập trình hỗ trợ trong công việc

1.2 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.2.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán bán hàng và công nợ phải thu

trong doanh nghiệp

a Giới thiệu chung

Bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, là quá trìnhthực hiện giá trị sản phẩm, hàng hóa Hay nói cách khác bán hàng là việc chuyển giaosản phẩm, hàng hóa cho khách hàng và khách hàng chấp thuận trả tiền cho doanhnghiệp

Trong quá trình bán hàng sẽ phát sinh khoản theo dõi công nợ phải thu củakhách hàng Đó là việc kế toán kiểm tra chi tiết công nợ khách hàng theo từng chứng từphát sinh công nợ, hạn hạch toán, số tiền đã quá hạn

Bán hàng và công nợ phải thu là hai khâu đi liền nhau Việc quản lý tốt khâu kếtoán này sẽ đảm bảo cho số liệu kế toán chính xác, cung cấp các thông tin cần thiết choviệc lập báo cáo tài chính và cho quá trình ra quyết định của nhà quản lý

b Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và công nợ phải thu

Kế toán với chức năng kiểm tra giám sát các hoạt động tài chính trong doanhnghiệp nói chung và khâu bán hàng nói riêng phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

 Ghi chép đầy đủ, kịp thời khối lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra và tiêu thụnội bộ, tính toán đúng đắn giá trị giá vốn của hàng bán

 Cung cấp các thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình bánhàng, tình hình thanh toán của khách hàng phục vụ cho việc lập báo cáo tàichính và quản lý doanh nghiệp

 Kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kỷ luật thanh toán,

và thực hiện nghĩa vụ với nhà nước

Như vậy, việc tổ chức bán hàng và theo dõi công nợ phải thu trong doanhnghiệp là hết sức quan trọng Nó giúp doanh nghiệp nhận biết được tình hình tiêu thụcủa từng mặt hàng, khả năng thanh toán của khách hàng, để từ đó doanh nghiệp đề ranhững giải pháp tích cực nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh trong thời gian tới

c Vai trò kế toán bán hàng và công nợ phải thu

Trong nền kinh tế, các doanh nghiệp luôn cố gắng đáp ứng và thỏa mãn tốt nhất

có thể nhu cầu tiêu dùng của xã hội, nhằm đạt được mục tiêu lợi nhuận ngày càng cao.Muốn vậy thành phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp phải được đưa đến tay người tiêudùng thông qua quá trình bán hàng

Mặt khác, doanh nghiệp luôn nằm trong mối quan hệ với các khách thể khác, cóthể đó là các cơ quan, tổ chức, cá nhân… Mối quan hệ bên trong và bên ngoài tổ chứctồn tại khách quan trong xu thế tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Quá trình bánhàng sẽ nảy sinh mối quan hệ giữa doanh nhiệp với khách hang, các cơ quan quản lýnhà nước Theo dõi các khoản phải thu có vai trò quan trọng, vừa hỗ trợ cho vai trò bánhàng nói riêng và công tác kế toán nói chung đạt được những mục tiêu đã định

Bên cạnh đó, thông qua quá trình bán hàng và công nợ phải thu, doanh nghiệp

có thể nhìn thấy nhu cầu và thị hiếu tiêu dùng của từng khách hàng, từng khu vực, từngsản phẩm hàng hóa để từ đó xây dựng chiến lược kinh doanh hợp lý, có những biệnpháp tích cực để đẩy mạng quá trình tiêu thụ sản phẩm

Như vậy, quá trình bán hàng và công nợ phải thu có ý nghĩa vai trò đặc biệtquan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, giữa chúng có mối quan

hệ mật thiết với nhau

1.2.2 Giải pháp tin học hóa công tác quản lý kế toán bán hàng và công nợ

Trước thực tế về tầm quan trọng của công tác kế toán bán hàng và công nợ củacác doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay tại Việt Nam Cần có các giải pháp đưa ra đểgiải quyết vấn đề trên

Ngày nay, sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin và công cụ lậptrình, theo đó việc thực hiện công tác kế toán bằng sổ sách, thủ công không còn đápứng được công việc của doanh nghiệp Xu thế tất yếu của các doanh nghiệp là sử dụngphần mềm ứng dụng trong quản lý hoạt động kinh doanh

Hiện nay, trên thế giới cũng như ở Việt Nam có khá nhiều phần mềm ứng dụngtrong quản lý trong đó có phần mềm kế toán Tuy nhiên những phần mềm này vẫn cònhạn chế hoặc chi phí quá cao cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa

Phần mềm kế toán do nước ngoài sản xuất

 Giá thành phần mềm này quá cao, nó vượt quá ngân sách của các doanhnghiệp Việt Nam

 Đặc tính của các phần mềm nước ngoài là có tính chuyên nghiệp cao vì nó

được xây dựng dựa trên các công cụ phát triển hiện đại theo các quy trình sảnxuất công nghiệp Tuy nhiên, giao diện và toàn bộ tài liệu hướng dẫn sử dụngđều bằng tiếng Anh Những bỡ ngỡ vì tiếp xúc lần đầu với phần mềm quốc tếcộng thêm việc phải tự tìm hiểu tư liệu bằng tiếng nước ngoài dẫn đến khaithác sử dụng chương trình không được như mong muốn Ý tưởng chuyển đổiphần mềm sang tiếng việt còn gặp nhiều khó khăn và làm mất tính chính xáccủa phần mềm

 Hệ thống kế toán của Việt Nam vẫn chưa có những quy định rõ ràng Hệ

thống kế toán của ta không áp dụng 100% các quy định của bất cứ hệ thống

kế toán nào trên thế giới Trong khi đó, phần mềm lại được xây dựng theo hệthống kế toán của Mỹ vì thế nên các thông tin không được phù hợp Việc thayđổi các phần mềm để đáp ứng được với tình trạng chung của kế toán Việtnam yêu cầu một thời gian dài tiếp theo

Phần mềm kế toán trong nước sản xuất

 Phần mềm trong nước khắc phục gần hết nhược điểm phần mềm nước ngoài,bên cạnh đó cũng còn tồn tại nhiều bất cập Đối với các doanh nghiệp ápdụng hai hệ thống kế toán; Việt Nam và hệ thống khác như US GAAP, IASBthì không tránh khỏi gặp những lung túng khi hoàn thành sổ sách theo hệthống kế toán nước ngoài Giữa phần mềm kế toán Việt Nam và quốc tế là cảmột khoảng cách khác nhau lớn về cấu trúc và công nghệ Thêm vào đấy,người làm kế toán chỉ quen làm với giao diện tiếng việt cũng như không khaithác tài liệu bằng tiếng nước ngoài làm hạn chế và kìm hãm sự trau dồi kiếnthức

 Do các doanh nghiệp trong nước ngày càng tiếp xúc nhiều hơn với cácphương thức quản lý hiện đại, người sử dụng phần mềm kế toán ngày càng

hiểu và biết họ cần gì, nên các yêu cầu về phần mềm sẽ ngày càng khắt khehơn Do đó, xu hướng trong tương lai sẽ là sử dụng phần mềm kế toán ngàycàng chuyên biệt hơn.

Việc xây dựng một phần mềm mới với chức năng chuyên biệt về kế toán bánhàng và công nợ phải thu là xu thế tất yếu trong thời gian tới, đáp ứng được yêu cầucủa hầu hết các doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay Không những giảm về mặt chi phí,

mà phần mềm này có thể điều chỉnh phù hợp nhất với tình hình sản xuất, thực trạngcủa công ty, doanh nghiệp, và đặc biệt là phù hợp với những chính sách, quy định củaViệt Nam về thuế, lãi suất

1.2.3 Định hướng lựa chọn đề tài

Qua quá trình thực tập tại công ty cổ phẩn SIS Việt Nam là công ty chuyên sâutrong lĩnh vực cung cấp giải pháp phần mềm kế toán Đồng thời phân tích các giải pháp

có thể đưa ra để giải quyết vấn đề còn tồn tại về công tác kế toán bán hàng và công nợ

phải thu tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa Em lựa chọn đề tài: “Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm kế toán bán hàng và công nợ phải thu cho doanh nghiệp nhỏ

- Phần mềm chạy trên máy tính cài đặt hệ điều hành Windows XP trở lên, không yêucầu cao về cấu hình, với phần cứng chip Pentium IV 2.0 GHz, Ram 256Mb, HDD40GB trở lên.

- Phần mềm hoạt động ổn định sau 1 tháng kể từ ngày triển khai đưa vào sử dụng

- Không ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của công ty

- Hệ thống sau khi triển khai phải đáp ứng nhu cầu tự động hóa các công việc hiện tại

và một số lượng lớn các công việc liên quan

• Phiếu thu tiền

• Chứng từ phải thu khác (điều chỉnh, bù trừ công nợ )

- Đưa ra được các báo cáo thống kê về:

• Báo cáo công nợ phải thu

• Báo cáo quản trị

 Yêu cầu chức năng hệ thống

định tương ứng phù hợp Chỉ có bộ phận quản trị hệ thốngđược phép sử dụng tất cả các chức năng của phần mềm

sao lưu định kỳ và có thể phục hồi khi có sự cố xảy ra

 Yêu cầu phi chức năng

1 Cho phép truy cập dữ

liệu đa người dùng

Mỗi bộ phận có thể truy cập cơ sở dữ liệu đồngthời

2 Biểu mẫu có thể thay đổi Khi các quy định thay đổi thì tính toán lương

thưởng sẽ được thay đổi theo

3 Tốc độ thực hiện công

việc nhanh, tìm kiếm

theo nhiều tiêu chí

Tốc độ nhập, xuất dữ liệu không quá 15 giây Tìmkiếm theo nhiều tiêu chí như tên, phòng ban…

1.3.3 Đối tượng nghiên cứu

 Công tác kế toán bán hàng và công nợ phải thu tại doanh nghiệp nhỏ và vừa

 Phương pháp luận về phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm

• Công cụ tạo báo cáo

• Công cụ tạo tài liệu hướng dẫn

1.3.4 Phạm vi nghiên cứu

Công ty cổ phẩn SIS Viêt Nam trên cơ sở nghiên cứu tình hình thực tế tại cácdoanh nghiệp nhỏ và vừa là khách hàng của công ty

1.3.5 Phương pháp nghiên cứu

a Phương pháp nghiên cứu tài liệu hệ thống

Nghiên cứu tài liệu là một phương pháp rất cơ bản để thu thập thông tin về hệ thốngnghiên cứu Nó cho phép chúng ta nhanh chóng nắm bắt được các thông tin cần thiếttrong một thời gian ngắn mà nếu trực tiếp nghiên cứu trên thực địa sẽ mất rất nhiềuthời gian Quá trình nghiên cứu tài liệu thường đặc biệt chú ý đến những đầu mối thôngtin trong tổ chức và những vị trí có ảnh hưởng quyết định đến hoạt động của phần mềmsau này Kết quả của nghiên cứu tài liệu hệ thống sẽ cho ta cái nhìn tổng quan ban đầu

về đối tượng nghiên cứu

Phương pháp này đã được áp dụng để có được những thông tin tổng quan nhất vềcông ty cổ phần SIS Việt Nam Những thông tin về quá trình hình thành, tình hình hoạtđộng sản xuất kinh doanh, cấu trúc tổ chức và cơ cấu nhân sự, những nét đặc trưngtrong hoạt động của công ty là kết quả của quá trình thực hiện nghiên cứu bằng phươngpháp này.

b Phương pháp quan sát hệ thống

Quan sát hệ thống là phương pháp thường được tiến hành trong một số trường hợpviệc nghiên cứu tài liệu hệ thống chưa cho thấy những nét đặc thù tương đối khác biệtcủa hệ thống đang xét Phương pháp này đặc biệt chú ý đến những nét đặc trưng riêngbiệt của hệ thống mà vì lý do nào đó không được phản ánh đầy đủ trong tài liệu

Tiến hành quan sát theo dõi các công việc hằng ngày của phòng nghiên cứu và pháttriển sản phẩm, phòng hành chính quản trị, nhất là những công việc chi tiết về kế toánbán hàng và công nợ, nhờ đó đã cho ta cách nhìn nhận cụ thể về từng quy trình, từng

xử lý đặc biệt là những nét riêng về nghiệp vụ kế toán, chẳng hạn như những đặc thùcông việc, cách tổ chức, cách lên báo cáo…

c Phương pháp phỏng vấn

Nội dung của phương pháp này là tiến hành phỏng vấn những người có vị trí quantrọng trong hệ thống xét trên góc độ xử lý và sử dụng thông tin Thông qua những câuhỏi sát thực với mục đích nghiên cứu, chúng ta sẽ có thể có được những thông tin rấtđộc đáo mà phương pháp nghiên cứu tài liệu và quan sát hệ thống không thu lượmđược

Để phục vụ cho việc thực hiện chuyên đề, em đã tiến hành phỏng vấn các cán bộtrong phòng hành chính quản trị phụ trách công việc kế toán bán hàng và công nợ phảithu khách hàng tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa là khách hàng của công ty cổ phầnSIS, đặc biệt là trưởng phòng để biết rõ hơn những cách thức làm việc, những thông tinthường được yêu cầu và những báo cáo cần thiết mà phần mềm cần phải đáp ứng được

CHƯƠNG 2: MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM

2.1 Một số khái niệm cơ bản về phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm

Khái niệm phần mềm là một khái niệm đã được ra đời cùng với sự xuất hiện củamáy tính Trước đây, khi công nghệ thông tin chưa phát triển Phần mềm được xemnhư là tập hợp các chương trình và quy trình làm cho máy tính thực hiện một công việcxác định, được dùng để lưu trữ, quản lý và tìm kiếm dữ liệu, cung cấp thông tin chocác nhà quản lý, chưa nêu lên đầy đủ bản chất và các đặc trưng vốn có của phần mềm

Hệ thống máy tính sẽ không thể sử dụng được nếu không có phần mềm, mục đíchchính của phần mềm là trợ giúp người sử dụng điều hành, quản lý và thực hiện giao táccác thành phần của hệ thống hoạt động nhằm tạo ra các thông tin cần thiết

Tuy nhiên đây chỉ là cách hiểu phần mềm theo nghĩa thông thường Ngày naykhi khoa học công nghệ phát triển nhanh chóng, khái niệm phần mềm được hiểu rộnghơn Theo tiến sỹ Roger Presman, một chuyên gia về công nghệ phần mềm ở Mỹ thìphần mềm là:

1 - Các chương trình máy tính

2 - Các cấu trúc dữ liệu cho phép chương trình xử lý các thông tin thích hợp

3 - Các tài liệu mô tả phương thức sử dụng các chương trình ấy

2.1.2 Phân loại phần mềm

Để phân loại các phần mềm tin học người ta có thể dựa theo rất nhiều cách thứckhác nhau như phân loại theo thời gian xuất hiện, theo chức năng ứng dụng hay theo sựtiến hóa của ngôn ngữ biểu diễn phần mềm… Phương pháp phân loại phần mềm được

sử dụng rộng rãi nhất hiện nay là phân chia phần mềm thành hai loại chính: phần mềm

hệ thống và phần mềm ứng dụng

a Phần mềm hệ thống

Phần mềm hệ thống bao gồm các chương trình quản lý, hỗ trợ các tài nguyên vàđiều hành hướng dẫn những hoạt động cơ bản của một máy tính, giúp cho phần cứngcủa máy tính hoạt động một cách có hiệu quả cao nhất Phần mềm hệ thống lại đượcchia thành bốn loại:

Hệ điều hành: là một bộ chương trình phục vụ cho việc quản lý chặt chẽ hệ

thống tính toán và tổ chức khai thác chúng một cách tối ưu Có các loại hệ điều hành:

hệ điều hành đa chương trình, hệ điều hành đa nhiệm và hệ điều hành đa xử lý

Các chương trình tiện ích: thường được xây dựng bởi các hãng thứ ba với mục

đích bổ sung thêm các dịch vụ cần cho nhiều người mà hệ điều hành chưa đáp ứngđược hay đã có nhưng chưa trọn vẹn chẳng hạn như quản lý các ổ đĩa…

Các chương trình điều khiển thiết bị: là các phần mềm giúp máy tính điều

khiển một thiết bị nào đó mà không có trong danh sách những thiết bị phần cứng được

hệ điều hành hỗ trợ như là các loại card màn hình, card âm thanh hay một số thiết bịngoại vi khác

Các chương trình dịch: là các phần mềm có nhiệm vụ dịch các chương trình

viết bằng ngôn ngữ thuật toán sang ngôn ngữ máy để máy tính có thể hiểu và xử lýđược và ngược lại, dịch các kết quả xử lý của máy tính sang ngôn ngữ bậc cao vàchuyển tới người dùng Mỗi một ngôn ngữ lập trình đều đi kèm với nó là một chươngtrình dịch

b Phần mềm ứng dụng

nào đó của người sử dụng Phần mềm ứng dụng được chia thành bốn loại :

Phần mềm năng suất: là các chương trình giúp nâng cao năng suất và hiệu quả

làm việc của người dùng như: hệ soạn thảo văn bản, bảng tính điện tử, phần mềm đồhọa…

Phần mềm kinh doanh: là phần mềm có chức năng quản lý các hoạt động, các

giao dịch phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp giúp doanh nghiệphoàn thành những nhiệm vụ xử lý thông tin có tính chất thủ tục, lặp đi lặp lại hàngngày, hàng tháng, hàng quý hay hàng năm Ví dụ: phần mềm kế toán, quản trị doanhnghiệp…

Phần mềm giáo dục, tham khảo: là phần mềm cung cấp những kiến thức,

thông tin cho người sử dụng về một lĩnh vực nào đó, giúp người dùng học thêm về mộtchủ đề nào đó, hay là giúp tra cứu về một đối tượng, một sự kiện hoặc một chủ đề bất

kỳ theo yêu cầu của người sử dụng Loại này bao gồm các phần mềm từ điển, dạyhọc…

Phần mềm giải trí: bao gồm các phần mềm giúp người dùng thư giãn, giải trí

như các trò chơi, phần mềm nghe nhạc, xem phim …

Ví dụ, một doanh nghiệp cảm thấy công việc kế toán quá nặng nề và họ muốngiảm nhân lực cho công việc kế toán thì họ đặt hàng một hãng làm phần mềm tạo raphần mềm kế toán

Phần mềm cũng được thiết kế, chế tạo như phần cứng, nhưng nó không đượcđịnh hình trước Chỉ khi phát triển xong người ta mới có sản phẩm cụ thể và biết được

nó hoạt động có hiệu quả hay không Quá trình thiết kế và sản xuất phần mềm phụthuộc vào con người, vào điều kiện môi trường cụ thể mà tại đó nó được phát

triển Người ta không thể nói trước được giá thành của phần mềm và hiệu quả của

nó Chính quá trình phát triển phần mềm quyết định giá thành và chất lượng của nó

 Phần mềm không "hỏng đi" nhưng thoái hóa theo thời gian

Phần mềm không giống như phần cứng là bị hỏng do tác động của môi trường

do mòn cũ Về mặt lý thuyết, tỷ lệ lỗi của phần mềm là không đổi khi đã đưa vào sửdụng Nhưng trên thực tế nó lại thoái hóa qua thời gian do lỗi mới sinh ra mỗi khi tiếnhành bảo trì trong quá trình sử dụng

Mỗi khi sửa đổi (bảo trì), một số khiếm khuyết mới sinh ra làm cho phần mềm

bị thoái hóa Việc sửa chỉnh phần mềm làm cho xuất hiện các lỗi mới phát sinh Dầndần, mức lỗi tối thiểu tăng lên - phần mềm bị thoái hóa do tỷ lệ sai hỏng tăng lên đếnmức gây ra những thiệt hại không thể chấp nhận được hoặc người dùng không muốn sửdụng nữa vì có những phần mềm khác tốt hơn

Phần mềm còn lạc hậu do các công nghệ mới ra đời, người dùng không cònthích dùng phần mềm cũ nữa, hay khi các công nghệ mới (Hệ điều hành(*), các hệquản trị cơ sở dữ liệu, phiên bản dịch mới, ) được đưa vào tổ chức làm cho các phầnmềm cũ không thể tiếp tục vận hành trên máy với chúng

 Phần lớn phần mềm được xây dựng theo đơn đặt hàng của khách

Phần mềm không có danh mục các thành phần cố định như phần cứng Nóthường được đặt hàng theo một đơn vị hoàn chỉnh, theo yêu cầu riêng của mỗi tổ chức,mỗi khách hàng, ít khi có thể lắp ráp theo một khuôn mẫu có sẵn

Yêu cầu đối với phần mềm của khách hàng tùy thuộc vào môi trường cụ thể mà

ở đó nó được phát triển và sử dụng Môi trường này (phần cứng, phần mềm nền, conngười và tổ chức, công nghệ có được, ) không thể định dạng từ trước và luôn thay đổitheo không gian và thời gian

Một điều dễ nhận thấy là khi bắt đầu thiết kế , xây dựng một phần mềm thì công

ty sản xuất phần mềm thường phải cử người đến tìm hiểu thực tế tại doanh nghiệp cónhu cầu sử dụng phần mềm để từ đó đưa ra những mô tả về nghiệp vụ chính xác nhất

 Sự phức tạp và tính thay đổi luôn là bản chất của phần mềm

Cốt lõi của phần mềm (mã nguồn) là những khái niệm được thể hiện bằng một

hệ thống lôgic được lưu trên giấy hay vật mang Phải là những người am hiểu về tinhọc và có khả năng lập trình mới đọc được các tài liệu này Phần mềm là "không nhìnthấy được", cái mà chúng ta hay sử dụng và gọi là phần mềm thực ra là giao diện tươngtác giữa người và máy của phần mềm

Môi trường xã hội luôn thay đổi do vậy phần mềm cũng phải phải thay đổi mộtcách tương ứng cùng thời gian Thay đổi trở thành yêu cầu và thuộc tính tất yếu củaphần mềm

 Ngày nay phần mềm được phát triển theo nhóm

Trong khi nhu cầu về sản phẩm ngày càng tăng và đòi hỏi thời gian xuất rangày càng ngắn Trong điều kiện đó, việc sản xuất phần mềm cần nhiều người với kỹnăng khác nhau tham gia trong các đội phát triển để tạo được phần mềm chất lượng caovới thời gian ngắn Phát triển phần mềm theo nhóm là một cách lựa chọn duy nhất

Ví dụ để thiết kế một phần mềm bất kỳ thì cần phải có một nhóm tìm hiểu nhucầu thực tế của doanh nghiệp, tổ chức, một nhóm vạch ra bản phân tích thiết kế phầnmềm, một nhóm thiết kế giao diện, một nhóm lập trình mã nguồn, một nhóm đóng góiphần mềm và một nhóm quan trọng khác là bảo trì + chăm sóc khách hàng

2.1.4 Vòng đời phát triển của phần mềm

Vòng đời phát triển của một phần mềm được hiểu là quy trình từ khi phần mềm

ra đời cho đến khi đưa nó vào sử dụng và quá trình nâng cấp bảo trì Công việc nghiêncứu vòng đời phát triển của phần mềm là nhằm phân chia thành các giai đoạn và trên

cơ sở đó tìm ra các giải pháp và công nghệ thích hợp tác động vào từng giai đoạn đó

biểu diễn vòng đời phát triển cảu phần mềm Mô hình này bao gồm nhiều giai đoạn vàcác giai đoạn đứng trước sẽ lần lượt tác động đến các giai đoạn đứng sau

Hình 2.2 - Mô hình thác nước biểu diễn vòng đời phát triển của phần mềm Công nghệ hệ thống: Công nghệ hệ thống được hiểu là phương hướng tiếp cận

tác động đến mọi công đoạn của kỹ nghệ phần mềm Bản chất của công nghệ hệ thống

là khi thiết kế một phần mềm, các kỹ sư phần mềm phải xem xét một cách tổng thểtrong mối liên hệ giữa các bộ phận quản lý, giữa các thành phần của hệ thống với nhau

Phân tích: Phân tích là quá trình sử dụng các mô hình để nêu lên những đặc

trưng của hệ thống quản lý Các công cụ thường được sử dụng là các sơ đồ chức năngnghiệp vụ (BFD), sơ đồ luồng dữ liệu (DFD), mô hình dữ liệu (DM), sơ đồ luồngthông tin (IFD), ngôn ngữ có cấu trúc (SL) Có thể nói phân tích là quá trình trung tâm

có ý nghĩa quyết định tới quá trình phát triển hệ thống

Thiết kế: Dựa trên cơ sở của bước phân tích, công đoạn thiết kế tiến hành dịch

các yêu cầu về phần mềm thành một biểu diễn của phần mềm Nội dung thiết kế sảnphẩm phần mềm bao gồm : thiết kế kiến trúc phần mềm, thiết kế cấu trúc dữ liệu, cácthủ tục, các đặc trưng giao diện được lập thành hồ sơ thiết kế

Mã hóa: Bản chất của mã hóa là quá trình dịch từ bản vẽ thiết kế sang một ngôn

ngữ lập trình cụ thể, rồi thông qua đó trình biên dịch sẽ chuyển thành ngôn ngữ máy đểmáy tính có thể đọc, hiểu và thực thi được

Kiểm thử: Kiểm thử là công đoạn kiểm tra và đánh giá chất lượng phần mềm.

Tiến trình kiểm thử chủ yếu tập trung vào phần logic bên trong của phần mềm Mụcđích kiểm thử là nhằm đảm bảo tất cả các câu lệnh đều được kiểm tra để phát hiện racác lỗi nếu có và đảm bảo cho ra kết quả phù hợp với dữ liệu đưa vào

Bảo trì: Bảo trì là hoạt động được diễn ra sau khi công ty phần mềm đã bàn

giao phần mềm và khách hàng đã đưa vào sử dụng Có 3 loại bảo trì : Bảo trì sửa đổinhằm loại bỏ những sai sót còn tồn tại khi sử dụng, bảo trì thích nghi đế đáp ứng yêucầu phù hợp với những thay đổi trong quá trình hoạt động và bảo trì hoàn thiện nhằmnâng cấp, bổ sung tính năng cho phần mềm

2.1.5 Kỹ nghệ phần mềm

Kỹ nghệ phần mềm là việc áp dụng các công cụ, các kỹ thuật một cách có hệ

thống trong việc phát triển phần mềm dựa trên máy tính Theo Roger Pressman : Kỹ nghệ phần mềm là một tổ hợp các công cụ, phương pháp và thủ tục làm cho người quản trị viên dự án nắm được xu thế tổng quát phát triển phần mềm và giúp cho

kỹ sư lập trình có một nền tảng để triển khai các định hướng của phần mềm.

phương pháp, công cụ, cách tiếp cận và phương tiện phục vụ cho việc thiết kế, cài đặtcác sản phẩm phần mềm đạt được các chỉ tiêu:

2.1.6 Các quy trình trong sản xuất phần mềm

Trong sản xuất phần mềm công nghiệp, người ta phân chia toàn bộ quá trình sảnxuất một sản phẩm thành nhiều công đoạn, các công đoạn được gọi là các quy trình.Toàn bộ chuỗi sản xuất phần mềm được chia thành 7 quy trình cụ thể như sau :

năng riêng biệt và một chức năng quản lý dự án bao trùm Dòng chảy các quy trình từlúc lập hợp đồng với khách hàng cho đến khi triển khai sản phẩm cho khách hàng đều

có một điểm chung là kết quả ở một quy trình nào đó đứng trước sẽ là sản phẩm đầu

vào của quy trình đứng tiếp sau Bởi thế chất lượng của một sản phẩm phần mềm phụthuộc đồng thời vào cả bảy quy trình và không thể xem nhẹ bất cứ quy trình nào.

a Quy trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm

Quy trình này được tiến hành nhằm mục đích : nghiên cứu, đề xuất hợp đồng phầnmềm với khách hàng; theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng; tiến hành thanh toán,thanh lý hợp đồng với khách hàng và đặc biệt là định giá đúng giá trị của phần mềm Lưu đồ quy trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm được biểu diễn như sau :

Hình 2.4 - Lưu đồ quy trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm Trong các khâu đoạn trên có thể thấy khâu lập giải pháp được tiến hành trước khi

xây dựng phần mềm là vì để đảm bảo tính khả thi của dự án cần phải xác định năng lực

của công ty phần mềm (như nguồn nhân lực, tài chính đặc biệt là năng lực kỹ thuật) đểthực hiện dự án trước khi khởi thảo hợp đồng.

b Quy trình xác định yêu cầu phần mềm

Sau khi đã có hợp đồng phần mềm với khách hàng, quy trình xác định yêu cầuphần mềm được thực hiện, tiếp cận các quy trình nghiệp vụ của khách hàng nhằm xácđịnh nhu cầu của khách hàng về sản phẩm tương lai và tiến hành lượng hóa các dạng

mô hình

Hình 2.5 - Lưu đồ quy trình xác định yêu cầu phần mềm

c Quy trình thiết kế phần mềm