a. Nguyên tắc thiết kế
Mục tiêu
- Giao diện phù hợp với nhiệm vụ - Giao diện phải hiệu quả
- Cung cấp phản hồi của hệ thống đúng lúc cần (v í dụ thanh tiến độ (progress bar), thông báo yêu cầu chờ khi hệ thống đang thực hiện các xử lý mất nhiều thời gian …) - Tăng năng suất làm việc của người sử dụng
Nguyên tắc
Giao diện có thể chia thành 3 loại:
- Kết xuất - Nhập
- Giao diện tương tác
Kết xuất
- Đáp ứng được mục tiêu nghiệp vụ - Phù hợp với người sử dụng
- Số lượng vừa đủ
- Trình bày dữ liệu đúng vị trí
- Cần lưu ý kích thước khác nhau về không gian hiển thị giữa báo biểu in ra giấy và báo biểu xuất ra màn hình.
Mẫu nhập
- Dễ hiểu
• Mục đích nhập tường minh.
• Thứ tự nhập trực quan
• “Look and feel” : những gì người sử dụng nhìn thấy trên giao diện khớp với với thực tế lưu trữ bên trong, để người sử dụng yên tâm về những gì mình làm. - Dễ làm việc
• Có những lựa chọn cho người sử dụng tùy trình độ (gợi ý và hỗ trợ cho người sử dụng mới, có cách làm tắt, nhanh cho NSD có kinh nghiệm)
• Dễ nhớ (Đặt tên các điều khiển hợp lý và gợi nhớ) - Có tính thẩm mỹ
- Phương tiện : Môi trường triển khai ứng dụng (web, window form,…) cũng đòi hỏi những nguyên tắc khác nhau do có sự khác nhau về tốc độ xử lý.
Giao diện tương tác
Nguyên tắc - Bản vẽ - Nội dung - Thẩm mỹ
- Kinh nghiệm của người sử dụng - Tính nhất quán
- Cố gắng của người sử dụng • Bản vẽ
Hình 3.28 - Giao diện tương tác
- Di chuyển
o Di chuyển ở mức trang web : phần không gian ở trên, ngay bên dưới phần di chuyển hệ thống
o Di chuyển ở mức phân hệ : cột bên tay trái - Tình trạng : phần ở dưới cùng của màn hình - Không gian làm việc : phần còn lại
Chú ý :
o Khi di chuyển xuống dưới thì có thể mất phần di chuyển ở mức trang web (ví dụ như nút next, previous) các trang web thường hiển thị phần này ở cả phần trên và phần cuối cùng của trang, để người sử dụng không cần phải quay lên trên khi đã đọc hết trang.
o Thứ tự trình bày các mục trên giao diện còn phải phù hợp với văn hóa, thói quen, đặc điểm ngôn ngữ của người sử dụng tương lai. Ví dụ : trình bày theo thứ tự từ trên xuống, từ trái qua nếu người sử dụng ở Việt Nam và các nước phương Tây, nhưng ở Nhật hay Trung Quốc thì lại từ phải qua.
• Nội dung :
- Màn hình phải có tên
- Thực đơn : tên thực đơn phải khớp với quy trình nghiệp vụ - Người sử dụng phải biết được mình đang ở đâu
- Người sử dụng biết được bằng cách nào đến được màn hình hiện tại - Biết được rõ ràng nội dung thông tin trên từng không gian con. - Thường có thông tin ngày làm việc, phiên bản của ứng dụng
• Tính thẩm mỹ :
- Người sử dụng luôn cảm thấy dễ chịu khi làm việc
- Không quá cầu kỳ để người sử dụng mới vẫn cảm thấy dễ làm việc.
- Chọn font rõ ràng, cỡ chữ phù hợp, tránh dùng chữ hoa (trừ trường hợp cần thiết như chữ đầu dòng hoặc đầu tên riêng).
- Màu sắc hài hòa, nên dùng nhiều màu lạnh, chỉ dùng các màu nóng cho các mục muốn gây chú .. Kết hợp màu nền và màu chữ hợp lý. Trên một màn hình, số màu nền và màu chữ chỉ nên khoảng 3-5 màu.
- Chớp, nháy : sử dụng để gây chú ý, nhưng không lạm dụng. • Kinh nghiệm của người sử dụng
Giao diện phải dễ học, dễ nhớ, phù hợp với người mới sử dụng, nhưng đồng thời cũng hỗ trợ để tăng năng suất của người sử dụng có kinh nghiệm.
• Nhất quán
- Thiết kế giao diện sao cho người sử dụng dự đoán được hệ thống sẽ làm gì
- Nhất quán trong toàn hệ thống về: các tên chức năng, tên trường, ý nghĩa của biểu tượng, vị trí các mục, các nút điều khiển.
• Giảm thiểu cố gắng của người sử dụng
Nguyên tắc: Người sử dụng không phải nhấp chuột quá 3 lần để đến với màn hình cần làm việc.
Quy trình thiết kế giao diện
• Lập kịch bản thi hành một qui trình nghiệp vụ:
- Dòng chính (có thể nhiều hơn một dòng chính) - Dòng phụ
- Lập kịch bản khai thác toàn hệ thống để thấy các kịch bản li ên quan nhau, từ đó gom nhóm và thiết kế hệ thống thực đơn
• Thiết kế cấu truc giao diện:
Thiết kế hệ thống thực đơn, sơ đồ quan hệ và tương tác giữa các màn hình giao diện, lập bản vẽ cho các màn hình.
• Thiết kế chuẩn của giao diện:
- Biểu tượng, tên gọi
- Cách di chuyển (di chuyển từ hệ thống và di chuyển bên trong một màn hình) - Các hành động ứng với các điều khiển.
- Cách trình bày (thống nhất cách trình bày cho tất cả các giao diện trong hệ thống). • Thực hiện giao diện mẫu
- Xây dựng các màn hình mẫu.
- Xâu chuỗi các màn hình để làm rõ kịch bản. • Đánh giá giao diện
1) Phương pháp Heuristic: So sánh với các tiêu chí, nguyên tắc đã đề ra
2) Phương pháp mô phỏng: Dựa trên các kịch bản. Những người kiểm nghiệm thuộc một nhóm độc lập, có nắm vững yêu cầu nghiệp vụ của hệ thống.
3) Người sử dụng đánh giá: Tương đối ít tốn kém, có hiệu quả, tuy nhiên khó thuyết phục NSD tham gia
4) Lập sẵn mẫu tiêu chí đánh giá: tốn kém hơn, nhưng sẽ dễ đánh giá hơn vì tiêu chí rõ ràng, có thể dùng cho đánh giá nội bộ (phương pháp 1 và 2) lẫn đánh giá ngoài (phương pháp 3)
Hình 3.29 - Form danh mục sản phẩm
Hình 3.31 - Form danh mục nhân viên
Hình 3.33 - Form danh mục hệ thống tài khoản
Hình 3.35 - Form cập nhật hóa đơn bán hàng
Hình 3.37 - Form cập nhật hóa đơn dịch vụ
Hình 3.39 - Form xem sổ cái
Hình 3.41 - Form báo cáo bảng kê hóa đơn bán hàng
Hình 3.43 - Báo cáo danh sách sản phẩm
Hình 3.45 - Báo cáo danh sách nhân viên
Hình 3.47 - Báo cáo phiếu xuất kho
Hình 3.49 - Báo cáo phiếu thu tiền
Hình 3.51 - Báo cáo sổ chi tiết công nợ
3.3.4. Cài đặt và triển khai phần mềm a. Yêu cầu hệ thống
Yêu cầu phần cứng
Phần mềm được viết bằng bộ công cụ Visual Studio 2010 với CSDL SQL SERVER 2008R2. Khi cài đặt phải đảm bảo máy tính đạt yêu cầu sau:
- Máy tính: Bộ vi xử lý Intel Dual Core hoặc cao hơn - Bộ nhớ trong (RAM): 1GB trở lên
- Đĩa cứng: 1GB trống hoặc nhiều hơn
Yêu cầu phần mềm
- Hệ điều hành: Windows XP SP3/Vista/7 hoặc Windows Server 2003/2008 - Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server (cài riêng hoặc cài theo bộ cài đặt phần mềm)
- .NET Framwork 4.0 trở lên (cài riêng hoặc cài theo bộ cài đặt phần mềm) - Bộ gõ tiếng việt: Unicode
b. Các bước triển khai sử dụng phần mềm
Tiến hành cài đặt phần mềm
Bước 1: Giải nén file cài đặt phần mềm. Nhấn AccSale.exe để cài phần mềm vào máy Bước 2: Thực hiện cài đặt theo chỉ dẫn
Khi chương trình cài đặt hoàn thành xuất hiện shortcut trên Desktop và người dùng có thể nhấn trực tiếp để sử dụng.
Khi chạy lần đầu xuất hiện màn hình yêu cầu thông tin kết nối đến CSDL
Hình 3.52 - Form connect to server
Hình 3.53 - Form đăng nhập
Để sử dụng phần mềm người dùng cần khai bao tham số tùy chọn cho doanh nghiệp
Hình 3.54 - Form khai báo tham số hệ thống
Sau đó tiến hành cập nhật danh mục khách hàng, nhân viên, sản phẩm…(Chi tiết xem tại phần Trợ giúp đi kèm phần mềm).
- Cập nhật thông tin chi tiết nhất có thể như thông tin khách hàng, thông tin sản phẩm…
- Trường Mã, Số chứng từ không cho phép trùng lặp. Người dùng cần lưu ý khi nhập dữ liệu.
- Thường xuyên sao lưu và phục hồi dữ liệu để tránh trường hợp lỗi CSDL, virus… - Đọc kỹ hướng dẫn sử dụng để sử dụng phần mềm một cách tối nhất.
c. Phương hướng hoàn thiện và phát triển phần mềm
Phần mềm còn nhiều thiếu sót và chưa hoàn chỉnh. Cần nhiều bổ sung và phát triển tính năng mới.
Hoàn thiện phần mềm
- Kiểm soát lỗi nhập liệu từ người dùng chặt chẽ hơn như: lỗi trùng khóa chính, định dạng sai ngày tháng.
- Thiết kế giao diện thuận tiện nhất cho người dùng. Tránh nhập lại dữ liệu đã có, không bắt người dùng phải nhớ quá nhiều.
- Theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng của khách hàng - Tạo báo cáo còn đang dở dang
Phát triển mới
- Đưa nhiều ngoại tệ vào phần mềm cho doanh nghiệp sử dụng nhiều đồng tiền thanh toán và doanh nghiệp nước ngoài.
- Phân quyền đến từng chức năng trên phần mềm
- Tạo bộ cài đặt hoàn thiện hơn tương thích với các hệ điều hành, cấu hình máy
- Xây dựng hệ thống báo cáo hoàn chỉnh, phù hợp với doanh nghiệp và quy định mới nhất của nhà nước.
KẾT LUẬN
Trong thời đại của khoa học công nghệ ngày nay, khó mà có thể phủ nhận được sự đóng góp to lớn của công nghệ thông tin nói chung và các phần mềm ứng dụng nói riêng vào sự phát triển của xã hội loài người. Nhờ có những công cụ trợ giúp đắc lực này con người ngày càng tiến nhanh hơn và đạt được những thành tựu xuất sắc hơn trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh. Đối với mỗi doanh nghiệp, tổ chức quản lý nguồn lực con người luôn là một yếu tố then chốt mang tính quyết định đến sự thành bại của hoạt động sản xuất kinh doanh. Do vậy, việc xây dựng và đưa vào ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự phù hợp là một yêu cầu cấp thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn theo kịp đà phát triển chung của toàn thế giới.
Qua quá trình tìm hiểu em nhận thấy việc “Phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm kế toán bán hàng và công nợ phải thu cho doanh nghiệp nhỏ và vừa” là cần thiết và là giải pháp tối ưu cho bài toán tối đa hóa lợi nhuận doanh nghiệp, vì một mặt nó giải quyết được các vấn đề cơ bản của thông tin, mặt khác đảm bảo vai trò cầu nối giữa các hệ thống ứng dụng khác và con người. Với đề tài này, em đã tiến hành xây dựng một phần mềm nhằm giải quyết những tồn tại, khó khăn cũng như trợ giúp cho hoạt động kế toán của doanh nghiệp và từ nền tảng phần mềm này có thể xây dựng một phần mềm kế toán hoàn chỉnh cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Hy vọng rằng phần mềm này có thể là một công cụ tốt giải quyết được một số vấn đề còn tồn đọng, giảm bớt những chi phí không đáng có, khai thác hiệu quả hơn các nguồn lực và hỗ trợ cho công việc của phòng Tổ chức hành chính và các nhà quản lý, góp phần vào sự phát triển chung của doanh nghiệp và của đất nước.
Quá trình thực hiện chuyên đề này, em đã đạt được những kết quả sau: Chức năng
- Cập nhật các hoá đơn bán hàng, bao gồm hoá đơn bán hàng hoá và hoá đơn bán dịch vụ.
- Cập nhật các phiếu nhập hàng bán bị trả lại. - Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng bán ra.
- Theo dõi bán hàng theo bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo hợp đồng. - Tính thuế GTGT của hàng hoá bán ra. Theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ của khách hàng.
Báo cáo
- Báo cáo quản trị - Báo cáo bán hàng - Báo cáo công nợ
Qua đó đem lại lợi ích cho doanh nghiệp:
Thứ nhất, phần mềm giúp kế toán hóa rất nhiều thao tác thủ công thông thường. Phần mềm có công cụ để xây dựng rất nhiều loại danh mục như danh mục sản phẩm, danh nhóm sản phẩm, danh mục nhân viên, danh mục khách hàng, danh mục nhóm khách hàng… Một khi người dùng đã xây dựng thì có thể dùng lại và không phải mất công nhập lại nhiều lần. Thêm vào đó việc tự động sinh ra các báo cáo tài chính, sổ sách, tờ khai… sẽ giúp người kế toán giảm rất nhiều thao tác, công sức để xây dựng những báo cáo sổ sách này.
Thứ hai, phần mềm giúp công tác kế toán chính xác hơn. Việc kế toán thủ công, hay sử dụng excel thường mắc phải những sai sót trong quá trình tính toán hay hạch toán. Sử dụng phần mềm có thể đảm bảo tính chính xác về số liệu về các đối tượng, hàng hóa, công nợ…
Thứ ba, phần mềm giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định và dự báo nhanh chóng và chính xác. Doanh nghiệp có thể xem doanh nghiệp mình còn hay thiếu vật tư hàng hóa nào, hàng hóa nào bán chạy cần nhập thêm, hàng hóa nào cần bán giảm giá hay thanh lý.
Thứ tư, phần mềm giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều loại chi phí. Công tác kế toán nhanh hơn chính xác hơn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được các chi phí nhân sự
kế toán. Quản lý tốt việc sản xuất kinh doanh, hiểu rõ những chi phí cần thiết và không cần thiết sẽ tiết kiệm cho doanh nghiệp một khoản không hề nhỏ.
Cuối cùng nhưng không phải là kém quan trọng nhất đó là phần mềm giúp đội ngũ quản lý giải phóng sức lao động. Thay vì ngổn ngang giải quyết sự vụ do thông tin kế toán, quản trị không rõ ràng nhanh chóng, đội ngũ quản lý có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc phân tích, dự báo, xây dựng chiến lược, kế hoạch quản lý, sản xuất, kinh doanh tìm ra các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý, sản xuất, kinh doanh đem lại nhiều lợi ích, giá trị hơn cho bản thân, doanh nghiệp và xã hội.
Hà nội, tháng 4 năm 2012 Sinh viên
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. ThS. Trịnh Hoài Sơn, Giáo trình Phát triển ứng dụng trong quản lý, NXB Đại học kinh tế Quốc dân.
2. ThS. Trần Công Uẩn (2005), Giáo trình Cơ sở dữ liệu 1, 2. NXB Đại học kinh tế Quốc dân.
3. PGS.TS. Hàn Viết Thuận, Giáo trình Kỹ nghệ phần mềm, NXB Đại học kinh tế
Quốc dân.
4. PGS.TS. Hàn Viết Thuận, Giáo trình cấu trúc dữ liệu và giải thuật, NXB Thống kê năm 2005.
5. Các bài giảng:
• Môn Phát triển hệ thống thông tin quản lý của TS. Trương Văn Tú
• Và một số môn học khác của khoa Tin học kinh tế, đại học Kinh tế quốc dân