2.2.1 Công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin
Trong phân tích thiết kế hệ thống thông tin người ta tiến hành mô hình hóa hệ thống có nghĩa là biểu diễn các thành phần, mối quan hệ giữa các thành phần của hệ thống qua các sơ đồ để có được cái nhìn tổng quan về hệ thống. Một số công cụ thường được sử dùng để mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống như là sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD), sơ đồ luồng thông tin (IFD), và sơ đồ luồng dữ liệu (DFD).
a. Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD
Sơ đồ chức năng kinh doanh của hệ thống thông tin là một bản vẽ mô tả cho chúng ta biết hệ thống thông tin cần phải làm những chức năng gì mà chưa cần quan tâm nó làm như thế nào. Qua đó chúng ta có thể hiểu rõ các quy trình kinh doanh phục vụ cho quá trình ra quyết định. Đồng thời chúng ta cũng có thể hiểu được các quy tắc quản lý của doanh nghiệp, đơn vị về mặt quản lý tổ chức và quản lý kỹ thuật.
Vai trò của sơ đồ BFD được thể hiện ở các điểm sau : - Làm rõ các chức năng kinh doanh của hệ thống - Là cơ sở để phần công công việc
- Kiểm tra và điều tiết các công việc - Tách các chức năng thông tin
- Là cơ sở để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu DFD Thành phần của sơ đồ BFD bao gồm :
+ Tên các chức năng + Đầu vào của chức năng + Mô tả chức năng
+ Đầu ra của chức năng
Bước 1 : Liệt kê các công việc căn cứ vào các động từ có trong văn bản mô tả hoạt động của hệ thống, bổ sung thêm các công việc cho đầy đủ.
Bước 2 : Nhóm các công việc thành các chức năng nhỏ, gộp các chức năng nhỏ thành chức năng lớn hơn và đặt tên nhóm cho phù hợp.
Bước 3 : Vẽ sơ đồ BFD
Bước 4 : Phân tích và đánh giá hệ thống chức năng kinh doanh về tính hợp lý của công việc, khối lượng công việc theo thời gian để từ đó tư vấn về tổ chức và nhân sự, tổ chức lại sơ đồ cấu trúc công việc nếu cần thiết và đề xuất giải pháp tin học hóa và những chức năng phù hợp.
Quy tắc lập sơ đồ chức năng BFD:
- Tuần tự: Ghi chức năng của từng cấp theo thứ tự xuất hiện của chúng;
- Lựa chọn: Khi có sự lựa chọn giữa những gì xảy ra thì phải chỉ ra cách lựa
chọn và đánh dấu “0” ở phía trên, góc phải của khối chức năng đó.
- Phép lặp: Nếu một quá trình được thực hiện nhiều hơn một lần thì đánh dấu
“*” ở phía trên, góc phải của khối chức năng.
- Tên gọi của sơ đồ chức năng cần được đặt một cách đầy đủ, rõ ràng để người
đọc dễ hiểu và dễ dàng phân biệt giữa tên gọi của các chức năng với nhau.
- Sơ đồ chức năng cần được xác lập một cách sáng sủa, đơn giản, chính xác và
đầy đủ. Các chức năng trên cùng một cấp thì có độ phức tạp như nhau.
b. Sơ đồ luồng thông tin IFD
Sơ đồ luồng thông tin là bản vẽ được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự vận động của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật chất bằng các sơ đồ.
Lưu ý:
- Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ hướng. - Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ.
c. Sơ đồ ngữ cảnh (context diagram)
Sơ đồ ngữ cảnh thường được xây dựng ở giai đoạn đầu tiên của quá trình phân tích và được dùng để vạch ra biên giới của một hệ thống cũng như để phân tích viên hệ thống xem xét mọi tham số ở bên ngoài hệ thống.
Một sơ đồ ngữ cảnh bao gồm các thành phần :
- Một vòng tròn quá trình trung tâm biểu thị cho toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu. - Các hình chữ nhật biểu diễn các tác nhân ngoài hệ thống bao quanh vòng tròn. - Các dòng thông tin đi vào và đi ra giữa hệ thống và tác nhân ngoài được biểu diễn
bằng các mũi tên có ghi thông tin.
Sơ đồ luồng dữ liệu DFD là một công cụ dùng để mô hình hóa hệ thống thông tin, cung cấp cho phân tích viên hệ thống một cái nhìn tổng thể về hệ thống và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống đó, mô tả hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Điều quan trọng nhất là mô hình DFD chỉ ra phải có sẵn thông tin nào trước khi thực hiện một chức năng hay một quá trình và thông tin nào cần phải đưa ra sau khi thực hiện chức năng, quá trình đó. Các sơ đồ DFD có thể được phân rã thành các mức chi tiết hơn để mô tả cụ thể hơn các chức năng hoạt động của hệ thống.
Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu DFD:
Sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.
Các bước vẽ sơ đồ DFD:
Bước 1 : Đánh dấu tất cả các đầu mối thông tin ngoài. Bước 2 : Khoanh tròn các động từ.
Bước 3 : Gạch chân các danh từ thể hiện tài liệu, tên thông tin xuất hiện hoặc luân chuyển trong hệ thống.
Nguyên tắc vẽ sơ đồ DFD:
1. Luồng dữ liệu phải có tên, tên dữ liệu là một danh từ.
2. Các xử lý có tên bắt đầu là một động từ và phải được đánh số.
3. Các luồng dữ liệu không được phép cắt nhau, nguồn, đích, kho dữ liệu được phép vẽ lại nếu cần thiết.
4. Trên một sơ đồ DFD chỉ nên có tối đa 7 xử lý.
5. Dữ liệu đi qua một xử lý phải được biến đổi (dữ liệu đầu ra khác đầu vào).
Nguyên tắc phân rã DFD:
1. Lấy chuẩn xử lý để phân rã (khi văn bản mô tả xử lý cách thức làm việc mà dài hơn một trang A4 thì xử lý đó cần được phân rã)
2. Đảm bảo cân đối vào ra : Đầu vào của một xử lý mức trên cũng phải tồn tại là đầu vào của một xử lý mức thấp hơn. Đầu ra của một xử lý ở mức thấp cũng phải là đầu ra của xử lý mức trên.
3. Trong một DFD phải chứa các xử lý cùng cấp.
Các xử lý nguyên thủy (xử lý không phân rã được nữa) thì phải viết mô tả cho nó.