Phân tích thiết kế hệ thống quản lí nhân sự và tiền lương tại công ty cổ phần Tam Đa

LỜI CẢM ƠNĐể hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống thôngtin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Tam Đa” ngoài sự cố gắng của bản thân quaquá trình họ

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống thôngtin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Tam Đa” ngoài sự cố gắng của bản thân quaquá trình học tập còn có sự giúp đỡ rất nhiều của Nhà trường, của thầy cô, cùng banlãnh đạo cũng như cán bộ nhân viên trong Công ty Cổ phần Tam Đa

Trước hết em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, các thầy cô Khoa

Hệ thống thông tin kinh tế cùng toàn thể thầy cô giáo trong Trường Đại học ThươngMại đã tận tình giảng dạy và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho em trong suốt thời gian họctập tại trường

Em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến cô giáo, giảng viên Ths.Đặng Minh Tuyền đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ tận tình cho em trong thời gian thực hiện khóa

luận tốt nghiệp này

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu của Ban giám đốc cùng toàn thểnhân viên, các phòng ban của Công ty Cổ phần Tam Đa đã cung cấp đầy đủ thông tin

và tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập tại Công ty để em có thểnắm bắt được những kiến thức thực tế và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp

MỤC LỤC

Hà Nội, tháng 05 năm 2013Sinh viên thực hiện

Lê Văn Sáng

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

Từ viết tắt v

Nghĩa của từ v

PHẦN1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu 1

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu 2

1.3 Mục tiêu nghiên cứu 3

1.4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

1.5 Phương pháp nghiên cứu 3

1.6 Kết cấu khóa luận 3

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TAM ĐA 4

2.1 Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý 4

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản 4

2.1.2 Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin 5

2.2 Thực trạng về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Tam Đa 15

2.2.1 Giới thiệu về Công ty 15

2.2.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 18

2.2.3 Phân tích thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty 18

2.2.4 Đánh giá thực trạng 20

PHẦN 3 : PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TAM ĐA 23

3.1 Khảo sát hệ thống 23

3.2 Phân tích hệ thống 24

3.2.1 Phân tích chức năng 24

3.2.2 Phân tích dữ liệu 26

3.3 Thiết kế hệ thống 28

3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 28

3.3.2 Thiết kế module của hệ thống 36

3.3.3 Thiết kế giao diện 37

3.3.4 Thiết kế kiểm soát 40

3.4 Một số định hướng, giải pháp về quản lý nhân sự và tiền lươngtại Công ty Cổ phần Tam Đa 41

3.4.1 Định hướng phát triển quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Tam Đa 41

3.4.2 Một số giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao quản lý nhân sự và tiền lương tại Công ty Cổ phần Tam Đa 42

TÀI LIỆU THAM KHẢO 44

KẾT LUẬN 45

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

STT Tên Bảng biểu, sơ dồ hình vẽ

1 Hình 2.1 Mô hình hệ thống thông tin

Hình 2.2 Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

Hình 2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty

Hình 3.1 Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống

Hình 3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Hình 3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của hệ thống

Hình 3.4 Mô hình thực thể liên kết

Hình 3.5 Lược đồ quan hệ của các thực thể

Hình 3.6 Mô hình quan hệ của hệ thống

Hình 3.7 Sơ đồ các module chức năng của hệ thống

Hình 3.8 Giao diện đăng nhập hệ thống

Hình 3.9 Giao diện hệ thống

Hình 3.10 Giao diện đổi mật khẩu

Hình 3.11 Giao diện cập nhật hồ sơ nhân viên

Hình 3.12 Giao diện thông tin hợp đồng nhân viên

Hình 3.13 Giao diện thông tin lương nhân viên

Hình 3.14 Giao diện tra cứu quyết định nhân sự

Hình 3.15 Giao diện tra cứu hợp đồng lao động

Bảng 3.1 Bảng Hồ sơ nhân viên

Bảng 3.7 Bảng Chi tiết quyết định nhân sự

Bảng 3.8 Bảng Chi tiết bảng lương

BH & CCDVCBVNCNTTCSDLLCTCPTNDNTTQDNSQLNS&TL

Bán hàng & cung cấp dịch vụCán bộ nhân viên

Công nghệ thông tin

Cơ sở dữ liệuLược đồ chương trình

Cổ phầnThu nhập doanh nghiệpThông tin

Quyết định nhân sựQuản lí nhân sự và tiền lương

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu

Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật và công nghệ hiện đại kéo theo đó là

sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin Công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp hàng đầu đối với những quốc gia phát triển trên thế giới, thôngtin thực sự đã và đang ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong quá trình hội nhập, phát triển

Hiện nay các doanh nghiệp tại Việt Nam, nhất là các doanh nghiệp hoạt độngtrong lĩnh vực dịch vụ thương mại, sản xuất thì vai trò của tin học và quản lý thông tinbằng tin học lại càng có ý nghĩa đặc biệt Nó giúp các doanh nghiệp nâng cao chấtlượng quản lý và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu cạnh tranh vàphát triển Nhưng con người luôn là yếu tố trung tâm và sử dụng các tài nguyên kháccho quá trình phát triển Có được nguồn nhân lực vững mạnh, tay nghề cao là sự đảmbảo thành công cho tất cả mọi tổ chức Vì thế việc quản lý nguồn nhân lực là việc làmrất cần thiết và tất yếu

Công ty Cổ phần Tam Đa với chức năng chính là chuyên phân phối các sản phẩmngành nước, trong đó công ty là đại lý phân phối chính thức ống nhựa Đệ Nhất tạiMiền Bắc Với hệ thống tổ chức của Công ty ngày càng mở rộng, việc quản lý nhân sự

và tiền lương ngày càng phức tạp đòi hỏi công ty phải có một cơ chế quản lí hiệu quả,tiết kiệm chi và phù hợp với thực tại phát triển của công ty trong hiện tại và tương lai.Tuy nhiên hiện tại Công ty còn có nhiều vấn đề trong quản lí nhân sự, việc quản lý vẫn

ở dạng tin học hóa cục bộ và chưa thống nhất, chưa hình thành rõ ràng một hệ thốngquản lý nhân sự Thực tế hiện nay việc quản lý nhân sự tại Công ty chỉ đuợc xây dựng

và quản lý trên Excel, các văn bản chủ yếu được lưu trữ bằng giấy, hay các bộ nhớ thứcấp, việc truyền tải dữ liệu chủ yếu bằng email và fax gây khó khăn rất nhiều cho cáchoạt động kinh doanh, khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu Vì vậy, việc xây dựng hệthống quản lý nhân sự để nâng cao vấn đề nắm bắt con người, tổ chức, nhân viên củaCông ty là cần thiết

Do tầm quan trọng của vấn đề quản lý nhân sự nên qua quá trình thực tập tốtnghiệp tại Công ty Cổ phần Tam Đa, được tìm hiểu về công tác quản lý nhân sự tại

Công ty em quyết định lựa chọn đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương tại Công ty Cổ phần Tam Đa” Đề tài nhằm mục

đích đi sâu tìm hiểu quá trình quản lý nhân sự, cũng như phân tích những mặt mạnh vàđiểm yếu còn tồn tại để khắc phục, bổ sung, giúp cho tài nguyên con người càng đượcnâng cao

Quản lý nhân sự không chỉ đơn giản là đo đếm số lượng lao động, rồi tính toánnhững mức lương của họ Trái lại một hệ thống thông tin quản lý nhân sự phải giảiquyết được những điều cơ bản như: các yêu cầu thu thập, lưu trữ những thông tin về

hồ sơ nhân sự bao gồm như: lập mới hồ sơ, chuyển giao hồ sơ, cập nhật hồ sơ Bêncạnh đó là phục vụ cho quá trình tìm kiếm hồ sơ nhân sự một cách dễ dàng và nhanhchóng khi cần thiết Đặc biệt là phải kết xuất ra được các báo cáo như báo cáo lương,báo cáo theo hồ sơ nhân viên, cung cấp cho quá trình quản lý nhân sự

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Công tác quản lý nhân sự trong mỗi doanh nghiệp là một vấn đề có vai trò vô cùngquan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Công ty cổ phần Tam Đa sau hơn 10 năm thành lập và phát triển lĩnh vực phânphối các sản phẩm vật tư ngành nước đã và đang ngày càng dành được uy tín trên thịtrường Hiện nay, Công ty đang ngày càng mở rộng quy mô tổ chức và thị trường Để

có thể đáp ứng cho phát triển Công ty thì yếu tố quan trọng đóng vai trò quyết địnhchính là các hoạt động phát triển nguồn nhân lực đảm bảo cho Công ty có đủ nhânviên về số lượng cũng như chất lượng Muốn vậy tổ chức phải tiến hành: kế hoạch hóanhân lực; phân tích, thiết kế công việc; biên chế nhân lực, tuyển dụng, bố trí nhân lực;các chế độ đãi ngộ lương, thưởng và các điều kiện làm việc khác cho người lao động.Tuy nhiên, việc quản lý nguồn nhân lực của Công Ty Cổ Phần Tam Đa còn thực hiện khá thủ công với hệ thống cơ sở vật chất công nghệ thông tin còn nhiều hạn chế

và đang trong quá trình đầu tư tái trang bị Bởi vậy, nhằm nâng cao hiệu quả công tác

quản lý nhân sự của Công ty em đã lựa chọn đề tài “ Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương tại Công ty Cổ phần Tam Đa”

1.3 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa những cơ sở lý luận về hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản

lý, hệ thống thông tin quản lý nhân sự và phân tích, thiết kế hệ thống

- Phân tích và đánh giá thực trạng về công tác QLNS&TL tại Công ty CP Tam Đa

- Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin QLNS&TL tại Công ty Cổ phần Tam Đa

- Đưa ra một số định hướng, giải pháp về QLNS&TL tại Công ty Cổ phần Tam Đa

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

1.4.1 Đối tượng nghiên cứu

Cán bộ nhân viên, quy trình quản lý nhân sự, lương, thưởng và các chế độ đãi ngộnhân viên trong Công ty CP Tam Đa

1.4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Đánh giá thực trạng về công tác quản lý nhân sự tại Công ty CP Tam Đa từ năm

2008 – 2012

1.5 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu sử dụng một số phương pháp sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu hệ thống

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp điều tra, phỏng vấn

- Phương pháp phân tích, thống kê, tổng hợp

1.6 Kết cấu khóa luận

Ngoài Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, Sơ đồ hình vẽ, Danh mục từ viếttắt, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, kết cấu khóa luận gồm ba phần:

Phần 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của phân tích và thiết kế hệ thống thông tinquản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Tam Đa

Phần 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổphần Tam Đa

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TAM ĐA

2.1 Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản

 Hệ thống: Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ

ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung Trong hoạt động cótrao đổi vào ra với môi trường ngoài

 Hệ thống quản lý: Là một hệ thống có một mục đích mang lại lợi nhuận hoặc

lợi ích nào đó Đặc điểm của hệ thống là có sự tham gia của con người và trao đổi thôngtin

Hệ thống quản lý chia thành hai hệ thống con:

+ Hệ tác nghiệp: Gồm con người, phương tiện, phương pháp trực tiếp thực hiện mụctiêu đã đề ra

+ Hệ quản lý: Gồm con người, phương tiện, phương pháp cho phép điều khiển hoạt động của hệ thống

 Hệ thống thông tin (information system): Là tập hợp người, thủ tục và các

nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức

Hệ thống thông tin phát triển qua bốn loại hình:

+ Hệ xử lý dữ liệu: Lưu trữ, cập nhật dữ liệu hàng ngày, ra các báo cáo theo định kỳ

+ Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS): Một hệ thống

thông tin gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng thông tin giúp con người trong sản xuất,quản lý và ra quyết định

+ Hệ hỗ trợ ra quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định

+ Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết định mộtcách thông minh

Hình 2.1 Mô hình hệ thống thông tin

Trong hệ thống thông tin các yếu tố đầu vào (Input) của hệ thống gắn liền với việc thuthập dữ liệu đưa vào hệ thống xử lý Quá trình xử lý (Proccessing) gắn liền với quá trìnhbiến đổi đầu vào thành đầu ra (Output) và được chuyển đến đích (Destination) hay cậpnhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống

 Hệ thống thông tin quản lý nhân sự: Là một hệ thống thông tin dùng để thu

thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến nguồn nhân lựctrong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định Hệ thống thông tin quản lý nhân sự có vaitrò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, các thông tin do hệ thống mang lại có vai tròquan trọng trong việc ra quyết định liên quan đến nhân sự tại cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp

Nếu ta ứng dụng tin học vào công tác nhân sự thì dữ liệu của hệ thống thông tin quản

lí nhân sự tại cơ quan sẽ được lưu trữ và bảo quản trên các phương tiện nhớ của máy tínhđiện tử, các chương trình quản lí nhân sự cho phép ta lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm các thôngtin về nhân sự cũng như lương của nhân viên một cách nhanh chóng, thuận lợi

2.1.2 Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

 Quy trình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

Quy trình : gồm có các giai đoạn sau: khảo sát hiện trạng sát lập dự án, phân tích hệ

thống, thiết kế hệ thống, cài đặt hệ thống

+ Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án: Là công đoạn xác định tính khả thi của dự án

xây dựng hệ thống thông tin, thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm làm

phát

Xử lý và lưu giữ

Kho dữ liệu

rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ra giải pháp xâydựng hệ thông tin mới.

Công việc thực hiện:

Khảo sát hệ thống đang làm gì

Đưa ra đánh giá về hiện trạng

Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm

Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo

Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và nhữngràng buộc khác

+ Phân tích hệ thống: Là công đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập dự

án và là giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu)

Công việc thực hiện:

Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lýcủa hệ thống

Phân tích hệ thống về dữ liệu: xây dựng được lược đồ cơ sở dữ liệu mức logic của hệthống giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống

+ Thiết kế hệ thống: Là công đoạn cuối cùng của quá trình khảo sát, phân tích, thiết

kế Tại thời điểm này đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồ lược đồ thuđược ở công đoạn phân tích

Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý

Công việc thực hiện:

Thiết kế tổng thể

Thiết kế giao diện

Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế các kiểm soát

Thiết kế phần mềm

+ Cài đặt hệ thống

Quy trình cài đặt theo tiến trình sau:

Lập kế hoạch cài đặt Biến đổi dữ liệu Huấn luyện Các phương pháp cài đặtBiên soạn tài liệu về hệ thống

Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

+ Hệ thống được phân tích, thiết kế với 2 mức: mức vật lý và mức logic

+ Áp dụng phương thức biến đổi:

- Đi từ mô tả vật lý sang mô tả logic: Chuyển từ mô tả vật lý của hệ thống cũ sang mô

tả logic của hệ thống cũ

- Đi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới: Chuyển từ mô tả logic của hệ thống cũ sang

mô tả logic của hệ thống mới

Bằng cách trả lời:

Ở mức vật lý: Mô tả thực trạng hệ thống cũ làm việc như thế nào, làm gì?

Ở mức logic: Mô tả hệ thống mới làm gì, làm việc như thế nào?

Hình 2.2 Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

Phân tích hệ thống thông tin

Phân tích hệ thống thông tin: Là quá trình xem xét nhìn nhận, đánh giá hệ thống

thông tin hiện hành và môi trường của nó để xác định các khả năng cải tiến, phát triển hệthống

Mục đích của phân tích hệ thống: Giúp việc thu thập thông tin, đánh giá về hệ

thống hiện tại, tạo lập mối quan hệ tốt đẹp với người sử dụng, xác định chi tiết các khókhăn cần giải quyết của hệ thống hiện tại

Phân tích hệ thống thông tin gồm có: phân tích chức năng và phân tích dữ liệu

 Phân tích chức năng

Mô tả hệ thống

cũ làm việc như thế nào?

Mô tả hệ thống mới làm việc như thế nào?

Trong giai đoạn phải tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin để thấy đượcnhững chức năng, ưu điểm của hệ thống thông tin mới so với hệ thống thông tin cũ.Các công cụ dùng để mô hình hoá hệ thống thông tin: Biểu đồ phân cấp chứcnăng, biểu đồ luồng dữ liệu.

 Biểu đồ phân cấp chức năng

+ Khái niệm: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việccần thực hiện Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụthuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống

 Biểu đồ luồng dữ liệu.

+ Khái niệm: Là công cụ mô tả các dòng thông tin liên hệ giữa các chức năng vớinhau và giữa các chức năng với môi trường bên ngoài

+ Thành phần:

* Chức năng xử lý: Là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình xử

lý nào đó Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin từ đầu vào theomột cách nào đó như tổ chức lại thông tin hoặc tạo ra thông tin mới

Biểu diễn: Hình tròn hoặc hình oval trong có tên chức năng Tên chức năng là mộtđộng từ (có thể kèm thêm bổ ngữ)

Tên chức năng

Tên chức năng

* Luồng dữ liệu: Là việc chuyển giao thông tin (dữ liệu) vào hoặc ra khỏi chức năngnào đó.

Biểu diễn: Là mũi tên có hướng trên đó có ghi tên luồng dữ liệu Tên luồng dữ liệu làmột danh từ (có thể kèm tính từ)

Tên luồng dữ liệu

* Kho dữ liệu: Là các thông tin cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian, để sau đó

có một hoặc nhiều chức năng truy nhập vào

Biểu diễn: Cặp đường thẳng song song, bên trong có tên kho Tên kho là danh từ hoặc

là danh sách thuộc tính

* Tác nhân ngoài: Là một người, nhóm người hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiêncứu của hệ thống nhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi thông tin với hệthống Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, định rõ mốiquan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài

Biểu diễn: Hình chữ nhật bên trong có ghi tên tác nhân ngoài Tên tác nhân ngoài làmột danh từ

+ Các mức của biểu đồ luồng dữ liệu

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thốngthông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận

ra nội dung chính của hệ thống

Tên kho dữ liệu

Tên tác nhân ngoài

Tên tác nhân trong

Phân rã sơ đồ

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ.Bắt đầu từ sơ đồ mức ngữ cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 1, mức 2…

 Phân tích dữ liệu

Phân tích dữ liệu là một phương pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở có ích cho

hệ thống và định rõ mối quan hệ bên trong hoặc các tham khỏa giữa chúng Điều này cónghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ được lưu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức

và có thể thâm nhập được từ bất kỳ chương trình nào; phải có chỗ cho mọi thứ đều ở đúngchỗ của nó Công cụ sử dụng cho việc này chính là mô hình thực thể

Mô hình thực thể liên kết còn gọi là mô hình dữ liệu logic hoặc sơ đồ tiêu chuẩn

Mô hình thực thể liên kết được xây dựng từ các khái niệm logic chính:

+ Thực thể: Là chỉ đối tượng, nhiệm vụ, sự kiện trong thế giới thực hay tư duy đượcquan tâm trong quản lý Một thực thể tương đương với một dòng trong bảng nào đó

+Kiểu thực thể: Là nhóm một số thực thể lại, mô tả cho một loại thông tin chứ khôngphải là bản thân thông tin

- Các kiểu thực thể quan trọng nhất rơi vào ba phạm trù:

* Thông tin liên quan tới một trong các giao dịch chủ yếu của hệ thống

* Thông tin liên quan đến các thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ thống

* Thông tin đã khái quát, thường dưới dạng thống kê, liên quan tới vạch kế hoạch hoặckiểm soát

+ Liên kết: Trong một tổ chức hoạt động thống nhất thì các thực thể không thể tồn tạiđộc lập với nhau mà các thực thể phải có mối quan hệ qua lại với nhau Vì vậy khái niệmliên kết được dùng để thể hiện những mối quan hệ qua lại giữa các thực thể

Nhân viên

Ví dụ: Thực thể

+ Kiểu liên kết: Là tập hợp các liên kết có cùng bản chất Các kiểu liên kết cho biết sốthể hiện lớn nhất của mỗi thực thể tham gia vào liên kết với một thể hiện của một thực thểkhác Có ba kiểu liên kết:

* Liên kết một - một (1-1): Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-1 nếu một thực thểkiểu A tương ứng với một thực thể kiểu B và ngược lại

* Liên kết một - nhiều (1-n): Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-n nếu một thực thểkiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và một thực thể kiểu B chỉ tương ứng với mộtthực thể kiểu A

* Liên kết loại nhiều - nhiều (n-n): Hai thực thể A và B có mối liên kết n-n nếu mộtthực thể kiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và ngược lại

+ Thuộc tính: Là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay một liênkết Ngừơi ta chia ra làm ba loại thuộc tính: thuộc tính định danh (thuộc tính khóa), thuộctính quan hệ, thuộc tính mô tả Trong đó thuộc tính định danh là quan trọng nhất và bắtbuộc thực thể nào cũng phải có thuộc tính này để xác định

Ví dụ: Thực thể nhân viên có các thuộc tính sau:

Thuộc tính định danh Mã nhân viênThuộc tính mô tả Tên nhân viênThuộc tính quan hệ Số chứng minh thư nhân dân

 Thiết kế hệ thống thông tin

Lớp học phần n-n Giảng viên

Ví Dụ

Ví Dụ

Ví Dụ

Thiết kế hệ thống : Là tiến hành chi tiết sự phát triển của hệ thống mới đang

sinh ra trong giai đoạn phân tích hệ thống

Ý nghĩa của thiết kế hệ thống

+ Cung cấp thông tin chi tiết cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp để quyết định chấp nhậnhay không chấp nhận hệ thống mới, trước khi chuyển sang giai đoạn cài đặt và vận hành.+ Cho phép đội dự án có cái nhìn tổng quan về cách thức làm việc của hệ thống, nhận

rõ tính không hiệu quả, kém chắc chắn, yếu tố kiểm soát nội bộ

 Thiết kế cơ sở dữ liệu

* Mục đích của thiết kế cơ sở dữ liệu:

+ Hạn chế dư thừa dữ liệu, ngăn cản truy nhập bất hợp pháp

+ Cung cấp khả năng lưu trữ lâu dài cho các đối tượng và cấu trúc dữ liệu

+ Cho phép suy dẫn dữ liệu, cung cấp giao diện đa người dùng, cho phép biểu diễnmối quan hệ phức tạp giữa các dữ liệu

+ Đảm bảo ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, cung cấp thủ tục sao lưu và phục hồi dữ liệu

* Các bước thiết kế cơ sở dữ liệu bao gồm:

Bước 1: Xác định các thuộc tính

Sau khi xác định xem các thuộc tính thuộc loại nào, ta tiến hành loại bỏ những thuộctính không có ý nghĩa trong quản lý

Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra

Bước 3: Tiến hành chuẩn hoá theo các dạng chuẩn

* Dạng chuẩn 1 (1NF – First Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn 1 nếu các giátrị của tất cả thuộc tính trong quan hệ là nguyên tử Trong mỗi danh sách không đượcphép chứa những thuộc tính lặp

* Dạng chuẩn 2 (2NF – Second Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn 2 nếu quan

hệ đó ở dạng chuẩn 1 và tất cả các thuộc tính không phải khóa phụ thuộc hàm đầy đủ vàokhóa

* Dạng chuẩn 3 (3NF – Third Normal Form): Trong một danh sách không được phép

có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính

* Dạng chuẩn BCNF (Boyce Codd Normal Form): Quan hệ R ở dạng chuẩn BCNFkhi tất cả các phụ thuộc hàm X A trong R đều phải có X là khóa trong R

Bước 4:: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và vẽ mô hình quan hệ.

Bước 5: Xây dựng cơ sở dữ liệu ( các bảng cơ sở dữ liệu)

 Thiết kế phần mềm

Đây là một giai đoạn của thiết kế, nhằn đưa ra các quyết định về cài đặt, chứ chưa phải

là cài đặt, chưa phải là lập trình thật sự

 Đầu vào cho việc thiết kế phần mềm

+ Biểu đồ luồng dữ liệu của từng hệ thống con

+ Các giao diện

+ Các kiểm soát

+ CSDL

 Đầu ra của thiết kế phần mềm

+ Lược đồ chương trình (LCT) của mỗi hệ thống con

+ Đặc tả nội dung của từng module trong LCT

+ Phân bổ các module trong LCT thành các chương trình

+ Thiết kế các mẫu thử

Lập lược đồ chương trình: Là một biểu diễn dưới dạng đồ thị của một tập hợp các

module cùng với các gaio diện giữa các module đó

+ Các thuộc tính cơ bản của module

- Thông tin vào, ra: Thông tin nhận được từ chương trình gọi nó hoặc thông tin trả lạicho chương trình gọi nó

- Chức năng hàm biến đổi từ vào thành ra

- Cơ chế: Phương thức để thực hiện chức năng trên

- Dữ liệu cụ bộ: Các chỗ nhớ hay cấu trúc dữ liệu dùng riêng cho nó

Công cụ diễn tả lược đồ chương trình

+ Biểu diễn các module bằng hình chữ nhật có ghi tên nhãn

+ Kết nối các module: Được kết nối bằng các lời gọi, diễn tả bằng mũi tên

Ví dụ: Module A gọi module B

Tên module

BA

 Thiết kế giao diện

 Giao diện thiết kế phải thỏa mãn các điều kiện sau

+ Dễ sử dụng: Giao diện dễ sử dụng ngay cả với người không có kinh nghiệm

+ Dễ học: các chức năng gần gũi với tư duy của người sử dụng để họ có thể nắm bắt

 Các loại giao diện

+ Hộp thoại: là các giao diện phục vụ cho việc kiểm soát hệ thống, trao đổi thông tingiữa người sử dụng và hệ thống, kiểm tra quyền truy nhập, các hướng dẫn sử dụng hệthống, các thông báo lỗi sử dụng hay lỗi hệ thống

+ Màn hình nhập dữ liệu: đó là các khung nhập dữ liệu cho phép người sử dụng tiếnhành nhập dữ liệu cho hệ thống hay cung cấp thông tin cho việc tìm kiếm dữ liệu, đưa racác báo cáo theo yêu cầu

+ Màn hình báo cáo: đó là các biểu mẫu hiển thị các thông tin được thu thập và tổnghợp theo yêu cầu của người sử dụng

 Các nguyên tắc chung khi thiết kế giao diện

+ Luôn cung cấp thông tin phản hồi về công việc đang tiến hành cho người sử dụng.+ Thông tin trạng thái: cung cấp cho người sử dụng thông tin về phần hệ thống đangđược sử dụng

+ Công việc tối thiểu: hạn chế tối đa sự cố gắng không cần thiết của người sử dụng.+ Trợ giúp: sẵn sang cung cấp các trợ giúp khi người sở dụng cần

+ Dễ dàng thoát ra: Cho phép người sử dụng thoát ra khỏi hộp thoại dễ dàng bằng cácthao tác quen thuộc

+ Làm lại: cho phép hủy bỏ các thao tác đã tiến hành

2.2 Thực trạng về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Tam Đa

2.2.1 Giới thiệu về Công ty

 Thông tin chung về Công ty

Tên công ty: Công ty cổ phần Tam Đa Tên viết tắt: Tam Đa Trụ sở chính: 89 Bà Triệu - Phường Cẩm Đông - Cẩm Phả - Quảng Ninh

Giám đốc: Ông Nguyễn Văn Nghiễm

Điện thoại: 0333.711978 - Fax: 0333.723468

Mã số thuế: 5700585917 Số tài khoản: 4411.00000.61649Tài khoản: Đầu Tư và Phát Triển tỉnh Quảng Ninh

Đại diện doanh nghiệp trước pháp luật:

Nguyễn Văn Nghiễm

Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc

Hình thức tổ chức doanh nghiệp

Công ty cổ phần Tam Đa là doanh nghiệp thành lập theo hình thức là công ty cổphần hoạt động tuân thủ theo Luật doanh nghiệp do Quốc hội Nước Cộng hòa xã hộichủ nghĩa Việt Nam khóa XI, kỳ họp thứ 8 năm 2005 thông qua

Công ty cổ phần Tam Đa thành lập và hoạt động kinh doanh theo Chứng nhận

đăng ký kinh doanh số 2203000573 của Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh Quảng Ninh cấpngày 27 tháng 12 năm 2007 (thay đổi lần thứ nhất).Chứng nhận đăng ký kinh doanh số

5700 585 917 (thay đổi lần thứ hai)

Công ty cổ phần Tam Đa có con dấu riêng, độc lập về tài sản, được mở tài khoản

tại Kho bạc Nhà nước và các Ngân hàng theo quy định của pháp luật

TRỤ SỞ VÀ CHI NHÁNH

 Trụ sở chính tại Quảng Ninh

89 Bà Triệu - Phường Cẩm Đông - Cẩm Phả - Quảng Ninh

Điện thoại: 0333 711 978 Fax : 0333 723 468

Email: tamdaquangninh@gmail.com Website: http://ongnhuadenhat.com

 Chi nhánh tại Quảng Ninh

Số 399 - Cao Thắng – Hạ Long – Hòn Gai – Quảng Ninh

ĐT (Fax): 0333.821.222

Email: tamdaquangninh@gmail.com

 Chi nhánh tại Hà Nội

Số 311 Đường Nguyễn Xiển – Thanh Xuân – Hà Nội

ĐT: 0433.119.568 – 043.559.0383 Fax : 043.559.0383

Email: tamdahanoi@gmail.com (or) info@ongnhuadenhat.com

Website: http://www.ongnhuadenhat.com

 Chi nhánh tại Hưng Yên

Bạc Hạ - Long Hưng – Văn Giang – Hưng Yên

ĐT (Fax): 0321.376.2702

Email: tamdahungyen@gmail.com

KHO BÃI - VẬN TẢI

● Kho bãi số 1: Cẩm Đông - Cẩm Phả - Quảng Ninh

Điện thoại: 0333.711.978 Diện tích: 600m2

● Kho bãi số 2: Cao Thắng – Hạ Long – Hòn Gai – Quảng Ninh

Điện thoại: 0333.821.222 Diện tích: 300m2

● Kho bãi số 3: Long Hưng – Văn Giang – Hưng Yên

Điện thoại: 0321.376.2702 Diện tích: 1000m2

 Sơ đồ tổ chức trong Công ty

Hình 2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty

Nguồn: phòng kinh doanh chi nhánh Hà Nội

Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận như sau:

Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty, có nhiệm vụ thôngqua các báo cáo của ban giám đốc về tình hình hoạt động kinh doanh; quyết định cácchiến lược, phương án, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và đầu tư; tiến hành thảo luận thôngqua bổ sung, sửa đổi Điều lệ của Công ty

Giám đốc

Giám đốc điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty, chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cố đông về việc thực hiện cácquyền và nghĩa vụ được giao

Thư ký và trợ lý giám đốc

Là các vị trí tham mưu, trợ giúp cho giám đốc trong các công việc liên quan tới sắpxếp các thời gian, tổ chức lịch làm việc, là kênh liên lạc giữa giám đốc với các bộ phậncấp dưới

GIÁM ĐỐC

THƯ KÝ TRỢ LÝ

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

PGĐ KD TẠI TRỤ SỞ

PHÒNG

DỰ ÁN

KHO BÃI

PHÒNG KINH DOANH

PGĐ NỘI BỘ

PHÒNG HÀNH CHÍNH

PHÒNG

KẾ TOÁN

THỦ QUỸ

Phòng kinh doanh: chức năng chủ yếu là quản lý các hoạt động kinh doanh, kế

hoạch bán hàng Và tổ chức các hoạt động xúc tiến và quan hệ khách hàng

Phòng dự án: có nhiệm vụ tổ chức quản lý, triển khai các dự án Giám sát, tổ chức

các hoạt động kinh doanh

Phòng kế toán: đảm nhiệm các hoạt động về tài chính, thu chi của công ty, quản lý

lương nhân viên, cuối kỳ tài khóa tổng hợp và làm các báo cáo tài chính

Kho: thực hiện việc quản lý hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn kho và quản lý kho

bãi, xe và trung chuyển sản phẩm hàng hóa

Phòng hành chính: đảm nhiệm các hoạt động quản lý về nhân sự, lương và các

hoạt động hành chính khác của công ty

2.2.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

 Các lĩnh vực hoạt động, kinh doanh chủ yếu của Công ty

Ống nhựa Đệ Nhất uPVC: Các ống uPVC Đệ Nhất được sản xuất theo đúng tiêu

chuẩn: TCVN 6151, ASTM 2241, AS 1477 tương đương với ISO 4422, BS 3505

Phụ kiện uPVC : Phụ kiện uPVC dùng cho cấp nước - Tiêu chuẩn ISO & ASTM Ống nước và phụ kiện HDPE Đệ Nhất

Ngoài ra còn các phụ kiện đi kèm khác

2.2.3 Phân tích thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty

 Cách thức tổ chức nhân sự

Cách tổ chức nhân sự của công ty chịu sự chi phối rất lớn của cơ cấu tổ chức Công tyquản lí nhân viên thông qua việc quản lí tại các chi nhánh Việc tổ chức, tuyển dụng vàphân bổ nhân sự tại các chi nhánh là độc lập Cơ cấu tổ chức tại các chi nhánh là khônggiống nhau, mỗi chi nhánh được tổ chức cơ cấu phòng ban là khác nhau cho phù hợp với

các têu cầu và nhiệm vụ Ban giám đốc tiếp nhận các báo cáo từ các chi nhánh vào các kỳbáo cáo thường niên cuối quý hoặc khi có yêu cầu cấp thiết

Xây dựng lực lượng nhân sự chất lượng là mục tiêu lâu dài của Tam Đa Trong quátrình phát triển công ty luôn tạo dựng một môi trường làm việc thuận lợi nhằm giúp chonhân viên trong công ty có khả năng phát huy tối đa ưu điểm và thế mạnh, đồng thời tạo

ra mô trường làm việc hòa đồng, cởi mở nhưng hiệu quả

Song song với quá trình quản lý nhân sự là việc quản lí lương, thưởng và các chế độđãi ngộ hợp lí nhằm tạo cho nhân viên có tâm lí làm việc tốt, hết mình vì công ty, không

bị dao động hay phân tán vì các chế độ lương hay đãi ngộ Công ty luôn có chính sách đầu

tư chất xám khá tốt, thường xuyên có các đợt tăng lương, xét thưởng nhằm đánh giá đúngthực lực của nhân viên và tránh tình trạng chảy máu chất xám

 Tình hình phát triển nhân sự qua các năm

Tính đến cuối năm 2012 tổng số nhân viên trong hệ thống Công ty là 34 người

Trong đó có:

Thạc sỹ quản trị kinh doanh 1 người

Kỹ sư kỹ thuật 6 người

Cử nhân quản trị kinh doanh 12 người

Cử nhân ngoại ngữ và cử nhân luật : 2 người

Ngoài ra còn là các nhân viên tại các bộ phận với trình độ phổ thông có nhiều nămkinh nghiệm : Lái xe vận tải

Đây là đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong việc kinh doanh, phân phối, lắpđặt và bảo trì cũng như quản lí các dự án theo những yêu cầu thực tiễn của khách hàng.Những nhân viên này đều có hiểu biết rõ về kế toán, tài chính, kinh doanh và thị trườngđầu tư đồng thời có tư duy tốt, nhạy bén với công việc

 Vấn đề tin học hóa ở Công ty

Hiện nay theo khảo sát thì công ty vẫn chưa có phần mềm nào chuyên dụng để quản lýnhân sự, việc quản lý vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ và chưa thống nhất, chưa hình thành

rõ ràng một hệ thống quản lý nhân sự Thực tế hiện nay việc quản lý nhân sự tại Công tychỉ đuợc xây dựng và quản lý trên Excel gây khó khăn rất nhiều cho cán bộ quản lý nhân

sự như: theo dõi và cập nhật hệ số đánh giá năng suất lao động cho cán bộ nhân viên vẫn

chỉ thực hiện thủ công trên giấy Sau đó hàng tháng nhân viên phòng Hành chính – Nhân

sự mới cập nhật vào Excel; việc tính lương thực hiện trên bảng tính của chương trìnhExcel; nhân viên phòng Hành chính – Nhân sự không thể xuất báo cáo về tình trạng họcvấn, bằng cấp, báo cáo về quá trình công tác của nhân viên theo yêu cầu của Ban giámđốc nếu được yêu cầu

Vì vậy, yêu cầu cấp thiết hiện nay là xây dựng được hệ thống thông tin quản lý nhân

sự đáp ứng được nhu cầu quản lý, sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả của Công tyViettranet

2.2.4 Đánh giá thực trạng

 Những thuận lợi của quá trình quản lý nhân sự ở Công ty

Hạ tầng kỹ thuật CNTT trong Công ty có mức độ triển khai và hiệu quả sử dụng tốt,giúp cho quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp sản phẩm dịch vụ của Công ty một cáchhiệu quả và nhanh chóng Công ty đã tạo ra môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viêncủa mình, tạo môi trường kinh doanh hiệu quả tăng năng suất lao động của doanh nghiệp.Quá trình ứng dụng CNTT trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hànhrất tốt Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trẻ, ham học hỏi và dễ dàng thích ứng vớinhững sự thay đổi như khi Công ty triển khai một ứng dụng hệ thống mới (hệ thốngthông tin quản lý nhân sự), đội ngũ nhân viên trẻ trong công ty với tâm lý hướng ngoại

sẽ dễ dàng thay đổi tâm lý thói quen làm việc thủ công quen thuộc như trì trệ và chậmchạp để chuyển sang những ứng dụng CNTT thay thế, dễ dàng tiếp cận, áp dụng côngnghệ máy móc kỹ thuật trong hoạt động của mình Công ty còn tạo điều kiện cho nhânviên tham gia các khóa học nâng cao trình độ của bản thân, ngày càng tiếp cận hơn với

kỹ thuật hiện đại phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty

Cuối năm 2011, công ty đã đầu tư nâng cấp và thay mới hệ thống máy tính trêntoàn bộ các chi nhánh và trụ sở nhằm phục vụ cho quá trình kinh doanh Việc đầu tưnày khá quy mô và được đánh dấu việc công ty bắt đầu chú trọng tới việc đầu tư cho

hạ tầng công nghệ thông tin

Cụ thể hiện trạng trang bị và ứng dụng công nghệ thông tin của công ty như sau

Về trang thiết bị phần cứng: