Hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng và công nợ phải thu trong doanh nghiệp

Hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng và công nợ phải thu trong doanh nghiệp

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 3

1.KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU 3

1.1.Sự cần thiết và nhiệm vụ của kế toán bán hàng và công nợ phải thu 3

1.1.1 Đặc điểm của DN thương mại ảnh hưởng đến kế toán bán hàng và công nợ phải thu. 3

1.1.2 Một số vấn đề chung liên quan tới kế toán bán hàng và công nợ phải thu 4

1.1.3 Sự cần thiết và nhiệm vụ của kế toán bán hàng và công nợ phải thu. 9

1.1.3.1 Sự cần thiết của kế toán bán hàng và công nợ phải thu 9

1.1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng vàcông nợ phải thu 10

1.2 Tổ chức công tác kế toán bán hàng và công nợ phải thu 10

1.2.1.Chứng từ kế toán 10

1.2.2 Tài khoản kế toán sử dụng 11

1.2.3 Trình tự kế toán 15

1.2.3.1 Kế toán doanh thu bán hàng 15

1.2.3.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 19

1.2.3.4 Kế toán phải thu khách hàng 20

1.2.4 Sổ 21

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TY TNHH TIN HỌC 22

I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH TIN HỌC THÀNH TÂM 22

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Tin học Thành Tâm 22 1.2.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Tin học Thành Tâm 23

1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý và phân cấp quản lý tại Công ty TNHH Tin học Thành Tâm 26

1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Tin học Thành Tâm.28 1.4.1.Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán 28

1.4.2.Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán. 29

II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC THÀNH TÂM 32

2.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty TNHH Tin học Thành Tâm có ảnh hưởng tới công tác kế toán bán hàng và công nợ phải thu của DN 32

2.1.1 Công ty có hai mảng kinh doanh chủ yếu: 32

2 1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Tin học

Thành Tâm 32

2.1.3 Nguyên tắc kế toán bán hàng của Công ty TNHH Tin học Thành Tâm. 33

2.1.4 Nguyên tắc giá vốn bán hàng tại công ty TNHH Tin học Thành Tâm. 34

2.2 Thực trạng công tác kế toán bán hàng và công nợ phảI thu tại công ty TNHH Tin học Thành Tâm 34

2.2.1 Chừng từ sử dụng, công dụng, trình tự luân chuyển 34

2.2.2.Tài khoản 35

2.2.3.1 Kế toán bán hàng theo một số phương thức bán hàng chủ yếu 36

2.2.3.2 Trường hợp bán hàng trực tiếp cho khách hàng theo phương thức bán chịu .41

2.2.4 Các khoản giảm trừ doanh thu 45

2.2.5 Kế toán công nợ phải thu 48

2.3 Sổ kế toán 54

CHƯƠNG III: PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ

VÀ CễNG NỢ PHẢI THU TẠI CễNG TY TNHH TIN HỌC THÀNH TÂM 62

3.1 ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU TẠI CễNG TY TNHH TIN HỌC THÀNH TÂM 62

3.1.1 Những ưu điểm 62

3.1.2.Những nhược điểm 63

3.2 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THI TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC THÀNH TÂM 64

3.2.2 Một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và công nợ phải thu tại Công ty TNHH Tin học Thành Tâm .67

3.2.2.1 Thực hiện giảm giá cho khách hàng và hạch toán vào TK 532, 521. 67

3.2.2.2 Kiến nghị về nợ phải thu khó đòi 68

3.2.2.3 Kiến nghị về TK 131 “ Phải thu khách hàng ’’ 70

3.2.2.4 Kiến nghị về áp dụng chiết khấu trong thanh toán 70

3.2.2.5 Thực hiện công tác kế toán quản trị 70

KẾT LUẬN 72

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

Sơ đồ 01: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Tin học Thành Tâm 27

Sơ đồ 02: Tổ chức bộ máy kế toán Công ty TNHH Tin học Thành Tâm 29

Sơ đồ 03: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung 31

Sơ đồ 04: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy trên máy vi tính 31

Biểu đồ 01: Doanh thu hàng năm của Công ty TNHH Thành Tâm 26

Biểu số 02: 37

Biểu số 03: 38

Biểu số 04: 39

Biểu số 05 : 40

Biểu số 06: 42

Biểu số 07: 43

Biểu số 08: 44

Biểu số 09: 46

Biểu số 10 47

Biểu số 11: 49

Biểu số 12: 50

Biểu số 13: 51

Biểu đồ số 14: 53

Biểu số 15: 55

Biểu số 16: 56

Biểu số 17: 57

Biểu số 18: 58

Biểu số 19: 59

Biểu số 20: 60

LỜI NÓI ĐẦU

Đối với doanh nghiệp thương mại thì hoạt động kinh doanh chính là hoạtđộng bán hàng Lượng hàng hoá tiêu thụ là nhân tố trực tiếp làm thay đổi lợi nhuậncủa doanh nghiệp, nó thể hiện sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường, là

cơ sở đánh giá trình độ quản lý, hiệu qủa sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Mặt khác nó không chỉ là cầu nối giữa các đơn vị, thành phần kinh tế trong nướclại với nhau thành một thể thống nhất mà còn có ý nghĩa rất quan trọng thắt chặtthêm mối quan hệ quốc tế nối thị trường trong nước và thị trường quốc tế ngàycàng phát triển mạnh mẽ Do đó, doanh nghiệp phải tổ chức tốt nghiệp vụ bánhàng, bán hàng là khâu quyết định trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp Có bán được hàng doanh nghiệp mới đảm bảo thu hồi vốn bù đắp các chiphí đã bỏ ra và xác định đúng đắn kết qủa bán hàng sẽ là điều kiện tồn tại, pháttriển để doanh nghiệp tự khẳng định được vị trí của mình trên thương trường

Hoạt động sản xuất kinh doanh của các DN luôn diễn ra trong mối quan hệphổ biến với các DN khác với các tổ chức, các cá nhân và cơ quan quản lý của Nhànước Mối quan hệ này tồn tại một cách khách quan trong tất cả các hoạt động kinh

tế tài chính của DN Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, các khoản nợ của các cánhân, các tổ chức bên trong và bên ngoài DN về số tiền mua sản phẩm, hàng hóa,vật tư và các khoản dịch vụ khác chưa thanh toán cho DN

Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán bán hàng và công nợ phải thu ởcác DN thương mại nói chung và công ty TNHH Tin học Thành Tâm nói riêng,bằng lý luận trang bị ở nhà trường và sự giúp đỡ tận tình của các anh chị trongphòng kế toán công ty TNHH Tin học Thành Tâm, em mạnh dạn đi sâu nghiên cứu

đề tài: “ Hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng và công nợ phải thu trong doanh nghiệp”.

Nội dung của đề tài đề cập đến những vấn đề lý luận chung, thực tế và nhữngđành giá kiến nghị về công tác kế toán bán hàng và công nợ phải thu tại công tyTNHH Tin học Thành Tâm

Báo cáo bao gồm:

Phần I: Lý luận chung về kế toán bán hàng và công nợ phải thu trong DN Phần II: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán bán hàng và công nợ phải thu

tại công ty TNHH Tin học Thành Tâm

Phần III: Đánh giá chung và kiến nghị về kế toán bán hàng và công nợ phải

thu tại công ty TNHH Tin học Thành Tâm

Được sự giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo Đào Thị Hằng và các anh chị trongcông ty TNHH Tin học Thành Tâm … em đã hoàn thành chuyên đề này, với kiếnthức còn hạn chế, phạm vi đề tài rộng và thời gian thực tập chưa có nhiều nên bàiviết khó tránh khỏi những sai sót, em kính mong được nhận những góp ý, chỉbảo, giúp đỡ của các thành cô giáo, các anh chị trong phòng kế toán công tyTNHH Tin học Thành Tâm để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn

CHƯƠNG I

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI

THU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI.

1.KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU.

1.1.Sự cần thiết và nhiệm vụ của kế toán bán hàng và công nợ phải thu trong các DN thương mại

1.1.1.Đặc điểm của DN thương mại ảnh hưởng đến kế toán bán hàng và công nợ phải thu.

Sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường đã khẳng định tầm quan

trọng của thương mại trong đời sông kinh tế xã hội Với vai trò là cầu nối giữa sảnxuất và tiêu dùng, thương mại đã làm cho quá trình lưu thông hàng hoá đượcnhanh chóng và thuận tiện hơn, người mua có thể tìm thấy ở DN kinh doanhthương mại nhiều loại hàng hoá mà mình cần Trước đây trong cơ chế quan liêubao cấp, các DN thương mại hoạt động theo chỉ tiêu sản xuất của Nhà nước.Nhưng hiện nay, để đứng vững và phát triển DN thương mại phải nắm bắt và đápứng được tâm lý, nhu cầu của người tiêu dùng với sản phẩm có chất lượng cao, giáthành hạ, mẫu mã phong phú nhằm làm tốt cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng cũngnhư góp phần thúc đẩy sản xuất

Đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì bán hàng là một khâu quyếtđịnh trong mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến thànhcông hay thất bại của chu kì đó Giải quyết tốt khâu này tức là doanh nghiệp đãđảm bảo cho các chu kì kinh doanh được diễn ra thường xuyên liên tục Quá trìnhbán hàng là cơ sở để tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp, đó là mục tiêu hàng đầucủa mọi doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay

Trong các doanh nghiệp thương mại, kế toán các khoản phải thu có mối quan

hệ chặt chẽ với các nghiệp vụ kế toán khác như kế toán bán hàng, kế toán thanhtoán với các khoản thanh toán khác … Nhiệm vụ của kế toán công nợ phải thu làthực hiện tình hình thu lợi công nợ đối với người mua, quản lý tốt các khoản công

nợ phải thu nhằm quản lý tốt tài sản của doanh nghiệp.

1.1.2 Một số vấn đề chung liên quan tới kế toán bán hàng và công nợ phải thu

* Doanh thu bán hàng

- Doanh thu bán hàng là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong

kỳ từ hoạt động bán hàng hoá góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu

- Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng :

+ Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền

sỡ hữu hàng hoá của người mua

+ Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sởhữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá

+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

+ Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng+ Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

- Doanh thu bán hàng và chi phí liên quan đến cùng một giao dịch phải đượcghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp và theo năm tài chính

- Trường hợp hàng hóa hoặc dịch vụ trao đổi lấy hàng hoá hoặc dịch vụtương tự về bản chất thì không được ghi nhận là doanh thu

- Phải theo dõi chi tiết từng loại doanh thu từng mặt hàng ngành hàng, theodõi chi tiết từng khoản giảm trừ doanh thu, để xác định doanh thu thuần của từngloại doanh thu, chi tiết từng mặt hàng để phục vụ cho thông tin kế toán quản trịdoanh nghiệp và lập báo cáo tài chính

Để phản ánh doanh thu bán hàng của doanh nghiệp trong một kỳ hoạchtoán của hoạt động kinh doanh từ các giao dịch và nghiệp vụ bán hàng kế toán sửdụng TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ”

Để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá tiêu thụ trong nội bộdoanh nghiệp, kế toán sử dụng TK 512 “ Doanh thu bán hàng nội bộ ” TK nàyphải hạch toán chi tiết doanh thu nội bộ cho từng đơn vị trực thuộc trong cùngcông ty hoặc tổng công ty để lấy số liệu lập báo cáo hợp nhất

TK 511, 512 chỉ phản ánh doanh thu của khối lượng hàng hóa được xácđịnh là tiêu thụ trong kỳ không phân biệt doanh thu đã thu tiền hay sẽ thu đượctiền

Kế toán doanh thu bán hàng thực hiện theo nguyên tắc :

+ Đối với hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấutrừ, doanh thu bán hàng là giá bán chưa có thuế GTGT.

+ Đối với hàng hóa không thuộc diện chịu thuế GTGT, hoặc chịu thuế GTGTtheo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán

+ Đối với hàng hóa nhận bán đại lý, ký gửi theo phương thức bán đúng giáhưởng hoa hồng thì hạch toán vào doanh thu bán hàng phần hoa hồng bán hàng màdoanh nghiệp được hưởng

+ Trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp thì doanh thu bánhàng là giá bán trả ngay

+ Những hàng hóa được xác định là tiêu thụ nhưng vì lý do về chất lượng, vềqui cách kỹ thuật người mua từ chối thanh toán, gửi trả lại người bán hoặc yêu cầugiảm giá và được doanh nghiệp chấp thuận; hoặc người mua mua hàng với khốilượng lớn được chiết khấu thương mại thì các khoản giảm trừ doanh thu bán hàngnày được theo dõi riêng biệt trên các TK 531 “Hàng bán bị trả lại”, TK532 “Giảmgiá hàng bán”, TK521 “Chiết khấu thương mại”.Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC , ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính

* Các khoản giảm trừ doanh thu

- Các khoản giảm trừ doanh thu gồm có: Chiết khấu thương mại,giảm giáhàng bán,doanh thu hàng bán bị trả lại,thuế GTGT nộp theo phương pháp trực tiếp

và thuế xuất nhập khẩu.Các khoản giảm trừ doanh thu là cơ sở để tính doanh thuthuần và kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán.Các khoản giảm trừ doanh thu phảiđược phản ánh,theo dõi chi tiết,riêng biệt trên những tài khoản kế toán phù hợp,nhằm cung cấp các thông tin kế toán để lập báo cáo tài chính

+ Chiết khấu thương mại: Là khoản doanh nghiệp giảm trừ cho người muatrên giá bán niêm yết do người mua mua hàng với số lượng lớn

+ Giảm giá hàng bán: Là khoản doanh nghiệp giảm trừ cho người mua trêngiá bán do doanh nghiệp giao hàng không đúng thỏa thuận trong hợp đồng như saiquy cách,kém phẩm chất, không đúng thời hạn

Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua chỉ được tính là khoảngiảm trừ doanh thu nếu phát sinh sau khi phát sinh hóa đơn

+ Doanh thu hàng bán bị trả lại: Là doanh thu của số hàng đã xác định là tiêu

thụ nhưng bị khách hàng trả lại phần lớn là do lỗi của doanh nghiệp trong việc giaohàng không đúng thỏa thuận trong hợp đồng.

> Phương thức bán buôn hàng hoá

- Phương thức bán buôn hàng hoá qua kho

Bán buôn hàng hoá qua kho là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đóhàng hóa phải được xuất ra từ kho bảo quản của doanh nghiệp Trong phương thứcnày có 2 hình thức :

+ Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho

Theo hình thức này khách hàng cử người mang giấy uỷ nhiệm đến khocủa doanh nghiệp trực tiếp nhận hàng và áp tải hàng về Sau khi giao nhận hànghoá, đại diện bên mua ký nhận đã đủ hàng vào chứng từ bán hàng của bên bánđồng thời trả tiền ngay hoặc ký nhận nợ

+ Bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng

Bên bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, hoặc theo đơn đặt hàng củangười mua xuất kho gửi hàng cho người mua bằng phương tiện vận tải của mìnhhoặc thuê ngoài Chi phí vận chuyển gửi hàng bán có thể do bên bán chịu hoặc cóthể do bên mua chịu tuỳ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết Hàng gửi đi bán vẫnthuộc quyền sỡ hữu của doanh nghiệp đến khi nào bên mua nhận được hàng,chừng từ và đã chấp nhận thanh toán thì quyền sỡ hữu hàng hoá mới được chuyểngiao từ người bán sang người mua

- Phương thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng

Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng là phương thức bán buôn hàng hoá màtrong đó hàng hoá bán ra khi mua về từ nhà cung cấp trong đem về nhập kho của

doanh nghiệp mà giao bán ngay cho khách hàng Phương thức này có thể thực hiệntheo các hình thức sau :

+ Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (hình thức

tay ba) : DN thương mại bán buôn sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp của mình thìgiao hàng trực tiếp cho khách hàng của mình tại địa điểm do hai bên đã thoả thuận.Sau khi giao hàng hoá cho khách hàng theo đại diện bên mua sẽ ký nhận vàochừng từ bán hàng và quyền sở hữu hàng hoá đã được chuyển giao cho kháchhàng, hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ

+ Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng

Theo hình thức này, doanh nghiệp sau khi mua hàng, nhận hàng mua, dùngphương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài hoặc vận chuyển hàng đến giao chobên mua ở địa điểm đã được thoả thuận Hàng hoá trong trường hợp này vẫn thuộcquyền sỡ hữu của DN Khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo

có của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá được xácđịnh là tiêu thụ

> Phương thức bán lẻ hàng hoá :

- Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung

- Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp

- Hình thức bán hàng tự phục vụ

> Phương thức bán hàng đại lý

Là phương thức bán hàng mà trong đó doanh nghiệp thương mại giao hàngcho cơ sở nhận bán đại lý, ký gửi để các cở sở này trực tiếp bán hàng Sau khi bánđược hàng, cơ sở đại lý thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp và được hưởng mộtkhoản tiền gọi là hoa hồng đại lý

Số tiền chuyển giao cho các cơ sở đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của cácdoanh nghiệp thương mại, đến khi nào cơ sở đại lý thanh toán tiền bán hàng hoặcchấp nhận thanh toán thì nghiệp vụ bán hàngmới hoàn thành

Theo phương pháp này, doanh nghiệp sử dụng đơn giá thực tế nhập kho của

lô hàng xuất để xác định trị giá vốn thực tế của lô hàng đó Phương pháp này đảmbảo sự phù hợp giữa chi phí và thu nhập Tuy nhiên, để áp dụng được phương phápnày thì doanh nghiệp phải theo dõi được đơn giá thực tế từng lần nhập, nhận diệnđược cụ thể từng lô hàng Phương pháp này áp dụng đối với các doanh nghiệp có ítcác nghiệp vụ nhập xuất, các lô hàng có giá trị lớn và ít chủng loại hàng hoá

 Phương pháp nhập trước, xuất trước:

Phương pháp này được áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được muatrước thì được xuất trước, hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được muagần thời điểm cuối kỳ Theo phương pháp này, trị giá hàng xuất kho được tính theogiá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị hàng tồn khotính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ

 Phương pháp nhập sau, xuất trước:

Áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau thì được xuất trước

và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua trước đó Theo phươngpháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá trị của lô hàng nhập sau hoặcgần sau cùng, giá trị của hàng tồn cuối kỳ dược tính theo giá của hàng nhập đầu kỳhoặc gần đầu kỳ

 Phương pháp bình quân gia quyền:

Giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá trung bình của từng loại hàng tồn khođầu kỳ và được mua hoặc sản xuất trong kỳ Giá trị trung bình có thể được tính theo thời

kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp

Đơn giá

bình

quân

= Trị giá hàng tồn đầu kỳ + Trị giá hàng nhập trong kỳ

Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng

nhập trong kỳTrị giá vốn thực

tế hàng xuất kho = Số lượng xuất  Đơn giá bình quân

- Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ

Chi phí thu mua Chi phí thu mua

phân bổ cho hàng + hàng phát sinh

tồn đầu kỳ trong kỳ Trị giá

Chi phí thu mua mua hàng

phân bổ cho hàng = x xuất bán

xuất bán Trị giá mua hàng + Trị giá mua hàng trong kỳ

Do đó:

Để phản ánh trị giá vốn của hàng hoá đã bán trong kỳ kế toán sử dụng TK

632 "Giá vốn hàng bán"

* Công nợ phải thu là các khoản nợ của các cá nhân,các tổ chức đơn vị bên

trong và bên ngoài doanh nghiệp về số tiền mua sản phẩm,hàng hoá, vật tư và cáckhoản dịch vụ khác chưa thanh toán cho doanh nghiệp

- Khoản phải thu khách hàng lá khoản phải thu do khách hàng mua sảnphẩm, hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp nhưng chưa thanh toán

1.1.3 Sự cần thiết và nhiệm vụ của kế toán bán hàng và công nợ phải thu.

1.1.3.1 Sự cần thiết của kế toán bán hàng và công nợ phải thu.

Trong nền kinh tế thị trường, bán hàng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối vớidoanh nghiệp cũng như nền kinh tế:

- Đối với doanh nghiệp: Thực hiện tốt công tác bán hàng giúp cho doanhnghiệp thu hồi được vốn nhanh, rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanhvòng quay của vốn tạo điều kiện cho doanh nghiệp tiếp tục quá trình kinh doanh,giảm bớt số vốn phải huy động từ bên ngoài Do đó sẽ giảm được chi phí về vốngiúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận

- Đối với người tiêu dùng: Việc bán hàng của doanh nghiệp góp phần thỏamãn nhu cầu, đáp ứng đòi hỏi của người tiêu dùng; góp phần đưa người sản xuấttiếp cận với thị trường, việc bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được nhu cầuthị hiếu, tập quán tiêu dùng của xã hội Từ đó giúp nhà sản xuất có những điềuchỉnh kịp thời với nhu cầu của thị trường

- Đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân: Sự lớn mạnh của doanh nghiệp sẽ gópphần ổn định và phát triển nền kinh tế đất nước tạo điều kiện thuận lợi để thực hiệnmục tiêu chung của đất nước Mặt khác, thực hiện tốt quá trình bán hàng sẽ gópphần điều hoà giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa tiền và hàng, giữa khả năng và nhucầu và là điều kiện đảm bảo sự phát triển cân đối trong ngành cũng như toàn bộ nềnkinh tế quốc dân

Trong quá trình tổ chức hạch toán công nợ phải thu là một bộ phận khách quan

trong hạch toán kế toán Theo dõi các khoản phải thu sẽ giúp cho Công ty nắm bắtđược khả năng thanh toán của các khoản thu lại do người mua thanh toán, hạch toántốt giúp cho Công ty, nắm bắt được tốc độ thanh toán nhanh hay chậm, nhằm quản

lý vật tư tiền vốn tránh tình trạng chiếm dụng vốn hoặc sử dụng vốn không hợp lý,

có như vậy vòng quay vốn mới nhanh có hiệu quả, nhiều khả năng sinh lời tạo điềukiện tốt cho hoạt động kinh doanh của đơn vị và làm tròn nghĩa vụ với nhà nước.Chính vì vậy mà nó chiếm vị trí quan trọng trong hạch toán kế toán

1.1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng vàcông nợ phải thu.

Để đáp ứng được các yêu cầu quản lý về bán hàng và nợ phải thu thì kế toánphải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biếnđộng của từng loại hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị

- Ghi chép và phản ánh đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, cáckhoản giảm trừ doanh thu và chi phí cho từng hoạt động trong doanh nghiệp, đồngthời theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng

- Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tìnhhình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tình hình phân phối kết quả các hoạt động

- Cung cấp các thông tin kế toán phục vu cho việc lập báo cáo tài chính

- Theo dõi, ghi chép, phản ánh một cách kịp thời đầy đủ và chính xác cáckhoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ đó Qua đó kiểm tra, kiểmsoát tình hình quản lý và sử dụng tài sản của Công ty trong quá trình hoạt động sảnxuất kinh doanh, phát hiện ngăn chặn tình trạng chiếm dụng vốn, tình hình vi phạm

kỷ luật thanh toán

- Cung cấp kịp thời, thường xuyên định kỳ những thông tin về tình hình công

nợ phải thu và tình hình thanh toán công nợ cho Công ty và cán bộ quản lý Công ty,làm cơ sở căn cứ cho việc đề ra những quyết định hợp lý trong việc chỉ đạo quảtrình thi công sản xuất kinh doanh và quản lý tài sản Công ty

1.2 Tổ chức công tác kế toán bán hàng và công nợ phải thu.

1.2.1.Chứng từ kế toán.

- Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý

- Biên bản gửi hàng đại lý, ký gửi

- Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi

- Phiếu xuất kho

- Chứng từ kế toán liên quan khác như phiếu nhập kho hàng trả lại

1.2.2 Tài khoản kế toán sử dụng

-Kế toán bán hàng và công nợ phải thu sử dụng tài khoản:

+ TK 632: Giá vốn hàng bán

+ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

+ TK 131: phải thu của khách hàng

+ TK 521: Chiết khấu thương mại

+ TK 531 : Hàng bán bị trả lại

+ TK 532 : Giảm giá hàng bán

Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản khác

Nội dung và kết cấu các tài khoản như sau :

* TK 632 : Giá vốn hàng bán

Dùng để phản ánh giá vốn thực tế của hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã cungcấp, giá thành sản xuất của xây lắp ( đối với doanh nghiệp xây lắp ) đã bán trong

kỳ Ngoài ra còn phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh và chi phí xây dựng cơ bản

dở dang vượt trên mức bình thường, số trích lập hoàn nhập dự phòng giảm giáhàng tồn kho

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 632- GVHB

TK này có thể có số dư bên có: Phản ánh số tiền nhận trước hoặc số tiền dư đãthu nhiều hơn số phải thu của khách hàng, khi nhập bảng cân đối kế toán phải lấy số

dư chi tiếp của từng đối tượng TK này để ghi của 2 chỉ tiêu bên'' Tài sản và bênnguồn vốn

TK 632- Giá vốn hàng bán không có số dư

TK 632 – Giá vốn hàng bán

Trị giá vốn của hàng hoá dịch vụ đã tiêu

thụ trong kỳ

Phản ánh chi phí nguyên vật liệu, chi phí

nhân công và chi phí sản xuất chung cố

định không phân bổ, không được tính vào

trị giá hàng tồn kho mà tính vào giá vốn

hàng bán của kỳ kế toán

Phản ánh sự hao hụt, mất mát của hàng

tồn kho sau khi trừvào phần bồi thường

do trách nhiệm cá nhân gây ra

Phản ánh chi phí xây dung, tự chế hoàn

thành

Phản ánh sự chênh lệch giữa số dự phong

giảm giá hàng tồn kho năm nay lớn hơn

khoản đã lập dự phòng năm trước

Phản ánh hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (31/12) ( Chênh lệch giữa số phải trích lập dự phòng năm nay nhỏ hơn khoản

đã trích lập năm trước)Cuối kỳ, kế toan kết chuyển giá vốn sản phẩm, dịch vụ để xác định kết quả kinh doanh

* TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ cuối kỳ không có số dư

* TK 521 - Chiết khấu thương mại

Kế toán chiết khấu thương mại sử dụng TK 521 "Chiết khấu thương mại"

TK 521 dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảmtrừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng

TK 521 – Chiết khấu thương mại

- Số chiết khấu thương mại đã chấp - Kết chuyển toàn bộ số chiết khấu nhận thanh toán cho khách hàng thương mại sang TK “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ “ để xác

định doanh thu thuần của kỳ hạch toán

TK 521 không có số dư cuối kỳ

TK 5213 – Chiết khấu dịch vụ : Phản ánh toàn bộ số tiền chiết khấu

Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất

khẩu hoặc thuế GTGT tính theo

phương pháp trực tiếp phải nộp của

hàng hoá , dịch vụ trong kỳ kế toán

- Chiết khấu thương mại, giảm giá

hàng đã bán bị trả lại kết chuyển cuối

kỳ Kết chuyển doanh thu chuẩn hoạt

động bán hàng và cung cấp dịch vụ

vào TK 911- XĐKQKD

- Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ của doanhnghiệp thực hiện trong kỳ hạch toán

thương mại tính trên khối lượng dịch vụ đã cung cấp cho người mua dịch vụ.

*TK 531- Hàng bán bị trả lại

Dùng để phản ánh doanh thu của một số hàng hoá, thành phẩm lao vụ, dịch

vụ bán nhưng bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân: Do vi phạm cam kết, viphạm hợp động kinh tế, hàng bị mất hoặc kém phẩm chất, sai quy tắc, không đúngchủng loại

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 531- Hàng bán bị trả lại

tiền cho người mua hàng hoặc

tính vào khỏan nợ phải thu của

khách hàng về số sản phẩm hàng

hóa đã bán ra

Kết chuyển trị giá của hàng bị trảlại vào TK 511- Doanh thu bán hàng cung cấp và dịch vụ hoặc

TK 521- Doanh thu nội bộ để xác

định doanh thu thuần

TK 532- Giảm giá hàng bán

Giảm giá hàng bán đã chấp

thuận cho người mua hàng

Kết chuyển các khoản giảm giá hàng bán vào bên Nợ TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ hoặc TK 521- Doanh thu nội bộ

* TK 131 - Phải thu khách hàng

TK 131 - Phải thu khách hàng

- Số tiền phải thu của khách hàng - Số tiền khách hàng đã trả

- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của

1.2.3.1 Kế toán doanh thu bán hàng

* Kế toán bán hàng theo phương thức trực tiếp trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

TK156 TK 632 TK 911 TK 511, 512 TK 111,131,113 (1) ( 10) ( 8a)

(4) Xuất kho thành phẩm gửi bán

(5) Trị giá vốn thành phẩm xuất kho bán trực tiếp

( 1a ) Kết chuyển thành phẩm tồn kho gửi bán đầu kỳ

( 1b ) Kết chuyển thành phẩm tồn kho gửi bán cuối kỳ

( 2 ) Giá thực tế thành phẩm hoàn thành trong kỳ

( 3a ) Doanh thu tiêu thụ theo giá bán không thuế GTGT

( 5 ) Kết chuyển doanh thu thuần

( 6 ) Kết chuyển giá vốn hàng bán

* Trường hợp bán hàng trả chậm, trả góp

TK 156 TK 632 TK 511 TK 111, 112

(1)

(4)

TK 131

TK 333(1) (2)

TK 3387

TK 515

(3)

Trong đó: (1): Ghi nhận doanh thu, số tiền đã thu và số còn phải thu, tiền lãi do bán hàng trả chậm, trả góp (2): Số hàng thu được ở các kỳ tiếp theo (3): Định kỳ, ghi nhận doanh thu tiền lãi bán hàng trả chậm, trả góp trong kỳ (4): Phản ánh giá vốn hàng bán * Trường hợp bán hàng qua các đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng + Các đại lý thanh toán trừ ngay tiền hoa hồng TK 511 TK 6421

Doanh thu Hoa hồng TK 333 (1) TK 111, 112, 131 Thuế Tổng giá thanh toán

+Trường hợp các đại lý thanh toán riêng tiền hoa hồng

1.2.3.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

* Kế toán chiết khấu thương mại

Trình tự kế toán như sau:

(1): Phản ánh số chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ

(2): Cuối kỳ kết chuyển số chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ

(3): Giảm thuế GTGT tính trên giá bán đã trừ chiết khấu (nếu có)

(1): Thanh toán với người mua về số tiền của hàng bán bị trả lại

(2): Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ doanh thu bán hàng bị trả lại phát sinh trong kỳsang TK 511, 512 để xác định doanh thu thuần

(3): Giảm thuế GTGT (nếu có)

(4): Phản ánh giá vốn hàng bán của số hàng bị trả lại

* Kế toán giảm giá hàng bán

5111, 512 để xác định doanh thu thuần

(3): Giảm thuế GTGT (nếu có)

1.2.3.4 Kế toán phải thu khách hàng

Trong đó:

(1) Doanh thu của hàng hoá cung cấp,dịch vụ bán ra trong kỳ được xác định làtiêu thụ kế toán phản ánh số tiền phải thu nhưng chưa thu

(2) Số tiền thanh lý,nhượng bán TSCĐ chưa thu được

(3) Chiết khấu thương mại,giảm giá hàng bán,hàng bán bị trả lại do không đúngqui cách phải trả lại cho kháchhàng

(4) Khi nhận được số tiền khách hàng trả hoặc ứng trướ tiền hàng

(5) Khoản chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanhtoán sớm tiền hàng trước quy định trừ vào số tiền phải thu

(6) Bù trừ nợ

(7) Nếu có khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể đòi được,phải xử lýxoá sổ

(8) Các khoản chi hộ kháchhàng

(9a) Chênh lệch tỷ giá tăng khi đáng giá lại cáckhoản phải thu kháchhàng

(9b) Chênh lệch tỷ giá giảm khi đành giá cá khoản phải thu của khách hàngbăng ngoại tệ cuối kỳ

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TY TNHH TIN HỌC

THÀNH TÂM

I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH TIN HỌC THÀNH TÂM 1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Tin học Thành Tâm

Công ty TNHH Tin học Thành Tâm là Công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân,

tự chủ trong kinh doanh và hạch toán độc lập, có tài khoản tại ngân hàng có condấu riêng

Tên đầy đủ Công ty: Công ty TNHH Tin học Thành Tâm

Tên viết tắt công ty: T&T

Lôgô công ty:

Mã số thuế: 2900486869

Có tài khoản tại Ngân hàng Ngoại thương Vinh

Số tài khoản: 010.100.001.5011

Có trụ sở đặt tại: 87 Nguyễn Thị Minh Khai - TP Vinh - Nghệ An

Số điện thoại: 0383 533 456 Fax: 0383 533 568

Công ty TNHH Tin học Thành Tâm tiền thân là Doanh nghiệp tư nhân ThànhTâm, được thành lập từ năm 1998 Sau 03 năm hoạt động và trưởng thành, để phùhợp với yêu cầu kinh doanh ngày càng phát triển, mở rộng kinh doanh, huy độngthêm vốn, bước sang năm 2002, Doanh nghiệp tư nhân Thành Tâm được chuyểnthành Công ty TNHH Tin học Thành Tâm

Sự thành lập và phát triển của Công ty TNHH Tin học Thành Tâm gắn vớinhữg cột mốc quan trọng sau:

- Năm 1998: Thành lập Doanh nghiệp

- Năm 2000: Thành lập Chi nhánh Thành Tâm tại Hà Tĩnh

- Năm 2002: Chuyển đổi thành Công ty và thành lập trung tâm sản xuất phần mềm.

- Năm 2003: Thành lập chi nhánh Thành Tâm tại Quảng Bình

- Năm 2004, 2005, 2006 tiếp tục mở rộng mô hình kinh doanh ở các đại lý tại huyện Diễn Châu, Quỳnh Lưu

- Năm 2007: Thành lập chi nhánh tại Hoàng Mai - Quỳnh Lưu - Nghệ An và

mở đại lý phân phối độc quyền phần mềm kế toán TvaT tại Quảng Trị

Trải qua 10 năm xây dựng và phát triển Công ty TNHH Tin học Thành Tâm

đã vượt qua được những khó khăn ban đầu, từng bước tạo được uy tín đối với kháchhàng, khẳng định được khả năng cung cấp dịch vụ và giải pháp công nghệ cao

1.2.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Tin học Thành Tâm.

Là một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực công nghệ thông tin củatỉnh Nghệ An, chuyên cung cấp các thiết bị, dịch vụ và giải pháp công nghệ thôngtin Trong những ngày đầu thành lập, Công ty TNHH Tin học Thành Tâm đã gặpkhông ít khó khăn Đặc biệt, trong lĩnh vực phát triển phần mềm, Công ty gặp rất ítkhó khăn trong vấn đề phát triển thị trường, kỹ thuật cũng như vấn đề chuyển giaosản phẩm Nhưng với quyết tâm luôn đi tiên phong trong công cuộc tin học hoá,đưa công nghệ vào cuộc sống mỗi con người, mỗi doanh nghiệp qua việc cung cấpcác dịch vụ công nghệ và thông tin chất lượng cao, mong muốn mang lại các giá trịgia tăng cho khách hàng Cùng với chính sách, định hướng của UBND tỉnh Nghệ

An, Sở Bưu chính Viễn thông Nghệ An, Công ty TNHH Tin học Thành Tâm đãtừng bước khắc phục được khó khăn và gặt hái được nhiều thành tích

Lĩnh vực kinh doanh của công ty:

- Mua bán máy tính, phần mềm máy tính đã đóng gói, thiết bị ngoại vi, thiết bịđiển tử viễn thông, thiết bị điều khiển;

- Tư vấn máy tính các dịch vụ liên quan đến máy tính;

- Sản xuất phần mềm máy tính;

- Lắp ráp máy vi tính, thiết bị điện tử; In và các dịch vụ liên quan đến in;

- Dịch vụ nhiếp ảnh

- Dịch vụ tư vấn, thiết kế lắp đặt hệ thống điện thoại

Phạm vi hoạt động chủ yếu tập trung ở 3 tỉnh: Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình Thịtrường kinh doanh đa dạng, bao gồm các Sở, Ban, Ngành; các dự án có vốn đầu tư nước

ngoài; các doanh nghiệp Nhà nước; các công ty TNHH, công ty cổ phần, các hộ gia đình

Công ty ý thức rằng: " Khách hàng là nền tảng của thành công - Lợi ích đích thực phải được kết hợp hài hoà từ lợi ích của khách hàng, của công ty, của mỗi nhân viên và của cộng đồng'' Chính vì vậy tập thể ban giám đốc và nhân viên của Thành Tâm quyết tâm sẽ hoạt động theo phương châm: “ Lợi ích của khách hàng

là trên hết, lợi ích của người lao động được quan tâm, đóng góp có hiệu quả vào

sự phát triển của cộng đồng” Thành Tâm cam kết sẽ thoả mãn tối đa lợi ích của

khách hàng trên cơ sở cung cấp cho khách hàng những sản phẩm chất lượng, dịch

vụ phong phú, đa dạng, đồng bộ, nhiều tiện ích, chi phí có tính cạnh tranh, luônquan tâm đến cả đời sống tinh thần của nhân viên

Trong ba năm gần đây (2005-2007), Công ty TNHH Tin học Thành Tâm luôngặt hái được những thành tựu quan trọng như: phân phối các sản phẩm công nghệthông tin; tư vấn, thiết kế, thi công các hệ thống mạng, cung cấp các giải pháp phầnmềm; Thành Tâm đã và đang trở thành nhà cung cấp xuất sắc cho các hãng nổitiếng trên thế giới như : INTEL (đại lý chính thức về CPU, Mainboard); XEROX(đại lý chính thức về Photocopy, máy in); FPT, VITEK VTB, MekongGreen (Máytính Việt Nam chất lượng cao), IBM, FUJITSU (Máy chủ, máy tính cá nhân, máyxách tay, máy in, máy quét) và là đối tượng đáng tin cậy cho các đối tượng trong vàngoài tỉnh, cho các Sở, Ban, Ngành Đặc biệt với thành tích đạt giải Sao Khuê(phần mềm ưu việt ), của Hiệp hội phần mềm Việt Nam, Thành Tâm đã trởthành niềm tự hào của tỉnh Nghệ An và cả khu vực Bắc Miền Trung

* Về cơ sở vật chất của Công ty TNHH Tin học Thành Tâm:

* Kết qủa hoạt động của Công ty TNHH Tin học Thành Tâm

§¬n vÞ tÝnh: 1.000 ®

Chỉ tiêu

Số tuyệt đối

So với 2004 (%)

Số tuyệt đối

So với 2005 (%)

Số tuyệt đối

So với 2006 (%)

Vốn đầu tư 4.170.200 0,71 4.227.800 1,01 4.316.200 1,02Doan thu 18.915.471 0,93 19.275.254 1,02 20.719.428 1,07

án lớn, vốn đầu tư hàng tỷ đồng Đặc biệt đã cung cấp phần mềm ứng dụng chotrên 200 đơn vị trong và ngoài tỉnh đáp ứng tốt các yêu cầu quản lý, điều hành củacác đơn vị Qua đó, góp phần đẩy mạnh ứng dụng và phát triển Công nghệ thôngtin, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, phục vụ sự nghiệp côngnghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước Công ty TNHH Tin học Thành Tâm luôn chấphành tốt các nghĩa vụ đối với Nhà nước, đóng góp một phần của ngân sách Tỉnh

Biểu đồ 01: Doanh thu hàng năm của Công ty TNHH Thành Tâm

1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý và phân cấp quản lý tại Công ty TNHH Tin học Thành Tâm.

Số lượng nhân viên: 44 người (chưa tính các chi nhánh, đại lý), trong đó tỷ lệcao đẳng, đại học chiếm 85% với các nghành tài chính kế toán, quản trị kinh doanh,

kỹ sư công nghệ thông tin, điện tử Trải qua bao năm kinh nghiệm thực tế trongcông việc nghiên cức đã trở thành chuyên gia đầu nghành trong nhiều lĩnh vực.Công ty đã tạo ra môi trường làm việc tốt, đời sống tinh thần, vật chất của người laođộng ngày càng được nâng cao Thực hiện đầy đủ việc trích nộp bảo hiểm xã hội,bảo hiểm y tế cho người lao động Thực hiện tốt công tác đào tạo, bồi dưỡng nănglực quản lý lãnh đạo cá nhân và phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp, tạo cáclớp nhân lực kế cận, có chuyên môn cao, nhiệt tình sáng tạo Công ty đã đào tạođược một nguồn nhân lực về công nghệ thông tin, phát triển lực lượng chuyên sâu,đặc biệt là đội ngũ chuyên gia phần mềm, đáp ứng kịp thời và thường xuyên nhucầu trong và ngoài tỉnh Đầu tư thoả đáng cho công tác đào tạo, nghiên cứu côngnghệ thông tin, sử dụng thương mại điện tử, ứng dụng tin học vào quản lý tại đơn vị

và đồng thời góp phần phổ biến nâng cao nhận thức và kiến thức về công nghệthông tin cho toàn xã hội

Năm 2006

Năm 2007

Doanh thu

* Thành phần lãnh đạo Công ty

Tổng giám đốc: Là người đứng đầu bộ máy lãnh đạo của công ty thực hiện

quản lý trực tuyến phụ trách chung của toàn công ty Đồng thời là người đại diệntrước pháp luật, cơ quan chức năng, chịu trách nhiệm trước Nhà nước, cơ quan chủquản và công ty về kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty

Phó giám đốc: Giúp giám đốc điều hành công ty theo sự phân công và uỷ

quyền của giám đốc, chịu trách nhiệm trước pháp luật và giám đốc công ty vềnhững kết quả được phân công và uỷ quyền của giám đốc, thay mặt giám đốc với tưcách là người đại diện pháp nhân của công ty khi giám đốc đi vắng và có uỷ quyềnđiều hành (từng phần việc hặc toàn bộ công việc)

Công ty TNHH Tin học Thành Tâm có ba phó giám đốc: Một phó giám đốcsản xuất phần mềm là người điều hành trực tiếp trung tâm phần mềm Một phó giámđốc kinh doanh là người điều hành trực tiếp phòng kinh doanh và phòng dự án Mộtphó giám đốc kỹ thuật là người điều hành trực tiếp phòng kỹ thuật và bảo hành

* Bộ máy hoạt động của Công ty gồm các phòng ban:

Trung tâm sản xuất phần mềm : Có nhiệm vụ sản xuất và chuyển giao phần

mềm Thiết kế, chuyển giao các phần mềm ứng dụng, các phần mềm theo đơn đặthàng

Phòng kinh doanh : Có nhiệm vụ trực tiếp giao dịch với khách hàng, tư vấn

và thoả thuận để đi đến ký kết hợp đồng kinh tế, đồng thời tìm kiếm và lựa chọn

Trung tâm sản

xuất phần mềm Phòng Kinh doanh Phòngdự án Phòng Kü thuật và bảo hành

Phó giám đốc kü thuật

nguồn hàng Hàng ngày, phòng kinh doanh tham khao sự biến động của thị trường

để đưa ra mức giá phù hợp, báo giá cho cửa hàng, khách hàng lớn và các kháchhàng truyền thống của công ty Ngoài ra, phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ thammưu cho ban giám đốc về đối tác, khách hàng tiềm năng trong tương lai

Phòng dự án : Nghiên cứu và phát triển các dự án về phát triển công nghệ

phần mềm, các giải pháp phát triển mạng, triển khai các dự án, tư vấn triển khaicông nghệ

Phòng kỹ thuật và bảo hành: Có nhiệm vụ lắp máy, cài đặt các hệ thống

phục vụ nhu cầu khách hàng, phục vụ các dịch vụ sau bán hàng Nhiệm vụ rất quantrọng đối với nhân viên phòng kỹ thuật và bảo hành đó là tiến hành bảo hành vàgiao nhận sản phẩm, sửa chữa cung cấp các thông tin hướng dẫn cho khách hàng

Phòng kế toán: Nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh có liên

quan đến hoạt động của công ty, theo dõi sự biến động tài chính của công ty Tậphợp các bộ phận kế toán công nợ, kế toán thuế, để lập báo cáo, tham mưu cho bangiám đốc về mặt tài chính Giúp đỡ cho ban giám đốc về mặt chuyên môn, chịutrách nhiệm trước cấp trên về chấp hành pháp luật, luật lệ chế độ kế toán tài chínhhiện hành Phòng kế toán là bộ phận có trách nhiệm quản lý sử dụng vốn có hiệuquả, khai thác khả năng tiềm tàng của tài sản, cung cấp thông tin tài chính chính xáckịp thời, toàn diện để ban giám đốc ra quyết định kinh doanh Tổng hợp tình hìnhcông nợ của công ty, cân đối công nợ theo từng đối tượng khách hàng và tiến hànhthu hồi các khoản nợ khi đến thời hạn thanh toán Bên cạnh đó phòng kế toán còn

có nhiệm vụ theo dõi ghi chép và phản ánh tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho hànghoá, đồng thời là bộ phận quản lý kho hàng, ghi chép hoá đơn GTGT, cùng các bộphận kế toán khác lập báo cáo Thuế Thực hiện các giao dịch giữa công ty với ngânhàng Tính toán thường xuyên các chỉ tiêu về khẳ năng thanh toán (hiện thời vànhanh) để từ đó có cái nhìn tổng quát xem hệ số này có cao hơn so với con số tươngứng của đối thủ cạnh tranh và hơn mức trung bình của ngân hàng hay không

1.4.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Tin học Thành Tâm

1.4.1.Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán

đồ 0 2 : Tổ chức bộ máy kế toán Công ty TNHH

Tin học Thành Tâm

- Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp:

Có nhiệm vụ tổ chức, điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của công ty, thammưu cho giám đốc về các hoạt động tài chính Tổ chức hướng dẫn công tác hoạchtoán, công tác lập báo cáo quyết toán tại văn phòng công ty Bên cạnh đó kế toántrưởng kiêm kế toán tổng hợp nên còn có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra công việccủa kế toán viên Đồng thời kế toán trưởng kiêm luôn kế toán tiền mặt

- Kế toán bán buôn:

Bộ phận này có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất tồn của hàng hoá ở cáckho bán buôn và kho bán lẻ, hoạch toán các nghiệp vụ liên quan đến bán buôn, làmcác phiếu xuất kho khi có đề nghị của phòng kinh doanh

- Kế toán bán lẻ:

Bộ phận này có nhiệm vụ hoạch toán chính xác tình hình tiêu thụ sản phẩm,doanh thu bán hàng, các nghiệp vụ nhập hàng, theo dõi tình hình nhập xuất tồn củahàng hoá tại siêu thị, cập nhật phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng vào máy tính Thungân tại siêu thị hàng ngày làm báo cáo quỹ nộp lên thủ quỹ công ty

- Kế toán công nợ:

Phụ trách công tác thanh toán với khách hàng như: phải thu khách hàng, phảitrả cho người bán, thanh toán trong nội bộ như: phải thu nội bộ, phải trả nội bộ, thực hiện thanh toán đối ngoại, giải quyết các khiếu nại, bồi thường Theo dõi tìnhhình công nợ của công ty và tìn hình thanh toán của công ty đối với khách hàng.Hàng tuần đối chiếu công nợ, theo dõi sổ chi tiết TK 131 và báo cáo công nợ lêngiám đốc

Kế toán trưởng ( Kế toán tổng hợp)

Kế toán

bán buôn Kế toán bán lẻ

Kế toán công nợ Kế toán thuế Thủ quỹ

- Kế toán thuế:

Tính toán, tổng hợp và kê khai đầy đủ, chính xác số thuế, phí, lệ phí phải nộp.Theo dõi tình hình thanh toán giữa công ty với Nhà nước về các khoản thuế, phí, lệphí và các khoản phải nộp, đã nộp

Phòng kế toán của Công ty TNHH Tin học Thành Tâm được tổ chức theo bộ

máy tập trung, sử dụng hình thức kế toán máy TvaT và áp dụng hình thức nhật ký

chung Với hình thức kế toán tập trung thì mỗi bộ phận kế toán thực hiện phần hành

kế toán riêng biệt, tuy vậy các phần hành lại có mối quan hệ mật thiết với nhau.Công ty đang vận dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

- Lập báo cáo theo kỳ kế toán năm dương lịch (01/01 đến 31/12)

- Mẫu biểu báo cáo tài chính gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạtđộng kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bản thuyết minh báo cáo tài chính

Sơ đồ 0 3 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng, hoặc định kỳQuan hệ đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 0 4 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy trên máy vi tính

Sổ kế toán

- Sổ tổng hợp

- Sổ chi tiết Bảng tổng hợp

Bảng tổng hợp chi tiết

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

SỔ CÁI

Chứng từ kế toán

Phần mềm kế toán

Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản trị Máy vi tính

- Về công tác quản lý hàng tồn kho: Công ty thực hiện theo phương pháp kê

khai thường xuyên, định giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền diđộng (luỹ kế từ trước tới thời điểm xuất kho) Công ty nộp thuế GTGT theo phươngpháp khấu trừ, trích khấu hao TSCĐ dựa vào thời gian hoạt động của tài sản cố định

và áp dụng phương pháp khấu hao tuyến cố định

II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC THÀNH TÂM.

2.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty TNHH Tin học Thành Tâm có ảnh hưởng tới công tác kế toán bán hàng và công nợ phải thu của DN.

2.1.1 Công ty có hai mảng kinh doanh chủ yếu:

* Kinh doanh thiết bị

- Kinh doanh, lắp ráp các sản phẩm tin học: máy vi tính, máy in

- Thiết kế, lắp đặt và phát triển các giải pháp mạng LAN và WAN

- Cung cấp, lắp đặt thiết bị văn phòng: máy Phôtcopy, máy fax

* Sản xuất và chuyển giao phần mềm:

- Thiết kế, chuyển giao các phần mềm ứng dụng như: Kế toán vật tư, Dự toán,

Hồ sơ cán bộ, quản lý khách sạn, quản lý bán hàng siêu thị, xây dựng website

- Thiết kế, chuyển giao các phần mềm ứng dụng theo đơn đặt hàng như:chương trình quản lý hoá đơn nước, chương trình quản lý giấp phép lái xe, quản lýđiểm học sinh,

2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Tin học Thành Tâm

Công ty TNHH Tin học Thành Tâm hoạt động trong lĩnh vực tin học, điện tử,viễn thông, Các mặt hàng của công ty rất đa dạng gồm nhiều linh kiện, máy móccủa hãng Hoạt động bán hàng của Công ty bao gồm cả bán buôn (kinh doanh phânphối) và bán lẻ (kinh doanh siêu thị)

* Phương thức bán hàng:

- Phương thức bán buôn: Khách hàng của Công ty TNHH Tin học Thành

Tâm chủ yếu là các Công ty, chi nhánh, cửa hàng kinh doanh về máy tính Theothoả thuận giữa công ty với khách hàng công ty có thể thực hiện theo phương thức

bán buôn qua kho và bán buôn chuyển thẳng.

Đối với phương thức bán buôn qua kho: Căn cứ vào điều khoản ghi trong hợp

đồng mà khách hàng đến tận kho nhận hàng hoặc đơn vị chuyển đến cho kháchhàng Theo phương thức này, công ty có điều kiện theo dõi, quản lý trực tiếp tìnhhình nhập xuất tồn cũng như tình trạng bảo quản sản phẩm, hàng hoá, tránh đượctình trạng thấm thoát

Đối với phương thức bán buôn chuyển thẳng: Nhà cung cấp chính của Công

ty TNHH Tin học Thành Tâm có địa bàn chủ yếu ở Hà Nội và TP Hồ Chí Minh.Trong khi đó, khách hàng của công ty ở các tỉnh, thành phố lân cận (Hà Tĩnh,Quảng Bình .) và các huyện vùng sâu, vùng xa (Anh Sơn, Kỳ Sơn, TươngDương, ), do đó khi hàng về nếu xa kho của công ty mà ở gần địa điểm của kháchhàng thì hàng sẽ được vận chuyển thẳng từ nhà cung cấp về kho của khách hànghoặc địa điểm do khách hàng quy định, công ty hưởng chênh lệch giá

- Phương thức bán lẻ: Việc bán lẻ được diễn ra ở siêu thị.

* Phương thức thanh toán

Một trong những nguyên nhân ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tiêu thụ sảnphẩm đó là phương thức thanh toan mà doanh nghiệp áp dụng Công ty TNHH Tinhọc Thành Tâm đã áp dụng nhiều hình thức thanh toán phù hợp với từng đối tượngkhách hàng như: thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản, séc,

Để thuận tiện cho việc theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trìnhbán hàng, công ty sử dụng tài khoản 131 "Phải thu khách hàng" làm TK trung gian

TK 131 được mở chi tiết cho từng đối tượng khách hàng để tiện theo dõi và quản lýtình hình công nợ của khách hàng thanh toán với công ty

2.1.3 Nguyên tắc kế toán bán hàng của Công ty TNHH Tin học Thành Tâm.

- Công ty chỉ phản ánh vào TK 511 " doanh thu bán hàng" số doanh thu củakhối lượng hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ trong kỳ (đãđược khách hàng chấp nhận thanh toán, không phân biệt doanh thu đã thu được tiềnhay chưa)

- Hàng hoá, dịch vụ của công ty thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theophương pháp khấu trừ, công ty nộp thuế theo phương pháp khầu trừ nên doanh thubán hàng được phản ánh theo giá bán chưa có thuế GTGT

- Những hàng bán được xác định là tiêu thụ nhưng vì lí do nào đó về chấtlượng, chủng loại, quy cách làm khách hàng từ chối thanh toán và gửi trả lại hàng

cho công ty, được công ty chấp nhận thì doanh thu của hàng bán bị trả lại được hạchtoán vào TK 531 "Hàng bán bị trả lại".

- Khi phản ánh doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng TK 131 "Phải thu kháchhàng" làm TK trung gian nên TK đối ứng của TK 511 "Doanh thu bán hàng và cungcấp dịch vụ" luôn là TK 131 "Phải thu khách hàng" cho dù khách hàng đã thanhtoán ngay tại thời điểm mua hay chỉ mới chấp nhận thanh toán

Chứng từ sử dụng để bán hàng của công ty là hoá đơn GTGT Trong hoá đơnGTGT xác định rõ người bán, người mua, tên hàng hoá, dịch vụ, số lượng, đơn giá,thành tiền, thuế suất thuế GTGT

2.1.4 Nguyên tắc giá vốn bán hàng tại công ty TNHH Tin học Thành Tâm.

* Phưong pháp xác định giá vốn hàng bán

Công ty TNHH Tin học Thành Tâm tính trị giá vốn hàng xuất bán theophương pháp đơn giá bình quân gia quyền, do đó đơn giá bình quân tính theo côngthức:

Trị giá thực tế = Số lượng hàng hoá x Đơn giá bình quâncủa hàng hoá xuất bán xuất bán gia quyền

Trị giá thực tế hàng + Trị giá vốn thực tế Đơn giá bình quân = hoá tồn đầu kỳ hàng hoá nhập trong kỳ gia quyền Số lượng hàng hoá + Số lượng hàng hoá

tồn đầu kỳ nhập trong kỳ

2.2 Thực trạng công tác kế toán bán hàng và công nợ phảI thu tại công

ty TNHH Tin học Thành Tâm.

2.2.1 Chừng từ sử dụng, công dụng, trình tự luân chuyển

- Phiếu đề nghị xuất hàng: Dùng để ghi các mặt hàng mà khách hàng yêu cầu,sau đó gửi đến phòng kế toán để kế toán phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng kiêmhoá đơn GTGT

- Phiếu xuất kho: dùng để hạch toán giá vốn của sản phẩm, hàng hoá bán ra

- Hóa đơn GTGT: dùng để ghi giá tiền hàng hoá, sản phẩm và tiền thuế GTGT

mà khách hàng phải nộp, đòng thời là căn cứ để khách hàng vào kho lấy hàng

Trình tự luân chuyển:

Sau khi nhân viên và khách hàng thoả thuận thống nhất mặt hàng, giá cả kýkết hợp đồng (nếu có), phòng kinh doanh làm phiếu đề nghị xuất hàng chuyển vào

phòng kế toán, kế toán căn cứ vào phiếu đề nghị xuất hàng làm phiếu xuất kho, hoáđơn bán hàng kiêm hoá đơn GTGT, thu ngân thu tiền (nếu trả tiền ngay) hoặc kháchhàng nợ, hẹn ngày thanh toán (nếu là khách hàng công nợ) rồi chuyển 02 liên hoáđơn GTGT cho khách hàng để khách hàng vào kho lấy hàng, 01 liên phòng kế toángiữ Thủ kho giao hàng cho khách hàng căn cứ vào hoá đơn bán hàng kiêm hoá đơnGTGT.

Hóa đơn GTGT được lập làm 3 liên:

+ Liên 1: Lưu tại nơi lập phiếu

+ Liên 2: Giao cho khách hàng vào kho lấy hàng, làm chứng từ điđường và ghi sổ kế toán tại đơn vị mua

+ Liên 3: Giao cho thủ kho ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán đểhạch toán

Nội dung, kết cấu các tài khoản

Tk 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

- Chiết khấu thương mại - Doanh thu bán sản phẩm

giảm giá hàng bán, hàng hàng hóa và cung cấp dịch vụ

bán bị trả lại kết chuyển thực hiện trong kỳ hạch toán

cuối kỳ Kết chuyển doanh thu thuần hoạtđộng bán hàng

và cung cấp dịchvụ vào

TK 911 - XĐKQKD