Mục tiêu cần đạt của đợt thực tập tốt nghiệp tại Phòng công tác sinh viên – Đại học văn hóa Hà Nội Thực tập tốt nghiệp là một hoạt động rất bổ ích và cần thiết cho sinh viên nói chung và
Trang 1NHẬT KÝ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP CHUYÊN NGÀNH QUẢN LÝ GIÁO
DỤC TẠI ĐẠI HỌC VĂN HÓA
Trang 2Phần 1: Thông tin chung
1 Mục tiêu cần đạt của đợt thực tập tốt nghiệp tại Phòng công tác sinh viên – Đại học văn hóa Hà Nội
Thực tập tốt nghiệp là một hoạt động rất bổ ích và cần thiết cho sinh viên nói chung và sinh viên chuyên ngành quản lý giáo dục nói riên Thông qua hoạt động thực tập tốt nghiệp, sinh viên có thể nâng cao nhận thức cũng như là hiểu thêm về nội dung, công việc mà một người cán bộ quản lý giáo dục cần phải làm trongcông tác quản lý Ngoài ra, thông qua thực tập tốt nghiệp, sinh viên có thể áp dụng một số kiến thức đã được trang bị trên giảng đường đại học vào thực tiễn công việc thông qua công việc của một chuyên viên, một trợ lý…để giải quyết công việc, xử lý tình huống từ đó có thể cập nhật, hoàn thiện, nâng cao hiểu biết, kỹ năng nghề nghiệp và từ đó có cái nhìn khách quan, đúng đắn về công việc của một người cán bộ quản lý giáo dục
Về kiến thức: nắm được các công việc của một chuyên viên làm việc tại phòng công tác sinh viên
theo quy định của các văn bản quy phạm pháp luật và theo chỉ đạo của lãnh đạo nhà trường và trưởng đơn vị công tác
Về kỹ năng: học hỏi được một số kỹ năng cần thiết của 1 chuyên viên làm công tác sinh viên, kỹ năng
tạo lập mối quan hệ, rèn luyện kỹ năng giao tiếp hành chính, kỹ năng làm việc nhóm, sử dụng thành thạo một số thiết bị văn phong như máy in, máy photocopy…
Về thái độ: thông qua đợt thực tập tốt nghiệp, sinh viên sẽ có được cái nhìn đúng đắn, chính xác cũng
như là thái độ nghiêm túc trong thực tiễn công việc cũng như là hoạt động của một chuyên viên làm công tác sinh viên tại trường đại học Ngoài ra cần có thái độ cầu thị, tích cực học hỏi nhằm tăng them
Trang 3hiểu biết bản than thông qua các công việc, các hoạt động được giảng viên hướng dẫn tai cơ sở hướng dẫn, giúp đỡ giao phó.
2 Nội dung thực tập
2.1 Một số vấn đề thực tiễn của cơ sở thực tập
2.1.1 Vài nét về trường Đại học Văn hóa Hà Nội
Trường Đại học Văn hóa Hà Nội được thành lập ngày 26/3/1959, theo Quyết định số 134/VH-QĐ của Bộ Văn hoá (Nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) Trải qua hơn 50 năm hình thành và phát triển, trong quá trình phát triển của mình, trường đã trải qua những giai đoạn lịch sử như sau:
Trang 4Trường được nâng cấp thành trường Cao đẳng nghiệp vụ văn hoá theo quyết định số 246/CP của Thủ tướng Chínhphủ với chức năng đào tạo cao đẳng các ngành nghiệp vụ văn hoá.
* Giai đoạn 4: Từ 4/9/1982 đến nay
Trường một lần nữa được nâng cấp thành trường Đại học Văn hoá Hà Nội theo quyết định số 228/TC-QĐ của Thủtướng Chính phủ Chức năng của trường là đào tạo các cán bộ thư viện, cán bộ bảo tồn bảo tàng, phát hành sách,văn hoá du lịch và những người tổ chức hoạt động văn hoá
2.1.2 Vài nét về Phòng công tác sinh viên – Đại học Văn hóa Hà Nội
2.1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển của phòng Công tác sinh viên – Đại học Văn hóa Hà Nội
Nhằm thực hiện mục tiêu hoạt động của nhà trường được thuận lợi, năm 1998, phòng Công tác chính trị – Đại học Văn hóa Hà Nội được thành lập năm dự trên cơ sở Phòng Tuyên huấn với mục đích làm công tác tuyên tuyên truyền, tư tưởng và công tác chính trị cho sinh viên, học viên của trường Sau 4 năm, cùng với sự phát triển của trường, nhiều yêu cầu nhiệm vụ mới đặt ra cho Nhà trường và cán bộ, nhân viên trong phòng, do đó được sự chỉ đạo của nhà trường, phòng tiếp tục đổi tên thành Phòng Công tác chính trị và Quản lý sinh viên với nhiệm vụ vừa làm công tác chính trị - tư tưởng cho sinh viên, học viên và cán bộ nhân viên trong trường và thêm nhiệm vụ mới là làm công tác quản lý sinh viên, hỗ trợ sinh viên trong quá trình học tập tại trường Từ năm 2006 đến nay Phòng có tên là phòng Công tác sinh viên
Trang 52.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức của Phòng Công tác sinh viên – Đại học Văn hóa Hà Nội
a, Chức năng
- Tham mưu cho Ban Giám hiệu về công tác chính trị - tư tưởng đối với cán bộ, sinh viên hệ chính quy, họcviên hệ vừa làm vừa học, học viên sau đại học, nghiên cứu sinh; chế độ chính sách của sinh viên; khen thưởng, kỷluật sinh viên và quản lý sinh viên, học viên;
- Tổ chức thực hiện các hoạt động liên quan đến giáo dục chính trị - tư tưởng, chế độ chính sách của sinh viên;khen thưởng, kỷ luật sinh viên và quản lý sinh viên, học viên
b, Nhiệm vụ
Công tác chính trị, tư tưởng:
+ Tổ chức các chương trình sinh hoạt chính trị - tư tưởng; các hoạt động thông tin tuyên truyền - giáo dục;các hoạt động kỷ niệm các ngày lễ lớn trong năm cho cán bộ và sinh viên, học viên;
+ Tổ chức học tập quán triệt các chỉ thị, nghị quyết của Đảng và Nhà nước; các buổi nói chuyện thời sựngoại khoá trong cán bộ và sinh viên, học viên;
+ Tổ chức Tuần sinh hoạt Công dân – Sinh viên hằng năm;
Trang 6+ Tổ chức thi lại bài thu hoạch (hình thức thi viết) và đối với những sinh viên không nộp bài hoặc điểm bàiđạt điểm dưới 5 (năm);
+ Tổ chức học lại Tuần sinh hoạt đối với những sinh viên không đủ điều kiện chuyên cần hoặc không thamgia sinh hoạt đầu năm;
+ Tổ chức các hoạt động văn hóa, văn nghệ phục vụ cho việc giáo dục tư tưởng, xây dựng nếp sống văn hóatrong sinh viên, học viên
+ Chụp ảnh, viết tin, bài trên mục Tin tức – Sự kiện trang website của nhà trường và tham gia Ban Quản trịtrang web
+ Thực hiện việc trang hoàng băng, cờ, khẩu hiệu trong khu vực trường và ở các Hội nghị do trường tổchức
- Quản lý sinh viên:
+ Tổ chức việc làm Thẻ sinh viên, Thẻ Học viên, làm thủ tục mua các loại bảo hiểm cho sinh viên (như thẻ Bảohiểm Y tế, Bảo hiểm xã hội…)
Trang 7+ Lập hồ sơ quản lý, theo dõi về tư tưởng, đạo đức, quá trình học tập và đánh giá kết quả điểm rèn luyện của
sinh viên hệ chính quy;
+ Phát động phong trào thi đua trong sinh viên, tổ chức xét khen thưởng, kỷ luật sinh viên;
+ Nhận xét, đánh giá sinh viên hàng năm và cả quá trình học tập và đánh giá kết quả điểm rèn luyện trongtrường;
+ Tổ chức việc xét học bổng khuyến khích học tập sinh viên và thực hiện một số chế độ, chính sách, trợ cấp
xã hội khác đối với sinh viên;
+ Phối hợp với Hội sinh viên tổ chức Hội nghị đối thoại hàng năm giữa sinh viên với lãnh đạo nhà trường; + Giải quyết các vụ việc liên quan đến sinh viên, học viên
- Quản lý Nhà văn hóa:
+ Quản lý, sử dụng trang thiết bị được nhà trường trang bị cho Nhà văn hoá và tổ chức hoạt động của Nhà vănhóa theo đúng quy định của nhà trường
- Soạn thảo và lưu trữ các văn bản liên quan đến nhiệm vụ của phòng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu giao.
Trang 8+ Công tác Nhà văn hóa
2 Kế hoạch thực tập cá nhân tại Phòng Công tác sinh viên – Đại học Văn hóa Hà Nội
3 Các công việc được tham gia thực tập tốt nghiệp tại Phòng Công tác sinh viên
3.1 Nghiên cứu hệ thống văn bản, tài liệu cho công việc của một chuyên viên làm công tác sinh viên
- Nghiên cứu các văn bản, những quy định sơ lược về quá trình thành lập và phát triển, chức năng,
nhiệm vụ của Trường Đại học Văn hóa Hà Nội và của Phòng Thanh công tác sinh viên;
- Nghiên cứu các văn bản về quản lý, quy chế Đào tạo và tuyển sinh của Bộ giáo dục và của Trường Đại họcVăn hóa Hà Nội (Quy chế 43);
Trang 9- Nghiên cứu các văn bản, những quy định về công tác học sinh - sinh viên của Bộ Giáo dục và đạo tạo;
- Nghiên cứu các văn bản, những quy định về công tác sinh viên của trường Đại học Văn hóa Hà Nội;
- Nghiên cứu các văn bản quy định các chế độ, chính sách đối với sinh viên các trường Cao đẳng – Đại học
do nhà nước quy định
2.2.3 Tham gia hỗ trợ công tác sinh viên tại Phòng Công tác sinh viên – Đại học Văn hóa Hà Nội
- Hỗ trợ chuyên viên phụ trách Nhà Văn hóa quản lý Nhà văn hóa: quản lý cơ sở vật chất Nhà văn hoá và quản lý hoạt động của Nhà văn hóa theo đúng quy định của nhà trường
- Xác nhận thủ tục hành chính cho sinh viên: Tiếp nhận các đơn xin dấu xác nhận của sinh viên như đơn xác nhận sinh viên, đơn xác nhận xin vay vốn, đơn xin làm vé tháng xe buýt, làm thẻ sinh viên…để chờ lấy dấu xác nhận của trường
- Tham gia vào việc trả thẻ bảo hiểm cho sinh viên
- Tham gia giải quyết việc cấp lại thẻ sinh viên cho những sinh viên bị mất thẻ, có nhu cầu làm lại thẻ sinh viên
- Hỗ trợ tham gia quản lý hồ sơ sinh viên năm nhất: phân loại hồ sơ sinh viên theo từng khoa và theo lớp
để tiện cho công tác lưu trữ thông tin và quản lý sinh viên
- Giải đáp một số thắc mắc của sinh viên trong phạm vi hiểu biết cho phép
- Hỗ trợ một số công tác khác:
+ Lập danh sách các cá nhân, tập thể đóng góp xây dựng phù điêu Chủ tịch Hồ Chí Minh
+ Phát lịch năm mới cho sinh viên
Trang 10+ Thực hiện điểm danh cho các sinh viên tham gia tuần sinh hoạt chính trị công dân
+ Lập danh sách các sinh viên trong độ tuổi thực hiện nghĩa vụ quân sự theo quy định của nhà nước
Phần 2: Ghi chép hàng ngày
Tuần Thời gian
(ngày/tháng) Hoạt động/công việc Cách tiến hành Kết quả đạt được
+ Nhận nhiệm vụ được thầy Trưởng phòng và thầy hướng dẫn phân công
Gặp mặt, lắng nghe, trao đổi trực tiếp với thầy trưởng phòng và các thầy
cô trong phòng
+ Được Phòng tiếp nhận thực tập
+ Được giao những công việc đúng khả năng và trình độ
07/01/2014 + Nghiên cứu kế hoạch hoạt
động tháng 02 của Phòng Công tác sinh viên
+ Xây dựng kế hoạch thực
+ Dựa vào những căn cứ đểxây dựng kế hoạch: Kế hoạch thực tập của khoa Quản lý- HV QLGD, kế
+ Hoàn thành một bản kế hoạch thực tập cá nhân tại Phòng Công tác sinh viên -Đại học Văn hóa Hà Nội
Trang 11tập cá nhân tại Phòng Công tác sinh viên dựa trên cơ sở
kế hoạch hoạt động
hoạch đào tạo năm học
2012 – 2013, kế hoạch hoạtđộng và chức năng nhiệm
vụ của Phòng Công tác sinhviên – Đại học Văn hóa Hà nội
- Nội dung kế hoạch cần tuân thủ các nguyên tắc xâydựng kế hoạch (cụ thể, thực
tế, thực hiện được, );
- Lắng nghe và tiếp nhận sựhướng dẫn của giảng viên hướng dẫn thực tập ở Học viện và ở cơ sở thực tập
được thầy Trưởng phòng
và thầy hướng dẫn phê duyệt ( Kế hoạch bố cục trình bày rõ ràng, nội dung đầy đủ, phù hợp với điều kiện của sinh viên thực tập
và kế hoạch chung của phòng Công tác sinh viên)
08/01/2014 + Hoàn thiện các giấy tờ liên
quan để tham gia thực tập trong trường
+ Nộp ảnh thẻ và kê khai thông tin sinh viên để làm thẻ cán bộ thực tập theo quy
+ Điền thông tin cá nhân
của sinh viên thực tập theo mẫu mà cơ sở thực tập yêu cầu, nộp ảnh thẻ để làm thẻ cán bộ thực tập tại phòng
+ Cung cấp đầy đủ một số
giấy tờ liên quan đến hoạt động thực tập, thông tin cá nhân, các điểm mạnh, sở trường, các mặt còn hạn chế…cũng như ảnh thẻ cho
Trang 12định của cơ sở thực tập để đảm bảo đúng nguyên tắc khi tham gia giao dịch hành chính với các phòng ban khác trong trường
cơ sở thực tập
+ Được cấp thẻ cán bộ thưctâp Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi trong quá trinh làm việc và giao dịch với các phòng được diễn
ra một cách thuận lợi, dễ dàng và hiệu quả hơn.09/01/2014 + Giúp chuyên viên phụ
trách nhà văn hóa chuẩn bị nhà hộ trường, trang trí sân khấu để phục vụ chương trình Gala “Tự hào tôi là sinh viên Việt Nam” nhân kỷniệm 64 năm Ngày truyền thống Học sinh – Sinh viên Việt Nam 9/1/1950-9/1/2014diễn ra vào 19h tối cùng ngày
+ Hỗ trợ chuyên viên phụ
trách nhà văn hóa Nguyễn Trung Kiên treo banner chương trình, trang trí lại sân khấu phù hợp với nội dung chương trình Chuẩn
bị dàn âm thanh để phục vụcho các tiết mục văn nghệ
Treo thêm một số băng rôn chương trình ở lối vào nhà văn hóa để các bạn sinh viên có thể dễ dàng biết
+ Giúp chuyên viên Kiên
chuẩn bị xong Nhà văn hóa, sân khấu để chương trình Gala “Tôi tự hào là sinh viên Việt Nam” có thểdiễn ra thành công
+ Thông qua buổi làm việc,bước đầu làm quen với công việc chuẩn bị, tổ chứcchương trình Đây là công việc rất mới mà sinh viên được tham gia
Trang 13- Tìm hiểu thêm một số thông tin về Đại học văn hóa, về Phòng Công tác sinh viên.
thông tin chương trình
- Tìm hiểu thông tin thông
qua website: huc.edu.vn ,
trực tiếp tham khảo thông tin từ thầy trưởng phòng và các chuyên chuyên viên củaphòng Công tác sinh viên
- Nắm được một số thông
tin cần thiết về Đại học Văm hóa Hà Nội như lịch
sử hình thành và phát triển,quá trình hoạt động của nhà trường, cơ cấu tổ chức của trường; lịch sử của phòng Công tác sinh viên,
cơ cấu của phòng…
10/01/2014 - Nghiên cứu các văn bản,
giấy tờ quy định chung về Trường Đại học Văn hóa Hà Nội: Quyết định số
2572/QĐ-BVHTTDL của Bộ
Văn hóa, thể thao và du lịch
- Nghiên cứu các quy định,
- Nghiên cứu các văn bản:
+ Nghiên cứu tổng quan têncác văn bản,
+ Đọc hiểu chi tiết nội dung các văn bản:
+ Rút ra ý chính mà văn bản đề cập đến
- Nắm được nội dung chính
của các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước liênquan đến công tác sinh viên như: Quyết định số 42/2007/QĐ-BGDĐT, Quyết định số
58/2007/QĐ-BGD&ĐT
Trang 14thông tư về Công tác sinh viên của trường Đại học Vănhóa Hà Nội, của Phòng Côngtác sinh viên: Quyết định số
317/QĐ-ĐHVH ngày 8
tháng 06 năm 2009 của Hiệutrưởng trường Đại học Văn hóa Hà Nội
- Nghiên cứu nội dung Quychế Học sinh, sinh viên cáctrường đại học, cao đẳng vàtrung cấp chuyên nghiệp hệchính quy, Ban hành kèmtheo Quyết định số 42/2007/QĐ-BGDĐT ngày 13 tháng
8 năm 2007 của Bộ trưởng
Bộ Giáo dục và Đào tạo;
Trang 15- Nghiên cứu, tìm hiểu thựctrạng công tác quản lý thôngtin, hồ sơ sinh viên củatrường Đại hoc Văn hóa HàNội theo Quyết định số58/2007/QĐ-BGD&ĐTngày 12/10/2007 của Bộtrưởng Bộ GD&ĐT banhành quy định về hồ sơ họcsinh, sinh viên và ứng dụngCNTT trong quản lý hồ sơhọc sinh, sinh viên
13/01/2014 - Giúp chuyên viên phụ trách
nhà văn hóa chuẩn bị nhà hộitrường, trang trí lại sân khấu
để phục vụ chương trình
“Gặp mặt Tân Sinh viên nămhọc 2013-2014” của khoa Thư viện – Thông tin
- chuẩn bị loa đài, dựng phông backdrop của chương trình
- Quen với công việc Hoàn thiện chuẩn bị để sẵn sàng cho chương trình diễn ra trong buổi chiều cùng ngày
Trang 16- Phát lịch năm mới 2014 cho sinh viên các lớp
- Giúp chuyên viên của phòng sắp xếp lại Hồ sơ sinhviên mới nhập học K54 ngành Việt Nam học
- Trực tiếp giao lịch cho lớp trưởng của các lớp, số lượng lịch được phát tương ứng với số lượng sinh viên trong danh sách lớp Ghi lạidanh sách các lớp đã đến nhận lịch
- Lắng nghe hướng dẫn từ chuyên viên của phòng
Sắp xếp lại hồ sơ sinh viên bao gồm lí lịch, thông tin
kê khai, chứng minh nhân dân phô tô Phân loại hồ sơ theo từng lớp Ghi lại danh sách các sinh viên còn thiếuthông tin cá nhân
- Phát xong lịch năm mới cho lớp trưởng các lớp, để lớp trưởng phát cho sinh viên Số lượng đảm bảo đúng với số sinh viên từng lớp
- Sắp xếp xong hồ sơ sinh viên của ngành Việt Nam học
14/01/2014 - Sắp xếp lại Hồ sơ sinh viên
mới nhập học của Khoa Quản lý văn hóa nghệ thuật
-Việc sắp xếp hồ sơ gặp rất nhiều khó khăn.Vi trong khâu tiếp nhận hồ sơ đã có
- Sắp xếp xong hồ sơ sinh viên của Khoa Quản lý vănhóa nghệ thuật Ghi lại tên
Trang 17- Tiếp sinh viên: tiếp nhận
đơn xin xác nhận ( đơn xác
nhận sinh viên, đơn xin xác
sự thiếu kiểm soát dẫn đếnssssssssss
+ Một hồ sơ đầy đủ thông tin bao gồm: lí lịch, thông tin kê khai, chứng minh nhân dân phô tô
+ Dựa vào danh sách lớp chính thức của các chuyên viên đưa cho để tiến hành phân loại, sắp xếp
+ Phân loại hồ sơ theo từnglớp,
+ Ghi lại danh sách các sinh viên còn thiếu thông tin cá nhân để chuyển danh sách cho lớp trưởng các lớp, yêu cầu các sinh viên hoàn thiện đầy đủ thông tin
các sinh viên còn thiếu thông tin để gửi về các lớp yêu cầu các sinh viên kê khai thông tin đầy đủ
- Tiếp nhận được một số đơn cần xác nhận của nhà trường từ các sinh viên
Trang 18nhận vay vốn, đơn xin làm
vé tháng xe buýt) của sinh viên để chờ ký xác nhận từ thầy trưởng phòng và chờ đóng dấu xác nhận
- Lắng nghe hướng dẫn từ chuyên viên của phòng để thực hiện tiếp nhận theo đúng thủ tục
+ Tiếp nhận đơn cần xác nhận của sinh viên, thu phí 3000đ/dấu Cho các đơn vào trong túi tài liệu để chờxác nhận
15/01/2014 - Tiếp sinh viên:
+ Hướng dẫn cho các sinh viên bị mất thẻ sinh viên làmđơn xin cấp lại thẻ sinh viên theo mẫu có sẵn
+ Tiếp nhận đơn xin cấp lại thẻ sinh của các sinh viên
+ Trả thẻ sinh viên cho các sinh viên xin cấp lại từ đầu
+ Căn cứ vào hướng dẫn của chuyên viên trong phòng, hướng dẫn cho các sinh viên muốn xin cấp lại thẻ sinh viên điền vào mẫu đơn có sẵn
+ Tiếp nhận đơn xin cấp lạithẻ sinh viên,
+ Kiểm tra thông tin ghi trong đơn, đối chiếu thông tin với Chứng minh thư
+ Biết được thủ tục cần thiết để cấp lại thẻ sinh viên cho các sinh viên có nhu cầu làm lại thẻ Tiếp nhận được một số đơn xin cấp lại thẻ sinh viên
+ Biết được thủ tục để phátthẻ sinh viên cho các sinh viên đã đăng kí làm lại từ
Trang 19năm học nhân dân
+ Thu phí 50 nghìn đồng/thẻ
- Trực tiếp phát thẻ cho cácsinh viên xin cấp lại thẻ từ đầu năm học Những sinh viên chưa có thẻ thì chờ đợtsau
+ Tiếp tục sắp xếp lại hồ sơ sinh viên, sắp xếp hồ sơ sinhviên viên mới nhập học của khoa Viết văn – Báo chí
+ Chuẩn bị sân khấu: chuẩn
bị phông backdrop, bàn ghế, loa đài phục vụ cho chương trình
+ Sắp xếp theo hướng dẫn của chuyên viên, sắp xếp theo lớp, ghi lại tên những sinh viên chưa đầy đủ thông tin trong hồ sơ để gửi
+ Hoàn thành chuẩn bị để chương trình có thể diễn ra trong buổi chiều tại Hội trường D
+ Qua quá trình chuẩn bị, thành thạo được một số kỹ năng liên quan chuẩn bị tổ chức chương trình, sự kiện
+ Hoàn thành sắp xếp
Trang 20lập danh sách gửi về lớp yêu cầu kê khai thông tin đầy đủ
thông tin sinh viên mới nhập học của Khoa Viết văn – Báo chí
17/01/2014
- Phân loại, sắp xếp thẻ bảo hiểm y tế của sinh viên mới nhận từ Bảo hiểm xã hội Hà Nội để phát cho sinh viên các lớp
- Sắp xếp theo từng khoa, theo từng lớp riêng để quản
lý số lượng; so số lượng thẻthực tế với danh sách sinh viên của các lớp, ghi lại danh sách các sinh viên chưa có thẻ để gửi cho bên Bảo hiểm xã hội yêu cầu tiếp tục hoàn thành việc cấpthẻ cho các sinh viên
- Sắp xếp xong số lượng thẻ Bảo hiểm Y tế trong đợt này theo từng Khoa, từng lớp để thuận tiện cho việc phát thẻ Bảo hiểm
+ Tiếp thu chia sẻ, dặn dò của thầy trưởng phòng