Hoàn thiện phần mềm kế toán KeyFa áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Đồng Nai

doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo QĐ 15 và nhóm áp dụng theo QĐ 48- kiểm định Independent-samples T test Bảng 3.1 Ví dụ minh họa việc phân bổ sản xuất chung từ trung tâm phục vụ s

Sau quá trình học tập và nghiên cứu, tôi đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình Để có được thành quả như ngày hôm nay không chỉ do quá trình phấn đấu và nổ lực của bản thân, mà còn nhờ rất nhiều vào sự hỗ trợ cũng như động viên

từ rất nhiều người Tôi xin chân thành gởi lời cám ơn tới :

Quý thầy cô trường Đại học Lạc Hồng, quý thầy cô là giảng viên khoa sau đại học của nhà trường đã tận tình truyền đạt những kiến thức quý báu trong suốt quá trình tôi theo học tại đây, đặc biệt hơn nữa, bản thân tôi được sự hướng dẫn khoa học tận tâm, tận tình của thầy TS Huỳnh Đức Lộng, Khoa kế toán – tài chính Một lẫn nữa, tôi xin gởi đến thầy lời cám ơn sâu sắc nhất

Gia đình và bạn bè, những người luôn động viên, chia sẻ những khó khăn trong quá trình tôi thực hiện luận văn này

Nhân đây, tôi cũng xin cám ơn đến các thành viên của công ty TNHH MTV Phần mềm kế toán và Đại lý thuế An Đức cùng với các doanh nghiệp đóng trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đã hỗ trợ và cung cấp số liệu khảo sát trong quá trình tôi thực hiện nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài, mặc dù bản thân tôi đã cố gắng nghiên cứu tham khảo nhiều tài liệu và nhận được nhiều ý kiến đóng góp từ mọi người quan tâm, tuy nhiên những thiếu sót trong luận văn là điều không tránh khỏi Rất mong nhận được sự chia sẻ, đóng góp quý báu của quý thầy cô, đồng nghiệp và các bạn độc giả

Xin chân thành cám ơn !

Đồng Nai, ngày 18 tháng 10 năm 2014

Học viên

Quách Nguyễn Ân Điển

Tôi, tác giả của luận văn này, xin cam đoan rằng đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi với sự hướng dẫn khoa học của thầy TS Huỳnh Đức Lộng Các

số liệu thu thập và các kết quả nghiên cứu được trình bày trong luận văn này là hoàn toàn trung thực Các tài liệu tham khảo được trích dẫn đầy đủ theo quy định, luận văn này chưa từng được ai công bố trong bất cứ công trình nào khác Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nội dung và tính trung thực của đề tài nghiên cứu này

Tác giả

Quách Nguyễn Ân Điển

Đối tượng nghiên cứu và khảo sát của đề tài là phần mềm kế toán KeyFa áp dụng tại các Doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Đồng Nai với mục đích là đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện làm cho phần mềm kế toán KeyFa ngày càng đáp ứng được tốt hơn trước những đòi hỏi có tính khách quan từ thực tiễn, thông qua đó tác giả cũng đưa ra những kiến nghị nhằm góp phần nâng cao chất lượng sử dụng phần mềm kế toán KeyFa áp dụng tại các Doanh nghiệp nhỏ và vừa tại tỉnh Đồng Nai Trong trình tự nghiên cứu tác giả lần lượt đưa ra các vấn đề và cách thức giải quyết nhằm mang lại những mục tiêu cần đạt tới của đề tài cụ thể như sau:

 Hệ thống hoá lý luận về hệ thống thông tin kế toán:

Để làm được điều này tác giả đã bắt đầu đi từ Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán, trong đó tác giả đã khái quát được các vấn đề cơ bản sau:

+ Khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin;

+ Hệ thống thông tin quản lý;

+ Hệ thống thông tin kế toán;

+ Tổ chức hệ thống thông tin kế toán;

+ Ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán

Kế đến, luận văn đã đề cập đến một nhân tố không kém quan trọng trong nghiên cứu này đó là “phần mềm kế toán”, tại đây tác giả đã có tổng quan về phần mềm kế toán một cách đầy đủ nhất

 Đánh giá thực trạng phần mềm kế toán KeyFa sử dụng trong doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Đồng Nai:

Đây có thể nói là trọng tâm của nghiên cứu, có thể nói rằng để có thể đưa ra các giải pháp đúng để hoàn thiện cho phần mềm kế toán KeyFa thì chúng ta cần phải có sự nghiên cứu đánh giá thực trạng phần mềm kế toán KeyFa sử dụng trong doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Đồng Nai một cách đầy đủ Do đó tại đây tác giả đã đi từ việc tổ chức xây dựng chương trình khảo sát bao gồm: Mục đích, đối tượng, phạm vi khảo sát; Thiết kế bảng câu hỏi khảo sát; Phương pháp xử lý số liệu; Kết quả khảo sát Tuy nhiên để làm được điều này tác giả cũng đã quên đề cập việc giới thiệu sơ lược về phần mềm kế toán KeyFa cũng như tình hình các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Đồng Nai

Phần cuối của luận văn, tác giả căn cứ trên hệ thống cơ sở lý luận từ chương

1 đồng thời kết hợp với kết quả nghiên cứu của chương 2, luận văn tập trung phân tích để đưa ra các quan điểm hoàn thiện phần mềm kế toán KeyFa làm căn cứ khoa học, để rồi từ đây tác giả luận văn đưa ra các giải pháp hoàn thiện đảm bảo tính khoa học đồng thời phù hợp với thực tiễn của nó

Trang

Trang phụ bìa

Lời cảm ơn

Lời cam đoan

Tóm tắt luận văn

Mục lục

Danh mục các chữ viết tắt

Danh mục bảng biểu, hình vẽ, sơ đồ và biểu đồ

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Các nghiên cứu có liên quan 2

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 4

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

5 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Kết cấu đề tài 5

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN ÁP DỤNG TRONG DOANH NGHIỆP 6

1.1 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán 6

1.1.1 Khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin 6

1.1.1.1 Khái niệm về hệ thống 6

1.1.1.2 Khái niệm về hệ thống thông tin 7

1.1.2 Hệ thống thông tin quản lý 7

1.1.2.1 Bản chất của hệ thống thông tin quản lý 7

1.1.2.2 Đối tượng sử dụng thông tin quản lý 9

1.1.2.3 Phân loại hệ thống thông tin quản lý 10

1.1.3 Hệ thống thông tin kế toán ( HTTTKT ) 11

1.1.3.1 Bản chất của hệ thống thông tin kế toán 11

1.1.3.2 Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán 13

1.1.3.3 Đối tượng của hệ thống thông tin kế toán 13

1.1.3.4 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán 15

1.1.3.5 Phân loại hệ thống thông tin kế toán 16

1.1.4 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán 18

1.1.4.1 Bản chất việc tổ chức HTTTKT 18

1.1.4.2 Nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế toán 18

1.1.4.3 Quá trình phát triển Tổ chức HTTTKT 20

1.1.4.4 Nhân sự tham gia quá trình tổ chức HTTTKT 20

1.1.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong HTTTKT 22

1.1.5.1 Ảnh hưởng của công nghệ thông tin trong HTTTKT 22

1.1.5.2 Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong HTTTKT 23

1.2 Tổng quan về phần mềm kế toán 24

1.2.1 Khái niệm phần mềm kế toán 24

1.2.2 Đặc điểm của phần mềm kế toán 25

1.2.3 Các thành phần cơ bản của phần mềm kế toán 26

1.3 Các qui định của pháp luật về ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán tại Việt Nam 29

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 34

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN KEYFA TẠI CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG NAI 35

2.1 Sơ lược về doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Đồng Nai 35

2.1.1 Khái quát chung về Doanh nghiệp nhỏ và vừa 35

2.1.2 Vai trò của doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai 36

2.2 Sơ lược về phần mềm kế toán hiện nay 38

2.3 Giới thiệu về phần mềm kế toán KeyFa 40

2.3.1 Lịch sử ra đời và phát triển phần mềm kế toán KeyFa 40

2.3.2 Đặc điểm của phần mềm kế toán KeyFa 41

2.3.3 Tổ chức sử dụng phần mềm kế toán KeyFa 43

2.4 Thực trạng về tình hình sử dụng phần mềm kế toán KeyFa của các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Đồng Nai 44

2.4.1 Khảo sát tình hình sử dụng phần mềm kế toán KeyFa trên các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Đồng Nai 44

2.4.1.1 Giới thiệu chung về quá trình khảo sát 44

2.4.1.3 Thiết kế bảng câu hỏi khảo sát 46

2.4.1.4 Phương pháp xử lý số liệu 53

2.4.1.5 Kết quả khảo sát 53

2.4.2 Thực trạng về tình hình sử dụng phần mềm kế toán KeyFa trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Đồng Nai 64

2.4.2.1 Ưu điểm 64

2.4.2.2 Nhược điểm 65

2.4.2.3 Những nguyên nhân dẫn đến nhược điểm 65

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 67

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN PHẦN MỀM KẾ TOÁN KEYFA ÁP DỤNG CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG NAI 68

3.1 Quan điểm hoàn thiện phần mềm kế toán KeyFa 68

3.1.1 Đảm bảo nhu cầu cung cấp thông tin kế toán sử dụng cho các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp 68

3.1.2 Đảm bảo yêu cầu kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 68

3.1.3 Đảm bảo tính linh hoạt của phần mềm kế toán KeyFa 69

3.1.4 Đảm bảo tính phổ biến và ổn định của phần mềm kế toán KeyFa 70

3.1.5 Đảm bảo tính cạnh tranh đối với các phần mềm về giá bán 70

3.2 Các giải pháp hoàn thiện phần mềm kế toán KeyFa 70

3.2.1 Giải pháp hoàn thiện về sự khác biệt trong đánh giá tiêu chí chất lượng phần mềm KeyFa giữa hai nhóm DN sử dụng chế độ kế toán khác nhau 70

3.2.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ 72

3.2.3 Giải pháp hoàn thiện tiêu chí đánh giá “Mức độ liên kết, giao tiếp với các ứng dụng khác như excel, HTML…” 78

3.2.4 Giải pháp hoàn thiện tiêu chí đánh giá ”Các phương pháp tính giá thành” 80

3.3 Các kiến nghị để hỗ trợ nâng cao chất lượng sử dụng phần mềm kế toán KeyFa 91

3.3.1 Đối với cơ quan nhà nước có thẩm quyền 91

3.3.2 Đối với các doanh nghiệp 91

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 93

KẾT LUẬN CHUNG 94 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

CNTT Công nghệ thông tin

DNNVV Doanh nghiệp nhỏ và vừa

FIFO First In First Out

HTTTKT Hệ thống thông tin kế toán

Số thứ tự Nội dung Trang

 Bảng biểu

Bảng 2.1 Quy mô, số lượng doanh nghiệp nhỏ và vừa 38 Bảng 2.2 Tăng trưởng giá trị sản xuất công nghiệp 38 Bảng 2.3 Số lao động trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa đang hoạt

động tại thời điểm 31/12/2012 phân theo loại hình doanh nghiệp

38

Bảng 2.6 Câu hỏi khảo sát đánh giá chất lượng phần mềm kế toán 48

Bảng 2.8 Quy mô các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán

KeyFa

55

Bảng 2.9 Mức độ đánh giá phù hợp của phần mềm kế toán KeyFa so

với quy định hiện hành

Bảng 2.13 Thống kê mô tả nhóm tiêu chí đánh giá “Báo cáo và sổ sách

kế toán chi tiết”

60

Bảng 2.14 Thống kê mô tả nhóm tiêu chí đánh giá “Giao diện nhập liệu

kế toán chi tiết ”

61

Bảng 2.15 Thống kê mô tả nhóm tiêu chí đánh giá “Hệ thống kiểm soát

nội bộ”

61

Bảng 2.16 Thống kê mô tả nhóm tiêu chí đánh giá “Hệ thống xử lý

chung của phần mềm kế toán KeyFa”

62

doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo QĐ 15 và nhóm áp dụng theo QĐ 48- kiểm định Independent-samples T test) Bảng 3.1 Ví dụ minh họa việc phân bổ sản xuất chung từ trung tâm

phục vụ sang trung tâm sản xuất

87

Bảng 3.2 Ví dụ về cách tính sản phẩm tương đương 90

 Hình vẽ

Hình 1.3 Phân loại thông tin và đối tượng sử dụng 9

Hình 1.6 Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán 20 Hình 2.1 Tính giá xuất kho theo các phương pháp khác nhau 44 Hình 3.1 Mô tả bảng ( cơ sở dữ liệu ) NAMTAICHINH 74

Hình 3.3 Lưu đồ hệ thống kiểm soát nội bộ (chỉnh sữa dữ liệu và

chuyển dữ liệu từ kế toán chi tiết sang kế toán tổng hợp)

78

Hình 3.5 Lưu đồ chương trình tính giá thành bằng máy 93

 Sơ đồ

Sơ đồ 2.1 Việc ứng dụng tin học vào lĩnh vực kế toán tạo ra một

nghiên cứu mới

12

 Biểu đồ

Biểu đồ 2.1 Biểu diễn các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán

KeyFa theo quy mô

56

KeyyFa bởi các doanh nghiệp đang sử dụng Biểu đồ 2.3 Mức độ về khả năng sử dụng (tính dễ sử dụng ) phần mềm kế

toán KeyFa

58

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Có thể nói Doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) đóng một vai trò quan trọng trong việc phát triển kinh tế xã hội ở nước ta hiện nay Đặc biệt trên địa bàn tỉnh Đồng Nai, các DNNVV đã thể hiện vai trò hết sức có ý nghĩa trong việc đóng góp rất lớn vào giải quyết công ăn việc làm, tăng thu nhập dân cư, góp phần ổn định kinh tế xã hội ở địa phương Theo số liệu thống kê, đến cuối năm 2012, số doanh nghiệp đang hoạt động trên địa bàn tỉnh là 16.225 doanh nghiệp (không tính doanh nghiệp FDI) với tổng vốn đăng ký là 108.972 tỷ đồng Trong đó, số lượng doanh nghiệp nhỏ và vừa trên 15.600 doanh nghiệp (chiếm khoảng 97%), chủ yếu là doanh nghiệp thuộc khu vực kinh tế tư nhân

Thời đại ngày nay, công nghệ thông tin đã làm thay đổi đi “hình thức” của

nhiều ngành nghề Với những bước đột phá, Công nghệ thông tin (CNTT) đã tạo ra những công cụ hữu ích, góp phần làm tăng năng suất lao động cũng như năng lực quản lý của con người Với ngành kế toán, công cụ để thực thi phần hành kế toán

ngày nay chính là phần mềm kế toán, đó chính là chiếc cầu nối giữa người cung cấp

thông tin và người sử dụng thông tin, ngoài việc mang lại cho công tác kế toán tính hiệu quả cao; tính chuyên nghiệp; tính cộng tác, còn góp phần làm cho ngành kế toán được nâng lên tầm cao mới

Phần mềm kế toán KeyFa (giải nhì cuộc thi sáng tạo khoa học kỹ thuật tỉnh

Đồng Nai năm 2009, phụ lục 1) là phần mềm được tác giả viết trên nền tảng Visual

Foxpro, chạy ổn định trên máy đơn, hoặc có thể chạy trên mạng nội bộ nhỏ (từ 2 đến 4 máy trạm, không có máy chủ server) Phần mềm KeyFa được xây dựng và thiết kế từ năm 2005, đối tượng phục vụ chính của phần mềm là các doanh nghiệp

nhỏ và vừa tại địa phương Đồng Nai trong công tác kế toán thuế và đến nay, phần

mềm vẫn được duy trì cập nhật thường xuyên mỗi khi có sự thay đổi về chính sách

kế toán mới từ Bộ tài chính Với tính linh hoạt, dễ sử dụng, kết cấu phần mềm không cồng kềnh, chi phí cài đặt thấp, phần mềm kế toán KeyFa, thực sự là một công cụ có ích cho rất nhiều DNNVV trên địa bàn tỉnh Đồng Nai Hiện tại, phần mềm đang được khoảng trên 120 doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn Đồng Nai

và khu vực lận cận sử dụng ổn định từ năm 2005 đến nay

Hiện nay, theo thông tin phản hồi từ phía khách hàng, phần mềm kế toán

KeyFa có những nhược điểm, thể hiện qua các nội dung đó là: “Các phương pháp

kế toán giá thành“; “Hệ thống trợ giúp thao tác nhập liệu và xử lý số liệu theo ngữ cảnh“; “Mức độ liên kết, giao tiếp với các ứng dụng khác như Excel, HTM”; “Sau khi điều chỉnh thông tin phần mềm có lưu lại những dấu vết kiểm soát việc điều chỉnh? Để đáp ứng ngày càng tốt hơn cho các DNNVV đã và đang sử dụng phần

mềm KeyFa, cũng như thu hút nhiều khách hàng tiềm năng khác trước sự đòi hỏi có

tính khách quan từ thực tiễn, tác giả đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện phần mềm kế

toán KeyFa áp dụng cho các DNNVV trên địa bàn tỉnh Đồng Nai“ làm đề tài luận

văn thạc sĩ của mình

2 Các nghiên cứu có liên quan

Đã có nhiều công trình tập trung nghiên cứu về phần mềm kế toán và tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, hoặc có những công trình nghiên cứu về Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) tại một đơn vị cụ thể, sau đây xin lược sơ qua các công trình nghiên cứu có chủ đề liên quan đến luận văn này như sau:

+ Trần Phước (2007) “Một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp Việt Nam“ LATS Kinh tế, ở công trình nghiên cứu này tác giả đã đề cập, hệ thống hóa lý luận về kế toán và hệ thống thông tin kế toán, trong đó luận án cũng đã giới thiệu sơ lược về phần mềm kế toán, tiếp đến, luận án này cung cấp kết quả khảo sát và đánh giá thực trạng của các phần mềm kế toán đã được thiết kế, sử dụng trên thị trường Việt Nam, đặc biệt, nghiên cứu còn cung cấp cho các chuyên gia tin học những cơ sở lý luận về kế toán cần thiết để hiểu biết về

kế toán, trên cơ sở này, tác giả luận án đã đưa ra một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức sử dụng phần mềm kế toán cho các doanh nghiệp tại Việt Nam đồng thời để đồng bộ hóa với giải pháp tổ chức sử dụng phần mềm kế toán, luận án cũng

đã đề xuất giải pháp tổ chức thiết kế phần mềm kế toán;

+ Nguyễn Đăng Huy (2010), “Tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Việt Nam” LATS kinh tế, luận án đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, về thực tiễn, luận án cũng đã đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại

các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Việt Nam trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin theo hướng vừa đáp ứng nhu cầu hội nhập của kế toán Việt Nam với kế toán quốc tế;

+ Nguyễn Thị Hoàng Oanh (2009) “Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH Maersk Việt nam – thực trạng và giải pháp“ LVThS kinh tế, ở nghiên cứu này ngoài việc tác giả đã nghiên cứu tổng quan về hệ thống thông tin kế toán, luận văn còn mô tả phân tích, suy ra ưu nhược điểm của hệ thống thông tin kế toán của Maersk Việt Nam trong điều kiện tin học hóa, sau cùng luận văn nêu ra một số giải pháp nhằm ứng dụng một phần mềm kế toán thích hợp tại công ty Maersk Việt Nam

+ Nguyễn Văn Dũng và Trịnh Thị Huế (2012) “Đánh giá tình hình sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010, tại khoa kế toán – kiểm toán Đại học Lạc Hồng“ đề tài nghiên cứu khoa học, ở nghiên cứu này các tác giả đã: Khái quát

về hệ thống thông tin kế toán, sơ lược về phần mềm kế toán và các đặc tính của phần mềm kế toán đồng thời giới thiệu về phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010; Đánh giá tình hình sử dụng phần mềm MISA SME.NET 2010 tại Khoa kế toán – kiểm toán Đại học Lạc Hồng; và cuối cùng là đề xuất một số giải pháp áp dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010 vào trong công tác giảng dạy

+ Nguyễn Văn Dũng (2012) “Đánh giá tình hình sử dụng phần mềm kế toán của các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Đồng Nai“, đề tài nghiên cứu khoa học, ở nghiên cứu này tác giả đã : Tổng quan về kế toán và hệ thống thông tin kế toán, giới thiệu về các phần mềm kế toán, vai trò của phần mềm kế toán; đồng thời nghiên cứu cũng chỉ ra được thực trạng việc sử dụng các phần mềm kế toán của các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Đồng Nai (tác giả chỉ dừng lại ở mức độ xem xét hình thức

sử dụng phần mềm chứ không đi sâu vào các đánh giá các chức năng phần hành của một phần mềm kế toán cụ thể), để từ đó tác giả đưa ra một số giải pháp nâng cao chất lượng sử dụng phần mềm cho các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Đồng Nai ( không phải là giải pháp hoàn thiện phần mềm kế toán)

Tóm lại, trong các công trình nghiên cứu này, các tác giả đã hệ thống các cơ

sở lý luận về HTTTKT; phần mềm kế toán; hệ thống những nội dung cơ bản của công tác tổ chức bộ máy kế toán hoạt động trong môi trường ứng dụng tin học, đánh giá thực trạng công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán từ đó đề xuất những định

hướng giải pháp vào các ngành, lĩnh vực cụ thể theo từng phạm vi nghiên cứu từng

đề tài

Tuy nhiên, cho đến nay, chưa thấy có một công trình nghiên cứu nào liên quan đến khảo sát, đánh giá, hoàn thiện một phần mềm cụ thể, được áp dụng trên một địa bàn cụ thể Vì vậy, việc nghiên cứu và hoàn thiện một phần mềm kế toán KeyFa đang được áp dụng tại một địa bàn cụ thể là tỉnh Đồng Nai là một đề tài thiết thực cả trong lý luận và thực tiễn

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

- Mục tiêu của luận văn là:

- Hệ thống hóa lý luận về HTTTKT và phần mềm kế toán;

- Đánh giá thực trạng phần mềm kế toán KeyFa sử dụng trong doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Đồng Nai;

- Đề xuất các giải pháp hoàn thiện phần mềm kế toán KeyFa

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: là phần mềm kế toán KeyFa áp dụng tại các DNNVV trên địa bàn tỉnh Đồng Nai;

5 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu hỗn hợp bao gồm cả nghiên cứu định tính (sử dụng thống kê mô tả) và phương pháp nghiên cứu định lượng (sử dụng phần mềm SPSS để chạy phân tích dữ liệu), cụ thể là :

+ Phương pháp định tính: tác giả sử dụng thống kê mô tả để đánh giá thực trạng tình hình sử dụng phần mềm kế toán KeyFa của các DNNVV trên địa bàn tỉnh Đồng Nai;

+ Phương pháp định lượng: tác giả sử dụng phương pháp kiểm định về trị trung bình của hai tổng thể (Nhóm doanh nghiệp áp dụng theo chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC và nhóm doanh nghiệp áp dụng theo chế độ kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ) kiểm định Independent –samples T test

Ngoài ra tác giả còn sử dụng các phương pháp sưu tầm, tham khảo, so sánh, phân tích để hệ thống hóa những lý luận về thực trạng tình hình sử dụng phần mềm

kế toán KeyFa của các DNNVV trên địa bàn tỉnh Đồng Nai

6 Kết cấu đề tài

 Luận văn gồm các chương sau:

Chương 1: Tổng quan về HTTTKT và phần mềm kế toán áp dụng trong

doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng tình hình sử dụng phần mềm kế toán KeyFa tại các

doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Đồng Nai

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện phần mềm kế toán KeyFa áp

dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Đồng Nai

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

VÀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN ÁP DỤNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

1.1.1 Khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin

1.1.1.1 Khái niệm về hệ thống

Theo Vũ Trọng Phong (2010) “Hệ thống là một tập hợp các phần tử, có liên

hệ với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, hoạt động để hướng tới mực đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố đầu vào, sinh ra các yếu tố đầu ra trong một quá trình xử

lý có tổ chức”

Như vậy hệ thống gồm 3 thành phần cơ bản sau :

- Các yếu tố đầu vào (Inputs)

- Xử lý, chế biến (Processing)

- Các yếu tố đầu ra (Outputs)

Ví dụ: Khi chúng ta nghiên cứu về hoạt động kế toán bằng tay của một doanh nghiệp, đây được gọi là hệ thống kế toán thủ công Đầu vào của hệ thống này

là các hóa đơn chứng từ gốc như hóa đơn mua vào; hợp đồng kinh tế; biên bản nghiệm thu khối lượng; bảng lương nhân viên Hoạt động xử lý, chế biến là các hoạt động của kế toán viên như tập hợp chi phí, phân loại chi phí, phân loại nghiệp

vụ kinh tế phát sinh, tính toán và phân tích, so sánh số liệu có liên quan Đầu ra của

hệ thống này bao gồm con người có liên quan; sổ nhật ký chung; số Cái các tài khoản; các báo cáo tài chính (báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, bảng lưu chuyển tiền tệ và bảng thuyết minh báo cáo tài chính); các báo cáo kế toán quản trị Những ví dụ về khác về hệ thống là các hệ thống điều khiển giao thông, các hệ thống sản xuất, các hệ thống chế biến thực phẩm, …

Hệ thống con bản thân nó cũng là một hệ thống nhưng là một thành phần

của hệ thống khác

Đứng trên góc độ tổng thể, thì những hệ thống chúng ta xem xét, thực chất đều là những hệ thống con nằm trong một hệ thống khác, đồng thời cũng chứa các

hệ thống con khác, thực hiện những phần khác nhau của công việc

1.1.1.2 Khái niệm về hệ thống thông tin

Thông tin là một khái niệm rất trừu tượng Để hiểu được nó, trước hết chúng

ta phải hiểu được Dữ liệu là gì ? Dữ liệu được hiểu như là những sự kiện, con số

hình ảnh,… chưa được xử lý để phù hợp với người sử dụng nó Vì vậy, theo định

nghĩa cổ điển thì “ Thông tin là Dữ liệu được sắp xếp phù hợp với người sử dụng,

đồng thời tạo ra hoặc tăng sự hiểu biết của con người “ Ví dụ: điểm của một lớp là

dữ liệu, muốn thành thông tin thì cần phải sắp xếp phân loại giỏi, khá trung bình…

Hình 1.1 mô tả việc hình thành Thông tin

(Nguồn: Bài giảng hệ thống thông tin kế toán, 2010)

Hình 1.1: Mô tả việc hình thành thông tin

Từ việc giải thích các thuật ngữ trên, có thể kết luận khái niệm về hệ thống thông tin như sau:

Theo Trần Phước (2009) “Hệ thống thông tin là một nhóm các phần tử tác động qua lại lẫn nhau có tổ chức nhằm tạo ra dữ liệu để thực hiện một mục tiêu nhất định”

Hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm con người, quá trình và dữ kiện Con người theo các quá trình để xử lý dữ kiện tạo ra thông tin Dữ kiện là sự ghi nhận các số liệu của các quan sát, đó là một tập hợp các biện pháp về một vài lĩnh vực vực kinh doanh Dữ kiện được xử lý để tạo ra các báo cáo về cấu trúc của thực thể

có liên quan

1.1.2 Hệ thống thông tin quản lý

1.1.2.1 Bản chất của hệ thống thông tin quản lý

Theo Thái Phúc Huy (2012) “Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống

thông tin bao gồm các thành phần có quan hệ với nhau được thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ cho các hoạt động chức năng của một tổ chức, hỗ trợ quá trình ra quyết định của các cấp quản lý thông qua việc cung cấp thông tin để hạch định, tổ

chức, thực hiện và kiểm soát quá trình hoạt động của tổ chức” Hình 1.2 sau đây mô

tả bản chất của Hệ thống thông tin quản lý

( Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, 2012)

Hình 1.2: Bản chất của Hệ thống thông tin quản lý

Thành phần hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống bao gồm các thiết bị ( phần cứng, phần mềm,…), con người (người có chuyên môn về hệ thống thông tin, nhà quản lý,…), dữ liệu thông tin và các thủ tục quản lý tổ chức nhằm cung cấp thông tin cho các nhà quản lý ra quyết định

Vì vậy có thể nói rằng, bản chất của hệ thống thông tin quản lý là việc các nhà quản lý thực hiện việc điều hành các hoạt động của doanh nghiệp thông qua các quá trình ra quyết định Trong quá trình này thông tin đóng một vai trò rất quan trọng và ảnh hưởng đến chất lượng của các quyết định Quá trình này có thể diễn ra theo các bước sau:

- Sử dụng, đánh giá thông tin cung cấp để nhận dạng vấn đề cần giải quyết;

- Đưa ra các phương án giải quyết;

- Thu thập các dữ liệu, thông tin cần thiết để đánh giá các phương án;

- Lựa chọn phương án khả thi và ra quyết định

Như vậy, hệ thống thông tin quản lý phải có nhiệm vụ cung cấp các thông tin hữu ích cho nhà quản trị Một thông tin hữu ích phải là thông tin phù hợp với đối tượng sử dụng và nội dung của vấn đề cần giải quyết, là thông tin có đủ độ tin cậy, đầy đủ được trình bày dưới hình thức mà người sử dụng có thể hiểu được Đồng thời thông tin phải được cung cấp kịp thời để đáp ứng nhu cầu ra quyết định hiện tại

Ví dụ: Trong khâu bán hàng của doanh nghiệp, hầu hết đều có sự trợ giúp của công nghệ thông tin từ việc ghi nhận thông tin hàng hóa bán ra, thông tin của

khách hàng, theo dõi hàng tồn kho, trả lương cho nhân viên bán hàng, mua hàng và đánh giá, dự đoán phát triển của doanh thu Hầu hết các nghiệp vụ này đều phải được hỗ trợ từ hệ thống thông tin quản lý

1.1.2.2 Đối tượng sử dụng thông tin quản lý

Ở mỗi cấp quản lý khác nhau trong doanh nghiệp sẽ thực hiện những quyết định có tính chất và nội dung khác nhau từ đó ảnh hưởng đến loại thông tin cần thiết cung cấp cho các cấp quản lý Thông thường chúng ta có thể chia các cấp quản lý trong một doanh nghiệp ra thành ba cấp với 3 loại thông tin sau trong Hình 1.3

Cấp quản lý Phân loại thông tin

Có cấu trúc Bán cấu trúc Không cấu

trúc

Hoạch định chiến lược

( Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, 2012)

Hình 1.3: Phân loại thông tin và đối tượng sử dụng

 Cấp kiểm soát hoạt động: Cấp quản lý quan tâm đến tính hữu hiệu và

hiệu quả của từng hoạt động đã thực hiện trong doanh nghiệp Thông tin cần thiết cho các nhà quản lý ở cấp độ này phải phản ánh tất cả những hoạt động diễn ra hàng ngày tại doanh nghiệp Những thông tin này thường có quy định nội dung cụ thể và

có thể dễ dàng áp dụng thông qua những báo cáo, bảng biểu có sẵn, khuôn mẫu, chỉ tiêu yêu cầu Chúng ta gọi những thông tin nảy là thông tin có cấu trúc

 Cấp kiểm soát quản lý: Đây là cấp quản lý trung gian trong doanh nghiệp

Nhiệm vụ của cấp quản lý này là quan tâm đến quá trình sử dụng các nguồn lực trong việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp Các quyết định được thực hiện

ở cấp độ này rất đa dạng tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, loại hình doanh nghiệp

và tình hình phát sinh ở những thời điểm khác nhau cũng tùy thuộc vào trình độ của người quản lý Do đó thông tin cung cấp cho cấp độ này bên cạnh những thông tin

được tổng hợp và truyền lên từ cấp kiểm soát hoạt động, sẽ có những thông tin phân tích, tổng hợp nhiều chiều, liên quan đến nhiều nội dung tùy theo nhu cầu kinh nghiệm đánh giá của người quản lý, mà không theo một quy ước khuôn mẫu sẵn có Chúng ta gọi đây là những thông tin bán cấu trúc

 Cấp hoạch định chiến lược: Đây là những nhà quản lý cấp cao trong

doanh nghiệp Họ sẽ thiết lập và đưa ra các quyết định chiến lược phát triển trong tương lai của doanh nghiệp Những thông tin để phục vụ ra quyết định này được lấy

từ nhiều nguồn khác nhau cả bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp, nó phụ thuộc vào năng lực và tầm nhìn của nhà lãnh đạo Khó có thể xác định những thông tin nào và nội dung nào là cần thiết cho quá trình dự báo này Do đó, thông tin cung cấp cho các quản độ quản này thường không có khuôn mẫu, quy định và không có cấu trúc

1.1.2.3 Phân loại hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý có thể tiếp cận và phân loại theo đối tượng sử dụng thông tin và theo nội dung kinh tế của các quá trình sản xuất kinh doanh mà hệ thống này thu thập và phản ánh

 Phân loại theo các cấp độ quản lý sử dụng thông tin trong doanh

nghiệp

Theo tiêu thức này, với ba cấp độ quản lý trong doanh nghiệp, chúng ta có ba loại hệ thống thông tin quản lý sau:

 Hệ thống xử lý nghiệp vụ: Thu thập và phản ánh các hoạt động phát

sinh hàng ngày tại doanh nghiệp để cung cấp các thông tin có cấu trúc phục vụ chủ yếu cho cấp độ kiểm soát hoạt động

 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định: Sử dụng các dữ liệu thu thập và các

thông tin tạo ra từ hệ thống xử lý nghiệp vụ để tổng hợp, phân tích thông tin theo yếu cầu của từng nhà quản lý ở cấp độ kiểm soát quản lý Hệ thống này đòi hỏi phải

có khả năng linh hoạt trong việc kết xuất thông tin nhằm đáp ứng các yêu cầu đa dạng từ thông tin nhằm đáp ứng các yêu cầu đa dạng từ thông tin có cấu trúc đến không có cấu trúc của các nhà quản lý trung gian

 Hệ thống hỗ trợ điều hành và hệ thống chuyên gia: Thông tin cung

cấp từ các hệ thống này mang tính chất khái quát tổng hợp cao Thông qua các công

cụ phân tích, các quy luật về suy luận được lưu trữ và thiết lập sẵn, các nhà quản lý

cấp cao trong doanh nghiệp có thể tạo ra thông tin theo yêu cầu, cân nhắc, đánh giá các phương án, các xu thế để đưa ra các dự báo và các chiến lược phát triển trung dài hạn của doanh nghiệp

 Phân loại theo nội dung kinh tế của các quá trình sản xuất kinh

doanh

Quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát bắt đầu từ việc chuyển hóa các yếu

tố đầu vào của quá trình sản xuất thành các sản phẩm hoàn thành, làm gia tăng giá trị của sản phẩm và dịch vụ cung cấp Mỗi nội dung của quá trình này sẽ cần những loại thông tin khác nhau Do đó hệ thống thông tin quản lý có nhiệm vụ phải thu thập và phản ánh xuyên suốt quá trình trên Nếu chia quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát theo các nội dung kinh tế liên quan, chúng ta có thê chia hệ thống thông tin quản lý thành những hệ thống con như sau

+ Hệ thống thông tin sản xuất

+ Hệ thống thông tin bán hàng

+ Hệ thống thông tin nhân sự

+ Hệ thống thông tin kế toán

+ Hệ thống thông tin tài chính

+

1.1.3 Hệ thống thông tin kế toán ( HTTTKT )

1.1.3.1 Bản chất của hệ thống thông tin kế toán

Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán

Theo Trần Phước (2009) “HTTTKT là một tập hợp các nguồn thông tin và phương pháp xử lý thông tin liên quan đến lĩnh vực kế toán để tạo ra những thông tin hữu ích cho người sử dụng” Nói cách khác, HTTTKT là một tập hợp gồm các

thành phần: dữ liệu kế toán, lưu trữ dữ liệu kế toán cho việc sử dụng trong tương lai

và xử lý dữ liệu kế toán phục vụ cho người sử dụng cuối cùng HTTTKT trong môi

trường hiện đại ngày nay chính là phần giao thoa giữa hai lĩnh vực: Hệ thống thông

tin, mà vai trò của công nghệ thông tin là chủ đạo với hệ thống kế toán Sự giao

thoa giữa hai lĩnh vực này tạo nên một đối tượng nghiên cứu mới (Trần Phước,

2009): Hệ thống thông tin kế toán, đây là một xu thế tất yếu thời đại toàn cầu hóa

Điều quan trọng trong HTTTKT là phải kể mô hình hoạt động của HTTTKT Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin và kế toán có thể khái quát qua sơ đồ 1.1

( Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, 2009 )

Sơ đồ 1.1: Việc ứng dụng tin học vào lĩnh vực kế toán tạo ra một

nghiên cứu mới

Từ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, hàng ngày có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các nghiệp vụ này được HTTTKT phân tích, ghi chép

và lưu trữ các ghi chép này (chứng từ, sổ, thẻ, bảng…) Khi người sử dụng có yêu cầu, HTTTKT sẽ từ các ghi chép đã lưu trữ trước đây kết xuất ra đồng thời kết hợp phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin

Mục tiêu của HTTTKT là lập ra báo cáo tài chính - phương tiện truyền đạt thông tin kế toán tài chính, trình bày kết quả kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp cho những người quan tâm đến nó, được lập theo định kỳ và theo quy định bắt buộc, gồm các báo cáo sau:

- Bảng cân đối kế toán;

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh;

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ;

- Thuyết minh báo cáo tài chính

Ngoài các báo cáo tài chính, hệ thống thông tin kế toán, còn cung cấp các báo cáo

kế toán quản trị như báo cáo về: Báo cáo về doanh thu, chi phí và lợi nhuận của từng loại sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ; Báo cáo chấp hành định mức hàng tồn kho; Phân tích mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng và lợi nhuận ; Đến đây, có thể nói

rằng bản chất của HTTTKT là sự tập hợp các thành phần dữ liệu thông tin đầu vào, lưu trữ xử lý thông tin, cung cấp thông tin đầu ra cho người có nhu cầu sử dụng theo các quy trình nghiệp vụ kế toán

1.1.3.2 Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán

Như đã đề cập ở phần khái niệm, Hệ thống là là một tập hợp các phần tử, có

liên hệ với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố đầu vào, sinh ra các yếu tố đầu ra trong một quá trình

xử lý có tổ chức Do vậy, có thể nói rằng thành phần của HTTTKT bao gồm:

+ Đối với HTTTKT cổ điển (chưa có sự xâm nhập của công nghệ thông tin): gồm có con người, chứng từ, sổ sách, hệ thống tài khoản, báo cáo kế toán, chuẩn mực kế toán, các chính sách kế toán, các phương pháp kế toán,…

+ Đối với HTTTKT hiện đại: gồm con người, máy tính (phần cứng), phần mềm, chứng từ, sổ sách, hệ thống tài khoản, báo cáo kế toán, chuẩn mực kế toán, các chính sách kế toán, các phương pháp kế toán,…

(Nguồn: Giáo trình kếtoán máy, 2009)

Hình 1.4: Mô tả hệ thống thông tin kế toán 1.1.3.3 Đối tượng của hệ thống thông tin kế toán

Về cơ chế hoạt động, HTTTKT sẽ thu thập dữ liệu từ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Dữ liệu thu thập chính là nội dung của các hoạt động, nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nhiệm vụ của HTTTKT là phải xác định những hoạt động nào của hệ thống kế toán cần phản ảnh, và nội dung nào mô tả cho các hoạt động đó được ghi nhận vào làm dữ liệu cho hệ thống kế toán Để làm được điều này chúng ta cần phải am hiểu quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhận biết tường tận nội dung, mục đích, chức năng các hoạt động diễn ra trong quá trình

đó Do đó, đối tƣợng của HTTTKT chính là các hoạt động phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp khác nhau có thể sẽ có quá trình sản xuất kinh doanh khác nhau, nhƣng tổng quát, chúng ta có thể chia quá trình này theo các nội dung kinh tế liên quan Trong mỗi quá trình đƣợc phân chia, liên quan đến một nội dung phân loại sẽ là tập hợp các hoạt động, nghiệp vụ diễn ra theo một trình tự và lặp lại Các quá trình đƣợc phân chia này đƣợc gọi là các chu trình kinh doanh hay còn đƣợc gọi là chu trình kế toán

Nhƣ vậy, chu trình kinh doanh (chu trình kế toán) là tập hợp một chuỗi các hoạt động diễn ra theo trình tự đƣợc lặp lại liên quan đến cùng một trong năm chu trình kinh doanh chủ yếu sau trong Hình 1.5

(Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, 2012)

Hình 1.5: Các chu trình kế toán

 Chu trình doanh thu: Là tập hợp các hoat động liên quan đến nội dung

bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền từ khách hàng

 Chu trình chi phí: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến nội dung mua

hàng hóa, dịch vụ và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp

 Chu trình sản xuất: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình

chuyển hóa nguyên vật liệu, sức lao động thành các sản phẩm hoàn thành Chu trình này chỉ có trong doanh nghiệp sản xuất

 Chu trình nhân sự: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình

tuyển dụng, sử dụng và trả lương cho người lao động

 Chu trình tài chính: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình

huy động các nguồn tiền đầu tư vào doanh nghiệp và quản lý các dòng tiền chi ra cho các chủ nợ và nhà đầu tư vào doanh nghiệp

Lưu ý rằng năm chu trình kinh doanh (chu trình kế toán) này không tồn tại độc lập mà chúng có ảnh hưởng qua lại theo mối quan hệ cho – nhận các thông tin

và nguồn lực Tất cả dữ liệu phản ánh nội dung của các hoạt động diễn ra các chu trình kinh doanh sẽ được chuyển đến hệ thống ghi sổ - lập báo cáo để cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp

1.1.3.4 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán

Với cách tiếp cận, đi từ nghiên cứu: Bản chất của HTTTKT; Các thành phần của HTTTKT; Đối tượng của HTTTKT Đến đây, ta thấy rằng: “Chức năng của HTTTKT“ được thể hiện qua những chức năng cơ bản sau đây:

+ Cung cấp các báo cáo cho các đối tượng sử dụng bên ngoài doanh nghiệp:

Các báo cáo này được lập và trình bày theo khuôn mẫu sẵn có và thống nhất cho các loại hình doanh nghiệp

+ Hỗ trợ thực hiện quản lý các hoạt động phát sinh hàng ngày: Hệ thống

thông tin kế toán thông qua việc thu thập các dữ liệu của các hoạt động trong năm chu trình kinh doanh, sẽ cung cấp các thông tin hữu ích tạo điều kiện cho các quá trình ra quyết định của nhà quản lý

+ Hỗ trợ ra các quyết định quản trị: Các nhà quản lý ở các cấp độ khác nhau

sẽ có nhu cầu về mức độ cũng như kiểu loại thông tin khác nhau Do đó, HTTTKT muốn thể hiện rõ chức năng này thì nó phải có tính linh hoạt nhằm đáp ứng các nhu cầu này một cách kịp thời và chính xác

+ Hoạch định và kiểm soát: Thông tin được cung cấp từ HTTTKT cũng rất

cần cho quá trình hoạch định chiến lược và kiểm soát thực hiện mục tiêu Như vậy, thông tin cần cho quá trình này rất phong phú, mang tính tổng hợp và khái quát cao đòi hỏi HTTTKT phải thu thập và lưu trữ dữ liệu rất nhiều theo thời gian và cả

không gian Để làm được điều này HTTTKT phải được hỗ trợ từ nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin mạnh mẽ

+ Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ: Kiểm soát nội bộ bao gồm các chính

sách, thủ tục được thiết lập để phòng ngừa, ngăn chặn và phát hiện rủi ro có thể xảy

ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có rủi ro liên quan đến thông tin kế toán cung cấp Chức năng này yêu cầu HTTTKT sẽ là kênh thông tin

và truyền thông quan trọng để góp phần tạo nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu

hiệu và hiệu quả trong doanh nghiệp

1.1.3.5 Phân loại hệ thống thông tin kế toán

Do thông tin kế toán có thể đáp ứng cho nhiều đối tượng có nhu cầu sử dụng khác nhau nên thông tin kế toán được chia thành một số loại như sau:

Hệ thống thông tin kế toán tài chính

Hệ thống này thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh

tế, tài chính cho người sử dụng dưới dạng các báo cáo tài chính Ví dụ hệ thống thông tin này cung cấp về: Tình hình tài sản; Nguồn vốn; Nợ phải thu; Nợ phải trả; Doanh thu; Chi phí kinh doanh; Thuế phải nộp; Lợi nhuận chưa phân phối; Các luồng tiền,…

Ngoài các thông tin nói trên, hệ thống này còn phải giải trình thêm một số chỉ tiêu đã được phản ảnh trên báo cáo tài chính tổng hợp (thường được gọi là Thuyết minh báo cáo tài chính) và các chính sách kế toán đang được áp của đơn vị

kế toán

Hệ thống thông tin kế toán quản trị

Hệ thống này thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế trong nội bộ đơn vị kế toán

Hệ thống thông tin này nhằm cung cấp cho các nhà quản lý đơn vị trong việc lập kế hoạch, kiểm tra hoạt động hàng ngày, tổ chức điều hành và ra quyết định kinh tế Các đối tượng sử dụng thông tin kế toán quản trị bao gồm: Ban lãnh đạo đơn vị; Những người tham gia điều hành quản lý đơn vị Do đặc tính của thông tin

kế toán quản trị không buộc phải tuân thủ nghiêm ngặt như thông tin kế toán tài chính, do vậy, thông tin từ hệ thống này có thể cung cấp linh hoạt hơn, đa dạng hơn

và phù hợp với nội dung và yêu cầu quản lý cụ thể của từng đơn vị Thông tin kế toán quản trị cung cấp đặt trọng tâm cho tương lại và coi trọng tính lợi ích thiết thực

của đơn vị, đề cao tính kịp thời và hiệu quả, đồng thời cũng buộc tính trách nhiệm của những người điều hành quản lý Thông tin kế toán quản trị gắn liền với từng bộ phận cụ thể, từng công việc cụ thể Dựa trên những thông tin của kế toán tài chính,

kế toán quản trị chi tiết hóa hoặc mở rộng thông tin phục vụ cho nhu cầu quản lý

Hệ thống thông tin kế toán khác

- Hệ thống thông tin về kế toán chi phí

Hệ thống thông tin này liên quan đến việc ghi chép, phân tích, tính toán các khoản chi phí (nhằm tính giá thành và kiểm soát chi phí) đồng thời cũng lập dự toán

về chi phí cho kỳ kế hoạch (thiết lập xây dựng các định mức tiêu hao) Trong một đơn vị kế toán nhỏ, thì HTTTKT chi phí có thể nằm chung gọn trong HTTTKT giá thành

- Hệ thống thông tin kiểm toán

Xu hướng chung, tất cả những người quan tâm đến thông tin kế toán, thì đều mong muốn thông tin kế toán đó phải đáng tin cậy Xuất phát từ đó, hoạt động kiểm toán ra đời Trong một số đơn vị kế toán có quy mô lớn, hệ thống thông tin kiểm toán nội bộ được thiết lập, thật sự mang lại nhiều hữu ích đáng kể

1.1.3.6 Các công cụ kỹ thuật mô tả HTTTKT

Lưu đồ: Theo Trần Phước (2009) “Lưu đồ là hình vẽ mô tả quy trình luân chuyển dữ liệu, thông tin hoặc trình tự các hoạt động xử lý trong hệ thống

thông tin”, các ký hiệu được sử dụng trong lưu đồ được trình bày ở phụ lục 15

Cũng theo tác giả Trần Phước (2009) ta có các loại lưu đồ sau đây:

+ Lưu đồ chứng từ: Mô tả luân chuyển của chứng từ và thông tin giữa các vùng trách nhiệm của một tả chức (một hệ thống) Lưu đồ chứng từ rất hữu ích trong phân tích thủ tục kiểm soát

+ Lưu đồ hệ thống: Mô tả mối quan hệ của đầu vào, xử lý và đầu ra của một hệ thống thông tin kế toán

+ Lưu đồ chương trình: là lưu đồ mô tả một logic chi tiết để thực hiện một xử lý trình bày trong lưu đồ hệ thống

Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD): DFD là hình vẽ mô

tả luân chuyển dữ liệu trong hệ thống Nó được dùng để lập hồ sơ cho hệ thống đang tồn tại hoặc để lập hay thiết kế cho hệ thống mới Một DFD được cấu tạo bởi

4 thành phần cơ bản, đó là: Nguồn, đích dữ liệu; Luận chuyển dữ liệu; Xử lý; Lưu

trữ dữ liệu DFD thường có thể chia thành nhiều cấp nhỏ hơn với mục đích mô tả

chi tiết nhiều hơn (Xem phụ lục 15, các ký hiệu sơ đồ dòng dữ liệu) DFD cấp cao

nhất mô tả hệ thống Ngày nay, Microsoft Visio là một phần mềm ứng dụng chuyên nghiệp được sử dụng rất phổ biến để vẽ và thiết kế xây dựng các lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu rất hiệu quả

1.1.4 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán

1.1.4.1 Bản chất việc tổ chức HTTTKT

Tổ chức hệ thống thông tin kế toán là quá trình thiết lập và phát triển một hệ thống thông tin kế toán để đáp ứng yêu cầu thông tin của các cấp quản lý đối với chức năng kế toán Quá trình này bao gồm nhiều các công việc từ xác định mục tiêu, yêu cầu, nhận dạng các yếu tổ ảnh hưởng, tổ chức lựa chọn con người tham gia vào quá trình phát triển, cho đến quá trình tổ chức từng nội dung, thành phần của một hệ thống thông tin kế toán

Quá trình tổ chức một hệ thống thông tin kế toán không phải là việc tổ chức một bộ phận thực hiện công tác kế toán hay chỉ là những công việc gói gọn trong phòng kế toán Xuất phát từ bản chất của một hệ thống thông tin kế toán, quá trình

tổ chức hệ thống kế toán sẽ liên quan đến toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến hoạt động của những bộ phận phòng ban khác, để tổ chức thu thập, luân chuyển dữ liệu, thông tin cần thiết về hệ thống kế toán để tiến hành xử lý Qua trình này chắc chắn sẽ diễn ra trong thời gian dài, phát sinh nhiều chi phí, rủi ro, ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp hiện tại của doanh nghiệp Do đó, nếu không tổ chức chặc chẽ, khoa học, doanh nghiệp sẽ gặp thất bại trong quá trình tổ chức và phát triển một hệ thống thông tin kế toán của đơn vị mình (Thái Phúc Huy, Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, 2012)

1.1.4.2 Nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế toán

Các nội dung của quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán được tiếp cận theo các thành phần của hệ thống Các nội dung đó bao gồm:

 Xác định yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng việc cung cấp thông tin trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng thông tin Do

đó, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán, việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin là nội dung có ý nghĩa quan trọng Thông qua quá trình phân tích các hoạt động

phát sinh trong các chu trình kinh doanh của doanh nghiệp, các nội dung thông tin, đối tượng sử dụng, phạm vi cung cấp và các yêu cầu quản lý

 Tổ chức dữ liệu đầu vào

Nội dung này liên quan đến việc xác định các nội dung dữ liêu cần thu thập, các thức, phương thức thu thập dữ liệu liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đây chính là tổ chức hệ thống chứng từ, tổ chức hệ thống tài khoản, các đối tượng quản lý cần theo dõi chi tiết theo yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý đã xác định cho từng chu trình kinh doanh

 Tổ chức quá trình xử lý

Có hai nhóm công việc liên quan đến nội dung này:

+Tổ chức quá trình thực hiện các hoạt động trong chu trình kinh doanh, xác

định chức năng, vai trò các bộ phận trong doanh nghiệp Từ đó thiết lập cách thức luân chuyển chứng từ, dữ liệu cho từng hoạt động trong từng chu trình kinh doanh

+ Tổ chức xử lý nội dung thu thập liên quan đến các hoạt động trong chu trình kinh doanh như tổ chức bộ máy kế toán, lựa chọn hình thức ghi sổ, nhập liệu,

phương thức xử lý, phân công xử lý chứng từ và tổ chức hạch toán các hoạt động theo các yêu cầu thông tin cần cung cấp

và sử dụng báo cáo

(Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, 2012)

Hình 1.6: Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán 1.1.4.4 Nhân sự tham gia quá trình tổ chức HTTTKT

Có thể nói rằng nhân tố con người trong bất cứ hoạt động kinh tế nào cũng đều quan trọng, vì vậy, để tổ chức thành công HTTTKT thì phải có nhiều người tham gia Sau đây là các thành phần là những con người tham gia và vai trò của họ trong việc thực hiện hệ thống:

 Các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp

Mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp thuộc về các nhà quản lý cấp cao,

vì vậy thông tin kế toán từ HTTTKT phải đáp ứng được nhu cầu của họ Do đó, sự tham gia của các nhà quản trị cấp cao này sẽ hỗ trợ tích cực cũng như khuyến khích quá trình phát triển hệ thống, giữ vai trò điều phối hoạt động của nhóm phát triển với các phòng ban chức năng Ngoài ra, vai trò quan trọng nữa của nhóm đối tượng này chính là sự xét duyệt và phê chuẩn các giai đoạn phát triển của hệ thống

 Các kế toán viên, kiểm toán viên nội bộ

Các kế toán viên, kiểm toán viên nội bộ có vai trò là người sử dụng và đánh giá trực tiếp hệ thống kế toán Họ sẽ là người trực tiếp xác định các yêu cầu thông tin cần phải có từ hệ thống kế toán, đồng thời đưa ra các yêu cầu khác cần thỏa mãn

và nhận xét sự hữu ích và thích hợp của hệ thống kế toán dưới góc độ là người sử dụng nó Ngoài ra kế toán viên, kiểm toán viên nội bộ sẽ tham gia vào quá trình thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ, giám sát và đánh giá các hoạt động kiểm soát trong HTTTKT

 Phụ trách các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp

Các thành viên này tham gia quá trình tổ chức hệ thống kế toán với tư cách

là thành viên của nhóm quản lý dự án phát triển hệ thống Họ chính là trưởng bộ phận kế toán, trưởng các bộ phận khác có nhu cầu sử dụng thông tin hoặc liên quan đến HTTTKT Các thành viên này sẽ có vai trò thiết lập các chính sách và kiểm soát quá trình phát triển hệ thống, xét duyệt các giai đoạn đã thực hiện, báo cáo kết quả

và trình các phương án cho các giai đoạn tiếp theo cho nhà quản trị cấp cao

 Các chuyên gia phân tích, tư vấn, lập trình hệ thống

Đây chính là các chuyên gia có khả năng phân tích hệ thống hiện tại, thiết kế

hệ thống mới và lập trình các ứng dụng xử lý bắng máy tính Các chuyên gia này có thể là những người bên trong doanh nghiệp hoặc cũng có thể là người bên ngoài doanh nghiệp thuê như các chuyên gia lập trình, các nhà tư vấn kế toán, các kiểm toán viên, chuyên gia tư vấn khai thác phần mềm kế toán Họ đều là những người

có kiến thức sâu rộng về lĩnh vực chuyên môn có liên quan đến tổ chức hệ thống kế toán, tổ chức hệ thống kiểm soát và cả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt

động quản lý doanh nghiệp

1.1.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong HTTTKT

1.1.5.1 Ảnh hưởng của công nghệ thông tin trong HTTTKT

Máy tính cá nhân, máy chủ, mạng không dây, và các thiết bị kỹ thuật số khác luôn là những tác nhân làm thay đổi phương thức giao dịch trong kinh doanh Vì vậy, có thể nói rằng Công nghệ thông tin (CNTT) ngày nay đã thực sự tác động rất lớn đến HTTTKT nói riêng và nền kinh tế nói chung Những ảnh hưởng của CNTT đến HTTTKT gồm những nội dung sau:

Thay đổi diện mạo của HTTTKT truyền thống: Ngày nay, khi mà CNTT

đã xâm nhập vào nhiều lĩnh vực trên toàn thế giới thì HTTTKT truyền thống đã bị thay đổi hoàn toàn, đặc biệt phương thức xử lý dữ liệu kế toán đã được đảm nhận bởi vai trò của CNTT Trên thực tế đã chứng minh điều đó, CNTT đã tự động hoá

sổ sách kế toán truyền thống Các gói phần mềm kế toán có thể đi kèm với một loạt các tính năng chuyên ngành hoặc một chương trình chung chung mà có thể được tùy chỉnh để cho phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Các Doanh nghiệp thường lựa chọn các phần mềm kế toán dựa trên quy mô của các hoạt động của họ và số lượng người sử dụng truy cập vào HTTTKT

Tăng cường chức năng của hệ thống thông tin kế toán: Hầu hết các hệ

thống kế toán trên máy vi tính đều có chức năng kiểm tra và kiểm soát nội bộ một cách tự động để đảm bảo rằng tất cả các giao dịch và các tài khoản kế toán được ghi đúng quy định trước khi báo cáo tài chính được cung cấp Chương trình kế toán hoặc phần mềm còn có những công cụ hữu ích khác có thể giúp kế toán hoặc chủ doanh nghiệp tạo ra dự báo về bán hàng phân tích các số liệu kế toán dễ dàng hơn,

hỗ trợ các quyết định kinh doanh khác Trong một môi trường mà doanh nghiệp tự động hoá công tác quản lý thì HTTTKT còn có chức năng chia sẻ thông tin dữ liệu cho các bộ phận khác trong nội bộ doanh nghiệp một cách tự động Với môi trường chính phủ điện tử, việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán góp phần giải quyết truyền tải thông tin chính xác và kịp thời

ngoài việc số liệu được xử lý, tính toán bởi chương trình máy tính được lập sẵn, thông qua bộ xử lý trung tâm máy tính (CPU), nó còn được cải thiện bằng cách hạn chế số lượng kế toán viên có quyền truy cập vào hệ thống dữ liệu kế toán Thông tin

kế toán chỉ được điều chỉnh khi người kế toán có đủ điều kiện được phép thay đổi

và chỉnh sửa Ví dụ trong các phần mềm kế toán thường có sự phân quyền cho người sử dụng đối với mỗi phần hành, riêng kế toán trưởng hoặc người có thẩm quyền đối với bộ máy kế toán thì được phân quyền ở cấp cao nhất, nghĩa là họ có thể xem, chỉnh sửa, thay đổi dữ liệu kế toán của đơn vị đó

Ảnh hưởng tới vai trò của người kế toán: HTTTKT trong môi trường ứng

dụng CNTT, đã thay đổi vai trò của nhân viên kế toán, đó là giảm bớt việc ghi chép

số liệu và lập báo cáo, chuyển nhiều sang việc phân tích thông tin để hỗ trợ cho người ra quyết định Ví dụ thay vì trong môi trường kế toán bằng thủ công, nhân viên kế toán phải ghi nghiệp vụ kinh tế khi nhập kho nguyên vật liệu ở cả trong sổ

kế toán chi tiết và sổ cái, ngược lại trong phần mềm kế toán họ chỉ nhập một lần ở phần hành kế toán kho là đủ

1.1.5.2 Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong HTTTKT

Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong HTTTKT phụ thuộc rất nhiều vào sự phát triển của ngành CNTT Về góc độ CNTT, ngoài việc sự phát triển của

hệ điều hành thì sự phát triển của các ngôn ngữ lập trình ứng dụng và hệ quản trị cơ

sở dữ liệu chạy trên nền tảng hệ điều hành là một yếu tố đáng quan tâm Ví dụ trước đây khi Microsoft đưa ra hệ điều hành Windows thì sau đó đã phát triển được bộ Microsoft Office, tiếp đến một số ngôn ngữ lập trình ra đời và phát triển như: Microsoft Access; Microsoft Visual Basic; Visual Foxpro; C++; Java, Microsoft Visual Foxpro; Delphi ; hệ quản trị cơ sở dữ liệu như: Microsoft SQL Server, Oracle 9i, MySQL, DB2, tất cả đều có thể chạy trên nền tảng hệ điều hành Windows

Nên cần lưu ý rằng các doanh nghiệp khác nhau về mức độ ứng dụng CNTT vào công tác kế toán, tùy theo quy mô, yêu cầu quản lý cũng như quan điểm của người quản lý Có thể chia ra thành ba mức độ chính:

+ Mức độ kế toán bán thủ công: Mức độ này thực hiện kế toán thủ công

nhưng với sự trợ giúp của một hệ thống xử lý bảng tính như Excel Trong mô hình kiểu này, hầu hết chứng từ gốc đều là chứng từ bằng giấy như trong hệ thống hoàn toàn bằng thủ công, doanh nghiệp sử dụng Excel chỉ để hổ trợ trong quá trình nhập liệu, tận dụng các hàm tính toán, các lệnh của Excel để hổ trợ xử lý dữ liệu, trích lọc, tổng hợp và lập báo cáo tài chính, các báo cáo thuế, có thể tự động hoá hoàn toàn quá trình xử lý số liệu kể từ sau khi nhập liệu cho đến khi in ra các sổ, báo cáo

cần thiết Mô hình này thường hữu hiệu trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa, tổ chức

bộ máy kế toán tập trung, nhu cầu chuyển giao hay chia sẻ dữ liệu không cao

+ Mức độ tự động hoá công tác kế toán: Ở mức độ này, doanh nghiệp tổ

chức bộ máy kế toán với một phần mềm kế toán Các bộ phận, phòng ban khác có thể sử dụng máy tính nhưng hoàn toàn không có sự khai thác và chia sẻ dữ liệu trong hệ thống máy tính của kế toán Một số chứng từ do kế toán lập có thể do phần mềm kế toán in ra, các chứng bên ngoài hay do các bộ phận khác phải được in, ký duyệt như trong trường hợp thủ công và kế toán phải nhập liệu vào máy Đây là mô hình phổ biến Hầu hết quá trình xử lý dữ liệu kế toán được lập trình Các phần mềm có thể do doanh nghiệp mua, tự viết tay hay thuê các công ty tin học viết cho mình Các phần mềm kế toán này có phẩm cấp rất khác nhau và phong phú về chủng loại

+ Mức độ tự động hoá công tác quản lý: Ở cấp độ này, các doanh nghiệp

có thể ứng dụng tin học cho tất cả các bộ phận, các phòng ban trong doanh nghiệp Trong mô hình này, doanh nghiệp tổ chức hệ thống máy tính theo mô hình mạng, có thể là mạng nội bộ (mạng LAN), mạng diện rộng (mạng WAN), mạng Intranet hay

có thể kết nối Internet Tất cả các phần mềm trong doanh nghiệp, đều có thể khai thác, chia sẻ dữ liệu cho nhau và phần mềm kế toán có thể khai thác, truy xuất, chia

sẻ số liệu và cung cấp thông tin qua hệ thống này Với mô hình này, dữ liệu đầu vào của hệ thống kế toán có thể là các chứng từ bằng giấy, có thể là dữ liệu do các hệ thống khác chuyển đến, cũng có thể sử dụng chứng từ điện tử Phần lớn quá trình

xử lý dữ liệu nằm trong quy trình khép kín và có liên quan chặt chẽ giữa các bộ phận, các phòng ban Xu hướng hiện nay các doanh nghiệp tự động hoá công tác quản lý thường sử dụng các phần mềm ERP (Enterprise Planning System – Hệ thống hoạch định các nguồn nhân lực của doanh nghiệp) do các doanh nghiệp sản xuất phần mềm trong hay ngoài nước cung cấp

1.2 Tổng quan về phần mềm kế toán

1.2.1 Khái niệm phần mềm kế toán

Theo Thái Phúc Huy (2012) “Khái niệm về phần mềm kế toán: Phần mềm

kế toán là chương trình máy tính được thiết lập nhằm hỗ trợ cho công tác kế toán trong quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp các báo cáo kế toán cho đối

tượng sử dụng” Có thể phân loại phần mềm kế toán theo nguồn gốc và mục đích hình thành thì phần mềm kế toán được chia thành 2 loại chính như sau:

 Các phần mềm kế toán được thiết kế theo yêu cầu riêng biệt của doanh nghiệp khách hàng Thông thường đây là các phần mềm kế toán sử dụng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn, có nhiều đặc điểm xử lý và yêu cầu thông tin có tính đặc thù mà một phần mềm kế toán thiết kế sẵn không có được Với những phần mềm như vậy thì việc tổ chức sử dụng sẽ rất thuận lợi khi mà hầu hết các chức năng của phần mềm đều được thiết kế theo đúng yêu cầu của doanh nghiệp

 Các phần mềm thiết kế và đóng gói sẵn, những phần mềm loại này thường sử dụng cho nhiều doanh nghiệp khác nhau Cơ bản của những phần mềm này là được thiết kế trên những đặc điểm chung nhất của hệ thống kế toán xử lý trong môi trường máy tính, chính vì lẽ đó mà những phần mềm có chi phí rất thấp

và thông thường phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ và vừa Hạn chế của phần mềm loại này là tính tùy biến của nó rất hạn chế, việc thỏa mãn tối đa nhu cầu thông tin kế toán của doanh nghiệp là không trọn vẹn

1.2.2 Đặc điểm của phần mềm kế toán

Hoạt động của phần mềm kế toán là quá trình ghi nhận nôi dung của các nghiệp vụ cần thu thập vào trong phần mềm kế toán để tổ chức lưu trữ, xử lý, và tạo

ra các sản phẩm thông tin hữu ích cung cấp cho người có nhu cầu sử dụng Quá trình này có những đặc điểm cần lưu ý như sau:

+ Đặc điểm về ghi nhận dữ liệu: Phần mềm kế toán ghi nhận nội dung các

nghiệp vụ thông qua hai hoạt động nhập liệu và khai báo Hoạt động nhập liệu ghi nhận nội dung của các nghiệp vụ phát sinh, hoạt động khai báo ghi nhận nội dung cần thu thập, quản lý cho các tài khoản và các đối tượng quản lý khác như: Khách hàng, nhà cung cấp, danh mục mã vật tư hàng hóa…

+ Đặc điểm về quá trình xử lý dữ liệu kế toán: Phần mềm kế toán có khả

năng xử lý tự động và đồng thời các dữ liệu thu thập từ quá trình nhập liệu các

chứng từ để tạo ra các thông tin theo yêu cầu

+ Đặc điểm tổ chức lưu trữ dữ liệu: Dữ liệu của phần mềm được lưu trữ

nhất quán, không trùng lắp và có thể chia sẽ không chỉ trong cùng phần mềm kế toán mà có thể được truy xuất và cung cấp cho các phần mềm khác (ví dụ: trích dữ

dữ liệu từ phần mềm kế toán sang phần mềm khai báo thuế của cơ quan thuế …)

Đa số các phần mềm kế toán tổ chức dữ liệu theo hệ quản trị cở sở dữ liệu, trong đó tập tin lưu trữ dữ liệu tách biệt với chương trình kế toán, cho phép tổ chức lưu trữ, thao tác dữ liệu của nhiều doanh nghiệp khác nhau trên cùng phần mềm

+ Đặc điểm thông tin cung cấp: Thông tin cung cấp từ phần mềm kế toán

đa dạng, dễ dàng tiếp cận đòi hỏi tổ chức phân loại và phân quyền sử dụng thông tin chặt chẽ Hầu hết các thông tin này đều được xử lý tự động từ một nguồn dữ liệu,

do đó, các báo xuất ra từ phần mềm kế toán sẽ không có ý nghĩa đối chiếu so sánh như môi trường kế toán thủ công (một đặc điểm đáng lưu ý)

1.2.3 Các thành phần cơ bản của phần mềm kế toán

Một phần mềm kế toán thường có những thành phần cơ bản sau:

 Hệ thống khai báo thông tin, chính sách kế toán chung: Hệ thống này yêu

cầu người sử dụng khai báo các thông tin ghi nhận ban đầu vào hệ thống như: tên doanh nghiệp; mã số thuế; năm tài chính; chế độ kế toán sử dụng; phương pháp tính

giá hàng tồn kho; phương pháp khấu hao …

 Danh mục tài khoản: Danh mục các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng

và tổ chức khai báo, cách thức quản lý nhằm phục vụ cho công tác hạch toán kế

toán khi ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh

 Chức năng khai báo số dư: Trong lần đầu tiên, nếu doanh nghiệp có số

liệu kế toán cũ trước đây, khi sử dụng thì phải khai báo các số dư kế toán này để

cho chương trình máy tính quản lý và theo dõi

 Chức năng nhập liệu: Các chức năng nhập liệu, có thể tổ chức chung hoặc tách riêng theo từng phần hành kế toán, từng loại nghiệp vụ chức năng

 Chức năng tìm kiếm dữ liệu: Cho phép tìm kiếm, truy xuất lại các dữ liệu, chứng từ đã ghi nhận và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu phần mềm kế toán

 Hệ thống báo cáo: Thể hiện nội dung, thông tin từ quá trình xử lý của phần mềm thông qua hệ thống sổ sách và các báo cáo kế toán

 Chức năng mở / đóng phần mềm: Thông thường phần mềm được thiết kế

làm sao để người sử dụng biết được khi nào thì chương trình kế toán được bắt đầu,

thường thì các phần mềm đều có icon (biểu tượng), nếu được kích hoạt thì xem như

phần mềm kế toán đang khỏi động, ngược lại người sử dụng muốn đóng lại chương

trình thì phần mềm kế toán cũng thiết kế sao cho người sử dụng dễ nhìn thấy nút bấm (Button) thoát khỏi chương trình

1.2.4 Qui trình tổ chức sử dụng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Các giai đoạn tổ chức triển khai hệ thống thông tin kế toán, đó là lập kế

hoạch khảo sát, phân tích, thiết kế, thực hiện vận hành hệ thống (trong phần 1.1.4.3 chương 1) Vì vậy, tác giả chỉ đề cập đến trường hợp phần mềm kế toán đã được thiết kế xong Quy trình tổ chức sử dụng phầm mềm kế toán gồm những bước sau:

 Tìm hiểu về cấu hình và cách thức cài đặt: Phần mềm kế toán là một

chương trình máy tính hoạt động dưới sự quản lý của hệ điều hành (thường hiện nay

là Windows), dựa trên nền tảng về phần cứng và các thiết bị kèm theo Do đó, trước khi cài đặt cần phải xem xét các thông số này phần mềm kế toán có tương thích hay không Thông thường phần mềm kế toán thường được cung cấp dưới dạng bộ đĩa

CD hoặc DVD Đơn vị kế toán cần xem xét quyết định những máy tính nào trong đơn vị sẽ tham gia cài đặt Nhà cung cấp phần mềm (hoặc chuyên gia phần mềm) có thể cùng với nhân viên của công ty cùng tham gia tiến hành cài đặt chương trình Thông thường, quá trình cài đặt chỉ mất nhiều nhất là vài giờ đồng hồ

 Tìm hiểu cách thức khỏi động và khởi tạo dữ liệu của phần mềm: Khởi

tạo dữ liệu của phần mềm kế toán là nhu cầu bắt buộc vì hầu hết các phần mềm kế toán hiện này được tổ chức theo hệ quản trị cơ sở dữ liệu Vì vậy, người sử dụng phần mềm phải biết cách thức khởi tạo dữ liệu ban đầu (tạo mới một tập tin dữ liệu), sau khi dữ liệu được khỏi tạo thì việc kết nối phần mềm và dữ liệu được thực hiện tự động theo mặc định của chương trình phần mềm

 Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của phần mềm:

+ Thông tin chung và các thành phần của phần mềm: Thông qua nội dung

tìm hiểu này, người sử dụng sẽ định vị, làm quen vị trí và khai thác từng chức năng trong phần mềm phục vụ cho quá trình sử dụng Các nội dung này bao gồm:

- Nơi khai báo thông tin về doanh nghiệp và các chính sách kế toán;

- Vị trí của danh mục khai báo các đối tượng quản lý;

- Nơi nhập số dư lần đầu tiên của phần mềm;

- Vị trí danh mục các chức năng nhập liệu của phần mềm;

- Định vị các công cụ tìm kiếm, truy xuất dữ liệu trong phần mềm;

- Cách thức đóng mở các cửa sổ trong phần mềm, cách thức lưu trữ dữ liệu,

và cách thức đóng (thoát) phần mềm

+ Tìm hiều khai báo thông tin chung của hệ thống: Nội dung khai báo thông

tin chung có thể bao gồm:

- Thông tin về doanh nghiệp: Tên; địa chỉ; mã số thuế; tên giám đốc; kế toán trưởng;

- Thông tin về các chính sách kế toán: Phương pháp tính giá hàng tồn kho; phương pháp khấu hao…;

- Thông tin về kỳ kế toán, niên độ kế toán;

- Thông tin về thời điểm bắt đầu sử dụng phần mềm

 Tìm hiểu khai báo ban đầu trên phần mềm kế toán:

+ Khai báo đối tượng quản lý chi tiết: Đối tượng quản lý trong phần mềm kế

toán thường được xây dựng và quản lý từ cấp thấp nhất lên đến cấp cao nhất Việc khai báo đối tượng quản lý càng chi tiết và đầy đủ sẽ là một cơ sở quan trọng trong việc tổ chức nhập liệu cũng như khai thác dữ liệu sau này Nội dung khai báo một đối tượng quản lý có thể bao gồm:

- Khai báo loại đối tượng quản lý sử dụng trong phần mềm, ví dụ như: Khách hàng; nhà cung cấp; Hàng hóa; tài khoản ngân hàng…;

- Khai báo nội dung dữ liệu cần thu thập về một loại đối tượng bao gồm: Mã đối tượng, tên đối tượng và các nội dung quản lý cho đối tượng;

- Khai báo chi tiết các đối tượng: Sau khi khai báo loại đối tượng sử dụng, các nội dung cần thu thập cho từng loại đối tượng, chúng ta sẽ tiến hành khai báo chi tiết từng đối tượng theo các nội dung cần thu thập và cấu trúc mã quản lý cho

loại đối tượng đó

+ Tìm hiểu khai báo hệ thống tài khoản: Tài khoản là thành phần không thể

thiếu trong bất kỳ một HTTTKT nào Việc khai báo tài khoản là điều kiện bắt buộc trước khi nhập số dư đầu kỳ cũng như số liệu chứng từ Căn cứ chế độ kế toán áp dụng, doanh nghiệp có thể khai báo hệ thống tài khoản tương ứng với chế độ kế toán đó (hiện tại có 2 chế độ kế toán: Chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC; Chế độ kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC)

Nội dung khai báo tài khoản bao gồm:

- Khai báo cấp tài khoản, số hiệu và tên gọi tương ứng;

- Khai báo loại tài khoản và kiểu số dư;