6. Kết cấu đề tài
1.1.3.2Các thành phần của hệ thống thông tin kếtoán
Nhƣ đã đề cập ở phần khái niệm, Hệ thống là là một tập hợp các phần tử, có liên hệ với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, hoạt động để hƣớng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố đầu vào, sinh ra các yếu tố đầu ra trong một quá trình xử lý có tổ chức. Do vậy, có thể nói rằng thành phần của HTTTKT bao gồm:
+ Đối với HTTTKT cổ điển (chƣa có sự xâm nhập của công nghệ thông tin): gồm có con ngƣời, chứng từ, sổ sách, hệ thống tài khoản, báo cáo kế toán, chuẩn mực kế toán, các chính sách kế toán, các phƣơng pháp kế toán,…
+ Đối với HTTTKT hiện đại: gồm con ngƣời, máy tính (phần cứng), phần mềm, chứng từ, sổ sách, hệ thống tài khoản, báo cáo kế toán, chuẩn mực kế toán, các chính sách kế toán, các phƣơng pháp kế toán,…
(Nguồn: Giáo trình kếtoán máy, 2009)
Hình 1.4: Mô tả hệ thống thông tin kế toán 1.1.3.3 Đối tƣợng của hệ thống thông tin kế toán
Về cơ chế hoạt động, HTTTKT sẽ thu thập dữ liệu từ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Dữ liệu thu thập chính là nội dung của các hoạt động, nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhiệm vụ của HTTTKT là phải xác định những hoạt động nào của hệ thống kế toán cần phản ảnh, và nội dung nào mô tả cho các hoạt động đó đƣợc ghi nhận vào làm dữ liệu cho hệ thống kế toán. Để làm đƣợc điều này chúng ta cần phải am hiểu quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhận biết tƣờng tận nội dung, mục đích, chức năng các hoạt động diễn ra trong quá trình
đó. Do đó, đối tƣợng của HTTTKT chính là các hoạt động phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp khác nhau có thể sẽ có quá trình sản xuất kinh doanh khác nhau, nhƣng tổng quát, chúng ta có thể chia quá trình này theo các nội dung kinh tế liên quan. Trong mỗi quá trình đƣợc phân chia, liên quan đến một nội dung phân loại sẽ là tập hợp các hoạt động, nghiệp vụ diễn ra theo một trình tự và lặp lại. Các quá trình đƣợc phân chia này đƣợc gọi là các chu trình kinh doanh hay còn đƣợc gọi là chu trình kế toán.
Nhƣ vậy, chu trình kinh doanh (chu trình kế toán) là tập hợp một chuỗi các hoạt động diễn ra theo trình tự đƣợc lặp lại liên quan đến cùng một trong năm chu trình kinh doanh chủ yếu sau trong Hình 1.5
(Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, 2012)
Hình 1.5: Các chu trình kế toán
Chu trình doanh thu: Là tập hợp các hoat động liên quan đến nội dung bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền từ khách hàng.
Chu trình chi phí: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến nội dung mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp.
Chu trình sản xuất: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình chuyển hóa nguyên vật liệu, sức lao động thành các sản phẩm hoàn thành. Chu trình này chỉ có trong doanh nghiệp sản xuất.
Chu trình nhân sự: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình tuyển dụng, sử dụng và trả lƣơng cho ngƣời lao động.
Chu trình tài chính: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình huy động các nguồn tiền đầu tƣ vào doanh nghiệp và quản lý các dòng tiền chi ra cho các chủ nợ và nhà đầu tƣ vào doanh nghiệp.
Lƣu ý rằng năm chu trình kinh doanh (chu trình kế toán) này không tồn tại độc lập mà chúng có ảnh hƣởng qua lại theo mối quan hệ cho – nhận các thông tin và nguồn lực. Tất cả dữ liệu phản ánh nội dung của các hoạt động diễn ra các chu trình kinh doanh sẽ đƣợc chuyển đến hệ thống ghi sổ - lập báo cáo để cung cấp thông tin cho các đối tƣợng sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp.
1.1.3.4 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán
Với cách tiếp cận, đi từ nghiên cứu: Bản chất của HTTTKT; Các thành phần của HTTTKT; Đối tƣợng của HTTTKT. Đến đây, ta thấy rằng: “Chức năng của HTTTKT“ đƣợc thể hiện qua những chức năng cơ bản sau đây:
+ Cung cấp các báo cáo cho các đối tượng sử dụng bên ngoài doanh nghiệp: Các báo cáo này đƣợc lập và trình bày theo khuôn mẫu sẵn có và thống nhất cho các loại hình doanh nghiệp .
+ Hỗ trợ thực hiện quản lý các hoạt động phát sinh hàng ngày: Hệ thống thông tin kế toán thông qua việc thu thập các dữ liệu của các hoạt động trong năm chu trình kinh doanh, sẽ cung cấp các thông tin hữu ích tạo điều kiện cho các quá trình ra quyết định của nhà quản lý.
+ Hỗ trợ ra các quyết định quản trị: Các nhà quản lý ở các cấp độ khác nhau sẽ có nhu cầu về mức độ cũng nhƣ kiểu loại thông tin khác nhau. Do đó, HTTTKT muốn thể hiện rõ chức năng này thì nó phải có tính linh hoạt nhằm đáp ứng các nhu cầu này một cách kịp thời và chính xác.
+ Hoạch định và kiểm soát: Thông tin đƣợc cung cấp từ HTTTKT cũng rất cần cho quá trình hoạch định chiến lƣợc và kiểm soát thực hiện mục tiêu. Nhƣ vậy, thông tin cần cho quá trình này rất phong phú, mang tính tổng hợp và khái quát cao đòi hỏi HTTTKT phải thu thập và lƣu trữ dữ liệu rất nhiều theo thời gian và cả
không gian. Để làm đƣợc điều này HTTTKT phải đƣợc hỗ trợ từ nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin mạnh mẽ.
+ Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ: Kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách, thủ tục đƣợc thiết lập để phòng ngừa, ngăn chặn và phát hiện rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có rủi ro liên quan đến thông tin kế toán cung cấp. Chức năng này yêu cầu HTTTKT sẽ là kênh thông tin và truyền thông quan trọng để góp phần tạo nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả trong doanh nghiệp.
1.1.3.5 Phân loại hệ thống thông tin kế toán
Do thông tin kế toán có thể đáp ứng cho nhiều đối tƣợng có nhu cầu sử dụng khác nhau nên thông tin kế toán đƣợc chia thành một số loại nhƣ sau:
Hệ thống thông tin kế toán tài chính
Hệ thống này thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính cho ngƣời sử dụng dƣới dạng các báo cáo tài chính. Ví dụ hệ thống thông tin này cung cấp về: Tình hình tài sản; Nguồn vốn; Nợ phải thu; Nợ phải trả; Doanh thu; Chi phí kinh doanh; Thuế phải nộp; Lợi nhuận chƣa phân phối; Các luồng tiền,…
Ngoài các thông tin nói trên, hệ thống này còn phải giải trình thêm một số chỉ tiêu đã đƣợc phản ảnh trên báo cáo tài chính tổng hợp (thƣờng đƣợc gọi là Thuyết minh báo cáo tài chính) và các chính sách kế toán đang đƣợc áp của đơn vị kế toán.
Hệ thống thông tin kế toán quản trị (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hệ thống này thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế trong nội bộ đơn vị kế toán.
Hệ thống thông tin này nhằm cung cấp cho các nhà quản lý đơn vị trong việc lập kế hoạch, kiểm tra hoạt động hàng ngày, tổ chức điều hành và ra quyết định kinh tế. Các đối tƣợng sử dụng thông tin kế toán quản trị bao gồm: Ban lãnh đạo đơn vị; Những ngƣời tham gia điều hành quản lý đơn vị. Do đặc tính của thông tin kế toán quản trị không buộc phải tuân thủ nghiêm ngặt nhƣ thông tin kế toán tài chính, do vậy, thông tin từ hệ thống này có thể cung cấp linh hoạt hơn, đa dạng hơn và phù hợp với nội dung và yêu cầu quản lý cụ thể của từng đơn vị. Thông tin kế toán quản trị cung cấp đặt trọng tâm cho tƣơng lại và coi trọng tính lợi ích thiết thực
của đơn vị, đề cao tính kịp thời và hiệu quả, đồng thời cũng buộc tính trách nhiệm của những ngƣời điều hành quản lý. Thông tin kế toán quản trị gắn liền với từng bộ phận cụ thể, từng công việc cụ thể. Dựa trên những thông tin của kế toán tài chính, kế toán quản trị chi tiết hóa hoặc mở rộng thông tin phục vụ cho nhu cầu quản lý.
Hệ thống thông tin kế toán khác
- Hệ thống thông tin về kế toán chi phí
Hệ thống thông tin này liên quan đến việc ghi chép, phân tích, tính toán các khoản chi phí (nhằm tính giá thành và kiểm soát chi phí) đồng thời cũng lập dự toán về chi phí cho kỳ kế hoạch (thiết lập xây dựng các định mức tiêu hao). Trong một đơn vị kế toán nhỏ, thì HTTTKT chi phí có thể nằm chung gọn trong HTTTKT giá thành.
- Hệ thống thông tin kiểm toán
Xu hƣớng chung, tất cả những ngƣời quan tâm đến thông tin kế toán, thì đều mong muốn thông tin kế toán đó phải đáng tin cậy. Xuất phát từ đó, hoạt động kiểm toán ra đời. Trong một số đơn vị kế toán có quy mô lớn, hệ thống thông tin kiểm toán nội bộ đƣợc thiết lập, thật sự mang lại nhiều hữu ích đáng kể.
1.1.3.6 Các công cụ kỹ thuật mô tả HTTTKT
Lƣu đồ: Theo Trần Phƣớc (2009) “Lƣu đồ là hình vẽ mô tả quy trình luân chuyển dữ liệu, thông tin hoặc trình tự các hoạt động xử lý trong hệ thống thông tin”, các ký hiệu đƣợc sử dụng trong lƣu đồ đƣợc trình bày ở phụ lục 15. Cũng theo tác giả Trần Phƣớc (2009) ta có các loại lƣu đồ sau đây:
+ Lƣu đồ chứng từ: Mô tả luân chuyển của chứng từ và thông tin giữa các vùng trách nhiệm của một tả chức (một hệ thống) . Lƣu đồ chứng từ rất hữu ích trong phân tích thủ tục kiểm soát.
+ Lƣu đồ hệ thống: Mô tả mối quan hệ của đầu vào, xử lý và đầu ra của một hệ thống thông tin kế toán
+ Lƣu đồ chƣơng trình: là lƣu đồ mô tả một logic chi tiết để thực hiện một xử lý trình bày trong lƣu đồ hệ thống.
Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD): DFD là hình vẽ mô tả luân chuyển dữ liệu trong hệ thống. Nó đƣợc dùng để lập hồ sơ cho hệ thống đang tồn tại hoặc để lập hay thiết kế cho hệ thống mới. Một DFD đƣợc cấu tạo bởi 4 thành phần cơ bản, đó là: Nguồn, đích dữ liệu; Luận chuyển dữ liệu; Xử lý; Lƣu
trữ dữ liệu. DFD thƣờng có thể chia thành nhiều cấp nhỏ hơn với mục đích mô tả chi tiết nhiều hơn (Xem phụ lục 15, các ký hiệu sơ đồ dòng dữ liệu). DFD cấp cao nhất mô tả hệ thống. Ngày nay, Microsoft Visio là một phần mềm ứng dụng chuyên nghiệp đƣợc sử dụng rất phổ biến để vẽ và thiết kế xây dựng các lƣu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu rất hiệu quả.
1.1.4 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán 1.1.4.1 Bản chất việc tổ chức HTTTKT 1.1.4.1 Bản chất việc tổ chức HTTTKT
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán là quá trình thiết lập và phát triển một hệ thống thông tin kế toán để đáp ứng yêu cầu thông tin của các cấp quản lý đối với chức năng kế toán. Quá trình này bao gồm nhiều các công việc từ xác định mục tiêu, yêu cầu, nhận dạng các yếu tổ ảnh hƣởng, tổ chức lựa chọn con ngƣời tham gia vào quá trình phát triển, cho đến quá trình tổ chức từng nội dung, thành phần của một hệ thống thông tin kế toán.
Quá trình tổ chức một hệ thống thông tin kế toán không phải là việc tổ chức một bộ phận thực hiện công tác kế toán hay chỉ là những công việc gói gọn trong phòng kế toán. Xuất phát từ bản chất của một hệ thống thông tin kế toán, quá trình tổ chức hệ thống kế toán sẽ liên quan đến toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, ảnh hƣởng đến hoạt động của những bộ phận phòng ban khác, để tổ chức thu thập, luân chuyển dữ liệu, thông tin cần thiết về hệ thống kế toán để tiến hành xử lý. Qua trình này chắc chắn sẽ diễn ra trong thời gian dài, phát sinh nhiều chi phí, rủi ro, ảnh hƣởng đến hoạt động của doanh nghiệp hiện tại của doanh nghiệp. Do đó, nếu không tổ chức chặc chẽ, khoa học, doanh nghiệp sẽ gặp thất bại trong quá trình tổ chức và phát triển một hệ thống thông tin kế toán của đơn vị mình (Thái Phúc Huy, Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, 2012).
1.1.4.2 Nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế toán
Các nội dung của quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán đƣợc tiếp cận theo các thành phần của hệ thống . Các nội dung đó bao gồm:
Xác định yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng việc cung cấp thông tin trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tƣợng sử dụng thông tin. Do đó, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán, việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin là nội dung có ý nghĩa quan trọng. Thông qua quá trình phân tích các hoạt động
phát sinh trong các chu trình kinh doanh của doanh nghiệp, các nội dung thông tin, đối tƣợng sử dụng, phạm vi cung cấp và các yêu cầu quản lý.
Tổ chức dữ liệu đầu vào
Nội dung này liên quan đến việc xác định các nội dung dữ liêu cần thu thập, các thức, phƣơng thức thu thập dữ liệu liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây chính là tổ chức hệ thống chứng từ, tổ chức hệ thống tài khoản, các đối tƣợng quản lý cần theo dõi chi tiết theo yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý đã xác định cho từng chu trình kinh doanh.
Tổ chức quá trình xử lý
Có hai nhóm công việc liên quan đến nội dung này:
+Tổ chức quá trình thực hiện các hoạt động trong chu trình kinh doanh, xác định chức năng, vai trò các bộ phận trong doanh nghiệp. Từ đó thiết lập cách thức luân chuyển chứng từ, dữ liệu cho từng hoạt động trong từng chu trình kinh doanh.
+ Tổ chức xử lý nội dung thu thập liên quan đến các hoạt động trong chu trình kinh doanh nhƣ tổ chức bộ máy kế toán, lựa chọn hình thức ghi sổ, nhập liệu, phƣơng thức xử lý, phân công xử lý chứng từ và tổ chức hạch toán các hoạt động theo các yêu cầu thông tin cần cung cấp.
Tổ chức lƣu trữ dữ liệu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nội dung này yêu cầu HTTTKT cần tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ, các tập tin, bảng tính để lƣu các dữ liệu thu thập đƣợc làm cơ sở cho các quá trình xử lý và cung cấp thông tin tiếp theo.
Tổ chức hệ thống kiểm soát
Rủi ro trong kinh doanh của doanh nghiệp là điều luôn tiềm tàng và xuất hiện khi có điều kiện, vì vậy HTTTKT cần thiết lập các chính sách, thủ tục kiểm soát cần thiết để phòng ngừa, phát hiện và khắc phục các rủi ro có thể xảy ra.
Tổ chức hệ thống báo cáo
Đây là nội dung quan trọng của quá trình tổ chức HTTTKT bởi vì thông qua các báo cáo sẽ thể hiện đƣợc nội dung thông tin mà hệ thống cung cấp. Quá trình này cần xác định các loại báo cáo cần cung cấp, nội dung của từng báo cáo, cách thức lập, hình thức thể hiện, thời gian cung cấp, phân quyền cho các đối tƣợng lập và sử dụng báo cáo.
1.1.4.3 Quá trình phát triển Tổ chức HTTTKT
HTTTKT đƣợc tổ chức và phát triển theo một quá trình nhất định gồm nhiều giai đoạn liên quan với nhau. Quá trình này mô tả cách thức phát triển một hệ thống từ khi mới chỉ là ý tƣởng tới khi đƣa ý tƣởng trở thành hiện thực và hệ thống chính thức đi vào hoạt động.
Quá trình phát triển hệ thống kế toán đƣợc chia thành các giai đoạn sau: + Lập kế hoạch phát triển hệ thống;
+ Phân tích hệ thống; + Thiết kế hệ thống; + Thực hiện hệ thống.
Các giai đoạn này diễn ra theo một trình tự và lặp lại trong suốt quá trình phát triển một hệ thống kế toán. Do đó, quá trình này còn đƣợc gọi là “Chu kỳ phát triển một hệ thống thông tin kế toán“ nhƣ Hình 1.6 dƣới đây
(Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, 2012)
Hình 1.6: Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán 1.1.4.4 Nhân sự tham gia quá trình tổ chức HTTTKT
Có thể nói rằng nhân tố con ngƣời trong bất cứ hoạt động kinh tế nào cũng đều quan trọng, vì vậy, để tổ chức thành công HTTTKT thì phải có nhiều ngƣời