6. Kết cấu đề tài
2.3.3 Tổ chức sử dụng phần mềm kếtoán KeyFa
Tổ chức theo mô hình kế toán tập trung từ khâu hạch toán ban đầu cho đến xử lý thông tin, lên số liệu tổng hợp, lập các báo cáo kế toán. Cũng nên lƣu ý rằng, với lợi thế về tốc độ xử lý công việc, do vậy, việc kiêm nhiệm cần nên đƣợc xem xét để tinh gọn bộ máy. Thông thƣờng các doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán KeyFa là các doanh nghiệp nhỏ và vừa nên bộ máy kế toán chỉ cần từ 1 đến 3 ngƣời là đƣợc. Căn cứ vào số lƣợng nhân viên kế toán, có thể bố trí vào các mô-đun nhƣ: Mô-đun kế toán tổng hợp; Mô-đun trung tâm xử lý số liệu theo ngƣời dùng; Mô- đun In ấn Báo cáo và sổ sách, các mô-đun khác có 1 hoặc 2 ngƣời. Công tác kế toán ở phần này chủ yếu vào những nội dung cơ bản sau đây:
+ Tổ chức thu thập số liệu đầu vào (chứng từ gốc): Tiến hành phân loại ra chứng từ nào thuộc về mô-đun nào thì chuyển giao cho nhân viên phụ trách nhập liệu mô-đun đó.
+ Tổ chức xử lý dữ liệu: sau khi các mô-đun đã đƣợc nhập liệu, để khai thác dữ liệu làm nguồn báo cáo thì chƣơng trình phải xử lý số liệu, phần lớn việc xử lý số liệu khi ngƣời sử dụng vào Mô-đun In ấn Báo cáo và sổ sách. Tuy nhiên, cũng có một số trƣờng hợp cần chƣơng trình xử lý, ví dụ nhƣ Hình 2.1 dƣới đây minh họa việc xử lý tính giá xuất kho trƣớc khi nhân viên kế toán phụ trách Mô-đun Kế toán chi tiết kho hàng hóa vật tƣ lập báo cáo nhập xuất tồn kho.
(Nguồn :Phần mềm kế toán KeyFa)
+ Tổ chức công tác kiểm tra số liệu: Hầu hết khi dữ liệu đã đƣợc nhập liệu vào phần mềm thông qua các mô-đun thì số liệu đã đƣợc liên kết chặc chẽ và đúng khớp giữa các phần hành với nhau. Tuy nhiên, trong một vài trƣờng hợp việc kiểm tra số liệu là cần thiết. Ví dụ kiểm tra số liệu từ sổ chi tiết bán hàng so với tài khoản doanh thu trên sổ tổng hợp.
+ Tổ chức luân chuyển chứng từ: Hầu hết chứng từ gốc từ bên ngoài hoặc các chứng bên trong nội bộ doanh nghiệp phát hành mà không phải in từ phần mềm ra thì việc tổ chức luân chuyển theo cách làm thủ công, ngƣợc lại những chứng từ kế toán đƣợc in từ phần mềm ví dụ nhƣ: Phiếu thu; phiếu chi; phiếu nhập kho; phiếu xuất kho; phiếu tính giá thành… thì đƣợc in ra và luân chuyền sau khi đã khóa sổ sách hoặc luân chuyển vào cuối kỳ kế toán.
+ Tổ chức in ấn báo cáo tài chính, sổ sách kế toán: Việc in ấn thông thƣờng sẽ thực hiện sau khi thực hiện các bƣớc trên, cần lƣu ý tùy theo quy mô doanh nghiệp mà chúng ta có thể tổ chức in ấn theo ngày; tháng hoặc theo quý.
+ Tổ chức sao lƣu phục hồi dữ liệu, bảo mật chƣơng trình: Đƣợc thực hiện theo mặc định của chƣơng trình cài đặt.
+ Cập nhật phiên bản mới của phần mềm kế toán KeyFa: Khi có sự thay đổi lớn về chƣơng trình để đáp ứng những sự thay đổi về chế độ kế toán, việc cập nhật phiên bản mới sẽ đƣợc nhà cung cấp (hoặc tác giả chƣơng trình) thông báo dự kiến thời gian triển khai phiên bản mới cho ngƣời sử dụng, hình thức cập nhật tùy biến cũng có thể bằng phƣơng thức điều khiển từ xa hoặc gởi email. Trƣờng hợp có phiên bản mới với nhiều tính năng khác thì có thề ngƣời sử dụng tham khảo thông tin trên trang web của nhà cung cấp(http://www.ketoananduc.com).