6. Kết cấu đề tài
1.2.3 Các thành phần cơ bản của phần mềm kếtoán
Một phần mềm kế toán thƣờng có những thành phần cơ bản sau:
Hệ thống khai báo thông tin, chính sách kế toán chung: Hệ thống này yêu cầu ngƣời sử dụng khai báo các thông tin ghi nhận ban đầu vào hệ thống nhƣ: tên doanh nghiệp; mã số thuế; năm tài chính; chế độ kế toán sử dụng; phƣơng pháp tính giá hàng tồn kho; phƣơng pháp khấu hao …
Danh mục tài khoản: Danh mục các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng và tổ chức khai báo, cách thức quản lý nhằm phục vụ cho công tác hạch toán kế toán khi ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Chức năng khai báo số dư: Trong lần đầu tiên, nếu doanh nghiệp có số liệu kế toán cũ trƣớc đây, khi sử dụng thì phải khai báo các số dƣ kế toán này để cho chƣơng trình máy tính quản lý và theo dõi.
Chức năng nhập liệu: Các chức năng nhập liệu, có thể tổ chức chung hoặc tách riêng theo từng phần hành kế toán, từng loại nghiệp vụ chức năng.
Chức năng tìm kiếm dữ liệu: Cho phép tìm kiếm, truy xuất lại các dữ liệu, chứng từ đã ghi nhận và lƣu trữ trong cơ sở dữ liệu phần mềm kế toán.
Hệ thống báo cáo: Thể hiện nội dung, thông tin từ quá trình xử lý của phần mềm thông qua hệ thống sổ sách và các báo cáo kế toán.
Chức năng mở / đóng phần mềm: Thông thƣờng phần mềm đƣợc thiết kế làm sao để ngƣời sử dụng biết đƣợc khi nào thì chƣơng trình kế toán đƣợc bắt đầu, thƣờng thì các phần mềm đều có icon (biểu tƣợng), nếu đƣợc kích hoạt thì xem nhƣ phần mềm kế toán đang khỏi động, ngƣợc lại ngƣời sử dụng muốn đóng lại chƣơng trình thì phần mềm kế toán cũng thiết kế sao cho ngƣời sử dụng dễ nhìn thấy nút bấm (Button) thoát khỏi chƣơng trình.
1.2.4 Qui trình tổ chức sử dụng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Các giai đoạn tổ chức triển khai hệ thống thông tin kế toán, đó là lập kế hoạch khảo sát, phân tích, thiết kế, thực hiện vận hành hệ thống. (trong phần 1.1.4.3 chƣơng 1). Vì vậy, tác giả chỉ đề cập đến trƣờng hợp phần mềm kế toán đã đƣợc thiết kế xong. Quy trình tổ chức sử dụng phầm mềm kế toán gồm những bƣớc sau:
Tìm hiểu về cấu hình và cách thức cài đặt: Phần mềm kế toán là một chƣơng trình máy tính hoạt động dƣới sự quản lý của hệ điều hành (thƣờng hiện nay là Windows), dựa trên nền tảng về phần cứng và các thiết bị kèm theo. Do đó, trƣớc khi cài đặt cần phải xem xét các thông số này phần mềm kế toán có tƣơng thích hay không. Thông thƣờng phần mềm kế toán thƣờng đƣợc cung cấp dƣới dạng bộ đĩa CD hoặc DVD. Đơn vị kế toán cần xem xét quyết định những máy tính nào trong đơn vị sẽ tham gia cài đặt. Nhà cung cấp phần mềm (hoặc chuyên gia phần mềm) có thể cùng với nhân viên của công ty cùng tham gia tiến hành cài đặt chƣơng trình. Thông thƣờng, quá trình cài đặt chỉ mất nhiều nhất là vài giờ đồng hồ.
Tìm hiểu cách thức khỏi động và khởi tạo dữ liệu của phần mềm:Khởi tạo dữ liệu của phần mềm kế toán là nhu cầu bắt buộc vì hầu hết các phần mềm kế toán hiện này đƣợc tổ chức theo hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Vì vậy, ngƣời sử dụng phần mềm phải biết cách thức khởi tạo dữ liệu ban đầu (tạo mới một tập tin dữ liệu), sau khi dữ liệu đƣợc khỏi tạo thì việc kết nối phần mềm và dữ liệu đƣợc thực hiện tự động theo mặc định của chƣơng trình phần mềm.
Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của phần mềm:
+ Thông tin chung và các thành phần của phần mềm: Thông qua nội dung tìm hiểu này, ngƣời sử dụng sẽ định vị, làm quen vị trí và khai thác từng chức năng trong phần mềm phục vụ cho quá trình sử dụng. Các nội dung này bao gồm:
- Nơi khai báo thông tin về doanh nghiệp và các chính sách kế toán; - Vị trí của danh mục khai báo các đối tƣợng quản lý;
- Nơi nhập số dƣ lần đầu tiên của phần mềm;
- Vị trí danh mục các chức năng nhập liệu của phần mềm;
- Định vị các công cụ tìm kiếm, truy xuất dữ liệu trong phần mềm;
- Cách thức đóng mở các cửa sổ trong phần mềm, cách thức lƣu trữ dữ liệu, và cách thức đóng (thoát) phần mềm.
+ Tìm hiều khai báo thông tin chung của hệ thống: Nội dung khai báo thông tin chung có thể bao gồm:
- Thông tin về doanh nghiệp: Tên; địa chỉ; mã số thuế; tên giám đốc; kế toán trƣởng;
- Thông tin về các chính sách kế toán: Phƣơng pháp tính giá hàng tồn kho; phƣơng pháp khấu hao…;
- Thông tin về kỳ kế toán, niên độ kế toán;
- Thông tin về thời điểm bắt đầu sử dụng phần mềm.
Tìm hiểu khai báo ban đầu trên phần mềm kế toán:
+ Khai báo đối tượng quản lý chi tiết: Đối tƣợng quản lý trong phần mềm kế toán thƣờng đƣợc xây dựng và quản lý từ cấp thấp nhất lên đến cấp cao nhất. Việc khai báo đối tƣợng quản lý càng chi tiết và đầy đủ sẽ là một cơ sở quan trọng trong việc tổ chức nhập liệu cũng nhƣ khai thác dữ liệu sau này. Nội dung khai báo một đối tƣợng quản lý có thể bao gồm:
- Khai báo loại đối tƣợng quản lý sử dụng trong phần mềm, ví dụ nhƣ: Khách hàng; nhà cung cấp; Hàng hóa; tài khoản ngân hàng…;
- Khai báo nội dung dữ liệu cần thu thập về một loại đối tƣợng bao gồm: Mã đối tƣợng, tên đối tƣợng và các nội dung quản lý cho đối tƣợng;
- Khai báo chi tiết các đối tƣợng: Sau khi khai báo loại đối tƣợng sử dụng, các nội dung cần thu thập cho từng loại đối tƣợng, chúng ta sẽ tiến hành khai báo chi tiết từng đối tƣợng theo các nội dung cần thu thập và cấu trúc mã quản lý cho loại đối tƣợng đó.
+ Tìm hiểu khai báo hệ thống tài khoản: Tài khoản là thành phần không thể thiếu trong bất kỳ một HTTTKT nào. Việc khai báo tài khoản là điều kiện bắt buộc trƣớc khi nhập số dƣ đầu kỳ cũng nhƣ số liệu chứng từ. Căn cứ chế độ kế toán áp dụng, doanh nghiệp có thể khai báo hệ thống tài khoản tƣơng ứng với chế độ kế toán đó (hiện tại có 2 chế độ kế toán: Chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ- BTC; Chế độ kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC).
Nội dung khai báo tài khoản bao gồm:
- Khai báo cấp tài khoản, số hiệu và tên gọi tƣơng ứng; - Khai báo loại tài khoản và kiểu số dƣ;
- Khai báo mối quan hệ giữa tài khoản với đối tƣợng quản lý để đảm bảo yêu cầu theo dõi chi tiết của tài khoản nếu có.
Nhập số dư đầu kỳ:
Số dƣ đầu kỳ của tài khoản và các đối tƣợng chi tiết quản lý phải đƣợc khai báo trƣớc để làm cơ sở cho việc nhập liệu các nghiệp vụ phát sinh liên quan sau này. Khi tổ chức hệ thống kế toán có sử dụng phần mềm, số dƣ sẽ đƣợc nhập một lần đầu tiên và duy nhất vào trong phần mềm ở kỳ đầu tiên sử dụng phần mềm. Các nội dung và lƣu ý khi nhập số dƣ đầu kỳ:
- Phải đảm bảo kỳ nhập số dƣ là kỳ đầu tiên sử dụng phần mềm - Số dƣ đầu kỳ là chính xác, không thay đổi, điều chỉnh
- Phải khai báo và thiết lập hoàn chỉnh hệ thống tài khoản, các đối tƣợng quản lý chi tiết, xác lập các mối quan hệ giữa tài khoản và các đối tƣợng quản lý trƣớc khi nhập số dƣ.
Tìm hiểu tổ chức khai báo màn hình nhập liệu:
Màn hình nhập liệu (giao diện nhập liệu) là chức năng trực quan dùng để ghi nhận nội dung các nghiệp vụ làm dữ liệu cho phần mềm xử lý và cung cấp thông tin. Tổ chức màn hình nhập liệu hợp lý sẽ giúp cho phần mềm kế toán có thể ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh, thu thập đầy đủ các nội dung dữ liệu của nghiệp vụ, hạn chế những sai sót trong quá trình nhập liệu cũng nhƣ đảm bảo sự phân công các chức năng, công việc xử lý trong bộ máy kế toán. Phần lớn các phần mềm kế toán thƣờng thiết kế sẵn các chức năng nhập liệu, tuy nhiên cũng có một số phần mềm cho phép ngƣời sử dụng tùy biến tự thiết lập, sắp xếp các chức năng nhập liệu theo yêu cầu. Trong trƣờng hợp này, nội dung tổ chức khai báo màn hình nhập liệu bao gồm:
- Xác định các phần hành kế toán bao gồm tập hợp các nghiệp vụ liên quan. Ví dụ phần hành kế toán Tiền mặt, bán hàng, kho…
- Xác định các loại nghiệp vụ cần có trong từng phần hành.
- Thiết lập nội dung và yêu cầu nhập liệu cho từng màn hình nhập liệu đã tổ chức trong từng phần hành kế toán.