6. Kết cấu đề tài
3.2.3 Giải pháp hoàn thiện tiêu chí đánh giá “Mức độ liên kết, giao tiếp với các
các ứng dụng khác như excel, HTML…”
Đây là một trong những tiêu chí của phần mềm KeyFa đƣợc đánh giá thấp, mặc dù tiêu chí đánh giá này có vẻ nhƣ không quan trọng hơn các tiêu chí đánh giá khác, nhƣng trong thực tế việc kết xuất dữ liệu sang các ứng dụng khác là một yêu cầu rất cần thiết trong thực tế, chẳng hạn nhƣ kế toán có thể kết xuất dữ liệu báo cáo của mình ra excel cho đơn vị kiểm toán hoặc cho cơ quan thuế là một ví dụ, thực tế qua thực nghiệm trên phần mềm này tác giả nhận thấy rằng phần mềm tuy có chức năng liên kết với các ứng dụng khác nhƣng cũng chỉ ở mức quá đơn giản ví dụ nhƣ: việc ngƣời sử dụng đang ở trong chƣơng trình máy tính, nếu có nhu cầu muốn mở ứng dụng word hay excel lên thì phần mềm sẽ thực thi lệnh mở ứng dụng đó, hoặc trong thực hành in ấn các báo cáo, sổ sách kế toán, phần mềm đều có chức năng hỏi
ngƣời dùng có kết xuất dữ liệu ra excel hoặc dạng HTML không? nếu ngƣời sử dụng có nhu cầu kết xuất thì chƣơng trình sẽ tự động kết xuất dữ liệu đó ra excel hoặc HTML và chỉ dừng ở mức độ đó, phần lớn dữ liệu kết xuất ra gần nhƣ toàn bộ các trƣờng (cột) của tập tin dữ liệu gốc, do vậy dẫn đến việc thừa thông tin (vì có những cột mà nội dung ngƣời sử dụng không cần đến thông tin). Do vậy, để hoàn thiện và nâng cao điểm đánh giá tiêu chí này, luận văn đƣa ra những giải pháp sau đây áp dụng cho phần mềm kế toán KeyFa:
+ Giải pháp 1: Cần thiết phải tạo ra một Mô-đun hệ thống xử lý liên kết với dữ liệu bên ngoài đây là mô-đun chuyên dụng phục vụ cho công việc xử lý các giao tiếp với các ứng dụng khác bên ngoài phần mềm, nó rất thuật sự hữu ích cho ngƣời sử dụng. Khi kết xuất dữ liệu ra excel (hoặc HTML) phải tạo ra tùy biến, do bản chất của việc kết xuất dữ liệu ra Excel (hoặc HTML) là để cho ngƣời sử dụng tùy biến phục vụ cho mục đích riêng, chính vì vậy cần lƣu ý khi kết xuất chúng ta cần kết xuất dữ liệu mà không tạo khuôn mẫu cứng nhắc (phần lớn các phần mềm kế toán khác nhƣ Misa hay Bravo vv... khi kết xuất thì cho ra khuôn định dạng excel mặc định), vì lúc đó ngƣời sử dụng lại phải đi xóa các khuôn mẫu đó (lúc này họ cần dữ liệu cho mục đích riêng khác). Bên cạnh đó, lƣu ý rằng, cần tránh kết xuất dƣ thừa thông tin, ngoài ra việc kết xuất ra excel (hoặc HTML) của các sổ sách hay báo cáo kế toán, chƣơng trình cần cho phép ngƣời sử dụng kết xuất đƣợc các danh mục nhƣ: danh mục khách hàng; danh mục mặt hàng; hệ thống tài khoản; danh mục sản phẩm dở dang…để phụ vụ cho các nhu cầu thông tin khác.
+ Giải pháp 2: Mức độ liên kết, giao tiếp với các ứng dụng khác nhƣ Excel, ngoài việc kết xuất ra, chúng ta cần phải có chƣơng trình máy tính làm sao để lấy dữ liệu từ các ứng dụng khác, ví dụ nhƣ là lấy dữ liệu từ Excel vào trong phần mềm. Ở phƣơng diện này, phần mềm KeyFa cần tạo chức năng nhận dữ liệu từ Excel ở các nội dung sau (áp dụng cho trƣờng hợp mới bắt đầu sử dụng phần mềm KeyFa):
Nhận dữ liệu excel số dƣ từ bảng cân đối tài khoản;
Nhận dữ liệu excel số dƣ từ bảng cân đối kế toán; Kết quả kinh doanh; Lƣu chuyển tiền tệ;
Nhận dữ liệu excel số dƣ hàng tồn kho từ các bảng xuất nhập tồn kho;
Nhận dữ liệu excel từ bảng danh mục hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp, mã ngoại tê, mã SPDD;
Đặt biệt chƣơng trình cần phải thiết kế để nhận dữ liệu excel từ bảng kiểm kê hàng tồn kho và nhất là nhận đƣợc dữ liệu excel từ bảng định mức sản xuất nhƣ đƣợc trình bày ở giải pháp 3, mục 3.2.4 dƣới đây.