6. Kết cấu đề tài
1.1.4Tổ chức hệ thống thông tin kếtoán
1.1.4.1 Bản chất việc tổ chức HTTTKT
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán là quá trình thiết lập và phát triển một hệ thống thông tin kế toán để đáp ứng yêu cầu thông tin của các cấp quản lý đối với chức năng kế toán. Quá trình này bao gồm nhiều các công việc từ xác định mục tiêu, yêu cầu, nhận dạng các yếu tổ ảnh hƣởng, tổ chức lựa chọn con ngƣời tham gia vào quá trình phát triển, cho đến quá trình tổ chức từng nội dung, thành phần của một hệ thống thông tin kế toán.
Quá trình tổ chức một hệ thống thông tin kế toán không phải là việc tổ chức một bộ phận thực hiện công tác kế toán hay chỉ là những công việc gói gọn trong phòng kế toán. Xuất phát từ bản chất của một hệ thống thông tin kế toán, quá trình tổ chức hệ thống kế toán sẽ liên quan đến toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, ảnh hƣởng đến hoạt động của những bộ phận phòng ban khác, để tổ chức thu thập, luân chuyển dữ liệu, thông tin cần thiết về hệ thống kế toán để tiến hành xử lý. Qua trình này chắc chắn sẽ diễn ra trong thời gian dài, phát sinh nhiều chi phí, rủi ro, ảnh hƣởng đến hoạt động của doanh nghiệp hiện tại của doanh nghiệp. Do đó, nếu không tổ chức chặc chẽ, khoa học, doanh nghiệp sẽ gặp thất bại trong quá trình tổ chức và phát triển một hệ thống thông tin kế toán của đơn vị mình (Thái Phúc Huy, Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, 2012).
1.1.4.2 Nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế toán
Các nội dung của quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán đƣợc tiếp cận theo các thành phần của hệ thống . Các nội dung đó bao gồm:
Xác định yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng việc cung cấp thông tin trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tƣợng sử dụng thông tin. Do đó, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán, việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin là nội dung có ý nghĩa quan trọng. Thông qua quá trình phân tích các hoạt động
phát sinh trong các chu trình kinh doanh của doanh nghiệp, các nội dung thông tin, đối tƣợng sử dụng, phạm vi cung cấp và các yêu cầu quản lý.
Tổ chức dữ liệu đầu vào
Nội dung này liên quan đến việc xác định các nội dung dữ liêu cần thu thập, các thức, phƣơng thức thu thập dữ liệu liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây chính là tổ chức hệ thống chứng từ, tổ chức hệ thống tài khoản, các đối tƣợng quản lý cần theo dõi chi tiết theo yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý đã xác định cho từng chu trình kinh doanh.
Tổ chức quá trình xử lý
Có hai nhóm công việc liên quan đến nội dung này:
+Tổ chức quá trình thực hiện các hoạt động trong chu trình kinh doanh, xác định chức năng, vai trò các bộ phận trong doanh nghiệp. Từ đó thiết lập cách thức luân chuyển chứng từ, dữ liệu cho từng hoạt động trong từng chu trình kinh doanh.
+ Tổ chức xử lý nội dung thu thập liên quan đến các hoạt động trong chu trình kinh doanh nhƣ tổ chức bộ máy kế toán, lựa chọn hình thức ghi sổ, nhập liệu, phƣơng thức xử lý, phân công xử lý chứng từ và tổ chức hạch toán các hoạt động theo các yêu cầu thông tin cần cung cấp.
Tổ chức lƣu trữ dữ liệu
Nội dung này yêu cầu HTTTKT cần tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ, các tập tin, bảng tính để lƣu các dữ liệu thu thập đƣợc làm cơ sở cho các quá trình xử lý và cung cấp thông tin tiếp theo.
Tổ chức hệ thống kiểm soát
Rủi ro trong kinh doanh của doanh nghiệp là điều luôn tiềm tàng và xuất hiện khi có điều kiện, vì vậy HTTTKT cần thiết lập các chính sách, thủ tục kiểm soát cần thiết để phòng ngừa, phát hiện và khắc phục các rủi ro có thể xảy ra.
Tổ chức hệ thống báo cáo
Đây là nội dung quan trọng của quá trình tổ chức HTTTKT bởi vì thông qua các báo cáo sẽ thể hiện đƣợc nội dung thông tin mà hệ thống cung cấp. Quá trình này cần xác định các loại báo cáo cần cung cấp, nội dung của từng báo cáo, cách thức lập, hình thức thể hiện, thời gian cung cấp, phân quyền cho các đối tƣợng lập và sử dụng báo cáo.
1.1.4.3 Quá trình phát triển Tổ chức HTTTKT
HTTTKT đƣợc tổ chức và phát triển theo một quá trình nhất định gồm nhiều giai đoạn liên quan với nhau. Quá trình này mô tả cách thức phát triển một hệ thống từ khi mới chỉ là ý tƣởng tới khi đƣa ý tƣởng trở thành hiện thực và hệ thống chính thức đi vào hoạt động.
Quá trình phát triển hệ thống kế toán đƣợc chia thành các giai đoạn sau: + Lập kế hoạch phát triển hệ thống;
+ Phân tích hệ thống; + Thiết kế hệ thống; + Thực hiện hệ thống.
Các giai đoạn này diễn ra theo một trình tự và lặp lại trong suốt quá trình phát triển một hệ thống kế toán. Do đó, quá trình này còn đƣợc gọi là “Chu kỳ phát triển một hệ thống thông tin kế toán“ nhƣ Hình 1.6 dƣới đây
(Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, 2012)
Hình 1.6: Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán 1.1.4.4 Nhân sự tham gia quá trình tổ chức HTTTKT
Có thể nói rằng nhân tố con ngƣời trong bất cứ hoạt động kinh tế nào cũng đều quan trọng, vì vậy, để tổ chức thành công HTTTKT thì phải có nhiều ngƣời tham gia. Sau đây là các thành phần là những con ngƣời tham gia và vai trò của họ trong việc thực hiện hệ thống:
Các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp
Mục tiêu và chiến lƣợc của doanh nghiệp thuộc về các nhà quản lý cấp cao, vì vậy thông tin kế toán từ HTTTKT phải đáp ứng đƣợc nhu cầu của họ. Do đó, sự tham gia của các nhà quản trị cấp cao này sẽ hỗ trợ tích cực cũng nhƣ khuyến khích quá trình phát triển hệ thống, giữ vai trò điều phối hoạt động của nhóm phát triển với các phòng ban chức năng. Ngoài ra, vai trò quan trọng nữa của nhóm đối tƣợng này chính là sự xét duyệt và phê chuẩn các giai đoạn phát triển của hệ thống.
Các kế toán viên, kiểm toán viên nội bộ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các kế toán viên, kiểm toán viên nội bộ có vai trò là ngƣời sử dụng và đánh giá trực tiếp hệ thống kế toán. Họ sẽ là ngƣời trực tiếp xác định các yêu cầu thông tin cần phải có từ hệ thống kế toán, đồng thời đƣa ra các yêu cầu khác cần thỏa mãn và nhận xét sự hữu ích và thích hợp của hệ thống kế toán dƣới góc độ là ngƣời sử dụng nó. Ngoài ra kế toán viên, kiểm toán viên nội bộ sẽ tham gia vào quá trình thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ, giám sát và đánh giá các hoạt động kiểm soát trong HTTTKT.
Phụ trách các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp
Các thành viên này tham gia quá trình tổ chức hệ thống kế toán với tƣ cách là thành viên của nhóm quản lý dự án phát triển hệ thống. Họ chính là trƣởng bộ phận kế toán, trƣởng các bộ phận khác có nhu cầu sử dụng thông tin hoặc liên quan đến HTTTKT. Các thành viên này sẽ có vai trò thiết lập các chính sách và kiểm soát quá trình phát triển hệ thống, xét duyệt các giai đoạn đã thực hiện, báo cáo kết quả và trình các phƣơng án cho các giai đoạn tiếp theo cho nhà quản trị cấp cao.
Các chuyên gia phân tích, tƣ vấn, lập trình hệ thống
Đây chính là các chuyên gia có khả năng phân tích hệ thống hiện tại, thiết kế hệ thống mới và lập trình các ứng dụng xử lý bắng máy tính. Các chuyên gia này có thể là những ngƣời bên trong doanh nghiệp hoặc cũng có thể là ngƣời bên ngoài doanh nghiệp thuê nhƣ các chuyên gia lập trình, các nhà tƣ vấn kế toán, các kiểm toán viên, chuyên gia tƣ vấn khai thác phần mềm kế toán. Họ đều là những ngƣời có kiến thức sâu rộng về lĩnh vực chuyên môn có liên quan đến tổ chức hệ thống kế toán, tổ chức hệ thống kiểm soát và cả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý doanh nghiệp.
1.1.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong HTTTKT
1.1.5.1 Ảnh hƣởng của công nghệ thông tin trong HTTTKT
Máy tính cá nhân, máy chủ, mạng không dây, và các thiết bị kỹ thuật số khác luôn là những tác nhân làm thay đổi phƣơng thức giao dịch trong kinh doanh. Vì vậy, có thể nói rằng Công nghệ thông tin (CNTT) ngày nay đã thực sự tác động rất lớn đến HTTTKT nói riêng và nền kinh tế nói chung. Những ảnh hƣởng của CNTT đến HTTTKT gồm những nội dung sau:
Thay đổi diện mạo của HTTTKT truyền thống: Ngày nay, khi mà CNTT đã xâm nhập vào nhiều lĩnh vực trên toàn thế giới thì HTTTKT truyền thống đã bị thay đổi hoàn toàn, đặc biệt phƣơng thức xử lý dữ liệu kế toán đã đƣợc đảm nhận bởi vai trò của CNTT. Trên thực tế đã chứng minh điều đó, CNTT đã tự động hoá sổ sách kế toán truyền thống. Các gói phần mềm kế toán có thể đi kèm với một loạt các tính năng chuyên ngành hoặc một chƣơng trình chung chung mà có thể đƣợc tùy chỉnh để cho phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các Doanh nghiệp thƣờng lựa chọn các phần mềm kế toán dựa trên quy mô của các hoạt động của họ và số lƣợng ngƣời sử dụng truy cập vào HTTTKT.
Tăng cường chức năng của hệ thống thông tin kế toán: Hầu hết các hệ thống kế toán trên máy vi tính đều có chức năng kiểm tra và kiểm soát nội bộ một cách tự động để đảm bảo rằng tất cả các giao dịch và các tài khoản kế toán đƣợc ghi đúng quy định trƣớc khi báo cáo tài chính đƣợc cung cấp. Chƣơng trình kế toán hoặc phần mềm còn có những công cụ hữu ích khác có thể giúp kế toán hoặc chủ doanh nghiệp tạo ra dự báo về bán hàng phân tích các số liệu kế toán dễ dàng hơn, hỗ trợ các quyết định kinh doanh khác. Trong một môi trƣờng mà doanh nghiệp tự động hoá công tác quản lý thì HTTTKT còn có chức năng chia sẻ thông tin dữ liệu cho các bộ phận khác trong nội bộ doanh nghiệp một cách tự động. Với môi trƣờng chính phủ điện tử, việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán góp phần giải quyết truyền tải thông tin chính xác và kịp thời.
Nâng cao chất lượng thông tin kế toán: Độ chính xác của thông tin kế toán, ngoài việc số liệu đƣợc xử lý, tính toán bởi chƣơng trình máy tính đƣợc lập sẵn, thông qua bộ xử lý trung tâm máy tính (CPU), nó còn đƣợc cải thiện bằng cách hạn chế số lƣợng kế toán viên có quyền truy cập vào hệ thống dữ liệu kế toán. Thông tin kế toán chỉ đƣợc điều chỉnh khi ngƣời kế toán có đủ điều kiện đƣợc phép thay đổi
và chỉnh sửa. Ví dụ trong các phần mềm kế toán thƣờng có sự phân quyền cho ngƣời sử dụng đối với mỗi phần hành, riêng kế toán trƣởng hoặc ngƣời có thẩm quyền đối với bộ máy kế toán thì đƣợc phân quyền ở cấp cao nhất, nghĩa là họ có thể xem, chỉnh sửa, thay đổi dữ liệu kế toán của đơn vị đó.
Ảnh hưởng tới vai trò của người kế toán: HTTTKT trong môi trƣờng ứng dụng CNTT, đã thay đổi vai trò của nhân viên kế toán, đó là giảm bớt việc ghi chép số liệu và lập báo cáo, chuyển nhiều sang việc phân tích thông tin để hỗ trợ cho ngƣời ra quyết định. Ví dụ thay vì trong môi trƣờng kế toán bằng thủ công, nhân viên kế toán phải ghi nghiệp vụ kinh tế khi nhập kho nguyên vật liệu ở cả trong sổ kế toán chi tiết và sổ cái, ngƣợc lại trong phần mềm kế toán họ chỉ nhập một lần ở phần hành kế toán kho là đủ.
1.1.5.2Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong HTTTKT
Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong HTTTKT phụ thuộc rất nhiều vào sự phát triển của ngành CNTT. Về góc độ CNTT, ngoài việc sự phát triển của hệ điều hành thì sự phát triển của các ngôn ngữ lập trình ứng dụng và hệ quản trị cơ sở dữ liệu chạy trên nền tảng hệ điều hành là một yếu tố đáng quan tâm. Ví dụ trƣớc đây khi Microsoft đƣa ra hệ điều hành Windows thì sau đó đã phát triển đƣợc bộ Microsoft Office, tiếp đến một số ngôn ngữ lập trình ra đời và phát triển nhƣ: Microsoft Access; Microsoft Visual Basic; Visual Foxpro; C++; Java, Microsoft Visual Foxpro; Delphi... ; hệ quản trị cơ sở dữ liệu nhƣ: Microsoft SQL Server, Oracle 9i, MySQL, DB2,... tất cả đều có thể chạy trên nền tảng hệ điều hành Windows.
Nên cần lƣu ý rằng các doanh nghiệp khác nhau về mức độ ứng dụng CNTT vào công tác kế toán, tùy theo quy mô, yêu cầu quản lý cũng nhƣ quan điểm của ngƣời quản lý. Có thể chia ra thành ba mức độ chính:
+ Mức độ kế toán bán thủ công: Mức độ này thực hiện kế toán thủ công nhƣng với sự trợ giúp của một hệ thống xử lý bảng tính nhƣ Excel. Trong mô hình kiểu này, hầu hết chứng từ gốc đều là chứng từ bằng giấy nhƣ trong hệ thống hoàn toàn bằng thủ công, doanh nghiệp sử dụng Excel chỉ để hổ trợ trong quá trình nhập liệu, tận dụng các hàm tính toán, các lệnh của Excel để hổ trợ xử lý dữ liệu, trích lọc, tổng hợp và lập báo cáo tài chính, các báo cáo thuế, có thể tự động hoá hoàn toàn quá trình xử lý số liệu kể từ sau khi nhập liệu cho đến khi in ra các sổ, báo cáo
cần thiết. Mô hình này thƣờng hữu hiệu trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa, tổ chức bộ máy kế toán tập trung, nhu cầu chuyển giao hay chia sẻ dữ liệu không cao.
+ Mức độ tự động hoá công tác kế toán: Ở mức độ này, doanh nghiệp tổ chức bộ máy kế toán với một phần mềm kế toán. Các bộ phận, phòng ban khác có thể sử dụng máy tính nhƣng hoàn toàn không có sự khai thác và chia sẻ dữ liệu trong hệ thống máy tính của kế toán. Một số chứng từ do kế toán lập có thể do phần mềm kế toán in ra, các chứng bên ngoài hay do các bộ phận khác phải đƣợc in, ký duyệt nhƣ trong trƣờng hợp thủ công và kế toán phải nhập liệu vào máy. Đây là mô hình phổ biến. Hầu hết quá trình xử lý dữ liệu kế toán đƣợc lập trình. Các phần mềm có thể do doanh nghiệp mua, tự viết tay hay thuê các công ty tin học viết cho mình. Các phần mềm kế toán này có phẩm cấp rất khác nhau và phong phú về chủng loại.
+ Mức độ tự động hoá công tác quản lý: Ở cấp độ này, các doanh nghiệp có thể ứng dụng tin học cho tất cả các bộ phận, các phòng ban trong doanh nghiệp. Trong mô hình này, doanh nghiệp tổ chức hệ thống máy tính theo mô hình mạng, có thể là mạng nội bộ (mạng LAN), mạng diện rộng (mạng WAN), mạng Intranet hay có thể kết nối Internet. Tất cả các phần mềm trong doanh nghiệp, đều có thể khai thác, chia sẻ dữ liệu cho nhau và phần mềm kế toán có thể khai thác, truy xuất, chia sẻ số liệu và cung cấp thông tin qua hệ thống này. Với mô hình này, dữ liệu đầu vào của hệ thống kế toán có thể là các chứng từ bằng giấy, có thể là dữ liệu do các hệ thống khác chuyển đến, cũng có thể sử dụng chứng từ điện tử. Phần lớn quá trình xử lý dữ liệu nằm trong quy trình khép kín và có liên quan chặt chẽ giữa các bộ phận, các phòng ban. Xu hƣớng hiện nay các doanh nghiệp tự động hoá công tác quản lý thƣờng sử dụng các phần mềm ERP (Enterprise Planning System – Hệ thống hoạch định các nguồn nhân lực của doanh nghiệp) do các doanh nghiệp sản xuất phần mềm trong hay ngoài nƣớc cung cấp.
1.2 Tổng quan về phần mềm kế toán 1.2.1 Khái niệm phần mềm kế toán 1.2.1 Khái niệm phần mềm kế toán
Theo Thái Phúc Huy (2012) “Khái niệm về phần mềm kế toán: Phần mềm