6. Kết cấu đề tài
3.2.1 Giải pháp hoàn thiện về sự khác biệt trong đánh giá tiêu chí chất lƣợng
Căn cứ vào kết quả xử lý số liệu khảo sát ở mục 2.4.1.5 về “Kiểm định sự khác biệt giữa hai nhóm đối tượng khảo sát về các tiêu chí đánh giá đến chất lượng của phần mềm kế toán KeyFa“, kết quả kiểm định đã cho thấy có sự khác nhau trong việc đánh giá tiêu chí “Khả năng lập báo cáo tài chính“, ứng với biến tc19,
nhóm DN áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC đánh giá cao hơn (GTTB 5.00) nhóm DN áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ- BTC (GTTB 4.91) và tiêu chí “Khả năng hỗ trợ người dùng tạo mới một chi tiết cấp dưới tài khoản (cảnh báo chi tiết tài khoản không có tài khoản cấp 1 trong hệ thống; cho phép tạo chi tiết tài khoản có cả phần chữ)” ứng với biến gd30, nhóm DN áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC đánh giá cao hơn (GTTB 4.95) nhóm DN áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ( GTTB 4.79). Do giới hạn của luận văn nên tác giả không đề cập sâu đến phần giải
pháp kỹ thuật CNTT mà chỉ phân tích và đề xuất giải pháp mang tính nguyên tắc chuyên ngành kế toán bao gồm những nội dung sau:
+ Về khuôn mẫu báo cáo tài chính: Theo quy định hiện hành thì có hai chế độ kế toán đang đƣợc các DN Việt nam áp dụng thống nhất đó là: Chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC; Chế độ kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ- BTC, cả hai chế độ kế toán này đều có khuôn mẫu báo cáo tài chính riêng biệt, chính vì vậy mà các DN khác nhau, áp dụng chế độ kế toán khác nhau sẽ có mẫu báo cáo tài chính là khác nhau, do đó, cần lƣu ý khi thiết kế và lập trình chƣơng trình máy tính phải xem xét cung cấp đầy đủ và chính xác các khuôn mẫu này (tham khảo mẫu biểu theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC và thông tƣ 244/2009/TT- BTC về “Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp”; quyết định số 48/2006/QĐ-BTC và thông tƣ 138/2011/TT-BTC về “Hướng dẫn sữa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính “).
+ Về khuôn mẫu hệ thống tài khoản : Kèm theo hai quyết định về chế độ kế toán, Bộ tài chính Việt Nam cũng đã ban hành hai hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tƣơng ứng cho hai chế độ kế toán nói trên, và lẽ dĩ nhiên hai hệ thống tài khoản này có những điểm khác nhau, vì vậy, cần lƣu ý khi thiết kế lập trình, phải xem xét cung cấp chuẩn hai hệ thống tài khoản này (tham khảo hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC và thông tƣ 244/2009/TT-BTC về “Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp”; quyết định số 48/2006/QĐ- BTC và thông tƣ 138/2011/TT-BTC về “Hướng dẫn sữa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính “)
+ Giải Pháp: Trong hệ thống khai báo (thuộc Mô-đun Thủ tục khai báo hệ thống), cần lƣu ý các tập tin cơ sở dữ liệu, với tập tin có tên “ namtaichinh.dbf “, thêm trƣờng (Field) có tên “ ten_qd ” khi đó, cần hƣớng dẫn ngƣời sử dụng, DN sử dụng chế toán kế toán nào thì ghi rõ số “48” hoặc “15” trong tập tin này ở trƣờng “ten_qd” . Với cách cài đặt nhƣ vậy khi ngƣời sử dụng khai báo DN mình sử dụng chế độ kế toán theo quyết định nào thì hệ thống chƣơng trình sẽ nhận biết đƣợc ngay, tóm lại, với cơ chế mỗi khi chƣơng trình kế toán đƣợc khởi động, hệ thống khởi chạy sẽ đọc tập tin namtaichinh.dbf đầu tiên để nhận biết ngƣời sử dụng đang
sử dụng chế độ kế toán nào? (thông qua các con số 48 hay 15) Từ đó hệ thống sẽ cung cấp biểu mẫu báo cáo tài chính và hê thống tài khoản kế toán tƣơng ứng với chế độ kế toán đó một cách chính xác. Hình 3.1 mô tả bảng NAMTAICHINH, đƣợc thêm trƣờng “ten_qd”.
Tendn Diachi mst … ten_qd
Công ty TNHH GIẤY PHÚ HOA
ẤP TÂN HÒA, XÃ HÓA AN,
TP.BIÊN HÒA, ĐỒNG NAI 3600831821 … 48
… … … … …
(Nguồn :Nghiên cứu của tác giả, 08/2014 )
Hình 3.1: Mô tả bảng ( cơ sở dữ liệu ) NAMTAICHINH 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ:
Tại mục 2.4.2.2 trong chƣơng 2, phần nhƣợc điểm của phần mềm có đề cập đến tiêu chí “sau khi điều chỉnh thông tin phần mềm có lưu lại dấu vết kiểm soát việc điều chỉnh ?”, đây chính là vấn đề của hệ thống kiểm soát nội bộ, tiêu chí này đƣợc ngƣời sử dụng đánh giá rất thấp (GTTB là 1.04), trong phần 2.4.2.3, chƣơng 2, những nguyên nhân dẫn đến nhƣợc điểm, luận văn có đƣa ra nhận định về nhƣợc điểm này, theo đó, nó gần nhƣ hoàn toàn thuộc về lĩnh vực CNTT. Tuy nhiên, trong khuôn khổ giới hạn, luận văn cũng chỉ đề cập đến những phân tích và đề xuất những giải pháp mang tính chất lĩnh vực kế toán (thuộc chuyên ngành hệ thống thông tin kế toán) gồm những nội dung sau:
+ Về mức độ liên kết giữa các mô-đun và dấu vết kiểm soát: Hiện tại phần mềm kế toán KeyFa có khoảng 8 mô-đun lớn và 8 mô-đun nhỏ, tuy nhiên chúng ta chỉ cần quan tâm chính đến 2 mô-đun là: Mô-đun Kế toán tổng hợp và mô-đun kế toán chi tiết. Tại sao chúng ta cần quan tâm đến 2 mô-đun này là vì:
*Thứ nhất: Vì các mô-đun khác không chứa dữ liệu nhiều, có mô-đun chỉ chứa những thông tin ban đầu (vào một lần khi ngƣời sử dụng khai báo lần đầu), thông tin về chính sách kế toán hoặc có những mô-đun nhƣ mô-đun nhƣ kế toán giá thành thì số liệu hoàn toàn lấy từ các mô-đun khác để xử lý tính toán cho ra kết quả
v..v…thay vào đó toàn bộ dữ liệu chính (dữ liệu phát sinh) đều tập trung vào 2 mô- đun nói trên.
* Thứ hai: Dữ liệu kế toán chi tiết ngoài việc cung cấp cho mô-đun In ấn báo cáo và sổ sách, nó còn đƣợc chuyển vào mô-đun kế toán tổng hợp thông qua mô- đun trung tâm xử lý số liệu theo ngƣời dùng (tạm gọi là mô-đun chức năng xử lý tùy biến) để lên báo cáo tài chính.
Nhƣ vậy, vấn đề đặt ra ở đây hệ thống phần mềm KeyFa phải hỗ trợ các thủ tục tạo ra các “dấu vết kiểm soát ”. Tác giả luận văn cho rằng để tạo ra các “dấu vết kiểm soát ” này, có thể thực hiện thông qua các giải pháp sau:
Hạn chế việc chỉnh sữa dữ liệu trực tiếp (trực tiếp trên mẫu tin, tức các Record) đặc biệt là các số liệu đƣợc chuyển từ kế toán chi tiết sang sổ cái (của kế toán tổng hợp). Về phần này, phần mềm kế toán KeyFa cũng đã có thiết kế việc dữ liệu từ kế toán chi tiết muốn chuyển qua sổ cái (kế toán tổng hợp) thì phải thông qua mô-đun chức năng xử lý tùy biến. Tuy nhiên, đến thủ tục này thì phần mềm KeyFa không tổ chức thêm một số thủ tục kiểm soát nữa, do vậy có thể xảy ra tình trạng một nguồn dữ liệu từ kế toán chi tiết có thể chuyển nhiều lần sang sổ cái mà không kiểm soát đƣợc. Để khắc phục điều này, luận văn đƣa ra giải pháp: Trƣớc hết các cơ sở dữ liệu của kế toán chi tiết (tức các tập tin dữ liệu) chúng ta đều thêm vào một trƣờng (Field) có tên là “daghivaosocai” kiểu dữ liệu loại “Logical” chỉ chứa một trong hai ký tự .T. (True) hoặc .F. (False), khi lệnh chuyển dữ liệu đã thực hiện xong thì hệ thống tự động khóa các mẫu tin (các Record) lại bằng cách thức đánh dấu lên mẫu tin đó (có thể dùng phƣơng thức ghi ký hiệu .T. vào trƣờng ( Field) có tên “daghivaosocai” (đọc là :” đã ghi vào sổ cái “ ). Nhƣ vậy, sau khi dữ liệu từ kế toán chi tiết đã chuyển vào sổ cái, nếu ngƣời dùng thực hiện lệnh chuyển lần nữa, thì trƣớc khi thực hiện lệnh chuyển, chƣơng trình máy tính sẽ gọi các tập tin cơ sở dữ liệu của kế toán chi tiết (ví dụ: sokho_ctbh.dbf; sokho_ct2.dbf …(đây có thể hiểu là hai tập tin về sổ kho về chi tiết bán hàng và sổ kho chi tiết thành phẩm)) lên để kiểm tra (sử dụng lệnh lập trình cấu trúc lặp duyệt qua từng mẫu tin) xem những dòng mẫu tin (Record) nào mà trƣờng (Field) có tên “daghivaosocai” không có ký tự .T. thì xem nhƣ đƣợc phép chuyển, nếu kiểm tra không thấy bất cứ mẫu tin (Record) mà trƣờng (Field) có tên “daghivaosocai” để trống (tức là đều có ký tự .T.) thì màn hình xuất hiện thông báo “ Tất cả dữ liệu trong khoảng thời gian từ
ngày …. Đến ngày…. Đã chuyển vào sổ cái”, với thông báo này ngƣời dùng không thể chuyển đƣợc dữ liệu, nếu muốn chuyển thì phải đƣợc cấp “quyền” thông qua hệ thống Login kèm mật khẩu, sau đó vào mô-đun chức năng xử lý tùy biến để làm thủ tục xin đƣợc chuyển lại, trên đây chỉ là giải pháp tổng quát, thực tế tùy biến với những thủ tục kiểm soát và thuật toán chi tiết hơn mà khuôn khổ giới hạn của luận văn không cho phép. Hình 3.2 dƣời đây mô tả sơ đồ dòng dữ liệu cấp (0) (là dòng dữ liệu ở mức độ khái quát ) của việc kiểm soát chuyển dữ liệu từ kế toán chi tiết sang kế toán tổng hợp.
Sổ kế toán chi tiết
Mô-đun trung tâm xử lý số liệu theo người dùng Dòng dữ liệu chuyển vào sổ tổng hợp Sổ kế toán tổng hợp Tập tin Sổ cái tổng hợp
Sơ đồ dòng dữ liệu cấp (0) ( Việc chuyển dữ liệu từ kế toán chi tiết sang kế toán tổng hợp )
( Nguồn :Nghiên cứu của tác giả, 08/2014 )
Hình 3.2: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp (0)
Tự động ghi nhận các hành vi truy cập hệ thống, chỉnh sữa, thêm, xóa dữ liệu trên một tập tin riêng, các tập tin có chứa dữ liệu quan trọng này (chủ yếu các tập tin cơ sở dữ liệu của kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết) phải đƣợc bảo mật tối đa, ngƣời không đƣợc cấp quyền (ở đây là ngƣời không đƣợc cấp mật khẩu riêng) thì không thực hiện đựợc hành vi này. Về phần này, phần mềm kế toán KeyFa cũng đã tạo các cảnh báo yêu cầu cung cấp mật khẩu chỉnh sửa và xóa. Tuy nhiên, nếu ngƣời sử dụng đƣợc phép chỉnh sửa và xóa thì việc ghi nhận các thông tin nhƣ: ngày giờ chỉnh sửa (hoặc xóa) thông tin, ngƣời chỉnh sửa (xóa), nội dung chỉnh sửa
(xóa) … thì phần mềm KeyFa chƣa làm đƣợc. Để khắc phục điều này, luận văn đƣa ra giải pháp sau:
Phân quyền cho người sử dụng: Về mặt tổ chức nhân sự trong phòng kế toán nên có sự phận công tổ chức, bố trí cho những cho những ai đƣợc quyền chỉnh sữa dữ liệu (hoặc có thể xóa dữ liệu), những ngƣời này sẽ đƣợc cấp phát một mật khẩu (password) để sử dụng khi có nhu cầu chỉnh sữa (hoặc xóa) dữ liệu (mật khẩu nào thì đƣợc chỉnh sửa, xóa tất cả mọi dữ liệu của hệ thống, mật khẩu nào thì chỉ đƣợc chỉnh sửa và xóa ở một giới hạn tập tin dữ liệu mà thôi).
Tạo thêm hai tập tin cơ sở dữ liệu: Cần tạo thêm hai tập tin cơ sở dữ liệu có tên “nhatkykt_th.dbf”; “nhatkykt_ct.dbf” (có thể đặt tên tùy biến khác cũng đƣợc), cấu trúc tập tin “nhatkykt_th.dbf”giống nhƣ tập tin của kế toán tổng hợp, cấu trúc tập tin “nhatkykt_ct.dbf” giống nhƣ tập tin kế toán chi tiết nhƣng lần lƣợt hai tập tin này đều có thêm 2 trƣờng (Field) sau: thoigian(Date time,8) kiểu của trƣờng này là kiểu chứa giá trị ngày và giờ; pass (C,30) kiểu của trƣờng này là kiểu chứa dữ liệu kiểu text với độ dài lến đến 30 ký ký tự, hai tập tin này chỉ dùng để lƣu trữ thông tin dữ liệu cũ của những mẫu tin thuộc hai tập tin kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết trước khi nó bị chỉnh sửa hoặc xóa, đồng thời ghi nhận ngày giờ bị chỉnh sửa và pass của ngƣời sử dụng nào chỉnh sửa (thông tin pass đƣợc lấy từ khi ngƣời sử dụng Login vào chƣơng trình tìm kiếm mẫu tin để chỉnh sửa). Cũng cần lƣu ý rằng, hai tập tin nói trên có đặc tính (thuộc tính) là không đƣợc xóa hoặc chỉnh sửa trong bất cứ hoàn cảnh nào.
Cơ chế vận hành chương trình xử lý (mô tả cách chương trình máy tính thực thi : Có hai trƣờng hợp sau
Trƣờng hợp ngƣời sử dụng có nhu cầu sửa chữa (hoặc xóa): Khi có nhu cầu này, ngƣời sử dụng cần phải có quyền login vào chƣơng trình tìm kiếm mẫu tin, sau khi máy đã kiểm tra xong mật khẩu đƣợc phép truy cập, máy tính sẽ cung cấp giao diện trợ giúp ngƣời sử dụng tìm đƣợc đúng mẫu tin cần sữa chữa, đồng thời với tiến trình này, thì máy sẽ copy các thông tin của mẫu tin vừa tìm đƣợc và thêm vào (giống nhƣ hành động “paste”) tập tin tƣơng ứng (nếu sữa chữa trên sổ tổng hợp sẽ là “nhatkykt_th”; nếu trên sổ kế toán chi tiết thì “nhatkykt_ct”) sau khi sữa chữa xong thì chƣơng trình sẽ lƣu đè lên cơ sở dữ liệu hiện hành, nếu là hành động xóa thì thông tin của mẫu tin vừa tìm kiếm đƣợc sẽ bị xóa đi.
Trƣờng hợp ngƣời sử dụng có nhu cầu chuyển dữ liệu từ kế toán chi tiết sang kế toán tổng hợp: Khi có nhu cầu này, ngƣời sử dụng cần phải có quyền login vào chƣơng trình xử lý (kiểm tra và cho phép chuyển dữ liệu), máy tính sẽ gọi tập tin cơ sở dự liệu kế toán chi tiết lên và kiểm tra xem các tất cả mẫu tin (các Record) trong khoản thời gian tùy biến của ngƣời dùng (ngƣời dùng chọn khoảng thời gian bất kỳ mình muốn), xem có trƣờng (Field) “daghivaosocai” có giá trị .F. nếu điều kiện này thỏa ở mẫu tin nào thì mẫu tin có đƣợc phép chuyển thông tin sang sổ kế toán tổng hợp và ngƣợc lại thì không đƣợc phép chuyển. Hình 3.3 sau đây mổ tả lƣu đồ hệ thống kiểm soát nội bộ (chỉnh sữa dữ liệu và chuyển dữ liệu từ kế toán chi tiết sang kế toán tổng hợp)
Giao diện màn hình nhập liệu
Nhập liệu ( sữa chữa phiếu hạch toán )
Chương trình xử lý ( kiểm tra và cho phép chuyển dữ liệu) C ơ s ở d ữ liệ u Chương trình xử lý ( tìm kiếm mẫu tin )
Lƣu đồ hệ thống kiểm soát nội bộ ( chỉnh sữ dữ liệu và chuyển dữ liệu từ kế toán chi tiết sang kế toán tổng hợp)
Người sử dụng
Kết thúc
( Nguồn :Nghiên cứu của tác giả, 08/2014 )
Hình 3.3: Lƣu đồ hệ thống kiểm soát nội bộ (chỉnh sữa dữ liệu và chuyển dữ liệu từ kế toán chi tiết sang kế toán tổng hợp)
Kiểm tra dấu vết kiểm soát: Khi có nhu cầu muốn kiểm tra dấu vết của việc chỉnh sửa (xóa) dữ liệu hoặc chuyển dữ liệu thì chỉ việc nhờ chƣơng trình máy tính
gọi các tập tin cơ sở dữ liệu“nhatkykt_th.dbf” và “nhatkykt_ct.dbf” lên và lọc theo tùy biến khoảng thời gian nào muốn xem, chúng ta sẽ đƣợc nhìn thấy tất cả những nội dung cũ (nội dung gốc trƣớc khi có các hành động sữa (xóa)) và đem đối chiếu với tập tin cơ sở dữ liệu hiện tại (là tập tin dữ liệu đã bị các hành động sữa (xóa) thi hành trên đó rồi). Hình 3.4 mô tả lƣu đồ chƣơng trình kiểm soát dấu vết kiểm soát
Chương trình xử lý ( tìm kiếm mẫu tin )
Chương trình kiểm tra login mật khẩu
Có Nếu điều kiện
kiểm tra thỏa mản
Không
Một thông báo xuất hiện về điều kiện không thõa mãn
Thực hiện việc cho phép tiến trình chỉnh sữa, xóa hoặc chuyển dữ liệu Cập nhật dữ liệu chỉnh sữa vào tập tin gốc
Chép nội dung dữ liệu cũ ( mẫu tin trước khi chỉnh sữa ) vào tập tin nhatkykt_th hoặc
nhatkykt_ct
Cơ sở dự liệu sẵn sàng chuẩn bị truy
cập
Lƣu đồ chƣơng trình dấu vết kiểm soát
Chương trình xử lý ( kiểm tra và cho
phép điều chỉnh sữa, xóa hoặc chuyển dữ liệu ) C ơ s ở d ữ liệ u Kết thúc Kết thúc Người sử dụng
(Nguồn :Nghiên cứu của tác giả, 08/2014 )
Hình 3.4: Lƣu đồ chƣơng trình dấu vết kiểm soát
Tại mục 2.4.2.2 trong chƣơng 2, phần nhƣợc điểm của phần mềm có đề cập đến tiêu chí “Hệ thống trợ giúp thao tác nhập liệu và xử lý số liệu theo ngữ cảnh”, mặc dù tiêu chí này đƣợc xếp thuộc nhóm “hệ thống xử lý chung“ nhƣng thiết nghĩ tiêu chí này ở một góc độ khác, nó đề cập đến chức năng của phần mềm KeyFa là trợ giúp thao tác nhập liệu, đây chính là một hoạt động kiểm soát nội bộ, vì nó góp phần làm giảm thiểu các sai sót nhằm phục vụ cho việc kiểm soát nội bộ có hiệu quả hơn, vì lẽ đó, luận văn ghép tiêu chí này vào giải pháp kiểm soát nội bộ. Cũng qua công tác thực nghiệm trên phần mềm KeyFa, luận văn nhận thấy rằng tuy
phần mềm KeyFa có hệ thống trợ giúp theo ngữ cảnh nhƣng nội dung còn đơn giản