6. Kết cấu đề tài
1.2.2 Đặc điểm của phần mềm kếtoán
Hoạt động của phần mềm kế toán là quá trình ghi nhận nôi dung của các nghiệp vụ cần thu thập vào trong phần mềm kế toán để tổ chức lƣu trữ, xử lý, và tạo ra các sản phẩm thông tin hữu ích cung cấp cho ngƣời có nhu cầu sử dụng. Quá trình này có những đặc điểm cần lƣu ý nhƣ sau:
+ Đặc điểm về ghi nhận dữ liệu: Phần mềm kế toán ghi nhận nội dung các nghiệp vụ thông qua hai hoạt động nhập liệu và khai báo. Hoạt động nhập liệu ghi nhận nội dung của các nghiệp vụ phát sinh, hoạt động khai báo ghi nhận nội dung cần thu thập, quản lý cho các tài khoản và các đối tƣợng quản lý khác nhƣ: Khách hàng, nhà cung cấp, danh mục mã vật tƣ hàng hóa…
+ Đặc điểm về quá trình xử lý dữ liệu kế toán: Phần mềm kế toán có khả năng xử lý tự động và đồng thời các dữ liệu thu thập từ quá trình nhập liệu các chứng từ để tạo ra các thông tin theo yêu cầu.
+ Đặc điểm tổ chức lƣu trữ dữ liệu: Dữ liệu của phần mềm đƣợc lƣu trữ nhất quán, không trùng lắp và có thể chia sẽ không chỉ trong cùng phần mềm kế toán mà có thể đƣợc truy xuất và cung cấp cho các phần mềm khác (ví dụ: trích dữ dữ liệu từ phần mềm kế toán sang phần mềm khai báo thuế của cơ quan thuế …).
Đa số các phần mềm kế toán tổ chức dữ liệu theo hệ quản trị cở sở dữ liệu, trong đó tập tin lƣu trữ dữ liệu tách biệt với chƣơng trình kế toán, cho phép tổ chức lƣu trữ, thao tác dữ liệu của nhiều doanh nghiệp khác nhau trên cùng phần mềm.
+ Đặc điểm thông tin cung cấp: Thông tin cung cấp từ phần mềm kế toán đa dạng, dễ dàng tiếp cận đòi hỏi tổ chức phân loại và phân quyền sử dụng thông tin chặt chẽ. Hầu hết các thông tin này đều đƣợc xử lý tự động từ một nguồn dữ liệu, do đó, các báo xuất ra từ phần mềm kế toán sẽ không có ý nghĩa đối chiếu so sánh nhƣ môi trƣờng kế toán thủ công (một đặc điểm đáng lƣu ý).