6. Kết cấu đề tài
1.1.4.3Quá trình phát triển Tổ chức HTTTKT
HTTTKT đƣợc tổ chức và phát triển theo một quá trình nhất định gồm nhiều giai đoạn liên quan với nhau. Quá trình này mô tả cách thức phát triển một hệ thống từ khi mới chỉ là ý tƣởng tới khi đƣa ý tƣởng trở thành hiện thực và hệ thống chính thức đi vào hoạt động.
Quá trình phát triển hệ thống kế toán đƣợc chia thành các giai đoạn sau: + Lập kế hoạch phát triển hệ thống;
+ Phân tích hệ thống; + Thiết kế hệ thống; + Thực hiện hệ thống.
Các giai đoạn này diễn ra theo một trình tự và lặp lại trong suốt quá trình phát triển một hệ thống kế toán. Do đó, quá trình này còn đƣợc gọi là “Chu kỳ phát triển một hệ thống thông tin kế toán“ nhƣ Hình 1.6 dƣới đây
(Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, 2012)
Hình 1.6: Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán 1.1.4.4 Nhân sự tham gia quá trình tổ chức HTTTKT
Có thể nói rằng nhân tố con ngƣời trong bất cứ hoạt động kinh tế nào cũng đều quan trọng, vì vậy, để tổ chức thành công HTTTKT thì phải có nhiều ngƣời tham gia. Sau đây là các thành phần là những con ngƣời tham gia và vai trò của họ trong việc thực hiện hệ thống:
Các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp
Mục tiêu và chiến lƣợc của doanh nghiệp thuộc về các nhà quản lý cấp cao, vì vậy thông tin kế toán từ HTTTKT phải đáp ứng đƣợc nhu cầu của họ. Do đó, sự tham gia của các nhà quản trị cấp cao này sẽ hỗ trợ tích cực cũng nhƣ khuyến khích quá trình phát triển hệ thống, giữ vai trò điều phối hoạt động của nhóm phát triển với các phòng ban chức năng. Ngoài ra, vai trò quan trọng nữa của nhóm đối tƣợng này chính là sự xét duyệt và phê chuẩn các giai đoạn phát triển của hệ thống.
Các kế toán viên, kiểm toán viên nội bộ
Các kế toán viên, kiểm toán viên nội bộ có vai trò là ngƣời sử dụng và đánh giá trực tiếp hệ thống kế toán. Họ sẽ là ngƣời trực tiếp xác định các yêu cầu thông tin cần phải có từ hệ thống kế toán, đồng thời đƣa ra các yêu cầu khác cần thỏa mãn và nhận xét sự hữu ích và thích hợp của hệ thống kế toán dƣới góc độ là ngƣời sử dụng nó. Ngoài ra kế toán viên, kiểm toán viên nội bộ sẽ tham gia vào quá trình thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ, giám sát và đánh giá các hoạt động kiểm soát trong HTTTKT.
Phụ trách các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp
Các thành viên này tham gia quá trình tổ chức hệ thống kế toán với tƣ cách là thành viên của nhóm quản lý dự án phát triển hệ thống. Họ chính là trƣởng bộ phận kế toán, trƣởng các bộ phận khác có nhu cầu sử dụng thông tin hoặc liên quan đến HTTTKT. Các thành viên này sẽ có vai trò thiết lập các chính sách và kiểm soát quá trình phát triển hệ thống, xét duyệt các giai đoạn đã thực hiện, báo cáo kết quả và trình các phƣơng án cho các giai đoạn tiếp theo cho nhà quản trị cấp cao.
Các chuyên gia phân tích, tƣ vấn, lập trình hệ thống
Đây chính là các chuyên gia có khả năng phân tích hệ thống hiện tại, thiết kế hệ thống mới và lập trình các ứng dụng xử lý bắng máy tính. Các chuyên gia này có thể là những ngƣời bên trong doanh nghiệp hoặc cũng có thể là ngƣời bên ngoài doanh nghiệp thuê nhƣ các chuyên gia lập trình, các nhà tƣ vấn kế toán, các kiểm toán viên, chuyên gia tƣ vấn khai thác phần mềm kế toán. Họ đều là những ngƣời có kiến thức sâu rộng về lĩnh vực chuyên môn có liên quan đến tổ chức hệ thống kế toán, tổ chức hệ thống kiểm soát và cả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý doanh nghiệp.
1.1.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong HTTTKT
1.1.5.1 Ảnh hƣởng của công nghệ thông tin trong HTTTKT
Máy tính cá nhân, máy chủ, mạng không dây, và các thiết bị kỹ thuật số khác luôn là những tác nhân làm thay đổi phƣơng thức giao dịch trong kinh doanh. Vì vậy, có thể nói rằng Công nghệ thông tin (CNTT) ngày nay đã thực sự tác động rất lớn đến HTTTKT nói riêng và nền kinh tế nói chung. Những ảnh hƣởng của CNTT đến HTTTKT gồm những nội dung sau:
Thay đổi diện mạo của HTTTKT truyền thống: Ngày nay, khi mà CNTT đã xâm nhập vào nhiều lĩnh vực trên toàn thế giới thì HTTTKT truyền thống đã bị thay đổi hoàn toàn, đặc biệt phƣơng thức xử lý dữ liệu kế toán đã đƣợc đảm nhận bởi vai trò của CNTT. Trên thực tế đã chứng minh điều đó, CNTT đã tự động hoá sổ sách kế toán truyền thống. Các gói phần mềm kế toán có thể đi kèm với một loạt các tính năng chuyên ngành hoặc một chƣơng trình chung chung mà có thể đƣợc tùy chỉnh để cho phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các Doanh nghiệp thƣờng lựa chọn các phần mềm kế toán dựa trên quy mô của các hoạt động của họ và số lƣợng ngƣời sử dụng truy cập vào HTTTKT.
Tăng cường chức năng của hệ thống thông tin kế toán: Hầu hết các hệ thống kế toán trên máy vi tính đều có chức năng kiểm tra và kiểm soát nội bộ một cách tự động để đảm bảo rằng tất cả các giao dịch và các tài khoản kế toán đƣợc ghi đúng quy định trƣớc khi báo cáo tài chính đƣợc cung cấp. Chƣơng trình kế toán hoặc phần mềm còn có những công cụ hữu ích khác có thể giúp kế toán hoặc chủ doanh nghiệp tạo ra dự báo về bán hàng phân tích các số liệu kế toán dễ dàng hơn, hỗ trợ các quyết định kinh doanh khác. Trong một môi trƣờng mà doanh nghiệp tự động hoá công tác quản lý thì HTTTKT còn có chức năng chia sẻ thông tin dữ liệu cho các bộ phận khác trong nội bộ doanh nghiệp một cách tự động. Với môi trƣờng chính phủ điện tử, việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán góp phần giải quyết truyền tải thông tin chính xác và kịp thời.
Nâng cao chất lượng thông tin kế toán: Độ chính xác của thông tin kế toán, ngoài việc số liệu đƣợc xử lý, tính toán bởi chƣơng trình máy tính đƣợc lập sẵn, thông qua bộ xử lý trung tâm máy tính (CPU), nó còn đƣợc cải thiện bằng cách hạn chế số lƣợng kế toán viên có quyền truy cập vào hệ thống dữ liệu kế toán. Thông tin kế toán chỉ đƣợc điều chỉnh khi ngƣời kế toán có đủ điều kiện đƣợc phép thay đổi
và chỉnh sửa. Ví dụ trong các phần mềm kế toán thƣờng có sự phân quyền cho ngƣời sử dụng đối với mỗi phần hành, riêng kế toán trƣởng hoặc ngƣời có thẩm quyền đối với bộ máy kế toán thì đƣợc phân quyền ở cấp cao nhất, nghĩa là họ có thể xem, chỉnh sửa, thay đổi dữ liệu kế toán của đơn vị đó.
Ảnh hưởng tới vai trò của người kế toán: HTTTKT trong môi trƣờng ứng dụng CNTT, đã thay đổi vai trò của nhân viên kế toán, đó là giảm bớt việc ghi chép số liệu và lập báo cáo, chuyển nhiều sang việc phân tích thông tin để hỗ trợ cho ngƣời ra quyết định. Ví dụ thay vì trong môi trƣờng kế toán bằng thủ công, nhân viên kế toán phải ghi nghiệp vụ kinh tế khi nhập kho nguyên vật liệu ở cả trong sổ kế toán chi tiết và sổ cái, ngƣợc lại trong phần mềm kế toán họ chỉ nhập một lần ở phần hành kế toán kho là đủ.
1.1.5.2Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong HTTTKT
Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong HTTTKT phụ thuộc rất nhiều vào sự phát triển của ngành CNTT. Về góc độ CNTT, ngoài việc sự phát triển của hệ điều hành thì sự phát triển của các ngôn ngữ lập trình ứng dụng và hệ quản trị cơ sở dữ liệu chạy trên nền tảng hệ điều hành là một yếu tố đáng quan tâm. Ví dụ trƣớc đây khi Microsoft đƣa ra hệ điều hành Windows thì sau đó đã phát triển đƣợc bộ Microsoft Office, tiếp đến một số ngôn ngữ lập trình ra đời và phát triển nhƣ: Microsoft Access; Microsoft Visual Basic; Visual Foxpro; C++; Java, Microsoft Visual Foxpro; Delphi... ; hệ quản trị cơ sở dữ liệu nhƣ: Microsoft SQL Server, Oracle 9i, MySQL, DB2,... tất cả đều có thể chạy trên nền tảng hệ điều hành Windows.
Nên cần lƣu ý rằng các doanh nghiệp khác nhau về mức độ ứng dụng CNTT vào công tác kế toán, tùy theo quy mô, yêu cầu quản lý cũng nhƣ quan điểm của ngƣời quản lý. Có thể chia ra thành ba mức độ chính:
+ Mức độ kế toán bán thủ công: Mức độ này thực hiện kế toán thủ công nhƣng với sự trợ giúp của một hệ thống xử lý bảng tính nhƣ Excel. Trong mô hình kiểu này, hầu hết chứng từ gốc đều là chứng từ bằng giấy nhƣ trong hệ thống hoàn toàn bằng thủ công, doanh nghiệp sử dụng Excel chỉ để hổ trợ trong quá trình nhập liệu, tận dụng các hàm tính toán, các lệnh của Excel để hổ trợ xử lý dữ liệu, trích lọc, tổng hợp và lập báo cáo tài chính, các báo cáo thuế, có thể tự động hoá hoàn toàn quá trình xử lý số liệu kể từ sau khi nhập liệu cho đến khi in ra các sổ, báo cáo
cần thiết. Mô hình này thƣờng hữu hiệu trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa, tổ chức bộ máy kế toán tập trung, nhu cầu chuyển giao hay chia sẻ dữ liệu không cao.
+ Mức độ tự động hoá công tác kế toán: Ở mức độ này, doanh nghiệp tổ chức bộ máy kế toán với một phần mềm kế toán. Các bộ phận, phòng ban khác có thể sử dụng máy tính nhƣng hoàn toàn không có sự khai thác và chia sẻ dữ liệu trong hệ thống máy tính của kế toán. Một số chứng từ do kế toán lập có thể do phần mềm kế toán in ra, các chứng bên ngoài hay do các bộ phận khác phải đƣợc in, ký duyệt nhƣ trong trƣờng hợp thủ công và kế toán phải nhập liệu vào máy. Đây là mô hình phổ biến. Hầu hết quá trình xử lý dữ liệu kế toán đƣợc lập trình. Các phần mềm có thể do doanh nghiệp mua, tự viết tay hay thuê các công ty tin học viết cho mình. Các phần mềm kế toán này có phẩm cấp rất khác nhau và phong phú về chủng loại.
+ Mức độ tự động hoá công tác quản lý: Ở cấp độ này, các doanh nghiệp có thể ứng dụng tin học cho tất cả các bộ phận, các phòng ban trong doanh nghiệp. Trong mô hình này, doanh nghiệp tổ chức hệ thống máy tính theo mô hình mạng, có thể là mạng nội bộ (mạng LAN), mạng diện rộng (mạng WAN), mạng Intranet hay có thể kết nối Internet. Tất cả các phần mềm trong doanh nghiệp, đều có thể khai thác, chia sẻ dữ liệu cho nhau và phần mềm kế toán có thể khai thác, truy xuất, chia sẻ số liệu và cung cấp thông tin qua hệ thống này. Với mô hình này, dữ liệu đầu vào của hệ thống kế toán có thể là các chứng từ bằng giấy, có thể là dữ liệu do các hệ thống khác chuyển đến, cũng có thể sử dụng chứng từ điện tử. Phần lớn quá trình xử lý dữ liệu nằm trong quy trình khép kín và có liên quan chặt chẽ giữa các bộ phận, các phòng ban. Xu hƣớng hiện nay các doanh nghiệp tự động hoá công tác quản lý thƣờng sử dụng các phần mềm ERP (Enterprise Planning System – Hệ thống hoạch định các nguồn nhân lực của doanh nghiệp) do các doanh nghiệp sản xuất phần mềm trong hay ngoài nƣớc cung cấp.
1.2 Tổng quan về phần mềm kế toán 1.2.1 Khái niệm phần mềm kế toán 1.2.1 Khái niệm phần mềm kế toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Theo Thái Phúc Huy (2012) “Khái niệm về phần mềm kế toán: Phần mềm kế toán là chƣơng trình máy tính đƣợc thiết lập nhằm hỗ trợ cho công tác kế toán trong quá trình thu thập, xử lý, lƣu trữ và cung cấp các báo cáo kế toán cho đối
tƣợng sử dụng”. Có thể phân loại phần mềm kế toán theo nguồn gốc và mục đích hình thành thì phần mềm kế toán đƣợc chia thành 2 loại chính nhƣ sau:
Các phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo yêu cầu riêng biệt của doanh nghiệp khách hàng. Thông thƣờng đây là các phần mềm kế toán sử dụng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn, có nhiều đặc điểm xử lý và yêu cầu thông tin có tính đặc thù mà một phần mềm kế toán thiết kế sẵn không có đƣợc. Với những phần mềm nhƣ vậy thì việc tổ chức sử dụng sẽ rất thuận lợi khi mà hầu hết các chức năng của phần mềm đều đƣợc thiết kế theo đúng yêu cầu của doanh nghiệp.
Các phần mềm thiết kế và đóng gói sẵn, những phần mềm loại này thƣờng sử dụng cho nhiều doanh nghiệp khác nhau. Cơ bản của những phần mềm này là đƣợc thiết kế trên những đặc điểm chung nhất của hệ thống kế toán xử lý trong môi trƣờng máy tính, chính vì lẽ đó mà những phần mềm có chi phí rất thấp và thông thƣờng phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ và vừa. Hạn chế của phần mềm loại này là tính tùy biến của nó rất hạn chế, việc thỏa mãn tối đa nhu cầu thông tin kế toán của doanh nghiệp là không trọn vẹn.
1.2.2 Đặc điểm của phần mềm kế toán
Hoạt động của phần mềm kế toán là quá trình ghi nhận nôi dung của các nghiệp vụ cần thu thập vào trong phần mềm kế toán để tổ chức lƣu trữ, xử lý, và tạo ra các sản phẩm thông tin hữu ích cung cấp cho ngƣời có nhu cầu sử dụng. Quá trình này có những đặc điểm cần lƣu ý nhƣ sau:
+ Đặc điểm về ghi nhận dữ liệu: Phần mềm kế toán ghi nhận nội dung các nghiệp vụ thông qua hai hoạt động nhập liệu và khai báo. Hoạt động nhập liệu ghi nhận nội dung của các nghiệp vụ phát sinh, hoạt động khai báo ghi nhận nội dung cần thu thập, quản lý cho các tài khoản và các đối tƣợng quản lý khác nhƣ: Khách hàng, nhà cung cấp, danh mục mã vật tƣ hàng hóa…
+ Đặc điểm về quá trình xử lý dữ liệu kế toán: Phần mềm kế toán có khả năng xử lý tự động và đồng thời các dữ liệu thu thập từ quá trình nhập liệu các chứng từ để tạo ra các thông tin theo yêu cầu.
+ Đặc điểm tổ chức lƣu trữ dữ liệu: Dữ liệu của phần mềm đƣợc lƣu trữ nhất quán, không trùng lắp và có thể chia sẽ không chỉ trong cùng phần mềm kế toán mà có thể đƣợc truy xuất và cung cấp cho các phần mềm khác (ví dụ: trích dữ dữ liệu từ phần mềm kế toán sang phần mềm khai báo thuế của cơ quan thuế …).
Đa số các phần mềm kế toán tổ chức dữ liệu theo hệ quản trị cở sở dữ liệu, trong đó tập tin lƣu trữ dữ liệu tách biệt với chƣơng trình kế toán, cho phép tổ chức lƣu trữ, thao tác dữ liệu của nhiều doanh nghiệp khác nhau trên cùng phần mềm.
+ Đặc điểm thông tin cung cấp: Thông tin cung cấp từ phần mềm kế toán đa dạng, dễ dàng tiếp cận đòi hỏi tổ chức phân loại và phân quyền sử dụng thông tin chặt chẽ. Hầu hết các thông tin này đều đƣợc xử lý tự động từ một nguồn dữ liệu, do đó, các báo xuất ra từ phần mềm kế toán sẽ không có ý nghĩa đối chiếu so sánh nhƣ môi trƣờng kế toán thủ công (một đặc điểm đáng lƣu ý).
1.2.3 Các thành phần cơ bản của phần mềm kế toán
Một phần mềm kế toán thƣờng có những thành phần cơ bản sau:
Hệ thống khai báo thông tin, chính sách kế toán chung: Hệ thống này yêu cầu ngƣời sử dụng khai báo các thông tin ghi nhận ban đầu vào hệ thống nhƣ: tên doanh nghiệp; mã số thuế; năm tài chính; chế độ kế toán sử dụng; phƣơng pháp tính giá hàng tồn kho; phƣơng pháp khấu hao …
Danh mục tài khoản: Danh mục các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng và tổ chức khai báo, cách thức quản lý nhằm phục vụ cho công tác hạch toán kế toán khi ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Chức năng khai báo số dư: Trong lần đầu tiên, nếu doanh nghiệp có số liệu kế toán cũ trƣớc đây, khi sử dụng thì phải khai báo các số dƣ kế toán này để cho chƣơng trình máy tính quản lý và theo dõi.