Ứng dụng microsoft project 2000 microsoft project central quản lý công tác giáo vụ khoa công nghệ thông tin

Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT PHẦN A PHÂN TÍCH ĐỀ TÀI I_ ĐẶC TẢ: Sử dụng Microsoft Project 2000 quản lý công việc giáo vụ khoa Công Nghệ Thông Tin Công việc giảng dạy cán khoa Công Nghệ Thông Tin có tổ chức sau: - Công việc giảng dạy bố trí theo học kì, niên khoá - Mỗi cán dạy nhiều môn, nhiều nơi (chính qui, chức) - Lịch giảng dạy qui Phòng Giáo Vụ cố định - Lịch giảng dạy chức phụ thuộc lịch dạy qui (nếu lịch qui dạy vào đầu tuần lịch dạy chức vào cuối tuần, ngược lại) - Lịch chức gồm có nhiều tỉnh (Cần Thơ, Kiên Giang, Vĩnh Long…) Lịch dạy chức có số qui đinh: • Nếu cán dạy môn tương ứng với lớp: ngày dạy tối đa tiết • Nếu cán dạy hai hay nhiều môn lớp: ngày dạy 10 tiết (sáng môn tiết, chiều môn khác tiết) • Nếu dạy môn cho chức mà với nhiều lớp xếp sáng dạy năm tiết lớp chiều dạy năm tiết lớp • Nói chung lịch chức không chi tiết, cán tự xếp cho phù hợp tiện lợi Nhưng không dạy môn cho lớp tiết ngày Trung tâm Học ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập nghiên cứu - Lịch dạyliệu qui định: • Đầu tuần: từ thứ hai đến thứ tư • Cuối tuần: từ thứ năm đến thứ bảy - Trong trình giảng dạy cán có công việc đột xuất tạm ngưng công việc sau tiếp tục trở lại - Mỗi môn cán cần cho biết đề xong? (Lưu ý cán phải nộp đề thi môn đảm nhiệm trước ngày thi ngày) - Thi kết thúc môn - Định mức chi giảng dạy thi diện qui: • Định mức chi giảng dạy: o Trợ giảng: 11000đ / tiết chuẩn o Giảng viên: 14000đ / tiết chuẩn o Giảng viên chính: 17000đ / tiết chuẩn o Phó giáo sư: 19000đ / tiết chuẩn o Giáo sư: 22000đ / tiết chuẩn • Định mức chi cho công tác tổ chức thi: 14000đ / tiết chuẩn - Định mức chi giảng dạy thi diện qui: • Định mức chi giảng dạy: o Trợ giảng: 17000đ / tiết chuẩn o Giảng viên: 20000đ / tiết chuẩn o Giảng viên chính: 24000đ / tiết chuẩn o Phó giáo sư, giáo sư: 27000đ / tiết chuẩn • Định mức chi cho công tác tổ chức thi: 20000đ / tiết chuẩn Tính thu nhập cán giảng dạy theo qui định Phòng Giáo Vụ Lê Cẩm Loan Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT Yêu cầu: - Mô hình hoá công việc giáo vụ khoa dự án, theo dõi việc giảng dạy thực nào? Bắt đầu kết thúc nào? Ai thực công việc gì? Ở đâu? Đã hoàn thành hay dở dang - Trao đổi thông tin cần thiết qua Web - Xuất thông tin cần thiết Excel II_ HƯỚNG GIẢI QUYẾT II.1_ Phân tích: Xem công việc giáo vụ khoa Công Nghệ Thông Tin dự án gồm nhiều công việc, thiết lập mô hình làm việc theo cấu quản lý dự án sau: 1/ Cấu trúc phân việc: Cấu trúc chủ nhiệm dự án tự tổ chức sau cho phù hợp với công việc cần làm phải làm Ở cấu trúc mô tả sau: • Giảng dạy qui: Cán phải thực theo lịch Phòng Giáo Vụ sắp, thay đổi Phòng Giáo Vụ định, chủ nhiệm dự án có nhiệm vụ phải cập nhật thay đổi cho phù hợp với lịch trình công việc cán • Giảng dạy chức: Chủ nhiệm dự án thực việc phân công công việc chức cho cán từ việc vào lịch qui Phòng Giáo Vụ, lên lịch kế hoạch cụ thể, cán vào để thực hiện, thay đổi công việc chức, cán phải thông qua chủ nhiệm dự án, chủ nhiệm dự án có nhiệm vụ xem xét, Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập nghiên cứu thay đổi, cập nhật công việc cho cán sau cho hợp lý, tránh đụng độ tài nguyên phân việc • Ngoài chủ nhiệm dự án phải theo dõi công việc đề thi, công việc gác thi cán • Chủ nhiệm dự án: Trước thực phân công công việc cần trao đổi với cán giảng dạy để thống kế hoạch làm việc Cần nắm rõ phải làm gì, đâu, nào? Lên kế hoạch cụ thể trước thực phân công công việc 2/ Ước lượng thời gian: Ước lượng thời gian cho dự án, khoản gần theo chu kỳ Thời gian bắt đầu dự án thời gian bắt đầu học kỳ Thời gian kết thúc không xác định vào công việc cuối hoàn thành xác định việc hoàn thành dự án 3/ Lịch biểu: • Chính qui: Căn theo lịch xếp Phòng Giáo Vụ • Tại chức: Tuỳ theo lịch qui, cán chức đầu tuần (thứ hai, thứ ba, thứ tư) cuối tuần (thứ năm, thứ sáu, thứ bảy) 4/ Phân bổ công việc: Ai? Làm gì? Ở đâu? 5/ Theo dõi cập nhật thay đổi từ thông tin phản hồi thành viên: Công việc thực sau dự án thiết lập xong hoạt động, chủ nhiệm dự án trực dõi công việc giảng dạy, công việc gác thi cán bộ, cập nhật công việc hoàn thành, công việc có thay đổi thời gian có ảnh hưởng đến lịch làm việc chung cho dự án Lê Cẩm Loan Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT II.2_ Các bước thực hiện: 1/ Lập kế hoạch: Phác thảo dự án trước tiến hành thực hiện, để thấy cách tổng quát dự án trước thực hiện, qua xem xét cách bố trí có hợp lý hay chưa có thay đổi cập nhật thảo Nếu cảm thấy hoàn chỉnh tiến hành thiết lập dự án Microsoft Project 2000 để khởi động dự án 2/ Thực thi kế hoạch: Dùng công cụ Microsoft Project 2000 để thực hiện: lên danh sách công việc cần làm, thống kê tài nguyên, phân công công việc cho tài nguyên 3/ Theo dõi tiến triển công việc: Dùng công cụ Microsoft Project 2000 thực theo dõi tiến độ thực công việc tài nguyên trình thực dự án, xác định khoản cần thiết để hoàn thành công việc 4/ Trao đổi thông tin thành viên tham gia thực hiện: Chủ nhiệm dự án dùng Microsoft Project Central trao đổi thông tin dự án với thành viên qua mạng Intranet Internet phía thành viên sử dụng Internet Explore trình duyệt Bowse Modulo For Project Central để trao đổi với chu nhiệm dự án Những công việc cụ thể hoá phần sau II.3_ Các công việc khác: 1/ Trao đổi thông tin qua Web Server 2/ Xuất thông tin Excel CÔNG CỤ: TrungIII_tâm Học liệu ĐH Cần Thơ Project @ Tài2000 liệuquản họclý.tập nghiên cứu 1/ Sử dụng phần mềm Microsoft 2/ Trao đổi, cập nhật thông tin thông qua Web Server hay Microsoft Project Central 3/ Dùng công cụ Microsoft Project 2000 để xuất thông tin cần thiết Excel 4/ Sử dụng hệ điều hành Windows 2000 để cài đặt chương trình sử dụng 5/ CD chương trình Microsoft Project 2000 có Microsoft Project Central kèm IV_ MỤC TIÊU: Tìm hiểu sử dụng Microsoft Projetc 2000, vận dụng công cụ Microsoft Project 2000 thực quản lý thử nghiệm công tác giáo vụ Khoa Công Nghệ Thông Tin Tạo thành mẫu cho công việc quản lý học kì tiếp theo, chủ nhiệm dự án lấy mẫu tạo thành dự án khác sở mẫu có sẳn Thực trao đổi thông tin cán làm công tác giáo vụ khoa cán giảng dạy Thực cập nhật liệu lên file dự án từ cán trực tiếp giảng dạy, qua cán làm công tác giáo vụ khoa nắm bắt thông tin liên quan đến dự án Lê Cẩm Loan Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT PHẦN B CƠ SỞ LÝ THUYẾT Chương I QUẢN LÝ DỰ ÁN I_ QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ? Dự án kế hoạch làm việc nhằm thực hoàn thành hay nhiều mục tiêu đề Một dự án luôn có ngày bắt đầu ngày kết thúc Mọi dự án phải bắt đầu thời điểm xác định phải hoàn thành vào thời điểm tương lai Quản lý dự án áp dụng nguyên tắc quản lý để tổ chức kế hoạch lên lịch phân công công việc, tài nguyên dự án Qua theo dõi tiến trình thực công việc hoạch định, đề mục tiêu định cho dự án cho đạt kết tốt nhất, thành công Chủ nhiệm dự án cần phải nắm rõ tất công việc cần thực hiện, tài nguyên cần đủ để đáp ứng đầy đủ cho dự án Phải có nhìn tổng quan dự án trước bắt tay vào thực hiện, chủ nhiệm dự án phải có kế hoạch, đưa giải pháp giải vấn đề xảy hay khắc phục rủi ro xảy trình thực dự án Tiến trình hoạch định dự án phải thực hoàn thành trước bắt đầu dự án Muốn thực tốt công việc quản lý dự án chủ nhiệm dự án cần phải có chút kỹ tổ chức linh hoạt xử lý tình Trungcần tâm liệuthức ĐHvềCần @ Tài liệu học tập nghiên cứu mộtHọc chút kiến quảnThơ lý dự án Chủ nhiệm dự án tổ chức thành viên tham gia dự án cho thuận lợi việc quản lý, họ chia làm nhiều toán (team) toán có chủ nhiệm dự án, dự án nhỏ với số lượng người tham gia chủ nhiệm dự án quản lý chung trực tiếp đến thành viên tham gia, dự án lớn công việc khó khăn Vì vậy, chủ nhiệm dự án cần chia người tham gia thực dự án thành nhiều toán để tiện quản lý, với phương pháp chủ nhiệm dự án cần liên lạc với trưởng toán (team manager) giao công việc cho họ họ truyền đạt thông tin đến thành viên toán họ Mặt khác cần thông tin đó, chủ nhiệm dự án cần liên hệ đến trưởng toán để nhận phúc đáp Mặc dù thành viên liên hệ trực tiếp đến chủ nhiệm dự án II_ PHÁC THẢO DỰ ÁN: Để có nhìn tổng quan dự án công việc phác thảo dự án công việc trước tiên cần thực cho dự án Phác thảo dự án liệt kê tất pha công việc dự án sơ đồ bảng công việc Khi thực hoạch định chủ nhiệm dự án cần vào bảng phác thảo mà thực tổ chức, phân công công việc dự án cho tài nguyên Việc phác thảo làm giản tiện tiến trình hoạch định theo thứ tự, có khả bỏ sót bước cốt yếu, giúp cho chủ nhiệm dự án nhận tất pha dự án, xác định hướng để phát triển dự án Lê Cẩm Loan Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT Các dự án phác thảo trình bày với mức độ chi tiết khác Người sử dụng thu phần đại cương đề tài chủ yếu, đến mức độ chi tiết Người sử dụng dễ dàng lập báo cáo đến mức độ chi tiết Các công việc tóm lược dự án phác thảo tự động cung cấp tổng số cho công việc chi tiết bên chúng, cho thấy thời khoảng, chi phí khối lượng công việc gói trọn cho tất công việc chi tiết III_ HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN: Trước tiến hành hoạch định dự án, cần phải thu thập tất thông tin liên quan đến dự án Phân tích đưa kế hoạch cụ thể, phân công công việc cho tài nguyên cách hợp lý tránh việc tranh chấp tài nguyên gây xung đột dự án dẫn đến sai lệch kết Vì mà vai trò công việc hoạch định dự án quan trọng thiếu cho người làm công việc quản lý dự án Các bước thực hiện: Liệt kê pha dự án mẫu phác thảo sau điền vào công việc chi tiết cột mốc Ước lượng thời khoảng công việc Nêu ngày tháng ràng buộc công việc ngày bắt đầu hay kết thúc Xác định trình tự công việc theo yêu cầu Các công việc phải lên lịch cho điểm khởi đầu hay kết thúc chúng nối kết với điểm khởi đầu hay kết thúc theo lịch công việc khác Trung tâm Họccông liệucácĐH Cần Thơ @ công Tài việc liệu học tập nghiên cứu Phân tài nguyên cho Chỉ định chi phí cố định cho công việc Duyệt lại lịch trình điều phối Soát lại kế hoạch xem có cần điều chỉnh theo đề nghị hay thay đổi Phân phối lịch trình sau cho thành viên để đảm bảo thực tốt công việc dự án IV_ NGUYÊN TẮC DÀNH CHO NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN: Để quản lý tốt dự án chủ nhiệm dự án cần nắm rõ nguyên tắc sau: Yếu tố lực quản lý dự án chủ nhiệm dự án, lực lãnh đạo, khả phán đoán nhìn xa kế hoạch cho dự án Nếu chủ nhiệm dự án trực tiếp điều phối công việc dự án chủ nhiệm dự án phải thường xuyên trao đổi với cấp thành viên để có nhìn thực tế kế hoạch dự án Phải xác lập mục tiêu dự án rõ ràng, nêu đơn giản xác mục tiêu dự án theo tính cách liên quan người dự án Xác định cách cẩn thận tiêu yêu cầu thực Ấn định ràng buộc cố định thời gian Tổ chức công việc dự án thành pha hay thành phần thiết lập cột mốc, mục tiêu độ để đánh dấu hoàn thành công việc Lê Cẩm Loan Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT Liệt kê công việc phải hoàn tất để đạt đến cột mốc ước lượng thời khoảng cho công việc Lập biểu đồ lưu chuyển hoạt động, cho thấy công việc trường hợp mà công việc phải thực theo trình tự riêng biệt Phân phối kế hoạch dự án cho tất có trách nhiệm giám sát hay thực công việc Đảm bảo họ hoàn thành tốt công việc Phân phối lịch trình xem xét, với biểu đồ bảng nhận diện rõ ràng phạm vi dự án nhận rõ trách nhiệm thành viên tham gia dự án Đảm bảo cam kết từ bên có trách nhiệm đóng góp thiết lập kế hoạch sau 10 Khi dự án tiến hành chủ nhiệm dự án phải kiểm tra tiến trình công việc cách theo dõi kết thi hành thực tế để sớm phát vấn đề có kế hoạch khắc phục kịp thời 11 Lợi ích việc theo dõi giám sát công việc cách thường xuyên giúp cho chủ nhiệm dự án có câu trả lời cho kết hay mục tiêu không đạt 12 Trong trình theo dõi có khó khăn hay vấn đề thiếu hụt tài nguyên xảy chủ nhiệm dự án báo với cấp để điều chỉnh kịp thời V_QUẢN LÝ: Theo dõi, kiểm tra tiến trình thực dự án, ghi nhận kinh nghiệm tế tính toán lịch trình ngày tháng thực tế không khớp Trungthực tâm Cần thay Thơđổi@chủ Tài liệudựhọc tập có vàthông nghiên cứu theo kế Học hoạch.liệu NếuĐH có nhiệm án phải báo kịp thời đến thành viên có liên quan để thực cập nhật thay đổi nhanh chóng VI_ CÁC KỸ THUẬT LÊN LỊCH TRÌNH QUẢN LÝ: VI.1_ Phương pháp đường dẫn tới hạn: Đây phương pháp dùng cho quản lý dự án Phương pháp đường dẫn tới hạn hay gọi đường găng (Critical Path Method CMP) Để thực phương pháp cần nắm rõ công việc công việc phải hoàn thành, qui định công việc thực bao lâu, xác định yêu cầu trình tự chi phối lên lịch công việc Các công việc tới hạn không trùng Những công việc chậm trễ dự án phải hoàn tất lịch trình mà xác định công việc tới hạn Nhận diện công việc tới hạn bước quan trọng việc quản lý dự án Vì sở để thực rút ngắn thời gian làm việc dự án VI.2_ Biễu diễn công việc sơ đồ Pert: Pert (Program Evcaluation Research Task hay Program Evaluation and Review Technique) đời năm 1958 dùng biễu công việc theo dạng sơ đồ mạng công việc Dùng sơ đồ Pert người sử dụng có nhìn tổng quan dự án, xác định công việc dự án Lê Cẩm Loan Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT Sơ đồ Pert biểu diễn công việc khối công việc bao gồm: công việc, thời gian thực hiện, kinh phí, đảm nhiệm, ước lượng thời gian bắt đầu thời gian kết thúc Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập nghiên cứu Lê Cẩm Loan Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT Chương II SƠ LƯỢC VỀ MICROSOFT PROJECT 2000 I_ GIỚI THIỆU: Microsoft Project 2000 phần mềm sở liệu tiên tiến sản phẩm phần mềm chuyên dụng cho lĩnh vực quản lý dự án, chương trình hữu ích cho nhà sáng tạo lập dự án chuyên nghiệp làm việc môi trường Windows Với Microsoft Project 2000 người sử dụng sử dụng máy tính để bàn để làm nhiều công việc mà trước làm việc sử dụng máy tính lớn loại chuyên dụng Microsoft Project 2000 tiết kiệm thời gian, tiền bạc giúp, trì công việc cách tốt Nhìn chung Microsoft Project 2000 phần mềm chuyên dụng khác, có giao diện đẹp, có công cụ, hệ thống menu không phức tạp, dễ sử dụng Microsoft Project 2000 có công cụ tinh vi cho phép người sử dụng tinh chế theo ý muốn công cụ phục vụ cho lợi ích công việc Microsoft Project 2000 có cải tiến giao diện với người sử dụng, khéo léo tính liên tục với trình ứng dụng khác, tiện ích để tự động hoá công việc hình thành trình ứng dụng điều khiển Bên cạnh Microsoft Project 2000, Microsoft Project Central cung cấp cho người sử dụng phương tiện hữu dụng cho việc trao đổi thông tin dự án với thành viên tham gia cách dễ dàng Có thể Intall Microsoft Project từ đĩa CD Microsoft Project 2000 TrungII_tâm ĐH Thơ @ Tài liệu PROJECT học tập nghiên cứu XÂY Học DỰNGliệu MỘT DỰCần ÁN TRONG MICROSOFT 2000: Khi xây dựng dự án, Microsoft Project 2000 tính toán tạo thông tin lịch trình công việc làm cho dự án Người sử dụng phải cung cấp thông tin như: công việc thực hiện, đảm nhiệm công việc đó, trang thiết bị hỗ trợ để hoàn thành công việc bao gồm chi phí Khi nhập thông tin người sử dụng tạo số thuận lợi đặc trưng như: Phác thảo tuỳ chọn mã công việc Thiết lập ngày kết thúc cho dự án, công việc hoàn tất Xây dựng lịch trình cho công việc, thời gian công việc thực không thực Tính toán chi phí tài nguyên loại vật liệu để biết phải sử dụng cho công việc III_ THỰC HÀNH QUẢN LÝ: Một dự án thiết lập, cần có quản lý Bằng cách quan sát phân tích tiến trình thực dự án theo thời gian, Microsoft Project 2000 cho người sử dụng tạo thay đổi cần thiết để giữ cho dự án tiếp tục tiến triển khuông khổ thực khả cho phép tài Khi quản lý dự án cần đặc trưng sau: Custom fields: xác định thông tin cần ý trường Views and Tables: Hiển thị cách xác thông tin cần quan sát Lê Cẩm Loan Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT Filters and Groups: Tạo tập trung điều cần quan tâm Network diagram enhancements: Tạo tuỳ chọn hiển thị biểu đồ mạng mà biết trước PERT Chart, mà người sử dụng xem thông tin đặc biệt mà không cần phải thêm vào công cụ IV_ TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI CÁC THÀNH VIÊN TRONG DỰ ÁN: Sau xây dựng dự án, trình thực dự án, chủ nhiệm dự án cần nắm thông tin công việc dự án phân công từ thành viên, cần có phương tiện hữu dụng để thực công việc Các phương tiện đặc trưng như: Printing and reporting: Để trình bày thông tin cần thiết đến người khác giấy Publishing to HTML or saving a project plan to a Web server: Cho phép thành viên truy xuất đến file dự án thông qua Web site Microsoft Project Central or Workgroup: Sử dụng Microsoft Project Central (nếu Intall máy đặt làm máy chủ quản lý) dùng hệ thống E-mail để truyền đạt thông tin dự án đến người khác dự án Microsoft Outlook integration: Với công cụ cho phép chủ nhiệm dự án thấy toàn cảnh danh sách công việc thành viên đồng thời nhắc nhở họ ngày ấn định phải hoàn thành công việc HỆ THỐNG TRỢ GIÚP: TrungV_tâm Học liệu ĐH2000 Cần Thơ liệu trợ học tập nghiên cứu Microsoft Project cung cấp @ mộtTài hệ thống giúp thuận tiện dễ sử dụng Hệ thống trợ giúp hướng dẫn chi tiết tất công việc, kỹ sử dụng Microsoft Project 2000 để thực quản lý dự án cách hiệu Bất lúc Microsoft Project 2000 cung cấp thông tin cần thiết cho người sử dụng nhận câu hỏi Người sử dụng chọn hệ thống trợ giúp sau: The Project Map: Microsoft Project 2000 cho phép người sử dụng quen thuộc hay sử dụng tìm trợ giúp hướng The Tutorial: Giúp người sử dụng học Microsoft Project 2000 The Office Assistant: Cung cấp câu trả lời thời điểm nhận câu hỏi người sử dụng cần đến, đồng thời hướng dẫn thủ tục liên quan giúp người sử dụng hoàn thành công việc VI_ CÁC GIAO DIỆN QUEN THUỘC: Microsoft Project 2000 có số giao diện sau: Calendar View: Khung hình Calendar trình bày bảng công việc theo dạng lịch, với công việc thể theo khung cửa sổ ngày tuần theo công việc lên lịch Grantt Chart: khung quan sát toàn hình, có dạng thoáng dễ đọc, công việc lớn dễ đọc, công cụ tiện ích cho việc thiết lập danh sách công việc Nó trình bày nối kết phụ thuộc công việc, phần hiển thị bao gồm tài nguyên kế 0bên công việc ngày tháng kế bên cột mốc Lê Cẩm Loan Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT Trung Network Diagram: Khung hình Network Diagram tác vụ thành phần liên quan đến việc theo dạng sơ đồ khối Một khung thể cho công việc đường nối gữa hai khung thể liên quan gữa hai công việc Dấu hiệu nhận biết công việc Network Diagram thể đường chéo cho công việc thực thi, đường thập cho công việc hoàn thành Tasks Usage: Khung hình Tasks Usage đề án công trình với nguồn tài nguyên gán với chúng kết thành nhóm Người sử dụng dùng Tasks Uasge để thực công việc sau: • Phân công công việc cho thành viên • Nhập thay đổi công việc thông tin tài nguyên công việc, ngày khởi động hoàn thành, giá trị bố trí công việc công việc thực • Phân bổ công việc qua khối lượng công việc • Ấn định khoảng thời gian cho công việc lên lịch cho công việc quan trọng • Thay đổi khối lượng công việc cho người thực cách ấn định phí cho họ • Chia công việc làm công đoạn để thực theo dây chuyền theo thời biểu Tracking Grantt: Phản ánh giá trị thực so với giá trị sở Người sử dụng quan sát số lượng công việc cách nhập tỷ lệ hoàn thành công việc thời gian hoàn thành, đồng thời giúpĐH người sử dụng dõi thực việc dựa tâm Học liệu Cần Thơtheo @ Tài liệutrình học tập vàcông nghiên cứu theo kế hoạch đề Resource Graph: Biểu diễn thông tin phân bổ, giá thành nguồn tài nguyên theo thời gian tính Resource Graph giúp người sử dụng thực hiện: • Quan sát công việc phân bổ chi phí • Xác định thời gian thực công việc lên lịch làm việc • Quan sát tỷ lệ thực công việc • Biết tỷ lệ thời gian công việc bổ sung thêm • Xem lại chi phí giá trị tổng sản lượng công việc Resource Sheet: Với khung hình người sử dụng trình bày thông tin công việc như: tài nguyên, giá thành, thời gian thi công thực Resource Sheet giúp người sử dụng thực hiện: • Nhập thay đổi thông tin công việc • Xem lại thời gian thi công công việc lập kế hoạch • Xem lại tổng giá trị công trình Resource Usage: Trình bày dự toán công việc gán công trình kết nhóm theo chúng Với Resource Usage người sử dụng thực công việc sau: Nhập thay đổi thông tin cho công việc gán vào công trình như: giá thành, bố trí công việc thi công • Quan sát công việc định thời hạn • Phân bổ nguồn nhân lực công việc Lê Cẩm Loan 10 Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT III_ SƠ ĐỒ BIỂU DIỄN QUÁ TRÌNH TRAO ĐỔI THÔNG TIN THÔNG QUA MICROSOFT PROJECT CENTRAL: NGƯỜI QUẢN LÝ MICROSOFT PROJECT CENTRAL INTERNET EXPLORER INTERNET EXPLORER USER USER … INTERNET EXPLORER USER TrungIV_tâm LẤYHọc BẢN liệu MẪU:ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập nghiên cứu Tạo mẫu từ file TAI NGUYEN, không lấy mẫu file lại, với lý file có cấu trúc thay đổi theo học kỳ niên khoá nên lấy mẫu file sử dụng cho file sau Nhưng có file TAI NGUYEN cấu trúc không thay đổi nên thực lấy mẫu Lê Cẩm Loan 95 Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT Chương I KẾT QUẢ I_ NHỮNG MẶT ĐẠT ĐƯỢC CỦA ĐỀ TÀI: I.1_ Nghiên cứu tài liệu: Ø Nắm kiến thực Microsoft Project 2000, Microsoft Project Central, vận dụng kiến thức vào đề tài Ø Biết thêm vấn đề Microsoft Project Central I.2_ Chương trình: Ø Đã thực việc liên hệ từ kết cấu dự án với công tác quản lý giáo vụ khoa Công Nghệ Thông Tin Ø Mô hình hoá công tác quản lý giáo vụ khoa dự án, áp dụng công tác quản lý dự án dự án thức Ø Liên hệ từ sở lý thuyết quản lý dự án vào toán quản lý công tác giáo vụ khoa Công Nghệ hông Tin Ø Vận dụng được chức Microsoft Project 2000 vào toán quản lý Ø Đã thực quan sát thông tin chi tiết cán (công việc, thời gian, chi phí…), thông tin chi tiết công việc (Bắt đầu nào? Kết thúc sao? Mất bao lâu? Còn lại bao nhiêu? ) Ø Liên hệ Microsoft Project 2000 với Microsoft Project Central tạo mối liên hệ trao đổi thông tin dự án NHỮNG MẶT CHƯA ĐẠT: TrungII_tâm liệuVìĐH Thơ nghiên cứu thời Cần gian có hạn @ nênTài việcliệu hoànhọc thànhtập đề tài chưa thật Về Học kết quả: tốt, nhiều vấn đề chưa nghiên cứu tới như: Dùng hệ thống E-mail trao đổi thông tin dự án Kết hợp với Microsoft Outlook việc sử dụng Microsoft Project Central Vẫn chưa nắm hết kiến thức Microsoft Project 2000, Microsoft Project Central Về tài liệu: Vì đề tài chưa thực nên sở cho việc định hướng ban đầu Thêm vào phần mềm không phổ dụng nên việc tìm tài liệu nghiên cứu khó khăn, phải tự nghiên cứu Help dùng sai thuật ngữ, hiểu sai vấn đề Về demo: Chỉ tác động giới hạn sử dụng phần mềm, không sâu Vẫn chưa linh hoạt việc vận dụng công cụ Microsoft Project 2000 cách hiệu đơn vị thời gian dùng phút mà không tiết (45 phút) Microsoft Project Central công cụ nên chưa nắm rõ Về nhân lực: Làm việc độc lập nên gặp khó khăn trao đổi vấn đề với người Ý kiến chủ quan nên có khiếm khuyết Lê Cẩm Loan 96 Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT Chương II HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT I_ CÀI ĐẶT MICROSOFT PROJECT 2000: Dùng CD chương trình Microsoft Project 2000, chọn Intall Microsoft Project 2000 thực theo loạt hướng dẫn Wizard Chú ý: Trong trình cài đặt phải đặt lại thư mục Microsoft Project 2000, không Wizard đưa vào thư mục Microsoft Office làm hỏng Office II_ CÀI ĐẶT VÀ LOẠI BỎ MICROSOFT PROJECT CENTRAL: II.1_ Cài đặt: Hệ thống sử dụng để thực cài đặt sử dụng Microsoft Project Central phải có cấu sau: dung lượng ổ cứng 100 -150 MB, tốc độ xử lý từ 200 MHz trở lên, Bộ nhớ Ram từ 128 MB trở lên Máy chọn làm Server máy thành viên phải cài dịch vụ Internet Explorer 4.01 trở lên để chạy Microsoft Project Central web site Nếu sử dụng Windows 2000 dịch vụ có CD cài đặt Nếu không chạy tập tin sau CD Microsoft Project 2000, đường dẫn: [Drive]:\IE5\EN\ie5setup.exe Intall Microsoft Project Central Server Nhập user name tên tổ chức, click Next Accept the license argeement, click Next Trong hộp Intall Microsoft Project Central Server here chọn ổ đĩa để đặt mục ảo cho Microsoft Project Central Thường thư mục Trung tâmthư liệu ĐH Cần Thơ Tàitạoliệu tập vàCónghiên cứu làHọc c:\ProjectCentral thư mục này@ học Web server thể đặt thư mục nơi khác Có hai tuỳ chọn sau: • Intall now: Nếu muốn Intall MSDE hệ thống với Microsoft Project Central Server Khi thực tuỳ chọn MSDE Intall vào tạo nên database cho hệ thống thông tin dự án (bằng cách Update Project to Web server sau cấu hình Microsoft Project 2000 to Microsoft Project Central) • Customize: Nếu chọn tuỳ chọn cho phép người sử dụng chọn databse khác MSDE để lưu sở liệu Sau cài Microsoft Project Central Server phải khởi động máy lại trước sử dụng Ngoài việc dùng Internet Explorer để truy xuất đến Microsoft Project Central, người sử dụng dùng Browser Module for Microsoft Project Central có CD Microsoft Project 2000 Nó hữu ích máy user Internet Explorer 4.0 trở lên Và phải cài đặt trước sử dụng Việc cài đặt đơn giản, từ máy muốn cài đặt đưa CD Microsoft Project 2000 vào, chọn Intall Microsoft Project 2000 II.2_ Loại bỏ: Cho Server ngưng hoạt động trước loại bỏ Microsoft Project Central cách, bước thực hiện: Nhấp chuột phải vào biểu tượng Server Service Manager Lê Cẩm Loan Taskbar, chọn Open SQL 97 Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT Nhấn Stop để ngưng hoạt động Server Vào menu Start, Program, chọn MSDE, Unintall MSDE Cuối loại bỏ ghi sau: \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFWARE\Microsoft\Ofice\9.0\Web Server\SQLIntalledByPRJ Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập nghiên cứu Lê Cẩm Loan 98 Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT HƯỚNG PHÁT TRIỂN ü Nghiên cứu sâu nắm thật kỹ chức Microsoft Project 2000, Microsoft Project Central ü Dùng hệ thống E-mail vào chương trình ü Kết hợp Microsoft Outlook với Microsoft Project Central ü Nâng việc quản lý lên mức độ thuận lợi đơn vị thời gian tính toán, phân công công việc Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập nghiên cứu Lê Cẩm Loan 99 Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT MỘT SỐ TRƯỜNG THƯỜNG SỬ DỤNG TÊN TRƯỜNG Name Created Unique ID ID Project Duration TrungMilestone tâm Học liệu Fixed Constraint Type Constraint date Outline level Lê Cẩm Loan Ý NGHĨA Các trường xác định công việc Tên nhập vào để mô thời khoảngả công việc, tên nhất, có số ID Trường thường ẩn tự động điền vào ngày tháng thời từ lúc hình thành công việc Ngày tháng lấy từ bảng Summary Info Một số thứ tự gán cho công việc chúng hình thành, không liên quan đến công việc khác xoá công việc gán ban đầu Con số gán cách tự động biết vị trí công việc Số ID điều chỉnh xoá thêm số công việc Tên file dự án gh nhận cách tự động trường tất công việc Trường dùng để nhận biết công việc dự án lúc có nhiều dự án nhớ Đo số đơn vị thời gian lịch làm việc xếp cho công việc Là trường logic dùng để xác định công việc mốc, công thời tập khoảng ĐH cột Cần Thơ @việc Tàinào liệucóhọc nghiên cứu xem công việc mốc Là trường logic xác định công tác thời khoảng cố định Trường xác định diện ràng buộc lịch trình công việc Loại ràng buộc ”As soon As Possible” (cũng có nghĩa ràng buộc) xác lập theo theo công việc nhập lần đầu Các giá trị chấp nhận được chọn từ danh sách chọn kéo xuống Trường xuất bảng Advanced hộp thoại Task Information Nếu người sử dụng chọn loại ràng buộc As soon As Posible hay As late As possible, trường phải điền vào để xác định ngày tháng cá tác dụng ràng buộc đó.Nếu ngày tháng nhập, theo sử dụng ngày tháng hện thời Nếu loại ràng buộc trả As sooc As Possible hay As late As Possible, trường tự động xoá Mirosoft Projectcho phác thảo lên đến 10 mức(9 mức độ thứ cấp) Trường chứa số nguyên từ tới 10, tương trưng cho mức độ phác thảo công việc đó.Những công việc thuộc mức độ thứ 100 Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT Outline number Summary WBS Trung tâm Học liệu Predecessor Successor Early Start Lê Cẩm Loan đánh số 1, cấp trung gian chúng đáng số 2, 3.v.v…người sử dụng đùng trường lọc để chọn công việc theo mức độ chúng phác thảo Con số cho biết vàị trí xác công việc phác thảo Đây số hiển thị trường Name người sử dụng chọn Show Outline Number bảng View hộp thoại Tools Opions Con số phác thảo (Outline Number) tự động cung cấp cho trường mã hiệu WBS (Wort Breakdown Structure), mã WBS thay đổi cách nhập đia vào tay Đây trường logic (Yes/No), tự động xác lập Yes công việc có công việc phụ bị giảm bậc bên Trường lưu giữ mã WBS gán cho công việc Nếu người sử dụng không nhập mã WBS, trường tự động tính toán trình bày số phác thảo (Outline Number) thời công việc Khi người sử dụng nhập mã WBS khác với Outline Number, trường không tính toán lại Trường nhận diện số ID tất công trước công tập việc đó.Trường ĐH tác Cần Thơ (Predecessor) @ Tài liệu học nghiên cứu không hiển thị đáy mẫu công việc bảng nhập người sử dụng chọn nút chọn Predecesor từ lệnh Format Details.Phần trình bày tương tự củng dùng bảng Resourcescuar hộp thoại Task information Mỗi công việc trước xuất hàng riêng rẽ với cột ID, Name, Type (loại phụ thuộc) Lag (thời trể) Các loại predecessor Finish-to- Finish Lag time (thời gian trể) nhập số kèm đơn vị thời gian (h, m, d, w) Lead time (thời gian sớm) nhập số âm cột Lag Trường Predecessor có dạng cột dạng biểu đồ GANTT.Trong bảng, nút Pert, hay biểu mẫu, dấu phẩy, gồm số ID công việc trước (kèm theo mã phụ thuộc riêng biệt phụ thuộc Finish-to-Start có Lag zero) Trường nhận diện số ID tất công việc tiếp nối (successor) công việc Phần trình bày trường tương tự phần trình bày Predecessor Hãy xem phần mô tả Predecessor để thêm chi tiết Là ngày tháng bắt đầu sớm cho công việc đó, cho lịch trình Predecessor 101 Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT Early Finish Late Start Late Finish Trung tâm Học liệu Delay Total Slack Free Slack Lê Cẩm Loan nó, niên lịch (calendar) ràng buộc áp đặt lên công việc Nếu Delay (thời trể), Scheduled Start tương tự Early Start Một trường Actual Start (ngày tháng bắt đầu thực sự) sử dụng, trường tính từ Actual Start Là ngày tháng kết thúc sớm cho công việc đó, cho Early Start date, Duration, calendar, phương pháp lên lịch trình ràng buộc Một trường Actual Finish dùng trường tính từ Actual Finish Early Finish date sau tất công việc xác định ngày tháng kết thúc dự án Là ngày tháng bắt đầu trễ cho công việc đó, mà không làm trễ ngày kết thúc dự án Một trường Actual Start (ngày tháng bắt đầu thực sự) sử dụng, trường tính từ Actual Start Là ngày tháng kết trễ cho công việc đó, mà không làm trễ ngày kết thúc dự án trường Actual Finish (ngày tháng kết thúc thật sự) sử dụng, trường tính từ Actual Finish Là lượng thời gian mà Schedule Start công việc bị hoãn@lạiTài sau liệu ngàyhọc thángtập Ealyvà Start ĐH Trường Cần Thơ nghiên cứu sử dụng đơn vị thời gian trôi qua (em, eh, ed hay ew) Việc chọn lệnh Tools Resource Leveling chọn nút Level tính toán trường để trì hoãn hay nhiều công việc tranh giành tài nguyên Người sử dụng nhập giá trị trì hoãn riêng người sử dụng vào dạng Delay GANTT Hãy nhập zero để loại bỏ thời trễ công việc Nút Clear Leveling hộp thoại Resource Leveling xác lập lại trường Delay zero tất hay công việc chọn Là lượng thời gian mà kết thúc công việc bị trì hoãn không làm trễ kết thúc dự án hay vi phạm đến ràng buộc công việc tiếp nối Nó tính cách trừ Late Finish (thời gian kết thúc trễ) Early Finish (thời gian kết thúc sớm) công việc Critical Tasks định nghĩa công việc Total Slack (dự trữ tổng) âm hay zero Nếu Total Slack âm tức công việc không lịch kịp lúc để thoả điều kiện ràng buộc công việc tiếp nối Là lượng thời gian mà trì hoãn mà không ảnh hưởng đến lịch trình công việc khác Nếu công việc công việc tiếp nối, Free Slack với Total Slack 102 Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT Critical Fixed Cost Name Unique ID ID Trung tâm Học liệu Initials Group Max Units Standar Rate Overtime Rate Lê Cẩm Loan Đây trường logic (Yes, No) nhận diện công việc tới hạn (Critical Task) Trường tự động xác lập Yes Total Slack hay với lượng nhập cho trường “Show As Critical If Slack [...]... month III_ PHÁC THẢO CÁC CÔNG VIỆC: III.1_ Nhập các thông tin cho công việc: Lê Cẩm Loan 12 Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT Trong màn hình Grantt Chart thực hiện các công việc sau: • Task name: Nhập vào nội dung công việc • Duration: Nhập thời khoảng ước lượng để hoàn thành công việc • Start: Nhập ngày bắt đầu công việc • Finish: Ngày kết... chọn một công việc bất kỳ cần phân công, khi đó hộp thoại Assign Resource sẽ thay đổi theo từng công việc được chọn Hộp thoại phân bổ tài nguyên Lê Cẩm Loan 20 Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT XI_ NỐI KẾT CÁC CÔNG VIỆC THEO TRÌNH TỰ: XI.1_ Trình tự giữa các công việc: Yêu cầu về trình tự của dự án rất cần thiết cho công việc quản lý dự án,... Microsoft Project 2000 XIV.3_ Xây dựng các bộ lọc: Ngoài những bộ lọc có sẳn của Microsoft Project người sử dụng cũng có thể thiết lập một bộ lọc cho mình khi sử dụng Thực hiện như sau: 1 Vào menu Project, More Filter…Xuất hiện hộp thoại sau: Lê Cẩm Loan 25 Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT Hộp thoại thiết lập bộ lọc mới 2 Nếu lọc các công việc.. .Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT • Biết được thời gian thực hiện của từng công việc đã lên lịch • Biết được thời gian từng công việc đã thực hiện khi có sự bổ sung hoặc đề xuất • Biết được thời gian từng công việc đã được lên lịch đối với tác vụ đặc biệt • Xem lại giá biểu của công trình qua những công việc đặc biệt Ngoài... của công việc đi trước sẽ xác định lịch trình ngày tháng bắt đầu của công việc phụ thuộc; người sử dụng không thể khởi đầu một công việc cho đến khi hoàn tất công việc hiện thời Lê Cẩm Loan 21 Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT 2 Finish-to-Finish (FF): Ngày tháng kết thúc của công việc đi trước sẽ xác định lịch trình ngày tháng kết thúc của công. .. án nhập vào), mức độ ưu tiên công việc (Priority), ngày bắt đầu của công việc (Start), ngày kết thúc của công việc (Finish) Có thể thay đổi các thành phần này trực tiếp, hoặc từ màn hình Grantt Chart Lê Cẩm Loan 15 Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT Hộp thoại thiết lập các thông tin công việc VII.2_ Thể hiện các công việc có liên quan: Trung... gia nhiều dự án Để quản lý và phân công một cách chính xác về thời lượng công việc cho tài nguyên và để tránh quá tải, người sử dụng cần tạo một file resource dùng chung cho tất cả các dự án Cách thức như sau: Lê Cẩm Loan 26 Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT 1 Mở một file dự án mới bằng lệnh File, New 2 Nhập các thông tin của tài nguyên vào... thúc cho dự án Hộp thoại Project Statistics là một khung nhìn toàn cảnh nhất về dự án Tất cả những dữ liệu trong hộp thoại Project Statistics đều được tính toán người sử dụng không thể chỉnh sửa bất kỳ trường nào trên mẫu đó Lê Cẩm Loan 27 Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT Hộp thoại Project Statistics thể hiện thông tin tóm lược về dự án XVII_... đổi thông tin Xong nhấn Enter xác nhận dữ liệu XXII_ TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI CÁC TRÌNH ỨNG DỤNG KHÁC: Microsoft Project 2000 cho phép xuất các thông tin dự án ra các trình ứng dụng khác như: Web page, Microsoft Access, Microsoft Excel… Microsoft Project 2000 hỗ trợ chức năng này bằng cách sử dụng các biểu đồ import/export để xác định cách thức và vị trí dữ liệu sẽ được xuất ra trong các trình ứng dụng. .. lọc, thanh công cụ, thanh menu giữa các file”) • Nhấn OK để hoàn thành công việc XXII.2_ Xuất dữ liệu ra các trình ứng dụng khác: Tương tự như phần Xuất ra dữ liệu Microsoft Excel, các bước và trình tự thực hiện tương tự, vì vậy sẽ không được trình bày Lê Cẩm Loan 33 Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT Chương IV CÁC DẠNG QUAN SÁT SỬ DỤNG CHO ... cán làm công tác giáo vụ khoa nắm bắt thông tin liên quan đến dự án Lê Cẩm Loan Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT PHẦN B CƠ SỞ LÝ THUYẾT... Microsoft Project 2000 có Microsoft Project Central kèm IV_ MỤC TIÊU: Tìm hiểu sử dụng Microsoft Projetc 2000, vận dụng công cụ Microsoft Project 2000 thực quản lý thử nghiệm công tác giáo vụ Khoa Công. .. Cẩm Loan Ứng dụng Microsoft Project 2000 & Microsoft Project Central quản lý công tác giáo vụ khoa CNTT Chương II SƠ LƯỢC VỀ MICROSOFT PROJECT 2000 I_ GIỚI THIỆU: Microsoft Project 2000 phần