phân tích và ứng dụng microsoft access vào quản lý hộ khẩu của thị trấn Chi Đông

LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay trước sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin trên toàn thế giới thì ở nước ta mới bắt đầu phát triển và bước đầu đạt được những thành quả nhất định. Việc lấy công nghệ thông tin làm mũi nhọn để phát triển kinh tế của nước nhà là một phương phát đúng đắn của nhà nước ta trong những năm đầu thế kỷ XXI. Việc áp dụng công nghệ thông tinvào mọi lĩnh vựcđó đều mang lại sự vượt bậc của các lĩnh vực đó, điều này đã được nhiều người công nhận. Do tác dụng to lớn của công nghệ thông tin cùng với sự phát triển của các doanh nghiệp tổ chức, cơ quan đoàn thể nên việc tin học hóa trong công tác quản lý của các tổ chức các doanh nghiệp, tổ chức đoàn thể mang lại nhiều thuận lợi cho các đơn vị đó. Để có những chương trình giúp đỡ cho các doanh nghiệp các tổ chức đoàn thể mang lại nhiều thuận lợi cho các doanh nghiệp các tổ chức đoàn thể là công việc của những người làm tin học. Nhận thức được tác dụng của nghành công nghệ thông tin, bằng những kiến thức đã học ở trường chúng em đã nhận làm đề tài :ứng dụng phần mềm mirosoft acceess trong quản lý nhân khẩu tại thị trấn Chi Đông làm báo cáo tốt nghiệp của mình bởi đó cũng là mảng công việc tôi được giao trong quá trình thực tập tại thị trấn. Nội dung chính của báo cáo thực tập này được chia làm 3 phần chính: Phần I: khảo sát hệ thống thông tin Nội dung chính là trình bày những kết quả thu được trong việc tìm hiểu địa bàn thị trấn, khảo sát công việc quản lý hộ khẩu đang diễn ra tại thị trấn Chi Đông, huyện Mê Linh, thành phố Hà Nội. Đánh giá về hệ thống. Phần II: phân tích và ứng dụng microsoft access vào quản lý hộ khẩu của thị trấn Chi Đông Phần này trình bày những vận dụng cụ thể trong quá trình phân tích và thiết kế cho bài toán quản lý hộ khẩu như: Lập sơ đồ phân cấp chức năng , tạo bảng, thiết kế query, thiết kế form và tạo các biểu mẫu báo cáo. Phần III: Hướng dẫn tác nghiệp Chương này trình bày một số form cùng một số thủ tục chính được sử dụng trong hệ thống quản lý hộ khẩu. Do còn hạn chế về mặt kiến thức cũng như thực tiễn nên báo cáo thực tập này không chánh khỏi những thiếu sót vì thế chúng em mong được các thày cô, các bạn và những ai yêu thích nghành công nghệ thông tin có những đóng góp quý báo để báo cáo này ngày càng hoàn thiện hơn nữa. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn Anh Tạ Văn Vi – Trưởng công an thị trấn và các anh em là chiến sĩ công an tại đồn đã giúp đỡ em tìm hiểu các công việc chuyên môn tại thị trấn . Em rất cảm ơn cô giáo Kiều Thị Kim Liên đã giúp đỡ và hướng dẫn nhiệt tình về chuyên môn để em có thể hoàn thành được đề tài của mình và áp dụng trong thực tế quản lý. Em xin chân thành cảm ơn Học sinh: Lưu Thị Minh Hải PHẦN I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Giới thiệu khái quát về công an thị trấn Chi Đông 1.1. Lịch sử hình thành Chi Đông là một thị trấn thuộc huyện Mê Linh, Hà Nội, Việt Nam. thị trấn Chi Đông được thành lập theo quyết định của UBND Tỉnh vĩnh Phúc ngày 01 tháng 07 năm 2008 tiền thân là Thôn Chi Đông, Thị trấn Quang Minh, Huyện Mê Linh, Tỉnh Vĩnh Phúc. Thị trấn Chi Đông có 486 ha diện tích tự nhiên và 9.861 nhân khẩu Địa giới hành chính thị trấn Chi Đông: Đô

Lu thÞ minh H¶i

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay trước sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin trêntoàn thế giới thì ở nước ta mới bắt đầu phát triển và bước đầu đạt được nhữngthành quả nhất định Việc lấy công nghệ thông tin làm mũi nhọn để phát triểnkinh tế của nước nhà là một phương phát đúng đắn của nhà nước ta trongnhững năm đầu thế kỷ XXI Việc áp dụng công nghệ thông tinvào mọi lĩnhvựcđó đều mang lại sự vượt bậc của các lĩnh vực đó, điều này đã được nhiềungười công nhận

Do tác dụng to lớn của công nghệ thông tin cùng với sự phát triển củacác doanh nghiệp tổ chức, cơ quan đoàn thể nên việc tin học hóa trong côngtác quản lý của các tổ chức các doanh nghiệp, tổ chức đoàn thể mang lạinhiều thuận lợi cho các đơn vị đó Để có những chương trình giúp đỡ chocác doanh nghiệp các tổ chức đoàn thể mang lại nhiều thuận lợi cho cácdoanh nghiệp các tổ chức đoàn thể là công việc của những người làm tinhọc

Nhận thức được tác dụng của nghành công nghệ thông tin, bằng nhữngkiến thức đã học ở trường chúng em đã nhận làm đề tài :ứng dụng phần mềmmirosoft acceess trong quản lý nhân khẩu tại thị trấn Chi Đông làm báo cáotốt nghiệp của mình bởi đó cũng là mảng công việc tôi được giao trong quátrình thực tập tại thị trấn

Nội dung chính của báo cáo thực tập này được chia làm 3 phần chính:

Phần I: khảo sát hệ thống thông tin

Nội dung chính là trình bày những kết quả thu được trong việc tìm hiểuđịa bàn thị trấn, khảo sát công việc quản lý hộ khẩu đang diễn ra tại thị trấnChi Đông, huyện Mê Linh, thành phố Hà Nội

Đánh giá về hệ thống

Phần II: phân tích và ứng dụng microsoft access vào quản lý hộ khẩu của thịtrấn Chi Đông

Phần này trình bày những vận dụng cụ thể trong quá trình phân tích vàthiết kế cho bài toán quản lý hộ khẩu như:

Lập sơ đồ phân cấp chức năng , tạo bảng, thiết kế query, thiết kế form

và tạo các biểu mẫu báo cáo

Phần III: Hướng dẫn tác nghiệp

Chương này trình bày một số form cùng một số thủ tục chính được sửdụng trong hệ thống quản lý hộ khẩu

Do còn hạn chế về mặt kiến thức cũng như thực tiễn nên báo cáo thực tậpnày không chánh khỏi những thiếu sót vì thế chúng em mong được các thày

cô, các bạn và những ai yêu thích nghành công nghệ thông tin có nhữngđóng góp quý báo để báo cáo này ngày càng hoàn thiện hơn nữa

Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn Anh Tạ Văn Vi – Trưởng công

an thị trấn và các anh em là chiến sĩ công an tại đồn đã giúp đỡ em tìm hiểucác công việc chuyên môn tại thị trấn Em rất cảm ơn cô giáo Kiều Thị KimLiên đã giúp đỡ và hướng dẫn nhiệt tình về chuyên môn để em có thể hoànthành được đề tài của mình và áp dụng trong thực tế quản lý

Em xin chân thành cảm ơn!

Học sinh: Lưu Thị Minh Hải

Lu thÞ minh H¶i

PHẦN I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN

1 Giới thiệu khái quát về công an thị trấn Chi Đông

1.1 Lịch sử hình thành

Chi Đông là một thị trấn thuộc huyện Mê Linh, Hà Nội, Việt Nam thịtrấn Chi Đông được thành lập theo quyết định của UBND Tỉnh vĩnh Phúcngày 01 tháng 07 năm 2008 tiền thân là Thôn Chi Đông, Thị trấn QuangMinh, Huyện Mê Linh, Tỉnh Vĩnh Phúc Thị trấn Chi Đông có 486 ha diệntích tự nhiên và 9.861 nhân khẩu

Địa giới hành chính thị trấn Chi Đông: Đông giáp thị trấn Thanh Xuân,huyện Sóc Sơn; Tây giáp thị trấn Thanh Lâm và Kim Hoa, huyện Mê Linh;Nam giáp thị trấn Quang Minh và thị trấn Thanh Lâm, huyện Mê Linh; Bắcgiáp thị trấn Kim Hoa, huyện Mê Linh và thị trấn Thanh Xuân, huyện SócSơn

Thị trấn Chi Đông có mật độ dân số đông, mặt bằng dân trí tương đốicao so với các vùng lân cận Toàn thị trấn có 08 tổ dân phố từ số 01 đến 08.Hiện nay, phần lớn quỹ đất của thị trấn đã được quy hoạch thành khu côngnghiệp và đô thị hiện đại Là một thị trấn có vị trí địa lý thuận lợi, dân số trẻ

và đông, thị trấn Chi Đông có nhiều điều kiện để phát triển kinh tế và thị trấnhội trong tương lai

Hai thị trấn Quang Minh và Chi Đông được đánh giá là những địa bàntrọng điểm của huyện Mê Linh; có tuyến đường Bắc Thăng Long là điểm nốiThủ đô với Cảng hàng không sân bay Quốc tế Nội Bài; Quốc lộ 2 là tuyếngiao thông huyết mạch với các tỉnh trung du, biên giới phía Bắc Trên 2 địabàn này có nhiều dự án lớn đã và đang được triển khai, như Trung tâmThương mại Mê Linh Plaza, khu công nghiệp Quang Minh Việc thành lập lựclượng Công an 2 thị trấn Quang Minh và Chi Đông có ý nghĩa quan trọng, để

giữ vững ổn định ANTT địa bàn, phục vụ cho việc phát triển kinh tế - thị trấnhội.

Công an thị trấn Chi Đông được thành lập theo quyết định số CAHN (PX13) ngày 03/7/2009 của giám đốc Công an thành phố Hà Nội vềviệc “ Triển khai Công an chính quy tại thị trấn Chi Đông Huyện Mê Linh –thành phố Hà Nội” Từ khi được thành lập, lực lượng Công an chính quy đãtiếp quản lại công việc của lực lượng Công an thị trấn cũ, tiếp tục duy trì vàtriển khai công tác đảm bảo tốt về An ninh trật tự, thường xuyên liên tụckhông bị gián đoạn

1704/QĐ-Do đặc thù của địa bàn thị trấn Chi Đông nhỏ ( trước khi tách thị trấnchỉ là một thôn ) nên khi thành lập công an thị trấn, lực lượng ban đầu còn rấtmỏng, cơ sở vật chất ban đầu còn thiếu thốn, các chiến sĩ công an gặp rấtnhiều khó khăn

Năm 2009, lực lượng công an đóng tại đồn chỉ có 4 chiến sĩ bao gồm cảtrưởng – phó Lực lượng mỏng, công việc tiếp quản nhiều, được sự quan tâmcủa công an huyện Mê Linh, và sự quan tâm giúp đỡ của Đảng ủy – UBND thịtrấn Chi Đông, lực lượng công an thị trấn đã dần khắc phục mọi khó khăn, giữvững tình hình An ninh trật tự trên địa bàn

Năm 2010 đến nay, toàn lực lượng công an thị trấn có 5 chiến sĩ, tuy lựclượng vẫn mỏng xong được sự quan tâm giúp đỡ của Đảng, chính quyền, cácban ngành đoàn thể, cơ sở vật chất được củng cố, các chiến sĩ công an quendần với địa bàn của Chi Đông, lại có lực lượng bảo vệ dân phố của thị trấnphối kết hợp nên hiệu quả công tác ngày càng nâng cao rõ rệt Năm 2010, cán

bộ chiến sỹ công an thị trấn đã hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị được giao,thể hiện là:

Tình hình an ninh chính trị được giữ vững ổn định không để xảy ra độtbiến bất ngờ, phức tạp về an ninh nông thôn Triển khai thực hiện có hiệu quả

các kế hoạch phương án bảo vệ tuyệt đối an toàn các sự kiện chính trị củatrung ương và của địa phương.

Chủ động, tích cực trong công tác đấu tranh phòng chống tội phạm, tệnạn thị trấn hội, không để tội phạm hoạt động lộng hành trên địa bàn, không

để hình thành và phát sinh các tụ điểm phức tạp về tệ nạn thị trấn hội gây bứcxúc trong quần chúng nhân dân

Công tác nghiệp vụ cơ bản quản lý hành chính về trật tự thị trấn hộiđược thực hiện một cách có hiệu quả góp phần đảm bảo tình hình an ninh trật

tự trên địa bàn

1.2 Cơ cấu tổ chức

1.2.1 Vị trí và Chức năng của công an thị trấn Chi Đông

Công an thị trana Chi Đông là cấp công an trực tiếp chiến đấu ở cơ sở;

có trách nhiệm tham mưu giúp Trưởng công an huyện, quận, thị xã, thành phốthuộc tỉnh, Đảng ủy, Ủy ban nhân dân phường về bảo vệ an ninh, trật tự; Tổchức thực hiện quản lý nhà nước về an ninh, trât tự trên địa bàn thị trấn; trựctiếp đấu tranh, phòng chống tội phạm, các vi phạm pháp luật về an ninh, trậttự; xây dựng lực lượng công an phường cách mạng, chính quy, tinh nhuệ, từngbước hiện đại

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Nắm chắc tình hình an ninh, trật tự trên địa bàn thị trấn; nghiên cứu đềxuất Trưởng công an huyện, Đảng ủy, Ủy ban nhân dân thị trấn uyết định chủtrương, kế hoạch, biện pháp bảo vệ an ninh, trật tự ở thị trấn và tổ chức thựchiện các quyết định đó

Hướng dẫn các cơ quan, đoàn thể, các tổ chức, công dân của thị trấnthực hiện nghĩa vụ bảo vệ an ninh, trật tự, xây dựng phong trào toàn dân bảo

vệ an ninh Tổ quốc; phối hợp với các cơ quan, đoàn thể tuyên truyền, phổ biến

pháp luật về bảo vệ an ninh, trật tự Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho lựclượng bảo vệ dân phố, dân phòng, các tổ chức quần chúng làm công tác bảo vệ

an ninh, trật tự theo quy định của pháp luật và Công an cấp trên

Thực hiện các quy định quản lý hành chính về trật tự an toàn xã hội:quản lý nhân khẩu, hộ khẩu, quản lý người nước ngoài và người Việt Namđịnh cư ở nước ngoài cư trú, hoạt động trên địa bàn phường; cấp phát chứngminh nhân dân và các giấy tờ đi lại khác, quy định về bảo vệ bí mật của nhànước, quản lý vũ khí, vật liệu nổ ( trừ vũ khí, vật liệu nổ do Bộ Quốc phòngquản lý và vật liệu nổ công nghiệp ), phòng cháy, chữa cháy, quản lý nhà nước

về an ninh, trật tự đối với các ngành, nghề kinh doanh có điều kiện và các lĩnhvực khác về an ninh, trật tự trên địa bàn thị trấn theo quy định của pháp luật vàcủa Bộ trưởng

Tổ chức thực hiện các công tác nghiệp vụ cơ bản, sử dụng các biệnpháp công tác nghiệp vụ để phòng ngừa, đấu tranh chống tội phạm trên địabàn thị trấn theo quy định của pháp luật và của Bộ trưởng

Tổ chức bảo vệ hiện trường, cấp cứu nạn nhân; bắt người phạm tội quảtang; tổ chức bắt người có lệnh truy nã đang lẩn trốn trong địa bàn thị trấn.Tham gia tiến hành một số hoạt động điều tra theo quy định của pháp luật

Tổ chức thực hiện các biện pháp quản lý, giáo dục đối tượng trên địabàn thị trấn theo quy định của pháp luật

Tổ chức giữ gìn trật tự công cộng, trật tự đô thị, trật tự giao thông; thamgia giải quyết các vụ gây rối trật tự Xử lý các vi phạm hành chính về an ninh,trật tự an toàn xã hội theo quy đinh của pháp luật và công an cấp trên

Phối hợp bảo vệ tuyệt đối an toàn cán bộ cao cấp của Đảng, Nhà nước,các đoàn khách quốc tế, chuyên gia nước ngoài đến công tác, tham quan hoặc

đi qua địa bàn thị trấn theo phương án kế hoạch đã được duyệt

Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, tổ chức và công dân trongthị trấn thực hiện pháp luật của nhà nước, nghị quyết của Hội đồng nhân dân,quyết định của Ủy ban nhân dân thị trấn về bảo vệ an ninh, trật tự Kiến nghịlên cơ quan có thẩm quyền xem xét xử lý các hành vi vi phạm pháp luật.

Tổ chức thực hiện công tác xây dựng lực lượng Công an thị trấn cáchmạng, chính quy, tinh nhuệ và từng bước hiện đại; quản lý chặt chẽ tài chính,tài sản của Công an thị trấn theo quy định

Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật vànhiệm vụ khác thuộc chức năng của Công an thị trấn do Công an cấp trên,Đảng ủy và Ủy ban nhân dân thị trấn giao

1.2.3 Sơ đồ tổ chức

1.2.4.Tổ chức bộ máy quản lý của công an thị trấn

Trưởng Công an thị trấn có trách nhiệm tổ chức thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn của Công an thị trấn quy định tại Điều 9 của Pháp lệnh : Được yêucầu cơ quan, tổ chức, cá nhân trên địa bàn thị trấn phối hợp hoạt động, cungcấp thông tin và thực hiện nhiệm vụ có liên quan đến bảo đảm an ninh, trật tự,

Cảnh sát khu vực

Cảnh sát khu vực

Cảnh sát khu vực

an toàn thị trấn hội.; chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Uỷ ban nhân dâncùng cấp và Công an cấp trên về hoạt động của Công an thị trấn.

Phó trưởng Công an thị trấn giúp Trưởng Công an thị trấn thực hiệnnhiệm vụ theo sự phân công của Trưởng Công an thị trấn; khi Trưởng Công

an thị trấn vắng mặt thì Phó trưởng Công an thị trấn được Trưởng Công an thịtrấn ủy quyền thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng Công an thị trấn

Cảnh sát khu vực thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của TrưởngCông an thị trấn; chịu trách nhiệm triển khai thực hiện chủ trương, kế hoạch,biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn thị trấn hội ở địa bàn dân cư domình phụ trách và thực hiện các nhiệm vụ khác về bảo đảm an ninh, trật tự, antoàn thị trấn hội do Trưởng Công an thị trấn giao

2 Thực trạng quản lý hộ khẩu tại thị trấn Chi Đông

2.1 Thực trạng

Hiện trạng: việc quản lý hộ khẩu hiện nay của thị trấn Chi Đông hoàntoàn bằng việc quản lý hồ sơ chưa áp dụng một chút công nghệ tin học trongquản lý, công việc quản lý còn thủ công, vì thế mà tình hình thuất thoát dữliệu hay thông tin không chính xác đang chiếm tỉ lệ cao Việc cập nhật thôngtin diễn ra lâu và phức tạp,bộ phận quản lý còn cồng kềnh làm việc khônghiệu quả cộng với cơ sở vật chất không được đầu tư đúng mức đang xuốngcấp khiến cho công việc quản lý rất khó khăn

Hiện nay, toàn bộ các quy trình xử lý, lưu trữ hồ sơ, lập báo cáo thống

kê về quản lý nhân hộ khẩu của gần 8000 dân trên địa bàn thị trấn Chi Đôngđều được thực hiện thủ công thông qua sổ sách, giấy tờ

Công việc này mất nhiều thời gian, độ chính xác không cao và gặpnhiều khó khăn trong công tác quản lý Do vậy, việc ứng dụng Công nghệthông tin phục vụ công tác quản lý nhân hộ khẩu là nhu cầu thiết thực, góp

phần xây dựng cơ sở dữ liệu về dân số, đáp ứng công tác quản lý nhà nước vàhoạch định các chính sách liên quan đến quản lý dân cư một cách chính xác,đầy đủ, khoa học.

Xuất phát từ thực tế trong công tác quản lý nghiệp vụ vẫn còn nhiềukhó khăn cùng với cuộc cải cách hành chính được phát động mạnh mẽ trongtoàn ngành, tôi đã mạnh dạn tìm tòi áp dụng phần mềm microsoft access thiết

kế chương trình quản lý nhân khẩu áp dụng tại địa phương

Ứng dụng được viết ra nhằm đáp ứng cho nhu cầu áp dụng ứng dụng tinhọc vào việc quản lý nhân hộ khầu cấp xã huyện,

Giúp cho việc quản lý sao lưu và trích lục tư liệu của từng đối tượng,từng hộ gia đình được thuận lợi và dễ dàng hơn

Giúp quản lý tốt những đối tượng tù, tạm giam tạm giữ , những đốitượng vi phạm hành chính, nghị định 163 và các đối tượng có liên quan khác

Lập danh sách các đối tượng chuẩn bị làm giấy chứng minh nhân dân ,đối tượng vi phạm được theo dõi đặc biệt

Thống kê chi tiết từng ấp, từng hộ , từng nhân khẩu trong toàn huyện Lập các bãn báo cáo về ban chỉ huy ấp huyện một cách nhanh gọn vàchính xác

2.2/ Nội dung công tác quản lý nhân hộ khẩu tại thị trấn Chi Đông

Công việc quản lý hộ khẩu gồm: quản lý hộ gia đình, cấp giấy tạmvắng, cấp sổ tạm trú, làm chuyển khẩu, cụ thể như sau:

Quản lý hộ gia đình: quản lý hộ khẩu thông qua sổ hộ khẩu, sổ này theomẫu chung của nhà nước, thống kê nhân khẩu địa phương thông qua sổ lưunhân khẩu

Cấp giấy tạm vắng: khi người dân đến xin tạm vắng, cảnh sát khu vựcyêu cầu họ điền đầy đủ thông tin của họ vào phiếu khai báo tạm vắng, sau đóđối chiếu với sổ hộ khẩu, nếu thông tin người khai chính xác sẽ lưu thông tinlại trong sổ ghi tạm vắng

Cấp tạm trú: khi có người đến xin tạm trú, công an thị trấn yêu cầu họxuất trình chứng minh nhân dân, giấy tạm vắng do địa phương nơi họ cư trúcấp ( trong trường hợp tạm trú lâu dài), cấp bản khai nhân khẩu, phiếu báothay đổi nhân khẩu có sự đồng ý của chủ hộ nơi cho tạm trú Trong trườnghợp tạm trú một vài ngày chỉ phải xuất trình giấy tờ tùy thân như : chứngminh nhân dân, thẻ học sinh,… Sau đó lưu lại thông tin và ghi vào sổ tạmtrú ( tùy theo khu vực của từng cảnh sát khu vực quản lý ).

Làm chuyển khẩu: khi một người đến xin chuyển khẩu phải có phiếukhai báo tạm vắng, sổ hộ khẩu và điền đầy đủ thông tin vào phiếu báo thayđổi nhân khẩu, bản khai nhân khẩu, sau đó đối chiếu với sổ hộ khẩu nếuthông tin là chính xác lưu thông tin vào trong sổ chuyển khẩu

+ Phương thức: Mỗi tổ dân phố có một người phụ trách nhưng côngviệc chủ yếu của họ làm đó là quản lý tạm trú tạm vắng Khi có sự thay đổinhân khẩu như có ngườ mới chuyển đến thì các cán bộ này có trách nhiệmthu thập thông tin về người mới chuyển đến, và họ ở nhà ai Ngoài ra còn thuthập thông tin về người chuyển đi lên danh sách báo cáo lên cấp trên hàngtháng Cấp phường cán bộ có trách nhiệm lưu thông tin từ cơ sở, ngoài racòn trực tiếp giải quyết những thay đổi như: nhập thành viên mới vào hồ sơ,ngoài ra mỗi năm cán bộ này lại xuống cơ sở để điều tra thực tế từng hộ giađình Lập báo cáo gửi lên cấp trên

Việc quản lý hộ khẩu các cấp được miêu tả bởi sơ đồ sau:

2.3 Vai trò của công tác quản lý nhân, hộ khẩu

Công tác đăng ký , quản lý hộ khẩu đã phát huy được tác dụng trongviệc thu thập những tài liệu cơ bản về nhân khẩu và lao động, làm cơ sở chocông tác thống kế dân số phục vụ việc xây dựng và thực hiện các chính sách,các kế hoạch của Đảng, nhà nước, phục vụ việc quản lý kinh tế và quản lý xã

Ghi sổ theo dõi tạm vắng

Kiểm tra

hộ khẩu

Kiểm tra giấy tạm vắng Lập phiếu báo thay đổi nhân khẩu

Lập bản khai nhân khẩu Ghi sổ lưu chuyển khẩu

Kiểm tra Giấy tạm vắng Kiểm tra Chứng minh Lập bản khai nhân khẩu Lập phiếu báo thay đổi Cấp sổ tạm trú

Lập báo cáo

Lưu sổ tạm trú

hội về mọi mặt Không những thế, việc quản lý nhân hộ khẩu còn giúp chocông tác đảm bảo tình hình an ninh trật tự trên toàn đất nước Do đó, việc đổimới cách thức quản lý hộ khẩu bằng ứng dụng công nghệ thông tin là một việchết sức cần thiết, phù hợp với yêu cầu đòi hỏi hiện nay.

PHẦN II PHÂN TÍCH VÀ ỨNG DỤNG ACCESS TRONG THIẾT KẾ CƠ SƠ DỮ LIỆU QUẢN LÝ NHÂN KHẨU

1/ Giới thiệu chung về microsoft access

Microsoft Access là một Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu (QTCSDL) tương tác

người sử dụng chạy trong môi trường Windows Microsoft Access cho chúng

ta một công cụ hiệu lực và đầy sức mạnh trong công tác tổ chức, tìm kiếm vàbiểu diễn thông tin

Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết và

công cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh Người sửdụng có thể chỉ dùng một truy vấn để làm việc với các dạng cơ sở dữ liệu khácnhau Ngoài ra, có thể thay đổi truy vấn bất kỳ lúc nào và xem nhiều cách hiểnthị dữ liệu khác nhau chỉ cần động tác nhấp chuột

Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sử dụng thiết

kế những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý,

có thể vận động dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu va báo cáo trong một tài liệu

và trình bày kết quả theo dạng thức chuyên nghiệp

Microsoft Access là một công cụ đầy năng lực để nâng cao hiệu suất công

việc Bằng cách dùng các Wizard của MS Access và các lệnh có sẵn (macro)

ta có thể dễ dàng tự động hóa công việc mà không cần lập trình Đối vớinhững nhu cầu quản lý cao, Access đưa ra ngôn ngữ lập trình Access Basic(Visual Basic For application) một ngôn ngữ lập trình mạnh trên CSDL

2/ Thiết kế cơ sở dữ liệu trong quản lý nhân khẩu

2.1/ Tạo bảng ( table)

Sau khi tạo cơ sở dữ liệu, bạn cần tạo ít nhất là một bảng Access sửdụng các bảng để xác định cấu trúc dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Mỗi bảng chứatập hợp các thông tin có liên quan Access dễ dàng xây dựng các bảng Nó

cũng cung cấp Table Wizard để trợ giúp việc tạo các loại bảng phổ biến hoặc

tự thiết kế bảng tùy yêu cầu từng công việc Dựa trên những tìm hiểu côngviệc quản lý nhân khẩu trong quá trình thực tập, tôi tự thiết kế các bảng gồm

có thông tin sau:

2.1.1/ PHƯỜNG

Trong một huyện có nhiều xã, phường, thị trấn, việc tạo bảng phường

để phần mềm này có thể sử dụng cho công tác quản lý chung của cấp huyệnphân biệt giữa các xã với nhau

Khi có hộ gia đình mới nhập khẩu đến hoặc tách hộ, công an sẽ quản lý

hộ đó và lưu tàng thư theo từng số hồ sơ hộ Mỗi hộ có một số hồ sơ khácnhau cấp theo thứ tự, cụ thể như sau:

Tên trường Kiểu dữ liệu Field size Format

cách phân chia của phường để tiện trong việc quản lý theo địa chỉ, cụ thể nhưsau:

Field name Data

type

Field size

Fomat

Yes

YesHình 2.2

2.1.5/ Quản lý trình độ của nhân khẩu

Fomat

B/ Trình độ chuyên môn: chuyên môn:

type

Field size

Fomat

C/Ngo i ngại ngữ ữ

Field name Data

type Field size Fomat

D/ Trình độ chuyên môn: ngo i ngại ngữ ữ

Field name Data

type Field size Fomat

2.1.6/ Quản lý nhân khẩu thuộc diện chính sách nào ta lập bảng chính sách:

Fomat

2.17/ Ngh nghi pề nghiệp ệp

type

Field size

Fomat

TENNGHENGHIEP Text 30

2.1.8/ Dân t cộ chuyên môn:

Field name Data

type

Field size

Fomat

2.1.9/ Tôn giáo

Field name Data

type

Field size

Fomat

2.1.10/ Nhân Khẩu:Thông tin Nhân Khẩu sẽ được liên kết với tất cả những thông tin trên chuyển đến:

Field name Data type Field size Fomat

Lookup từ bảng Sohosoho required Yes

“Nữ”[red] -1

0

Lookup từ bảng Dantoc required Yes

Lookup từ bảng Tongiao required Yes

Lookup từ bảng Chuyên môn required Yes

Lookup từ bảng Ngoaingu required Yes

Lookup từ bảng Trinhdongoaingu required Yes BIETTIENGDANTOCITNGUOI Text 10

NGAYCHUYENDEN Date/time Dd/mm/yyyy Imputmask: 00/00/000

Bảng này cho biết những nhân khẩu hiện có của thị trấn, những thôngtin liên quan và những nhân khẩu mới chuyển đến từ ngày tháng năm nào

2.1.11/ Bảng theo dõi nhân khẩu chuyển đi

Field name Data type Field size Fomat

HOID Text 15

Lookup từ bảng Sohosoho required Yes

0

Lookup từ bảng Dantoc required Yes

Lookup từ bảng Tongiao required Yes

Bảng này được tạo nhằm quản lý những nhân khẩu thường trú của thịtrấn chuyển đi đâu, chuyển đi vì lý do gì và ngày tháng năm chuyển đi

2.1.12/ Bảng thân nhân nhân khẩu thường trú

type

Field size Fomat

Lookup từ bảng Capnhatnhankhauthuongtru required Yes

Nghenghiep required Yes

Hình 2.3

Bảng này được liên kết tới bảng nhân khẩu chuyển đến và nhân khẩuchuyển đi phục vụ trong quá trình điều tra một nhân khẩu trên địa bàn, ta sẽbiết ngay được lý lịch và thân nhân của nhân khẩu đó Thông tin thân nhâncần thiết ở đây là bố, mẹ đẻ, anh chị em ruột, vợ con ( nếu có )

Ngoài ra, phần mềm còn có bảng nhân khẩu tạm trú, thân nhân tạm trúnhằm quản lý những nhân khẩu đến tạm trú tại địa bàn và thân nhân để phục

vụ cho quá trình quản lý và điều tra thông tin khi cần thiết Các thông tin lýlịch và thân nhân nhân khẩu tạm trú có được thông qua quá trình làm thủ tụcđăng ký tạm trú ban đầu.

2.2/ Thiết lập các mối quan hệ

2.3/ Nhập liệu cho các bảng

a/ bảng chính sách

b/ Bảng Phường

c/ Khu phố

….

2.4/ Tạo query

2.4.1/ Các loại truy vấn

Access cho phép bạn đưa ra một câu hỏi đã được thiết kế để trả về một

số các bảng ghi từ một bảng Các loại truy vấn

Access hỗ trợ 6 loại truy vấn khác nhau Mỗi truy vấn thực hiện mộtthao tác khác nhau trong mối quan hệ tới dữ liệu trong bảng:

• Select Query (truy vấn lựa chọn): Là loại truy vấn được mặc định, cho

phép bạn xây dựng một truy vấn mà trả về là số các trường được xác định tiêuchuẩn

• Crosstab Query (Truy vấn Crosstab): Sửa đổi lưới QBE sao cho những tùy

chọn của nó đại diện sự cần thiết cho truy vấn

• Make-Table Query (Truy vấn tạo bảng): Áp dụng khi cần tạo ra một bảng

mới Access sử dụng bảng này để lưu trữ kết quả phần chính của truy vấn Khichọn công cụ này, Access yêu cầu bạn đặt tên cho bảng và nơi lưu trữ bảng.Lưới QBE cũng tương tự như truy vấn chọn lựa

• Update Query (Truy vấn cập nhật): Dùng để cập nhật nhiều bản ghi trong

một bảng Access thay đổi lưới QBE để đại diện cho sự cần thiết của truyvấn

• Append Query (Truy vấn Bổ sung): Dùng để bổ sung các bản ghi thành một

bảng Khi chọn công cụ này, Access yêu cầu bạn đặt tên bảng và nơi lưu trữbảng đó Access thay đổi lưới QBE để phản ánh lại những tiêu chuẩn cho loạitruy vấn này

• Delete Query (Truy vấn xóa): Dùng để xóa cac bản ghi Access thay đổi lưới

QBE thành dạng đơn giản hơn các truy vấn khác

• Parameter query (Truy vấn tham số) Truy vấn này làm việc trong mối quan

hệ với các truy vấn khác Khi thực hiện truy vấn này, Access hỏi bạn để thiếtlập các câu hỏi Truy vấn sử dụng các câu trả lời để hoàn thành công việc của

nó Bạn có thể nghĩ loại truy vấn này như một “truy vấn với giao diện ngườidùng.” \

• SQL query (truy vấn SQL): Để xác định các loại truy vấn, bạn phải sử dụngSQL (Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc) SQL cung cấp một cách để giao tiếpvới các loại cơ sở dữ liệu khác nhau hoặc thiết kế cơ sở dữ liệu trên mạng

2.4.2/ Ứng dụng trong quản lý

Thực hiện các truy vấn sau:

* Hiển thị những nam nhân khẩu trong độ tuổi từ 18 đến 25 ( trong độ tuổinghĩa vụ quân sự ) gồm các thông tin: Họ tên, họ tên gọi khác, năm sinh, sốnhà, khu phố, tính ra tuổi của những nhân khẩu đó, Tuổi: year(now())-year([ngaysinh])

* Hiển thị thông tin những nhân khẩu chuyển đến thị trấn từ ngày 01/01/2011đến hết ngày 31/01/2011 gồm các thông tin: Họ tên, Ngày sinh, giới tính, dântộc, ngày chuyển đến, nơi chuyển đến và hiển thị những nhân khẩu từ độ tuổi

từ 15 trở lên

* Hiển thị thông tin những nhân khẩu chuyển đến thị trấn từ ngày 01/01/2010đến hết ngày 31/01/2010 gồm các thông tin: Họ tên, Ngày sinh, giới tính, dântộc, ngày chuyển đến, nơi chuyển đến và hiển thị những nhân khẩu từ độ tuổidưới 15 trở xuống.

Kết quả là:

*Hiển thị những thông tin nhân khẩu trong độ tuổi làm chứng minh nhân dân (

từ 14 trở lên)

Kết quả là:

*Update query

Cập nhật Số chứng minh nhân dân cho những nhân khẩu mới được cấp

có hoặc những nhân khẩu mới đổi chứng minh từ Vĩnh Phúc về Hà Nội hoặcnhững nhân khẩu mới có chứng minh nhân dân

* Truy vấn tham số

Tạo ra một truy vấn tham số, mỗi lần thực thi gõ vào một tham số tênnhân khẩu [ Nhập tên nhân khẩu:] hiển thị thông tin chi tiết nhân khẩu tươngứng như : Mã nhân khẩu, Họ và tên, Xuất thân, là đảng viên hay không, mãchính sách, số điện thoại, nơi làm việc, tên chức vụ, có tiền án hay không