Sử dụng hộp thoại hình 5, bạn có thể biểu thị các tùy chọn khác nhau cho việc bố trí bản báo cáo. Các nút tùy chọn trong hộp thoại điều chỉnh các bố trí khác nhau. Cách tốt nhất để tìm hiểu cách mà bạn muốn dữ liệu xuất hiện là thử các nút khác nhau. Access sẽ thay đổi mẫu báo cáo để biểu thị thông tin.
Chú ý rằng, các điều chỉnh trong hộp thoại không thực hiện với nội dung, mà chỉ áp dụng với cách các báo cáo trình bày nội dung mà bạn đã chọn. Bên cạnh việc chọn một kiểu bố trí, hộp thoại cũng cho phép bạn chọn một sự định hướng cho báo cáo (đó là quay ngang hoặc quay dọc báo cáo). Theo các trường bao gồm trong báo cáo này, bạn chắc chắn chọn kiểu xoay ngang.
Bạn cũng có thể sử dụng hộp thoại này để chỉ ra Access nên giới hạn kích thước của mỗi trường ở đầu ra. Nếu hộp chọn Adjust (phía dưới hộp thoại) được chọn, Access có thể cắt bỏ một số dữ liệu. Nếu bạn bỏ qua hộp chọn này, dữ liệu không bị cắt bỏ nhưng nó có thể không nằm hết trên một dòng. Vì mục đích của báo cáo này, chấp nhận sự mặc định là cho phép điều chỉnh độ rộng cho cột. (Nhớ là bạn luôn có thể thay đổi report layout sau đó).
Khi hoàn thành, kích chuột vào nút Next để thực hiện hộp thoại tiếp theo (hình 6).
Hình 6: Chọn kiểu báo cáo.
Tại đây, bạn có thêm cơ hội để xác định cách bạn muốn nội dung sẽ xuất hiện như thế nào. Access cung cấp 6 kiểu đã được định nghĩa trước mà xác định các yếu tố báo cáo như font chữ, màu sắc, dòng, … Bạn có thể chọn lần lượt mỗi kiểu và xem báo cáo của bạn sẽ xuất hiện như thế nào trong hộp thoại. Chọn một kiểu và kích vào nút Next. Access hiển thị hộp thoại cuối cùng như hình 7.
Bạn đã gần hoàn thành xong việc định nghĩa báo cáo. Trong hộp thoại cuối, Access hỏi bạn về tiêu đề sử dụng cho báo cáo. Tiêu đề này được dùng trong hai vị trí: phía trên cùng của mỗi trang trong bản báo cáo được in, và khi lưu báo cáo thực trong cơ sở dữ liệu.
Lúc này bạn đã sẵn sàng để kích chuột vào nút Finish. Khi đó, Access sử dụng thuộc tính xem trước khi in để hiển thị cho bạn bản báo cáo sẽ được in ra như thế nào. Đây là cách có thể xem nếu bạn cần thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Hình 8 hiển thị báo cáo cuối cùng.
Hình 8: Báo cáo cuối cùng
Khi đã xem xong báo cáo, đóng cửa sổ xem trước khi in bằng cách kích chuột vào công cụ Close trên thanh công cụ hoặc kích vào biểu tượng Close (X) ở phía góc trên bên phải cửa sổ. Access chỉ hiển thị cửa sổ Design khi đã hoàn thành. Bạn có thể đóng cửa sổ thiết kế bằng cách kích chuột vào biểu tượng Close ở phía góc trên bên phải cửa sổ Design.