Bài giảng áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001 2008 vào công tác hành chính văn phòng TS nguyễn lệ nhung

ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001: 2008 VÀO CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TS Nguyễn Lệ Nhung ĐT 0912581997 I Tổng quan ISO 9000 II Các bước tiến hành áp dụng ISO 9001:2008 III Áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác hành văn phòng I TỔNG QUAN VỀ ISO 9000 1.Khái niệm ISO 9000 1.1 Tổ chức ISO - ISO chữ viết tắt International Standardition Organization, dịch “Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế - Mục tiêu ISO thúc đẩy phát triển công tác tiêu chuẩn hóa nhằm tạo thuận lợi cho việc trao đổi hàng hóa dịch vụ phạm vi toàn giới - Nhiệm vụ ISO xây dựng, công bố t/chuẩn thuộc phạm vi h/động nhiều lĩnh vực khác (trừ điện điện tử thuộc phạm vi trách nhiệm ỦB Điện Quốc tế IEC International Electronic Commitee) - Các t/chuẩn ISO giá trị pháp lý bắt buộc áp dụng mà có tính chất khuyến khích áp dụng - Các t/chuẩn ISO lại có vai trò q/trọng việc thống tiêu chí đ/ giá chất lượng s/phẩm, dịch vụ ph/vi toàn giới 1.2 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 - Khái niệm: ISO 9000 tên gọi tiêu chuẩn quốc tế hệ thống quản lý chất lượng Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ban hành luôn soát xét để đưa phiên hàng năm, phù hợp với phát triển toàn xã hội (ISO 9000 ban hành 1987 năm soát xét lần ISO 9000: 2000 tiêu chuẩn ISO 9000 soát xét bổ sung năm 2000) Cấu trúc tiêu chuẩn ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 phiên năm 2000 năm 2005 gồm tiêu chuẩn chủ yếu sau: (1) - ISO 9000: 2005 (thay ISO 9000: 2000) Cơ sở thuật ngữ từ vựng: mô tả tổng thể hệ thống quản lý chất lượng quy định thuật ngữ, từ vựng cho hệ thống quản lý chất lượng (2) - ISO 9001: 2000 - Hệ thống quản lý chất lượng - yêu cầu: Đây tiêu chuẩn tiêu chuẩn ISO 9000: 2000, quy định yêu cầu hệ thống quản lý CQ, TC áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 quy định h/động cần thiết phải xem xét triển khai HTQLCL h/động quan, tổ chức (3) - ISO 9004: 2000 - Hướng dẫn cải tiến hệ thống quản lý chất lượng Tiêu chuẩn s/dụng nhằm mở rộng lợi ích đạt từ ISO 9001: 2000, tổ chức bên l/quan đến h/động TC (4) - ISO 19011: 2001 - Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng: Hướng dẫn việc xác nhận khả hệ thống, dùng để đ/giá nội tổ chức đ/giá bên cung ứng Trong 04 tiêu chuẩn tiêu chuẩn ISO 9000, TC ISO 9001 t/chuẩn có vai trò quan trọng, đứng độc lập, quy định y/cầu HTQLCL Trong CQ, TC tiến hành áp dụng độc lập TC ISO 9001, độc lập áp dụng TC lại • Hiện Tiêu chuẩn ISO 9000 áp dụng 180 nước toàn giới • Việt Nam thành viên thức năm 1977 • Tại Việt Nam,Tổng Cục Tiêu Chuẩn Đo lường Chất Lượng Việt Nam gọi tắt STAMEQ thuộc Bộ Khoa học Công nghệ đưa tiêu chuẩn ISO 9000 vào hệ thống tiêu chuẩn Việt Nam với mã hiệu TCVN ISO 9001:2008 Mục đích xây dựng quy trình (tiếp theo) - Việc xây dựng quy trình trách nhiệm rõ ràng, cụ thể cá nhân tham gia quy trình theo trình tự định, tạo điều kiện cho c/tác quản lý CQ, chứng để kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu công việc cá nhân CQ Nhờ vậy, việc thực thủ tục hành chính, khâu nghiệp vụ CQ quy củ, nếp Đó yếu tố quan trọng để tạo nên hệ thống quản lý chất lượng quan Những bước bản: + Xác định tên gọi xác tiêu chuẩn + Xác định mục đích chủ yếu mục đích thứ yếu việc xây dựng tiêu chuẩn + Xác định nội dung trọng tâm tiêu chuẩn + Xác định cách xác đối tượng có trách nhiệm chính, trách nhiệm liên đới phòng, ban, cá nhân liên quan việc thực tiêu chuẩn + Xác định tài liệu liên quan đến việc thực tiêu chuẩn Lợi ích ISO 9001:2008 dịch vụ hành chính: - Góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính, nâng cao tính chất phục vụ hệ thống QLNN - Góp phần khắc phục thiếu sót nhược điểm dịch vụ HC từ trước đến như: + Thủ tục hành rườm rà, phức tạp + Quan hệ CQNN với với kh/hàng khg mật thiết + Phát triển chậm nguồn lực, nguồn nhân lực + Sự điều chỉnh, cải tiến công việc kịp thời… Từ lợi ích trên, ISO 9000 phục vụ trực tiếp cho mục tiêu yêu cầu CCHC ba lĩnh vực THỂ CHẾ, BỘ MÁY, CÔNG CHỨC mà khâu đột phá cải cách thủ tục hành Khó khăn - Phải dành chi phí, thời gian công sức đáng kể để xây dựng, thực hiện, trì cải tiến liên tục hệ thống - Sự tâm nỗ lực cao từ phía lãnh đạo CBNV tổ chức thực - Có thể có lực cản tổ chức thay đổi cách thức quản lý - Một số nhân viên chống đối bị đụng chạm đến lợi ích, thói quen cá nhân - Khó trì nhiệt tình nhân viên hệ thống suốt trình áp dụng - Xây dựng nhiều văn KHI ÁP DỤNG ISO 9001: 2008 VÀO CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Xác định đối tượng liên quan - Thủ trưởng quan (thực cam kết văn bản) - Các cấp phó - Chánh văn phòng - Trưởng đơn vị - Những người tham gia trực tiếp vào công tác văn thư, lưu trữ, hành chính, văn phòng Xác định nội dung ưu tiên áp dụng - Soạn thảo ban hành văn - Quản lý văn - Quản lý văn đến - Lập hồ sơ hành - Quản lý sử dụng dấu Chú ý: Trong quy trình lớn có quy trình kỹ thuật nhỏ Các quy trình quản lý công tác văn thư bao gồm: - Quy trình soạn thảo, ban hành giải văn - Quy trình quản lý văn đến - Quy trình lập quản lý hồ sơ, nộp vào lưu trữ quan, có việc xác định giá trị thời hạn bảo quản tài liệu - Quản lý sử dụng dấu  Xây dựng quy trình 3.1 Xác định cấu trúc quy trình nghiệp vụ theo ISO - Các thuật ngữ dùng quy trình - Các bước thực công việc - Trách nhiệm cá nhân - Các tài liệu liên quan đến việc thực quy trình 3.2 Xây dựng quy trình Khi xây dựng quy trình ng/vụ cần cứ: - Các văn h/dẫn nghiệp vụ có - Thực tế việc triển khai thực VB h/dẫn ng/vụ CQ, TC - Xác định rõ trách nhiệm cá nhân tham gia vào quy trình - Thỏa mãn y/cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Công bố áp dụng quy trình Tiến hành bước với nội dung bước quy trình áp dụng ISO - Công bố áp dụng - Đánh giá nội - Đánh giá trước chứng nhận Tất bước cụ thể hoá thành quy trình nghiệp vụ theo ISO để thuận lợi cho trình triển khai áp dụng Chứng nhận Áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác lưu trữ Về bản, bước áp dụng tiến hành phần Áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác văn thư, nhiên áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác lưu trữ phức tạp khâu nghiệp vụ lưu trữ phức tạp khâu nghiệp vụ văn thư Các quy trình nghiệp vụ lưu trữ cần xây dựng theo ISO 9001:2008 Các quy trình thu thập tài liệu Các quy trình chỉnh lý tài liệu Các quy trình xác định giá trị tài liệu Các quy trình bảo quản tài liệu Các quy trình bảo hiểm tài liệu Các quy trình tu bổ, phục chế tài liệu Các quy trình khai thác, sử dụng tài liệu Các quy trình công bố tài liệu - Quy trình chụp microfilm lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ… Kiến nghị Về quản lý NN c/tác văn thư, lưu trữ - Hoàn thiện mô hình quản lý c/tác VTLT cải cách HCNN, xây dựng ban hành đồng VB đạo, h/dẫn ng/vụ VT, LT; xây dựng quy trình HTQLCL cho h/động VP, VT, LT CQ, TC; - Thành lập Ban Chỉ đạo ISO, làm nhiệm vụ tư vấn h/dẫn việc áp dụng HTQLCL cho quy trình ng/vụ VP, VT, LT - Hoàn thiện sở lý luận thực tiễn cho việc áp dụng ISO 9001 vào công tác VP, VT, LT - Chuẩn bị nguồn nhân lực cho việc thực HTQLCL theo mô hình ISO 9001 - Hoàn thiện sở vật chất cho trình áp dụng ISO 9001 Kiến nghị Đối với cơquan, tổ chức - Rà soát, xây dựng ban hành quy chế c/tác văn phòng, văn thư, lưu trữ CQ, TC để bảo đảm cho việc triển khai áp dụng HTQLCL; - Tăng cường đầu tư nhân lực, sở vật chất, điều kiện làm việc cho c/tác HCVP, VT, LT tạo thuận lợi cho việc áp dụng ISO 9001:2008; - Đưa nội dung c/tác HCVP, VT, LT thành m/tiêu áp dụng HTQLCL CQ, TC [...]... nhận và đánh giá lại III ÁP DỤNG ISO 9001: 2008 VÀO CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG là việc xây dựng và thực hiện một HTQLCL công tác HCVP, VTLT trong CQNN, dựa trên các ng/tắc quản lý chất lượng cơ bản, nhằm tạo ra một ph/pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng các quy trình nghiệp vụ, thỏa mãn các yêu cầu của c /tác HCVP trong cải cách nền HCNN Việc áp dụng này nâng cao tính chất... ÁP DỤNG ISO 9001: 2008 Để tiến hành áp dụng HTQLCL theo ISO 9001, tổ chức cần tiến hành các công việc sau: 1 Xây dựng kế hoạch 2 Biên soạn và phổ biến tài liệu 3 Triển khai áp dụng 4 Chứng nhận HTQLCL 1 Xây dựng kế hoạch 1.1 Cam kết của lãnh đạo 1.2 Thành lập Ban chỉ đạo ISO 1.3 Chọn chuyên gia tư vấn 1.4 Thực hiện đào tạo 1.5 Đánh giá thực trạng HTQL của cơ quan 1.6 Lựa chọn nội dung áp dụng 1.7 Dự... soạn - Mục tiêu, chính sách chất lượng - Sổ tay chất lượng - Các quy trình áp dụng ISO 9001: 2008 2.2 Phổ biến các tài liệu - Ban hành các tài liệu hướng dẫn - Hướng dẫn áp dụng đến các đối tượng liên quan 3 Triển khai áp dụng Các bước triển khai áp dụng: 3.1 Công bố áp dụng 3.2 Đánh giá nội bộ 3.3 Đánh giá trước chứng nhận 4 Chứng nhận hệ thống quản lý 4.1 Đánh giá sơ bộ 4.2 Đánh giá chính thức 4.3 Quyết... thống QLCL theo ISO 9001 3.1 Nguyên tắc định hướng vào khách hàng 3.2 Nguyên tắc lãnh đạo thống nhất 3.3 Nguyên tắc hợp tác triệt để 3.4 Nguyên tắc hoạt động theo quá trình 3.5 Nguyên tắc hệ thống 3.6 Nguyên tắc cải tiến liên tục 3.7 Nguyên tắc quyết định dựa trên CSDL 5.8 Nguyên tắc hợp tác chặt chẽ giữa tổ chức và bên cung ứng 4 Các yêu cầu của HTQLCL theo ISO - Theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008, hệ thống... chuẩn ISO 9000 - ISO 9000 là bộ t/chuẩn quy tụ kinh nghiệm của quốc tế trong l/vực quản lý - ISO 9000 đã đưa ra các chuẩn mực cho một HTQLCL - ISO 9000 có thể áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực sx, kd và d/vụ - ISO 9000 sẽ làm thuận tiện hơn trong trao đổi thương mại toàn cầu - ISO 9000 sẽ tạo ra một môi trường làm việc khoa học, quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân II CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH ÁP DỤNG ISO. .. hiện nghiệp vụ và kiểm soát - Các hồ sơ theo y/cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9001 4.3 Yêu cầu về trách nhiệm của lãnh đạo - Lãnh đạo cao nhất phải cam kết việc xây dựng và thực hiện HTQLCL - Đảm bảo các y/cầu của khách hàng được xác định và áp ứng đầy đủ - Đảm bảo chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng phải phù hợp - Hoạch định HTQLCL Ngược lại, tổ chức áp dụng ISO 9000 cần hoạch định việc xem xét... hướng dẫn sử dụng dịch vụ, giải quyết hậu quả, nắm bắt yêu cầu mới… Theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008, toàn bộ hoạt động của CQNN được thực hiện thông qua các quá trình Mỗi quá trình h/động của CQ được cụ thể hóa bằng một quy trình Mục đích xây dựng các quy trình - Là cụ thể hoá các quá trình h/động thành từng bước theo một trình tự nhất định, tương ứng với thực tế tiến hành, giải quyết công việc, theo nguyên... các hoạt động tác nghiệp trong quá trình theo dõi, đo lường, phân tích các quá trình để có các hành động cần thiết nhằm đạt được kết quả dự định và có cơ sở cải tiến liên tục các quá trình nhằm làm cho HTQLCL ngày một hoàn thiện hơn Ngoài yếu tố điều kiện vật chất ra, có đến 80% yếu tố thuộc về nỗ lực của mọi thành viên trong đơn vị khi thực thi công vụ > công chức trong dịch vụ hành chính được coi... giữa các quá trình - Đo lường, theo dõi và phân tích các quá trình - Đảm bảo sự sẵn có của các nguồn lực và thông tin cần thiết … 4.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu • Khi áp dụng ISO 9001, các cơ quan, tổ chức cần chuẩn bị các tài liệu sau: - Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng - Sổ tay chất lượng @ - Các thủ tục (quy trình) dạng văn bản theo y/cầu bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đặt ra - Các tài liệu... thống này vận động theo mô hình quản lý theo quá trình, tức là quá trình chuyển hóa từ các yếu tố đầu vào (các yêu cầu và mong đợi của khách hàng, các nguồn lực và các yếu tố khác) thành các kết quả đầu ra (các dịch vụ thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng và các yêu cầu chính đáng khác) và lấy phòng ngừa làm phương châm chủ yếu trong suốt vòng đời sản phẩm một phần trong kết quả điều hành, chỉ đạo của ... triển khai áp dụng Chứng nhận Áp dụng ISO 9001: 2008 vào công tác lưu trữ Về bản, bước áp dụng tiến hành phần Áp dụng ISO 9001: 2008 vào công tác văn thư, nhiên áp dụng ISO 9001: 2008 vào công tác lưu... Tổng quan ISO 9000 II Các bước tiến hành áp dụng ISO 9001: 2008 III Áp dụng ISO 9001: 2008 vào công tác hành văn phòng I TỔNG QUAN VỀ ISO 9000 1.Khái niệm ISO 9000 1.1 Tổ chức ISO - ISO chữ viết... trình áp dụng - Xây dựng nhiều văn KHI ÁP DỤNG ISO 9001: 2008 VÀO CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Xác định đối tượng liên quan - Thủ trưởng quan (thực cam kết văn bản) - Các cấp phó - Chánh văn phòng