Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001 2000 vào công tác văn thư lưu trữ TS nguyễn lệ nhung

ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001: 2000 VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TS. Nguyễn Lệ Nhung Trung tâm Nghiên cứu khoa học I. TỔNG QUAN VỀ ISO 9000 1.Khái niệm ISO 9000 1.1. Tổ chức ISO - ISO là chữ viết tắt của International Standardition Organization, dịch là “Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế. - Mục tiêu của ISO là thúc đẩy sự phát triển của công tác tiêu chuẩn hóa nhằm tạo thuận lợi cho việc trao đổi hàng hóa và dịch vụ trên phạm vi toàn thế giới - Nhiệm vụ của ISO là xây dựng, công bố các tiêu chuẩn thuộc phạm vi hoạt động của nhiều lĩnh vực khác nhau (trừ điện và điện tử là thuộc phạm vi trách nhiệm của Ủy ban Điện Quốc tế IEC International Electronic Commitee). - Các tiêu chuẩn của ISO không có giá trị pháp lý bắt buộc áp dụng mà chỉ có tính chất khuyến khích áp dụng. - Tuy nhiên, các tiêu chuẩn ISO lại có vai trò quan trọng trong việc thống nhất các tiêu chí đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ trên phạm vi toàn thế giới. 1.2. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 - Khái niệm: ISO 9000 là tên gọi của bộ tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ban hành và luôn luôn được soát xét để đưa ra những phiên bản mới hàng năm, phù hợp với sự phát triển của toàn xã hội (ISO 9000 đầu tiên ban hành 1987 và cứ 5 năm được soát xét một lần ISO 9000: 2000 là bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được soát xét và bổ sung năm 2000) 2. Cấu trúc của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 phiên bản năm 2000 và năm 2005 gồm 4 tiêu chuẩn chủ yếu sau: (1) - ISO 9000: 2005 (thay thế ISO 9000: 2000) - Cơ sở thuật ngữ và từ vựng: mô tả tổng thể hệ thống quản lý chất lượng và quy định các thuật ngữ, từ vựng cho hệ thống quản lý chất lượng. (2) - ISO 9001: 2000 - Hệ thống quản lý chất lượng - các yêu cầu: Đây là tiêu chuẩn chính của bộ tiêu chuẩn ISO 9000: 2000, quy định các yêu cầu đối với một hệ thống quản lý của một cơ quan, tổ chức áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 quy định các hoạt động cần thiết phải xem xét trong khi triển khai hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. (3) - ISO 9004: 2000 - Hướng dẫn cải tiến hệ thống quản lý chất lượng. Tiêu chuẩn này được sử dụng nhằm mở rộng hơn những lợi ích đạt được từ ISO 9001: 2000, không những đối với bản thân tổ chức mà còn đối với tất cả các bên liên quan đến hoạt động của tổ chức (4) - ISO 19011: 2001 - Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng: Hướng dẫn việc xác nhận khả năng của hệ thống, thường được dùng để đánh giá trong nội bộ của tổ chức hoặc đánh giá bên cung ứng. Trong 04 tiêu chuẩn của bộ tiêu chuẩn ISO 9000, tiêu chuẩn ISO 9001 là tiêu chuẩn có vai trò quan trọng, có thể đứng độc lập, quy định các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng. Trong một cơ quan, tổ chức có thể chỉ tiến hành áp dụng độc lập tiêu chuẩn ISO 9001, không thể độc lập áp dụng các tiêu chuẩn còn lại. 3. Các nguyên tắc của hệ thống QLCL theo ISO 9000 3.1. Nguyên tắc định hướng vào khách hàng 3.2. Nguyên tắc lãnh đạo thống nhất 3.3. Nguyên tắc hợp tác triệt để 3.4. Nguyên tắc hoạt động theo quá trình 3.5. Nguyên tắc hệ thống 3.6. Nguyên tắc cải tiến liên tục 3.7. Nguyên tắc quyết định dựa trên CSDL 5.8. Nguyên tắc hợp tác chặt chẽ giữa tổ chức và bên cung ứng 4. Các yêu cầu của hệ thống QLCL theo ISO - Theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000, hệ thống quản lý chất lượng - các yêu cầu, hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000 phải đáp ứng các yêu cầu sau: 4.1. Yêu cầu chung 4.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệu 4.3. Yêu cầu về trách nhiệm của lãnh đạo 4.4. Yêu cầu về quản lý nguồn nhân lực 4.5. Yêu cầu đối với việc tạo ra sản phẩm [...]... nghiệp vụ theo ISO để thuận lợi cho quá trình triển khai áp dụng 1.5 Chứng nhận 2 Áp dụng ISO 9000 vào công tác lưu trữ Về cơ bản, các bước áp dụng cũng tiến hành như phần Áp dụng ISO 9000 vào công tác văn thư, tuy nhiên áp dụng ISO 9000 vào công tác lưu trữ phức tạp hơn vì các khâu nghiệp vụ lưu trữ phức tạp hơn các khâu nghiệp vụ văn thư Các quy trình nghiệp vụ lưu trữ cần xây dựng theo ISO 9000 2.1... trước chứng nhận 4 Chứng nhận hệ thống quản lý 4.1 Đánh giá sơ bộ 4.2 Đánh giá chính thức 4.3 Quyết định chứng nhận 4.4 Giám sát sau chứng nhận và đánh giá lại III ÁP DỤNG ISO 9001: 2000 VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 1 Áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư 1.1 Xác định các đối tượng liên quan - Thủ trưởng cơ quan (thực hiện cam kết bằng văn bản) - Các cấp phó - Chánh văn phòng - Trưởng các đơn vị... dựng hệ thống văn bản, - Thực hiện, duy trì hệ thống quản lý chất lượng - Thư ng xuyên nâng cao hiệu lực của hệ thống - Xác định mối liên hệ giữa các quá trình - Đo lường, theo dõi và phân tích các quá trình - Đảm bảo sự sẵn có của các nguồn lực và thông tin cần thiết … 4.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu • Khi áp dụng ISO 9000, các cơ quan, tổ chức cần chuẩn bị các tài liệu sau: - Chính sách chất lượng. .. trực tiếp vào công tác văn thư 1.2 Xác định nội dung ưu tiên áp dụng - Soạn thảo và ban hành văn bản - Quản lý văn bản đi - Quản lý văn bản đến - Lập hồ sơ hiện hành - Quản lý và sử dụng dấu Chú ý: Trong các quy trình lớn còn có các quy trình kỹ thuật nhỏ 1.3 Xây dựng các quy trình 1.3.1 Xác định cấu trúc của quy trình nghiệp vụ theo ISO - Các thuật ngữ dùng trong quy trình - Các bước thực hiện công việc... định và áp ứng đầy đủ - Đảm bảo chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng phải phù hợp - Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng Ngược lại, tổ chức áp dụng ISO 9000 cần hoạch định việc xem xét trách nhiệm của lãnh đạo 4.4 Yêu cầu về quản lý nguồn nhân lực Yêu cầu về nguồn nhân lực bao gồm: - Cung cấp nhân lực có đủ năng lực và trình độ, ý thức làm việc - Đào tạo nhân lực thư ng xuyên để áp ứng yêu... lường, phân tích - Thư ng xuyên cải tiến 5 Ý nghĩa của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 - ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn quy tụ kinh nghiệm của quốc tế trong lĩnh vực quản lý - ISO 9000 đã đưa ra các chuẩn mực cho một hệ thống quản lý chất lượng - ISO 9000 có thể áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và dịch vụ - ISO 9000 sẽ làm thuận tiện hơn trong trao đổi thư ng mại toàn cầu - ISO 9000 sẽ tạo ra... Lựa chọn nội dung áp dụng 1.7 Dự kiến thời gian thực hiện 2 Biên soạn và phổ biến tài liệu 2.1 Các tài liệu cần biên soạn - Mục tiêu, chính sách chất lượng - Sổ tay chất lượng - Các quy trình áp dụng ISO 9000 2.2 Phổ biến các tài liệu - Ban hành các tài liệu hướng dẫn - Hướng dẫn áp dụng đến các đối tượng liên quan 3 Triển khai áp dụng Các bước triển khai áp dụng: 3.1 Công bố áp dụng 3.2 Đánh giá nội... định rõ trách nhiệm của từng cá nhân II CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH ÁP DỤNG ISO 9000 Để tiến hành áp dụng HTQLCL theo ISO 9000, tổ chức cần tiến hành các công việc sau: 1 Xây dựng kế hoạch 2 Biên soạn và phổ biến tài liệu 3 Triển khai áp dụng 4 Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng 1 Xây dựng kế hoạch 1.1 Cam kết của lãnh đạo 1.2 Thành lập Ban chỉ đạo ISO 1.3 Chọn chuyên gia tư vấn 1.4 Thực hiện đào tạo 1.5... chất lượng và mục tiêu chất lượng - Sổ tay chất lượng - Các thủ tục (quy trình) dạng văn bản theo yêu cầu bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đặt ra - Các tài liệu về việc hoạch định, thực hiện nghiệp vụ và kiểm soát - Các hồ sơ theo yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 4.3 Yêu cầu về trách nhiệm của lãnh đạo - Lãnh đạo cao nhất phải cam kết việc xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng - Đảm bảo các yêu... nghiệp vụ cần căn cứ vào: - Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đã có - Thực tế việc triển khai thực hiện văn bản hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan, tổ chức - Xác định rõ trách nhiệm của các cá nhân tham gia vào quy trình - Thỏa mãn các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 1.4 Công bố áp dụng quy trình Tiến hành các bước đúng với nội dung bước 3 của quy trình áp dụng ISO - Công bố áp dụng - Đánh giá nội bộ . ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001: 2000 VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TS. Nguyễn Lệ Nhung Trung tâm Nghiên cứu khoa học I. TỔNG QUAN VỀ ISO 9000 1.Khái niệm ISO 9000 1.1 mô tả tổng thể hệ thống quản lý chất lượng và quy định các thuật ngữ, từ vựng cho hệ thống quản lý chất lượng. (2) - ISO 9001: 2000 - Hệ thống quản lý chất lượng - các yêu cầu: Đây là tiêu. của hệ thống QLCL theo ISO - Theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000, hệ thống quản lý chất lượng - các yêu cầu, hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000 phải áp ứng các yêu cầu sau: 4.1.