Hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Minh Châu.doc

Hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Minh Châu

PHẦN MỞ ĐẦU

I SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI.

Công nghiệp Việt Nam những năm gần đây phát triển với tốc độ ngày càng cao, đóng góp phần lớn vào tăng trưởng GDP của cả nước Trong đó ngành công nghiệp xây dựng đã có sự đóng góp không nhỏ vào sự phát triển của kinh tế cả nước nói chung và của Đồng Bằng Sông Cửu Long (ĐBSCL) nói riêng.

Những năm gần đây khi kinh tế vùng ĐBSCL vươn lên phát triển mạnh mẽ, cơ sở hạ tầng được nâng cấp, cải thiện đáng kể bề mặt đô thị Cùng với thu nhập của người dân ngày càng cao đã làm cho nhu cầu về xây dựng và sử dụng VLXD cũng gia tăng theo.

Nắm bắt được xu hướng này của vùng ĐBSCL, bên cạnh các doanh nghiệp nhà nước có không ít các doanh nghiệp tư nhân kinh doanh mặt hàng VLXD cơ bản được thành lập Nhưng quy mô và hình thức hoạt động còn nhỏ, lẻ nên khó cạnh tranh với các doanh nghiệp nhà nước có nguồn vốn mạnh; khả năng liên kết hợp tác thấp; quản lý trong không ít doanh nghiệp còn thiếu khoa học và chưa hiện đại, còn không ít doanh nghiệp quản lý theo thói quen và kiểu gia đình

DNTN Minh Châu lúc mới thành lập là một cửa hàng nhỏ do người chủ quản lý các hoạt động chức năng, nhưng ngày càng phát triển nhờ vào việc kinh doanh thêm nhiều mặt hàng thuộc VLXD Tuy nhiên sự gia tăng đó đã nảy sinh một vấn đề, đó là công tác quản trị của doanh nghiệp, vẫn còn theo thói quen, chưa được cải tiến Do đó, để phù hợp với sự phát triển chung của nền kinh tế cũng như sự tồn tại của mình, bản thân doanh nghiệp phải tìm hướng quản trị hoàn thiện hơn.

Với kiến thức quản trị đã được học và qua tìm hiểu thực tế tại DNTN Minh Châu, em nhận thấy rằng vấn đề quản trị không chỉ quan trọng đối với doanh nghiệp lớn mà nó cũng góp phần không nhỏ đối với hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp nhỏ Em hy vọng nghiên cứu của em sẽ góp một phần nào

đó làm nảy sinh những ý tưởng quản lý mới hợp lý và khoa học hơn cho các doanh nghiệp nhỏ lẻ để cải thiện công tác quản trị tại doanh nghiệp mình Vì những lẽ trên nên em chọn đề tài “Hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Minh Châu”.

II MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU.1 Mục tiêu tổng quát.

Tìm hiểu hoạt động quản trị tại cửa hàng VLXD Minh Châu Qua đó đề xuất một số biện pháp để hoàn thiện công tác quản trị, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.

2 Mục tiêu cụ thể.

Để đạt được mục tiêu trên nghiên cứu đề tài “ Hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Minh Châu” phải thực hiện các mục tiêu cụ thể sau:

- Nghiên cứu tình hình, thực trạng hoạt động quản trị hiện tại trong doanh nghiệp.

- Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh trong ba năm gần đây của doanh nghiệp

- Tìm ra những ưu nhược điểm trong hoạt động quản trị của doanh nghiệp - Phân tích môi trường kinh doanh để thấy được cơ hội và thách thức có ảnh hưởng đến quản trị doanh nghiệp.

- Đề xuất giải pháp để hoàn thiện công tác quản trị nhằm nâng cao hiệu quả doanh nghiệp.

III PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU.

- Thu thập thông tin số liệu thứ cấp gồm: + Tài liệu tham khảo.

+ Các số liệu mà doanh nghiệp cho phép sử dụng để phân tích như: bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán, lượng sản phẩm xuất nhập tồn, các số liệu có liên quan đến nhân sự

- Các phương pháp phân tích: phương pháp thống kê, vẽ đồ thị và phân tích đánh giá, nhận xét thông qua việc nghiên cứu thực tập và thu thập số liệu về doanh nghiệp

- Lý thuyết dùng trong bài viết là các tài liệu về quản trị học như: quản trị nhân sự, quản trị cung ứng, quản trị doanh nghiệp, sơ dồ SWOT, 10 vai trò quản trị của Minztberg.

- Sử dụng các phần mềm như: Word, Exel để thực hiện đề tài.

IV PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Các số liệu dùng cho việc phân tích thực trạng kinh doanh lấy từ năm 2003 đến năm 2005 Do doanh nghiệp kinh doanh nhiều loại mặt hàng nên phần trình bày về các mặt hàng nêu trong đề tài này sẽ là nhóm các mặt hàng chính.

Do là doanh nghiệp nhỏ mới thành lập nên chỉ có số liệu về công tác lập kế hoạch ở phần quản trị mua hàng và bán hàng của năm 2005.

V MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI.

TÌm hiểu lý thuyết về quản trị doanh nghiệp

Công tác quản trị của DNTN Minh Châu

Phân tích môi trường kinh doanh:

Thu thập thông tin Môi trường ngành Môi trường vĩ mô

Phân tích công tác quản trị doanh

Sử dụng ma trận SWOT hình thành các phương án chiến lược

Đưa ra các biện pháp hoàn thiện công tác quản trị

 Khái niệm về doanh nghiệp.

Hiện nay trên phương diện lý thuyết có khá nhiều định nghĩa thế nào là một doanh nghiệp Tuy nhiên có thể phát biểu về định nghĩa doanh nghiệp như sau:

Doanh nghiệp là một đơn vị kinh tế quy tụ các phương tiện tài chính, vật chất và con người nhằm thực hiện các hoạt động sản xuất, cung ứng, tiêu thụ sản phẩm hoặc dịch vụ trên cơ sở tối đa hoá lợi ích của người tiêu dùng, thông qua đó tối đa hóa lợi ích của chủ sở hữu, đồng thời kết hợp một cách hợp lý các mục tiêu xã hội.

 Khái niệm về quản trị doanh nghiệp.

Ngày nay, khi nền kinh tế quốc gia ngày càng phát triển thì sự ra đời của nhiều doanh nghiệp mới là một điều tất yếu Đi kèm với nó là các phương pháp quản trị mà người ta dùng để quản lý doanh nghiệp sao cho doanh nghiệp mình hoạt động có hiệu quả nhất

Có nhiều cách hiểu về quản trị doanh nghiệp nên trong phạm vi đề tài này, em xin chọn khái niệm quản trị của Stephen J.Caroll và Dennis J.Gillen làm cơ sở cho những phân tích đánh giá trong những chương sau Theo đó:

Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến sự thành công trong các mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp hữu hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp Quản trị là tiến trình tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra hoạt động của các thành viên trong tổ chức; sử dụng các nguồn lực nhằm đạt đến sự thành công trong các mục tiêu đề ra của doanh nghiệp

Sau đây là sơ đồ mô hình quản trị của Stephen J.Carrol và Dennis J.Gillen:

Sơ đồ 1 Mô hình quản trị của Stephen J.Caroll và Dennis J.Gillen

 Tầm quan trọng của quản trị.

Trong thời đại ngày nay, khi mà tất cả tổ chức từ lợi nhuận hay phi lợi nhuân; từ tập thể hay cá nhân đã và đang đi vào quỹ đạo hoạt động thì không ai có thể phủ nhận vai trò quan trọng và to lớn của quản trị trong việc bảo đảm sự tồn tại và hoạt động bình thường của tổ chức hay cá nhân đó cũng như của đời sống kinh tế xã hội Khi con người biết tổ chức hoạt động thì triển vọng đạt kết quả sẽ chắc chắn hơn, ít tốn kém thời gian, tiền bạc, nguyên vật liệu và những phí tổn khác Quản trị tạo ra khả năng sáng tạo to lớn, trong cùng điều kiện về con người và vật chất kỹ thuật như nhau nhưng quản trị lại có thể đem lại kết quả cuối cùng khác nhau, đem lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp Điều này càng có ý nghĩa đối với các công ty kinh doanh có hiệu quả trên thế giới Sự thành công mà họ có được đều nhờ vào phương thức quản trị khoa học, nghệ thuật, đứng vững trên nền của sự tạo dựng văn hóa doanh nghiệp, khai thác sự phát triển kỹ thuật mới, kích thích và giữ chân nhân tài Ngân hàng Châu Mỹ đã nêu trong bảng công bố báo cáo về kinh doanh nhỏ rằng: “ Theo kết quả phân tích cuối cùng, hơn 90% các thất bại trong kinh doanh là do thiếu năng lực và thiếu kinh nghiệm quản trị” Rõ ràng quản trị tồn tại trong mọi lĩnh vực, mọi hoạt động

Đối với Việt Nam, trong thời kỳ công nghiệp hóa hiện đại hóa như hiện nay thì việc xây dựng một hệ thống quản lý khoa học và hiện đại không chỉ giúp nhà nước quản lý xã hội tốt hơn mà nó còn có ý nghĩa to lớn trong việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế của đất nước.

2 Các chức năng quản trị.

2.1 Lập kế hoạch.

Lập kế hoạch là quá trình xây dựng các mục tiêu và xác định các nguồn lực, quyết định cách tốt nhất để thực hiện các mục tiêu đã đề ra Đây là chức năng đầu tiên của quản trị doanh nghiệp Kế hoạch gắn liền với việc lựa chọn tiến hành các chương trình hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp

Xét theo thời gian, kế hoạch của doanh nghiệp bao gồm: kế hoạch dài hạn (trong khuôn khổ chiến lược phát triển kinh doanh của doanh nghiệp), hoạch định chương trình hàng năm và hoạch định chương trình mang tính tác nghiệp cho từng quý, tháng, tuần lễ.

Những căn cứ chủ yếu cho việc hoạch định: - Các dự báo thị trường.

- Các thông tin về hàng hoá và tồn kho - Tình hình thực hiện của kỳ trước.

- Các thông tin về nhà cung ứng, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, các thành tựu của tiến bộ khoa học công nghệ và ảnh hưởng của nó.

2.2 Chức năng tổ chức.

Tổ chức trong doanh nghiệp là quá trình gắn kết, phân công và phối hợp các thành viên vào cùng làm việc, nhằm thực hiện mục tiêu chung Trong đó bao gồm: tổ chức con người, tổ chức công việc, phân bổ các nguồn lực… Chính nhờ chức năng này mà nhà quản trị quyết định được những nhiệm vụ nào cần phải hoàn thành, làm thế nào để kết hợp nhiệm vụ vào những công việc cụ thể, làm thế nào để phân chia công việc thành những công đoạn khác nhau tạo thành cấu trúc của tổ chức.

2.3 Chức năng lãnh đạo.

Lãnh đạo là sự cố gắng tác động vào người khác để đảm bảo đạt được mục tiêu của doanh nghiệp Đó là quá trình thu hút, lôi cuốn, động viên, thuyết

phục, hướng dẫn thúc đẩy các thành viên trong doanh nghiệp làm việc để đáp ứng theo yêu cầu của công việc Mục đích của chức năng lãnh đạo là làm cho tất mọi người, mọi thành viên nhận thức đầy đủ vai trò, trách nhiệm và thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, góp phần thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp.

2.4 Kiểm tra, kiểm soát trong quá trình kinh doanh.

Kiểm tra là quá trình so sánh giữa mục tiêu và chỉ tiêu kế hoạch với kết quả thực tế đã đạt được trong từng khoản thời gian bảo đảm cho hoạt động thực tế phù hợp với kế hoạch đã đề ra.

Kiểm tra gồm có bốn nội dung chính:

- Xây dựng các tiêu chuẩn hoặc các chỉ tiêu hoạt động - Đo lường các kết quả thực tế đã xảy ra.

- So sánh kết quả thực tế với các tiêu chuẩn hoặc các chỉ tiêu - Điều chỉnh các hoạt động nếu phát hiện ra những sai lệch.

Các chức năng quản trị doanh nghiệp và mối quan hệ giữa chúng có thể được khái quát như sau: việc hướng tới mục tiêu của doanh nghiệp

Sơ đồ 2 Các chức năng quản trị.

II YẾU TỐ QUẢN TRỊ TRONG LOẠI HÌNH KINH DOANH THƯƠNGMẠI - DỊCH VỤ.

Yếu tố quan trọng trong quản trị là phải nhận thức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là gì từ đó đề ra biện pháp quản trị cho phù hợp Ở loại hình kinh doanh thương mại - dịch vụ, khâu cuối cùng trong hệ thống của dây chuyền kinh doanh, là hình thức kinh doanh bằng cách “mua đi bán lại” các loại hàng hoá Lợi nhuận của nó phụ thuộc vào trình độ của người quản lý, thái độ làm việc của nhân viên và khách hàng Vì vậy yếu tố quản trị chính trong loại hình kinh doanh thương mại và dịch vụ là con người.

1 Vai trò của loại hình kinh doanh thương mại - dịch vụ.

Như đã nói ở trên, kinh doanh thương mại dịch vụ là khâu cuối cùng trong dây chuyền sản xuất kinh doanh hay đầu ra của hàng hóa, thúc đẩy nền sản xuất hàng hoá phát triển Vì vậy, nó không chỉ có ý nghĩa là kinh doanh để tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp mà còn là đơn vị đông đảo phân phối sản phẩm của doanh nghiệp sản xuất tới tay người tiêu dùng cuối cùng, mở rộng khả năng tiêu dùng, nâng cao mức hưởng thụ của các cá nhân và của doanh nghiệp.

Với ý nghĩa đó, trong hoạt động thương mại - dịch vụ đòi hỏi các doanh nghiệp phải năng động sáng tạo, phát huy sáng kiến nhất là phải quản trị chặt chẽ từng khâu trong doanh nghiệp, tránh thất thoát, lãng phí giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh gay gắt hiện nay.

2 Mục tiêu của kinh doanh thương mại - dịch vụ.

Để hoạt động kinh doanh trước hết phải có mục tiêu  Mục tiêu của kinh doanh thương mại - dịch vụ:

Có hai loại mục tiêu là mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn Mục tiêu ngắn hạn trong kinh doanh thương mại dịch vụ thường là mục tiêu năm, nhằm để thực hiện mục tiêu dài hạn Mục tiêu kinh doanh năm vạch ra phương hướng và công việc phải làm để đạt được mục tiêu trong năm của doanh nghiệp Thông thường bao gồm:

- Giữ cho doanh nghiệp hoạt động đều đặn.

- Có thị phần ngày càng lớn - Tạo ra nhiều lợi nhuận.

Quy trình quản trị mục tiêu kinh doanh thương mại và dịch vụ nhỏ lẻ hàng năm:

Sơ đồ 3 Hệ thống mục tiêu kinh doanh năm.

Sơ đồ trên cho thấy những hạn mục cần thiết cho việc lập mục tiêu kinh doanh hàng năm Tùy điều kiện mà thiết lập mục tiêu cho phù hợp với doanh nghiệp mình Mục tiêu phải bao gồm cả định lượng và định tính tức là cần phải

Kết quả mục tiêu: Doanh số Lợi nhuận.

Hiệu suất quay vòng vốn.

Mục tiêu chiến lược kinh doanh:

Chiến lược kinh doanh Chiến lược kỹ năng kinh

Mục tiêu phân phối thành quả: Thường theo kết quả kinh

Tỷ lệ phân phối lợi tức Tích lũy nội bộ.

kết hợp các mục tiêu như: mục tiêu về kết quả hoạt động kinh doanh, mục tiêu về tiềm năng, chiến lược kinh doanh và phân phối thành quả

3 Quản trị hoạt động kinh doanh thương mại- dịch vụ.

Trong phạm vi đề tài này, chức năng quản trị là hoạch định và kiểm tra sẽ được lựa chọn để phân tích.

Sau khi đã có mục tiêu, doanh nghiệp tiến hành lập kế hoạch kinh doanh Kế hoạch bao gồm ba loại: ngắn hạn, trung hạn và dài hạn Trong đó kế hoạch ngắn hạn được sử dụng để thực hiện mục tiêu kinh doanh năm và triển khai chiến lược kinh doanh.

Các bước lập kế hoạch kinh doanh năm:

Sơ đồ 4 Kế hoạch kinh doanh cho loại hình thương mại - dịch vụ nhỏ lẻ.

Sau khi lập kế hoạch xong, doanh nghiệp bắt đầu tiến hành thực hiện dưới sự lãnh đạo của nhà quản trị nhằm đảm bảo việc tổ chức thực hiện đúng theo kế hoạch Để đảm bảo đạt được hiệu quả cao, nhà quản trị phải tiến hành kiểm tra để kế hoạch được hoàn thành theo đúng tiến độ Do đó, chức năng kiểm soát là công cụ hữu hiệu nhằm làm sáng tỏ những kết quả đã thực hiện, căn cứ vào đó mà nhà quản trị xác định được thứ tự ưu tiên để từ đó có sự tác động điều chỉnh kế hoạch hoàn thành như dự định.

Xây dựng kế hoạch nghiệp vụ:

Xây dựng mục tiêu và phương châm kinh doanh:

Xây dựng mục tiêu thành quả một cách khả quan dựa trên năng lực thực tế và phân tích kết quả đạt được của năm trước để dự đoán cho năm sau.

Phối hợp với các kế hoạch trung và dài hạn.

Hệ thống hóa kế hoạch kinh doanh hàng năm:

Hệ thống xây dựng kế hoạch năm, quản lý xúc tiến kinh doanh.

Hệ thống quản lý mục tiêu.

Hệ thống quản lý kết quả kinh doanh Hệ thống phân phối kết quả kinh doanh.

Dự toán chi phí quản lý chung, lợi nhuận Dự toán đầu tư thiết bị,

đầu tư vốn.

Sơ đồ 5 Tiến trình kiểm soát.

III QUẢN TRỊ CỬA HÀNG MUA BÁN VẬT LIỆU XÂY DỰNG.

Hoạt động kinh doanh mua bán vật liệu xây dựng (VLXD) là một hình thức của kinh doanh thương mại và dịch vụ.

1 Khái niệm.

Cửa hàng VLXD có tư cách pháp nhân là doanh nghiệp tư nhân, là loại cửa hàng chuyên doanh, là đơn vị trực tiếp bán sỉ và lẻ các loại thép như thép tấm kim loại, thép hình các loại, các loại lưới thép và phụ kiện dùng trong sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.

2 Ý nghĩa của cửa hàng VLXD.

- Là nơi phân phối sỉ và lẻ mặt hàng thép đến các cửa hàng khác và đến khách hàng tiêu dùng cuối cùng.

- Là nơi thực hiện các chế độ, chính sách pháp luật của Nhà nước về kinh doanh thương mại.

- Là đơn vị thuộc thành phần kinh tế tư nhân, thành phần có đóng góp lớn vào tăng trưởng kinh tế, và tạo ra việc làm mới cho xã hội.

3 Quản trị theo chức năng trong doanh nghiệp.

3.1 Các nghiệp vụ chủ yếu.

- Tổ chức việc mua hàng hóa theo kế hoạch dự kiến hoặc theo nhu cầu bán ra của cửa hàng Việc mua hàng phải bảo đảm đầy đủ về số lượng, chất lượng tốt và phù hợp về thời gian.

- Tổ chức việc nhập kho, sắp xếp hàng hóa vào kho.

- Tổ chức bán hàng và phục vụ khách hàng, đảm bảo yêu cầu thuận tiện trong việc mua hàng của khách hàng và không ngừng nâng cao văn minh thương mại.

 Việc thực hiện chức năng quản lý tại cửa hàng.

- Quản lý nghiệp vụ kỹ thuật: cửa hàng phải thực hiện việc quản lý các nghiệp vụ tại cửa hàng.

- Quản lý tài sản, hàng hóa, tiền bạc tránh tham ô, lãng phí - Quản lý quy trình vận hành trang thiết bị.

- Quản lý lao động: bố trí sắp xếp, sử dụng hợp lý lao động trong từng khâu bộ phận công tác của cửa hàng, quản lý ngày công, giờ công và chất lượng làm việc.

- Quản lý môi trường làm việc: thực hiện nghiêm túc quy định về giờ nghỉ tại cửa hàng

 Quản trị hoạt động kinh doanh ở doanh nghiệp - Quản trị mua, nhập hàng hoá và tổ chức bán hàng - Quản trị nhân sự và tổ chức lao động.

- Quản trị công tác kế toán - Quản trị chi phí

- Quản trị an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp.

Sơ đồ tổ chức quản trị hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp.

Sơ đồ 6 Tiến trình quản trị nghiệp vụ ở cửa hàng.

3.2 Các chỉ tiêu đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh.

Ngày nay, vấn đề quản trị đã có mặt ở tất cả các lĩnh vực, các ngành Những nỗ lực trong hoạt động của mọi tổ chức đều nhằm làm cho tổ chức đó đạt được hiệu quả cao nhất Cũng như vậy, trong một doanh nghiệp để đạt được mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận thì phải có sự phối hợp nhịp nhàng, hợp lý giữa các yếu tố vật chất và phi vật chất với mức chi phí thấp nhất Tuy nhiên, nếu chỉ dừng lại ở mức tìm cách phối hợp hài hòa thôi thì vẫn chưa đủ mà cần phải đi sâu phân tích hiệu quả kinh doanh Để đánh giá hiệu quả kinh doanh của một tổ chức thì phải tiến hành phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của tổ chức đó Thông qua việc phân tích, doanh nghiệp sẽ nhận thức được những khả năng, hạn chế của mình từ đó đề ra các quyết định quản trị đúng đắn để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp và phòng ngừa rủi ro trong kinh doanh.

Các chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả kinh doanh bao gồm: - Chỉ tiêu về số lượng: doanh thu, lượng vốn, lao động.

- Chỉ tiêu về chất lượng: hiệu suất kinh doanh, giá thành đơn vị sản phẩm, lợi nhuận, năng suất.

Các phương pháp phân tích các chỉ tiêu trên:

- Phương pháp so sánh: xem xét sự khác biệt giữa kế hoạch và thực hiện.

- Phương pháp phân tích: phân tích các yếu tố cấu thành chỉ tiêu để tìm ra nguyên nhân gây ra sự biến động trong quy mô sản xuất, phân tích mối liên hệ giữa các chỉ tiêu.

Các chỉ tiêu kinh tế được lựa chọn để phân tích bao gồm: lợi nhuận gộp, tỉ lệ lợi nhuận gộp so với doanh thu, tốc độ gia tăng của doanh thu, lợi nhuận trước thuế, tỉ suất lợi nhuận, lợi nhuận sau thuế, ROA và năng suất lao động.

 Lợi nhuận gộp : là chênh lệch giữa giá bán và giá vốn.

 Tỉ lệ lợi nhuận gộp so với doanh thu ( hệ số lãi gộp) : cho biết khả năng trang trải chi phí đặc biệt là chi phí bất biến và có lãi

Công thức:

Tỉ lệ lợi nhuận gộp so với doanh thu = Lợi nhuận gộpDoanh thu x 100

 Tốc độ gia tăng của doanh thu : là mức chênh lệch giữa doanh thu năm sau so năm trước.

 Lợi nhuận trước thuế : là kết quả của doanh thu trừ đi chi phí hoạt động kinh doanh.

 Tỷ suất lợi nhuận : là suất sinh lợi của doanh thu, thể hiện một đồng doanh thu sẽ tạo ra bao nhiêu đồng lợi nhuận.

Công thức:

Tỉ suất lợi nhuận = x 100

 Lợi nhuận sau thuế (lãi ròng) : là số tiền còn lại của doanh nghiệp sau khi đóng thuế thu nhập doanh nghiệp cho Nhà nước.

 Hệ số sinh lợi của tài sản (ROA) : cho biết một đồng tài sản tạo ra bao nhiêu lợi nhuận ròng.

ROA =

 Hiệu quả sử dụng lao động đánh giá số lượng và chất lượng lao động của đơn vị Hiệu quả sử dụng lao động biểu hiện ở năng suất lao động (NSLĐ), mức sinh lời của lao động và hiệu suất tiền lương.

Công thức:

- NSLĐnăm =

- NSLĐgiờ =

- Mức sinh lời bình quân của lao động =

- Hiệu suất tiền lương =

Lợi nhuận trước thuế

Số lượng lao động/năm

Lợi nhuận sau thuế Số lượng lao động Lợi nhuận sau thuế

Tổng quỹ lương và thưởng

IV PHÂN TÍCH MÔI TRƯỜNG KINH DOANH.1 Khách hàng.

Vấn đề khách hàng là một bộ phận không thể tách rời trong môi trường cạnh tranh Sự tín nhiệm của khách hàng là tài sản có giá trị nhất của doanh nghiệp Các ảnh hưởng chủ yếu của yếu tố khách hàng:

- Tập quán và thị hiếu tiêu dùng: mỗi khách hàng có thị hiếu tiêu dùng khác nhau nên họ sẽ chọn những những sản phẩm phù hợp với họ.

- Khả năng thanh toán của khách hàng: thu nhập càng cao, sức mua càng lớn, nhu cầu tiêu dùng của con người càng đa dạng hơn.

2 Quan hệ cung cầu trên thị trường.

Sự biến động quan hệ cung cầu trên các thị trường mà doanh nghiệp có quan hệ thể hiện ở tình trạng khan hiếm hoặc dư thừa hàng hóa, điều này thể hiện ở sự biến động tăng hoặc giảm giá cả hàng hoá.

Sự điều chỉnh giá cả như: kích thích, tăng cầu, tăng cung, hoặc ngược lại cũng làm ảnh hưởng đến quan hệ cung cầu.

3 Các loại hàng hoá có liên quan.

- Hàng phụ thuộc - Hàng thay thế.

Mối quan hệ giữa các loại hàng hóa chi phối hoạt động thương mại của doanh nghiệp trên nhiều mặt như:

- Xác lập quan hệ với các chủ thể kinh tế khác bảo đảm các yếu tố đầu vào cho sản xuất.

- Hoạch định cơ cấu sản phẩm có khả năng thỏa mãn toàn diện nhu cầu của khách hàng.

- Tạo sự khác biệt của sản phẩm như một công cụ cạnh tranh…

4 Chính sách của nhà nước.

Có ảnh hưởng ngày càng lớn đến hoạt động của các doanh nghiệp Các ảnh hưởng chủ yếu của yếu tố pháp luật, chính phủ có thể là:

- Môi trường luật pháp và sự thay đổi về luật pháp - Xu hướng đối nội và đối ngoại.

- Chính phủ và sự thay đổi của chính phủ.

5 Tiến bộ khoa học và công nghệ.

Cho thấy những vận hội và đe doạ mà chúng phải được xem xét Sự tiến bộ kỹ thuật có thể tác động sâu sắc lên những sản phẩm, dịch vụ, thị trường, nhà cung cấp, nhà phân phối, người cạnh tranh, khách hàng, quy trình sản xuất, thực tiễn tiếp thị và những vị thế cạnh tranh của tổ chức.

- Sự ra đời của công nghệ mới - Vòng đời công nghệ.

- Tình trạng công nghệ hiện tại và xu hướng phát triển.

- Những sản phẩm dịch vị nào có thể phát triển dựa vào tính khả thi của công nghệ có thể dự báo được.

- Những cuộc cách mạng công nghệ nào có ảnh hưởng đến sản phẩm của công ty.

6 Tình trạng cạnh tranh trên thị trường.

Bao gồm 3 tình trạng cạnh tranh.

- Cạnh tranh giữa người mua và người bán - Cạnh tranh giữa người bán với nhau - Cạnh tranh giữa người mua với nhau.

Việc xác định thế lực của đối thủ cạnh tranh có ý nghĩa quan trọng với việc hoạch định và thực thi chính sách thương mại của doanh nghiệp nhằm củng cố và phát triển vị thế của mình trên thị trường.

KỸ THUẬT HÌNH THÀNH MA TRẬN SWOT.

Khi phân tích môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp ta sẽ rút ra được các cơ hội và đe doạ, các điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp, làm cơ sở cho quá trình hình thành các chiến lược cho doanh nghiệp Trong các phương pháp nghiên cứu, ta sư dụng phương pháp ma trận SWOT là một công cụ giúp các nhà quản lý trong việc phân tích và đánh giá các yếu tố trên, từ đó có sự phối hợp thích hợp giữa khả năng nguồn lực của công ty và tình hình môi trường.

Để lập 1 ma trận SWOT cần qua 8 bước:

 Bước 1: Liệt kê các cơ hội lớn bên ngoài của doanh nghiệp.

 Bước 2: Liệt kê mối nguy cơ quan trọng bên ngoài của doanh nghiệp  Bước 3: Liệt kê điểm mạnh chủ yếu bên trong doanh nghiệp.

 Bước 4: Liệt kê những điểm yếu bên trong doanh nghiệp.

 Bước 5: Kết hợp SO: kết hợp điểm mạnh bên trong với cơ hội bên ngoài để hình thành các phương án hành động chiến lược SO Ghi vào ô tương ứng SO  Bước 6: Kết hợp WO: hình thành các phương án chiến lược nhằm khai thác các cơ hội để khắc phục điểm yếu Ghi vào ô tương ứng WO.

 Bước 7: Kết hợp ST: hình thành các phương án chiến lược sử dụng các điểm mạnh bên trong để tránh được các mối nguy cơ bên ngoài Ghi vào ô tương ứng ST.

 Bước 8: Kết hợp WT: xây dựng các phương án phòng thủ nhằm tối thiểu hóa các điểm yếu bên trong và tránh nguy cơ bên ngoài Ghi vào ô tương ứng WT.

Sơ đồ 7 Mô hình ma trận SWOT.

Môi trường bên ngoài

CHƯƠNG 2

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ DNTN MINH CHÂU

I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH CỦA DOANH NGHIỆP.

 Tên doanh nghiệp : DNTN MINH CHÂU.

- Địa chỉ: 54C đường 3-2, phường Xuân Khánh, Quận Ninh Kiều, TP Cần Thơ.

- Điện thoại: (071).838097 – 730167 Fax: (071).730167  Lịch sử thành lập:

DNTN Minh Châu được thành lập đầu tiên vào ngày 1 tháng 3 năm 1997 dưới hình thức là cửa hàng kinh doanh mua bán vật liệu xây dựng Hoạt động của doanh nghiệp chủ yếu là mua đi bán lại các loại thép đã được dập sẵn Lúc này cửa hàng Minh Châu chưa có công tác hạch toán kế toán, còn nộp thuế dưới dạng thuế khoán

Trong thời gian hoạt động, ngày càng thích nghi với môi trường kinh doanh cùng với việc nhận ra sự thuận lợi khi có tư cách pháp nhân nên đến ngày 11 tháng 7 năm 2002 cửa hàng Minh Châu quyết định đổi hình thức pháp lý thành doanh nghiệp tư nhân do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư cấp giấy phép kinh doanh Doanh nghiệp được thành lập với các quyết định như sau:

- Giấy phép kinh doanh số 5701000508 - Mã số thuế: 1800474603.

- Hình thức sở hữu vốn: tư nhân.

- Hình thức kế toán áp dụng: chứng từ ghi sổ.

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: bình quân gia quyền - Thuế VAT: Khấu trừ.

- Ngành nghề kinh doanh: Dập sóng tole lợp và đòn tay sắt, mua bán tấm kim loại và vật liệu xây dựng.

 Vốn đầu tư ban đầu : 2.400.000.000 đồng Trong đó: Tài sản chiếm 1.400.000.000 đồng.

II CƠ SỞ VẬT CHẤT VÀ SẢN PHẨM CỦA DNTN MINH CHÂU.1 Cơ sở vật chất.

Việc bố trí mặt bằng và cơ sở vật chất phục vụ cho công việc có ý nghĩa quan trọng trong việc tạo ra hiệu quả công tác quản trị Do đó đòi hỏi người quản lý phải có kiến thức thêm về cách bố trí sao cho có tính khoa học và nghệ thuật để có thể thuận tiện trong việc thực hiện các nghiệp vụ tại cửa hàng Phần nội dung dưới đây sẽ giới thiệu về việc bố trí mặt bằng và cơ sở vật chất tại doanh nghiệp:

Sơ đồ 8 Bố trí mặt bằng tổng thể của DNTN Minh Châu.

Tổng diện tích khuôn viên của cửa hàng là 840m2, với chiều rộng là 7m và chiều dài là 120m, trong đó cửa hàng sử dụng chiều rộng là 3m để làm đường cho xe chở hàng hóa ra vào, toàn bộ mặt bằng được bố trí như sau:

(1) Palăng cáp điện cố định: dài 3m đặt theo chiều rộng của cửa hàng (2) Đường ray: dài 70m dùng để đưa hàng hóa ra vào kho thông qua xe

chở hàng được thiết kế đặc biệt để chạy trên đường ray.

(3) Sân trưng bày hàng mẫu dài 10m: chủ yếu là các cuộn kim loại (4) Kệ để thép hình: dài 10m.

(5) Văn phòng: có diện tích 60m2 (dài 15m, rộng 4m) là nơi bán hàng, tiếp khách và làm việc.

Giữa văn phòng và kho chứa thép hình là 5m, phần diện tích này được dùng làm nơi đỗ xe của nhân viên.

(6) Kho chứa các loại thép hình và thép tấm: diện tích 120m2 (dài 30m, rộng 4m)

(7) Máy cán tole: có diện tích 35m2 (dài 25m, rộng 1.4m) (8) Nơi để cuộn kim loại: dài 45m.

Máy cán xà gồ và kho chứa thép hình cách nhau 15m, phần này dùng làm bãi ra của sản phẩm xà gồ.

(9) Máy cán xà gồ: có diện tích 30m2 (dài 25m, rộng 1.2m) (10) Nơi để thép cuộn: dài 45m.

(11) Palăng điện xích: dài 6,5m, được đặt theo chiều rộng của kho (12) Hàng rào ngăn cách với con kênh phía sau cửa hàng.

 Cơ sở vật chất : ở cửa hàng bao gồm các trang thiết bị cơ bản, trang thiết bị phụ trợ và trang thiết bị văn phòng.

 Trang thiết bị cơ bản : Là các máy móc thiết bị dùng để làm ra sản phẩm tole lợp và xà gồ thép từ cuộn phôi Bao gồm:

- Máy cán tole: gồm hệ thống cán tole và dây chuyền lắp đặt tole cuộn, chiều dài dây chuyền + hệ thống dài 25m, ngang 1.4m gồm 23 rulô tạo hình và dao cắt tole + 1 moteur 20Hp, 1 tủ điều khiển PLC Hệ thống điều chỉnh cán hiệu

Siemen model Simatic OP3 tự động, trọng lượng máy 8 tấn, máy có khả năng cắt theo chiều dài.

- Máy cán xà gồ: gồm hệ thống cán tole và dây chuyền lắp đặt tole cuộn, chiều dài dây chuyền + hệ thống dài 25m, ngang1.2m gồm 16 rulô tạo hình và dao cắt tole + 1 moteur 20Hp, 1 tủ điều khiển PLC.Hệ thống điều chỉnh cán hiệu Siemen model Simatic OP3 tự động, trọng lượng máy 8 tấn, máy có khả năng cắt theo chiều dài.

- 1 palăng điện cáp: palăng cáp sức nâng 7,5 tấn, máy nhãn hiệu MEW do Nhật Bản sản xuất Palăng này được đặt ở trước cổng của cửa hàng để tiện cho việc bốc dở hàng hoá, đặc biệt là bốc dở phôi cuộn.

- 1 palăng điện dây xích: palăng xích sức nâng 5 tấn, nâng cấp 5 tấn máy nhãn hiệu Nichi do Nhật Bản sản xuất Palăng này được thiết kế di chuyển dọc theo chiều dài của kho, dùng để sắp xếp các cuộn phôi khi nhập kho và đặt cuộn phôi vào máy cán.

Các máy móc này đều sử dụng nguồn điện 3 pha để hoạt động Ngoài ra để khắc phục sự cố mất điện, bảo đảm cung cấp đầy đủ khi khách hàng mua tole lợp trong thời gian mất điện, doanh nghiệp còn trang bị 1 máy phát điện Diesel nhãn hiệu General Motor (GM Diesel) để phục vụ cho mục đích trên.

- 1 bình CO2 loại 5kg để chữa cháy - Găng tay bảo hộ cho công nhân.

- Các dụng cụ trang thiết bị bảo hộ khác  Trang thiết bị văn phòng.

- 1 máy vi tính, 1 máy in.

- 2 điện thoại bàn - 1 máy fax.

- 1 máy kiểm tra tiền giả - 1 hệ thống điện thoại nội bộ.

Với những trang thiết bị kỹ thuật và bố trí mặt bằng như trên, DNTN Minh Châu hầu hết có khả năng đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng Nhân

viên trong cửa hàng luôn ghi nhớ câu khẩu hiệu, đó là bán “đúng giá, đúnglượng, đúng loại”, thực hiện tốt đạo đức trong kinh doanh để tồn tại Ngoài ra

việc quản trị công tác lập kế hoạch đến tổ chức lãnh đạo và kiểm tra nghiệp vụ an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp luôn được doanh nghiệp quan tâm thực hiện.

2 Sản phẩm mua bán hiện tại của doanh nghiệp.

DNTN Minh Châu chủ yếu mua bán các mặt hàng thép Có thể liệt kê mặt hàng thép theo các nhóm như sau:

 Tấm kim loại : bao gồm 3 loại:

- Cuộn kim loại: hay còn gọi là cuộn phôi kim loại sẽ được cắt phẳng hoặc cán thành tole lợp theo quy cách của khách hàng Cuộn kim loại bao gồm các loại: lạnh, kẽm và màu

- Tấm đen: các loại - Tấm kẽm: các loại.

 Thép sản xuất : gồm 2 loại chính:

- Thép cuộn: bao gồm thép đen và thép mạ kẽm Thép cuộn còn gọi là cuộn phôi dùng để cán ra xà gồ được dùng để làm khung cho các công trình nhà.

- Thép hình: bao gồm các hình chữ: U, V, I, hình hộp chữ nhật, hình vuông, ống tròn, dẹp…

Các loại này sẽ có độ dày mỏng và khối lượng khác nhau ở mỗi loại để đáp ứng nhu cầu khác nhau của khách hàng.

Ngoài các nhóm sản phẩm chính trên cửa hàng còn bán thêm các loại phụ kiện trong xây dựng như: đinh, vít, ốc, bat, eke, que hàn,…Cửa hàng còn kinh doanh thêm các dịch vụ như:

- Uốn mái vòm cho tole - Dập tole óp nóc.

Dựa vào tình hình trên có thể phân thành các nhóm sản phẩm chính của doanh nghiệp với tỷ trọng theo doanh thu của năm 2005 như sau:

Bảng 1 CÁC SẢN PHẨM CHỦ YẾU CỦA DOANH NGHIỆPChỉ tiêuDoanh thu 2005 (triệu đồng)Tỷ trọng (%)

Cuộn kim loạiTấm kẽmTấm đenThép cuộnThép hình

Biểu đồ 1 Cơ cấu sản phẩm của Minh Châu năm 2005.3 Mục tiêu tổ chức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Doanh số bán cao - Tiết kiệm chi phí.

- Bán đúng giá, đúng loại, đúng lượng để giữ uy tín trên thương trường.

V KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA DOANHNGHIỆP TỪ 2003 – 2005.

Để biết được thực trạng hoạt động quản trị của cửa hàng vật liệu xây dựng Minh Châu trước hết cần phải khái quát kết quả kinh doanh của cửa hàng qua những chỉ tiêu về doanh thu, chi phí và lợi nhuận hàng năm

Chú thích: xem Bảng 2 trang 25.

Nhận xét:

Theo bảng số liệu trên có thể thấy năm 2004 là năm doanh nghiệp đạt doanh thu cao nhất Doanh thu của cửa hàng tăng khoảng 44,48% trong năm 2004 so với năm 2003 nhưng trong năm 2005 doanh thu giảm mất 1,25% so với năm 2004 Các khoản chi phí và lợi nhuận cũng có tình hình tăng giảm tương tự, riêng phần lợi nhuận ròng năm 2005 đã giảm hơn 50% so với năm 2004

Lợi nhuận trên doanh thu có xu hướng giảm qua 3 năm Năm 2003 có lợi nhuận trên doanh thu lớn nhất là 0,01 đồng tức là 1 đồng doanh thu thì có thể thu lại được 0,01 đồng lợi nhuận trước thuế, nhưng phần này đã giảm đi 0,009 đồng vào năm 2004 và đến năm 2005 chỉ còn 0,004 đồng tức là đã giảm 0,006 đồng so với năm 2003 và 0,005 đồng so với năm 2004.

Nguyên nhân của sự sụt giảm lợi nhuận trong năm 2005 là vì chi phí sửa chữa máy móc phát sinh nhiều do các máy móc thiết bị trong xưởng đã gần hết thời gian khấu hao.

Qua đây ta có thể thấy được, sự sụt giảm về doanh thu cũng như lợi nhuận ròng của doanh nghiệp là do điều kiện bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, nhưng để đánh giá đúng mức độ tác động như thế nào thì cần phải đi sâu phân tích công tác quản trị của doanh nghiệp và môi trường kinh doanh của nó.

IV THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CỦA DOANH NGHIỆP.

Doanh nghiệp có những thuận lợi và khó khăn như sau:

1 Thuận lợi.

- Bố trí mặt bằng của doanh nghiệp tạo điều kiện cho việc vận chuyển bằng đường sông và đường bộ.

- Là doanh nghiệp bán sỉ và bán lẻ nên việc cập nhật giá cả trên thị trường được thực hiện thường xuyên Do đó, khả năng quyết định giá bán cũng nhanh chóng.

- Kinh doanh lâu năm trong ngành nên đã tạo được uy tín đối với các nhà cung ứng cũng như với khách hàng.

2 Khó khăn.

- Do là doanh nghiệp thương mại, lại ở xa nhà cung ứng nên nguồn hàng và giá bán còn phụ thuộc nhiều vào nhà cung ứng.

- Mặt bằng chưa đủ rộng để trang bị thêm máy móc để tạo mẫu mã mới cho ngành xây dựng.

- Chưa có ứng dụng công nghệ trong quản lý, thực hiện các nghiệp vụ chưa chuyên nghiệp còn theo thói quen.

- Chưa có nội quy tổ chức rõ ràng, còn mang tính cách gia đình

3 Kế toán 11 NamNữ Trung cấpĐại học 2.000.0001.100.000 55

Mức lương trên sẽ được chủ doanh nghiệp trả theo từng tuần cho nhân viên Những nhân viên này phụ trách các phần việc như sau:

1.2 Quyền hạn - nhiệm vụ của mỗi thành viên trong doanh nghiệp  Chủ doanh nghiệp:

Chủ doanh nghiệp là người thành lập doanh nghiệp, đã có kinh nghiệm lâu năm (trên 10 năm) trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng và có trách nhiệm chung về mọi hoạt động quản trị trong doanh nghiệp Để quản trị tốt chủ doanh nghiệp cần có:

- Khả năng quản lý.

- Tính nhạy bén trong kinh doanh - Tinh thần phục vụ khách hàng.

- Có uy tín với các nhà cung cấp, với khách hàng và nhân viên - Có khả năng xử lý tốt mọi tình huống.

Nhiệm vụ của chủ doanh nghiệp:

- Là người đại diện cho doanh nghiệp trong việc quan hệ với các khách hàng lớn, các nhà cung ứng và ủy quyền cho người khác làm việc đó.

- Động viên nhân viên, chăm lo cho đời sống của nhân viên, xây dựng tinh thần đoàn kết làm việc ở cửa hàng.

- Trực tiếp liên hệ với nhà cung ứng để quyết định giá bán ra cho nhân viên bán hàng và quyết định việc bán nợ cho khách hàng.

- Chủ doanh nghiệp là người chịu trách nhiệm trực tiếp ký kết và quản lý nội dung các giấy tờ, hợp đồng, biên bản giao nhận… có liên quan.

quỹ, nhân sự trong cửa hàng.

- Quản lý tiền bạc, tài sản của doanh nghiệp  Kế toán:

Chịu sự điều tiết trực tiếp của chủ doanh nghiệp Hiện tại doanh nghiệp có 2 nhân viên kế toán với nhiệm vụ và quyền hạn như sau:

 1 người sẽ phụ trách về tình hình công nợ tại cửa hàng Cụ thể công việc như sau:

-Theo dõi và ghi lại những khách hàng còn nợ theo sự cho phép của chủ doanh nghiệp, khi đến hạn sẽ gửi các bảng công nợ này cho khách hàng để khách hàng thanh toán, đi thu nợ và xuất phiếu thu cho khách hàng

- Tiếp thị, báo giá cho các khách hàng mua sỉ khi bảng giá sỉ có sự

 1 người phụ trách về việc lập sổ sách, ghi lại rõ ràng các khoản chi phí phát sinh và doanh thu trong từng ngày theo hoạt động kinh doanh tại cửa hàng.

- Lập và lưu trữ các chứng từ, hoá đơn liên quan đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng.

- Biên soạn hợp đồng giao dịch, viết hoá đơn, nghiêm chỉnh chấp hành theo quy định của doanh nghiệp đối với kế toán viên.

- Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ báo cáo thuế và nộp thuế cho nhà nước.

 Thủ kho : là người giúp chủ doanh nghiệp quản lý kho hang Có trách nhiệm:

- Kiểm kê xuất, nhập hàng.

- Kiểm kê kho hàng mỗi ngày và báo cáo số lượng đến kế toán để kế toán cập nhật và theo dõi sổ sách và đề xuất với chủ doanh nghiệp nhập hàng.

- Hướng dẫn khách xem hàng trong kho.

Trong đó:

- 1 người có khả năng sử dụng cả 2 máy cắt tole và xà gồ - 1 người có khả năng sử dụng máy cắt tole.

- 1 người làm nhiệm vụ xả cuộn khi máy chạy Quyền hạn và trách nhiệm của họ như sau:

 Quyền hạn: có quyền nêu ý kiến, nêu thắc mắc với chủ doanh nghiệp về những khó khăn khi thực hiện công việc không kịp lúc.

 Trách nhiệm:

- Sắp xếp các cuộn phôi khi nhập vào xưởng sản xuất.

- Thường xuyên kiểm tra máy cán tole và máy cán xà gồ Cụ thể là kiểm tra dầu cho máy chạy êm và hệ thống thuỷ lực làm nguội máy.

- Kiểm tra hệ thống điện trong xưởng sản xuất và các máy móc có liên quan, các công cụ dụng cụ dùng trong xưởng.

- Nhận đơn đặt hàng và tiến hành cắt tole hoặc xà gồ, đo đạc độ dày và kiểm tra lại độ chính xác của tole hoặc xà gồ sau khi cắt.

- Sau khi cắt xong giao hàng cho xe nhận - Thường xuyên vệ sinh xưởng sản xuất.

- Chấp hành tốt nội quy an toàn trong lao động  Nhân viên giao hàng:

 Quyền hạn: có quyền đề xuất ý kiến và thắc mắc với chủ doanh nghiệp

về công tác giao hàng.

 Nhiệm vụ:

- Giao các mặt hàng như thép hình, tấm kẽm, tấm đen, hoặc cắt thép hình theo yêu cầu của khách hàng.

- Giúp quản lý kho như kiểm kê hàng hoá, báo cáo số lượng cho chủ doanh nghiệp và hướng dẫn cho khách xem hàng khi thủ kho đi vắng.

 Nhân viên bán hàng :

 Quyền hạn: có quyền quyết định giảm giá cho khách hàng trong phạm vi cho phép làm hài lòng khách hàng.

 Nhiệm vụ:

- Tư vấn cho khách mua hàng

- Ghi đơn đặt hàng của khách hàng và ghi phiếu cắt tole hoặc xà gồ đưa vào xưởng cắt.

- Nhận điện thoại đặt hàng và ghi vào sổ bán hàng ngày.

- Thường xuyên nghiên cứu và học hỏi để nâng cao trình độ nghiệp vụ bán hàng.

- Nghiên cứu tâm lý khách hàng, mềm dẻo, kiên quyết, khéo léo đối với những khách hàng có thái độ thiếu lịch sự nhằm đảm bảo an toàn cho bản thân và tài sản của cửa hàng.

- Quan hệ giao dịch tốt với khách hàng, vui vẻ sẵn sang đón khách Trong khi bán hàng phải có thái độ nghiêm túc, thận trọng, nhã nhặn, linh hoạt giải quyết các sự cố.

- Chấp hành tốt quy trình bán hàng Trong giờ làm việc, không được làm việc riêng

- Giao nộp tiền bán hàng kịp lúc, kịp thời

1.3 Các chính sách đãi ngộ, động viên đối với người lao động tại doanh nghiệp.

Những chính sách đãi ngộ, động viên hay đánh giá nhân viên tại cửa hàng vật liệu xây dựng Minh Châu đều được thực hiện thông qua chủ doanh nghiệp Đánh giá năng lực làm việc của nhân viên là bước quan trọng trong tiến trình quản trị, là một phần trong quy trình kiểm tra kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một năm Nếu việc đánh giá sai sẽ dẫn đến việc đãi ngộ, động viên đối với người lao động không công bằng thì có thể gây ra mất đoàn kết trong nội bộ doanh nghiệp làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

Chủ doanh nghiệp thực hiện đánh giá nhân viên bằng cách quan sát cách làm việc của nhân viên theo các chỉ tiêu:

- Thái độ của nhân viên đối với khách hàng.

- Mức độ hoàn thành trách nhiệm và chất lượng công việc - Tinh thần đoàn kết và tham gia công tác tập thể.

từng người, nếu người nào chưa có thái độ làm việc tốt thì chủ doanh nghiệp sẽ nhắc nhở họ Khi khách hàng phàn nàn việc gì đó mà cửa hàng làm họ không hài lòng, chủ doanh nghiệp sẽ tập trung nhân viên lại, nhân viên có quyền nêu ý kiến hoặc thắc mắc đến chủ doanh nghiệp để có hướng hoạt động tốt hơn.

Lương của nhân viên sẽ tỷ lệ thuận với kết quả đánh giá của chủ doanh nghiệp về năng lực làm việc của họ Điều này có nghĩa là khi chủ doanh nghiệp hài lòng về thái độ và tinh thần làm việc của nhân viên trong một thời gian thì sẽ có quyết định tăng lương ở một mức độ nhất định vào cuối tháng hoặc cuối năm đó để khuyến khích nhân viên Việc trả lương cho nhân viên sẽ do chủ doanh nghiệp trực tiếp đảm nhận.

Hệ thống khen thưởng cho nhân viên dựa trên kết quả hoạt động của doanh nghiệp Cụ thể là:

- Nếu bán hết 1 cuộn tole thì nhân viên trong cửa hàng sẽ được thưởng 100.000 đồng Đây là số tiền thưởng thêm nên nhân viên sẽ tự chia nhau số tiền trên (100.000 đồng cho 8 người) Do vậy, nhân viên có quyền quyết định thời gian nhận số tiền trên để có thể thuận lợi cho việc phân chia của họ.

- Khi công nhân thực hiện công tác xuống hàng và xếp hàng hóa vào kho sẽ được thưởng theo số lượng hàng hóa mà họ bốc xếp

Giá bốc dở là 15.000 đồng/ tấn hàng.

- Khi doanh nghiệp cử nhân viên đi giao hàng trong giờ làm việc thì nhân viên đó cũng sẽ được thưởng thêm.

- Vào dịp tết cuối năm nhân viên sẽ được tặng 1 tháng lương kèm theo quà bánh để ăn tết.

Ngoài ra nhân viên của doanh nghiệp còn được hưởng các chế độ như: - Bảo hiểm xã hội.

- Doanh nghiệp phát tiền ăn giữa ca cho nhân viên bán hàng, nhân viên giao hàng và công nhân trong xưởng.

- Trang bị phương tiện bảo hộ lao động.

- Các chế độ ưu đãi khác (ví dụ: phát áo quần bảo hộ lao động cho công nhân trong xưởng sản xuất )

trong bộ luật lao động của nước Việt Nam.

 Như vậy quá trình quản trị công tác đánh giá kết quả công việc của từng người lao động tại cửa hàng đã và đang thực hiện tương đối tốt

2 Đánh giá tình hình quản trị nhân sự tại DNTN Minh Châu.

 Phân công lao động tại cửa hàng.

Phân công lao động tại cửa hàng đảm bảo mỗi nhân viên làm việc đủ 8 giờ mỗi ngày, tức là làm việc 2 ca, mỗi ca 4 tiếng, ca 1 từ 7h – 11h và ca 2 từ 1h – 5h Ngày chủ nhật là ngày tương đối vắng khách so với những ngày khác trong tuần nên để tạo cho nhân viên có được ngày nghỉ doanh nghiệp sẽ hạn chế hoạt động bằng cách phân công nhân viên trực Vào ngày này chủ doanh nghiệp sẽ đảm nhiệm vai trò bán hàng.Việc phân chia thời gian lao động đối với nhân viên tại cửa hàng vào ngày chủ nhật như sau:

- Nhân viên làm việc tại văn phòng bao gồm: kế toán và nhân viên

- Thủ kho ở tại cửa hàng.

BẢNG 4 PHÂN CÔNG LAO ĐỘNG TẠI CỬA HÀNG VLXD

2 công nhân trong xưởng 2 công nhân trong xưởng

(Nguồn: DNTN Minh Châu)

hàng trong ngày cho chủ doanh nghiệp Chủ doanh nghiệp so sánh phiếu chi này với sổ bán hàng hàng ngày có khớp hay không, sau đó sẽ chi tiền vận chuyển cho xe giao hàng Phần việc còn lại là chủ doanh nghiệp kiểm tra lại doanh thu trong ngày.

Trong những năm qua, chủ doanh nghiệp vẫn phân công lao động theo tiến trình như trên, chỉ trừ trường hợp nhân viên có việc đột xuất cần nghỉ phép với lý do chính đáng thì thời khoá biểu phân công lao động tại cửa hàng có sự thay đổi.

Tuy nhiên do cách phân công như vậy thiếu sự công bằng giữa nhân viên trong phân xưởng, nhân viên giao hàng so với nhân viên bán hàng và kế toán Đồng thời nó cũng ảng hưởng đến sức khỏe và thời gian của chủ doanh nghiệp Chẳng hạn: chủ doanh nghiệp không có thời gian nghỉ ngơi, và sẽ đối phó không kịp với việc có nhiều khách hàng vào ngày chủ nhật.

BẢNG 5 KẾT QUẢ SỬ DỤNG THỜI GIAN LÀM VIỆC VÀ HIỆU QUẢ SỬ DỤNG LAO ĐỘNG

A Số liệu

1 Doanh thu Triệu đồng 10.403 15.030 14.842

4 Tổng quỹ lương và thưởng Triệu đồng 64 88 112

B Kết quả

1 Năng suất lao động/người/năm Triệu đồng 1.300 1.879 1.855 2 Chỉ tiêu mức sinh lời/người Triệu đồng 9 12 6

6 So sánh NSLĐ và lương NSLĐ>lươngNSLĐ<lương

(Nguồn: Tổng quỹ lương và thưởng lấy từ bộ phận kếtoán, doanh thu và lợi nhuận trích từ bảng 2)

Chú thích: xem công thức tính kết quả trên ở phần cơ sở lý luận trang 14 Theo bảng trên ta có năng suất lao động năm của năm 2003 thấp nhất là 1.300.000.000 đồng, đến năm 2004 thì năng suất lao động là 1.879.000.000 đồng

động là 1.855.000.000 đồng, đã giảm so với năm 2004 là 24.000.000 đồng Năng suất lao động năm chỉ là thước đo chung về mức đóng góp của toàn bộ nhân viên trong cửa hàng, nó chưa thể hiện được sự đóng góp của từng cá nhân Do đó, để biết được mức đóng góp của từng cá nhân ta phải tính được năng suất lao động giờ Tuy nhiên, cửa hàng không theo dõi số ngày làm việc của nhân viên nên không thể tính được năng suất lao động giờ của từng nhân viên

Chỉ tiêu mức sinh lời/người của các thành viên trong doanh nghiệp cũng có sự biến thiên Năm 2004 chỉ tiêu mức sinh lời/ người là cao nhất, mỗi lao động tạo ra được giá trị lợi nhuận là 12.000.000 đồng, cao hơn năm 2003 là 3.000.000 đồng cho thấy trong năm 2004 mỗi lao động của doanh nghiệp đều cố gắng tạo ra lợi nhuận cao hơn năm trước Tuy nhiên, đến năm 2005 chỉ tiêu này đã sụt giảm hẳn, mỗi người lao động chỉ còn tạo được 6.000.000 đồng lợi nhuận

Chỉ tiêu hiệu suất tiền lương cho biết rằng:

- Năm 2003 và 2004, với 1 đồng tiền lương đã đem lại 1 đồng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

- Năm 2005, với 1 đồng tiền lương đã không đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Điều này cho thấy hiệu quả sử dụng đòn bẩy tiền lương của doanh nghiệp còn hạn chế mặc dù doanh nghiệp đã cố gắng tăng quỹ lương của nhân viên vào mỗi năm

Nguyên nhân của sự sụt giảm về chỉ tiêu mức sinh lời/người cũng như hiệu suất tiền lương là do thu nhập của doanh nghiệp đã giảm hơn so với năm 2003 và năm 2004, trong khi quỹ lương và thưởng của nhân viên vẫn tăng đều qua mỗi năm, cho thấy mặc dù giảm về lợi nhuận nhưng doanh nghiệp vẫn chăm lo tốt đời sống của người lao động tại doanh nghiệp Như vậy, chỉ tiêu mức sinh lời/người và chỉ tiêu hiệu suất tiền lương của năm 2005 giảm so với các năm trước là do điều kiện kinh doanh thay đổi đã làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

Theo bảng trên, năm 2004 là năm hiệu quả nhất về mặt sử dụng năng suất lao động và lương của doanh nghiệp vì tốc độ tăng năng suất lao động cao hơn tốc độ tăng của lương Tuy nhiên, năm 2005 tốc độ tăng năng suất lao động

cao hơn tốc độ tăng của năng suất lao động Điều này cho thấy mặc dù điều kiện kinh doanh thay đổi nhưng doanh nghiệp vẫn không ngừng tăng lương cho công nhân, do vậy doanh nghiệp không chỉ kinh doanh vì lợi nhuận mà còn vì mục tiêu xã hội.

II PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ MUA, NHẬP VÀ BÁN HÀNGTẠI DOANH NGHIỆP.

Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại- dịch vụ mua bán lẻ vật liệu xây dựng, hoạt động mua là hoạt động quan trọng nhất vì để bán tốt cần phải bắt đầu từ mua tốt Do đó nó ảnh hưởng đến kết quả lợi nhuận cuối cùng của doanh nghiệp Khi đi vào kinh doanh ngoài giá vốn hàng bán, cửa hàng còn phải trả thêm cho các chi phí mới phát sinh như: chi phí vận chuyển cho việc mua hàng, chi phí vận chuyển cho việc bán hàng (chi phí bán hàng), chi phí quản lý Trong các loại này có loại thuộc chi phí bất biến, có loại thuộc chi phí khả biến nên cần phải quản trị các loại chi phí này thật tốt Muốn vậy việc tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra kinh doanh phải tốt.

Loại hình kinh doanh của doanh nghiệp là thương mại và dịch vụ mua bán lẻ vật liệu xây dựng, do đó việc quản trị hoạt động mua hàng và bán hàng là quan trọng nhất, là đầu ra đem lại thu nhập cho doanh nghiệp, khâu quyết định hiệu quả kinh doanh thực tế Việc mua hàng hoá đúng thời điểm sẽ giúp doanh nghiệp kiếm được lợi nhuận nhiều hơn.

Theo những số liệu kết quả kinh doanh từ 2003 – 2005 đã được giới thiệu ở phần khái quát, ta tiến hành đánh giá công tác quản trị mua, nhập và bán hàng như sau:

Quy trình vận động bán hàng tại cửa hàng gồm 3 khâu: khâu mua hàng, khâu nhập hàng và khâu bán hàng

 Đánh giá khâu quản trị hoạt động mua hàng:

Mục tiêu của công tác quản trị này là tìm nguồn cung ứng bảo đảm hàng hoá về mặt số lượng, chất lượng và giá cả Công tác quản trị mua hàng có ảnh hưởng lớn đến kết quả doanh thu của doanh nghiệp Khi doanh nghiệp mua với giá cao sẽ không bán được hàng do phải cạnh tranh với các cửa hàng khác, doanh nghiệp đã mất đi cơ hội tăng thêm doanh thu cũng như mất đi khách hàng thân

tốt sao cho chi phí thấp nhất Trong khâu mua hàng, chủ doanh nghiệp là người toàn quyền quyết định Quá trình mua hàng hoá bao gồm nhiều công việc khác nhau có quan hệ chặt chẽ với nhau Các công việc ấy tạo thành một quy trình thể hiện như sau:

Sơ đồ 10 Quy trình mua hàng hoá của doanh nghiệp.

Theo sơ đồ trên thì chủ doanh nghiệp sẽ tiến hành:

 Hoạch định nhu cầu mua : bước hoạch định nhu cầu mua này chủ doanh nghiệp sẽ dựa vào chủng loại hàng hoá còn lại trong kho, nhu cầu trên thị trường và căn cứ vào đơn đặt hàng của khách để xác định số lượng cần mua của loại hàng hoá đó Tuy nhiên việc hoạch định nhu cầu mua chỉ dựa theo cảm tính và kinh nghiệm để dự đoán số lượng mua chứ không có tính toán cụ thể nào.

 Tìm và chọn người bán : sau khi đã xác định lượng cần mua, chủ doanh nghiệp sẽ giao dịch bằng điện thoại với nhà cung cấp về chủng loại, giá cả, thời gian thanh toán tiền hàng, thời gian và địa điểm giao hàng Nếu giao dịch được thoả mãn thì tiến hành đặt hàng Có thể trong quá trình tìm nhà cung cấp doanh nghiệp sẽ phải hỏi nhiều người bán để tìm ra mức giá hợp lý nên việc phát sinh thêm chi phí quản lý (chi phí giao dịch là không tránh khỏi).

 Thực hiện đơn hàng.

Sau khi hàng được chở về doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá kết quả mua theo các chỉ tiêu như: số lượng, chủng loại, chất lượng, đúng thời điểm, chi phí thấp nhất.

Chi phí mua hàng của doanh nghiệp bao gồm 2 chi phí chính đó là chi phí hàng hóa (giá trị của hàng hoá) và chi phí vận chuyển Doanh nghiệp vận chuyển hàng từ nhà cung cấp về đến cửa hàng bằng xe thuê ngoài và cước phí

Thỏa mãn Nhu cầu

mua Tìm và chọn người bán Thương lượng và đặt hàng Thực hiện đơn hàng

Đánh giá kết quả mua

Không thỏa mãn

chuyển là 130.000 đồng/tấn kể từ năm 2004 Những tính toán cụ thể về chi phí mua hàng dưới đây sẽ cho thấy rõ tầm quan trọng của công tác quản trị mua hàng tại DNTN Minh Châu:

Từ bảng số liệu trên ta có chênh lệch về khối lượng và thành tiền như

Theo tình hình của bảng trên qua 3 năm cho thấy nhu cầu mua cuộn kim loại của cửa hàng cũng như nhu cầu sử dụng tole để lợp nhà là nhiều nhất, tuy năm 2005 có giảm so với 2 năm 2003 và 2004 nhưng nó vẫn chiếm tỷ trọng cao trong nhu cầu mua của doanh nghiệp Trong năm 2005 doanh nghiệp mua thấp hơn là do người dân trong thành phố Cần Thơ có thu nhập tăng nên họ sử dụng nhiều sản phẩm lợp khác để thay thế tole như ngói hoặc nhà cao tầng có mái bằng Do vậy doanh nghiệp đã mua phôi cuộn ít hơn các năm trước.

Cùng với mua phôi tole thì việc mua phôi xà gồ cũng chiếm tỷ trọng mua hàng cao của doanh nghiệp Năm 2004 được doanh nghiệp dự đoán có nhu cầu sử dụng xà gồ cao nhất do thành phố Cần Thơ trở thành thành phố trực thuộc