Xây dựng nguồn lực thông tin số tại thư viện hà nội

Với những hoạt động phong phú, đa dạng, TVHN được xem như là một Trung tâm thông tin văn hóa năng động góp phần quan trọng vào công tác phát triển văn hóa, giáo dục của cá nước nói chung

MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay chúng ta đang sống trong thời đại “Bùng nổ thông tin”, mọi hoạt động sống, lao đông của con người đều cần có thông tin Sự ra tăng nhanh chóng của thông tin cả về số lượng và chất lượng, đặc biệt là khối lượng khoa học không ngừng tăng lên nhanh chóng, đã dẫn đến hiện tượng

“bùng nổ thông tin” Sự ra đời và phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin (CNTT) đã tác động đến mọi nghành nghề trong xã hội

Chính sự bùng nổ thông tin và sự phát triển mạnh mẽ của CNTT đã dẫn đến khối lượng tri thức không ngừng tăng lên nhanh chóng, bên cạnh những xuất bản phẩm truyền thống còn có nhiều loại hình tài liệu được lưu trữ trên các vật mang tin hiện đại như đĩa từ, đĩa quang… Từ đây xuất hiện khái niệm mới đó là thông tin số (TTS) TTS là thông tin được biểu diễn dưới dạng kĩ thuật số, được lưu trữ và truy cập dưới dạng máy tính hay mạng máy tính Tập hợp TTS của cơ quan Thông tin - Thư viện (TT - TV) sẽ tạo thành nguồn lực thông tin số (NLTTS) của cơ quan đó

NLTTS đã và đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của thư viện do có nhiều ưu thế vượt trội hơn so với nguồn lực thông tin (NLTT) truyền thống NLTTS cho phép khả năng truy cập từ xa, người dùng tin (NDT) không bị phụ thuộc vào không gian, thời gian, thông tin phong phú,

đa dạng và được lưu trữ dưới nhiều dạng như: văn bản, hình ảnh, âm thanh… không hạn chế về số lượng người truy cập trong cùng một thời điểm Chính vì vậy nhu cầu của NDT về NLTTS ngày càng cao Có thể nói NLTTS đang góp phần thay đổi cả về số lượng và chất lượng của hoạt động giao lưu thông tin, trong đó có hoạt động giao lưu thông tin trên toàn thế giới

Ngày nay mọi quốc gia trên thế giới đều hướng đến xu thế hội nhập Đặc biệt việc hội nhập, giao lưu thông tin giữa các quốc gia ngày càng phát

triển Chính vì vậy sự liên kết của các cơ quan TT - TV giữa các quốc gia nói chung và trong mỗi quốc gia nói riêng là một tất yếu Vấn đề đặt ra là làm sao cho sự liên kết ấy càng trở nên hữu ích hơn, phát huy hết được sức mạnh của tiềm lực thông tin đồng thời tiết kiệm được ngân sách và tiền của, chi phí, thời gian…

Bên cạnh đó xã hội phát triển nhanh chóng làm cho nhu cầu thông tin của con người cũng ngày càng đa dạng và phức tạp hơn Họ luôn mong muốn được đáp ứng thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời và đầy đủ nhất Phát triển Thư viện điện tử, Thư viện số (TVS) đang là xu hướng tất yếu của các thư viện trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng

Thư viện Hà Nội (TVHN) đã thành công trong việc xây dựng cho mình một thương hiệu lớn TVHN đã được Bộ Văn hóa - Thông tin xếp hạng một cấp Quốc gia năm 1998 và nơi đây đã trở thành một địa điểm quen thuộc của hàng triệu bạn đọc nhất là nhân dân Thủ Đô Từ những ngày đầu thành lập, cho đến nay thư viện đã tạo cho mình những nét đặc trưng, tạo nên những hướng đi riêng đối với các hệ thống thư viện lớn trên địa bàn Hà Nội Điều nổi bật so với các thư viện khác là TVHN phục vụ rộng rãi cho mọi đối tượng bạn đọc Đối tượng phục vụ của TVHN là không chỉ là học sinh, sinh viên, cán bộ nghiên cứu mà còn là các em thiếu niên nhi đồng, đến những người cao tuổi hay người khiếm thị Với những hoạt động phong phú, đa dạng, TVHN được xem như là một Trung tâm thông tin văn hóa năng động góp phần quan trọng vào công tác phát triển văn hóa, giáo dục của cá nước nói chung và trong công cuộc xây dựng, phát triển thủ đô nói riêng

TVHN đã ứng dụng CNTT từ rất sớm, định hướng trong tương lai là xây dựng TVS, Thư viện điện tử Hiện nay thư viện đang xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) thư mục, dần dần tiến hành số hóa nguồn tài liệu truyền thống và bổ sung các nguồn TTS để xây dựng và phát triển NLTTS cho thư viện mình

Tuy nhiên cơ sở hạ tầng thông tin còn thấp, trình độ CNTT còn yếu nên việc phát triển NLTTS còn chậm, chưa đồng bộ Quá trình số hóa của thư viện còn độc lập, chưa có sự liên kết Vì những hạn chế trên mà NLTTS của thư viện còn thấp, hiệu quả khai thác chưa cao, chưa đáp ứng được nhu cầu của NDT Việc xây dựng một hệ thống thống nhất, phát triển NLTTS một cách đồng bộ, có hướng đi đúng đắn là việc làm cần thiết

Chính vì vậy tôi chọn đề tài: “Xây dựng nguồn lực thông tin số tại Thư viện Hà Nội” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Phân tích, đánh giá thực trạng của việc xây dựng NLTTS tại TVHN

- Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm phát triển NLTTS tại Thư viện này

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

“Phát triển nội dung số ở Việt Nam”của Tạ Bá Hưng đăng trên tạp chí Thông tin và Tư liệu số 1 năm 2000

“Xây dựng Thư viên điện tử và vấn đề số hóa tài liệu ở Việt Nam” của Nguyễn Tiến Đức đăng trên tạp chí Thông tin và Tư liệu số 2 năm 2005

“Quy trình số hóa tài liệu Thư viện” của Lê Đức Thắng đăng trên tạp chí Thư viện Việt Nam số 3 năm 2009

Tuy nhiên các vấn đề này chỉ mới đề cập, đi sâu đến các khía cạnh nghiên cứu về nguồn tài liệu nói chung như TTS hóa toàn văn, NLTTS nội sinh, quy trình số hóa tài liệu mà chưa có cái nhìn đầy đủ và toàn diện về NLTTS

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp luận

Đề tài được tiến hành trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mac - Lenin và tư tưởng Hồ Chí Minh, các chủ chương đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước trong sự nghiệp phát triển của khoa học và công nghệ, nhất là sự nghiệp phát triển văn hóa và TVS trong bối cảnh công nghiệp hóa - hiện đại hóa (CNH - HĐH) đất nước

5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp phỏng vấn

- Phương pháp điều tra bằng phiếu hỏi

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp thống kê, phân tích, so sánh, tổng hợp

6 Ý nghĩa và ứng dụng của đề tài

Làm rõ thực trạng NLTTS của TVHN về cơ cấu tổ chức, quản lí và quy trình phát triển

Đề xuất được các giải pháp tăng cường chất lượng NLTTS của TVHN Kết quả nghiên cứu sẽ góp phần phát triển nguồn tài nguyên số và nâng cao chất lượng phục vụ của TVHN

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, nội dung chính của khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1: Nguồn lực thông tin số trong hoạt động của Thư viện Hà Nội Chương 2: Thực trạng nguồn lực thông tin số tại Thư viện Hà Nội

Chương 3: Các giải pháp phát triển nguồn lực thông tin số tại Thư viện Hà

Nội

Chương 1

NGUỒN LỰC THÔNG TIN SỐ TRONG HOẠT ĐỘNG

CỦA THƯ VIỆN HÀ NỘI 1.1 Khái quát về Thư viện Hà Nội

1.1.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển

Thư viện Hà Nội (TVHN) - tên giao dịch quốc tế là Ha Noi library, được thành lập ngày 15 - 10 - 1956, với tên gọi ban đầu là “phòng đọc sách nhân dân” TVHN đã trải qua nhiều lần thay đổi địa điểm, lúc ở bên Hồ Hoàn Kiếm, khi lại chuyển về Lò Đúc Mai Dịch, Văn Miếu Quốc Tử Giám, đến tháng 1 - 1959 thư viện chính thức đóng tại 47 Bà Triệu và mang tên “Thư viện nhân dân Hà Nội” nay là Thư viện Thành Phố Hà Nội

TVHN mới ngày đầu thành lập, quy mô còn nhỏ, nhiều sản phẩm và dịch

vụ còn hạn chế Số lượng cán bộ trong những ngày đầu mới thành lập chỉ có 4 người, vốn tài liệu còn nhỏ bé, vài ngàn cuốn sách được chuyển từ kháng chiến về, ngoài ra là một số sách báo và tạp chí, cơ sở vật chất của thư viện còn nghèo nàn, lạc hậu Trải qua nhiều năm tháng xây dựng và phát triển, cùng với sự cố gắng của các cán bộ thư viện - họ đã tìm mọi cách để khắc phục mọi khó khăn để từng bước đưa thư viện đi lên

Trong hoàn cảnh hòa bình vừa lập lại một nửa, đất nước bước vào giai đoạn phục hồi kinh tế TVHN đã tập trung sách báo để phục vụ nhân dân thủ

đô, đồng thời chú trọng phát triển mạng lưới cơ sở, từ một Thư viện Thành phố sau này phát triển thành 12 thư viện quận huyện phục vụ nhân dân nội và ngoại Thành phố Hà Nội

Theo nghị quyết 15 của Quốc hội về “Việc mở rộng địa giới hành chính của Thủ đô Hà Nội”, tháng 5 năm 2008, “Thành phố Hà Nội hợp nhất với Hà Tây, nhập thêm huyện Mê Linh của Vĩnh Phúc và 4 xã của Hòa Bình” Vì thế theo chỉ đạo của UBND Thành phố Hà Nội Vào tháng 2 - 2009 đã diễn ra sự

hợp nhất bởi TVHN (cũ) và Thư viện Hà Tây với tên gọi là TVHN, xếp loại hạng 2 theo thông tư số 67/2006 của Bộ Văn Hóa Thể thao và Du Lịch về xếp hạng thư viện

Hiện nay TVHN có 2 cơ sở:

Cơ sở 1: 47 Bà Triệu - Hoàn Kiếm Đây là trụ sở gồm 9 tầng với 7.500

m2 sử dụng

Cơ sở 2: 2B Quang Trung - Hà Đông Đây là trụ sở gồm 5 tầng với 2059 m2

Là một thư viện lớn của thủ đô nước ta, trưởng thành trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, trong gần nửa thế kỉ qua bằng những hoạt động tuyên truyền giới thiệu và phục vụ sách báo cho cán bộ và nhân dân thành phố trong công tác học tập và nâng cao trình độ Đến nay thư viện ngày càng phát triển, góp phần mạnh mẽ cho sự nghiệp CNH - HĐH thủ đô và đất nước

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

1.1.2.1 Chức năng

TVHN là đơn vị sự nghiệp có chức năng thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng chung các tài liệu được xuất bản tại Hà Nội và nói về Hà Nội, các tài liệu trong nước và nước ngoài phù hợp với đặc điểm, yêu cầu xây dựng và phát triển của Thủ đô Hà Nội về chính trị, văn hóa, kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng trong thời kì CNH - HĐH

- Chức năng văn hóa

TVHN là nơi sưu tầm bổ sung, xử lý và bảo quản, truyền bá những di sản văn hóa thư tịch của Thủ đô Hà Nội

Thư viện là nơi trung tâm giao lưu văn hóa của cộng đồng, trung tâm mở mang dân trí, tuyên truyền, phổ biến kiến thức về kinh tế, chính trị, văn hóa, nghệ thuật, thu hút nhân dân tham gia vào hoạt động sáng tạo và giải trí lành mạnh Nhằm tạo điều kiện cho người sử dụng tiếp cận được với kho tàng di sản văn hóa của nhân loại TVHN đã làm tốt nhiệm vụ chuyển tải những giá

trị văn hóa của nhân loại đến với người đọc Vì vậy việc thu thập, bảo tồn, xử

lý cung cấp những di sản văn hóa của dân tộc và nhân loại là chức năng đặc biệt của TVHN, vừa đem lại ý nghĩa thực tiễn, vừa có ý nghĩa vào sự phát triển kinh tế, xã hội của Việt Nam trong giai đoạn hiện nay

- Chức năng giáo dục

Được thể hiện rất rõ, hiện nay khoảng 40% số sách trong phòng đọc tổng hợp là sách phục vụ trong học tập và nghiên cứu, những tài liệu này đã cung cấp tư liệu, sách, báo hỗ trợ cho quá trình nâng cao năng lực và bồi dưỡng nhân tài

- Chức năng thông tin

Thư viện trở thành trung tâm thông tin thực sự khi kết nối, truy cập vào các mạng thông tin quốc gia và quốc tế Hiện nay bùng nổ thông tin ngày càng phát triển và lan rộng trên toàn cầu TVHN đã nhanh chóng ứng dụng tin học hóa vào để thu thập, xử lý, lưu trữ, cung cấp và phổ biến thông tin cho NDT dưới mọi hình thức, nhất là theo chế độ tự động hóa các loại hình thư mục phong phú và đa dạng Vì vậy chức năng thông tin của TVHN được nhấn mạnh trong những năm gần đây

- Chức năng giải trí

Là trung tâm giao lưu văn hóa tinh thần và giải trí lành mạnh, chức năng giải trí của TVHN càng thể hiện nổi bật khi tham gia vào việc tổ chức, sử dụng thời gian nhàn dỗi cho nhân dân thủ đô bằng cách cung cấp sách báo, và các phương tiện nghe nhìn khác nhằm đáp ứng nhu cầu giải trí của nhân dân, làm phong phú đời sống, tinh thần, thư giãn sau những giờ làm việc căng thẳng Ngoài ra, TVHN còn có chức năng quản lý nhà nước

TVHN là cơ quan giúp Sở Văn hóa Thông tin thực hiện chức năng quản

lý nhà nước về hoạt động thư viện, tủ sách trên địa bàn thủ đô Hướng dẫn nghiệp vụ và tham gia xây dựng hệ thống thư viện trên địa bàn cả nước

1.1.2.2 Nhiệm vụ

TVHN là trung tâm nghiên cứu và hướng dẫn phương pháp hoạt động của hệ thống thư viện, các phong trào đọc sách của quần chúng nhân dân, đề xuất phương hướng, nội dung, kế hoạch tổ chức và hoạt động của từng loại hình thư viện ở địa phương

- Tổ chức phục vụ và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người đọc được sử dụng vốn tài liệu của thư viện, thông qua các hình thức đọc tại chỗ hoặc mượn về nhà Phục vụ ngoài thư viện phù hợp với nội quy của thư viện

Phục vụ miễn phí tài liệu thư viện tại nhà cho người cao tuổi, tàn tật bằng hình thức gửi qua bưu điện hoặc thư viện lưu động theo quy định của pháp lệnh thư viện

- Xây dựng và phát triển vốn tài liệu phù hợp với đặc điểm tự nhiên, kinh

tế, văn hóa của Hà Nội và đối tượng phục vụ của thư viện như:

Bổ sung trao đổi, nhận biếu tặng tài liệu của cá nhân, tổ chức trong nước

và ngoài nước theo quy định của pháp luật

Thu thập, tàng trữ và bảo quản các tài liệu lâu dài được xuất bản tại Hà Nội và viết về Hà Nội

Nhận các xuất bản phẩm lưu chiểu tại Hà Nội, các bản sao khóa luận, luận văn, luận án của sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh trong các trường tại Hà Nội, các công trình nghiên cứu khoa học của Hà Nội và nghiên cứu về Hà Nội

Xây dựng bộ phận tài liệu dành cho trẻ em, người khiếm thị, tài liệu bằng tiếng dân tộc phù hợp với đặc điểm dân cư trên địa bàn thành phố

Tăng cường NLTT thông qua việc mở rộng sự liên thông giữa thư viện với các thư viện trong và ngoài nước bằng hình thức cho mượn, trao đổi tài liệu và liên kết với máy tính

- Tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền giới thiệu vốn tài liệu cho người đọc, đặc biệt là các tài liệu phục vụ công tác phát triển văn hóa, kinh tế, khoa học, chính trị…

- Biên soạn và xuất bản các ấn phẩm thông tin - thư mục, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và đối tượng của thư viện

- Thực hiện ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện, tham gia xây dựng

và phát triển mạng TV - TT của hệ thống thư viện công cộng

- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho thư viện quận, huyện và cơ sở trên địa bàn Thành phố Hà Nội, bằng phương thức biên soạn tài liệu, đào tạo bồi dưỡng, tổ chức hội nghị, hội thảo về nghiệp vụ thư viện theo sự phân công của Sở Văn Hóa - Thể Thao và Du Lịch thành phố

- Hợp tác Quốc tế về lĩnh vực thư viện cho các thư viện quận, huyện và

cơ sở trên địa bàn thành phố bằng các phương thức biên soạn tài liệu, đào tạo, bồi dưỡng, tổ chức hội nghị, hội thảo, chia sẻ kinh nghiệm hoạt động, triển lãm tài liệu theo quy định của pháp luật

- Bảo quản vốn tài liệu, cơ sở vật chất, trang thiết bị của thư viện

Bảo quản và bổ sung các loại sách báo cũ và mới xuất bản trong nước và tiếng nước ngoài phù hợp với đặc điểm và phương pháp phát triển kinh tế, văn hóa của địa phương phục vụ yêu cầu nghiên cứu, góp phần nâng cao kiến thức văn hóa cho quần chúng nhân dân

Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cán bộ thư viện về chính trị, chuyên môn nghiệp vụ…

Trong thời đại CNH - HĐH đất nước, TVHN có nhiệm vụ hết sức quan trọng nhằm thúc đẩy và phát triển kinh tế, văn hóa, chính trị… Để từng bước đưa thư viện đi lên

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Hiện nay TVHN có 75 cán bộ, trong đó có 56 cán bộ biên chế, 19 lao động hợp đồng 100% cán bộ có trình độ cử nhân, 7 cán bộ có trình độ thạc sĩ,

7 cán bộ có văn bằng 2 các chuyên nghành ngoại ngữ và báo chí

Hiện nay cơ cấu tổ chức của TVHN gồm Ban Giám Đốc và 6 phòng ban

- Phòng hành chính tổng hợp

- Phòng bổ sung và xử lí kĩ thuật

- Phòng phục vụ bạn đọc

- Phòng địa chí và thông tin tra cứu

- Phòng nghiệp vụ và phong trào cơ sở

- Phòng tin học

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Thư viện như sau

và thông tin tra cứu

Phòng Tin học

Phòng nghiệp vụ

và phong trào cơ sở

Phòng phục vụ bạn đọc

Phòng

Bổ sung

và xử

lý kỹ thuật

Phòng đọc tạp chí

Phòng mượn thiếu nhi

Phòng mượn người lớn

Phòng đọc người lớn

Phòng khiếm thị

1.1.4 Vốn tài liệu và trang thiết bị Thư viện

* Vốn tài liệu

Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của từng thư viện, TVHN đã xây dựng được được vốn tài liệu khá phong phú, có khả năng đáp ứng nhu cầu cơ bản của NDT

Từ khi mới thành lập TVHN chỉ có vài ngàn cuốn được chuyển từ kháng chiến về Nhờ sự quan tâm của Sở Văn Hóa Thể Thao và Du Lịch (VHTT & DL) các ban lãnh đạo cấp thành phố cùng với sự nỗ lực của các cán bộ thư viện, hiện nay số lượng sách đã tăng lên đáng kể, được phân chia theo các kho với tỉ lệ như sau:

Bảng 1.1: Bảng thống kê số lượng sách của TVHN

- Báo, tạp chí

Đây là nguồn tài liệu cập nhập nhất phản ánh những phương diện trong cuộc sống và hoạt động sản xuất kinh doanh, giới thiệu diện mạo và lối sống

con người, về các nền văn hóa của đất nước Đây là những loại hình tài liệu

có tính cập nhập kịp thời, thường xuyên, rộng rãi hơn so với sách

Hiện nay số tài liệu về báo và tạp chí của TVHN không những phong phú về nội dung, đa dạng về thể loại mà còn đáp ứng nhu cầu thông tin của NDT hơn Tính đến nay TVHN có tổng số báo đóng bìa là 5.567 tập Thư viện có khoảng hơn 400 loại báo trong đó chủ yếu là bằng tiếng Việt Tất cả những loại báo này phản ánh đầy đủ các lĩnh vực về kinh tế - chính trị - văn hóa của Thủ đô Hà Nội

Ngoài ra thư viện còn có các loại báo ngày của Trung ương như: Báo nhân dân, Quân đội nhân dân…

Tạp chí có các loại tạp chí chính trị - xã hội và chuyên nghành như: Tạp chí cộng sản, Tạp chí chuyên nghành hàng không, tạp chí công nghiệp… Các loại tạp chí này góp phần nâng cao tri thức và giải trí cho NDT, NDT được cập nhập những thông tin hàng ngày, hàng giờ… Số lượng bản báo và tạp chí được bổ sung ít nhất 2 tờ, nhiều nhất là 4 tờ cho một số Ngoài ra thư viện còn đặt mua các loại báo và tạp chí bằng tiếng Việt, các loại tạp chí nước ngoài,

số báo, tạp chí ngoại văn chiếm tỉ lệ nhỏ trong các nguồn báo của thư viện, số lượng chủ yếu là do biếu tặng

- Tài liệu địa chí

Trong chiến lược phát triển kinh tế - văn hóa - xã hội của nước ta hiện nay, thư viện Tỉnh, Thành phố nói chung và TVHN nói riêng có một vị trí chiến lược vô cùng quan trọng trong chiến lược thực hiện các chương trình kinh tế, các mục tiêu của Đảng và Nhà nước đề ra

Tài liệu địa chí là tài liệu phản ánh đầy đủ, toàn diện của địa phương thông qua các thời kỳ phát triển của đất nước từ đó giúp cho NDT có thể khai thác hợp lý và có hiệu quả thế mạnh của địa phương, góp phần đẩy mạnh phát triển kinh tế - văn hóa - xã hội

Là thư viện lớn của thủ đô, tài liệu địa chí trở thành nguồn tài liệu quý giá, chiếm một vị trí quan trọng trong hoạt động của thư viện

- Tài liệu xám (Tài liệu nội sinh)

Đây là nguồn tài liệu không xuất bản, không qua một cơ quan phát hành nào, nó chỉ nằm ở các cơ quan, tổ chức được lưu hành nội bộ Nguồn tài liệu này gồm: Các luận án Tiến sĩ, luận văn Thạc sĩ, kỷ yếu, hội nghị, hội thảo, báo cáo tổng kết, các dự án hợp tác khoa học… Hiện nay TVHN đang lưu trữ khoảng hơn 250 cuốn luận án, luận văn

- Nguồn tài liệu thông tin thư mục

Đây là một tài liệu tra cứu có ý nghĩa đặc biệt đối với cán bộ thư viện

và NDT giúp họ tra cứu và sử dụng tài liệu một cách nhanh chóng, phù hợp với trình độ và nhu cầu thông tin cho NDT Vì thế công tác thư mục là một trong những công tác rất quan trọng trong toàn bộ các khâu của thư viện và cơ quan thông tin khoa học

Các thư mục tiêu biểu như:

“Tổng tập Thư mục Thăng Long - Hà Nội”, 4 tập

“ Hà Nội với Seagame 22”, “ Việt Nam 2003”

“ Những ngày văn hóa Hà Nội ở Tây nguyên” biên soạn vào tháng 8 năm 2003, Tổng tập thư mục “Kinh tế - văn hóa - xã hội Hà Nội năm 2003” Được hoàn thành tháng 2/2004, “Thư mục danh nhân Hà Nội”

Các thư mục nhân vật chí về các nhân vật nổi tiếng thuộc các lĩnh vực văn hóa, xã hội và nhiều loại hình thư mục khác như:

Thư mục “Đường phố Hà Nội”

Thư mục “Bác Hồ với Thủ đô Hà Nội”

- Nguồn tin điện tử

Đó là các tài liệu nghe nhìn và các CSDL

TVHN có 2500 băng đĩa CD - ROM Từ năm 2000 thư viện bắt đầu thu nhập các tài liệu điện tử Tuy nhiên số tài liệu tiếng Việt trong thư viện vẫn còn quá ít ỏi, chỉ có số ít đĩa CD: Toàn tập Hồ Chí Minh, CSDL luật Việt Nam, Tuyển tập sách tham khảo về kinh tế - tài chính Tài liệu điện tử bằng tiếng Anh chiếm đa số với 380 đĩa, nội dung chủ yếu về tin học và kinh tế Băng đĩa CD - ROM phục vụ cho người khiếm thị 2000 băng đĩa Trong đó phải kể đến là Thư viện Thành phố Hà Nội đã chế bản lại một số sách địa chí

như các cuốn: “Các nghề thủ công ở Hà Đông, Nhận xét về tỉnh Sơn Tây, Địa

chí các tỉnh Hà Đông, Sơn Tây” và tự sản xuất sách dành cho người khiếm thị

cả nước Trong tương lai TVHN sẽ xây dựng CSDL toàn văn về địa chí Thăng Long - Hà Nội

Năm 2010, TVHN đã bổ sung bộ sách điện tử học Tiếng Anh LANGMaster sử dụng cho mạng LAN (35 máy tính) được cài đặt tại các phòng làm việc và phòng đa phương tiện phục vụ cho cán bộ và bạn đọc học tập, nghiên cứu

Trong nguồn lực thông tin điện tử của TVHN ngoài số lượng CD - ROM, đĩa quang, đĩa mềm, sách chữ nổi, băng ghi hình thì hệ thống CSDL đóng một vai trò hết sức quan trọng CSDL trong thư viện là các tệp bao gồm nhiều biểu ghi, mỗi biểu ghi phản ánh một tài liệu, gồm một tập hợp các trường thể hiện các yếu tố về nội dung và hình thức của tài liệu Các CSDL được quản trị bởi một hệ quản trị CSDL, đó là một hệ thống phần mềm bao gồm các chương trình giúp cho việc quản lí và khai thác thông tin từ các CSDL, cập nhập dữ kiện, khai thác dữ liệu

Số lượng sách chữ nổi đã xây dựng được là 2.582 cuốn, băng đĩa là 1.711 TVHN còn xây dựng được một hệ thống CSDL mạnh với 10 CSDL đó là: SACH, DCHI, THNHI, NGVAN, PHAP, HNOM, TCUU, THMUC, VBIA, WOW

Bảng 1.2: Bảng thống kê CSDL tại TVHN - 47 Bà Triệu tính

đến tháng 4/2003

1 SACH Sách tổng kho, kho mượn, kho đọc mở 71.184

10 WOW Sách Dự án Thư viện điện tử lưu động 1.921

Ngoài ra TVHN có thành phần ngôn ngữ sách ngoại văn rất đa dạng và phong phú gồm các loai sách như: Tiếng Anh, Pháp, sách Tiếng Trung, Tiếng Nga… Bên cạnh đó thư viện còn lưu trữ được khá nhiều sách Hán - Nôm

Bảng 1.3 : Thành phần ngôn ngữ sách

Sách Số lượng

Sách tiếng Pháp 5734

Sách tiếng Nga 500

Sách tiếng Anh 17781

Sách Hán Nôm 1100

* Trang thiết bị thư viện

Trang thiết bị hiện đại là yếu tố không thể thiếu đối với một thư viện trong thời đại ngày nay Tại TVHN hệ thống trang thiết bị không ngừng đầu

tư, nâng cấp và được khai thác khá hiệu quả

Hiện nay cán bộ thư viện được cấp quyền sử dụng máy tính riêng và chịu trách nhiệm về công việc mình làm trên máy tính, về nội dung truy cập và download từ internet về máy tính của mình, cấu hình của các máy này cho phép đảm bảo tốc độ thực hiện, các khâu xử lý nghiệp vụ thông tin và phục vụ NCT của NDT

Mỗi máy tính đều được cài đặt hệ điều hành windows, và phần mềm CDS/ISIS, phần mềm quản lý thư viện riêng và trình duyệt Internet cùng các chương trình tiện ích khác để phục vụ quá trình làm việc, nghiên cứu của mỗi cán bộ thư viện và NDT

Ngoài hệ thống máy tính TVHN còn có máy scaner để số hóa tài liệu Hiện nay TVHN có 4 máy chủ, 133 máy tính, 2 máy scaner và 3 máy chiếu, có máy in

và photocopy Hệ thống trang thiết bị của thư viện đã và đang được khai thác tốt

và thường xuyên được bảo trì, sữa chữa để nâng cao hiệu quả sử dụng

1.2 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại Thư viện

1.2.1 Đặc điểm người dùng tin

Vấn đề nghiên cứu về NDT là vô cùng quan trọng và cần thiết, nguồn lực thông tin có trong thư viện phải luôn định hướng theo nhu cầu thông tin của NDT, có như vậy mới thu hút được bạn đọc đến với thư viện, nắm vững nhu cầu thông tin đáp ứng một cách kịp thời đầy đủ và chính xác nhu cầu thông tin của NDT là một trong những nhiệm vụ chủ yếu của TVHN, chất lượng và hiệu quả của việc đáp ứng nhu cầu thông tin phụ thuộc vào sự nắm vững đặc điểm NDT tại thư viện, để xây dựng và phát triển NLTT tại TVHN, trước hết cần phải tìm hiểu NDT và phải tiền hành phân loại nhóm NDT sao cho phù hợp nhất NDT của TVHN khá phong phú và đa dạng, họ ở mọi lứa tuổi, trình độ học vấn và nghề nghiệp đều khác nhau

Hiện nay có thể chia NDT của TVHN thành các nhóm sau

- NDT là cán bộ lãnh đạo và quản lí

- NDT là cán bộ giảng dạy, nghiên cứu

- NDT là học viên, sinh viên

( Theo số liệu khảo sát đầu năm 2013 tại Thư viện Hà Nội)

Biểu đồ 1.1: Biểu đồ thể hiện NCT của NDT

1.2.2 Đặc điểm nhu cầu tin

NCT của NDT là vấn đề rất quan trọng, NDT có vai trò định hướng và điều chỉnh toàn bộ hoạt động của cơ quan TT - TV, cán bộ thư viện phải hiểu được NCT của NDT Đó là họ muốn gì, họ cần những thông tin như thế nào Trên cơ sở đó để tìm ra những hướng đi đúng đắn để đáp ứng nhu cầu của NDT một cách nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời và chính xác nhất

NCT cụ thể của từng nhóm đối tượng được khái quát như sau:

- Nhóm NDT là lãnh đạo, quản lí: Đó là lãnh đạo của cơ quan Đảng,

Chính quyền, đoàn thể, các đơn vị sản xuất, kinh doanh…

Nhóm NDT này là thành phần quan trọng vì họ là người tổ chức thực hiện các kế hoạch nghiên cứu của cơ quan, góp phần xây dựng đường lối chính sách, chủ trương của Đảng và Nhà Nước về các lĩnh vực như: Tôn giáo, dân tộc, kinh tế, chính trị, xã hội, văn hóa… Họ cần những thông tin phải thật đầy đủ và có độ chính xác cao, cô đọng, xúc tích đặc biệt là những nguồn tin tóm tắt, dự báo hay tổng quan Tuy nhiên họ lại có ít thời gian để tìm kiếm thông tin tại thư viện Nhóm NDT này cần những thông tin về khoa học quản

lí, những thông tin mới về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội… trong và ngoài nước, thông tin về yêu cầu phát triển của các địa phương, những văn kiện, nghị quyết của Đảng và Nhà nước… Đặc biệt cán bộ lãnh đạo quản lý thường xuyên có sự trao đổi, hợp tác với nước ngoài nên họ có thể sử dụng thông tin bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau Vấn đề cập nhập thông tin là vấn đề quan trọng nhất đối với đối tượng NDT này Vì vậy họ cần những thông tin mới nhất và mang tính thời sự Tài liệu in ấn mức độ cập nhập thông tin không nhanh chóng như NLTTS, do đó NLTTS phù hợp và đáp ứng NCT của nhóm này Đồng thời do không có thời gian đến thư viện khai thác tài liệu truyền thống, nên họ có nhu cầu cao, thường sử dụng tài liệu số (TLS) dưới dạng

toàn văn cũng như các CSDL thư mục để có thể tra cứu, truy nhập và sử dụng nhanh chóng Nhóm này chiếm khoảng 13,33 % tại thư viện

- Nhóm NDT là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy:

Đây là nhóm NDT quan trọng của thư viện, chiếm 39,17%, họ là những Giáo sư, phó Giáo sư, Tiến sĩ, Thạc sĩ, Giảng viên trong các trường đại học trên địa bàn Hà Nội Thông tin cho nhóm người này là những thông tin chuyên sâu phù hợp với những vấn đề mà họ quan tâm nghiên cứu Họ luôn đòi hỏi những thông tin mới, cập nhập đầy đủ và chính xác về công tác chuyên môn Nhóm NDT này luôn dành một lượng thời gian nhất định cho việc tìm những tài liệu phù hợp, có giá trị cho công việc của họ Các tài liệu tra cứu như: Bách khoa thư, sách tra cứu, luận án, kỷ yếu, các hội nghị, hội thảo khoa học trong và ngoài nước, các vấn đề về văn hóa, xã hội, chính trị, các công trình, đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ, nghành…

- Nhóm NDT là các học viên cao học và sinh viên

Đây là nhóm NDT chiếm tỉ lệ khá đông (27,5%) Mặc dù họ là những đối tượng thuộc nhiều cơ quan và chuyên nghành khác nhau nhưng có chung một mối quan tâm là tài liệu về khoa học xã hội (KHXH) phục vụ cho công việc học tập Loại hình tài liệu mà đối tượng này quan tâm nhiều nhất là luận

án, luận văn, tài liệu xám và một số sách chuyên nghành Trình độ ngoại ngữ của đối tượng này không cao nên sử dụng tài liệu tiếng Việt là chủ yếu

Nhóm đối tượng này thường xuyên sử dụng các CSDL để tra cứu và các tài liệu xám để tham khảo cho tiểu luận, luận văn, luận án của họ Nhu cầu của đối tượng này thường rất lớn, nguồn tài liệu có trong kho rất hạn chế vì vậy họ rất cần phần số hóa toàn văn nguồn tài liệu “xám” để tham khảo

- Nhóm NDT còn lại

Bao gồm tất cả các đối tượng như: cán bộ hưu trí, nhân dân lao động… đang sống và làm việc trên địa bàn Hà Nội Nhóm NDT này chiếm 20% tổng

số NDT, thông tin cho nhóm này không quá phức tạp và không có sự đòi hỏi cao Họ đến thư viện nhằm giải trí, tìm hiểu về các vấn đề trong cuộc sống hàng ngày như văn hóa, xã hội, khoa học…

Bảng 1.5: Bảng thống kê NCT theo loại hình tài liệu

Dạng nguồn tin Số phiếu Tỉ lệ %

1.3 Vai trò của nguồn lực thông tin số

NLTTS là một vấn đề mới, bao gồm nhiều khái niệm liên quan tới nhau Chính vì vậy để hiểu rõ hơn về NLTTS chúng ta cần tìm hiểu một số khía cạnh sau

1.3.1 Khái niệm nguồn lực thông tin số

Chúng ta đang sống trong thời đại kinh tế xã hội ngày càng phát triển, đặc biệt là lĩnh vực CNTT CNTT được ứng dụng trong hầu hết các lĩnh vực đặc biệt là trong lĩnh vực TT - TV Ngày nay không chỉ là những thông tin truyền thống như thông tin nói, thông tin viết, thông tin trên giấy… mà thông tin ngày nay còn ứng dụng những thiết bị hiện đại, những công nghệ mới…

Cơ sở CNTT là công nghệ số hay kĩ thuật số, việc dùng các công nghệ số

để nghi những thông tin trên các vật mang tin như đĩa từ, đĩa quang… đã cho

ra đời nguồn TLS hay tài liệu điện tử, từ đó xuất hiện khái niệm TTS

TTS là tất cả những thông tin được biểu diễn bằng kĩ thuật số và được truy cập bằng máy tính hay mạng máy tính Hay nói cách khác thông TTS là những thông tin đã được mã hóa, là những thông tin được trình bày trên các

vật mang tin điện tử như băng từ, đĩa từ… chúng tạo thành những TLS (tài liệu điện tử)

TLS là tất cả những tài liệu chứa đựng những thông tin dưới dạng số, có thể được truy cập qua máy tính hay mạng máy tính, được chia sẻ, được trao đổi dễ dàng với con người thông qua môi trường số Tập hợp toàn bộ TTS của một cơ quan thông tin thư viện sẽ tạo thành NLTTS của cơ quan đó NLTTS của cơ quan thông tin thư viện có thể bao gồm nhiều dạng khác nhau như CSDL trực tuyến, bản tin điện tử, băng từ, đĩa từ, đĩa quang Tuy nhiên khóa luận này tôi chỉ đề cập tới NLTTS ở góc độ

* CSDL dữ kiện

Đó là những thông tin cấp 1 Nội dung chứa trong đó là những thông tin

dữ kiện, đó là các số liệu, dữ kiện cụ thể về đối tượng quy trình, phương trình, trình bày dưới dạng văn bản, đồ thị, hình ảnh, âm thanh…

* TLS hóa toàn văn (CSDL toàn văn)

Là những tài liệu truyền thống có nội dung được số hóa toàn bộ và được lưu trữ trên các vật mang tin điện tử như máy tính, băng từ, đĩa từ… đây là những tài liệu số hóa có giá trị lớn nhất

Bên cạnh đó một thành phần không thể thiếu trong NLTTS đó là các nguồn thông tin đa phương tiện Nguồn thông tin đa phương tiện là nguồn thông tin được thể hiện dưới dạng âm thanh, hình ảnh hay kết hợp cả âm thanh và hình ảnh

Trong NLTTS, TLS là quan trọng nhất bởi vì giá trị của thông tin nằm ngay trong chính nội dung của thông tin đó Nếu có trong tay những thông tin

từ CSDL thư mục thì NDT chỉ biết được thông tin về tài liệu (tức là thông tin

về thông tin) Nếu có được thông tin dữ kiện trong CSDL dữ kiện thì NDT mới chỉ chạm được một phần của tri thức Nghĩa là muốn có được toàn bộ thông tin mình cần một cách đầy đủ nhất, toàn vẹn nhất thì NDT phải trải qua

ít nhất một bước nữa để có được toàn văn tài liệu ở dạng thích hợp, phù hợp với yêu cầu của mình Để đáp ứng yêu cầu này, NDT phải đến tận cơ quan TT

- TV để tìm tài liệu gốc (nếu tài liệu đó ở dạng truyền thống) hoặc đưa ra yêu cầu để truy cập được tới nguồn TTS Tuy nhiên các CSDL cũng đóng vai trò hết sức quan trọng, CSDL thư mục giúp NDT truy cập trực tiếp và tức thì những thông tin thư mục về tài liệu Còn với CSDL dữ kiện thì thích hợp với những NCT đặc biệt và rất cần thiết đối với một số đối tượng NDT nhất định Thông tin trong CSDL dữ kiện đã được xử lý, biên tập và có thể dùng trực tiếp, không cần đến bất kỳ một nguồn dữ liệu bổ sung nào

Với việc phát triển NLTTS toàn văn thì chỉ cần một thao tác click chuột, NDT có thể tra cứu thông tin, có thể tra cứu tới nguồn TTS Điều đó đồng nghĩa với việc NDT có thể được đáp ứng NCT của họ một cách chính đáng, nhanh chóng và thuận tiện mà không bị giới hạn bởi khoảng cách về địa lý, khoảng cách về thời gian… Đây cũng chính là mơ ước lớn nhất và là mục tiêu của TVHN nói riêng và các thư viện khác nói chung đang hướng đến

1.3.2 Đặc trưng nguồn lực thông tin số

Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động TT - TV, đặc biệt sử dụng kĩ thuật

số để biểu diễn thông tin đã dẫn đến việc ra đời một nguồn thông tin mới - đó

là NLTTS Có nhiều cách phân chia NLTTS, căn cứ vào hình thức nguồn lực thông tin được cung cấp, ta có thể phân chia NLTTS thành các dạng

- CSDL thư mục

- Tài liệu số hóa toàn văn

- TTS đặc biệt (tranh ảnh, bàn đồ, hình vẽ…)

- TTS ngoại sinh (các xuất bản phẩm có trên thị trường…)

- Thông tin đa phương tiện

NLTTS có những đặc trưng nổi bật sau đây

* Thông tin số có mật độ cao

Sự phát triển mạnh mẽ của CNTT cùng với sự ra đời của những phương tiện thông tin hiện đại đã khiến cho những vật mang tin của TTS có thể lưu trữ một lượng lớn thông tin khổng lồ Một số thiết bị lưu trữ thông tin hiện nay như ổ đĩa cứng, đĩa CD - Rom Ổ đĩa cứng là thiết bị lưu trữ ngoài ngoài đặc trưng có trong hầu hết các máy PC, có thể tháo khỏi máy tính Dung lượng ổ cứng rất lớn và có thể chứa được vài chục gigabytes Ổ DVD dùng để đọc đĩa DVD - ROM, có thể chứa dữ liệu lớn (ít nhất là 4,7 GB) Với dung lượng lớn DVD được sử dụng để lưu trữ tài liệu đa phương tiện, phim, nhạc, kết hợp âm thanh và hình ảnh, đồ họa chất lượng cao CD - ROM được coi là phương tiện lưu trữ dữ liệu dưới nhiều dạng khác nhau dễ sử dụng, giá thành thấp, có thể lưu trữ dưới dạng: văn bản, âm thanh, hình ảnh, đồ họa…

* Thông tin số có tính cập nhập cao

TTS luôn mới vì luôn được cập nhập nhanh chóng, thường xuyên và kịp thời, với một chi phí hợp lí và thao tác không quá phức tạp, không tốn nhiều thời gian và công sức Tốc độ ra đời của NLTTS là vô cùng nhanh chóng

Với những thông tin được cập nhập tự động như thông tin trên mạng Internet thì thời gian để cập nhập tin tức mới chỉ còn được tính bằng phút, bằng giây Nội dung TTS không chỉ được cập nhập mà còn được thay đổi rất nhanh chóng

* Thông tin số có khả năng truy ngập từ xa, không giới hạn về không gian và thời gian, cùng một thời điểm có thể có nhiều người truy nhập

Ở thư viện truyền thống, NDT phải đến thư viện để tra cứu tài liệu, phải tra qua mục lục thư viện, phụ thuộc nhiều vào thời gian làm việc của thư viện Nhưng ngày nay NDT có thể truy nhập bất cứ lúc nào, TLS không giới hạn NDT ở mọi thời điểm, không hạn chế về thời gian và không gian chỉ cần thông qua mạng internet hay qua máy tính… là có thể tìm kiếm được mọi thông tin mà NDT cần TTS luôn được phục vụ theo nguyên tắc 24/7, có nghĩa là nó luôn sẵn có 24 giờ mỗi ngày và 7 ngày trong tuần mà không hạn chế về thời gian làm việc như đối với các cơ quan TT - TV NDT có thể tra cứu từ xa, ở bất cứ nơi đâu chỉ cần có máy tính và điện thoai di động có nối mạng Internet

* Thông tin số có khả năng truy nhập từ xa theo nhiều dấu hiệu khác nhau

NDT có thể truy nhập theo nhiều dấu hiệu khác nhau để tìm kiếm tài liệu như Tên tài liệu, tên tác giả, từ khóa, nhan đề… Với các quy tắc biên mục tài liệu được sử dụng nhiều trong các thư viện hiện nay như AACR2, ISBD… Cùng với các trường của MARC21 đã giúp cho NDT có thể tìm kiếm tài liệu theo nhiều dấu hiệu khác nhau mà liên quan tới tài liệu Hiện nay theo tiêu chuẩn biên mục tài liệu AACR21 có hơn 200 trường chính (không kể trường con) nhưng tại các Thư viện hầu như chỉ sử dụng hơn 20 trường, đây cũng chính là hơn 20 dấu hiệu liên quan đến tài liệu mà ta có thể truy cập

* Nguồn lực thông tin số rất sinh động, phong phú và thông tin hấp dẫn

Thông tin có thể được lưu trữ ở nhiều dạng khác nhau như văn bản, đồ thị, hình ảnh, âm thanh… Như vậy thông tin sẽ hấp dẫn và đa dạng hơn, thu hút dược NDT hơn… Nội dung thông tin là quan trọng nhưng hình thức của thông tin cũng ảnh hưởng nhiều đến chất lượng và hiệu quả của việc tiếp nhận thông tin NLTTS với nhiều định dạng khác nhau giúp cho thông tin được đa dạng, sinh động hơn và trong nhiều trường hợp thông tin trở nên chính xác hơn Cụ thể với những người làm việc khoa học, một trong những phương pháp quan trọng là phỏng vấn sâu Trong các cuộc phỏng vấn sâu đó ta không thể ghi chép hết nội dung trả lời của đối tượng được phỏng vấn Nhưng ta có thể ghi âm lại và với một thiết bị đọc là có thể nghe lại cuộc phỏng vấn bất kỳ lúc nào

* Thông tin phản hồi, đa chiều

TTS giúp tạo ra một kênh thông tin phản hồi, đa chiều, giúp NDT có thể liên hệ trực tiếp với tác giả hay người tổ chức nguồn tin, cũng như hỗ trợ NDT tham gia vào các diễn đàn học thuật để trao đổi thông tin và chia

sẻ cảm nhận với những NDT khác Bằng việc sử dụng các kết nối linh hoạt được tạo ra bằng NLTTS, NDT có thể liên kết theo các đường link từ NLTTS với tác giả của nguồn tin, với những thông tin khác cùng chuyên

đề, nhiều tài liệu của từng tác giả hay liên kết các nguồn tham khảo… Với khả năng đó mỗi TTS trong NLTTS không phải là một thông tin đơn thuần

mà nó còn ẩn chứa những dạng thông tin tiềm năng khác Việc tạo ra các đường link của NLTTS đã mở rộng khả năng tìm kiếm thông tin, mở rộng kho tàng kiến thức của nhân loại Từ đặc trưng cơ bản của thông tin là không bị mất đi và ngày càng có giá trị và phát triển hơn trong quá trình sử dụng, chúng ta sẽ tạo được nhiều liên kết hữu ích để có thể tiếp cận được nhiều hơn với nguồn thông tin, không chỉ một nguồn thông tin trong một thư viện mà còn ở phạm vi rộng hơn

1.3.3 Hạn chế của nguồn lực thông tin số

Bên cạnh những thế mạnh vượt trội trên, TTS cũng có một số hạn chế sau đây:

- Tính ổn định của Thông tin số không cao, độ bền vững không đồng nhất

Với những tài liệu có giá trị được xử lý một cách khoa học và được ghi trên các đĩa CD - ROM, nếu được bảo quản cẩn thận thì tính ổn định và bền vững sẽ rất cao Ngược lại, hiện nay có rất nhiều thông tin mà vòng đời rất ngắn có thể tính bằng giờ, bằng phút như một số thông tin trên mạng Internet

Ví dụ: TTS là những thông tin được xuất bản trên mạng Internet hay có trong các diễn đàn sau một thời gian sẽ bị mất hoặc xóa nếu ít người tham gia và không có biện pháp, chính sách duy trì, bảo vệ chúng Do đó xảy ra tình trạng TTS trên mạng khi có nhu cầu chúng ta không thể tìm kiếm lại được Để khắc phục hạn chế này, cần chọn lọc và xử lý thông tin một cách cẩn thận và khoa học, nhằm xác định những thông tin nào có giá trị cao và sử dụng lâu dài để

có biện pháp thu thập, xử lý, lưu trữ, bảo quản thích hợp các nguồn tin để tránh gây ra tình trạng mất thông tin

- Tính an toàn của thông tin đôi khi rất kém do việc sao chép thông tin từ nguồn này tương đối dễ dàng, nhanh chóng

Vấn đề bản quyền đối với NLTTS đang là một vấn đề đáng lo ngại Bởi

vì việc sao chụp cắt dán thông tin từ NLTTS là rất dễ dàng Đồng thời những thông tin trên mạng Internet có thể còn làm sai lệch nội dung thông tin, gây nhiễu tin Đặc biệt có nhiều thông tin bị hủy hoại do những vi phạm cố ý của NDT Đó là hiện tượng nhiều thông tin bị phá hoại, các biện pháp an ninh trên mạng hiện nay vẫn chưa đối phó và có những biện pháp ngăn chặn được Ngoài ra còn một lý do làm cho độ an toàn thông tin của NLTTS kém đi đó là

sự xâm hại của virut máy tính

* Ưu điểm của nguồn lực thông tin số

Mặc dù có một vài hạn chế nhưng NLTTS vẫn có nhiều ưu thế vượt trội hơn so với nguồn lực thông tin truyền thống

- Khả năng kiểm soát tài nguyên thông tin ở TTS rất mạnh, thông tin được kiểm soát ở nhiều cấp độ khác nhau trong hệ thống thông tin

- Tiết kiệm diện tích trong kho lưu trữ

Chúng ta không phải mất nhiều thời gian, công sức, tiền của và chờ đợi xây dựng kho lưu trữ, hệ thống giá Việc lưu trữ, quản lý và khai thác thông tin trên máy tính sẽ thu hẹp tối đa diện tích không gian kho vật lý, đồng thời giúp phân quyền và theo dõi chặt chẽ quá trình sử dụng quyền truy cập TTS của NDT Bên cạnh đó sự liên kết NLTTS và sự trao đổi thông tin giữa những NDT sẽ làm phong phú thêm nguồn lực thông tin

- Thông tin số hóa giúp bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc Điều này đặc biệt với những “tài liệu xám”, tài liệu quý hiếm Khi những tài liệu truyền thống được số hóa, tùy từng nội dung của tài liệu có thể được bảo mật hoặc có thể đưa ra sử dụng rộng rãi Đồng thời sẽ tránh được nguy cơ

hư hỏng tài liệu gốc trong quá trình sử dụng, nghĩa là nếu không được số hóa thì những tài liệu vô cùng giá trị lại không được khai thác và có thể trở thành những thông tin chết

Từ những đặc trưng cơ bản của TTS ta thấy NLTTS có những ưu thế nổi bật và việc xây dựng NLTTS sẽ được thư viện quan tâm hàng đầu và phát triển trong tương lai Khi NLTTS phát triển sẽ khắc phục được những hạn chế của NLTT truyền thống và thông tin sẽ được chia sẻ nhiều hơn tạo nên rất nhiều giá trị cho thông tin Từ đó phát triển, thúc đẩy hoạt động TT - TV ngày một phát triển mạnh mẽ

1.3.4 Các tiêu chí đánh giá nguồn lực thông tin số

Có nhiều tiêu chí đánh giá NLTTS như công nghệ và phần mềm tạo lập, quản lý và khai thác NLTTS, mức độ đáp ứng NCT của NDT về: nội dung, hình thức, khả năng truy cập, tiếp cận NLTTS Đây được coi như là tiêu chí tổng hợp từ đầu vào đến đầu ra của NLTTS của mỗi cơ quan TT - TV

1.3.5 Vai trò của nguồn lực thông tin số

* Vai trò của nguồn lực thông tin số trong hoạt động nghiên cứu khoa học

Trong qúa trình nghiên cứu khoa học, việc tìm kiếm và sử dụng thông tin

là một nhu cầu quan trọng và không thể thiếu Trong hoạt động nghiên cứu khoa học cần rất nhiều thông tin, cả truyền thống và hiện đại Nhất là trong giai đoạn bùng nổ thông tin như hiện nay thì việc tiếp cận và sử dụng NLTT

là vô cùng quan trọng

Trong hoạt động nghiên cứu khoa học cần rất nhiều tài liệu theo vấn đề nghiên cứu, những thông tin về lý thuyết và phương pháp của vấn đề nghiên cứu trong nước và nước ngoài, các nghiên cứu, công trình khoa học đã có, liên quan đến vấn đề trong nước và quốc tế Để đáp ứng tốt NCT này thì CSDL tại các cơ quan TT - TV và các CSDL online là phù hợp nhất

Bên cạnh đó, nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực KHXH cần rất nhiều thông tin cập nhập về các vấn đề, tình hình chung về kinh tế, văn hóa, xã hội… những vấn đề này thường rất rộng, và luôn được cập nhập qua mạng hay qua tài liệu điện tử

Vì thế NLTTS cho phép những người nghiên cứu trong lĩnh vực KHXH cập nhập thông tin được nhanh chóng và kịp thời nhất NLTTS sẽ xóa đi mọi rào cản về không gian và thời gian trong quá trình tiếp cận và khai thác thông tin Như vậy NLTTS là một đòi hỏi khách quan, không thể thiếu trong hoạt động nghiên cứu khoa học Đồng thời khi hoạt động nghiên cứu khoa học phát triển sẽ tạo ra những mạng liên kết, chia sẻ thông tin giữa những người

làm khoa học, giữa những cơ quan tổ chức cùng chuyên nghành nghiên cứu

Từ đó làm cho NLTTS được tăng cường và chia sẻ Các sản phẩm của quá trình nghiên cứu khoa học cũng là một phần không thể thiếu trong NLTTS

* Vai trò của nguồn lực thông tin số đối với sự phát triển của Thư viện

Hà Nội

- Góp phần đẩy mạnh chia sẻ nguồn lực thông tin

Hiện nay TVHN hoạt động dựa trên sự liên minh một mạng lưới nhất định Chính vì vậy việc chia sẻ thông tin giữa các thư viện trong và ngoài nước là vô cùng cần thiết và là một việc làm không thể thiếu

NLTTS tại thư viện không chỉ giúp cho việc chia sẻ thông tin giữa những nhóm NDT và các hệ thống thông tin mà quan trọng hơn là việc chia

sẻ thông tin với các thư viện khác Khả năng sao chép và truyền tải thông tin nhanh chóng của NLTTS là yếu tố quan trọng trong việc chia sẻ thông tin Hiện nay sự liên kết nghiên cứu và đào tạo giữa các trường đại học, viện nghiên cứu đang trở nên rất chặt chẽ, nghĩa là nhu cầu kết nối giữa các chủ thể trên từ phía NDT đã thể hiện rất rõ Chính vì vậy việc liên kết giữa các cơ quan TT - TV trong việc chia sẻ NLTTS là vấn đề rất quan trọng, nó sẽ giúp thư viện ngày càng phát triển hơn, thu hút được nhiều NDT hơn

Nếu không có NLTTS thì sự trao đổi thông tin giữa các thư viện chỉ đơn thuần là sự trao đổi vật lý là trao đổi tài liệu rồi lấy tài liệu Chính vì vậy cần xây dựng NLTTS để việc chia sẻ tài nguyên thông tin giữa các thư viện đạt được hiệu quả cao, tạo được sự liên kết chặt chẽ

- Góp phần làm phong phú, đa dạng nguồn lực thông tin của TVHN Hiện tại nguồn lực thông tin của TVHN chủ yếu là nguồn tài liệu truyền thống Đây là một trong những hạn chế của thư viện, nếu TVHN chú trọng phát triển song song hai loại hình: Tài liệu truyền thống (sách, báo in) và TLS

thì Thư viện sẽ có được nguồn tài nguyên thông tin phong phú, đa dạng, cập nhập Điều này sẽ giúp nâng cao khả năng đáp ứng NCT của NDT

- Bước đầu xây dựng TVS tại TVHN

Phát triển thư viện truyền thống thành TVS đang là một xu thế tất yếu của quốc gia Đồng thời hiện đại hóa hoạt động TT - TV, từng bước xây dựng TVS

là một trong những nhiệm vụ hàng đầu mà lãnh đạo thư viện cần hướng tới

Để xây dựng TVS, cần quan tâm tới 4 vấn đề chủ yếu: Cấu trúc của TVS, vấn đề bảo quản, khai thác và bản quyền Trong đó vấn đề xây dựng NLTTS là vấn đề hàng đầu và quan trọng nhất Xây dựng được một TVS là vấn đề quan trọng, lâu dài, đòi hỏi phải có nguồn đầu tư lớn và liên tục Hiện nay để xây dựng NLTTS cho mình, thư viện đã xây dựng theo ba cách: Cách thứ nhất xây dựng CSDL thư mục và tự số hóa những nguồn lực thông tin truyền thống, đây là hướng đầu tư lớn, liên tục và tốn kém cả về công sức lẫn tiền của Cách thứ hai là bổ sung, tích hợp nguồn điện tử thông qua việc trao đổi, mua bán các tài liệu điện tử Cách thứ ba là xây dựng các liên kết đến các nguồn tài liệu trên mạng Internet, tài liệu của một số trường lớn trên thế giới

và liên kết các nguồn tài liệu có trong thư viện của hệ thống

Việc xây dựng NLTTS giống như là những viên gạch đặt nền móng cho việc xây dựng TVS Sau khi đã thực hiện được việc số hóa phần lớn kho tài liệu truyền thống, đồng thời bổ sung thêm nguồn TTS ngoại sinh đa dạng và phong phú, lúc đó thư viện sẽ đầu tư thêm nhiều kinh phí, thời gian và công sức để thực hiện nhiệm vụ được giao là biến thư viện truyền thống thành TVS

* Vai trò của nguồn lực thông tin số đối với việc đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng tin

- Nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu trong việc khai thác và tiếp cận thông tin

Ngày nay con người có ít thời gian hơn, nhưng lại cần nhiều thông tin hơn Thông tin rất quan trọng và cần thiết cho mọi hoạt động sống, lao động

và học tập của con người Nhu cầu được tiếp cận và khai thác các nguồn thông tin có giá trị là nhu cầu cơ bản của mọi đối tượng Vì vậy TTS rất cần thiết, đáp ứng nhu cầu thông tin của NDT nhất là trong giai đoạn bùng nổ thông tin và sự phát triển mạnh mẽ của CNTT trong các lĩnh vực

Trong điều kiện hiện nay hầu hết các cơ quan TT - TV đã ứng dụng CNTT vào trong hoạt động và cho phép tra cứu bằng máy tính Đặc biệt là tra cứu thông tin qua mạng internet - đó là NLTTS, nó như là một phương tiện quan trọng hàng đầu giúp NDT có thể truy nhập dễ dàng Việc khai thác NLTTS đã mang lại rất nhiều lợi ích cho NDT… Trước kia với NLTT truyền thống NDT phải đến thư viện tra cứu qua mục lục, hòm phiếu, phích… Hiện nay chỉ cần một thao tác rất đơn giản trên máy tính hay mạng máy tính là đã

có được những thông tin mà NDT cần Đối với những CSDL trực tuyến, NDT chỉ cần xác định những tiêu chí thông tin cần cập nhập, tạo các cảnh báo trên mạng là có thể nhận được những email thông báo ngay khi có TTS phù hợp mới được bổ sung vào bộ sưu tập Hơn nữa với NLTT truyền thống, việc tìm kiếm lại những tài liệu trước kia là không dễ dàng gì Nhưng với NLTTS việc này lại không hề khó khăn vì những tìm kiếm và truy nhập trước đó đã được ghi lại tự động và NDT có thể tìm kiếm lại tài liệu một cách nhanh chóng Nhiều CSDL hiện nay còn cho phép người dùng tự tạo bộ sưu tập riêng với những thao tác rất đơn giản

Đối với NDT tại TVHN thì NLTTS có ý nghĩa vô cùng quan trọng và cần thiết Đối với NDT là lãnh đạo quản lý họ vừa làm công tác quản lý vừa làm công tác nghiên cứu khoa hoc, chính vì vậy họ không có nhiều thời gian cho việc tìm kiếm những thông tin cũng như những tài liệu trực tiếp liên quan tới thư viện Đặc biệt họ cần những thông tin nhanh, cập nhập, đa dạng và

phong phú, nên những thông tin mới chỉ có trên mạng, chưa kịp được tập hợp

và in ra thì sẽ rất khó khăn cho họ trong vấn đề khai thác nếu không có NLTTS

Ngoài ra đối với những đối tượng là cán bộ nghiên cứu khoa học, họ thường xuyên phải đi công tác xa, họ không thể trực tiếp đến thư viện để đọc tài liệu được Lúc này NLTTS là nguồn thông tin quý giá mà họ có thể tiếp cận Đối với NDT là học sinh, sinh viên… thì NLTTS sẽ được họ tận dụng triệt để và sẽ tăng tần suất sử dụng thông tin tại thư viện, làm cho việc tạo lập các sản phẩm và dịch vụ thông tin của thư viện sẽ ngày càng phát triển Một điểm bất lợi nhất của tài liệu truyền thống đó là không thể khai thác thông tin

ở dạng đa phương tiện bao gồm các âm thanh, hình ảnh… trong đó lượng thông tin này là vô cùng quý giá

Như vậy rõ ràng NLTTS có thể giúp TVHN đáp ứng tốt hơn nhu cầu tiếp cận, khai thác thông tin cho NDT, với số lượng thông tin càng nhiều như hiện nay thì nhu cầu của NDT cũng tăng lên và không ngừng biến đổi Phát triển NLTTS là việc làm tất yếu của nhiều cơ quan TT - TV, trong đó có TVHN

1.3.6 Yêu cầu phát triển nguồn lực thông tin số tại Thư viện Hà Nội

Trong những năm gần đây việc phát triển NLTT là một đòi hỏi khách quan, tất yếu và là nhiệm vụ của thư viện Để xây dựng được TVS thì việc phát triển NLTTS là một trong những vấn đề được TVHN quan tâm hàng đầu

Để có thể phát triển toàn diện NLTTS, trước hết TVHN cần có những chính sách hợp lý và rõ ràng Những chính sách đó là mục tiêu hàng đầu đồng thời cũng là định hướng để việc phát triển NLTTS đi theo một hướng đúng đắn

Việc phát triển NLTTS tại TVHN cần phải quan tâm đến hệ thống trang thiết bị công nghệ thông tin như: máy tính, máy scanner, mạng internet… Và các phần mềm ứng dụng như: phần mềm quản lí, phần mềm

chuyển đổi dữ liệu… Những trang thiết bị và phần mềm này là công cụ cần thiết để tạo lập, quản lí và khai thác có hiệu quả NLTTS

Ngoài ra TVHN phải có nguồn kinh phí, đó là một vấn đề quan trọng đối với việc phát triển NLTTS - để có thể xây dựng được NLTTS một cách toàn diện cần phải có kinh phí để bổ sung, để mua và tạo lập các CSDL online…

Để phát triển toàn diện NLTTS thì TVHN cần sắp xếp và bảo quản vốn tài liệu một cách khoa học, hợp lí, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, phát huy tốt hiệu quả của NLTT để đáp ứng tốt nhu cầu thông tin của NDT Khi NLTTS được khai thác tối đa và nhận được những thông tin phản hồi tốt từ NDT đó là cơ

sở để tiếp tục xây dựng và phát triển NLTTS của mỗi cơ quan thông tin thư viện cũng như của TVHN

Chương 2

THỰC TRẠNG NGUỒN LỰC THÔNG TIN SỐ TẠI

THƯ VIỆN HÀ NỘI 2.1 Phát triển nguồn lực thông tin số tại Thư viện Hà Nội

2.1.1 Chính sách xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin số

Khi mới thành lập TVHN chỉ có vài cán bộ, vài nghìn cuốn sách báo, trụ

sở thư viện lại luôn thay đổi mặc dù việc xây dựng nguồn lực TTS đã được quan tâm nhưng hoạt động chưa hiệu quả

Chính sách phát triển NLTTS là kim chỉ nam cho các hoạt động xây dựng và phát triển, nó đưa ra các chỉ dẫn cần thiết cho việc thực hiện công tác

bổ sung, đồng thời nó cũng là công cụ giao lưu, phối hợp trong hệ thống cơ quan TT - TV làm cho việc phối hợp giữa cơ quan TT - TV trở nên dễ dàng hơn Hà Nội là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa giáo dục, khoa học của cả nước, là nơi tập trung các thư viện và trung tâm thông tin lớn nhất của nước

ta Đây là điều kiện thuận lợi nhưng cũng là những thách thức đối với TVHN, nhất là trong chính sách xây dựng và phát triển nguồn TTS cho phù hơp

Cơ sở để xây dựng chính sách bổ sung của TVHN cần phải căn cứ vào việc: xác định những vấn đề mang tính thời sự nóng bỏng, các hướng đề tài nghiên cứu trong năm để phát triển các nguồn TTS, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu tin thiết thực của đối tượng phục vụ, tình hình ngân sách

cụ thể của thư viện để lên kế hoạch phát triển NLTTS cho phù hợp nhất Hiện nay trong định hướng hoạt động của thư viện đã đề cập đến việc ưu tiên xây dựng và phát triển NLTTS, tuy nhiên lại chưa ưu tiên nhiều đến việc phát triển nguồn TLS hóa toàn văn và TTS ngoại sinh Các nguồn thông tin trong thư viện cũng là một nguồn thông tin phong phú Vì vậy lãnh đạo thư viện cũng cần phải quan tâm chú ý, đó là nguồn tài liệu nội sinh rất đa dạng Chính vì vậy TVHN cần có những chính sách cụ thể về việc xây dựng và phát

triển NLTT, nhất là trong vấn đề số hóa tài liệu (Như đưa ra mục tiêu trong 5 năm tới sẽ số hóa được bao nhiêu tài liệu, quy mô, lộ trình của dự án số hóa tài liệu như thế nào), đồng thời cho phép mở rộng công việc mua bán những xuất bản phẩm trên thị trường, những CSDL trực tuyến…

2.1.2 Kinh phí bổ sung

Vấn đề quan trọng hàng đầu hiện nay đối với việc xây dựng NLTTS là

có nguồn kinh phí lớn và ổn định để đầu tư cho việc số hóa tài liệu và bổ sung những nguồn tài liệu điện tử có trên thị trường Kinh phí là một trong những yếu tố quyết định đến việc xây dựng và phát triển NLTTS

Kinh phí bổ sung của TVHN do Thành phố Hà Nội cấp Kinh phí này không ổn định và tăng giảm theo thời kỳ Kinh phí này được cấp căn cứ vào Thông tư liên bộ 97/TTLB về chế độ quản lý tài chính và chính sách đầu thư của nhà nước đối với Thư viện công cộng (TVCC) và dựa vào tổng ngân sách của thành phố Những năm đầu của thập niên 80, trong điều kiện kinh tế gặp nhiều khó khăn thì công tác TT - TV cũng gặp nhiều trở ngại, giá cả tài liệu

số ngày càng tăng… mà lượng kinh phí được cấp thì có hạn Vì thế việc số hóa tài liệu cũng chỉ hạn hẹp ở những tài liệu quý hiếm

Bảng 2.1: Tổng kinh phí được cấp trong những năm gần đây

Năm 2010 Sở Văn Hóa TT & DL Hà Nội đã cấp 880 triệu cho việc nâng cấp cơ sở 2 tại Hà Đông TVHN muốn phát triển thành Thư viện hiện đại cần đầu tư mạnh, đồng bộ và duy trì sự ổn định về tài chính Nguồn tài chính có thể được huy động từ nhiều nguồn khác nhau như: Ngân sách nhà nước, các quỹ tài trợ trong nước và nước ngoài Tuy nhiên, hiện nay hoạt động của TVHN hoạt động chủ yếu dựa vào nguồn ngân sách của Thành phố Hà Nội cấp nên còn thụ động và hạn hẹp Vì vậy thư viện cần phải có sự phân chia rõ ràng từng nguồn kinh phí bổ sung cho mỗi dạng tài liệu để từ đó có sự chủ động trong việc bổ sung tài liệu Hiện nay nguồn kinh phí để xây dựng NLTTS vẫn chưa được rõ ràng và thống nhất nên rất khó quản lí

Bên cạnh đó, khi nhận được kinh phí bổ sung cần lên lịch trình cho những dự tính hoạt động trong đó ghi rõ lượng kinh phí dành cho công việc xây dựng NLTTS Ví dụ: 30% kinh phí từ nguồn số hóa tài liệu và khai thác thông tin trên mạng để xây dựng biểu ghi thư mục, 30% kinh phí từ nguồn này để số hóa tài liệu có giá trị trong kho

Ngoài ra, để tiến hành số hóa những tài liệu có giá trị, có nhu cầu sử dụng cao nhằm bảo quản nguồn tài liệu quý hiếm và đáp ứng NDT thì cần rất nhiều kinh phí vì lượng tài liệu này tại thư viện là rất lớn Những tài liệu cũ nát cần các chuyên gia phục chế và đánh giá Bên cạnh đó một số tài liệu ngoại văn còn được bảo hộ quyền tác giả thì cần có kinh phí nhiều hơn để thương lượng và xin phép quyền tác giả Thư viện cần nghiên cứu kĩ các tài liệu có giá trị cần số hóa Để xây dựng được NLTTS thư viện cần nghiên cứu, thống nhất đề án để thuyết phục, vận động nguồn kinh phí riêng, xin kinh phí theo chiều sâu để xây dựng NLTTS ngoài các tài liệu mua trên thị trường Thư viện cần tích cực khai thác các nguồn CSDL miễn phí trên mạng, phù hợp với các chương trình nghiên cứu, các đề tài của thư viện để giúp NDT

chọn lọc và khai thác thông tin được tốt hơn Qua quá trình sử dụng, có thể đánh giá được mức độ thỏa mãn NCT của NDT Bên cạnh đó thư viện cần chủ động cử những chuyên gia nghiên cứu cùng với cán bộ thư viện hợp tác nghiên cứu, xin đầu tư tài trợ từ các dự án

2.2 Tổ chức và quản lý nguồn lực thông tin số

2.2.1 Tổ chức và quản lý bằng hệ thống cơ sở dữ liệu

Hiện nay TVHN đang sử dụng các phần mềm CDS/ISIS, ILIB, LIBOL 6.0 để cập nhật CSDL Các tính năng cơ bản của CDS/ISIS cho phép tạo lập

và sửa đổi cấu trúc dữ liệu, nhập và sửa đổi các biểu ghi mới, xây dựng một cách tự động và duy chì các file đảo cho việc tìm tin, sắp xếp các biểu ghi theo mong muốn và in các biểu ghi đó Thư viện đã lắp đường mạng Internet, thiết lập mạng LAN, xây dựng trang WEB, tạo lập Email và đã ứng dụng tin học vào phục vụ các hoạt động nghiệp vụ, xử lý, lưu trữ thông tin của toàn bộ vốn tài liệu có trong thư viện Đến nay, thư viện đã xây dựng được nguồn lực thông tin điện tử bao gồm trên 202.337 biểu ghi để phục vụ bạn đọc tra cứu

cơ sở của TVHN, giúp bạn đọc Thủ đô Hà Nội thuận tiện tra tìm tài liệu Hiện nay thư viện cũng đã tạo được một nguồn CSDL khá phong phú như được tổ chức ở 2 cơ sở Trong đó cơ sở 2 tại Quang Trung Hà Đông có 3 CSDL: CSDL SACH, CSDL THIEU NHI, CSDL TB với 61.983 biểu ghi và đã sử dụng 2 phần mềm CDS/ISIS và ILIB 3.6 để xử lý, lưu trữ và khai thác