7. Cấu trúc của đề tài
3.2. Tăng cường công tác tổ chức và bảo quản nguồn lực thông tin số
TVHN ngoài việc tăng cường NLTT cần phải chú trọng đến công tác tổ chức bảo quản. NLTTS phải được tổ chức một cách khoa học và hợp lí. Phải thường xuyên kiểm tra lại các NLTT trong thư viện để có kế hoạch bổ sung cho đầy đủ.
Hệ thống tra cứu điện tử như CSDL cần phải được phát triển và liên tục cập nhập để đáp ứng nhu cầu thông tin cho NDT.
Bảo quản NLTTS là một thuật ngữ mới trong thời đại CNTT hiện nay. Khác với cách bảo quản tài liệu giấy truyền thống, bảo quản TLS không chỉ liên quan đến việc quản lí TLS mà còn phải đảm bảo khả năng truy nhập
thông tin liên tục phù hợp với công nghệ tiên tiến của thời đại. Ta có thể đưa ra định nghĩa về bảo quản NLTTS như sau: Bảo quản TTS là sự kết hợp giữa chính sách, chiến lược và hành động nhằm đảm bảo nội dung TTS được sử dụng lâu dài, bất kể những thay đổi về công nghệ và tuổi thọ của các phương tiện được lưu trữ.
NLTTS đã tạo ra nhiều cơ hội cho việc bảo quản nguồn lực của thư viện. Một trong những cơ hội đó là việc quản lí sẽ rất gọn nhẹ, khoa học và tiếp cận dễ dàng hơn, đồng thời có thể tạo ra nhiều bản sao phục vụ cho việc dự phòng và khôi phục trong trường hợp có sự cố xẩy ra.
Tuy nhiên đi kèm với những cơ hội này là những bất cập mà cán bộ thư viện sẽ gặp phải như các vật mang tin chứa đựng TLS nhanh chóng bị lỗi thời, hình thức và phương tiện lưu giữ TLS liên tục thay đổi theo thời gian. TLS được chứa đựng trong các vật mang tin điện tử như: đĩa mềm, đĩa CD, ổ cứng… Tuy nhiên các vật mang tin này thường tồn tại trong khoảng thời gian ngắn hơn so với tài liệu truyền thống. Nếu một tài liệu giấy bị cũ, bạc màu có thể được khôi phục lại. Nhưng nếu một phần của TLS được lưu giữ trên một môi trường truyền thông đã bị lỗi thì khó có thể phục hồi lại, đồng thời để sử dụng TLS đòi hỏi phải cả ba bộ phận: phương tiện mang tin vật lý (như đĩa mềm, đĩa CD), phần cứng dùng để tiếp cận tài liệu (ổ đĩa mềm, ổ đĩa CD…), phần mềm sử dụng để tiếp cận tài liệu (phần mềm tích hợp quản trị thư viện, phần mềm CDS/ISIS). Trong thời đại CNTT phát triển vô cùng mạnh mẽ như hiên nay thì cả ba bộ phận này rất dễ trở nên lạc hậu. Vì vậy bảo quản tốt NLTTS là một vấn đề vô cùng quan trọng. Hiện nay tại TVHN việc bảo quản NLTTS được thực hiện một cách đơn giản. Tất cả nguồn lực TTS như (biểu ghi thư mục, tài liệu điện tử, tài liệu số hóa) được lưu giữ trên các vật mang tin điện tử thông dụng như:
- Lữu trữ trong ổ cứng của máy chủ. - Lưu giữ trên một ổ cứng riêng biệt.
Vì vậy việc bảo quản NLTTS là một vấn đề vô cùng quan trọng. Bên cạnh việc xây dựng cần quân tâm tới chất lượng số hóa, cũng như các biện pháp sao lưu phù hợp, kịp thời để tránh rủi do, tránh mất dữ liệu gây nên lãng phí nhiều tiền bạc, công sức thời gian. Sau một thời gian dài sử dụng NLTTS có thể bị hư hỏng, xuống cấp do vậy NLTTS được lưu trữ trên các vật mang tin điện tử như CD - ROM, DVD cần phải được đầu tư kinh phí dành cho việc sao chép và lưu trữ. Các thư viện cần nghiên cứu đầu tư mua các ổ cứng dung lượng lớn, có cơ chế sao lưu phục hồi dữ liệu, chuyển dạng cho phù hợp, đảm bảo tuổi thọ, an ninh đối với NLTTS. Tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản NLTTS cũng như mua các phần mềm diệt virut.