7. Cấu trúc của đề tài
2.2.1. Tổ chức và quản lý bằng hệ thống cơ sở dữ liệu
Hiện nay TVHN đang sử dụng các phần mềm CDS/ISIS, ILIB, LIBOL 6.0 để cập nhật CSDL. Các tính năng cơ bản của CDS/ISIS cho phép tạo lập và sửa đổi cấu trúc dữ liệu, nhập và sửa đổi các biểu ghi mới, xây dựng một cách tự động và duy chì các file đảo cho việc tìm tin, sắp xếp các biểu ghi theo mong muốn và in các biểu ghi đó. Thư viện đã lắp đường mạng Internet, thiết lập mạng LAN, xây dựng trang WEB, tạo lập Email và đã ứng dụng tin học vào phục vụ các hoạt động nghiệp vụ, xử lý, lưu trữ thông tin của toàn bộ vốn tài liệu có trong thư viện. Đến nay, thư viện đã xây dựng được nguồn lực thông tin điện tử bao gồm trên 202.337 biểu ghi để phục vụ bạn đọc tra cứu
trên máy.
Hiện tại TVHN chưa có sự thống nhất về phần mềm, CSDL vẫn chạy trên phần mềm ISIS và ILIB, LIBOL. Trong năm 2013, thư viện sẽ hiệu đính CSDL, đổ toàn bộ CSDL tại 47 Bà Triệu thống nhất trên phần mềm LIBOL, giúp bạn đọc thuận tiện tra tìm CSDL. Kế hoạch năm tới, TVHN sẽ đổ toàn bộ CSDL tại 2B Quang Trung Hà Đông vào phần mềm LIBOL để thống nhất phần mềm tại 2 cơ sở của TVHN, giúp bạn đọc Thủ đô Hà Nội thuận tiện tra tìm tài liệu. Hiện nay thư viện cũng đã tạo được một nguồn CSDL khá phong phú như được tổ chức ở 2 cơ sở. Trong đó cơ sở 2 tại Quang Trung Hà Đông có 3 CSDL: CSDL SACH, CSDL THIEU NHI, CSDL TB với 61.983 biểu ghi và đã sử dụng 2 phần mềm CDS/ISIS và ILIB 3.6 để xử lý, lưu trữ và khai thác.
Bảng 2.2. Thống kê CSDL của TVHN tại cơ sở 2B Quang Trung - Hà Đông
STT CSDL Nội dung Số biểu ghi Phần mềm
1
SACH
Sách kho đọc, kho mượn, kho địa chí, kho tra cứu, sách tiếng Anh
42.741 ILIB 3.6
2 THIEU NHI Sách kho thiếu nhi 3.778 CDS/ISIS 3 TB Bài trích báo, tạp chí có nội dung phản ánh về địa phương, (từ năm 1997 đến 2010) 15.464 CDS/ISIS Tổng cộng 61.983
Tại cơ sở 1, số 47 Bà Triệu - Hoàn Kiếm đã xây dựng được 11 CSDL dựa trên phần mềm CDS/ISIS và LIBOL 6.0. Đó là các CSDL SACH, DCHI, THNHI, NGVAN, PHAP, HNOM, TCUU, THMUC, VBIA, WOW, BTC. Với tổng số 140.354 biểu ghi. Các CSDL được xây dựng độc lập ở 2 cơ sở (trước đây là Thư viện Hà Tây và Thư viện Hà Nội) cho nên có nhiều sự khác nhau về số lượng niểu ghi và phần mềm ứng dụng về tên gọi. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức, quản lý, bổ sung và khai thác sử dụng TVHN đã có kế hoạch tổ chức lại, thống nhất tên gọi, cấu trúc CSDL và chỉ sử dụng một phần mềm ứng dụng là LIBOL 6.0 do Công ty tin học Tinh Vân cung cấp. (Xem bảng 2.3)
Bảng 2.3. Thống kê CSDL của TVHN tại cơ sở 47 Bà Triệu - Hoàn Kiếm.
STT CSDL Nội dung Số biểu ghi Phần mềm
1 SACH Sách tổng kho, kho mượn, kho đọc mở
71.184 CDS/ISIS
2 DCHI Sách kho địa chí 5.187 CDS/ISIS
3 THNHI Sách kho thiếu nhi 10.949 CDS/ISIS
4 NGVAN Sách kho tiếng Anh 17.438 CDS/ISIS
5 PHAP Sách kho tiếng Pháp 4.852 CDS/ISIS
6 HNOM Sách kho Hán Nôm 1.806 CDS/ISIS
7 TCUU Sách kho tra cứu 5.079 CDS/ISIS
8 THMUC Bài trích báo tạp chí 18.845 CDS/ISIS
9 VBIA Sách văn bia 1.684 CDS/ISIS
10 WOW Sách dự án Thư viện lưu động 1.921 CDS/ISIS
11 BTC Ấn phẩm định kỳ 397 LIBOL
6.0
Tổng cộng 140.354
Năm 2012: CSDL chạy trên phần mềm LIBOL 6.0 với số biểu ghi là 1012 và phầm mềm vẫn chạy trên LIBOL 6.0.
Như vậy hình thức tài liệu ở TVHN rất đa dạng và phong phú, có khả năng đáp ứng tốt nhu cầu thông tin cho NDT, từ những tài liệu ở dạng truyền thống như (sách, báo) đến các nguồn TTS. Về ngôn ngữ xuất bản tài liệu của thư viện chủ yếu là tiếng Việt. Kho ngoại văn của thư viện lên tới 17.438 biểu ghi nhưng chủ yếu là nhờ nguồn biếu tặng và tài liệu chủ yếu là tiếng Anh. Chỉ có khoảng 20% tài liệu là bằng các tiếng khác như: Tiếng Trung, Pháp,
Nga… Tài liệu này chủ yếu là dành cho những NDT là những người nghiên cứu khoa học chuyên sâu về lĩnh vực mà họ cần.