Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thư viện trường đại học hùng vương

TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN =====***===== CẤN THỊ HIỀN TRANG TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Chuyên ngành: Khoa học Thƣ viện HÀ NỘI - 2015 TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN =====***===== CẤN THỊ HIỀN TRANG TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Chuyên ngành: Khoa học Thƣ viện Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Lê Văn Viết HÀ NỘI - 2015 LỜI CẢM ƠN Tôi xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu Trường Đại học sư phạm Hà Nội 2, Ban Giám hiệu Thư viện Trường Đại học Hùng Vương tạo điều kiện thuận lợi cho tham gia khóa học để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp. Tôi xin trân trọng cảm ơn thầy cô giáo bảo cung cấp kiến thức cho suốt thời gian học tập. Đặc biệt, xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến T.S Lê Văn Viết trực tiếp tận tình hướng dẫn, cho nhiều kiến thức để hoàn thành khóa luận, cho nhiều kinh nghiệm quý báu bước đường tiếp cận nghiên cứu khoa học Thư viện-Thông tin. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy Phạm Quang Sáng Giám đốc Thư viện Trường Đại học Hùng Vương tạo điều kiện giúp đỡ suốt trình khảo sát thực trạng để hoàn thành khóa luận này. Tôi xin ghi nhận biết ơn sâu sắc tình cảm mà gia đình, bạn bè động viên khích lệ, tạo điều kiện thuận lợi cho suốt chặng đường học tập nghiên cứu khoa học. Tôi xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Sinh viên Cấn Thị Hiền Trang LỜI CAM ĐOAN Tôi tên là: Cấn Thị Hiền Trang Sinh viên lớp: K37A Khoa Học Thư Viện, Trường Đại học sư phạm Hà Nội 2. Tôi xin cam đoan: 1. Đề tài “Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Trường Đại học Hùng Vương ” kết nghiên cứu riêng hướng dẫn TS. Lê Văn Viết tham khảo số tài liệu khác. 2. Khóa luận hoàn toàn không chép từ tài liệu có sẵn nào. 3. Kết nghiên cứu không trùng với tác giả khác. Nếu sai hoàn toàn chịu trách nhiệm. Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Người cam đoan Cấn Thị Hiền Trang DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 1. Các từ viết tắt tiếng Việt Từ viết tắt Giải nghĩa Bộ GD&ĐT Bộ Giáo dục Đào tạo CBGV Cán giảng viên CBQL Cán quản lý CNH-HĐH Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa CNTT Công nghệ Thông tin ĐHHV Đại học Hùng Vương TV-TT Thư viện - Thông tin UBND Ủy ban nhân dân 2. Các từ viết tắt tiếng Anh Từ viết tắt Giải nghĩa AACR2 Anglo American Cataloguing Rules (Quy tắc biên mục Anh- Mỹ) CD-ROM CDS/ISIS Compact Disc - Read Only Memory Computer documentation system / Integreted Set of information system DDC Dewey Decimal Classification ILIB Intergreted Library Solution ISBD International Standard Bibliographic Description OPAC MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1. Lý chọn đề tài . 2. Tình hình nghiên cứu 3. Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài . 4. Đối tượng phạm vi nghiên cứu . 5. Phương pháp nghiên cứu . 6. Ý nghĩa khóa luận. 7. Cấu trúc khoá luận. NỘI DUNG . CHƢƠNG 1. VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG 1.1. Khái quát trường Đại học Hùng Vương 1.2. Khái quát thư viện trường Đại học Hùng Vương 1.2.1. Lịch sử hình thành thư viện trường Đại học Hùng Vương . 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ. 1.2.3. Cơ cấu tổ chức đội ngũ cán thư viện. 1.2.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật . 11 1.2.5. Vốn tài liệu. . 12 1.3. Tầm quan trọng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện trường đại học Hùng Vương. 14 1.3.1. Khái niệm vốn tài liệu. 14 1.3.2. Khái niệm tổ chức vốn tài liệu. . 14 1.3.3. Khái niệm bảo quản vốn tài liệu. 16 1.3.4. Vai trò công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện trường Đại học Hùng Vương. . 22 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG 26 2.1. Đặc điểm vốn tài liệu thư viện trường Đại học Hùng Vương. 26 2.1.1. Đặc điểm hình thức tài liệu. . 26 2.1.2. Đặc điểm nội dung tài liệu. 26 2.1.3. Tình trạng vật lý vốn tài liệu Thư viện trường Đại học Hùng Vương. . 29 2.2. Tổ chức vốn tài liệu Thư viện trường Đại học Hùng Vương . 29 2.2.1. Các nguyên tắc tổ chức kho tài liệu 29 2.2.2 Phương thức tổ chức kho . 32 2.3. Bảo quản vốn tài liệu thư viện . 35 2.3.1. Môi trường lưu trữ vốn tài liệu . 35 2.3.2. Nhân kinh phí bảo quản vốn tài liệu 38 2.3.3 Kiểm tra, sửa chữa, phục chế tài liệu . 40 2.4. Một số nhận xét công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện trường Đại học Hùng Vương. . 43 2.4.1. Ưu điểm . 43 2.4.2 Nhược điểm 44 CHƢƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG VÀ HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG 45 3.1. Giải pháp nâng cao tổ chức vốn tài liệu thư viện. 45 3.2. Các giải pháp bảo quản vốn tài liệu. 48 3.2.1. Đảm bảo yêu cầu vấn đề môi trường . 48 3.2.2. Đảm bảo điều kiện vệ sinh. . 50 3.2.3. Thiết kế, xây dựng kho tài liệu tiêu chuẩn. 52 3.2.4. Phục chế tài liệu 54 3.2.5. Lập kế hoạch bảo quản 55 3.2.6. Chuyển dạng tài liệu 56 3.2.7 Đào tạo cán chuyên trách công tác bảo quản, giáo dục tinh thần trách nhiện cho cán thư viện người sử dụng thư viện . 57 3.2.8. Đảm bảo kinh phí trang thiết bị cho công tác bảo quản thường xuyên 59 KẾT LUẬN 61 TÀI LIỆU THAM KHẢO 62 MỞ ĐẦU 1. Lý chọn đề tài Ngày nay, khoa học ngày phát triển, giới kỷ nguyên thông tin, kinh tế tri thức, tác động đến lĩnh vực đời sống. Cùng với thư viện phát triển không ngừng. Một nhiệm vụ quan trọng thư viện tổ chức bảo quản lâu dài kho tàng tri thức nhân loại. Với thư viện, năm số lượng vốn tài liệu tăng lên, công tác tổ chức quan trọng. Tài liệu xử lý nội dung hình thức, xếp lên giá, tất tổ chức có khoa học, logic. Tổ chức vốn tài liệu tốt giúp cho cán thư viện thông tin bạn đọc khai thác hiệu tài liệu, không để tài liệu chết kho mà giúp tra tìm nhanh, xác, dễ theo dõi. Bảo quản vốn tài liệu mang ý nghĩa quan trọng xã hội nói chung hoạt động thư viện nói riêng. Vốn tài liệu bốn yếu tố cấu thành nên thư viện. Vốn tài liệu thư viện xây dựng suốt trình hoạt động. Tuy nhiên, tài liệu lưu giữ vật liệu dễ bị hủy hoại. Thư viện trường Đại học Hùng Vương có nguồn thông tin đa dạng, phong phú, thay đổi sở vật chất, trang thiết bị, vốn tài liệu cán thư viện để phục vụ yêu cầu bạn đọc cách nhanh chóng hhiệu nhất. Tài liệu thư viện phong phú đa dạng. Để có vốn tài liệu tốt nhất, mặt thư viện thực sách tạo nguồn tốt, bổ sung, xử lý tốt, mặt khác phải tiến hành tổ chức bảo quản tài liệu cách khoa học hợp lý. Tổ chức bảo quản vốn tài liệu có vai trò đặc biệt quan trọng hoạt động thông tin - thư viện. Bởi hiệu phục vụ như: số lượt bạn đọc đến thư viện, số bạn đọc truy cập CSDL, số lượng bạn đọc yêu cầu vv… Tổ chức bảo quản vốn tài liệu đảm bảo nguồn lực thông tin mà nâng cao uy tín chất lượng thư viện, tiết kiệm ngân sách quan thông tin - thư viện. Ý thức cần thiết công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện trường Đại học Hùng Vương, mạnh dạn chọn đề tài “ Tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện trường Đại học Hùng Vương” làm khóa luận mình. 2. Tình hình nghiên cứu Đề tài nghiên cứu Tổ chức bảo quản vốn tài liệu thƣ viện quan Thư viện Thông tin (TV-TT) nhiều tác giả quan tâm. Tuy nhiên, tác giả lại đề hướng giải pháp khác nhau. Một số khóa luận tốt nghiệp điển hình như: - Bùi Thị Hồng Sâm (2012), Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc, Khóa luận tốt nghiệp Đại học, Đại học Sư Phạm Hà Nội 2, Hà Nội. - Nguyễn Thị Thúy (2012), Tìm hiểu công tác tổ chức bảo quản nguồn tin Thư viện trường Đại học Chính Trị, Khóa luận tốt nghiệp Đại học, Đại học Sư phạm Hà Nội 2, Hà Nội - Nguyễn Thị Hảo (2012), Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Tỉnh Phú Thọ, khóa luận tốt nghiệp Đại học, Đại học Sư Phạm Hà Nội 2, Hà Nội Nhưng tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Trường Đại học Hùng Vương chưa có công trình nghiên cứu tác giả thực hiện. 3. Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 3.1. Mục đích nghiên cứu Đề tài nghiên cứu với mục đích tìm hiểu thực trạng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu, đưa nhận xét đề xuất số giải pháp + Đầu tư hạ tầng phần cứng bao gồm hệ thống mạng, hệ thống máy trạm, máy chủ. Hệ thống mạng bao gồm: hệ thống mạng, hệ thống thiết bị, hệ thống truyền thông thục vụ cho mục đích kết nối mạng WAN LAN, kết nối truy cập Internet. Hệ thống máy chủ máy trạm: phục vụ cho công tác nghiệp vụ tra cứu thông tin. + Ngoài ra, Thư viện trường Đại học Hùng Vương cần tăng cường thiết bị an toàn thông tin (các thiết bị lưu điện, chống sét, lưu liệu, bảo vệ, bảo mật…) thiết bị nhập liệu (Scanner, digital camera, card xử lý,…). + Hạ tầng phần mềm: Khi thực số hóa tài liệu, phần mềm giữ vai trò quan trọng. Thư viện cần mua thêm phần mềm số hóa tài liệu thư viện cho phép số hóa, biên mục, quản lý truy cập dạng tài liệu: Văn bản, hình ảnh, âm thanh, video.  Đội ngũ cán + Cán thư viện phải người có khả kỹ quản trị thư viện điện tử, tổ chức thông tin tri thức. Ban lãnh đạo Thư viện trường Đại học Hùng Vương cần tăng cường mở lớp đào tạo tin học cho cán thư viện để tăng vốn kiến thức tin học kiến thức tài liệu số.  Người sử dụng thư viện + Thư viện cần phải đào tạo thêm cho người dùng tin kiến thức chuyên môn việc sử dụng truy cập thông tin điện tử. Tóm lại, Thư viện trường đại học Hùng Vương nên ý vào công tác tổ chức kho sách xử lý tài liệu theo tiêu chuẩn hợp lý để phục vụ cho bạn đọc tra tìm tài liệu. Nâng cao, ý vào việc xây dựng sưu tập số, nâng cấp sở vật chất, hạ tầng thông tin, bồi dưỡng cán thư viện đào tạo người dùng tin để công tác số hóa tài liệu triển khai hiệu thư viện. 47 - Kiểm kê tài liệu: + Theo định kỳ, Thư viện cần tiến hành kiểm kê tài sản thư viện theo định kỳ để bám sát tình hình kho sách sở vật chất thư viện. Đồng thời Thư viện phải tiến hhành công tác lý tài liệu cũ nát, lỗi thời không giá trị sử dụng để thay chỗ cho tài liệu mới, làm tăng giá trị kho sách mặt chất mặt lượng. Các trang thiết bị kỹ thuật cũ thư viện nên lý đầu tư mới. - Với điều kiện lãnh đạo quan tâm bồi dưỡng, đầu tư cho Thư viện. Các cán thư viện trẻ, nhiệt tình, nắm bắt, học hỏi nhanh Thư viện trường Đại học Hùng Vương nên khuyến khích đầu tư cho cán thư viện học nâng cao ngành Khoa học thư viện, khuyến khích nghiên cứu sinh cán học đại học. 3.2. Các giải pháp bảo quản vốn tài liệu. Bảo quản tài liệu xem xét từ khâu chọn vị trí, thiết kế xây dựng trụ sở thư viện, mua sắm trang thiết bị, bố trí kho tàng, gắn liền với thư viện suốt trình tồn hoạt động. Sau trình khảo sát Thư viện trường Đại học Hùng Vương xin đưa số giải pháp công tác bảo quản vốn tài liệu. 3.2.1. Đảm bảo yêu cầu vấn đề môi trƣờng - Nhiệt độ không khí Trong điều kiện Thư viện trường Đại học Hùng Vương việc quan tâm cần làm trì mức tốt điều kiện vi khí hậu để giảm mức độ tốc độ hư hỏng, xuống cấp vốn tài liệu thư viện. Sau ổn định điều kiện vi khí hậu làm công việc tu sửa, đóng bìa sách báo. 48 Bảng - Nhiệt độ độ ẩm tƣơng thích hợp với tài liệu Loại tài liệu Dải nhiệt độ (° C) Độ ẩm tương đối (%) Giấy 13- 20 45- 55 Phim/ Ảnh 18 30- 40 Giấy da 13- 20 45- 55 Đĩa quang 20 40 Việc làm trước mắt Thư viện trường Đại học Hùng Vương chống nóng. Vào mùa hè, nhiệt độ lên tới 39 đến 40° C, nhiệt độ cao làm cho giấy trở nên giòn. Thư viện cần có hệ thống điều hòa nhiệt độ, trống nóng cho trần nhà tường nhà. Những cửa sổ cần có cửa gỗ hay nhựa chịu nhiệt, trang bị rèm cửa sẫm màu để hạn chế tia tử ngoại. Thư viện cần lắp thêm điều hòa nhiệt độ phòng đọc Việt Trì để bảo quản phục vụ bạn đọc sở Việt Trì lượng bạn đọc sử dụng thư viện cao hơn. Duy trì nhiệt độ tối ưu cho tài liệu nhiệt độ 14-18° C. - Độ ẩm không khí Cần đầu tư thiết bị đo độ ẩm đại kho sách ẩm kế điện tử. Trong tất nhà kho thực chế độ kiểm tra nhiệt độ độ ẩm thường xuyên ngày lần vào sáng chiều thiết bị đo nhiệt kế ẩm kế. Trên sở ghi chép kết theo dõi nhiệt độ độ ẩm hàng ngày mà Thư viện trường Đại học Hùng Vương tiến hành điều hòa nhiệt độ độ ẩm hệ thống quạt hệ thống thông gío tự nhiên để giữ chế độ nhiệt độ độ ẩm thích hợp kho. Cụ thể điều kiện khí hậu bình thường: Nếu đo nhiệt độ bên kho lớn 350C không mở cửa để thông gió. Khi đo độ ẩm tương đối kho cao độ ẩm tương đối trời mở cửa để thông gió. 49 Trong trường hợp độ ẩm tương đối không khí bị hạ thấp mức quy định cần phải làm ẩm nhân tạo. Làm ẩm nhân tạo tiến hành cách chuyển gió có ẩm vào kho qua máy làm ẩm không khí đặc biệt, đồng thờ tẩm nước rửa nhà, đặt chậu nước vào giá đựng tài liệu. Khi nhiệt độ kho tăng cao tiêu chuẩn quy định, đặc biệt mùa hè phải hạ nhiệt độ biện pháp như: truyền không khí qua quạt làm giảm bớt nhiệt độ không khí, đặt kho chậu đựng nước đá, tưới nước đợt lên mái nhà kho. - Ánh sáng Dùng rèm sẫm màu bên cửa sổ, giảm hiệu ứng ánh sáng tự nhiên cách dùng đèn tiêu hao điện năng, loại bỏ loại đèn huỳnh quang cài đặt công tắc điện, dụng cụ chỉnh sáng đèn điện. Tránh bố trí giá gần sát với phía cửa sổ có nhiều ánh sáng chiếu vào mà phải kê vuông góc với cửa sổ để hạn chế lượng ánh sang tưh nhiên. Cửa sổ nên lắp đặt loại kính hấp thụ tia cực tím kính màu để hạn chế tia cực tím qua gây hại cho tài liệu. 3.2.2. Đảm bảo điều kiện vệ sinh. - Giảm ô nhiễm không khí Bụi kẻ thù giấu mặt tài liệu, bụi bám vào gáy sách làm không khí không lưu thông được. Việc ngăn chặn luôn tốt việc chữa trị. Hiện tại, cách tốt ngăn chặn bụi Thư viện trường Đại học Hùng Vương nên đóng chặt tất cửa sổ, phân luồng không khí bên không cho xâm nhập vào kho. Sử dụng ống dẫn không khí nguyên nhân dẫn bụi vào kho tài liệu. Vì bụi thường tụ lại ống dẫn khí hệ thống điều hòa không khí ngừng hoạt động bụi phân phối khắp nơi hệ thống hoạt động trở lại. Biện pháp thư viện nên làm để cản bụi 50 kho sách: tường nhà, nền, giá sách cần hút bụi định kỳ thường xuyên hơn, Thư viện trường Đại học Hùng Vương 100% kho mở nên làm bụi sách cách lấy nhúng vào dung dịch Formalin để lau sạch. Quét dọn sàn nhà thư viện phương pháp ẩm ướt làm giảm thiếu lượng bụi quẩn lên tài liệu so với phương pháp quét chổi thông thường. Nên đầu tư thêm máy hút bụi cỡ lớn để quét dọn sàn nhà, máy hút bụi cỡ nhỏ để hút bụi giá sách. Chống nấm mốc Phòng chống loại sinh vật gây hại cho tài liệu công việc thường xuyên, quan trọng cấp thiết lẽ sinh vật gây hại có tốc độ nhanh nhiều so với yếu tố môi trường. Nấm mốc phát triển mạnh môi trường có nhiệt độ độ ẩm cao từ 65% trở lên. Tình trạng nấm mốc Thư viện trường Đại học Hùng Vương xảy nhiều. Đối với tài liệu bị nấm xâm hại Thư viện áp dụng phương pháp hóa học dùng gạc khô thấm dung dịch formalin % lau vào chỗ có nấm sau dùng gạc lau lần nữa. Nếu khử nấm với số lượng lớn thư viện bắt buộc phải vào phòng xử lý chuyên dụng để xử lý tạo môi trường lưu trữ tốt để tránh hư hỏng thêm tài liệu này. Ngoài ra, thư viện kết hợp với biện pháp khác để chống nấm mốc xâm hại: dùng hệ thống quạt thông gió, đèn chiếu sáng, rèm cửa sẫm màu, hạn chế điều kiện lý tưởng nấm mốc. Biện pháp chạy máy điều hòa, hút ẩm, sử dụng vôi sống (CaO) Thư viện hiệu quả. Chống chuột côn trùng kho Côn trùng phân bổ khắp kho sách Thư viện trường Đại học Hùng Vương, chủ yếu mối, mọt gián. Biện pháp khặc phục làm xông hóa chất Bekaphốt (gastoxin) để diệt côn trùng cho 51 tài liệu giấy (từ năm 70), từ xây dựng quy trình cụ thể khử trùng tài liệu như: phải xác định thành phần côn trùng hại tài liệu giấy, xác định liều lượng thuốc thích hợp diệt côn trùng không ảnh hưởng đến giấy mực. Hiện nay, hóa chất Methyl Bromide với ưu điểm như: khả xâm nhập tốt, khuyếch tán nhanh, độc tố cao với côn trùng thời gian xử lý nhanh có hiệu cao. Ngoài trình xây dựng kho tàng cần trọng đến biện pháp chống mối mọt cho nhà định kỳ phun thuốc sát trùng kho tàng trọng công tác vệ sinh khu bảo quản tài liệu. Nền nhà, sàn nhà, thông gió cần phải vịt chặt lưới tất lỗ hổng để chuột vào. Không mang thức ăn vào nơi chứa tài liệu. Quét dọn sẽ. Khi phát thấy chuột cần nhanh chóng tìm đường chuột để kịp ngăn chặn dùng biện pháp bẫy chuột. 3.2.3. Thiết kế, xây dựng kho tài liệu tiêu chuẩn. - Vị trí, trụ sở thư viện Vị trí có tầm quan trọng vô cùng, phải trung tâm thành phố tiện cho việc sử dụng sở hạ tầng hệ thống cấp, thoát nước, đèn điện chiếu sáng. Nên xây dựng khuân viên thư viện cần rộng rãi, trồng nhiều xanh, tạo môi trường thân thiện bạn đọc đến sử dụng thư viện đồng thời giảm thiểu tác nhân bụi gây ra. - Kiến trúc Thư viện tiêu chuẩn Do thư viện trường Đại học Hùng Vương nằm khu vực có khí hậu nóng ẩm, chênh lệch hai mùa nóng lạnh lớn. Do đó, thư viện nên tu sửa lại hệ thống chống nóng nên ý đến chống giá rét mùa lạnh. Cần có tính toán trước phát triển thư viện vòng 20- 50 năm nữa, vào dự báo hướng phát triển nguồn lực thông tin, 52 gia tăng vốn tài liệu, nên mở rộng dịch vụ thư viện, số lượng bạn đọc cán thư viện tương lai. - Hệ thống cửa sổ Ánh sáng yếu tố phá hoại giấy, không để ánh sáng thiên nhiên ánh sáng nhân tạo chiếu thẳng lên kho tài liệu. Thư viện trường Đại học Hùng Vương hệ thống cửa sổ kính thường có rèm che, Thư viện nên đầu tư lắp kính lồi lõm kính mờ để phát tán ánh sáng, giảm cường độ ánh sáng tự nhiên. Tuy nhiên việc chiếu sáng nhân tạo cho kho cần đảm bảo việc chọn sách ngăn sách tất giá sách kho. Và đầu tư lắp đặt hệ thống cửa sổ cần đảm bảo yếu tố: + Tránh mưa tát loại côn trùng xâm nhập. + Cho phép lưu thông không khí điều kiện thiếu hệ thống thông gió điều hòa nhiệt độ. + Thuận lợi cho việc lắp điều hòa không khí. + Kiểm soát ánh sáng tia tử ngoại xâm nhập vào kho. - Hệ thống điện phòng cháy chữa cháy + Tổ chức chiếu sáng Thư viện không cách dẫn đến hỏa hoạn. Dùng điện tải dẫn đến chập, cháy đường dây. Cần có cầu dao chung cho toàn kho cầu dao riêng cho tầng kho. Dây dẫn điện kho phải làm cáp chì, ngầm. Lắp atomat cho phòng atomat tổng. Cấm hút thuốc mang vật dễ cháy nổ vào thư viện. Cấm đun nấu kho… + Chữa cháy: Để đề phòng hỏa hoạn Thư viện phải trang bị phương tiện phòng cháy, chữa cháy, lắp đặt hệ thống báo cháy tự động, trang bị bình dập lửa CO2, phòng riêng nên có 1-2 bình bọt CO2. + Thư viện trường Đại học Hùng Vương cần lắp thêm hệ thống phát cảnh báo cháy hệ thống “ thông minh”. Khi thư viện lắp hệ thống “ thông minh” tính ổn định hệ thống báo cháy, bảo dưỡng 53 nâng cấp dễ dàng. Nếu bảo dưỡng tốt hệ thống loại có nhiều ưu điểm vượt trội so với hệ thống truyền thống. Các thiết bị cảm ứng nhiệt, thiết bị phát khói, thiết bị phát nguồn lửa cần lắp đầu phòng kho. + Cần nâng cấp bảo dưỡng hệ thống ống phun nước, kiểm tra phận hệ thống vòi phun. 3.2.4. Phục chế tài liệu Phục chế tài liệu nhằm mục tiêu bảo quản tài liệu lưu giữ gần với hình thức ban đầu tốt. Các phương pháp vật liệu dùng bảo quản phục chế phải đảm bảo chất lượng phải tháo gỡ cần thiết. Tài liệu phục chế phải đảm bảo tồn lâu dài dễ sử dụng. Công tác phục chế mà Thư viện trường Đại học Hùng Vương tiến hành với quy mô lớn khử axit đại trà, khử trùng tài liệu phục chế tài liệu. Khử axit đại trà áp dụng trường hợp giấy chưa bị giòn. Công việc phục chế tỉ mỉ gồm nhiều công đoạn từ xem xét, xác minh tài liệu, sạch, dọn vết bẩn vật liệu xấu ảnh hưởng tới tài liệu, làm phẳng, vá lỗ rách, bổ sung phần bị mất, bao bọc giấy axit, làm hộp có bảo vệ… Công việc phục chế đòi hỏi cán phải huấn huyện, đào tạo hiểu biết loại hình tài liệu, cấu tạo vật lý- hóa học tài liệu kỹ phục chế, ban lãnh đạo Thư viện trường Đại học Hùng Vương cần cử cán thư viện có chuyên môn tập huấn lớp bảo quản tài liệu. Cán thư viện đóng sách không xén mép sách trừ bị hư hỏng trang chưa cắt. Việc bảo quản gờ cần thiết, không điều lệ cắt xén đảm bảo trang ảnh gấp, hình ảnh văn in lệch cạnh trang giấy không bị xén. + Cần bảo quản trang dễ rách tập đặc biệt cách khâu lại. Tập cần đóng lại bìa. Nếu sách quan trọng bị hư hỏng nặng, 54 yêu cầu đóng lại sách cách khâu gáy sử dụng đường khâu ban đầu có thể. Đây cách lựa chọn tốn . Một cách làm khác làm hộp đựng sách thay thế. Những sách đóng khâu lại qua gáy cần phải đóng cách dán keo đôi tốt khâu gáy sách. + Về việc sửa chữa trang giấy, nên sử dụng loại băng dính có chất keo dính tổng hợp chuyên dùng cho giấy, cần miết nhẹ không gây tổn hại cho giấy, không nên dùng loại băng dính gia dụng dành cho nhựa. Mặc dù việc sử dụng giấy Nhật Bản sửa chữa việc dán hồ bột phương thức bảo quản chuẩn mực, việc cần thiết sửa chữa theo cách đòi hỏi trình độ kỹ thuật cao, thể tính cấp bách đóng sách bảo quản. 3.2.5. Lập kế hoạch bảo quản Xác định quy trình hoạt động cho phép thư viện lập chương trình bảo quản cho tương lai. Cần thiết lập kế hoạch bảo quản tài liệu dài hạn thể văn bản. Từ việc đưa yêu cầu chung thư viện, khuôn mẫu để thực mục tiêu đề cần xác định tầm quan trọng công tác bảo quản vốn tài liệu. Thư viện trường Đại học Hùng Vương lập kế hoạch bảo quản cần nắm toàn số tài liệu thư viện, quy mô kho… Tùy theo đặc điểm kho có cách bảo quản tài liệu cho hợp lý. Quá trình lập kế hoạch bảo quản giúp quan xác định rõ việc phải làm không nên làm, nhờ vốn tài liệu phân bổ cách hợp lý. Hiện nay, Thư viện trường Đại học Hùng Vương chưa có kế hoạch dài hạn cụ thể cho việc bảo quản vốn tài liệu thư viện. Thư viện trường Đại học Hùng Vương nên xây dựng kế hoạch dài hạn cho việc bảo quản vốn tài liệu bước sau: + B1: Xác định nhu cầu. Thư viện nên khảo sát đánh giá nhu cầu có thính then chốt việc lập kế hoạch bảo quản cần thực trước lập kế hoạch. Cần nắm 55 chủ trương điều kiện thực quan có ảnh hưởng tới công tác bảo quản. Nắm tình trạng chung toàn tài liệu thư viện, việc cần làm để cải thiện tình trạng cách để bảo quản tài liệu cách dài lâu. Thư viện trường Đại học Hùng Vương cần khảo sát điều kiện bảo quản, môi trường, hệ thống bảo vệ trang thiết bị sử dụng cho công tác bảo quản có. Khâu xác định nhu cầu cần xem xét đến mức độ hư hại tài liệu kho, đánh giá đưa sách phù hợp. + B2: Lập kế hoạch bảo quản. Thư viện nên thiết lập kế hoạch bảo quản tài liệu dài hạn thể văn bản. Từ việc đưa yêu cầu chung thư viện, khuôn mẫu để thực mục tiêu đề ra, xác định tầm quan trọng công tác bảo quản, xác định nguồn kinh phí cần thiết để hỗ trợ thực công việc cần làm, trang thiết bị cần có, ghi lại hoạt động bảo quản khứ Thư viện. Như trường Đại học Hùng Vương lập kế hoạch bảo quản cần nắm toàn vốn tài liệu thư viện, quy mô số lượng kho tài liệu, biện pháp bảo quản dành cho kho áp dụng sao? Tùy theo kho mà có biện pháp bảo quản tài liệu hợp lý. Khi phát kho có tài liệu hư hỏng nặng cần ưu tiên cho kho để tránh thiệt hại to lớn. 3.2.6. Chuyển dạng tài liệu Để tránh phải sử dụng để phục vụ nhân cách photocopy. Khi thao tác cần phải nhẹ nhàng, cẩn thận, đặc biệt tài liệu mà giấy bị yếu loại giấy đặc biệt. Ngoài áp dụng phương pháp vi thể hóa tài liệu. 56 - Số hóa tài lệu. + Từ lợi ích thư viện điện tử, thư viện số mang lại như: Mọi người khắp nơi nắm bắt thông tin có quản trị quyền truy cập, tăng cường việc sử dụng thông tin việc phá vỡ hàng rào thời gian, không gian, ngôn ngữ, văn hóa; tăng cường trao đổi thông tin tổ chức, công ty, trường học sử dụng tài nguyên thông tin Internet thư viện số… Mặt khác, vốn tài liệu Thư viện trường Đại học Hùng Vương chủ yếu dạng in ấn, tài liệu điện tử, tài liệu số chiếm tỷ lệ nhỏ. Vì vậy, thư viện trường Đại học Hùng Vương cần thúc đẩy công tác số hóa tài liệu thời gian tới để nâng cao công tác tổ chức bảo quản kho tài liệu. Muốn làm tốt điều này, thư viện cần nâng cao vốn tài liệu số, hạ tầng kỹ thuật, đội ngũ cán có trình độ chuyên môn, người sử dụng thư viện điện tử. - Quá trình chuyển dạng tài liệu từ giấy sang điện tử trình số hóa tài liệu từ tạo ảnh số qua nhận dạng để tạo tài liệu điện tử. - Thư viện trường Đại học Hùng Vương nên số hóa tài liệu nội sinh (khóa luận, luận án, luận văn) để đáp ứng nhu cầu bạn đọc. 3.2.7 Đào tạo cán chuyên trách công tác bảo quản, giáo dục tinh thần trách nhiện cho cán thƣ viện ngƣời sử dụng thƣ viện - Việc cần có nhân viên chuyên trách có chuyên môn bảo quản vấn đề cần thiết thư viện. Trong hoàn cảnh thư viện cán đào tạo chuyên nghiệp bảo quản, nên chọn cán tham gia lớp tập huấn ngắn hạn bảo quản, tào tạo chỗ đưa học nâng cao. Thư viện cần nhờ quan có chuyên môn kinh nghiệm lĩnh vực bảo quản tài liệu giúp đỡ đào tạo nghiệp vụ. Cán chuyên trách bảo quản cần hiểu rõ cấu tạo vật chất loại hình tài liệu, từ đề xuất biện pháp bảo quản thích hợp. Thường 57 xuyên kiểm tra kho tàng, môi trường bảo quản, yếu tố gây hại. Có kỹ tu sửa phục chế tài liệu. Chức thư viện thu thập, tàng trữ, bảo quản tài liệu, truyền bá kiến thức, cung cấp thông tin. Người cán thư viện thực nhiều nhiệm vụ phức tạp mà quan hệ với tài liệu lựa chọn, bổ sung, xử lý nghiệp vụ, tổ chức sử dụng bảo quản tài liệu. Người cán thư viện thường xuyên tiếp xúc với tài liệu, người cán thư viện phải có nhận thức vai trò quan trọng việc giúp thư viện thực tốt nhiệm vụ bảo quản mình. Cán thư viện trường Đại học Hùng Vương cần: + Quán triệt đến tất cán thư viện ý thức bảo quản tài liệu khâu công tác từ lựa chọn, bổ sung, biên mục, tổ chức phục vụ, vệ sinh kho tàng, tu sửa sách…Ban hành quy chế bảo quản tài liệu tài liệu cho cán thư viện trường. + Tổ chức lớp huấn luyện riêng phương pháp bảo quản phục chế tài liệu, trao đổi kinh nghiệm cán bộ, có phát tài liệu cho cán thư viện. + Tập huấn cho tất cán an toàn điện phòng cháy chữa cháy, phòng chống thiên tai. Cán thư viện chuyên trách bảo quản cần có trách nhiệm, yêu nghề, quý trọng sách ham muốn nâng cao hiểu biết. - Đối với người dùng tin: Mỗi bạn đọc đến thư viện trường Đại học Hùng Vương phải có ý thức trách nhiệm giữ gìn tài sản thư viện, bạn sinh viện cần nắm rõ nội quy thư viện đề ra, cán thư viện cần phải nhắc nhở bạn đọc thực nội quy. Đối với bạn đọc vi phạm quy chế vấn đề bảo quản tài liệu, tùy theo mức độ mà cán thư viện đưa hình thức xử lý cho phù hợp. 58 3.2.8. Đảm bảo kinh phí trang thiết bị cho công tác bảo quản thƣờng xuyên Công tác bảo quản vốn tài liệu có nhiều nan giải mà hướng giải phải điểm xuất phát sách Nhà nước, công tác đạo, đạo ngành công tác quản lý mặt tổ chức, chế, kinh phí, kỹ thuật, trang thiết bị đào tạo… Công tác bảo quản phải nhìn nhận xem xét hoạt động nghiệp vụ thường xuyên thư viện coi chương trình đầu tư thời. Ngoài số trang thiết bị rẻ tiền mà Thư viện có, thiết bị chuyên dụng cao cấp có liệt kê danh mục, Thư viện trường Đại học Hùng Vương chưa có kinh phí cho việc bảo quản vốn tài liệu hạn hẹp. Các thiết bị: Máy báo cháy thông minh, camera quan sát, thiết bị khử axit, mát sản suất CD-ROM, cổng từ… chưa trang bị. Như vậy, Thư viện trường Đại học Hùng Vương nên xây dựng tiêu chuẩn, định mức, thể chế có liên quan tới sách chọc lọc bổ sung bảo quản nguồn thu nhập được, quy định kinh phí bổ sung tỷ lệ kinh phí dành cho công tác bảo quản. Thư viện cần lập kế hoạch hàng năm đảm bảo phần kinh phí ổn định cho công tác bảo quản vốn tài liệu thư viện mình. Nguồn kinh phí bao gồm: + Kinh phí sửa chữa trụ sở, kho tàng để phòng khả xảy thiên tai, hỏa hoạn, rò rỉ ống nước, trần nhà, tường bị thấm nước… + Kinh phí mua sắm thiết bị bảo quản phục chế tài liệu theo danh mục kèm theo Quyết định 889/QĐ-Kh ngày 23/4/1997 Bộ Văn hóa Thông tin. Đồng thời cần chuẩn bị kinh phí để bảo quản trang thiết bị này. Ngoài Thư viện cần xem xét cấp quần áo bảo hộ, kính cho cán làm công tác vệ sinh kho sách. 59 + Các kinh phí chống phá hoại côn trùng, nấm mốc, động vật cho kho Thư viện. + Kinh phí tập huấn chống hỏa hoạn, thiên tai hàng năm cho cán thư viện. + Kinh phí dành cho công tác tuyên truyền giáo dục người đọc, nâng cao trình độ cho cán Thư viện. Ngoài kinh phí từ nguồn dự án bảo quản hay cốn chương trình nhà nước, giáo dục cấp, Thư viện cần tranh thủ ủng hộ, giúp đỡ tổ chức nước nước,… 60 KẾT LUẬN “ Không có sách tri thức, tri thức chủ nghĩa xã hội chủ nghĩa công sản” (Mác- Lê Nin). Số tài liệu lưu trữ Thư viện trường Đại học Hùng Vương chứng tỏ quy mô tầm vóc Thư viện bước chuyển theo nhịp thời đại. Nguồn tài liệu đa dạng, phong phú nội dung hình thức, công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu có vai trò quan trọng. Nhiều thư viện lớn nước giới không ngừng đổi công nghệ, nâng cao trình độ chuyên môn để tổ chức bảo quản vốn tài liệu cách hiệu nhất. Công tác tổ chức bảo quản ngày trở nên quan trọng thời đại công nghệ thông tin bùng bổ vũ bão nay. Trước thực tế đó, Thư viện trường Đại học Hùng Vương cần phải tăng cường vấn đề tổ chức bảo quản vốn tài liệu để phục vụ cho trình công tác, giảng dạy cán bộ, giảng viên; công tác học tập, nghiên cứu sinh viên trường. Trước tự hủy diệt sách, Thư viện trường Đại học Hùng Vương , ban lãnh đạo nhà trường quan tâm tới vấn đề tổ chức bảo quản, phục chế vốn tài liệu, coi nhiệm vụ then chốt chiến lược phát triển Thư viện 61 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Nguyễn Thị Hảo (2012), Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Tỉnh Phú Thọ, khóa luận tốt nghiệp Đại học, Đại học Sư Phạm Hà Nội 2, Hà Nội. 2. Nguyễn Văn Hào (2008), "Phát huy truyền thống tốt đẹp 47 năm Hùng Vương vũng mạnh", Đại học Hùng Vương năm chặng đường, (Số 1), tr.13-18. 3. Bùi Thị Hồng Sâm (2012), Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc, Khóa luận tốt nghiệp Đại học, Đại học Sư Phạm Hà Nội 2, Hà Nội. 4. Nguyễn Thị Thúy (2012), Tìm hiểu công tác tổ chức bảo quản nguồn tin Thư viện trường Đại học Chính Trị, Khóa luận tốt nghiệp Đại học, Đại học Sư phạm Hà Nội 2, Hà Nội. 5. Bùi Loan Thùy, Lê Văn Viết (2001), Thư viện học đại cương, Đại học quốc gia Hồ Chí Minh, Tp. Hồ Chí Minh. 6. Quyết định phòng Tổ chức cán Trường Đại học Hùng Vương số 116/QĐ-ĐHHV-TCCB&CTCT ngày 16 tháng năm 2007. 7. Nghị định 72 ngày 06/08/2002 Chính phủ “ Quy định vhi tiết thi hành Pháp lệnh thư viện” 8. Quyết định Thủ tướng Chính phủ số 81/2003/QĐ-TTg, ngày 29 tháng năm 2004. 9. Lê Văn Viết (2000), Cẩm nang nghề thư viện, Văn hóa Thông tin, Hà Nội. 62 [...]... đề tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Hùng Vương - Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Hùng Vương - Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Hùng Vương 4 NỘI DUNG CHƢƠNG 1 VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG... là vốn tài liệu Hiện nay, vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Hùng Vương ở 2 dạng: Tài liệu in ấn (sách, báo, tạp chí…) và Tài liệu điện tử (CD-ROM, tài liệu số…) 1.3.2 Khái niệm tổ chức vốn tài liệu - Tổ chức vốn tài liệu là hình thức sắp xếp tài liệu sao cho khoa học và hiệu quả [4,tr.12] - Tổ chức vốn tài liệu là làm sao tổ chức kho tài liệu cho khoa học, dễ cất, cất được nhiều,dễ lấy và dễ bảo quản. .. tới tại Thư viện trường Đại học Hùng Vương 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện mục đích trên, khóa luận giải quyết các nhiệm vụ: - Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thư viện - Nghiên cứu nội dung, các loại hình kho cần thiết cho công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thư viện - Phân tích, đánh giá tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thư viện trường Đại học Hùng. .. tin tại thư viện trường 13 1.3 Tầm quan trọng của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thƣ viện trƣờng đại học Hùng Vƣơng 1.3.1 Khái niệm vốn tài liệu Tài liệu trong thư viện và trung tâm thông tin là cơ sở vật chất quan trọng và thiết yếu nhất, không có thư viện và trung tâm thông tin nào lại không có tài liệu Nói đến thư viện và trung tâm thông tin là nói đến sách, báo, tạp chí và tài liệu. .. trường Đại học Hùng Vương - Những giải pháp nhằm phát triển công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thư viện trường Đại học Hùng Vương 4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu - Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi không gian: Thư viện Trường ĐHHV - Phạm vi thời gian: Từ năm 2008 đến nay - Phạm vi nội dung: Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu 5 Phƣơng pháp... và hoạt động thư viện nói riêng Hiện nay, vấn đề bảo quản tài liệu đang được xã hội quan tâm 25 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG 2.1 Đặc điểm về vốn tài liệu thƣ viện trƣờng Đại học Hùng Vƣơng 2.1.1 Đặc điểm về hình thức của tài liệu Vốn tài liệu của Thư viện trường ĐHHV bao gồm nhiều loại hình khác nhau với hai nhóm chính là tài liệu. .. chung và hoạt động thư viện nói riêng 1.3.4 Vai trò của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thƣ viện trƣờng Đại học Hùng Vƣơng Vốn tài liệu là một trong bốn yếu tố hình thành nên thư viện Vốn tài liệu được các thư viện xây dựng trong suốt quá trình hoạt động Theo định nghĩa về vốn tài liệu thư viện của UNESCO năm 1970 “ Thư viện không phục thuộc vào tên gọi của nó, là bất cứ bộ sưu tập có tổ chức. .. xếp tài liệu hợp lý, công tác kiểm kê… Thư viện là một khoa học, một nghệ thuật sắp xếp, bảo quản tài liệu Nếu công tác tổ chức không khoa học thì kho sách sẽ dễ dàng trở thành “ Mồ chôn sách”, vì vậy tổ chức tốt sẽ góp phần cho việc bảo quản vốn tài liệu được nâng cao 1.3.3 Khái niệm bảo quản vốn tài liệu Thư viện là nơi lưu giữ các di sản thành văn của nhân loại Các tài liệu được thu thập và tổ chức. .. đúng đắn và khoa học Thư viện quan tâm đặc biệt đến công tác tổ chức kho, giúp cho bạn đọc sử dụng tài liệu nhanh chóng, hiệu quả nhất  Vai trò của công tác bảo quản vốn tài liệu - Công tác bảo quản tài liệu mang một ý nghĩa rất quan trọng đối với xã hội nói chung và hoạt động thư viện nói riêng + Công tác bảo quản gìn giữ vốn tài liệu thư viện, gìn giữ di sản thành văn của dân tộc Vốn tài liệu là... khóa luận Đề tài "Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Trường Đại Đại học Hùng Vương' ' có những đóng góp: - Ý nghĩa khoa học: Làm sáng tỏ tầm quan trọng của bộ máy tra cứu thông tin - Ý nghĩa thực tiễn: Các giải pháp đề tài đề xuất có thể sử dụng nhằm hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện Trường Đại học Hùng Vương 7 Cấu trúc của khoá luận - Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham . 1:Vấn đề tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Hùng Vương. - Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Hùng Vương. -. công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thư viện trường Đại học Hùng Vương. 22 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG. tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thư viện trường đại học Hùng Vương. 14 1.3.1. Khái niệm vốn tài liệu. 14 1.3.2. Khái niệm tổ chức vốn tài liệu. 14 1.3.3. Khái niệm bảo quản vốn tài liệu.