Tổ chức khoa học hồ sơ vụ án trong hoạt động của các cơ quan tố tụng hình sự thuộc thành phố hồ chí minh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Vũ Thị Kim Cúc TỔ CHỨC KHOA HỌC HỒ SƠ VỤ ÁN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN TỐ TỤNG HÌNH SỰ THUỘC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC Mã số: 60.32.03.01 Người hướng dẫn khoa học: TS Phạm Thị Ngọc Thu THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2016 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Vũ Thị Kim Cúc TỔ CHỨC KHOA HỌC HỒ SƠ VỤ ÁN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN TỐ TỤNG HÌNH SỰ THUỘC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC Mã số: 60.32.03.01 Người hướng dẫn khoa học: TS Phạm Thị Ngọc Thu THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2016 MỤC LỤC Mở đầu Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU 1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1.1 Khái niệm “văn bản”, “văn đến”, “văn đi” 1.1.2 Khái niệm “hồ sơ”, “lập hồ sơ” 1.1.3 Khái niệm “tài liệu” “tài liệu lưu trữ” 1.1.4 Khái niệm “vụ án hình sự”, “hồ sơ vụ án hình sự” 1.1.5 Khái niệm “tổ chức khoa học hồ sơ vụ án” 1.1.6 Khái niệm “tố tụng hình sự” 1.2 TỔ CHỨC VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG Q TRÌNH GIẢI QUYẾT CƠNG VIỆC THEO QUY ĐỊNH CỦA NHÀ NƯỚC 1.2.1 Các nguyên tắc việc quản lý giải văn bản, tài liệu trình hoạt động quan, tổ chức 1.2.2 Phương pháp quản lý văn đi, văn đến 1.3 TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC 1.3.1 Vai trị, u cầu ý nghĩa cơng tác lập hồ sơ 1.3.2 Trách nhiệm quan, đơn vị cá nhân công tác lập hồ sơ 1.3.3 Phương pháp lập hồ sơ 1.4 GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN VÀ LƯU TRỮ LỊCH SỬ 1.4.1 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 1.4.2 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử 1.5 QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TRONG LƯU TRỮ CƠ QUAN VÀ LƯU TRỮ LỊCH SỬ 1.5.1 Hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ 1.5.2 Hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ 1.5.3 Hoạt động xác định giá trị tài liệu lưu trữ 1.5.4 Hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ 1.5.5 Hoạt động thống kê lưu trữ 1.5.6 Hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tiểu kết Chương Chương 2: THỰC TRẠNG VIỆC TỔ CHỨC HỒ SƠ VỤ ÁN CỦA CÁC CƠ QUAN TỐ TỤNG HÌNH SỰ THUỘC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.1 TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN TỐ TỤNG HÌNH SỰ THUỘC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.1.1 Tổ chức hoạt động quan tiến hành tố tụng hình 2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm người tiến hành tố tụng thực việc điều tra vụ án hình 2.2 TỔ CHỨC HỒ SƠ VỤ ÁN TẠI CÁC CƠ QUAN TỐ TỤNG HÌNH SỰ THUỘC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.2.1 Hồ sơ vụ án Cơ quan điều tra Trang 04 15 15 15 16 17 18 18 19 20 20 23 28 28 29 30 35 35 36 37 37 38 38 39 39 41 43 43 43 49 56 57 2.2.2 Hồ sơ vụ án Viện kiểm sát 2.2.3 Hồ sơ vụ án Tòa án nhân dân 2.3 ĐÁNH GIÁ TỔNG QUÁT 2.3.1 Ưu điểm 2.3.2 Hạn chế Tiểu kết Chương Chương 3: HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC HỒ SƠ VỤ ÁN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN TỐ TỤNG HÌNH SỰ THUỘC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH VÀ MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ 3.1 YÊU CẦU PHẢI ĐỔI MỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN, LẬP HỒ SƠ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ CỦA CÁC CƠ QUAN TỐ TỤNG HÌNH SỰ 3.1.1 Nâng cao lực, hiệu hoạt động quan tố tụng hình sự, góp phần cải cách hoạt động tư pháp 3.1.2 Tổ chức thực pháp luật văn thư, lưu trữ hoạt động quan tố tụng hình 3.1.3 Đổi hồn thiện tổ chức khoa học hồ sơ vụ án hoạt động quan tố tụng hình 3.1.4 Phát huy giá trị hồ sơ vụ án việc giáo dục ý thức chấp hành pháp luật xã hội 3.2 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC HỒ SƠ VỤ ÁN CỦA CÁC CƠ QUAN TỐ TỤNG HÌNH SỰ 3.2.1 Hồn thiện thể chế cơng tác quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ vụ án quan tố tụng hình 3.2.2 Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao kỹ quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ vụ án người có trách nhiệm trực tiếp lập hồ sơ vụ án 3.2.3 Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát 3.2.4 Hiện đại hóa sở vật chất quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ vụ án quan tố tụng hình 3.3 KHUYẾN NGHỊ ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ DOANH NGHIỆP 3.3.1 Mối quan hệ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức máy hoạt động quan với việc thực công tác quản lý văn lưu trữ hồ sơ, tài liệu 3.3.2 Mối quan hệ quy trình làm việc với quy trình quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ, tài liệu 3.3.3 Xác định trách nhiệm, yêu cầu thực công việc chuyên môn gắn liền với thực việc quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ hồ sơ, tài liệu 3.3.4 Bồi dưỡng nâng cao kiến thức, kỹ năng, thái độ cán bộ, công chức, viên chức công tác quản lý tài liệu lưu trữ hồ sơ, tài liệu Tiểu kết Chương Kết luận Tài liệu tham khảo Phụ lục 62 77 91 91 95 97 99 99 99 101 102 103 105 105 106 109 111 113 113 114 115 116 117 118 120 128 LỜI CAM ĐOAN Luận văn cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các trích dẫn, số liệu sử dụng luận văn đảm bảo trung thực, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng Những kết luận khoa học chưa cơng bố cơng trình khác Tp Hồ Chí Minh, ngày 04 tháng 10 năm 2016 Tác giả Vũ Thị Kim Cúc MỞ ĐẦU Lý do, mục đích nghiên cứu a) Lý nghiên cứu Trong nhiều năm qua, từ lý luận đến sở pháp lý công tác văn thư, lưu trữ xác định trách nhiệm lập hồ sơ thuộc cán bộ, công chức, viên chức giao trực tiếp giải công việc theo dõi giải công việc Cơ sở pháp lý cao Luật Lưu trữ năm 2011 quy định: Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Người giao giải công việc theo dõi giải công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Công tác lập hồ sơ có ý nghĩa góp phần đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo quản lý; phản ánh kết làm việc, thể tinh thần trách nhiệm với công việc phương pháp làm việc khoa học cán bộ, công chức, viên chức; góp phần nâng cao chất lượng hiệu suất công tác cán bộ, công chức, viên chức; giúp quan, đơn vị quản lý văn chặt chẽ, tránh tình trạng mát, thất lạc tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ Ý nghĩa cơng tác lập hồ sơ nhiều cơng trình nghiên cứu xem xét, đánh giá Các quan nhà nước có thẩm quyền ban hành văn quy định, hướng dẫn cụ thể công tác lập hồ sơ như: quy định trách nhiệm lập hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức; hướng dẫn phương pháp lập hồ sơ; quy định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử; v.v Tuy nhiên, theo đánh giá quan nhà nước có thẩm quyền, lập hồ sơ khâu yếu hoạt động cơng vụ nói chung cơng tác văn thư nói riêng Khơng tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức không lập hồ sơ lập hồ sơ chưa đầy đủ Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan tình trạng bó gói cịn diễn phổ biến Nhiều quan, tổ chức doanh nghiệp phải duyệt chi khoản kinh phí lớn từ ngân sách nhà nước để thuê dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ khối tài liệu chưa lập hồ sơ trình giải cơng việc, v.v Tại lại có tình trạng có quan tổ chức việc lập hồ sơ cơng việc tốt, có quan chưa tổ chức việc lập hồ sơ có tổ chức lập hồ sơ hiệu kém? Tại lại có loại hình tài liệu lập hồ sơ đầy đủ với trình giải cơng việc khơng tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức không lập hồ sơ lập hồ sơ chưa đầy đủ? v.v Hệ việc không lập hồ sơ không tổ chức khoa học hồ sơ, tài liệu quan tình trạng thiếu kỷ luật kỷ cương thực công việc cán bộ, công chức, viên chức Tài liệu không lập hồ sơ quản lý thiếu tập trung, chí để mát, thất lạc dẫn đến hậu nguy hiểm gây thiệt hại cho Nhà nước công dân,….là vấn đề thực tiễn phải có lý giải khoa học mang tính cấp thiết Câu hỏi đặt quan, tổ chức phải làm để tổ chức khoa học hồ sơ hình thành trình hoạt động mình? Hồ sơ, tài liệu khơng phải lưu trữ, bảo vệ, bảo quản tốt mà phải tổ chức sử dụng cách có hiệu quả? v.v vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu để phục vụ thực tiễn Từ sở trên, tác giả chọn đề tài “Tổ chức khoa học hồ sơ vụ án hoạt động quan tố tụng hình thuộc Thành phố Hồ Chí Minh” làm luận văn thạc sĩ ngành Lưu trữ học Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh b) Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu đề tài “Tổ chức khoa học hồ sơ vụ án hoạt động quan tố tụng hình thuộc Thành phố Hồ Chí Minh” nhằm làm sáng tỏ vấn đề sau đây: Thứ nhất, vào quy định tổ chức hoạt động quan tiến hành tố tụng hình sự, nhiệm vụ người tiến hành tố tụng hình để xác định thành phần, nội dung hồ sơ vụ án; Thứ hai, nghiên cứu trình tổ chức lập hồ sơ quản lý hồ sơ vụ án quan tiến hành tố tụng hình cấp tỉnh cấp huyện, giới hạn Thành phố Hồ Chí Minh Từ đó, đánh giá phương pháp tổ chức khoa học hồ sơ vụ án - loại hồ sơ chuyên môn, nghiệp vụ rút nhận xét, đánh giá khuyến nghị công tác tổ chức lập hồ sơ, tổ chức khoa học hồ sơ, góp phần làm sở cho việc tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ quan, tổ chức c) Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu hệ thống tổ chức máy hoạt động quan tố tụng hình nước Cộng hịa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, trực tiếp nghiên cứu hoạt động tố tụng hình hình thành tài liệu tài liệu phải lập thành hồ sơ công việc (hồ sơ vụ án) quan tố tụng hình cấp tỉnh cấp huyện Thành phố Hồ Chí Minh; - Nghiên cứu sở pháp lý quy định, hướng dẫn có liên quan trực tiếp đến việc hình thành tài liệu lập hồ sơ vụ án người tiến hành tố tụng hình trình giải vụ án hình sự; so sánh với trình hình thành hồ sơ vụ án, lưu trữ hồ sơ vụ án từ thực tiễn, giới hạn phạm vi hoạt động quan tố tụng hình thuộc Thành phố Hồ Chí Minh; - Đánh giá phương pháp tổ chức khoa học hồ sơ vụ án trình hoạt động quan tố tụng hình nói chung, quan tố tụng hình thuộc Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng Từ kết nghiên cứu, tác giả đề xuất số giải pháp hoàn thiện phương pháp tổ chức khoa học hồ sơ vụ án từ hoạt động quan tiến hành tố tụng hình sự; nêu nhận xét, đánh giá khuyến nghị công tác tổ chức lập hồ sơ công việc quan, tổ chức cần vận dụng phù hợp Đối tượng, phạm vi nghiên cứu a) Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài “Tổ chức khoa học hồ sơ vụ án hoạt động quan tố tụng hình thuộc Thành phố Hồ Chí Minh” là: - Cơ sở pháp lý quy định, hướng dẫn liên quan đến trình hình thành tài liệu hoạt động tố tụng hình sự; trách nhiệm quan, người tiến hành tố tụng hình việc tổ chức quản lý văn bản, lập hồ sơ vụ án; thành phần, nội dung tài liệu hồ sơ vụ án công tác quản lý hồ sơ vụ án; - Thực tiễn trình hình thành tài liệu lập hồ sơ vụ án hoạt động Cơ quan điều tra, Viện kiểm sát Tòa án b) Phạm vi nghiên cứu - Cơ sở pháp lý quy định, hướng dẫn công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ, tài liệu quan nhà nước có thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật lưu trữ văn quy phạm pháp luật tổ chức máy hoạt động quan tố tụng hình sự; - Phạm vi nghiên cứu quan tiến hành tố tụng hình bao gồm Cơ quan điều tra, Viện kiểm sát Tòa án nhân dân thuộc Thành phố Hồ Chí Minh - Đặc thù hoạt động tố tụng hình thời gian điều tra, truy tố xét xử giới hạn người có trách nhiệm việc tham gia tố tụng hình nghiên cứu, xem xét hồ sơ, tài liệu Do vậy, giới hạn hồ sơ, tài liệu vụ án nghiên cứu luận văn hồ sơ, tài liệu lưu giữ kho lưu trữ quan tố tụng hình - phản ánh kết sau thực giai đoạn hoạt động tố tụng hình kết thúc toàn hoạt động điều tra, truy tố xét xử vụ án hình Phương pháp nghiên cứu nguồn tài liệu sử dụng a) Cơ sở lý luận phương pháp nghiên cứu Đề tài nghiên cứu sở lý luận chủ nghĩa Mác - Lênin nhà nước pháp luật với tư tưởng cốt lõi xây dựng nhà nước kiểu hợp hiến, hợp pháp, dân chủ, nhà nước thực nguyên tắc pháp chế đời sống nhà nước xã hội; xây dựng hệ thống pháp luật đầy đủ pháp luật thực nghiêm minh, bảo đảm quyền người, quyền công dân Các phương pháp luận sử dụng phương pháp trị, phương pháp lịch sử, phương pháp toàn diện tổng hợp Trong q trình nghiên cứu, tác giả cịn sử dụng số phương pháp cụ thể khác phương pháp liên ngành, phương pháp hệ thống, phương pháp so sánh b) Nguồn tài liệu sử dụng Thứ nhất, tài liệu nghiên cứu sử dụng văn quy phạm pháp luật quan nhà nước có thẩm quyền ban hành phổ biến rộng rãi Trong trình nghiên cứu, tác giả trọng đến việc so sánh, đối chiếu với tài liệu lưu trữ để xác định độ xác tài liệu nghiên cứu Nguồn tài liệu văn quan nhà nước có thẩm quyền trung ương ban hành như: luật, pháp lệnh, nghị định, định, thị, thông tư, v.v quy định, hướng dẫn hoạt động tố tụng hình sự; quy định, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ; văn quan nhà nước có thẩm quyền trung ương địa phương có nội dung phản ánh việc rà soát, đánh giá, tổng kết việc thực văn quy phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ, có cơng tác quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ, tài liệu Thứ hai, cơng trình chun khảo, giáo trình lý luận, thực tiễn phương pháp công tác văn thư, công tác lưu trữ; viết cơng bố Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam; đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, kỷ yếu hội thảo khoa học ngành khoa học Lưu trữ học, Hành công thực trường đại học, học viện, quan quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ trung ương địa phương Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác văn thư, lưu trữ đối tượng nghiên cứu nhiều ngành khoa học Lưu trữ học, Văn học, Sử liệu học, Hành cơng, Quản trị văn phịng, v.v Vì vậy, có nhiều cơng trình nghiên cứu cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung, công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nói riêng với phương pháp tiếp cận mang tính chủ đạo ngành khoa học khác Trong có cơng trình tiêu biểu sau đây: - Nhóm cơng trình lý luận phản ánh kết nghiên cứu Lưu trữ học lý luận, thực tiễn công tác văn thư Giáo trình Lý luận phương pháp cơng tác văn thư PGS Vương Đình Quyền Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội xuất năm 2005 Giáo trình phản ánh kết nghiên cứu mặt lý luận thực tiễn, phương pháp tổ chức công tác văn thư đưa vào giảng dạy nhiều khóa học bậc đại học 139 Phụ lục số Giá để hồ sơ vụ án Kho Lưu trữ Viện Kiểm sát nhân dân quận Viện Kiểm sát nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh Viện Kiểm sát nhân dân quận Viện Kiểm sát nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh 140 Phụ lục số Hồ sơ vụ án chuyển từ Viện kiểm sát nhân dân đến Tòa án nhân dân 141 Phụ lục số Bản án Tòa án nhân dân 142 143 144 145 146 Phụ lục số Bìa hồ sơ hình sơ thẩm (hồ sơ vụ án) 147 Phụ lục số 10 Sắp xếp hồ sơ vụ án Tòa án nhân dân 148 Phụ lục số 11 Hồ sơ vụ án quản lý số kho lưu trữ Tòa án nhân dân quận, huyện Kho Lưu trữ Tòa án nhân dân quận 149 Kho Lưu trữ Tòa án nhân dân quận 150 Kho Lưu trữ Tịa án nhân huyện Hóc Mơn Kho Lưu trữ Tòa án nhân dân quận Phú Nhuận 151 Phụ lục số 12 Thống kê văn hồ sơ vụ án 152 Phụ lục số 13 Sổ quản lý mượn hồ sơ, tài liệu lưu trữ Viện Kiểm sát nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh 153 Phụ lục số 14 Phần mềm tra cứu thông tin KIOSK ... VIỆC TỔ CHỨC HỒ SƠ VỤ ÁN CỦA CÁC CƠ QUAN TỐ TỤNG HÌNH SỰ THUỘC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.1 TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN TỐ TỤNG HÌNH SỰ THUỘC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.1.1 Tổ chức hoạt động quan. .. ÁN CỦA CÁC CƠ QUAN TỐ TỤNG HÌNH SỰ THUỘC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.1 TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN TỐ TỤNG HÌNH SỰ THUỘC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.1.1 Tổ chức hoạt động quan tiến hành tố tụng. ..ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Vũ Thị Kim Cúc TỔ CHỨC KHOA HỌC HỒ SƠ VỤ ÁN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN TỐ TỤNG HÌNH SỰ THUỘC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ