Các giải pháp bảo quản vốn tài liệu

7. Cấu trúc của khoá luận

3.2. Các giải pháp bảo quản vốn tài liệu

Bảo quản tài liệu được xem xét ngay từ khâu chọn vị trí, thiết kế xây dựng trụ sở thư viện, mua sắm trang thiết bị, bố trí kho tàng, gắn liền với thư viện trong suốt quá trình tồn tại và hoạt động. Sau quá trình khảo sát Thư viện trường Đại học Hùng Vương tôi xin đưa ra một số giải pháp về công tác bảo quản vốn tài liệu.

3.2.1. Đảm bảo các yêu cầu về vấn đề môi trƣờng

-Nhiệt độ không khí

Trong điều kiện hiện nay của Thư viện trường Đại học Hùng Vương thì việc quan tâm cần làm là duy trì ở mức tốt nhất của điều kiện vi khí hậu để giảm mức độ và tốc độ hư hỏng, xuống cấp của vốn tài liệu thư viện. Sau khi ổn định về điều kiện vi khí hậu thì mới có thể làm những công việc tu sửa, đóng bìa sách báo.

49

Bảng 5 - Nhiệt độ và độ ẩm tƣơng thích hợp với mỗi tài liệu

Loại tài liệu Dải nhiệt độ (° C) Độ ẩm tương đối (%)

Giấy 13- 20 45- 55

Phim/ Ảnh 18 30- 40

Giấy da 13- 20 45- 55

Đĩa quang 20 40

Việc làm trước mắt của Thư viện trường Đại học Hùng Vương hiện nay là chống nóng. Vào mùa hè, nhiệt độ có thể lên tới 39 đến 40° C, nhiệt độ cao sẽ làm cho giấy trở nên giòn. Thư viện cần có hệ thống điều hòa nhiệt độ, trống nóng cho trần nhà và tường nhà. Những cửa sổ cũng cần có cửa gỗ hay tấm nhựa chịu nhiệt, trang bị rèm cửa sẫm màu để hạn chế tia tử ngoại. Thư viện cần lắp thêm điều hòa nhiệt độ ở phòng đọc Việt Trì để bảo quản và phục vụ bạn đọc vì cơ sở Việt Trì lượng bạn đọc sử dụng thư viện cao hơn.

Duy trì nhiệt độ tối ưu cho các tài liệu ở nhiệt độ 14-18° C.

-Độ ẩm không khí

Cần được đầu tư thiết bị đo độ ẩm hiện đại ở mỗi kho sách như ẩm kế điện tử.

Trong tất cả các nhà kho đều thực hiện chế độ kiểm tra nhiệt độ và độ ẩm thường xuyên mỗi ngày 2 lần vào sáng và chiều bằng các thiết bị đo nhiệt kế và ẩm kế. Trên cơ sở ghi chép các kết quả theo dõi nhiệt độ và độ ẩm hàng ngày mà Thư viện trường Đại học Hùng Vương đã tiến hành điều hòa nhiệt độ và độ ẩm bằng hệ thống quạt và hệ thống thông gío tự nhiên để có thể giữ được chế độ về nhiệt độ và độ ẩm thích hợp trong kho. Cụ thể như trong điều kiện khí hậu bình thường: Nếu khi đo nhiệt độ bên ngoài của kho lớn hơn 350C thì không được mở cửa để thông gió.

Khi đo độ ẩm tương đối trong kho cao hơn độ ẩm tương đối ngoài trời thì mới được mở cửa để thông gió.

50

Trong trường hợp độ ẩm tương đối của không khí bị hạ thấp hơn mức quy định cần phải làm ẩm nhân tạo. Làm ẩm nhân tạo có thể tiến hành bằng cách chuyển gió có hơi ẩm vào trong kho qua máy làm ẩm không khí đặc biệt, đồng thờ cũng có thể tẩm nước rửa nền nhà, đặt chậu nước vào dưới giá đựng tài liệu.

Khi nhiệt độ trong kho tăng cao hơn tiêu chuẩn đã quy định, đặc biệt là mùa hè phải hạ nhiệt độ bằng mọi biện pháp có thể được như: truyền không khí qua quạt làm giảm bớt nhiệt độ của không khí, đặt trong kho những chậu đựng nước đá, tưới nước từng đợt lên mái nhà kho.

-Ánh sáng

Dùng rèm sẫm màu bên trong cửa sổ, giảm hiệu ứng ánh sáng tự nhiên bằng cách dùng đèn tiêu hao ít điện năng, loại bỏ các loại đèn huỳnh quang và cài đặt các công tắc điện, các dụng cụ chỉnh sáng của đèn điện. Tránh bố trí các giá gần sát với phía cửa sổ có nhiều ánh sáng chiếu vào mà phải kê vuông góc với cửa sổ để hạn chế lượng ánh sang tưh nhiên. Cửa sổ nên lắp đặt các loại kính hấp thụ tia cực tím hoặc kính màu để hạn chế tia cực tím đi qua gây hại cho tài liệu.

3.2.2. Đảm bảo điều kiện vệ sinh.

- Giảm ô nhiễm không khí

Bụi là kẻ thù giấu mặt của tài liệu, bụi bám vào gáy sách làm không khí không lưu thông được. Việc ngăn chặn luôn luôn tốt hơn việc chữa trị. Hiện tại, cách tốt nhất có thể ngăn chặn bụi của Thư viện trường Đại học Hùng Vương là nên đóng chặt tất cả các cửa sổ, phân luồng không khí bên ngoài không cho xâm nhập vào kho. Sử dụng ống dẫn không khí có thể là nguyên nhân dẫn bụi vào kho tài liệu. Vì bụi thường tụ lại ở ống dẫn khí khi hệ thống điều hòa không khí ngừng hoạt động bụi sẽ phân phối đi khắp nơi khi hệ thống hoạt động trở lại. Biện pháp tiếp theo thư viện nên làm để cản bụi là

51

trong kho sách: tường nhà, nền, giá sách cần hút bụi định kỳ và thường xuyên hơn, vì Thư viện trường Đại học Hùng Vương 100% là kho mở thì nên làm sạch bụi ở các cuốn sách bằng cách lấy bông nhúng vào dung dịch Formalin để lau sạch.

Quét dọn sàn nhà thư viện bằng phương pháp ẩm ướt có thể làm giảm thiếu lượng bụi quẩn lên tài liệu so với phương pháp quét bằng chổi thông thường. Nên đầu tư thêm máy hút bụi cỡ lớn để quét dọn sàn nhà, máy hút bụi cỡ nhỏ để hút bụi giá sách.

Chống nấm mốc

Phòng chống các loại sinh vật gây hại cho tài liệu là một trong những công việc thường xuyên, quan trọng và cấp thiết bởi lẽ sinh vật gây hại có tốc độ nhanh hơn nhiều so với yếu tố do môi trường. Nấm mốc phát triển rất mạnh ở trong môi trường có nhiệt độ và độ ẩm cao từ 65% trở lên. Tình trạng nấm mốc tại Thư viện trường Đại học Hùng Vương xảy ra rất nhiều. Đối với tài liệu bị nấm xâm hại thì Thư viện có thể áp dụng phương pháp hóa học dùng bông gạc khô thấm dung dịch formalin 3 % lau vào những chỗ có nấm sau đó dùng bông gạc lau sạch lần nữa. Nếu khử nấm với số lượng lớn thì thư viện bắt buộc phải vào phòng xử lý chuyên dụng để xử lý và tạo môi trường lưu trữ tốt nhất để tránh hư hỏng thêm những tài liệu này. Ngoài ra, thư viện còn có thể kết hợp với các biện pháp khác để chống nấm mốc xâm hại: dùng hệ thống quạt thông gió, đèn chiếu sáng, rèm cửa sẫm màu, hạn chế điều kiện lý tưởng của nấm mốc. Biện pháp chạy máy điều hòa, hút ẩm, sử dụng vôi sống (CaO) hiện nay của Thư viện cũng rất hiệu quả.

Chống chuột và các côn trùng trong kho

Côn trùng phân bổ khắp trong các kho sách của Thư viện trường Đại học Hùng Vương, chủ yếu là mối, mọt và gián. Biện pháp khặc phục có thể làm đó là xông hơi bằng hóa chất Bekaphốt (gastoxin) để diệt côn trùng cho

52

tài liệu giấy (từ những năm 70), từ đó xây dựng quy trình cụ thể về khử trùng tài liệu như: phải xác định thành phần côn trùng hại tài liệu giấy, xác định liều lượng thuốc thích hợp diệt sạch côn trùng nhưng không ảnh hưởng đến giấy và mực.

Hiện nay, hóa chất Methyl Bromide với các ưu điểm như: khả năng xâm nhập tốt, khuyếch tán nhanh, độc tố cao với côn trùng và thời gian xử lý nhanh và có hiệu quả cao. Ngoài ra trong quá trình xây dựng kho tàng cần chú trọng đến các biện pháp chống mối mọt cho nền nhà và định kỳ phun thuốc sát trùng trong và ngoài kho tàng và luôn chú trọng công tác vệ sinh sạch sẽ khu bảo quản tài liệu.

Nền nhà, sàn nhà, thông gió cần phải vịt chặt bằng lưới ở tất cả các lỗ hổng để chuột không thể vào. Không được mang thức ăn vào nơi chứa tài liệu. Quét dọn sạch sẽ. Khi phát hiện thấy chuột cần nhanh chóng tìm ra đường đi của chuột để kịp ngăn chặn và dùng các biện pháp bẫy chuột.

3.2.3. Thiết kế, xây dựng kho tài liệu đúng tiêu chuẩn.

- Vị trí, trụ sở thư viện

Vị trí có tầm quan trọng vô cùng, phải ở trung tâm thành phố tiện cho việc sử dụng các cơ sở hạ tầng như hệ thống cấp, thoát nước, đèn điện chiếu sáng. Nên xây dựng khuân viên thư viện cần rộng rãi, trồng nhiều cây xanh, tạo môi trường thân thiện đối với bạn đọc khi đến sử dụng thư viện và đồng thời giảm thiểu tác nhân do bụi gây ra.

-Kiến trúc của Thư viện và các tiêu chuẩn

Do thư viện trường Đại học Hùng Vương nằm trong khu vực có khí hậu nóng ẩm, sự chênh lệch giữa hai mùa nóng lạnh lớn. Do đó, thư viện nên tu sửa lại hệ thống chống nóng và cũng nên chú ý đến chống giá rét trong mùa lạnh. Cần có sự tính toán trước sự phát triển của thư viện trong vòng 20- 50 năm nữa, căn cứ vào dự báo về hướng phát triển các nguồn lực thông tin, sự

53

gia tăng của vốn tài liệu, nên mở rộng các dịch vụ thư viện, số lượng bạn đọc và cán bộ thư viện trong tương lai.

-Hệ thống cửa sổ

Ánh sáng là yếu tố phá hoại đối với giấy, cho nên không để ánh sáng thiên nhiên và ánh sáng nhân tạo chiếu thẳng lên kho tài liệu. Thư viện trường Đại học Hùng Vương hiện hệ thống cửa sổ chỉ là kính thường và có rèm che, Thư viện nên đầu tư lắp kính lồi lõm hoặc kính mờ để phát tán ánh sáng, giảm cường độ của ánh sáng tự nhiên. Tuy nhiên việc chiếu sáng nhân tạo cho các kho cần đảm bảo việc có thể chọn sách ở bất kỳ ngăn sách nào của tất cả các giá sách trong kho. Và khi đầu tư lắp đặt hệ thống cửa sổ mới cần đảm bảo các yếu tố:

+ Tránh mưa tát và các loại côn trùng xâm nhập.

+ Cho phép lưu thông không khí trong điều kiện thiếu hệ thống thông gió và điều hòa nhiệt độ.

+ Thuận lợi cho việc lắp điều hòa không khí.

+ Kiểm soát được ánh sáng và các tia tử ngoại xâm nhập vào trong kho.

-Hệ thống điện và phòng cháy chữa cháy

+ Tổ chức chiếu sáng Thư viện không đúng cách có thể dẫn đến hỏa hoạn. Dùng điện quá tải dẫn đến chập, cháy đường dây. Cần có cầu dao chung cho toàn kho và cầu dao riêng cho mỗi tầng kho. Dây dẫn điện trong kho phải làm bằng cáp chì, đi ngầm. Lắp atomat cho mỗi phòng và atomat tổng. Cấm hút thuốc và mang vật dễ cháy nổ vào thư viện. Cấm đun nấu trong kho…

+ Chữa cháy: Để đề phòng hỏa hoạn Thư viện còn phải trang bị những phương tiện phòng cháy, chữa cháy, lắp đặt hệ thống báo cháy tự động, trang bị bình dập lửa CO2, mỗi phòng riêng nên có 1-2 bình bọt CO2.

+ Thư viện trường Đại học Hùng Vương cần lắp thêm các hệ thống phát hiện và cảnh báo cháy và các hệ thống “ thông minh”. Khi thư viện lắp hệ thống “ thông minh” thì tính ổn định của hệ thống báo cháy, bảo dưỡng và

54

nâng cấp dễ dàng. Nếu được bảo dưỡng tốt thì các hệ thống loại này có nhiều ưu điểm vượt trội hơn so với hệ thống truyền thống. Các thiết bị cảm ứng nhiệt, thiết bị phát hiện khói, thiết bị phát hiện nguồn lửa cần được lắp ở đầu mỗi phòng kho.

+ Cần nâng cấp và bảo dưỡng hệ thống ống phun nước, kiểm tra các bộ phận cơ bản của hệ thống vòi phun.

3.2.4. Phục chế tài liệu

Phục chế tài liệu nhằm mục tiêu bảo quản tài liệu và lưu giữ càng gần với hình thức ban đầu càng tốt. Các phương pháp và vật liệu dùng trong bảo quản phục chế phải đảm bảo chất lượng và phải tháo gỡ được khi cần thiết. Tài liệu được phục chế phải đảm bảo tồn tại lâu dài và dễ sử dụng. Công tác phục chế mà Thư viện trường Đại học Hùng Vương có thể được tiến hành với quy mô lớn như khử axit đại trà, khử trùng tài liệu hoặc phục chế từng tài liệu. Khử axit đại trà chỉ áp dụng trong trường hợp giấy chưa bị giòn. Công việc phục chế rất tỉ mỉ gồm nhiều công đoạn từ xem xét, xác minh tài liệu, là sạch, dọn các vết bẩn và vật liệu xấu ảnh hưởng tới tài liệu, làm phẳng, vá lỗ rách, bổ sung các phần bị mất, bao bọc bằng giấy không có axit, làm các hộp có bảo vệ… Công việc phục chế đòi hỏi cán bộ phải được huấn huyện, đào tạo sự hiểu biết về các loại hình tài liệu, cấu tạo vật lý- hóa học của tài liệu và kỹ năng phục chế, vì vậy ban lãnh đạo Thư viện trường Đại học Hùng Vương cần cử cán bộ thư viện có chuyên môn đi tập huấn các lớp bảo quản tài liệu.

Cán bộ thư viện đóng sách không được xén các mép của sách trừ khi bị hư hỏng hoặc các trang chưa được cắt. Việc bảo quản gờ là cần thiết, không một điều lệ nào về cắt xén đảm bảo rằng trang ảnh gấp, hình ảnh và văn bản in lệch ra ngoài cạnh của trang giấy sẽ không bị xén.

+ Cần bảo quản các trang dễ rách và các tập đặc biệt bằng cách khâu lại. Tập nào cần thì đóng lại bìa. Nếu một cuốn sách quan trọng bị hư hỏng nặng,

55

yêu cầu đóng lại cuốn sách bằng cách khâu gáy sử dụng đường khâu ban đầu nếu như có thể. Đây là cách lựa chọn tốn kém . Một cách làm khác là làm hộp đựng sách thay thế. Những cuốn sách không thể đóng hoặc khâu lại qua gáy cần phải được đóng bằng cách dán keo đôi thì tốt hơn là khâu gáy sách.

+ Về việc sửa chữa trang giấy, nên sử dụng loại băng dính có chất keo dính tổng hợp chuyên dùng cho giấy, chỉ cần miết nhẹ không gây tổn hại cho giấy, chứ không nên dùng loại băng dính gia dụng dành cho nhựa. Mặc dù việc sử dụng giấy Nhật Bản và sửa chữa bằng việc dán hồ bột là một phương thức bảo quản chuẩn mực, việc cần thiết sửa chữa theo cách này đòi hỏi trình độ kỹ thuật cao, thể hiện tính cấp bách của đóng sách bảo quản.

3.2.5. Lập kế hoạch bảo quản

Xác định được quy trình hoạt động cho phép thư viện lập được một chương trình bảo quản cho cả hiện tại và tương lai.

Cần thiết lập kế hoạch bảo quản tài liệu dài hạn thể hiện bằng văn bản. Từ việc đưa ra những yêu cầu chung của thư viện, khuôn mẫu để thực hiện mục tiêu đề ra thì cần xác định tầm quan trọng của công tác bảo quản vốn tài liệu.

Thư viện trường Đại học Hùng Vương lập kế hoạch bảo quản cần nắm được toàn bộ số tài liệu của thư viện, quy mô kho… Tùy theo đặc điểm mỗi kho có cách bảo quản tài liệu sao cho hợp lý.

Quá trình lập kế hoạch bảo quản giúp các cơ quan xác định rõ những việc phải làm và không nên làm, nhờ đó vốn tài liệu có thể được phân bổ một cách hợp lý. Hiện nay, Thư viện trường Đại học Hùng Vương chưa có một kế hoạch dài hạn cụ thể nào cho việc bảo quản vốn tài liệu thư viện.

Thư viện trường Đại học Hùng Vương nên xây dựng kế hoạch dài hạn cho việc bảo quản vốn tài liệu ở các bước sau:

+ B1: Xác định nhu cầu.

Thư viện nên khảo sát đánh giá nhu cầu có thính then chốt đối với việc lập kế hoạch bảo quản và cần thực hiện trước khi lập kế hoạch. Cần nắm được

56

chủ trương và điều kiện thực hiện của cơ quan có ảnh hưởng tới công tác bảo quản. Nắm được tình trạng chung của toàn bộ các tài liệu trong thư viện, chỉ ra được những việc cần làm để cải thiện tình trạng đó cũng như bằng cách nào để bảo quản tài liệu một cách dài lâu. Thư viện trường Đại học Hùng Vương cũng cần khảo sát các điều kiện bảo quản, môi trường, hệ thống bảo vệ và các trang thiết bị sử dụng cho công tác bảo quản hiện có. Khâu xác định nhu cầu