7. Cấu trúc của khoá luận
2.3.3 Kiểm tra, sửa chữa, phục chế tài liệu
Công tác bảo quản tài liệu của Thư viện trường Đại học Hùng Vương được tiến hành định kỳ hàng tuần. Tháng hoặc 2 tháng. Các công việc chủ yếu là kiểm tra, vệ sinh kho tàng, giá kệ và tài liệu, đóng bìa và sửa chữa tài liệu.
- Kiểm tra, vệ sinh kho tài liệu.
Việc thường xuyên kiểm tra, vệ sinh kho tàng, tài liệu theo định kỳ giúp cán bộ thư viện nắm rõ tình trạng vốn tài liệu trong các kho, góp phần giữ tài liệu sạch sẽ, nguyên vẹn, phát hiện những nguyên nhân gây hư hại tài liệu như môi trường, côn trùng, động vật, từ đó có những biện pháp xử lý kịp thời, giảm thiệt hại về tài liệu và kinh phí của thư viện trường. Thư viện trường ĐHHV thường xuyên làm công tác hút bụi những tài liệu bị nhiễm bụi, ngoài những dụng cụ đơn giản như: chổi, phất trần, bàn chải…Thư viện trường ĐHHV còn trang bị cả máy hút bụi loại nhỏ để hút bụi tài liệu.
- Sửa chữa tài liệu
Sau khi tiến hành công tác kiểm tra kho tài liệu, nếu phát hiện ra những tài liệu bị hư hỏng thì cần tiến hành sửa chữa những tài liệu này. Mục đích của việc sửa chữa tài liệu là khắc phục những hỏng hóc làm cho tài liệu có thể tiếp tục sử dụng được lâu dài.
Việc sửa chữa tài liệu được thực hiện rất đơn giản bằng nhiều cách như: Đóng lại bìa, đóng lại trang bị bung, rách, dán lại nhãn, dán lại mã vạch…. Các dụng cụ để hỗ trợ cho việc sửa chữa tài liệu, cán bộ Thư viện
41
trường Đại học Hùng Vương thường sử dụng các dụng cụ: dao, kéo, bàn chải mềm, keo dán, bìa, máy dập ghim, máy cắt giấy, băng dính,…
Thư viện trường Đại học Hùng Vương được trang bị một máy cắt giấy, máy đục lỗ, chỉ khâu, máy dập ghim. Công việc tu sửa sách được tiến hành như sau:
+ Tháo hết chỉ tay sách, dùng máy đục lỗ dập lỗ trên sách. + Khâu toàn bộ bằng chỉ khâu chuyên đóng sách.
+ Dùng chỉ mềm loại nhỏ quyét một lớp hồ vào gáy sách. Dán bìa màu loại mỏng vào sách.
Những việc đóng bìa và tu sửa sách tại thư viện trường Đại học Hùng Vương còn mắc phải những hạn chế là:
+ Dùng hồ dán chưa đảm bảo chất lượng, sau một thời gian sử dụng tài liệu bị bung. Ngoài ra, hồ dán chính là thức ăn ưa thích của gián.
+ Hàng năm, số lượng tài liệu hư hỏng của Thư viện trường Đại học Hùng Vương tu sửa trung bình hơn 1200 cuốn/ năm.
+ Khi sau một thời gian, các kim bấm tài liệu hoen gỉ sét làm bẩn tài liệu, gim sâu tai liệu và dày khiến bạn đọc giở taiì liệu rất khó khăn, có quyển còn bị mất chữ,…
- Đóng bìa tài liệu
Đóng bìa tài liệu là một trong những công việc nhằm giảm những tổn hại của quá trình lưu giữ và sử dụng tài liệu. Thư viện trường Đại học Hùng Vương đã trang bị máy dập ghim, bìa, máy cắt, chỉ khâu, hồ dán, băng dính để đóng bìa sách, báo. Công việc đóng bìa của thư viện được tiến hành:
+ Tháo bìa cuốn sách.
+ Rập ghim lại cuốn sách mà vẫn giữ nguyên chỉ khâu hoặc hồ dán của nhà in.
+ Bôi một lớp hồ dán vào bìa sách, đặt 2 mảnh bìa mỏng vào 2 bên bìa sách.
42
+ Bôi hồ vào gáy sách, đặt sách vào đúng vị trí.
+ Dùng băng dính dán giữa trang tên sách, trang sau và bìa. Dán băng dính đoạn giữa mặt trong trang bìa trước tiếp với lề ngoài.
Thư viện trường Đại học Hùng Vương cần xin thêm kinh phí để có khả năng đóng bìa toàn bộ các tài liệu nhập về trong năm.
-Phục chế tài liệu
Phục chế tài liệu là các hoạt động nhằm khôi phục trạng thái ban đầu cảu tài liệu về mặt chất và thẩm mỹ càng nhiều càng tốt. Đây là biện pháp bảo quản tài liệu đòi hỏi trình độ cao và khó thực hiện. Thông thường thì hoạt động phục chế tài liệu được tiến hành sau khi tài liệu làm hư hại vì một nguyên nhân nào đó với mục tiêu cụ thể.
Đối với thư viện trường Đại học Hùng Vương, phục chế tài liệu là một công việc khó khăn và mất nhiều thời gian, công sức với sự trợ giúp của nhiều trang thiết bị hiện đại và hóa chất. Một số công việc phục chế tài liệu như:
+ Làm phẳng giấy. + Sửa chữa, bồi vá giấy. + Đóng sách…
Đối với các biện pháp phục chế đòi hỏi phải có trình độ cao kết hợp với sự hỗ trợ của các phương tiện hiện đại thì Thư viện trường Đại học Hùng Vương chưa có điều kiện áp dụng được.
- Thanh lý tài liệu
Thư viện trường Đại học Hùng Vương đã thanh lý gần 7000 cuốn tài liệu do sách, không thể sửa chữa được. Năm 2013 thư viện đã thanh lý hơn 15.000 cuốn tài liệu bị côn trùng phá hoại, rách nát, ẩm mốc và những cuốn thừa bản hoặc mất giá trị về thời gian.Thanh lý những tài liệu không có giá trị sử dụng, những tài liệu rách nát không thể phục hồi vừa giải phóng diện tích kho ngày càng chật trội do sự gia tăng của vốn tài liệu thư viện, vừa tránh lãng phí thời
43
gian của bạn đọc vừa tiết kiệm chi phí về thời gian và nhân lực của Thư viện trường Đại học Hùng Vương để bảo quản chúng.
2.4. Một số nhận xét về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện trƣờng Đại học Hùng Vƣơng.
2.4.1. Ƣu điểm
Từ khi thành lập Thư viện trường Đại học Hùng Vương đã xây dựng được một lượng lớn vốn tài liệu lên tới hơn 70.000 bản. Số tài liệu ngày càng gia tăng, cho thấy được sự quan tâm của các cấp, các ngành đối với công tác Thư viện về mặt kinh phí bổ sung. Với số lượng vốn tài liệu lớn, công tác bảo quản vốn tài liệu của Thư viện trường Đại học Hùng Vương đạt được những ưu điểm sau:
-Công tác tổ chức vốn tài liệu được nhà trường và ban chủ nhiệm thư viện hết sức quan tâm và thực hiện đầy đủ theo các quy định của nhà nước.
-Các tài liệu vào thư viện đều được đăng ký, đóng dấu đúng quy định. -Tổ chức hệ thống kho khoa học, hợp lý.
-Các phòng mượn, phòng đọc, đều sử dụng khung phân loại thập phân Dewey cho việc phân loại các tài liệu trong thư viện, điều đó làm cho các kho được tổ chức khoa học, giúp cho bạn đọc hứng thú, dễ tìm, dễ thấy tài liệu.
Công tác bảo quản vốn tài liệu
-Các cấp, ngành đã quan tâm đến công tác bảo quản, tạo điều kiện thuận lợi cho thư viện thực hiện tốt công tác của mình và thực hiện đầy đủ các chính sách về công tác bảo quản tài liệu theo Nhà nước quy định.
-Hằng năm, thư viện đều trích một khoản kinh phí cho việc mua sắm các dụng cụ dành cho công tác bảo quản vốn tài liệu.
-Hầu hết vốn tài liệu trong thư viện được bảo quản trong tình trạng tốt. điều đó chứng tỏ, tập thể cán bộ lãnh đạo và nhân viên trong thư viện đều là những người có trình độ chuyên môn cao, năng động, sáng tạo, có tâm huyết với nghề.
44
-Hệ thống cơ sở vật chất được đầu tư nên tài liệu ít bị hư hỏng và dễ dàng cho việc vệ sinh kho sách, bảo quản sách.
-Bạn đọc là những người có ý thức giữ gìn và bảo vệ tài sản cho thư viện, thư viện cũng thường xuyên đẩy mạnh công tác tuyên truyền, giáo dục ý thức cho bạn đọc.
2.4.2 Nhƣợc điểm
Bên cạnh những ưu điểm thì Thư viện trường Đại học Hùng Vương còn có những mặt hạn chế sau về công tác bảo quản vốn tài liệu cần được khắc phục:
-Hệ thống kho tài liệu chưa của thư viện tuy rộng rãi nhưng với tình trạng luôn được bổ sung hằng năm cần có các kho chứa rộng rãi hơn. Hình thức tài liệu sắp xếp chưa có tính thẩm mỹ.
-Với hình thức tổ chức kho mở ở tất cả các phòng nên việc vốn tài liệu bị mất mát, để lộn xộn không đúng vị trí của bạn đọc khi sử dụng tài liệu gây khó khăn cho cán bộ thư viện.
-Nguồn kinh phí dành riêng cho việc bảo quản vốn tài liệu vẫn chưa hợp lý. -Những biện pháp bảo quản vốn tài liệu đòi hỏi kỹ thuật cao như phục chế tài liệu hư hỏng thì vẫn chưa thực hiện được. Chủ yếu các cán bộ thư viện chỉ dừng lại ở mức vệ sinh kho sách, dán lại gáy- nhãn bị mất, đóng bìa…
-Thư viện chưa áp dụng được biện pháp kỹ thật hiện đại ở tất cả các phòng mượn trong thư viện như hệ thống camera, cổng từ…
-Cơ sở vật chất cần phải được đầu tư hơn nữa, nhất là giá để tài liệu. hầu hết các giá được làm bằng sắt, qua thời gian sẽ hoen gỉ, đó là một trong những nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu.
45
CHƢƠNG 3
CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG VÀ HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI
THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG 3.1. Giải pháp nâng cao tổ chức vốn tài liệu tại thƣ viện.
Tài liệu trong Thư viện trường ĐHHV được tổ chức và sắp xếp theo khung phân loại thập phân Dewey rút gọn ấn bản 14, ngoài những ưu điểm thì vẫn còn tồn tại những hạn chế, tôi xin đề xuất một vài kiến nghị và giải pháp.
Kiến nghị
-Mỗi tài liệu khi đưa về thư viện phải được đăng ký, phân loại, biên mục để dễ dàng theo dõi. Công tác phân loại cần phải làm chính xác, nhất quán ngay từ đầu để tạo tiền đề tốt cho công tác tổ chức và sắp xếp kho tài liệu.
-Thư viện trường Đại học Hùng Vương là thư viện tổ chức100% các kho là kho mở, do vậy, thư viện cần nghiên cứu kỹ càng về ký hiệu xếp giá, để tài liệu ở vị trí dễ dàng và thuận lợi hơn cho bạn đọc, giúp họ có thể nghiên cứu tốt hơn lĩnh vực cần. Từ đó, bạn đọc sáng tạo hơn trong học tập, nghiên cứu.
-Tuân thủ đúng quy tắc khi phân loại tài liệu theo DDC để có sự thống nhất, tạo điều kiện thuận lợi nhất giúp bạn đọc tra cứu dễ dàng và nhanh chóng, rút ngắn thời gian tra cứu. Ngoài ra, Thư viện nên thực hiện công tác lưu thông tài liệu thường xuyên, nghiêm túc hơn. Bởi lẽ, việc kiểm tra lượt bạn đọc và tần suất sử dụng tài liệu của bạn đọc sẽ góp phần quan trọng vào việc bổ sung tài liệu và công việc dồn kho, giãn kho hợp lý, khoa học.
-Thư viện trường Đại học Hùng Vương là thư viện có kho chứa tài liệu rộng nhưng vốn tài liệu ngày một tăng lên nhanh chóng vì vậy cán bộ thư viện cần tổ chức, xử lý tài liệu, sắp xếp sao cho hợp lý, khoa học, phải có khoảng trống nhất định trên giá cho tài liệu mới nhập về. Tài liệu chuyển về các kho
46
cần sắp xếp lên giá, theo đúng quy định từ trên xuống dưới, từ trái qua phải, từ trong ra ngoài, theo số đăng ký cá biệt.
-Thư viện cần quan tâm tới cơ sở vật chất, kỹ thuật. Ở mỗi kho cần trang bị thêm giá sách mới, mở rộng diện tích kho.
Giải pháp
-Chuẩn hóa nghiệp vụ
+ Cán bộ thư viện cần nâng cao tinh thần trách nhiệm cho công tác lưu thông và quản lý kho. Mỗi phòng phục vụ đều có các thiết bị hỗ trợ công tác lưu thông như: Máy đọc mã vạch, phiếu mượn tài liệu, phiếu sao chụp tài liệu,…Cán bộ thư viện phải thực hiện các công việc: quét sách, giữ gìn bảo quản các phiếu mượn, sao chụp tài liệu của sinh viên và thường xuyên chấn chỉnh kho tài liệu.
+ Mở các lớp tập huấn ngắn hạn dành cho cán bộ thư viện để nâng cao trình độ, cán bộ thư viện cần phải nắm chắc về khung phân loại, biên mục, tránh sai sót. Học hỏi các thư viện khác về tổ chức, sắp xếp tài liệu.
- Vốn tài liệu số
+ Tài liệu số hay còn gọi là bộ sưu tập số bao gồm các đối tượng số và các siêu dữ liệu để hỗ trợ, tra cứu và định vị tài nguyên số. Đối tượng số là cách thức cấu tạo thông tin dưới dạng số, trong đó có các siêu dữ liệu và các bộ phận định danh.
+ Thư viện trường Đại học Hùng Vương cần tăng cường công tác sưu tập, lưu trữ đối với các tài liệu có mục đích lưu trữ dài lâu tại thư viện như: sách kinh điển, luận án, luận văn, khóa luận, các tài liệu chuyên ngành có giá trị lâu dài đối với bạn đọc. Việc làm này sẽ tạo tiền đề quan trọng cho công tác sưu tập số trong tương lai.
Hạ tầng kỹ thuật
+ Thư viện trường Đại học Hùng Vương cần bổ sung kinh phí cho việc mua các thiết bị tin học, các công cụ hỗ trợ tìm kiếm, phần mềm, kho dữ liệu số…
47
+ Đầu tư hạ tầng phần cứng bao gồm hệ thống mạng, hệ thống máy trạm, máy chủ. Hệ thống mạng bao gồm: hệ thống mạng, hệ thống thiết bị, hệ thống truyền thông thục vụ cho mục đích kết nối mạng WAN và LAN, kết nối truy cập Internet. Hệ thống máy chủ và máy trạm: phục vụ cho công tác nghiệp vụ và tra cứu thông tin.
+ Ngoài ra, Thư viện trường Đại học Hùng Vương cần tăng cường các thiết bị an toàn thông tin (các thiết bị lưu điện, chống sét, sao lưu dữ liệu, bảo vệ, bảo mật…) và các thiết bị nhập liệu (Scanner, digital camera, card xử lý,…).
+ Hạ tầng phần mềm: Khi thực hiện số hóa tài liệu, phần mềm giữ vai trò rất quan trọng. Thư viện cần mua thêm phần mềm số hóa tài liệu thư viện cho phép số hóa, biên mục, quản lý truy cập các dạng tài liệu: Văn bản, hình ảnh, âm thanh, video.
Đội ngũ cán bộ
+ Cán bộ thư viện phải là người có khả năng và kỹ năng quản trị thư viện điện tử, tổ chức thông tin và tri thức. Ban lãnh đạo Thư viện trường Đại học Hùng Vương cần tăng cường mở các lớp đào tạo tin học cho cán bộ thư viện để tăng vốn kiến thức về tin học và kiến thức tài liệu số.
Người sử dụng thư viện
+ Thư viện cần phải đào tạo thêm cho người dùng tin những kiến thức chuyên môn về việc sử dụng và truy cập thông tin điện tử.
Tóm lại, Thư viện trường đại học Hùng Vương nên chú ý vào công tác tổ chức kho sách và xử lý tài liệu theo đúng tiêu chuẩn và hợp lý để phục vụ cho bạn đọc tra tìm tài liệu. Nâng cao, chú ý vào việc xây dựng bộ sưu tập số, nâng cấp cơ sở vật chất, hạ tầng thông tin, bồi dưỡng cán bộ thư viện và đào tạo người dùng tin để công tác số hóa tài liệu sẽ được triển khai hiệu quả tại thư viện.
48 - Kiểm kê tài liệu:
+ Theo định kỳ, Thư viện cần tiến hành kiểm kê tài sản thư viện theo định kỳ để bám sát tình hình kho sách và cơ sở vật chất của thư viện. Đồng thời Thư viện phải tiến hhành công tác thanh lý các tài liệu cũ nát, lỗi thời không còn giá trị sử dụng nữa để thay chỗ cho các tài liệu mới, làm tăng giá trị kho sách cả về mặt chất và mặt lượng. Các trang thiết bị kỹ thuật quá cũ trong thư viện nên thanh lý và đầu tư mới.
-Với điều kiện các lãnh đạo rất quan tâm bồi dưỡng, đầu tư cho Thư viện. Các cán bộ thư viện trẻ, rất nhiệt tình, nắm bắt, học hỏi nhanh như hiện nay thì Thư viện trường Đại học Hùng Vương nên khuyến khích đầu tư cho cán bộ thư viện đi học nâng cao về ngành Khoa học thư viện, khuyến khích