Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trường cao đẳng ngoài công lập trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh

HCM, ngày 26 tháng 12 năm 2013NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ Họ tên học viên :Nguyễn Thị Thanh Thủy Giới tính: Nữ Ngày, tháng, năm sinh: 25/04/1967 Nơi sinh: Hà Nội Chuyên ngành: Kế toán MS

-

NGUYỄN THỊ THANH THỦY

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGOÀI CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ

Chuyên ngành : Kế toán

Mã số ngành: 06 34 30 01

TP HỒ CHÍ MINH, tháng 01 năm 2014

-

NGUYỄN THỊ THANH THỦY

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGOÀI CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH

Cán bộ hướng dẫn khoa học: PGS.TS HÀ XUÂN THẠCH

Luận văn Thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại học Công nghệ TP HCM ngày 16 tháng 01 năm 2014

Thành phần Hội đồng đánh giá Luận văn Thạc sĩ gồm:

(Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị của Hội đồng chấm bảo vệ Luận văn Thạc sĩ)

Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá Luận sau khi Luận văn đã được sửa chữa (nếu có)

Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV

TP HCM, ngày 26 tháng 12 năm 2013

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ

Họ tên học viên :Nguyễn Thị Thanh Thủy Giới tính: Nữ

Ngày, tháng, năm sinh: 25/04/1967 Nơi sinh: Hà Nội

Chuyên ngành: Kế toán MSHV: 1241850047

I- Tên đề tài:

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG

NGOÀI CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

II- Nhiệm vụ và nội dung:

Thứ nhất, hệ thống hóa lý luận HT KSNB trong lĩnh vực giáo dục

Thứ hai, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại các trường Cao đẳng ngoài công lập trên địa bàn TP HCM bằng thực tế hoạt động KSNB tại các trường và kết hợp các số liệu khảo sát được qua sử lý phần mềm SPSS 16.0

Thứ ba, dựa trên các ưu nhược điểm đưa ra từ thực trạng tại các trường, tác giả đề xuất các giải pháp từ định hướng đến cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trường Cao đẳng ngoài công lập trên địa bàn TP HCM

III- Ngày giao nhiệm vụ: 01/07/2013

IV- Ngày hoàn thành nhiệm vụ: 24/12/2013

V- Cán bộ hướng dẫn: PGS-TS Hà Xuân Thạch

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN KHOA QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH

(Họ tên và chữ ký) (Họ tên và chữ ký)

PGS-TS Hà Xuân Thạch

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong Luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tôi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện Luận văn này

đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong Luận văn đã được chỉ rõ nguồn gốc

LỜI CÁM ƠN

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến PGS.TS Hà Xuân Thạch người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ và khích lệ tôi trong suốt quá trình tôi thực hiện luận văn này, cũng như đã giúp đỡ tôi hoàn thiện kiến thức chuyên môn của bản thân

Tôi xin trân trọng cám ơn đến Ban Giám hiệu, Phòng Quản lý khoa học – Đào tạo sau đại học, Khoa Kế toán – Tài chính – Ngân hàng, Phòng Tổ chức – Hành chính

và toàn thể các Quý Thầy, Cô tham gia giảng dạy của trường Đại học Công nghệ Tp HCM đã quản lý, truyền đạt những kiến thức quý báu trong thời gian tôi tham gia khóa học và đã giúp đỡ tôi trong quá trình khảo sát số liệu thực hiện luận văn này

Tôi xin chân thành cám ơn Quý Thầy, Cô các trường Cao Đẳng ngoài công lập trên địa bàn TP HCM, trường Đại học Bách Khoa, trường Đại học Y dược TP HCM, trường Tài Chính Maketing và đặc biệt là trường Cao Đẳng Kinh Tế – Công Nghệ TP HCM nơi tôi đang công tác đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong suốt quá trình tôi tham gia chương trình khóa học này, cũng như đã giúp đỡ tôi rất nhiều trong quá trình khảo sát bảng câu hỏi, thu thập thông tin thực hiện luận văn

Nguyễn Thị Thanh Thủy

TÓM TẮT

Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của các trường ngoài công lập nói chung còn lỏng lẻo, nhất là các trường Cao Đẳng ngoài công lập Với cơ chế tự chủ về tài chính, tự lấy thu bù đắp chi và tạo lợi nhuận, hoạt động theo loại hình doanh nghiệp và việc đổi mới cơ chế quản lý tài chính theo phương thức trao quyền tự chủ về tài chính cho các đơn vị sự nghiệp có thu nói chung, các trường Cao đẳng ngoài công lập nói riêng còn bộc lộ một số hạn chế trong quản lý thu, chi cũng như kiểm tra, kiểm soát nội bộ về mặt tài chính, chất lượng đào tạo…

Chính vì vậy việc hoàn thiện công tác KSNB tại các trường cao đẳng ngoài công lập trên địa bàn TP Hồ Chí Minh là điều cần thiết

Dựa trên nền tảng khuôn mẫu lý thuyết về hệ thống KSNB COSO 1992; INTOSAI 1992 và các lý thuyết có liên quan trên thế giới và Việt Nam, đồng thời

sử dụng phương pháp nghiên cứu định lượng, kết hợp định tính, khảo sát ý kiến đánh giá của các cán bộ giảng viên, nhân viên thuộc 8 trường Cao Đẳng ngoài công lập trên địa bàn TP Hồ Chí Minh, tác giả đã hoàn thiện luận văn thạc sĩ của mình với các nội dung chính :

Thứ nhất, hệ thống hóa lý luận HT KSNB trong lĩnh vực giáo dục

Thứ hai, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại các trường Cao Đẳng ngoài công lập trên địa bàn TP HCM bằng thực tế hoạt động KSNB tại các trường và kết hợp các số liệu khảo sát được qua sử lý phần mềm SPSS 16.0

Thứ ba, dựa trên các ưu nhược điểm đưa ra từ thực trạng tại các trường, tác giả đề xuất các giải pháp từ định hướng đến cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trường Cao Đẳng ngoài công lập trên địa bàn TP HCM

ABSTRACT

Another reality is pretty common now approach the management of public schools have generally been lax, especially the non-public colleges With the mechanism of financial autonomy, self- obtained revenue offset costs and generate profits, operating according to the type of enterprise and innovation management mechanism in the form of financial autonomy for the single financial the income- general, the non-public colleges in particular also revealed some limitations in the management of revenues and expenditures as well as inspection and internal control of financial, quality training

non-Therefore, the improvement of internal control work in the non-public colleges in Ho Chi Minh City area is essential

Based on the theoretical background pattern of internal control systems Coso 1992; INTOSAI 1992 and the related theory in the world and Vietnam, and

to use quantitative research methods, combining qualitative, surveyed the opinions

of the faculty members, staff of 8 non-public colleges in the city of Ho Chi Minh, the author has completed his master's thesis to the main content:

The first, the theoretical systematization of internal control systems in the field of education

Second, assess the status of the internal control system in the non-public colleges in HCM City by the actual operation of internal control in the field and combines survey data were processed through SPSS 16.0 software

Third, based on the advantages and disadvantages of the status given in the case, the authors propose the solution to the specific orientation in order to perfect the internal control system in the non-public colleges in the area HCM City

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CÁM ƠN ii

TÓM TẮT iii

ABSTRACT iv

MỤC LỤC v

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT viii

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU ix

DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH, SƠ ĐỒ ix

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tính cần thiết của đề tài 1

1.2 Tổng quan các nghiên cứu có liên quan đến đề tài 2

1.3 Mục tiêu nghiên cứu 4

1.4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4

1.5 Phương pháp nghiên cứu 4

1.6 Đóng góp mới của đề tài 5

1.7 Cấu trúc của luận văn 5

TÓM TẮT CHƯƠNG 1 5

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 7

2.1 Tổng quan về HT KSNB 7

2.1.1 Định nghĩa hoạt động kiểm soát nội bộ 7

2.1.2 Ý nghĩa và lợi ích của HT KSNB ……… .9

2.1.3.Hạn chế của HT KSNB………10

2.2 Nội dung cơ bản về HT KSNB 10

2.2.1 Môi trường kiểm soát 10

2.2.2 Đánh giá rủi ro 13

2.2.3 Hoạt động kiểm soát 14

2.2.4 Thông tin và truyền thông 16

2.2.5 Giám sát 17

2.3 Đặc điểm tổ chức HT KSNB trong hệ thống giáo dục 17

TÓM TẮT CHƯƠNG 2 18

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 19

3.1 Khung nghiên cứu luận văn 19

3.2 Phương pháp nghiên cứu 20

3.3 Thu thập dữ liệu nghiên cứu 23

TÓM TẮT CHƯƠNG 3 26

CHƯƠNG 4: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGOÀI CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 27

4.1 Tổng quan về các trường cao đẳng ngoài công lập 27

4.1.1 Giới thiệu ……… 27

4.1.2 Chức năng, nhiệm vụ……… .29

4.1.3.Cơ cấu tổ chức……… 29

4.1.4 Mối quan hệ giữa các bộ phận 30

4.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trường cao đẳng ngoài công lập trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh 32

4.3 Đánh giá tình hình xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trường cao đẳng ngoài công lập trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh 56

4.3.1 Đánh giá chung 56

4.3.2 Đánh giá từng bộ phận của hệ thống KSNB 56

4.3.2.1 Môi trường kiểm soát 56

4.3.2.2 Đánh giá rủi ro 58

4.2.2.3 Hoạt động kiểm soát 58

4.2.2.4 Thông tin truyền thông 61

4.2.2.5 Giám sát 61

4.3.3 Nguyên nhân của hạn chế 62

4.3.3.1 Nguyên nhân khách quan 62

4.3.3.2 Nguyên nhân chủ quan 62

CHƯƠNG 5: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẰNG NGOÀI CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ

MINH 64

5.1 Quan điểm hoàn thiện 64

5.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trường cao đẳng ngoài công lập trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh 65

5.2.1 Cải thiện môi trường kiểm soát 65

5.2.2 Hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro 67

5.2.3Hoàn thiện hoạt động kiểm soát……… ………69

5.2.3.1 Hoàn thiện quy trình tiền lương 69

5.2.3.2 Hoàn thiện quy trình thanh toán 72

5.2.4 Giải pháp về thông tin truyền thông ……… … 73

5.2.5 Hoàn thiện công tác giám sát ……… …… 74

5.3 Kiến nghị nhằm hỗ trợ hoàn thiện hệ thống KSNB 75

5.3.1 Với Nhà nước 75

5.3.2 Với ngành thuế 75

5.3.3 Với Nhà trường 76

TÓM TẮT CHƯƠNG V 76

TÀI LIỆU THAM KHẢO 79

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

KSNB Kiểm soát nội bộ

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 3.1 Ý nghĩa của từng giá trị trung bình đối với thang đo khoảng (Interval

Scale) 24

Bảng 3.2 Bảng chú thích cách đọc bảng kết quả khảo sát Desscriptive Statistics 24

Bảng 4.1 Danh sách các trường Cao Đẳng ngoài công lập tại TP HCM 28

Bảng 4.2 Kết quả khảo sát môi trường kiểm soát chung tại các trường CĐ ngoài công lập trên địa bàn TPHCM (MT: môi trường kiểm soát) 33

Bảng 4.3 Kết quả khảo sát ý kiến đánh giá về BGH nhà trường các trường Cao Đẳng ngoài công lập TP HCM 34

Bảng 4.4 Kết quả ý kiến khảo sát về đội ngũ cán bộ 37

Bảng 4.5 Kết quả khảo sát về cơ cấu tổ chức 40

Bảng 4.6 Kết quả về khảo sát chính sách nhân sự 41

Bảng 4.7 Kết quả khảo sát ý kiến về rủi ro 43

Bảng 4.8 Kết quả khảo sát về hoạt động kiểm soát 52

Bảng 4.9 Ý kiến khảo sát thông tin truyền thông 53

Bảng 4.10 Kết quả khảo sát về hoạt động kiểm soát 52

Bảng 4.11 Ý kiến khảo sát thông tin truyền thông 53

Bảng 4.12 Kết quả khảo sát về hoạt động giám sát tại các trường 54

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ

Sơ đồ 4.1 Cơ cấu bộ máy tổ chức 29

Sơ đồ 4.2 Quy trình tiền lương 45

Sơ đồ 4.3 Sơ đồ quy trình mua sắm và sửa chữa tài sản 46

Sơ đồ 4.4 Quy trình thanh toán……….…… Error! Book

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 Tính cần thiết của đề tài

Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của các trường ngoài công lập nói chung còn lỏng lẻo, nhất là các trường Cao Đẳng ngoài công lập,

có một số trường qui mô nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những trường có qui mộ rộng lớn hơn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận

Thiết lập một HT KSNB chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó phương pháp quản lý không phải bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:

* Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong quá trình hoạt động (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng chi phí, giảm chất lượng đào tạo ),

* Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, trộm cắp

* Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính,

* Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của đơn vị cũng như các quy định của luật pháp,

* Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra

* Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ Các trường Cao đẳng ngoài công lập nằm trong hệ thống giáo dục đào tạo, tuy nhiên các trường phải tự chủ về tài chính, tự lấy thu bù đắp chi và tạo lợi nhuận, hoạt động theo loại hình doanh nghiệp Việc đổi mới cơ chế quản lý tài chính theo phương thức trao quyền tự chủ về tài chính cho các đơn vị sự nghiệp có thu nói chung và các trường Cao đẳng ngoài công lập nói riêng đã và đang được thực hiện theo các văn bản Nhà nước qui định, đã có nhiều sửa đổi, bổ sung nhưng hệ thống quản lý đang vận dụng trong các trường còn bộc lộ một số hạn chế trong quản lý thu, chi cũng như kiểm tra, kiểm soát nội bộ về mặt tài chính, chất lượng đào tạo… Trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh lại có nhiều trường Cao Đẳng hiện đang đào

tạo nhiều chuyên ngành với các hình thức đào tạo đa dạng và ngày càng phong phú nên thu hút được lượng sinh viên, học sinh khá đông Việc huy động, sử dụng và quản lý nguồn tài chính để đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập đang đặt ra nhiều thách thức.Vì vậy, nghiên cứu xây dựng tổ chức HT KSNB áp dụng vào các khối trường Cao Đẳng nói chung và các trường Cao Đẳng ngoài công lập nói riêng, một loại hình đơn vị sự nghiệp mang tính đặc thù riêng, góp phần nâng cao chất lượng quản lý tài chính ở các đơn vị này cũng như đáp ứng các yêu cầu về đổi mới giáo dục và đào tạo là sự cần thiết khách quan

Trong những năm gần đây, cộng tác kiểm soát nội bộ đã từng bước đi vào nề nếp, ổn định và chất lượng, tác động tích cực đến hiệu quả hoạt động của các đơn vị Nhà Nước có rất nhiều công trình và nhiều tác giả nghiên cứu xây dựng hệ thống KSNB trong các tập đoàn kinh tế, các doanh nghiệp, các trường Cao Đẳng, Đại Học công lập, tuy nhiên xây dựng hệ thống KSNB cho các trường ngoài công lập nhất là các trường Cao Đẳng ngoài công lập thì hầu như chưa có Với những lý do trên, tác

giả quyết định chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trường

Cao Đẳng ngoài công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh” để nghiên cứu

nhằm góp phần giải quyết những vẫn đề đặt ra trong thực tiễn giúp cho các trường kiểm soát được tình hình tài chính, chống thất thoát Đồng thời cũng tạo tiền đề cho các nghiên cứu ở phạm vi rộng hơn khi có điều kiện

1.2 Tổng quan các nghiên cứu có liên quan đến đề tài

Trong thời gian qua đã có nhiều bài báo, luận văn viết về vấn đề kiểm soát nội bộ tại các trường CĐ – ĐH công lập Nhìn chung, các tác giả đã tập trung phân tích, đánh giá những điểm mạnh, điểm còn thiếu sót trong HT KSNB và đề ra các giải pháp nhằm đạt được sự hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống Tuy nhiên, các giải pháp chủ yếu mang tính tổng quát, không thiết kế được các chỉ tiêu, biểu mẫu gây khó khăn trong việc áp dụng Cụ thể một số tác giả sau:

Nguyễn Thị Hoàng Anh, 2012 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM Luận văn Thạc sĩ kinh tế Trường Đại

học Kinh tế TP.HCM[11]

o Những điểm đạt được

 Hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB ở khu vực công và hoạt động của hệ thống KSNB tại các đơn vị sự nghiệp có thu và ở các đơn vị giáo dục đại học

 Đánh giá được thực trạng hệ thống KSNB tại trường đại học Sư phạm kỹ thuật TP.HCM thông qua bảng câu hỏi khảo sát, quan sát, phỏng vấn

 Hình thành định hướng và đưa ra một số giải pháp cụ thể như: xây dựng bộ quy tắc ứng xử, xây dựng tiêu chí đánh giá, xây dựng quy trình đối phó rủi ro, thành lập Ban Thanh tra chuyên trách

o Khoảng trống còn lại

 Chưa xây dựng bảng mô tả công việc

 Chưa xây dựng lưu trình mô tả các hoạt động chủ yếu của đơn vị

 Chưa xây dựng được báo cáo cho các bộ phận

 Công tác phân tích, rà soát chưa sâu rộng

- Hồ Thị Thanh Ngọc, 2010 Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Xây Dựng số 2 Luận văn Thạc sĩ kinh tế Trường Đại

Các giải pháp còn mang tính chất tổng quát, khó khăn trong việc áp dụng

- Nguyễn Thị Phương Trâm, 2009 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng sư phạm Trung ương TP.HCM Luận văn Thạc sĩ kinh tế Trường

Đại học Kinh tế TP.HCM.[14]

o Những điểm đạt được

 Hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB ở khu vực công

 Đánh giá được thực trạng HT KSNB tại đơn vị thông qua quan sát, điều tra

 Xây dựng lưu đồ chứng từ cho các quá trình thanh toán

o Khoảng trống còn lại

 Phương pháp nghiên cứu thực tiễn thiếu sự khảo sát, đánh giá

 Các giải pháp còn mang tính tổng quát, một số mẫu biểu như bảng mô tả công việc nội dung còn sơ sài

1.3 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa lý luận HT KSNB trong lãnh vực giáo dục

- Đánh giá thực trạng HT KSNB tại các trường CĐ NCLtrên địa bàn TP HCM

- Đưa ra các giải pháp từ định hướng đến cụ thể hoàn HT KSNB tại các trường

1.4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài là hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trường Cao Đẳng ngoài công lập trên địa bàn TP HCM, cụ thể:

- Không gian nghiên cứu: đề tài khảo sát thực trạng và hoàn thiện hệ thống KSNB tại các trường Cao Đẳng ngoài công lập trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

- Giới hạn của đề tài

+ Đề tài không nghiên cứu tại các trường Cao Đẳng công lập

+ Đề tài chỉ khảo sát và thể hiện hệ thống KSNB theo cách đánh giá chung không tiếp cận KSNB theo từng chu trình nghiệp vụ

1.5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu lý luận: dựa trên sự vận dụng nền tảng khuôn mẫu

lý thuyết về hệ thống KSNB COSO 1992; INTOSAI 1992 và các lý thuyết có liên quan trên thế giới và Việt Nam

- Phương pháp nghiên cứu thực trạng:

 Nghiên cứu định tính: Quan sát tổ chức hệ thống KSNB, nghiên cứu

các văn bản KSNB như quy chế chi tiêu nội bộ ở một số trường khảo sát Mặc khác thông qua tiếp xúc thực hiện các bảng câu hỏi để khảo sát hệ thống KSNB từ các trường trong phạm vi nghiên cứu, gồm 2 bảng:

+ Bảng câu hỏi khảo sát trực tiếp các giảng viên, cán bộ công nhân viên của các trường Cao Đẳng ngoài công lập trên địa bàn TP HCM

+ Bảng khảo sát chuyên gia: trưởng phòng tài chính, kế toán trưởng, KTV

 Nghiên cứu định lượng: dùng phương pháp thống kê mô tả bảng câu

hỏi khảo sát, so sánh, tổng hợp, phân tích

+ Tổng hợp lý luận và thực tiễn, suy diễn và thiết kế mới biểu mẫu

1.6 Đóng góp mới của đề tài

Đánh giá hệ thống KSNB tại tại các trường Cao Đẳng ngoài công lập trên địa bàn TP HCM

Đưa ra những giải pháp để hoàn thiện đồng thời xây dựng biểu mẫu, tiêu chí cụ thể để ứng dụng ngay

1.7 Cấu trúc của luận văn

Kết cấu đề tài gồm 5 chương:

- Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu

- Chương 2: Cơ sở lý luận về hệ thống KSNB

- Chương 3: Phương pháp nghiên cứu

- Chương 4: Thực trạng và kết quả nghiên cứu hệ thống KSNB tại các trường

Cao Đẳng ngoài công lập trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

- Chương 5: Hoàn thiện hệ thống KSNB tại các trường Cao Đẳng ngoài công

lập trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

TÓM TẮT CHƯƠNG 1

Trong chương 1, tác giả đã đề cập tới sự cần thiết phải xây dựng hệ thống KSNB tại các trường cao đẳng nói chung và các trường cao đẳng NCL nói riêng Nhóm các trường CĐ NCL trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh đã có những đóng góp to lớn trong sự nghiệp đào tạo, đáp ứng nhu cầu dạy và học trên địa bàn Tuy nhiên, tình hình quản lý các trường CĐ NCL vẫn còn tồn tại nhiều điểm bất cập Do vậy, việc xây dựng, hoàn thiện HT KSNB đối với các trường là cần thiết Đã có nhiều công trình nghiên cứu về xây dựng HT KSNB tại các tổ chức khác nhau, nhưng chưa có công trình nghiên cứu nào đề cập tới HT KSNB tại các trường CĐ NCL Do vậy, đề tài nghiên cứu là phù hợp để lựa chọn làm đề tài luận văn tốt

nghiệp Trong chương này, tác giả các đã đề cập rõ mục tiêu, đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu phù hợp với cấu trúc luận văn 5 chương

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

Trong đó:

- Kiểm soát nội bộ là một quá trình, bởi: Hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ

là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà được vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp độ trong doanh nghiệp

- Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hàng bởi con người: Vì Kiểm soát nội

bộ không chỉ là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu đơn điệu, độc lập,… mà phải bao gồm cả yếu tố con người – Hội đồng quản trị, ban giám đốc, nhân viên của tổ chức Chính con người định ra mục tiêu kiểm soát và thiết lập nên cơ chế kiểm soát

và vận hành chúng Cụ thể: HĐQT và các nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm cho việc thiết lập một văn hóa phù hợp nhằm hỗ trợ cho quy trình KSNB hiệu quả, giám sát tính hiệu quả của hệ thống này một cách liên tục Tất cả các thành viên của tổ chức đề tham gia vào quy trình này

- Không thể yêu cầu tuyệt đối thực hiện được các mục tiêu đối với Kiểm soát nội bộ mà chỉ có thể yêu cầu cung cấp một sự đảm bảo hợp lí trong việc thực hiện mục tiêu Nguyên nhân bởi luôn có khả năng tồn tại những yếu kém xuất phát từ sai lầm của con người khi vận hành hệ thống kiểm soát, dẫn đến việc không thực hiện được mục tiêu Việc kiểm soát nội bộ có thể làm là ngăn chặn và phát hiện sai phậm những không thể đẩm bảo chắc chắn sẽ không xảy ra sai phạm nữa Bên cạnh đó, quyết định của kiểm soát nội bộ còn tùy thuộc vào nguyên tắc cơ bản: sự đánh đổi

lợi ích-chi phí, chi phí kiểm soát không được vượt quá lợi ích mong đợi từ quá trình kiểm soát Vì vậy, kiểm soát nội bộ chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lí, chứ không đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ được thực hiện

Theo INTOSAI 1992

Khái niệm KSNB được định nghĩa như sau: “KSNB là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức”[6] Trong đó, mục tiêu của tổ chức bao gồm:

- Thúc đẩy các hoạt động của đơn vị diễn ra có trình tự, đạt được tính hữu hiệu và hiệu quả trong việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị

- Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, tham ô, lãng phí, sử dụng sai mục đích

- Tuân thủ quy định của pháp luật và nội quy của đơn vị

- Thiết lập và báo cáo các thông tin tài chính, thông tin quản lý kịp thời và đáng tin cậy

INTOSAI 2004 định nghĩa về KSNB như sau: “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị, nó được thiết lập để đối phó với các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức”[6] Theo đó, có 5 đặc điểm quan trọng cần làm rõ, đó là:

- KSNB là một quá trình KSNB không phải là từng hoạt động riêng rẽ mà là một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất Quá trình này là phương tiện giúp đơn vị đạt được mục tiêu của mình

- KSNB chịu sự chi phối của con người KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người Vì vậy, muốn hệ thống KSNB thực sự hữu hiệu và hiệu quả, tạo thành sức mạnh tổng hợp thì từng thành viên trong tổ chức phải hiểu được trách nhiệm, quyền hạn của mình và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức

- KSNB được thiết lập để đối phó với rủi ro Hoạt động của tổ chức luôn phải đối mặt với nhiều rủi ro tiềm ẩn KSNB có thể giúp tổ chức nhận diên, chủ động

phòng ngừa và đối phó với những rủi ro này, qua đó tối đa hóa khả năng đạt được mục tiêu

- KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý Trong tổ chức luôn có những rủi

ro tiềm tàng và trong bản thân hệ thống KSNB cũng tồn tại những hạn chế tiềm tàng Đó là sự phức tạp trong hoạt động của đơn vị, sự thông đồng của các cá nhân hay lạm quyền của nhà quản lý…Do đó, KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị chứ không thể đảm bảo tuyệt đối

- Các mục tiêu của KSNB Hoạt động của tổ chức luôn hướng về mục tiêu đề

ra Ở khu vực công, mục tiêu thường liên quan đến các dịch vụ công cộng và lợi ích cộng đồng, bao gồm:

+Mục tiêu hoạt động: nhằm đạt được sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động của đơn vị

+Mục tiêu về báo cáo: báo cáo cung cấp các thông tin tài chính và phi tài chính kịp thời, phù hợp cho các đối tượng sử dụng

+Mục tiêu tuân thủ: tuân thủ công ước quốc tế, pháp luật của quốc gia và các quy định có liên quan

+Mục tiêu về quản lý nguồn lực: mục tiêu này là phần chi tiết hóa mục tiêu

về hoạt động của đơn vị, nhưng do đặc thù của khu vực công nên INTOSAI muốn nhấn mạnh thêm tầm quan trọng của việc sử dụng hợp lý nguồn ngân sách, tránh lạm dụng, lãng phí nguồn lực quốc gia

2.1.2 Ý nghĩa và lợi ích của HT KSNB KSNB

- Ngăn ngừa thiếu sót trong hệ thống quản lý

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi vào sổ kế toán phải có chứng từ gốc hợp

lệ chứng minh là có thật, không giả tạo.[2]

- Giảm thiểu, phòng tránh những thất thoát tài sản có thể tránh

Việc sử dụng các tài sản và truy cập hệ thông thông tin phải được quản lý và cấp quyền cho những người thích hợp Các nguồn nhân lực và vật lực phải được sử dụng hợp lý, đúng người, đúng việc

- Đảm bảo việc chấp hành chính sách pháp luật của Nhà nước

Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đốì với hành vi không

tuân thủ Do đó kiểm soát nội bộ phải hướng mọi thành viên trong doanh nghiệp phải tuân thủ các chính sách, qui định trong nội bộ doanh nghiệp và của nhà nước

2.1.3 Hạn chế của HT KSNB

Trên thực tế, không có hệ thống kiểm soát nội bộ nào đảm bảo không có gian lận hay sai sót xảy ra bởi một hệ thống kiểm soát nội bộ đưa ra sự đảm bảo hợp lý chứ không tuyệt đối về việc bảo vệ tài sản, duy trì mức độ tin cậy của thông tin và tuân thủ luật lệ, qui định Xét về bản chất, nó có những hạn chế cố hữu:

Thứ nhất, nó được xây dựng và áp dụng nhằm ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai phạm trọng yếu nhằm hướng tới mục tiêu nên người ta cũng phải xây dựng một hệ thống sao cho chi phí xây dựng và vận hành phải nhỏ hơn lợi ích mang lại;

Thứ hai, đây là quy trình được xây dựng sẵn nên nó chỉ có hiệu quả đối với các nghiệp vụ thông thường chứ không phải các nghiệp vụ bất thường do trong thực

tế có nhiều dạng sai phạm mà hệ thống không dự kiến được;

Thứ ba, vì hệ thống được xây dựng và vận hành bởi con người (ban lãnh đạo, nhân viên của tổ chức) nên có những sai sót từ yếu tố con người; và/hoặc có sự thông đồng giữa các nhân viên đặc biệt là quản lý cấp cao; hay sự lạm dụng quyền hạn của người quản lý; sự lạc hậu của các thủ tục kiểm soát khi các thủ tục không kịp thay đổi cho phù hợp với điều kiện thực tế

Ngoài ra, hệ thống kiểm soát nội bộ thường trở nên không phù hợp khi điều kiện

kinh tế thay đổi.[2]

2.2 Nội dung cơ bản về HT KSNB

2.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát đã tạo nên một sắc thái chung cho một tổ chức, ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của các nhân viên Môi trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập một nền nếp kỷ cương, đạo đức và

cơ cấu tổ chức

Các nhà quản lý chịu trách nhiệm trong việc “tạo không khí” cho tổ chức Nhà quản lý sẽ nâng cao được môi trường kiểm soát khi họ thiết lập và thông tin bằng văn bản các qui trình, chính sách, các giá trị đạo đức và tiêu chuẩn cư xử

Ngoài ra, họ cũng nâng cao được môi trường kiểm soát khi họ cư xử đúng mực để nhân viên làm gương và yêu cầu mọi người trong tổ chức đều phải tuân theo các chuẩn mực đã đưa ra

Các yếu tố của môi trường kiểm soát gồm

* Sự liêm chính và giá trị đạo đức:

Sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên xác định thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của họ, thể hiện qua sự tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách thức ứng xử của cán bộ công chức nhà nước Thí dụ như công khai tài sản, các vị trí kiêm nhiệm công việc bên ngoài, quà tặng và báo cáo các mâu thuẫn về lợi ích

Đồng thời, phải cho công chúng thấy được tinh thần này trong sứ mạng và tiêu chuẩn đạo đức của tổ chức công thông qua các văn bản chính thức

* Năng lực nhân viên:

Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết

để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu, cũng như có sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập

hệ thống KSNB

Lãnh đạo và nhân viên phải duy trì một trình độ đủ để hiểu được việc xây dựng thực hiện, duy trì KSNB, vai trò của KSNB và trách nhiệm của họ trong việc thực hiện sứ mạng chung của tổ chức Mỗi cá nhân trong tổ chức đều giữ một vai trò trong hệ thống KSNB bởi trách nhiệm của họ

Lãnh đạo và nhân viên cũng cần có kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro Việc đánh giá rủi ro đảm bảo hoàn thành trách nhiệm của họ trong tổ chức

Đào tạo là một phương thức hữu hiệu để nâng cao trình độ cho các thành viên trong tổ chức Một trong những nội dung đào tạo là hướng dẫn về mục tiêu KSNB, phương pháp giải quyết những tình huống khó xử trong công việc

* Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo:

Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo thể hiện qua cá tính, tư cách và thái

độ của nhà lãnh đạo khi điều hành Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng KSNB là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận được điều đó

và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống KSNB Tinh thần này biểu hiện ra thành những quy định đạo đức ứng xử trong cơ quan Ví dụ như việc xây dựng kiểm toán nội bộ trong KSNB thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đến KSNB

Ngược lại, nếu các thành viên trong tổ chức cho rằng KSNB không quan trọng có nghĩa là lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức đến KSNB Kết quả là KSNB chỉ còn là hình thức chứ không có ý nghĩa thật sự, dẫn đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị không còn đạt được như mong muốn

* Cơ cấu tổ chức

Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền

và phân công trách nhiệm Cơ cấu tổ chức được thiết kế tổ chức sao cho có thể ngăn ngừa được sự vi phạm các quy chế KSNB và loại được những hoạt động không phù hợp Hoạt động được xem là không phù hợp là những hoạt động mà sự kết hợp của chúng có thể dẫn đến sự vi phạm và che dấu sai lầm và gian lận

Cơ cấu tổ chức bao gồm:

- Sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo

- Hệ thống báo cáo phù hợp

Trong cơ cấu tổ chức cũng bao gồm bộ phận kiểm toán nội bộ, ban kiểm soát, bộ phận thanh tra, kiểm tra được tổ chức độc lập với các đối tượng kiểm toán và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan

về tư cách đạo đức cũng như kinh nghiệm để thực hiện công việc được giao

Nhà lãnh đạo cần thiết lập các chương trình động viên, khuyến khích bằng các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động cụ thể Đồng thời, các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng cần

được các nhà lãnh đạo quan tâm

2.2.2 Đánh giá rủi ro

KSNB phục vụ để đạt mục tiêu tổ chức, việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng

vì nó ghi nhận các sự kiện quan trọng đe dọa đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị Phân tích đánh giá rủi ro để thu hẹp vào những rủi ro chủ yếu Việc nhận dạng rủi ro chủ yếu hết sức quan trọng, vì nó liên quan đến những đe dọa của rủi ro

và liên quan đến sự phân chia trách nhiệm và nguồn lực đối phó rủi ro

Đánh giá rủi ro bao gồm quá trình nhận dạng và phân tích các rủi ro đe dọa mục tiêu của tổ chức và xác định biện pháp xử lý phù hợp

Để quản lý các hoạt động một cách đúng đắn, các nhà quản lý cần xác định mức độ rủi ro về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ mà họ sẩn sàng chấp nhận Đánh giá rủi ro là một trong những trách nhiệm của nhà quản lý và cho phép họ hành động để giảm những sự việc bất ngờ, không mong đợi Sự thất bại trong quản

lý những rủi ro này có thể dẫn đến việc các mục tiêu hoạt động, báo cáo tài chính và

sự tuân thủ không đạt được

Các yếu tố đánh giá rủi ro bao gồm:

* Nhận diện rủi ro sau khi xác đinh các mục tiêu

Rủi ro là những gì có thể đe dọa việc đạt được một mục tiêu nào đó Với mỗi một mục tiêu của từng phòng ban, các rủi ro nên được nhận diện Khi nhận diện rủi

ro cần bao quát cả rủi ro bên trong vả rủi ro bên ngoài Các nhà quản lý có thể đặt ra hàng loạt câu hỏi để nhận diện các rủi ro, ví dụ như: Có thể xảy ra những sai phạm nào? Những yếu kém của chúng ta là ở đâu? Làm sao biết được chúng ta có đang đạt đến mục tiêu hay không?.(Phan Trung Kiên, 2006)

* Phân tích rủi ro

Là sự sắp xếp thứ tự các rủi ro sau khi đã nhận diện nó Để sắp xếp thứ tự các rủi ro, trước hết cần xem xét đến mức độ thường xuyên xảy ra của các rủi ro Sau đó tiến hành định tính và định lượng tổn thất khi rủi ro xảy ra Từ đó xác định hành động nào là cần thiết để quản lý rủi ro

Việc sắp xếp thứ tự các rủi ro giúp các phòng ban tập trung vào giải quyết các rủi ro có ảnh hưởng đáng kể

2.2.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục đối phó rủi ro và đảm bảo đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị Để đạt được hiệu quả, hoạt động kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa các thời kỳ, dễ hiểu, đáng tin cậy và liên hệ trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong tổ chức, ở các mức độ và các chức năng Hoạt động kiểm soát bao gồm kiểm soát phòng ngừa và phát hiện rủi ro

Một khi các nhà quản lý chịu trách nhiệm chính trong việc nhận diện rủi ro đối với các hoạt động của doanh nghiệp, họ cũng chính là người có trách nhiệm chính trong việc thiết kế, triển khai và giám sát các hoạt động kiểm soát để ngăn chặn hoặc giảm các rủi ro đó

Các yếu tố của hoạt động kiểm soát bao gồm:

* Thủ tục phân quyền và xét duyệt

Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền theo trách nhiệm và phạm vi của họ Ủy quyền là một cách thức chủ yếu để đảm bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ có thực mới được phê duyệt đúng mong muốn của người lãnh đạo Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hóa và công bố rõ ràng, phải bao gồm những điều kiện cụ thể

Tuân thủ những quy định chi tiết của sự ủy quyền, nhân viên hành động đúng theo hướng dẫn, trong giới hạn được quy định bởi người lãnh đạo và pháp luật

* Phân chia trách nhiệm

Một hệ thống kiểm soát đòi hỏi không có người nào được giao quá nhiều trách nhiệm và quyền hạn (Trần Văn Đức, 2000) Một người không thể khách quan thấy được hết các sai phạm và cũng tạo môi trường dễ xảy ra gian lận.Các chức mà một tổ chức cần phải phân định cho từng người riêng biệt là:

- Quyền được phê chuẩn và ra quyết định

- Ghi chép: gồm lập chúng từ gốc, ghi nhật ký, ghi sổ tài khoản, lập bảng đối chiếu, lập báo cáo thực hiện

- Bảo vệ tài sản: trực tiếp như thủ quỹ, thủ kho; gián tiếp như người nhận séc khách hàng trả

- Nếu các chức năng trên tập trung ở một người sẽ phát sinh tiêu cực, người tốt

sẽ có cơ hội phạm tội vì điều kiện quá dễ dàng để thực hiện hành vi gian lận

Để ngăn chặn các sai phạm hoặc gian lận thì rất cần phải phân công các chức năng trên riêng biệt cho từng người Tuy nhiên sự thông đồng, bắt tay nhau giữa một nhóm người này sẽ làm giảm hoặc phá hủy sự hữu hiệu của HTKSNB

Trong một số trường hợp đơn vị có quy mô nhỏ, công việc từng nhiệm vụ không nhiều, quá ít nhân viên để thực hiện việc phân chia trách nhiệm, khi đó nhà lãnh đạo phải nhận biết được rủi ro và sử dụng những biện pháp kiểm soát khác như luân chuyển nhân viên Sự luân chuyển nhân viên đảm bảo rằng một người không

xử lý mọi mặt nghiệp vụ trong thời gian dài

* Chứng từ và sổ sách ghi chép

Việc thiết kế mẫu chứng từ, sổ sách và sử dụng chúng một cách thích hợp giúp đảm bảo sự ghi chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu về nghiệp vụ xảy ra, các mẫu chứng từ và sổ sách cần đơn giản và hữu hiệu cho việc ghi chép, giảm thiểu các sai sót, ghi trùng lắp, dễ đối chiếu và xem lại khi cần thiết Chứng từ cần để các khoảng trống cho sự phê duyệt và xác nhận của những người có liên quan đến nghiệp vụ Đánh số thống nhất lại các chứng từ phát sinh ở đơn vị để dễ quản lý, dễ truy tìm và giảm thiểu các gian lận, sai phạm có thể xảy ra

* Bảo vệ tài sản

Tài sản của một tổ chức không chỉ là tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị .mà còn là thông tin Các thủ tục cần có để bảo vệ tài sản gồm:

- Giám sát hiệu quả và phân định riêng biệt các chức năng

- Bảo quản và ghi chép về tài sản, bao gồm cả thông tin

- Giới hạn việc tiếp cận với tài sản

- Giữ tài sản ở nơi riêng biệt, đảm bảo an toàn, bảo quản con dấu và chữ ký khắc sẵn (nếu có)

* Kiểm tra, đối chiếu:

Các nghiệp vụ và sự kiện phải được kiểm tra trước và sau khi xử lý VD: phải kiểm tra hàng hóa trước khi nhập kho Sổ sách được đối chiếu với các chứng từ thích hợp để kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót

2.2.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin trong một tổ chức được nghiên cứu nhằm phục vụ cho quá trình ra quyết định điều khiển các hoạt động của đơn vị Như vậy không phải bất kỳ tin tức nào cũng trở thành thông tin cần thiết mà nó phải đáp ứng được các yêu cầu:

- Tính chính xác: thông tin phải phản ánh đúng bản chất nội dung tình huống

- Tính kịp thời: thông tin được cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu cầu của các nhà quản trị

- Tính đầy đủ và hệ thống: thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của tình huống giúp người sử dụng có thể đánh giá vấn đề một cách toàn diện

- Tính bảo mật: đòi hỏi thông tin phải được cung cấp đúng người phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm của họ

* Hệ thống thu nhận, xử lý và ghi chép thông tin

Mục đích chính của hệ thống là tập hợp những thông tin đáng tin cậy về các hoạt động của đơn vị để sẩn sàng cung cấp cho những người cần thiết Qua đó cấp quản lý nhận diện được các rủi ro Trong đó, hệ thống thông tin kế toán (hệ thông sổ sách và chứng từ, bao gồm kế toán tài chính, kế toán quản trị và kế toán chi phí) đóng vai trò quan trọng Các nhân viên kế toán cần được trang bị kiến thức về phân loại, tính hợp lệ, cách thức ghi chép chứng từ vào sổ Mục tiêu của hệ thống kế toán là:

- Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật

- Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết để ghi chép đúng giá trị của chúng

- Xác định đúng kỳ của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để phản ánh một cách đúng đắn

* Báo cáo thông tin trong nội bộ và bên ngoài

Những thông tin thích hợp và đáng tin cậy cần được thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và thông tin ra bên ngoài như nhà cung cấp, khách hàng bằng các mẫu biểu, sơ đồ bắt buộc hoặc tùy chọn Việc truyền thông thông tin đóng vai trò quan trọng trong hệ thông kiểm soát nội bộ Nó giúp cho nhân viên hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ và biết được công việc của họ có liên quan đến người khác như thể nào và họ được yêu cầu báo cáo thông tin đến những ai Đôi với hệ

thống thông tin kế toán, sơ đồ hạch toán, sổ tay hướng dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán và các báo cáo kế toán là phương tiện truyền thông hữu hiệu Nó giúp cho việc xử lý các nghiệp vụ đúng đắn và thông nhất trong toàn đơn vị Thông qua

đó cấp quản lý biết được tình hình tài chính, hoạt động chung của doanh nghiệp cũng như của từng bộ phận Việc thông tin có thể được thực hiện bằng bất kỳ phương tiện, từ văn bản chính thức cho tới những email, hệ thông chat trong tổ chức

2.2.5 Giám sát

Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hoạt động kiểm soát Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn không Để đạt được kết quả, cần phải thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ

- Giám sát thường xuyên

Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường

- Giám sát định kỳ

Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do các kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện

2.3 Đặc điểm tổ chức HT KSNB trong hệ thống giáo dục

Mỗi tổ chức đều có những đặc điểm riêng, vì vậy khi tổ chức KSNB cần phải nghiên cứu đặc điểm của từng ngành, từng đối tượng cụ thể để vận dụng xây dựng nội dung KSNB phù hợp với đặc điểm của đối tượng đó Trong hoạt động ngành giáo dục, một ngành vừa đòi hỏi phải có tích lũy để phát triển nhưng lại không được hoạt động theo nguyên tắc tối đa hóa lợi nhuận như các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thông thường, một ngành chịu nhiều chi phối trực tiếp từ cơ quan giáo dục và chiến lược phát triển giáo dục và đào tạo tại mỗi quốc gia Cụ thể thường là:

Thứ nhất; quản lý hoạt động giáo dục chịu sự chi phối của cơ quan chủ quản

là Bộ Giáo dục Do đó, việc ra quyết định của cấp quản lý phải tuân thủ những chính sách, quy định của Bộ Giáo dục và đào tạo

Thứ hai; Xây dựng HTKSNB trong hệ thống giáo dục là quá trình rất phức tạp Vừa phải đạt mục tiêu kiểm soát chất lượng đào tạo, vừa phải đạt mục tiêu hiệu quả kinh tế,…

Thứ ba; Năng lực của nhân viên trong môi trường kiểm soát thường có trình

độ chuyên môn cao

Thứ tư; Chính sách nhân sự còn phải theo hướng khuyến khích nhân viên học tập và nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm

Thứ năm; Đánh giá rủi ro trong hoạt động kiểm soát còn phải đề cập tới rủi ro

về thay đổi cơ chế, chính sách giáo dục của Nhà nước trong từng thời kỳ

Thứ sáu; Một mặt quan trọng của kiểm soát trong giáo dục là phải đánh giá được chất lượng giảng dạy và đào tạo

TÓM TẮT CHƯƠNG 2

Chương 2 đã trình bày những quan điểm cơ bản về lý thuyết Kiểm soát nội

bộ để làm cơ sở cho những đánh giá và phân tích về hệ thống kiếm soát nội bộ một cách khoa học Theo COSO, thì một hệ thống kiếm soát nội bộ bao gồm 5 bộ phận

có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đó là: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát

Hệ thống KSNB là rất cần thiết đối với bất kỳ một tổ chức nào nhằm ngăn ngừa thiếu sót trong hệ thống quản lý, giảm thiểu, phòng tránh những thất thoát tài

sản có thể tránh và đảm bảo việc chấp hành chính sách pháp luật của Nhà nước

Hệ thống kiểm soát nội bộ ở các ngành, các đối tượng về cơ bản có những điểm chung nhưng khi triển khai cần nghiên cứu những đặc điểm khác nhau để vận dụng triển khai phù hợp Mặc khác, bản thân bất kì hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng có những hạn chế nhất định, nên khi thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ, cần phải quan tâm đế tối thiểu hóa các tác động của những hạn chế này

CHƯƠNG 3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

3.1 Khung nghiên cứu luận văn

Hoàn thiện hệ thống KSNB tại các trường CĐ NCL

trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

- Xem xét, đánh giá HTKSNB theo COSO 1992, INTOSAI

- Quan sát HT KSNB tại các trường

- Suy diễn, qui nạp

Đánh giá thực trạng của HTKSNB Hệ thống lý luận, nhận xét chung về trực

Các giải pháp hoàn thiện HT KSNB tại các trường CĐ

NCL trên địa bàn TP HCM

Luận văn được xây dựng từ các công cụ nghiên cứu nhằm tìm kiếm một phương pháp giải quyết các vấn đề khoa học, có độ tin cậy cao Một công cụ nghiên cứu đầy đủ đòi hỏi phải có khung nghiên cứu hay mô hình nghiên cứu thích hợp, sau đó tìm ra các phương pháp nghiên cứu thích hợp với mô hình và thu thập dữ liệu phù hợp có độ tin cậy để xử lý

o Để giải quyết mục tiêu của lậun văn, tác giả đưa ra các câu hỏi nghiên cứu tronh khung hình nghiên cứu như sau:

1) Hệ thống KSNB khu vực công trên thế giới đang vận dụng là gì?

2) Thực trạng hệ thống KSNB của các trường Cao đẳng ngoài công lập trên địa bàn TP HCM đã hoạt động như thế nào?

3) Những mặt được và chưa được, nguyên nhân tồn tại của hệ thống KSNB tại các trường là gì?

4) Cần những giải pháp tổng quát và cụ thể nào để hoàn thiện hệ thống KSNB tại các trường?

3.2 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp phân tích lý thuyết: là phương pháp phân tích lý thuyết thành những mặt, những bộ phận, những mối quan hệ theo lịch sử thời gian để nhận thức, phát hiện và khai thác các khía cạnh khác nhau của lý thuyết từ đó chọn lọc những thông tin cần thiết phục vụ cho đề tài nghiên cứu Phân tích lý thuyết bao gồm những nội dung sau:

+ Phân tích nguồn tài liệu (tạp chí và báo cáo khoa học, tác phẩm khoa học, tài liệu lưu trữ thông tin đại chúng) Mỗi nguồn có giá trị riêng biệt

+ Phân tích tác giả (tác giả trong hay ngoài ngành, tác giả trong cuộc hay ngoài cuộc, tác giả trong nước hay ngoài nước, tác giả đương thời hay quá cố) Mỗi tác giả có một cái nhìn riêng biệt trước đối tượng

+ Phân tích nội dung (theo cấu trúc logic của nội dung)

Phân tích lý thuyết được sử dụng trong luận văn thông qua việc nghiên cứu và

hệ thống hoá lý thuyết về HT KSNB, các yếu tố của KSNB, vai trò, hạn chế của HT KSNB

- Phương pháp tổng hợp lý thuyết: là phương pháp liên quan kết những mặt, những bộ phận, những mối quan hệ thông tin từ các lý thuyết đã thu thập được thành một chỉnh thể để tạo ra một hệ thống lý thuyết mới đầy đủ và sâu sắc về chủ

đề nghiên cứu

Tổng hợp lý thuyết bao gồm những nội dung sau:

+ Bổ sung tài liệu, sau khi phân tích phát hiện thiếu hoặc sai lệch

+ Lựa chọn tài liệu chỉ chọn những thứ cần, đủ để xây dựng luận cứ

+ Sắp xếp tài liệu theo lịch đại (theo tiến trình xuất hiện sự kiện để nhận dạng động thái); sắp xếp tài liệu theo quan hệ nhân - quả để nhận dạng tương tác

+ Làm tái hiện quy luật Đây là bước quan trọng nhất trong nghiên cứu tài liệu, chính là mục đích của tiếp cận lịch sử

+ Giải thích quy luật Công việc này đòi hỏi phải sử dụng các thao tác logic để đưa ra những phán đoán về bản chất các quy luật của sự vật hoặc hiện tượng

Phương pháp tổng hợp lý thuyết được sử dụng trong bài thông qua việc lựa chọn những tài liệu liên quan đến HT KSNB như: các văn bản pháp luật của Nhà nước về kiểm toán và kiểm soát nội bộ, giáo trình kiểm toán, INTOSAI các phiêm bản,… sau đó được tác giả tổng hợp, sắp xếp, trình bày các luận cứ một cách logic nhằm làm rõ các luận điểm lý thuyết về HTKSNB, trên cơ sở đó phân tích và đánh giá thực trạng xây dựng HTKSNB tại các trường CĐ NCL trên địa bàn thành phố

Hồ Chí Minh

- Phương pháp diễn dịch liên quan đến các bước tư duy sau:

Phát biểu một giả thiết (dựa trên lý thuyết hay tổng quan nghiên cứu); Thu thập dữ liệu để kiểm định giả thiết; Ra quyết định chấp nhận hay bác bỏ giả thiết

- Phương pháp quy nạp có ba bước tư duy:

Quan sát thế giới thực; Tìm kiếm một mẫu hình để quan sát; Tổng quát hóa

về những vấn đề đang xảy ra

Như vậy, với phương pháp định tính, luận văn đã giải một cơ bản 3 câu hỏi nghiên cứu (1), (3) và cơ bản câu hỏi (4)

ra quyết định đúng đắn, cần nắm được các phương pháp cơ bản của mô tả dữ liệu Bao gồm các kỹ thuật phân tích:

 Biểu diễn dữ liệu bằng đồ họa trong đó các đồ thị mô tả dữ liệu hoặc giúp so sánh dữ liệu;

 Biểu diễn dữ liệu thành các bảng số liệu tóm tắt về dữ liệu;

 Thống kê tóm tắt (dưới dạng các giá trị thống kê đơn nhất) mô tả dữ liệu

Nghiên cứu định lượng này được thực hiện thông qua bảng câu hỏi chi tiết nhằm đánh giá các thang đo và kiểm định mô hình lý thuyết cùng các giả thuyết đã đặt ra Sau đó, dùng phần mềm SPSS để xử lý số liệu

- Phương pháp so sánh

So sánh là phương pháp được sử dụng rộng rãi, phổ biến trong phân tích kinh

tế nói chung và phân tích tài chính nói riêng Mục đích của so sánh là làm rõ sự khác biệt hay những đặc trưng riêng có của đối tượng nghiên cứu; từ đó, giúp cho các đối tượng quan tâm có căn cứ để đề ra quyết định lựa chọn

Như vậy, luận văn đã sử dụng phương pháp định lượng giải quyết cơ bản câu hỏi thứ (2)

3.3 Thu thập dữ liệu nghiên cứu

Luận văn sử dụng 2 nguồn dữ liệu quan trọng để xử lý thông tin, bao gồm dữ liệu sơ cấp và thứ cấp

3.3.1 Dữ liệu sơ cấp

Dữ liệu sơ cấp là những dữ liệu mà nhà nghiên cứu thị trường thu thập trực tiếp tại nguồn dữ liệu và xử lý nó để phục vụ cho việc nghiên cứu của mình

Nguồn dữ liệu sơ cấp

- Các dữ liệu sơ cấp được thu thập trực tiếp từ đối tượng nghiên cứu Nó còn được gọi là các dữ liệu gốc, chưa được xử lý Vì vậy, các dữ liệu sơ cấp giúp nhà nghiên cứu đi sâu vào đối tượng nghiên cứu, tìm hiểu động cơ của khách hàng, phát hiện ra các quan hệ trong đối tượng nghiên cứu Dữ liệu sơ cấp được thu thập trực tiếp nên độ chính xác khá cao, đảm bảo tính cập nhật, đáp ứng tốt yêu cầu nghiên cứu, tuy nhiên việc thu thập dữ liệu sơ cấp lại thường phức tạp, mất thời gian và tốn kém chi phí Dữ liệu sơ cấp có thể thu thập từ việc quan sát, ghi chép hoặc tiếp xúc trực tiếp với đối tượng điều tra, cũng có thể sử dụng các phương pháp thử nghiệm

để thu thập dữ liệu sơ cấp.[4]

Nguồn tài liệu sơ cấp của luận văn được thu thập thông qua kết quả điều tra

Đối tượng và phạm vi khảo sát

+ Đối tượng: Các nhân viên trong các trường CĐ ngoài công lập trên địa bàn TPHCM, mỗi trường 10 nhân viên bao gồm nhân viên và giảng viên các khoa, đồng thời mỗi trường khảo sát từ 2-3 nhân viên phòng tài chính kế toán và kế toán trưởng + Phạm vi khảo sát: Các trường Cao Đẳng NCL trên địa bàn TP HCM

Thời gian: tháng 09-10 năm 2013

Phương pháp khảo sát

Khảo sát bằng cách liên hệ từng trường để lấy ý kiến Như vậy mẫu khảo sát bao gồm 80 phiếu trả lời theo bảng câu hỏi chung dành cho nhân viên (Tham chiếu phụ lục 01) Bảng câu hỏi được thiết kế theo thang đo Likert 5 mức độ, sau đó được

sử lý bằng lệnh DESCRIPTIVES trong phần mềm SPSS 16.0, dựa trên kết quả tính toán được và dựa vào ý nghĩa của từng giá trị trung bình đối với thang đo khoảng (Interval Scale) (Bảng 4.2), đồng thời kết hợp câu hỏi khảo sát từ các nhân viên phòng tài chính, kế toán (tham chiếu phụ lục 02) để từ đó đánh giá được thực trạng

hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trường Cao đẳng TP HCM

Bảng 3.1 Ý nghĩa của từng giá trị trung bình đối với thang đo khoảng (Interval

Scale)

Giá trị khoảng cách = (Maximum - Minimum) / n = (5 -1) / 5 = 0.8

N Số mẫu (Trong bài N = 80)

Minimum Số điểm thấp nhất khách hàng chọn

Maximum Số điểm cao nhất khách hàng chọn

3.3.2 Dữ liệu thứ cấp

- Dữ liệu thứ cấp là loại dữ liệu được sưu tập sẵn, đã công bố nên dễ thu thập, tốn ít thời gian, tiền bạc trong quá trình thu thập [4]

- Các nguồn dữ liệu thứ cấp:

+ Dữ liệu thứ cấp bên trong:

Khi tìm kiếm dữ liệu thứ cấp nên bắt đầu từ các nguồn bên trong tổ chức Hầu hết các tổ chức đều có những nguồn thông tin rất phong phú, vì vậy có những

dữ liệu có thể sử dụng ngay lập tức Chẳng hạn như dữ liệu về quy chế chi tiêu nội

bộ, quy chế KSNB Có hai thuận lợi chính khi sử dụng dữ liệu thứ cấp bên trong là thu thập được một cách dễ dàng và có thể không tốn kém chi phí

+ Dữ liệu thứ cấp bên ngoài:

Những nguồn dữ liệu thứ cấp bên ngoài là các tài liệu đã được xuất bản có được từ các nghiệp đoàn, chính phủ, chính quyền địa phương, các hiệp hội thương mại, các tổ chức chuyên môn, các ấn phẩm thương mại, các tổ chức nghiên cứu chuyên nghiệp… Sự phát triển của mạng thông tin toàn cầu đã tạo nên một nguồn

dữ liệu vô cùng phong phú và đa dạng, đó là các dữ liệu thu thập từ Internet Trong thực tế, có rất nhiều dữ liệu thứ cấp có thể sử dụng được và có thể tìm kiến từ nhiều nguồn khác nhau Vì vậy, điều quan trọng là phải phân loại nguồn dữ liệu có một phương thức tìm kiếm thích hợp

Nguồn tài liệu thứ cấp của luận văn được thu thập từ các bài viết, các bài báo tổng hợp về HT KSNB và tình hình xây dựng HTKSNB trong giáo dục và các trường đại học, cao đẳng, các văn bản pháp lý quy định về kế toán, kiểm toán và KSNB, thực hiện ứng dụng thực tế tại trường Cao Đẳng Kinh Tế- Công Nghệ TP

HCM bắt đầu từ thời gian khảo sát (Phụ lục 04)

TÓM TẮT CHƯƠNG 3

Sau khi lựa chọn vấn đề nghiên cứu là thực trạng xây dựng HTKSNB tại các trường CĐ NCL trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, tác giả đã xác định rõ mục tiêu nghiên cứu của đề tài Đề tài tập trung thu thập dữ liệu thứ cấp và sơ cấp theo 5 yếu tố cơ bản của COSO, trên cơ sở đó nhằm đánh giá thực trạng HT KSNB tại các trường CĐ NCL trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh Từ đó, tìm ra những mặt tồn tại và nguyên nhân dẫn đến tồn tại làm cơ ra để qỉai quyết ở chương 3 Để thực hiện được mục tiêu này, tác giả sử dụng kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu khoa học bao gồm cả phương pháp định tính và định lượng dựa trên cơ sở nguồn dữ liệu mà tác giả sưu tầm được Bên cạnh đó tác giả được ký hợp đồng ứng dụng thực tế xây dựng HT KSNB tại trường Cao Đẳng Kinh tế- Công Nghệ TP HCM đây là nguồn

dữ liệu rất hữu ích cho việc hoàn thành tốt luận văn