lập trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh
Cơ chế tài chính của các trường ngoài công lập tương tự như cơ chế tài chính tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Trách nhiệm KSNB của các trường CĐNCL cũng giống như KSNB của các trường công lập Tuy nhiên qua khảo sát theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phần lớn các trường chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống kiểm soát nội bộ. Công tác kiểm tra, kiểm soát thường chồng chéo, phiến diện, tập trung vào các chỉ số kinh tế - tài chính ít chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa là chính. Đây là một trong các điểm yếu mà các trường cần khắc phục để nâng hiệu quả hoạt động của trường.
Kết quả thực trạng hệ thống KSNB trong các trường CĐ ngoài công lập TP.HCM qua bảng khảo sát câu hỏi và được xử lý bằng phần mềm SPSS cụ thể như sau:
4.2.1. Môi trường kiểm soát
Qua kết quả khảo sát đã được xử lý bằng phần mềm SPSS 16.0 có thể đánh giá được môi trường kiểm soát các trường cụ thể như sau:
*Môi trường kiểm soát chung – (Tham chiếu phụ lục 1 – cột mã hóa để biết ý nghĩa của các chỉ tiêu MT1 đến MT8)
Bảng 4.2. Kết quả khảo sát môi trường kiểm soát chung tại các trường CĐ
ngoài công lập trên địa bàn TPHCM (MT: môi trường kiểm soát)
N Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Trung bình Phương sai
MT1: Môi trường văn hóa 80 4 5 4.47 .500
MT2: Quy định vềđạo đức, nghề nghiệp 80 4 5 4.49 .501 MT3: Thực hiện nghiêm túc các yêu cầu 80 2 3 3.52 .501 MT4: Tồn tại áp lực khiến nhà trường làm sai 80 1 2 1.47 .500
MT5: Phân chia quyền hạn rõ ràng bằng văn bản 80 4 5 4.52 .500 MT6:Lý lịch và chuyên môn kế toán 80 4 5 4.49 .501
MT7: Kế toán có chuyên môn phù hợp 80 4 5 4.50 .501 MT8: Quyền hạn và trách nhiệm giao cho 1 nhân viên 80 2 4 3.02 .500
Nhìn vào kết quả khảo sát 4.2 và căn cứ tham chiếu kết quả vào bảng 3.1 (Bảng ý nghĩa của từng giá trị trung bình đối với thang đo khoảng Interval Scale) để đánh giá kết quả khảo sát, cho thấy mức lựa chọn đánh giá nhìn chung rơi vào khung 4,21 đến 5,0 trong bảng ý nghĩa 3.1 – thể hiện sự đồng tình của các thầy cô với các phát biểu được nêu ra trong câu hỏi, điều đó có nghĩa là về phía nhà trường đã tạo dựng được một môi trường kiểm soát trong sạch, đồng thời là một môi trường giáo dục với các chuẩn mực giá trị đạo đức, của các nhân viên và thầy cô trong trường rất tốt. Các nhân viên trong trường, từ các phòng ban, phòng tài chính kế toán đáp ứng được khả năng công việc và công việc được giao phù hợp với khả năng bản thân. Các hoạt động của nhà trường thường được tổ chức để nâng cao tính đoàn kết trong nội bộ trường, các hoạt động thường niên tại một số trường như các ngày lễ tết, liên hoan 20/11, ngày 8/3, các kỳ thi hội thể thao, thi đi bộ… tăng hoạt động đoàn thể và sự gắn bó giữa các nhân viên và các phòng ban với nhau. Các quy định về phẩm chất đạo đức nói chung đều được nhà trường thực hiện quy củ, ban hành bằng văn bản và bằng các quy định cụ thể, được gửi về các khoa và dán bảng tin trường nên việc chấp hành các quy định của nhà trường là điều bắt buộc với các cán bộ nhân viên, giảng viên trong trường.
Tuy nhiên qua bảng khảo sát cho thấy có một vấn đề cần băn khoăn là tiêu chí MT3 - Nhà trường thực hiện xử lý nghiêm túc các yêu cầu vềđạo đức, ứng xử
đã đề ra. – được đánh giá ở mức độ bình thường, chưa nhận được sự đồng tình của
và đánh giá tốt từ phía nhân viên, điều này cho thấy khi có sai xót xảy ra việc xử lý của nhà trường chưa thật sự nghiêm khắc, điều này cũng dễ hiểu vì với cơ chế tự chủ tài chính, các trường hoạt động như một doanh nghiệp nêncó một thực tế các trường ngoài công lập thông thường các nhân viên đều là người nhà, người thân quen của các cán bộ trong trường được đưa vào, chính vì vậy còn nhiều sự nể nang khi kỷ luật về những vấn đề sai sót.
Với phát biểu MT4 - Hiện nay đang tồn tại những áp lực khiến nhà trường phải hành xử trái luật - đạt điểm trung bình là 1,47 ở khung rất không đồng ý, cho
thấy đối với các trường CĐ ngoài công lập trên TP HCM, môi trường làm việc, các mối quan hệ về tài chính không chỉ nội bộ trường mà xét các mối quan hệ bên ngoài đều rất trong sạch, không có áp lực hay có các nhân tố xấu nào khiến nhà trường phải làm sai luật, vi phạm đạo đức trong các hoạt động tài chính và quy trình KSNB. *Ban Giám hiệu nhà trường: (Tham chiếu phụ lục 1 – cột mã hóa để biết ý nghĩa của các chỉ tiêu MT9 đến MT18)
Bảng 4.3 Kết quả khảo sát ý kiến đánh giá về BGH nhà trường các trường Cao đẳng ngoài công lập TP HCM.
N Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Trung bình Phương sai
MT9: BGH đánh giá cao vai trò KSNB 80 3 4 3.04 .190 MT10: BGH có sự bàn bạc về tài chính 80 4 5 4.04 .200 MT11: BGH đúng đắn về khai báo tài chính,
chống gian lận. giả mạo chứng từ sổ sách 80 3 4 3.04 .190 MT12: BGH sẵn sàng điều chỉnh sai sót 80 3 4 3.48 .501
MT13Lãnh đạo trao đổi thường xuyên với
CBCNV 80 3 4 3.48 .501
MT14 BGH rất hiểu biết về chếđộ tài chính 80 3 5 3.54 .524 MT15 BGH kiên quyết chống hành vi gian lận 80 2 3 3.99 .111 MT16 Thường xuyên họp giao ban giữa BGH và
các trưởng Phòng, Khoa, Tổ 80 2 4 2.96 .358 MT17 Nội dung các cuộc họp có được công khai 80 2 3 2.93 .250
MT18 Thường xuyên xảy ra biến động nhân sựở
Theo đánh giá phát biểu MT9 - BGH đánh giá cao vai trò của kiểm soát nội bộ - đạt điểm trung bình là 3.04 – khung điểm nhận ý kiến trung bình từ các nhân viên, cho thấy một vấn đề nổi cộm là BGH các trường chưa thực sự quan tâm đúng mực và đánh giá đúng đắn về vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ, nguyên nhân là mặc dù cơ chế tài chính, định khoản, hạch toán kế toán tại trường đều giống như một doanh nghiệp hoạt động, tuy nhiên việc tính chất công việc và hoạt động của các trường khác với doanh nghiệp, sản phẩm của trường là kiến thức, việc rủi ro trong nội bộ thông thường là không cao vì cơ chế độc lập nhưng hình thức hoạt động lại giống các trường công, chỉ khác một chút về nguồn đầu tư kinh phí và nguồn sinh viên, nên chính vì vậy việc đánh giá chưa đầy đủ về hệ thống kiểm soát nội bộ trong trường còn hạn chế, nhưng đây là quan điểm chưa đúng đắn của lãnh đạo vì thực tế, để góp phần phát triển tốt nhà trường cũng như thể hiện được
Ban Giám hiệu luôn tôn trọng ý kiến đóng góp của tập thể, cá nhân, thể hiện tính dân chủ cao trong tập thể nhà trường, đó chính là ưu điểm lớn đồng thời cũng tạo ra khuyết điểm. Tôn trọng dân chủ nên đôi lúc đã tỏ ra dân chủ thái quá, làm khó tập trung ý kiến để ra quyết định. Chính vì vậy theo khảo sát trong những năm gần đây, khi họp bàn về vấn đề tài chính, các lãnh đạo trong trường bàn bạc với nhau chứ không mở rộng, như một số năm việc họp bàn phân bổ tài chính có sự tham gia của các trưởng khoa, tuy nhiên do quá nhiều ý kiến trái chiều nên cuộc họp thường chỉ còn các lãnh đạo của trường và trưởng phòng tài chính bàn bạc về các vấn đề tài chính, còn các trưởng khoa thiên về chuyên môn giảng dạy và quản lý khoa thôi nên tùy theo tính chất của cuộc họp sẽ thông báo cụ thể hay thông báo khái quát cho trưởng khoa để trưởng khoa phản ánh cập nhật thông tin của nhà trường.
Thông thường kết quả sau các cuộc họp đều được trao đổi lại với cán bộ công nhân viên trong nhà trường nhưng không phải tất cả. Thông thường chỉ các nhân viên khối hành chính, các cán bộ chuyên trách và công việc có liên quan đến các vấn đề tài chính mới được biết, tuy nhiên vẫn có sự truyền tai đến các thầy cô ngạch
giảng viên. Điều này cũng không có vấn đề gì, tất cả sự nỗ lực đóng góp của các thầy cô đều cống hiến cho trường ngày càng phát triển giàu mạnh.
Ban giám hiệu nhà trường có thái độ và hành động đúng đắn trong việc áp dụng những nguyên tắc kế toán, khai báo thông tin trên báo cáo tài chính, chống gian lận và giả mạo chứng từ sổ sách. Điều này được các BGH thực hiện tốt và đều nhận được đánh giá cao từ phía các nhân viên
BGH rất hiểu biết về chế độ quản lý tài chính trong đơn vị mình, để có thể đứng lên để thành lập và điều hành một cơ sở ngoài công lập thì ban lãnh đạo không chỉ có tiềm lực tài chính mà còn phải có kinh nghiệm và trình độ cao, chính vì vậy các vấn đề tài chính của đơn vị mình, lãnh đạo nhà trường nắm rất rõ. Đồng thời, tại các trường, khi được tư vấn của chuyên gia về sự yếu kém của kiểm soát nội bộ tại trường, BGH luôn sẵn sàng điều chỉnh. BGH cũng rất kiên quyết chống các hành vi gian lận và sai trái Điều này sẽ giúp cho công tác kiểm soát của nhà trường được thực hiện tốt.
Theo ý kiến và kết quả khảo sát, về vị trí lãnh đạo trong BGH nhà trường các trường khá ổn định và ít bị sáo trộn, không giống như các cơ sở công lập có sự về hưu khi đến tuổi của các cán bộ, mà khi quá tuổi nhưng vẫn còn năng lực làm việc tốt thì vẫn được làm tiếp tục công tác tại trường.
*Về đội ngũ cán bộ - (Tham chiếu phụ lục 1 – cột mã hóa để biết ý nghĩa của các chỉ tiêu MT19 đến MT21)
Nhìn chung theo đánh giá thì việc Khi phân công công việc, nhà trường yêu cầu về kiến thức và kỹ năng của CBVC, NLĐ để giao việc, hay việc CBVC, NLĐ có được mô tả cụ thể, chi tiết, dễ hiểu công việc của mình đều được đánh giá cao. Nghĩa là việc phân chia công việc của nhà trường rất rõ ràng và các nhân viên đều hiểu và nắm được nhiệm vụ của mình là gì.
Bảng 4.4 Kết quả ý kiến khảo sát vềđội ngũ cán bộ N Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Trung bình Phươn g sai MT19: Nhà trường yêu cầu về kiến thức và kỹ năng của CBVC, NLĐđể giao việc 80 4 5 4.08 .264 MT20: Nhà trường có các biện pháp để biết rõ CBVC, NLĐ có đủ năng lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ. 80 3 4 3.06 .243 MT21: CBVC, NLĐ có được mô tả cụ thể, chi tiết, dễ hiểu công việc của mình 80 4 5 4.14 .349 Tuy nhiên, ngoài việc khảo sát lấy ý kiến các cán bộ nhân viên, thì trên thực
tế khi tìm hiểu về đội ngũ cán bộ nhân viên thực tế các trường, có những vấn đề thực trạng cần lưu ý như sau:
Đối với các cán bộ nhà trường, tự do cũng là triết lý quản lý nhân sự của nhà trường, các bộ phận quản lý nhân viên, giáo viên của mình thông qua công việc (nhưng lại chưa có biện pháp đánh giá hiệu quả công việc và xử lý những cá nhân chưa hoàn thành nhiệm vụ - chính vì vậy mà tiêu chí MT20 chỉ đạt được mức điểm bình thường). Triết lý này đã góp phần tạo tâm lý hứng thú cho nhân viên làm việc, họ không thấy bị gò bó, khắt khe. Tuy nhiên, tự do cũng dẫn đến tự do thái quá, dẫn đến tình trạng nhân viên không làm đủ giờ, làm viêc chậm trễ, ách tắc, không hết trách nhiệm, không đạt hiệu quả.. .và khó để áp dụng các thủ tục kiểm soát.
Nhìn chung, không phải lúc nào cũng dễ dàng thuận lợi để áp đặt các thủ tục kiểm soát và yêu cầu mọi người tuân thủ.Tuy nhiên việc nhìn nhận đúng đắn vai trò của hệ thống KSNB trong các trường còn mờ nhạt, mặc dù các trường đều có xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế tổ chức và hoạt động năm làm căn cứ thực hiện và kiểm soát các hoạt động. Nhưng trên thực tế, khi hỏi và khảo sát về quy chế thì không phải tất cả các nhân viên đều nắm chắc được quy chế và các nhân viên chỉ nắm được các phần việc của mình và bản thân các nhân viên chưa quan tâm một cách đúng đắn, ví dụ như giảng viên thì biết giảng dạy, biết định mức giờ, các hệ số đứng lớp các nhân viên như thư ký khoa hoàn thành công việc bàn giấy của mình, biết mức lương… nhưng chỉ biết một cách sơ qua, bởi thực tế
là họ quan tâm đến lương của họ được tính như thế nào, là bao nhiêu, chứ không quan tâm sâu đến quy chế chi tiêu nộ bộ của nhà trường.
Đội ngũ cán bộ quản lý phần lớn còn chịu ảnh hưởng của lề lối, tác phong làm việc theo cơ chế bao cấp, quan tâm đến chỉ tiêu kế hoạch, rất quan tâm đến lợi ích xã hội, ít quan tâm đến hiệu quả kinh tế. Do đó, vấn đề lợi ích kinh tế không phải là một trong những mối quan tâm hàng đầu, đã xảy ra tình trạng chưa sử dụng hiệu quả, tiết kiệm nhất nguồn kinh phí.
Nếu xét về khía cạnh năng lực của nhân viên, khi tìm hiểu về thực trạng của các trường có một số vấn đề sau: Trong hệ thống kiểm soát nội bộ, những nhân viên liên quan trực tiếp đến những công việc hay những khâu thực hiện trong quy trình kiểm soát là các nhân viên ở phòng kế toán tài chính. Nhìn chung đội ngũ nhân viên kế toán của các trường đều được đào tạo bài bản, có một số trường như trường CĐ Viễn Đông và CĐ Vạn Xuân mới tuyển thêm nhân viên kế toán, mặc dù trẻ chưa nhiều kinh nghiệm nhưng cũng được trường tạo điều kiện đi học để đáp ứng được công việc.
Nhân viên khối hành chính hầu hết là lao động trẻ, trình độ chuyên môn không đồng đều và đa số làm trái ngành nghề đào tạo, kỹ năng làm việc, kỹ năng quản lý chưa cao. Đa số làm việc dựa vào khuôn mẫu sẵn có do người đi trước để lại. Năng lực làm việc độc lập, kỹ năng nghề nghiệp và khả năng đọc hiểu văn bản chuyên ngành còn hạn chế, còn chưa mạnh dạn trong việc đề xuất cải cách các thủ tục phục vụ cho công việc chuyên môn, thậm chí còn chậm theo kịp các cải tiến đã được đưa ra.Vì vậy, sẽ ảnh hưởng rất lớn đến kết quả công việc, nhiệm vụ chung của bộ phận cũng như của toàn trường. Với thực trạng như trên, sẽ là một trong những khó khăn cản trở hệ thống KSNB vận hành hữu hiệu và hiệu quả.
Kỹ năng ứng dụng tin học nhìn chung còn thấp, nhất là trong nhóm nhân sự lớn tuổi. Việc ứng dụng các tiện ích của mạng internet làm phương tiện thông tin truyền thông giữa các cá nhân, bộ phận chưa trở thành thói quen và rộng khắp. Khi không khai thác tốt các ứng dụng của internet vào công việc sẽ gây lãng phí thời gian, công sức thậm chí cả tiền bạc.
Đội ngũ nhân sự phòng Kế hoạch - Tài chính có năng lực, có ý thức tuân thủ pháp luật, trung thực và cần mẫn trong công việc, không sách nhiễu tiêu cực gây khó khăn cho các cá nhân, đơn vị trong các thủ tục đề xuất thanh toán và thu chi tiền,... góp phần làm nền tảng tạo dựng niềm tin về tình hình tài chính kế toán các trường được phản ánh trung thực và hợp lý.Tại các trường đã đảm bảo được các quy