Quy trình trả lương cho CBGV trong các trường khi cải tiến phải đảm bảo tính đúng, tính đủ thu nhập cho người lao động, trả lương đúng hạn cũng nhưn phải khuyến khích người lao động gia tăng năng suất lao động và hiệu quả làm việc. Cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận để tránh sai sót và chậm trễ. Do vậy, trong thời gian tới, các trường cần cải tiến quy trình trả lương theo hướng như sau:
Cụ thể hóa quy trình tiền lương bằng văn bản có hướng dẫn cụ thể và thông báo để mọi người biết và thực hiện theo, đưa quy trình vào triển khai áp dụng một cách nghiêm túc. Quy định rõ trách nhiệm của những cá nhân, bộ phận liên quan trong quy trình, có các bảng biểu chứng từ đi kèm. Kết hợp sử dụng bảng mô tả chi tiết công việc của từng cá nhân.
Để đảm bảo các trường đều tính đúng, tính đủ lương cho người lao động, nên chuyển sang trả lương vào ngày 6 của tháng sau (trả vào cuối tháng lương). Hiện nay đang áp dụng trả lương vào ngày 5 của tháng tính lương (trả vào đầu tháng lương), do đó khi chuyển đổi sang trả lương vào cuối tháng cần khéo léo để người lao động ủng hộ (chọn thời điểm thích hợp (nhân dịp lễ, tết, thưởng..) để dừng trả lương đầu tháng và chuyển sang trả cuối tháng. Những thời điểm có sự thay đổi về nhân sự như tuyển dụng thêm, nghỉ hưu hay tăng lương, thì bộ phận tổ chức nhân sự phải thông báo kịp thời bằng văn bản để tránh tình trạng chậm lương. Đối với khối hành chính thì tổ chức chấm công theo ngày công, nộp bảng tổng hợp chấm công cho phòng kế toán vào cuối tháng để lấy cơ sở tính lương, còn khối giảng dạy thì phòng Đào tạo kết hợp với phòng Thanh tra Khảo thí có biện pháp kiểm tra, giám sát giờ dạy, quản lý trên định mức lao động. Ví dụ, định mức giảng dạy đối với GV là khoảng 280 giờ/kỳ thì cần kê khai khối lượng giờ giảng cho GV theo từng kỳ và cả năm để làm cơ sở xem xem xét danh hiệu thi đua và phân bổ giờ giảng cân đối cho cả năm.
Thứ hai; Hoàn thiện quy trình quản lý tài sản cốđịnh
* Mua mới, nâng cấp tài sản cố định
Cơ sở vật chất giáo dục đào tạo có vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng đào tạo của mỗi trường. Trong khi đó, vốn đầu tư cho mua mới và nâng cấp tài sản cố định tương đối lớn do vậy nếu tài sản cố định đầu tư không phát huy hiệu quả hoạt động tối đa sẽ gây thất thoát vốn, lãng phí chi phí sử dụng vốn, tạo gánh nặng cho các trường.
Trong thời gian qua các trường còn chưa làm tốt công tác lập kế hoạch cho nhu cầu mua mới và nâng cấp tài sản cố định. Để làm tốt công tác này, các trường phải tổ chức phòng quản trị thiết bị. Nhu cầu được để xuất bởi bộ phận gửi phòng QTTB. Phòng QTTB chịu trách nhiệm xem xét phổi hợp với các bộ phận khác, sau đó trình BGH duyệt hoặc phòng QTTB trực tiếp đề xuất trong trường hợp tài sản thuộc chức năng nhiệm vụ phòng QTTB quản lý. Trong trường họp giá trị hàng hóa dịch vụ thuê mua lớn, phải thành lập hội đồng xác định nhu cầu, thành phần hội đồng gồm: BGH, bộ phận sử dụng, bộ phận kỳ thuật, phòng QTTB, phòng KH-TC và đại diện ban thanh tra, trong trường họp mua các loại hàng hóa dịch vụ ngoài chuyên môn của cán bộ kỹ thuật phải mời chuyên gia tư vấn. Để xác định đúng nhu cầu TSCĐ, cần dựa trên các căn cứ sau:
Bộ phận đề xuất dựa vào kế hoạch công tác, kế hoạch sử dụng để xác định nhu cầu cụ thể về số lượng, quy cách, phẩm chất, mẫu mã
P.QTTB phối hợp bộ phận kho kiểm tra tồn kho để xem có cần mua dự trữ thêm không hoặc số hiện có đáp ứng được mức nào...
P.QTTB kiểm tra cơ sở vật chất thường xuyên và theo dõi thời gian khai thác sử dụng để kịp thời phát hiện nhu cầu cần mua sắm hoặc duy tu, bảo dưỡng.
Nhu cầu phải kèm theo dự toán kinh phí chuyển bộ phận Kế toán tài chính nhằm phối họp xem xét và cho ý kiến về nguồn kinh phí thực hiện có hay không sau đó mới trình trình BGH phê duyệt. Định kỳ luân chuyển nhân sự tại vị trí thu mua của phòng QTTB. Thường xuyên tìm chọn báo giá của các nhà cung cấp tiềm năng khác để khảo sát và so sánh, thay đổi nhà cung cấp.
Sau khi lập kế hoạch thì các bước tiếp theo của quy trình mua mới và nâng cấp tài sản cố định gồm:
Phòng QTTB tìm biện pháp thực hiện tối ưu, phổi hợp với phòng KH-TC, kho vật tư, bộ phận kỹ thuật, chuyên gia tư vấn... để tham mưu cho Hiệu trưởng ra quyết định biện pháp lựa chọn hàng hóa đáp ứng nhu cầu mà tiết kiệm chỉ phí nhất:
Phòng QTTB kết hợp với bộ phận kho vật tư xác định xem trong kho hiện có hàng hóa có thể xuất dùng ngay không, nếu không có mới xem xét đến việc thuê mua; rà soát có tài sản tương đương đang dư thừa ở bộ phận khác không, nếu có sẽ thực hiện điều chuyển nội bộ, nếu không mới xem xét đến việc thuê mua.
Quyết định tự thực hiện hay thuê mua bên ngoài. Thông thường đối với các công việc đơn giản, sửa chữa nhỏ lặt vặt, nếu trong tầm khả năng thực hiện của nhân viên sửa chữa thì phòng Quản trị tự thực hiện, nếu ngoài khả năng tự thực hiện mới xem xét đến khả năng thuê mua bên ngoài.
Trong trường hợp hàng hóa không thể mua được do không có điều kiện mua sắm (hàng hóa không có trên thị trường, không có nhà cung cấp dịch vụ, giá trị tài sản quá cao so với nhu cầu...) phòng Quản trị cần phải có hướng giải quyết cụ thể: cho sửa chữa tài sản cũ hoặc cho thuê mua sản phẩm thay thế.... Trong các trường hợp này, phòng Quản trị cần phải làm việc lại với bộ phận đề xuất để thống nhất ý kiến.
Xem xét thật kỹ trước khi quyết định có thật sự cần thiết phải thuê mua ngay không. Thành lập hội đồng thẩm tra và quyết định trong trường hợp giá trị họp đồng thuê mua lớn.
Phải có phê duyệt của phòng KH-TC về ngân sách thực hiện kèm theo để tránh tình trạng thuê mua sa đà vượt quá ngân sách cho phép. P.KH-TC xem xét đến khả năng thanh toán vào thời điểm phải ừả người cung cấp, nếu không đủ khả năng cần phải có biện pháp xin gia hạn thời hạn thanh toán, hoặc lùi thời điểm thực hiện thuê mua, hoặc giảm số lượng ...
* Quản lý sử dụng tài sản cố định
Nâng cao năng lực kỹ thuật, khả năng am hiểu về các loại máy móc thiết bị chuyên dụng của nhà trường (máy tính, máy chiếu, micro, amply,…) cho nhân viên
kỹ thuật phòng QTTB để tư vấn về kỹ thuật cho trưởng phòng QTTB xem xét các đề xuất nhu cầu.
Quy định các biện pháp xử lý cụ thể và mạnh tay xử lý trong trường họp nhân viên hoặc nhóm nhân viên cố tình làm sai, cố tình cấu kết thông đồng với nhà cung cấp và nhà cung cấp cố tình chèo kéo nhân viên thu mua để làm giá trục lợi cá nhân gây thiệt hại lợi ích của nhà trường.
Thành lập Ban kiểm tra các họp đồng thuê mua hàng hóa dịch vụ, ban này có quyền kiểm tra đột xuất bất cứ hợp đồng nào.
.QTTB phối họp với kế toán tài sản (KTTS) tiến hành dán nhãn tên tài sản, dán nhãn kiểm kê để quản lý, theo dõi tài sản. Nhãn dán phải đảm bảo độ bền dính.
Sử dụng dán tem niêm phong trên các loại máy móc thiết bị (máy tính, máy chiếu...). Dán tem bảo hành ngay trên các máy móc thiết bị đang trong thời gian bảo hành và gạch chéo trên tem bảo hành nếu hết hạn, đồng thời chú ý việc quản lý hồ sơ, phiếu bảo hành cho khoa học hơn.
Quy định rõ ràng trách nhiệm bảo quản tài sản của tùng bộ phận, cá nhân. Nếu làm mất, hoặc cố ý làm hư hỏng sẽ phải bồi hoàn. Khi tài sản hư hỏng phải lập biên bản kiểm tra hiện trạng về tình trạng hoạt động của máy, về tình trạng niêm phong (đối với tài sản có niêm phong).
Định kỳ, P.QTTB phải tiến hành bảo trì, bảo dưỡng máy móc, thiết bị. Hàng ngày bộ phận phải lau chùi, bảo quản tài sản do mình sử dụng; phòng QTTB phải chịu trách nhiệm phân công người lau chùi vệ sinh máy móc, thiết bị giảng dạy và các tài sản chung thuộc phòng QTTB quản lý. Ban Vệ sinh môi trường phải tiến hành kiểm tra giám sát tình trạng vệ sinh tại từng bộ phận và toàn trường, đặc biệt chú ý đến vệ sinh máy móc thiết bị.
P. QTTB chủ trì làm tốt công đoạn xác định nhu cầu mua sắm, nhu cầu sử dụng tài sản và quyết định chọn mua trong các quy trình về mua sắm tài sản để đảm bảo hàng mua về được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả.
5.2.3.2 Hoàn thiện quy trình thanh toán
Hầu hết các trường đều đã xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, phòng kế toán được tổ chức, đảm bảo nguồn nhân lực thực hiện quy trình thanh toán. Tuy nhiên để
phát huy hơn nữa trong việc kiểm soát rủi ro trong quá trình thanh toán, các trường cần:
Bộ phận tổ chức hành chính phối hợp với Phòng KH- TC soạn thảo quy định biện pháp xử phạt thích đáng và nghiêm túc thực hiện đối với cá nhân hoặc bộ phận thường xuyên xảy ra sai sót, sai sót nghiêm trọng, hoặc cố ý gian lận để nâng cao ý thức tuân thủ và tính trung thực cho CBGV.
P.KH-TC phải cụ thể hóa quy trình kèm diễn giải chi tiết, có các hướng dẫn cụ thể các bước thực hiện trong quy trình và thời gian thực hiện, thống nhất các mẫu biểu trong từng trường họp thanh toán, hướng dẫn kỳ năng tập hợp chứng từ và yêu cầu của chứng từ đề nghị thanh toán và truyền thông đến từng cá nhân, bộ phận bằng nhiều cách: đăng tải hướng dẫn trên trang web; in phát về bộ phận.
Dùng thủ tục đối chiếu, thẩm tra, kiểm soát chéo các chứng từ kế toán với kế hoạch, chương trình, thông tin chung...(hợp đồng thỉnh giảng đối chiếu kế hoạch giảng dạy, đối chiếu với thời khóa biểu...)
Các bộ phận, đầu mối là P.KH-TC phải thường xuyên rà soát, điều chỉnh, dự kiến hết các trường họp chi tiêu để xây dựng định mức bổ sung vào QCCTNB làm căn cứ kiểm soát và thanh toán.
5.2.4 Giải pháp về thông tin truyền thông
Hiện nay, các trường đều có xây dựng website nhưng trên thực tế thông tin của trường lại ít được cập nhật một cách thường xuyên, liên tục và kịp thời. Do vậy, trong thời gian tới, cần hoàn thiện nội dung, bài viết trên website để thông tin kịp thời tới CBGV và sinh viên của trường.
Trang bị phần mềm quản lý phù hợp và hiện đại, gồm các module quản lý đào tạo, quản lý tài chính - tài sản, quản lý sinh viên, quản lý thư viện... các module này tích hợp với nhau và xây dựng trên cơ sở dữ liệu mở, theo chương trình đào tạo tín chỉ (xây dựng thời khóa biểu, quản lý sinh viên, quản lý mã môn học, đăng ký học trực tuyến, thu học phí theo tín chỉ, quản lý lớp sinh viên, quản lý lớp môn học...). Trước khi ra quyết định chọn mua phần mềm, phải thuê tư vấn khảo sát nhu cầu trong trường, mã hóa nhu cầu thành ngôn ngữ công nghệ thông tin...
Phân công nhiệm vụ cụ thể cho cá nhân, tổ chức cụ thể để phụ trách mảng thông tin truyền thông trong phạm vị toàn trường, phạm vi từng đơn vị.
Khi có các văn bản, các chính sách mới quan trọng của Nhà nước, của Bộ Giáo dục hay của trường, các trường cần phải tổ chức các buổi họp để truyền đạt nội dung của các văn bản này tới CBGV.
5.2.5 Hoàn thiện công tác giám sát
Các trường hiện đã thành lập phòng Thanh tra chuyên trách có chức năng kiểm tra giám sát các hoạt động trong nhà trường. Tuy nhiên để hoạt động giám sát có hiệu quả, cần bồi dưỡng nghiệp vụ, kiến thức cơ bản liên quan đến công tác đào tạo, tài chính kế toán.. .cho cán bộ thanh tra.
Phòng Thanh tra phải xây dựng cơ chế giám sát một cách toàn diện, sao cho mọi công việc, mọi hoạt động, mọi cá nhân, tổ chức đều được giám sát chặt chẽ. Định kỳ hoặc đột xuất có các báo cáo đánh giá, có kiến nghị cụ thể gửi BGH chỉ đạo giải quyết.
Phòng Đào tạo phân công cán bộ thanh tra đào tạo chuyên trách có nhiệm vụ theo dõi quản lý giáo viên hàng ngày.
Thanh tra đào tạo kết hợp với khoa, bộ môn có biện pháp theo dõi, kiểm tra, đối chiếu thường xuyên giữa lịch trình giảng dạy, thời khóa biểu, sổ theo dõi giáo viên, sổ đầu bài... với nhau nhằm phát hiện giáo viên không nghiêm túc thực hiện theo quy định của nhà trường về đảm bảo tiết giảng, giờ giảng; tự ý bỏ tiết, hoặc dạy bù dồn dập làm sinh viên không kịp tiếp thu bài giảng...
P. TC-HC phối hợp với P.Đào tạo xây dựng quy định xử lý giáo viên vi phạm một cách cụ thể: trừ thi đua, giảm thù lao giảng dạy, không mời thỉnh giảng lần sau...và phổ biến cho các khoa, bộ môn trong trường.
Ngoài việc lên tiết và dự giờ giáo viên theo kế hoạch, BGH chỉ đạo khoa, bộ môn, phối hợp với phòng Đào tạo thường xuyên dự giờ kiểm tra đột xuất để đánh giá đúng thực trạng chất lượng giảng dạy của giáo viên, hơn là dự giờ có sự chuẩn bị trước như hiện nay.
Yêu cầu giáo viên thỉnh giảng phải cung cấp đủ bằng cấp chuyên môn, chứng chỉ bồi dưỡng phương pháp sư phạm... ngay lần ký hợp đồng đầu tiên. Trong hợp
đồng thỉnh giảng quy định rõ trách nhiệm và biện pháp xử phạt (giảm tiền thù lao giảng dạy, ngừng hợp đồng...). Giáo viên thỉnh giảng phải cung cấp đề cương bài giảng cho phòng Đào tạo ngay khi ký hợp đồng.
5.3 Kiến nghị nhằm hỗ trợ hoàn thiện hệ thống KSNB 5.3.1 Với Nhà nước 5.3.1 Với Nhà nước
Lâu nay hoạt động thanh tra, kiểm tra luôn theo lối mòn truyền thống là dựa vào những quy định trong các văn bản pháp luật, vận dụng chính sách, chế độ làm chuẩn mực để điều chỉnh các hoạt động đa dạng, phong phú luôn biến đổi trong thực tiễn... Điều này đúng nhưng chưa đủ, vì nó mới chỉ đáp ứng một chiều giữa chính sách và thực tiễn, hoàn toàn chưa có chiều ngược lại rất quan trọng là vai trò qui định của thực tiễn.
Thực tế có rất nhiều các quy định đã lỗi thời, lạc hậu đang kìm hãm sự vận động đi lên của cuộc sống nhưng chưa được bãi bỏ, sửa đổi, hoàn thiện. Nếu dựa vào những văn bản này để điều chỉnh thực tiễn thì tác hại của nó không thể lường hết được. Do đó, Nhà nước cần hoàn thiện các văn bản và quy định pháp luật theo hướng cải cách , dựa vào đó công tác KSNB phải đặc biệt chú trọng tới chiều tác động ngược lại mang tính chất quyết định của thực tiễn: phải lấy những nhân tố tích cực, những cái chung trong thực tiễn làm chuẩn mực để xem xét, rà soát những điểm, những nội dung bất hợp lý trong các quy định của pháp luật, từ đó kiến nghị bãi bỏ hoặc sửa đổi bổ sung, hoàn thiện nhằm kịp thời tháo bỏ những rào cản, thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh phát triển. Có như vậy, hoạt động KSNB mới thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của mình và thật sự trở thành cầu nối giữa các nhà sản xuất kinh doanh với các cơ quan ban hành văn bản pháp luật Nhà nước.
5.3.2 Với ngành thuế
Việc kiểm soát nội bộ trong các trường Cao Đẳng hiện nay còn mang tính chủ quan và còn nhiều hạn chế trong việc thực hiện các hóa đơn, chứng từ khi giao dịch mua bán và thanh toán dẫn đến việc kiểm tra, kiểm soát khó thực hiện, . Để đảm bảo tính minh bạch và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, cơ quan Thuế cần