4.3.2.1 Môi trường kiểm soát
Thành tựu đạt được
- Các trường đã tạo ra được một môi trường kiểm soát nhìn chung khá tốt, CBVC, NLĐ thực hiện quy củ các quy định của nhà trường, cán bộ nhân viên giảng viên có đầy đủ các chuẩn mực về giá trị đạo đức.
- BGH có kiến thức, kinh nghiệm và uy tín cao, nghiêm túc thực hiện các quy định của Nhà nước, kiên quyết chống các hành vi tiêu cực.
- Có sự đoàn kết giữa những giáo viên và nhân viên trong công tác.
- Cơ cấu các trường tương đối ổn định góp phần tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển của trường.
- Trình độ năng lực của nhân viên trong trường đáp ứng được yêu cầu và hoàn thành được nhiệm vụ mình được giao
- Có chính sách khen thưởng rõ ràng. Những hạn chế còn tồn tại:
- Còn tồn tại một số CBVC, NLĐ thiếu quan tâm tìm hiểu những quy định và hoạt động của nhà trường, như quy chế chi tiêu nội bộ….dẫn đến có những nhận thức chưa đúng đắn.
- Việc xử lý nghiêm minh khi vi phạm ở nhà trường chưa được thực hiện triệt để, còn qua loa đại khái
- BGH nhà trường chưa có nhìn nhận đúng đắn về tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ
- Vai trò và hoạt động của Ban kiểm soát nội bộ còn rất mờ nhạt và chưa thể hiện được tầm quan trọng của mình.
- Trong tình trạng khó khăn, nhà trường chưa có các phương án nâng cao thu nhập cho nhân viên, giảng viên
- Không công khai tuyển chọn nhân viên trên website hay văn bản, bản tin, chính vì vậy phần lớn các nhân viên, giảng viên trong trường có mối quan hệ với nhau về nhiều mặt, chính vì vậy tâm lý nể nang đôi khi ảnh hưởng đến chất lượng tuyển dụng đầu vào.
- Năng lực nhân viên khi ứng dụng công nghệ thông tin còn kém, mặc dù hiện tại vẫn đáp ứng được yêu cầu công việc nhưng trong thời đại công nghệ hiện nay, nếu các nhân viên vẫn giữ trìn độ tin học như hiện tại thì tương lai gần khó lòng hoàn thành tốt được nhiệm vụ được giao.
4.3.2.2 Đánh giá rủi ro
Ưu điểm:
- Các trường vẫn luôn ý thức có các phương án nhất định để đề phòng rủi ro tuy nhiên hiệu quả không cao
Những hạn chế còn tồn tại:
- Nhà trường chưa coi trọng vai trò của việc đánh giá rủi ro trong hệ thống kiểm soát nội bộ
- Chưa có bộ phận đánh giá rủi ro chuyên biệt
- Công tác đánh giá rủi ro không được diễn ra thường xuyên và được thực hiện cho có hình thức.
4.2.2.3 Hoạt động kiểm soát
Quy trình tiền lương
Ưu điểm:
- Quy trình cơ bản đã tổ chức được công việc tính lương và các khoản thu nhập thường xuyên cho người lao động, có sự phân công phân nhiệm và phối họp công việc giữa các bộ phận trong quy trình.
- Các bước trong quy trình thể hiện tương đối hợp lý.
- Bảng lương được dán công khai tại bảng thông báo của phòng KH-TC, do đó, người lao động được tham giá kiểm tra giám sát hoạt động trả lương và phát hiện sai sót kịp thời.
Những hạn chế còn tồn tại:
- Quy trình hiện còn chứa đựng nhiền hạn chế cần phải hoàn thiện.
- Thiếu các thủ tục giấy tờ cần thiết để ghi nhận thông tin và truyền thông giữa các cá nhân, bộ phận phối hợp, do đó chưa có căn cứ phân định rõ trách nhiệm, quy kết trách nhiệm giữa các cá nhân, bộ phận tham gia trong quy trình khi có xảy ra sai sót, gian lận (VD: thông tin về biến động nhân sự trong kỳ phòng Tổ chức chỉ báo miệng cho P.KT nên khi có sự sai sót, không có cơ sở để quy trách nhiệm cho ai)
- Quy trình hiện còn chứa đựng rất nhiều sai sót, thường xuyên có ý kiến thắc mắc xoay quanh vấn đề thanh toán các khoản chế độ người lao động.
- Tính và trả lương vào đầu mỗi tháng, nên khi có sự thay đổi nhân sự sau đó sẽ không kịp thời cập nhật tình hình trong tháng mà phải đợi truy thu truy lĩnh, không đảm bảo tính đúng, tính đủ chi phí tiền lương trong tháng.
Chưa quy định thời gian cụ thể cho từng công đoạn trong quy trình. Thủ tục hành chính còn chậm trễ, không cập nhật kịp theo tình hình thực tế.
Quy trình mua sắm trực tiếp và sửa chữa tài sản
Ưu điểm:
- Nhà trường đang trong giai đoạn ưu tiên đầu tư trang thiết bị, cải thiện điều kiện làm việc cho CBGV, do đó thường tôn trọng ý đề xuất của bộ phận.
- Công tác phối hợp giữa bộ phận đề xuất, phòng QTTB và phòng KH-TC khá tốt. Nhân viên phòng P.QTTB có năng lực, làm việc có trách nhiệm.
- Có hệ thống nhà cung cấp tốt và ổn định.
- Giá trị hợp đồng thường nhỏ (đa số dưới 50 triệu đồng), hầu hết là hàng hóa dịch vụ thông dụng trên thị trường, dễ tìm nhà cung cấp cạnh tranh.
Những hạn chế còn tồn tại:
- Chưa quan tâm đến việc xây dựng kế hoạch mua sắm. Ké hoạch mua sắm mới chỉ được xây dựng sơ sài, chưa dự đoán hết các nhu cầu tương lai và dự toán chi phí cũng chưa thật hợp lý.
- Trong một số trường hợp không tuân theo các bước trong quy trình, làm trước báo sau, đặt vào sự việc đã rồi và phải làm thủ tục chữa cháy.
Quy trình thanh toán:
Ưu điểm:
- Các định mức chi tiêu được thể hiện rõ trong Quy chế Chi tiêu nội bộ, làm căn cứ để thực hiện thanh toán công khai và công bằng đến từng đối tượng.
- Chứng từ được thống nhất bằng các mẫu biểu quy định, thời gian thanh toán tương đối nhanh và đúng hạn với đa số các trường họp.
- Có đủ nhân sự có năng lực để tách bạch các chức năng ghi chép, giữ tài sản và phê duyệt. Bộ phận kiểm soát chi, nhân viên kế toán có năng lực, nắm vững chế độ, quy định chi tiêu, thực hiện kiểm soát tốt.
Những hạn chế còn tồn tại:
- Hay mắc sai sót, chứng từ phải làm đi làm lại nhiều lần, vừa mất công lại cảm thấy không được hài lòng.
- Quy trình còn chứa đựng nhiều rủi ro khó kiểm soát. Chứng từ phát sinh từ bộ phận, nên kiểm soát chi khó phát hiện được các sai sót, gian lận xày ra trong quá trình thu thập chứng từ thanh toán (trường hợp chứng từ sai, chứng từ giả, chứng từ khống, thông đồng với khách hàng nâng giá nhất là đối với các dịch vụ thuê ngoài...) Loại chứng từ đề nghị thanh toán theo danh sách do bộ phận tự kê khai rất khó để kế toán thực hiện kiểm soát phát hiện sai sót, hoặc bộ phận cố ý gian lận tạo vụ việc khống, tạo chứng từ khống, hoặc đề nghị thanh toán trùng lắp. Nguyên nhân của tình trạng trên cơ bản là do ý thức tuân thủ còn chưa tốt, kỷ luật trong nhà trường chưa cao, nội quy thì có nhiều nhưng chưa có tiền lệ xử phạt thích đáng nên mọi người cứ làm ẩu, cứ cố ý làm sai, khi nào bị phát hiện thì làm lại.
Quy trình quản lý tài sản:
Ưu điểm:
- Thực hiện tốt việc bảo vệ tránh trộm cắp, thất thoát tài sản. Hiện chưa có tiền lệ xảy ra mất mát tài sản. Đa số cá nhân, bộ phận có ý thức giữ gìn và bảo vệ tài sản khỏi mất mát, hư hỏng.
- Định kỳ cuối năm thực hiện kiểm kê tài sản trong toàn trường nhưng chưa tiến hành dán nhãn và phiếu kiểm kê, mã quản lý tài sản.
- Cập nhật thường xuyên số liệu mua sắm mới, thanh lý, sửa chữa. Tuy nhiên khi điều chuyển nội bộ thường không cập nhật ghi chép do công tác phối họp chưa được chặt chẽ nhịp nhàng giữa phòng QTTB, bộ phận quản lý tài sản và kế toán tài sản làm cho thông tin về điều chuyển thường không kịp thời dẫn đến sai lệch trong ghi chép của kế toán tài sản, hoặc bộ phận sử dụng tài sản quên ghi nhận sự việc điều chuyển gây ra tình trạng sai sót và khập khiễng giữa số liệu các bên liên quan.. .thể hiện rất rõ qua mỗi lần kiểm kê.
- Vấn đề khai thác sử dụng tài sản: đa số tài sản sử dụng hợp lý và tiết kiệm, khai thác sử dụng tốt. Tuy nhiên, vẫn có một số tài sản mua sắm mà không thật sự phù họp và tiện ích đối với người sử dụng do đó không phát huy tốt hiệu quả khai
thác sử dụng: Ví dụ: bố trí ghế đơn có tấm mặt bàn để viết mà không dùng bộ bàn ghế rời trong phòng học rất bất tiện để sinh viên ra vào hoặc đứng lên phát biểu, hơn nữa còn khó sắp xếp ngay hàng thẳng lối.
Những hạn chế còn tồn tại:
- Vấn đề bảo hành chưa thực hiện tốt, thường xảy ra tình trạng mất nhãn niêm phong bảo hành, mất phiếu bảo hành…
- Vấn đề bảo dưỡng, vệ sinh tài sản còn rất kém. Tài sản chung do phòng Quản trị Thiết bị quản lý thường xuyên bị bụi bẩn bám lâu ngày, bị hắt mưa, thấm dột, mục nát... mà không được quan tâm sửa chữa bảo dưỡng. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là do không có người chuyên trách chịu trách nhiệm cụ thể đối với công việc mà chỉ hợp đồng kiêm nhiệm khoán việc vàkhông được kiểm tra giám sát thường xuyên, đúng mức, không có biện pháp xử phạt, quy trách nhiệm cụ thể.