Thông tin trong một tổ chức được nghiên cứu nhằm phục vụ cho quá trình ra quyết định điều khiển các hoạt động của đơn vị. Như vậy không phải bất kỳ tin tức nào cũng trở thành thông tin cần thiết mà nó phải đáp ứng được các yêu cầu:
- Tính chính xác: thông tin phải phản ánh đúng bản chất nội dung tình huống. - Tính kịp thời: thông tin được cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu cầu của các nhà quản trị.
- Tính đầy đủ và hệ thống: thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của tình huống giúp người sử dụng có thể đánh giá vấn đề một cách toàn diện
- Tính bảo mật: đòi hỏi thông tin phải được cung cấp đúng người phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm của họ
* Hệ thống thu nhận, xử lý và ghi chép thông tin
Mục đích chính của hệ thống là tập hợp những thông tin đáng tin cậy về các hoạt động của đơn vị để sẩn sàng cung cấp cho những người cần thiết. Qua đó cấp quản lý nhận diện được các rủi ro. Trong đó, hệ thống thông tin kế toán (hệ thông sổ sách và chứng từ, bao gồm kế toán tài chính, kế toán quản trị và kế toán chi phí) đóng vai trò quan trọng. Các nhân viên kế toán cần được trang bị kiến thức về phân loại, tính hợp lệ, cách thức ghi chép chứng từ vào sổ. Mục tiêu của hệ thống kế toán là:
- Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật.
- Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết để ghi chép đúng giá trị của chúng.
- Xác định đúng kỳ của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để phản ánh một cách đúng đắn.
* Báo cáo thông tin trong nội bộ và bên ngoài
Những thông tin thích hợp và đáng tin cậy cần được thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và thông tin ra bên ngoài như nhà cung cấp, khách hàng... bằng các mẫu biểu, sơ đồ bắt buộc hoặc tùy chọn. Việc truyền thông thông tin đóng vai trò quan trọng trong hệ thông kiểm soát nội bộ. Nó giúp cho nhân viên hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ và biết được công việc của họ có liên quan đến người khác như thể nào và họ được yêu cầu báo cáo thông tin đến những ai. Đôi với hệ
thống thông tin kế toán, sơ đồ hạch toán, sổ tay hướng dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán và các báo cáo kế toán là phương tiện truyền thông hữu hiệu. Nó giúp cho việc xử lý các nghiệp vụ đúng đắn và thông nhất trong toàn đơn vị. Thông qua đó cấp quản lý biết được tình hình tài chính, hoạt động chung của doanh nghiệp cũng như của từng bộ phận. Việc thông tin có thể được thực hiện bằng bất kỳ phương tiện, từ văn bản chính thức cho tới những email, hệ thông chat trong tổ chức.