Ứng dụng máy vi tính trong công tác nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp tư nhân-xí nghiệp Quốc Anh

Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu và thanh toán với người bán tại các doanh nghiệp sản xuất.

Lời nói đầu

Kế toán là một trong những công cụ quan trọng để quản lí nền kinh tế nói chungvà quản lí doanh nghiệp nói riêng Là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin vềhoạt động kinh tế một cách thờng xuyên, liên tục, phục vụ cho nhà quản lý ra đợc cácquyết định tài chính tối u Kế toán Việt Nam đã hình thành, phát triển và từng bớc hoànthiện phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ và cơ chế quản lý kinh tế trong từng thời kỳ trênkhuôn khổ và môi trờng pháp lý nhất định Kế toán phải tiếp tục đổi mới sao cho phùhợp với kinh nghiệm và thông lệ kế toán phổ biến đợc quốc tế thừa nhận Kế toán phảitrở thành công cụ hội nhập, có tiếng nói chung, có thể xuất khẩu, nhập khẩu dịch vụ kếtoán, thực hiện vi tính hoá hầu hết các đơn vị kế toán và các phần hành kế toán, đảmbảo yêu cầu cung cấp kịp thời, nhanh chóng, chính xác đầy đủ mọi thông tin tài chínhvà một phần lớn các thông tin quản trị doanh nghiệp.

Có thể nói, hiệu quả quản lý của một doanh nghiệp có mức độ lớn phụ thuộc vàochất lợng hệ thống thông tin dựa trên máy tính của doanh nghiệp đó Trong quá trìnhhoạt động của doanh nghiệp, dữ liệu về các hoạt động sản xuất kinh doanh rất nhiều vàđa dạng Vấn đề là phải quản lý chúng một cách có hiệu quả, bằng cách xây dựngnhững hệ thống liên lạc và xử lý thông tin đủ mạnh, nhằm cung cấp một cách chính xácvà kịp thời thông tin làm cơ sở ra các quyết định quản trị Những nguồn thông tin quantrong nhất phục vụ quản trị doanh nghiệp đều xuất phát từ hệ thống thông tin kế toán.Điều này lý giải tại sao trong một tổ chức doanh nghiệp, phân hệ thông tin cần đợc tinhọc hoá trớc tiên, trớc tất cả các phân hệ thông tin quản lý khác Và quá trình ứng dụngcông nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toánthành những thông tin tài chính kế toán cần cho các quá trình ra các quyết định quản trịđợc gọi là kế toán máy

Trên thế giới, vấn đề tin học hoá hệ thống kế toán đã thực sự trở thành một sựkiện từ những năm 50-60 trong hầu khắp các tổ chức lớn Các phòng xử lý dữ liệu đợcxây dựng với mục đích cài đặt các hệ thống máy tính, và phát triển những hệ thống kếtoán tự động hoá, có khả năng xử lý một số lợng lớn các giao dịch tài chính Trongnhững năm 80, cùng với sự ra đời của những bộ vi xử lý và sự giảm giá ghê gớm củacác hệ thống máy tính, giải pháp tin học hoá hệ thống kế toán đã đợc triển khai trongphần lớn các tổ chức cỡ vừa và nhỏ Chính quá trình tin học hoá hệ thống kế toán đãthay đổi cách nhìn cuả các nhà quản trị doanh nghiệp đối với hệ thống kế toán Đối vớihọ, hệ thông thông tin kế toán không còn đơn thuần là một hệ thống xử lý giao dịch màlà một cái gì hơn thế, một nguồn dữ liệu quan trọng trợ giúp cho quá trình ra quyết địnhsách lợc và lập kế hoạch chiến lợc.

Nắm bắt đợc yêu cầu này, tại Việt Nam đến thời điểm hiện nay, kế toán máy đãđợc triển khai tại những doanh nghiệp nhà nớc làm ăn có lãi và công ty t nhân lớn Tuynhiên, ứg dụng máy vi tính trong công tác kế toán là một điều tất yếu mà tất cả cácdoanh nghiệp ở Việt Nam đang cố gắng thực hiện.

Xuất phát từ ý nghĩa thực tiễn, đợc sự giúp đỡ của cô giáo-thạc sỹ Trần HồngMai, thầy giáo-thạc sỹ Dơng Văn Tỉnh cà các cô chú trong đơn vị thực tập, em đã chọnđề tài:

“ ứng dụng máy vi tính trong công tác nghiệp vụ mua nguyên vật

liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân-xí nghiệp Quốc Anh”

Nội dung của luận văn bao gồm:

ỉỉ

Chơng I: Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu và thanh toán với ngời bán tại

các doanh nghiệp sản xuất

Chơng II: Thực trạng công tác kế toán mua nguyên vật liệu và thanh toán với

ng-ời bán tại doanh nghiệp t nhân- xí nghiệp Quốc Anh.

Chơng III: Thiết kế hệ thống và phân tích hệ thống nghiệp vụ kế toán mua

nguyên vật liệu và thanh toán với ngời bán

Chơng IV: Xây dựng, cài đặt và khai thác hệ thống chơng trình

ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh2

Chơng I

Lý luận chung về kế toán nguyên vậtliệu và thanh toán với ngời bán tại các

doanh nghiệp sản xuất

I- Vai trò, chức năng, nhiệm vụ kế toán và sự cần thiết phảihạch toán nguyên vật liệu

1/ Vai trò và chức năng của nguyên vật liệu trong hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp sản xuất

Nguyên vật liệu đợc tham gia liên tục vào trong quá trình sản xuất, nó cấu thànhnên thực thể vật chất của sản phẩm hoặc đợc dùng để bảo đảm cho tài sản cố định vàcông cụ dụng cụ hoạt động bình thờng Để hoạt động sản xuất của doanh nghiệp đợcliên tục, không bị gián đoạn và đạt hiệu quả cao thì doanh nghiệp phải tiến hành thụmua, bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu hợp lý Có thể nói, việc mua nguyên vật liệu làkhâu đầu tiên của quá trình sản xuất Công tác thu mua nguyên vật liệu nếu thực hiệntốt sẽ là tiền đề cho cả quá trình sản xuất kinh doanh đợc thuận lợi và ngợc lại nếu muakhông đủ cung ứng cho sản xuất sẽ làm cho quy trình sản xuất bị gián đoạn.

Nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lu động trong doanh nghiệpđặc biệt là vốn dự trữ nguyên vật liệu Vì vậy việc tăng tốc độ luân chụyển vốn lu độngphải đợc kết hợp chặt chẽ với việc dự trữ cũng nh sử dụng nguyên vật liệu để có thể thuđợc hiệu quả.

Giá trị nguyên vật liệu chiếm một tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất vàgiá thành sản phẩm Hay nói cách khác, nguyên vật liệu có vai trò quan trọng giúpdoanh nghiệp có thể giảm bớt đợc chi phí, nếu nh giá mua vào của nguyên vật liệu thấpsẽ giúp doanh nghiệp hạ thấp chi phí và giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận Doanhngiệp có thể lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp với mình: có giá cả hợp lý, khả năngcung cấp ngay, chất lợng đảm bảo, tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển Do đó, doanhnghiệp phải tập trung quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu: thu mua, dựtrữ, bảo quản và sử dụng hợp lý nhằm giảm bớt tiêu hao nguyên vật liệu, tiết kiệm chiphí sản phẩm, tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trờng.

Nguyên vật liệu bao gồm nhiều chủng loại, nhiều chức năng khác nhau, chúng cóvai trò, công dụng, tính chất lý hoá khác nhau Vì vậy để dễ quản lý, ngời ta chianguyên vật liệu thành: nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, phế liệu

Chức năng của nguyên vật liệu chính là: đối tợng lao động chủ yếu trong doanhnghiệp, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sản phẩm mới Nguyên vậtliệu phụ sẽ bổ trợ cho nguyên vật liệu chính, nếu thiếu nguyên vật liệu phụ thì cũngkhông thể hoàn thành đợc sản phẩm Nh vậy, chức năng của nguyên vật liệu phụ làgiúpsản phẩm đợc hoàn chỉnh để có thể tung ra thị trờng Trong doanh nghiệp, sau mỗi quytrình sản xuất thờng luôn có phế liệu Đây cũng là loại nguyên vật liệu thải làm đau đầucác nhà quản lý Họ phải suy tính, tìm biện pháp để có thể sử dụng đợc loại phế liệunày, tận dụng chúng một cách triệt để, hoặc nếu phải bỏ đi thì bỏ đi với số lợng ít nhất.Trong các doang nghiệp khác nhau thì chức năng của các nguyên vật liệu cũng khácnhau Chúng ta phải hiểu đúng chức năng, công dụng, tính chất lý hoá của nguyên vậtliệu thì mới có thể sử dụng chúng hiệu quả

ỉỉ

2- Nhiệm vụ kế toán và sự cần thiết phải hạch toán nguyên vật liệu

2.1-Nhiệm vụ của kế toán đối với việc quản lý nguyên vật liệu

Kế toán là công cụ phục vụ cho việc quản lý tài chính của doanh nghiệp Kế toánnguyên vật liệu là việc ghi chép phản ánh tổng hợp và chi tiết số liệu về tình hình thumua vận chuyển và bảo quản quá trình nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu Đảmbảo cung cấp kịp thời, đầy đủ chủng loại nguyên vật liệu đáp ứng nhu cầu sản xuất kinhdoanh và đề ra mức tiêu hao nguyên vật liệu hợp lý để sử dụng tiết kiệm, hiệu quả.Thông qua kết quả hoạt động của kế toán nguyên vật liệu, các nhà quản lý doanhnghiệp có thể nắm bắt đợc những thông tin một cách kịp thời và chính xác, để đa ranhững quyết định hợp lý, những biện pháp điều chỉnh thích hợp.

Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, ké toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt cácnhiệm vụ sau :

- Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lợng, chất lợngvàgiá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho.

- Phân loại nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào nội dung kinh tế, chức năng để phục vụcho công tác quản lý và hạch toán Sắp xếp nguyên vật liệu theo đúng yêu cầu kỹ thuậtvà khoa học nhất để tiện kiểm tra và theo dõi.

- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lợng và giá trị nguyên vật liệu xuấtkho, tính giá nguyên vật liệu xuất theo đúng chế độ quy định và phù hợp với đặc điểmriêng của từng doanh nghiệp Kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu haonguyên vật liệu

- Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tợng chịu phí, tổngchi phí sản xuất kinh doanh.

ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh4

- Tính toán và phản ánh chính xác số lợng, giá trị nguyên vật liệu tồn kho, pháthiện kịp thời nguyên vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp cóbiện pháp sử lý kịp thời, hạn chế tối đa thiệt hại có thể xảy ra

- Kết hợp với thủ kho và cán bộ phòng vật t tham gia vào công tác kiểm kê đánhgiá nguyên vật liệu, lập các báo cáo và phân tích tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ vàsử dụng nguyên vật liệu.

2.2- Sự cần thiết phải hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Một doanh nghiệp có thể sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau do đó trongmỗi quy trình sản xuất luôn bao gồm nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau và có số lợnglớn Vậy nhà quản lý muốn nắm bắt đợc việc nhập nguyên vật liệu, sử dụng chúng thìkhông còn cách nào khác là phải hạch toán nguyên vật liệu Hơn nữa, xuất phát từ đặcđiểm và tầm quan trong của nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đòihỏi phải có sự quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở mọi khâu: thu mua, bảo quản, sử dụngvà dự trữ

- Khâu thu mua: phải tiến hành kịp thời cho quá trình sản xuất đợc liên tục, thựchiện theo đúng kế hoạch sản xuất, mua đúng chủng loại, đủ số lợng, phẩm chất tốt nhàquản lý phải hạch toán số lợng nguyên vật liệu đã mua, với chi phí và giá thành là baonhiêu để tiện cho việc tính doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp sau này.

- Khâu bảo quản: tổ chức sắp xếp những loại nguyên vật liệu có cùng đặc tính lýhoá ra những khu riêng Việc tổ chức kho tàng bến bãi phải thực hiện theo những chế độbảo quản đối từng loại nguyên vật liệu, tránh h hỏng mất mát, hao hụt Thực hiện côngtác kiểm tra bảo vệ kho bãi nhằm đảm bảo an toàn cho nguyên vật liệu Đồng thời tổchức hệ thống kho bãi khoa học, hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toánNhập-Xuất, số lợng nguyên vật liệu còn tồn kho.

- Khâu sử dụng: sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chí phícó ý nghĩa quan trọng trong việc giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận,tích luỹ cho doanh nghiệp Do đó việc hạch toán tốt trong khâu này là rất quan trọng,nhà quản lý phải thực hiện tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụngnguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh Bên cạnh đó, kế toán phải cung cấp đầy đủnhững thông tin về nguyên vật liệu với t cách là một bộ phận của chi phí thờng xuyêncần bù đắp sau mỗi chu kỳ kinh doanh để tính đúng và tính đủ giá thành

- Khâu dự trữ: doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu hợp lýđể đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh bình thờng, không bị ngừng trệ gián đoạnhoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều Nếu doanh nghiệp hạch toán tối đacác khâu trên thì chắc chắn trong khâu dự trữ sẽ đợc đảm bảomojt cách khoa học.

ỉỉ

Trong doanh nghiệp, công việc quản lý nguyên vật liệu do nhiều đơn vị , bộ phậntham gia, nhng việc quản lý tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu chủ yếu do bộphận kho và phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện Việc hạch toán, theo dõi chi tiếtnguyên vật liệu đợc thực hiện ở phòng kế toán với kho của doanh nghiệp Thông thờng,công việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu có thể đợc thực hiện theo các phơng phápsau:

+ Phơng pháp ghi thẻ song song

+ Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển+ Phơng pháp sổ số d

II- Đặc điểm của nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toánvới ngời bán tại các doanh nghiệp sản xuất

1- Đặc điểm của nghiệp vụ mua nguyên vật liệu

Nếu nh trong doanh nghiệp thơng mại, đầu vào của quá trình kinh doanh là hànghoá mua vào để phục vụ bán ra thì trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chínhlà đầu vào của quá trinh sản xuất kinh doanh Do đó mua nguyên vật liệu cũng là mộtphần của nghiệp vụ mua hàng Về cơ bản, nghiệp vụ mua nguyên vật liệu cũng chungmột số đặc điểm nh ngiệp vụ mua hàng trong doanh nghiẹp thơng mại

Mua nguyên vật liệu thực chất là quá trình tài sản của doanh ngiệp sản xuất đợcchuyển từ hình thái tiền tệ sang nguyên vật liệu dự trữ cho đầu vào của quá trình sảnxuất kinh doanh thông qua quan hệ thanh toán với ngời bán Nguyên vật liệu sau khimua về sẽ đợc đa vào sản xuất gia công chế biến thành sản phẩm, từ đó phân phối ra thịtrờng Nguyên vật liệu đợc nhà nớc cấp phát hoặc nhận giữ hộ câp trên không đợc coilà nguyên vật liệu mua về trong kỳ của doanh nghiệp mặc dù nó làm bằng tài sản dự trữtrong kho của doanh nghiệp.

ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh6

Các doanh nghiệp sản xuất có thể mua nguyên vật liệu từ các nguồn khác nhaunh: mua từ các doanh nghiệp sản xuất, hộ kinh doanh, cá thể, doanh ngiệp sản xuấtkhác hay mua từ nớc ngoài ( nhập khẩu) Trong nền kinh tế thị trờng nhiều thành phầntheo định hớng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nớc, các doanh nghiệp có thể tựdo cạnh tranh, tự do tìm kiếm nguồn hàng và luôn đợc hành lang pháp lý của nhà nớcbảo vệ Vì thế, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhà cung cấp có chất lợng và giá cả hợp lývới tình hình sản xuất của doanh nghiệp; chọn mà vừa có thể giữ đợc chât slợng của sảnphẩm mà vẫn hạ thấp đợc chi phí giá thành Các daonh nghiệp sản xuất có thể muanguyên vật liệu theo các phơng thức: nhận hàng trực tiếp, chuyển hàng hoặc nhập khẩu.

Theo phơng thức nhận hàng trực tiếp: cán bộ cung ứng của doanh nghiệp sau khinhận hàng trực tiếp tại cơ sở mua và tự tổ chức vận chuyển hàng về doanh nghiệp Saukhi doanh nghiệp đã nhận nguyên vật liệu cùng các chứng từ mua hàng thì nguyên vậtliệu đợc xác định là thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và mọi ruit ro trên đòng vậnchuyển doanh nghiệp phải chịu.

Theo phơng thức chuyển hàng: Cơ sở bán sẽ cuyển hàng đến địa điểm mà doanhnghiệp đã chọn và qui định trong hợp đồng kinh tế giữa hai bên Khi chuyển nguyên vậtliệu đến nơi qui định, ngời cung ứng phải gửi cho doanh nghiệp chứng từ bán nguyênvật liệu và tổng số tiền phải thanh toán Doanh nghiệp sau khi nhận đợc chứng từ củangời cung cấp gửi đến sẽ chuyển cho phòng nghiệp vụ để đối chiếu với hợp đồng kinhtế, sau đó chuyển chứng từ cho phòng kế toán để kiểm kê, ghi sổ và thanh toán cho bênbán.

Đối với nguyên vật liệu mà trong nớc không có hoặc có nhng không đáp ứng đợcyêu cầu của doanh nghiệp thì doanh nghiệp có thể mua của nớc ngoài thông qua hoạtđộng nhập khẩu.

1.2- Phân loại và đành giá nguyên vật liệu

a Phân loại

Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải sử dụng nhiềuloịa nguyên vật liệu khác nhau, chúng có vai trò, công dụng, tính chất lý hoá rất khácnhau và biế động liên tục hàng ngày trong quá trình sản xuất kinh doanh Nhằm tổ chứctốt công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguyênvật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh thì cần phải phân loại nguyên vật liệu

Tuỳ theo nội dung kinh tế và chức năng của nguyên vật liệu trong sản xuất kinhdoanh mà trong doanh nghiệp có sự phân chia nguyên vật liệu thành các loại sau:

- Nguyên liệu, vật liệu chính: lá đối tợng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp, làcơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sản phẩm mới:

Ví dụ: + Săt sthép trong công nghiệp cơ khí

ỉỉ

+ Bông trong công nghiệp kéo sợi

+ PP,PE, HDPE, OPP, Metalized ( màng mỏng nhôm), màng nhôm tron gcông nghiệp sản xuất bao bì mang mỏng.

Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào nguyên vật liệu chính nh: bàn đạp,khung xe đạp trong công nghệ lắp ráp xe đạp; vật liệu kết cấu trong xây dựng.

- Vật liệu phụ: là đối tợng lao đọng, nhng nó không phải là cơ sở vật chấtchủ yếuhình thành nên thực thể của sản phẩm Vật liệu phụ cho kỹ thuật công nghệ hoặc quảnlý nh dầu mỡ bôi trơn máy móc trong sản xuất, thuốc trừ sâu, thuốc thú y, thuốc kíchthích sinh trởng chăn nuôi hay trồng trọt trong sản xuất nông nghiệp Hoá chất: Toluen,Acetone keo ghép màng, mực in là nguyên vật liệu phụ để sản xuất một túi nhựa ( baobì màng mỏng) hoàn chỉnh.

- Nhiên liệu: có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất kinh doanhnh xăng, dầu, hơi đốt, chất khí, than củi

- Phế liệu: là những nguyên vậtliệu bị loại ra trong quá trình sản xuất kinh doanhcủa đơn vị, nó đã mất hết hoặc mất phần lớn giá trị sử dụng ban đầu nh sắt thép vụn, gỗvụn

Trên thực tế việc sắp xếp nguyên vật liệu theo từng loại nh đã trình bày ở trên làcăn cứ vào công dụng chủ yếu của nguyên vật liệu ở từng đơn vị cụ thể, bờu vì có thứnguyên vật liệu ở đơn vị này là nguyên vật liệu chính nhng ở đơn vị khác lại là nguyênvật liệu phụ

Để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, cần phải biết đợcmột cách cụ thể và đầy đủ số liệu có và tình hình biến động của từng thứ nguyên vậtliệu đợc sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp Vì vậy,nguyên vật liệu cần phải phân chia một cách chi tiết hơn theo tính năng lý hoá, theo quicách, phảm chất của nguyên vật liệu Việc phân chia đó đợc thực hiện trên cơ sở xâydựng và lập sổ danh điểm nguyên vật liệu Tuỳ theo số lợng của từng thứ, từng nhóm,từng loại nguyên vật liệu mà xây dựng kí hiệu mã số cho nó, có thể gồm 1,2,3 hoặc 4chữ số

b Đánh giá nguyên liệu, vật liệu

Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nó theonhững nguyên tắc nhất định.

Về nguyên tắc: nguyên vật liệu phải đợc đánh giá theo giá thực tế( bao gồm giámua, cộng với chi phí thu mua và vận chuyển)

ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh8

Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấutrừ thuế, giá trị nguyên vật liệu mua vào là giá trị thực tế không có thuế GTGT đầu vào

Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp trựctiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đôid tợng chịu thuế GTGT, giá trịnguyên vật liệu mua vào là tổng giá thanh toán ( bao gồm cả thuế GTGT đầu vào)

Do nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ, thờng xuyên tăng giảm trong quátrình hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệuphải phản ánh và cung cấp thông tin kịp thời tình hình biến động và số hiện có vềnguyên vật liệu, do vậy trong công tác thực tế về hạch toán nguyên vật liệu, có thể đợcđánh giá theo giá hạch toán ( giá kế hoạch hoặc một giá ổn định trong kỳ hạch toán).Trong trờng hợp này vào cuối kỳ hạch toán, kế toán tính giá thực tế của số nguyên vậtliệu đã xuất kho trong kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toáncủa nguyên vật liệu Còn giá hạch toán của nguyên vật liệu đợc sử dụng để hạch toánchi tiết và hàng ngày tình hình xuất-nhập-tồn kho nguyên vật liệu và để đánh giá thực tếcủa nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng và tồn kho cuối tháng

Cuối tháng, tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho và tồn kho đợc thực hiệnnh sau:

+ Tập giá trị thực tế và giá trị hạch toán của nguyên vật liệu tồn kho đầu tháng vànhập kho trong tháng.

+ Tính hệ số chênh lệch giá thực tế với giá hạch toán của nguyên vật liệu theocông thức:

Hệ số chênhlệch giữa giáthực tế với giá

+ Tổng hợp giá trị hạch toán của nguyên vật liệu xuất kho trong tháng để tính giátrị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong tháng.

Giá thực tế của NVL

xuất trong tháng NVL xuất trong thángGiá hạch toán của Hệ số chênh lệch giữa giá thựctế với giá hạch toánViệc tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong tháng đợc thực hiện trên bảngkê tính giá thực tế của nguyên vật liệu.

2- Các phơng thức và hình thức thanh toán với ngời bán

Khi doanh nghiệp mua hàng, doanh nghiệp đã mất đi quyền sở hữu về tiền tệ vàđợc quyền sở hữu về hàng hoá Khi doanh nghiệp mất đi quyền sở hữu về tiền tệ là lúcdoanh nghiệp đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho ngời bán Việc thanh toáncó thể tiến hành trả trớc, trả sau hay trả ngay khi giao nhận hàng, tuỳ thuộc vào điềukiện và mối quan hệ giữa hai bên đối tác.

ỉỉ

2.1- Các ph ơng thức thanh toán hiện nay

Hiện nay các doanh nghiệp thờng sử dụng các phơng thức thanh toán sau:

- Thanh toán trả trớc: là việc trả tiền trớc khi giao hàng một khoảng thời gian nhấtđịnh ( khoảng thời gian này dài hay ngắn tuỳ thuộc vào sự thoả thuận giữa các bên thamgia).

- Thanh toán ngay: là việc trả tiền đợc tiến hành song song với việc giao hànghoặc ngay sau khi xuất chuyển hàng hoá Tuy nhiên, hình thức thanh toán cũng có thểqua ngân hàng giữa các đơn vị kinh tế, tức là việc thanh toán đợc tiến hành qua hệ thốngtiền gửi ngân hàng giữa các đối tác kinh doanh Khi tiền đợc chuyển vào tài khoản tiềngửi ngân hàng của ngời bán thì phát sinh có tiền gửi tài khoản của ngời bán và đồng thờiphát sinh nợ tài khoản tiền gửi của bên mua

- Thanh toán trả sau: là việc thanh toán đợc thực hiện sau khi giao hàng mộtkhoảng thời gian nhất định Doanh nghiệp sau khi nhận đợc nguyên vật liệu mới thanhtoán tiền cho ngời bán.

dụng

- Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt: đây là hình thức thanh toán trực tiếp giữangời bán và ngời mua Khi nhận đợc nguyên vật liệu, bên mua xuất tiền trong quỹ trảtrực tiếp cho ngời bán, có thể bằng đồng Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, ngân phiếu.

- Thanh toán không dùng tiền mặt: đây là hình thức thanh toán qua trung gian làngân hàng, bu điện ( chuyển tiền bằng th (M/T), dùng hối phiếu( D/T) ) Sử dụng hìnhthức này làm cho quá trình thanh toán trở nên đơn giản và thuận lợi hơn rất

nhiều so với thanh toán bằng tiền mặt Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặtchủ yếu:

+ Séc: là hình thức thanh toán áp dụng phổ biến nhất Đó là một tờ lệnhtrả tiền của chủ tài khoản, đợc lập trên mẫu do ngân hàng nhà nớc quyđịnh, yêu cầu đơn vị thanh toán trích một số tiền nhất định từ tài khoảntiền gửi thanh toán của mình để trả cho ngời thụ hởng có tên trên tàikhoản Séc thanh toán gồm hai loại chủ yếu là séc chuyển khoản và sécbảo chi.

Séc chuyển khoản: là giấy uỷ nhiệm đợc lập trên mẫu in sẵn củangân hàng do chủ tài khoản phát hành để trao trả trực tiếp cho đơnvị hởng ngay sau khi nhận đợc vật t hàng hoá Séc này chỉ có giá trịkhi số d trên tài khoản tiền gửi của ngời mua lớn hơn số tiền ghitrên séc có giá trị trong một thời hạn xác định

Séc bảo chi: Là loại séc đợc ngân hàng bảo đảm khả năng chi trả sốtiền ghi trên séc Séc này thờng đợc dùng để thanh toán giữa các đơnvị cha đợc tín nhiệm lẫn nhau.

+ Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: Uỷ nhiệm chi là giấy uỷ nhiệm của chủtài khoản nhờ ngân hàng phục vụ, trich tiền từ tài khoản tiền gửi của mìnhđể trả cho ngời bán

+ Thanh toán bù trừ: hình thức thanh toán này áp dụng trong trờng hợp haibên có quan hệ mua bán qua lại Định kỳ hai bên phải tiến hành đối chiếu

ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh10

giữa số tiền đợc thanh toán để tiến hành chi trả theo số chênh lệch sau khiđã bù trừ.

+ Thanh toán theo kế hoạch: đợc áp dụng trong trờng hợp hai bên đơn vịcó quan hệ mua bán thờng xuyên và có tín nhiệm lẫn nhau Theo hìnhthức này, định kỳ bên mua trả tiền cho ngời bán theo kế hoạch Cuối kỳ,hai bên sẽ điều chỉnh theo số thực tế.

+ Phơng thức nhờ thu: ngời bán sau khi giao hàng cho ngời mua thì nhờngân hàng đứng ra thu tiền hộ mình Do đó, ngời bán phải dùng hối phiếuđể đòi tiền Có hai cách để đòi hỏi thanh toán:

Nhờ thu phiếu trơn: đó là việc ngời bán hàng gửi trực tiếp bộchứng từ đến ngời mua để ngời mua nhận hàng và chỉ nhờ ngânhàng thu hộ tiền bằng một hối phiếu không kèm chứng từ ( gọi làhối phiếu trơn)

Nhờ thu kèm chứng từ: ngân hàng khống chế bộ chứng từ, ngờimua muốn có chứng từ để nhận hàng thì phải trả tiền ( D/P- chứngtừ khi trả tiền) hoặc ngời mua phải chấp nhận trả tiền ( D/A- chứngtừ khi chấp nhận)

+ Phơng thức tín dụng chứng từ( L/C: letter of credit): là phơng thức thanhtoán mà trong đó ngân hàng trên cơ sở yêu cầu của bên mua sẽ cam kết trảtiền cho bên bán hoặc do một ngời đợc bên bán chỉ định Nếu bên muathoả mãn các yêu cầu đề ra trong th thông báo gọi là th tín dụng( L/C).Ngoài ra, doanh nghiệp còn dùng các hình thức thanh toán khác nh:

+ Phơng thức chuyển tiền+ Thanh toán uỷ nhiệm chi + Thanh toán uỷ nhiệm thu

III- Nội dung công tác kế toán mua nguyên vật liệu và thanhtoán với ngời bán

1- Hạch toán ban đầu

Hạch toán ban đầu là việc ghi chép hệ thống hoá nghiệp vụ kinh tế phát sinh vàomẫu chứng từ in sẵn phục vụ cho việc ghi sổ kế toán và hạch toán tổng hợp sau này.

Chứng từ kế toán là những chứng từ bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế đã phátsinh và thực sự hoàn thành Chứng từ kế toán là thông tin ban đầu, là cơ sở cho toàn bộcông tác hạch toán kế toán

Theo chế độ kế toán hiện hành hệ thống chứng từ kế toán bao gồm những chứngtừ có tính chất bắt buộc phải tuân thủ và những chứng từ có tính chất hớng dẫn để vậndụng sao cho phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp Trên cơ sở hệ thốngchứng từ kế toán, căn cứ vào chế độ kế toán hiện hành, doanh nghiệp có thể lựa chọn sửdụng một số biểu mẫu chứng từ ban đầu cho phù hợp với quy mô đặc điểm hoạt độngsản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp cũng nh đặc điểm của từng loạinghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Cụ thể, đối với nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán với ngời bán thìchứng từ sử dụng là:

ỉỉ

- Hoá đơn GTGT: áp dụng trong trờng hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theophơng pháp khấu trừ Yêu cầu của hoá đơn GTGT là phải ghi rõ từng chỉ tiêu giá chathuế, thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán Trong trờng hợp nếu hoá đơn GTGT chỉghi tổng giá thanh toán thì thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ.

ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh12

- Hoá đơn bán hàng: sử dụng trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơngpháp trực tiếp.

- Hoá đơn đặc thù: đợc sử dụng đối với một số loại hàng hoá dịch vụ theo quiđịnh Giá ghi trên hoá đơn đặc thù là giá thanh toán đã có thuế, do đó kế toán phải xácđịnh giá cha thuế và thuế GTGT đợc khấu trừ

1+1% thuế xuất

Thuế GTGT đợc khấu trừ= Giá thanh toán đã có thuế – giá cha thuế- Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu

- Phiếu nhập kho của doanh nghiệp

- Các chứng từ khác có liên quan đến việc thanh toán tiền ( phiếu chi, giấy tạmứng, giấy báo nợ của ngân hàng )

Quy trình lập và luân chuyển chứng từ đợc tiến hàng theo các bớc sau:

- Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ,tập hợp đủ chứng từ cho bộ phận kế toán

- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, tính rõ ràng, trung thực đầy đủ củacác chỉ tiêu mua

- Căn cứ vào các chứng từ gốc tiến hành ghi chép phản ánh vào các sổ kế toán.- Lu trữ và bảo quản chứng từ

Tuỳ thuộc vào từng loại chứng từ mà có thể tổ chức luân chuyển theo một trình tựkhoa học, ví dụ nh: hoá đơn mua nguyên vật liệu sẽ đợc chuyển tới thủ kho để làm căncứ ghi phiếu nhập kho sau đó đợc chuyển kế toán nguyên vật liệu ghi vào sổ nhập khovà kế toán thanh toán để ghi vào sổ theo dõi, giám sát việc thanh toán với ngời bán Lậptrình tự luân chuyển chứng từ khoa học hợp lý sẽ giúp cho thông tin kế toán đợc chínhxác đầy đủ, kịp thời.

2- Hạch toán chi tiết

Trong doanh nghiệp, việc theo dõi, hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đợc thựchiện bởi phòng kế toán và thủ kho Sự kết hợp giữa phòng kế toán và thủ kho trong côngtác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu giúp cho công tác kế toán đạt hiệu quả cáo hơn, sốliệu kế toán phản ánh trên sổ kế toán đúng với thực tế Việc hạch toán chi tiết nguyênvật liệu giữa phòng kế toán với kho có thể đợc thực hiện theo một trong ba phơng pháp:thẻ song song, Sổ đối chiếu luân chuyển và Sổ số d Mỗi phơng pháp

ỉỉ

đều có u điểm và nhợc điểm riêng, tuỳ vào điều kiện mà kế toán có thể lựac chọn mộttrong ba phơng pháp để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.

2.1- Ph ơng pháp thẻ song song: theo phơng pháp thẻ song song, kho và phòng kế

toán làm các công việc sau

- Tại kho: phải mở thẻ kho để ghi chép, theo dõi nguyên vật liệu về mặtsố lợng Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu qui định thống nhất ( mẫu số06 VT do Bộ tài chính ban hành ), đợc lập cho từng loại nguyên vậtliệu và phát cho thủ kho sau khi đã đăng kí vào sổ đăng kí thẻ kho.Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập – xuất kho nguyên vật liệu, thủkho ghi số lợng thực nhập thực xuất vào các thẻ kho có liên quan Cuốingày, thủ kho có nhiệm vụ tính ra số tồn kho trên thẻ kho Mỗi chứng từxuất- nhập đợc ghi vào một dòng trên thẻ kho Thẻ kho phải thờngxuyên đối chiếu với số tồn ghi trên thẻ kho với số nguyên vật liệu thựctế còn lại ở trong kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn luôn khớpnhau Hàng ngày hoặc định kỳ từ 3-5 ngày một lần, sau khi thẻ kho, thủkho phải chuyển toàn bộ chứng từ xuất- nhập kho đã đợc phân loại theotừng loại nguyên vật liệu về phòng kế toán.

- Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết cho từng loạinguyên vật liệu tơng ứng với thẻ kho mở tại kho Thẻ, sổ kế toán chi tiếtcó nội dung tơng tự nh thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trịcủa nguyên vật liệu Hàng ngày hoặc định kỳ từ 3-5 ngày một lần, saukhi nhận đợc các chứng từ xuất-nhập kho do thủ kho chuyển đến, nhânviên kế toán nguyên vật liệu phải kiểm tra từng chứng từ nhập- xuất khovới các chứng từ có liên quan ( hoá đơn GTGT, hoá đơn vận chuyển ),ghi hoá đơn giá và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập-xuất kho.Căn cứ vào các chứng từ nhập-xuất kho đã kiểm tra và tính thành tiền,kế toán ghi các nghiệp vụ nhập-xuất kho vào thẻ kế toán chi tiết có liênquan Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng thẻ tính tổng số nhập, tổng sốxuất và tổng số tòn kho của từng loại nguyên vật iệu Số lợng nguyênvật liệu tồn kho trên thẻ kế toán chi tiết phải đợc đối chiếu khớp với sốtồn kho ghi trên thẻ kho tơng ứng Mọi sai sót phát hiện khi đối chiếuphải đợc xác định nguyên nhân và xử lý Trên cơ sở của các thẻ chi tiếtnguyên vật liệu, kế toán lập “ Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn nguyên vậtliệu” Số liệu của bảng này dùng để đối chiếu với kế toán tổng hợp Phơng pháp thẻ song song có u điểm là đơn giản, dễ làm Tuy nhiên cũng có mặthạn chế đó là trong điều kiện sản xuất lớn, áp dụng phơng pháp này mất nhiều công sứclẫn phí lao động do ghi chép trùng lặp giữa kế toán và thủ kho.

Sau đây là sơ đồ khái quát chi tiết nguyên vật liệu theo phơng thẻ song song.

ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh14

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyQuan hệ đối chiếuGhi cuối tháng

2.1- Ph ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển: phơng pháp này đợc hình thành dựa

trên cơ sở cải tiến một số bớc của phơng pháp thẻ song song.

- Tại kho: phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng của từng loạinguyên vật liệu.

- Tại phòng kế toán: Kế toán không mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiếtnguyên vật liệu mà thay vào đó mở “ Sổ đối chiếu luân chuyển” Để cósố liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán lập “Bảng kê nhập” và“Bảng kê xuất” trên cơ sở chứng từ nhập -xuất-kho Cuối tháng, kếtoám tiến hành ghi “Sổ đối chiếu luân chuyển” Mỗi loại nguyên vậtliệu chỉ đợc ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển và đợc phảnánh qua các chỉ tiêu: xuất-nhập–tồn kho Số lợng của từng loại nguyênvật liệu trên “Sổ đối chiếu luân chuyển” đợc đối chiếu với thẻ kho củathủ kho còn số tiền thì đợc đối chiếu với kế toán tổng hợp TK 152.

Hoá đơn GTGT, hoá đơn

vận chuyển

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Thẻ hoặc sổ chi tiết

Phiếu xuất kho

Bảng kê tổng hợp xuất-tồn kho NVL

Nhập-Kế toán tổng hợp TK 152

Phơng pháp này có u điểm là công việc ghi chép kế toán chi tiết từng loại nguyênvật liệu đợc giảm nhẹ Tuy nhiên cũng có những hạn chế nhất định, đó là công việc ghichép, tính toán, kiểm tra của kế toán đều phải dồn hết vào ngày cuối tháng nên công táchạch toán và lập báo cáo hàng tháng thờng chậm trễ.

Sau đây là sơ đồ khái quát chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếuluân chuyển:

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyQuan hệ đối chiếuGhi cuối tháng

2.3- Ph ơng pháp số d

- Tại kho: hàng ngày thủ kho ghi chép theo dõi về mặt số lợng tồn nguyên vật liệu trên thẻ kho Hàng ngày hoặc định kỳ, thủ kho tậphợp toàn bộ chứng từ nhập –xuất kho, phân loại chúng theo từng loạinguyên vật liệu Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, thủ kho lậpphiếu giao nhận chứng từ kê rõ số lợng, số liệu chứng từ của từng loạivật liệu Phiếu giao nhận chứng từ đợc đính kèm với phiếu nhập khohoặc phiếu xuất kho chuyển tới phòng kế toán Cuối tháng, thủ kho căncứ vào thẻ kho ghi số liệu tồn kho của từng loại nguyên vật liệu vào sổsố d.

nhập-xuất Tại phòng kế toán: định kỳ, nhân viên kế toán xuống kho để hớng dẫn,kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ Sau đókế toán tính tổng cộng số tiền của chứng từ nhập-xuất kho theo từngloại nguyên vật liệu và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứngtừ Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã tính, kế toán ghi vào bảngluỹ kế nhập-xuất –tồn kho nguyên liệu, vật liệu Bảng luỹ kế đợc dùngđể đối chiếu với sổ số d và đối chiếu với kế toán tổng hợp

Phơng pháp này có u điểm:

ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh16

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Bảng kê nhập

Sổ đối chiếu luân

Phiếu xuất kho

Bảng kê xuất

Kế toán tổng hợp

TK 152

 Kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ cuat thủ kho với phòng kếtoán và trên cơ sở thủ kho chỉ hạch toán về mặt số lợng còn kế toán chỉhạch toán về mặt giá trị nguyên vật liệu.

 Xoá bỏ đợc sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán.

 Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện kiểm tra thờng xuyên và cóhệ thống của kế toán với thủ kho, đảm bảo số liệu cung cấp kịp thời. Tiết kiệm sức lao động, chi phí.

Tuy nhiên, phơng pháp này có nhợc điểm là: quan hệ đối chiếu, kiểm tra phảichặt chẽ, nếu có sai sót trong ghi chép thẻ kho thì việc phát hiện là rất khó khăn

Sau đây là sơ đồ khái quát kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp Sổ sốd:

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyQuan hệ đối chiếuGhi cuối tháng

3- Hạch toán tổng hợp

Theo chế độ kế toán hiện hành, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong hai phơngpháp hạch toán hàng tồn kho là: phơng pháp kê khai thờng xuyên hoặc phơng phápkiểm kê định kỳ Việc lựa chọn áp dụng phơng pháp kế toán hàng tồn kho nào tuỳ thuộcvào đặc điểm , tính chất, số lợng, chủng loại hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, và tuỳ theoyêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

ơng pháp kê khai th ờng xuyên : là phơng pháp theo dõi phản ánh một cách

th-ờng xuyên liên tục, có hệ thống về tình hình biến động vật t hàng hoá trong kho trên sổkế toán.

Trong kì kế toán, tình hình xuất, nhập của vật t, hàng hoá đợc phản ánh thờngxuyên liên tục trên sổ kế toán Vì vậy, giá trị vật t hàng hoá tồn kho, tình hình thu muavà sử dụng vật t, hàng hoá có thể xácđịnh đợc ở bất kỳ thời điểm nào Mọi phát sinhthừa, thiếu khi mua vật t hàng hoá đều đợc phát hiện kịp thời và nhanh chóng có biện

Phiếu giao nhận chứng từPhiếu nhập kho

Bảng luỹ kế Nhập-xuất-tồn

pháp xử lý Cuối kì, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật t hàng hoá tồn kho, kế toántiến hành so sánh đối chiếu với số liệu ghi trên sổ kế toán Về nguyên tắc, số tồn khothực tế phải phù hợp với số tồn kho ghi trên sổ kế toán

Theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, giá trị của vật t hàng hoá tồn kho đợc xácđịnh tơng đối chính xác, thông tin kế toán đợc cung cấp nhanh chóng kịp thời Tuynhiên, áp dụng phơng pháp này thì việc ghi chép của kế toán là tơng đối nhiều và phứctạp.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên đợc áp dụng ở các doanh nghiệp có vật t hànghoá tồn kho thuộc loại mặt hàng có giá trị lớn, việc xuất nhập kho vật t hàng hoá diễn rathờng xuyên trong kì.

ơng pháp kiểm kê định kì : là phơng pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê

thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kì của vật t, hàng hoá trên sổ kế toán.

Theo phơng pháp kiểm kê định kì, mọi biến động của vật t hàng hoá trong khokhông đợc theo dõi một cách thờng xuyên liên tục trên sổ kế toán Giá trị của vật t hànghoá mua về nhập kho trong kỳ đợc theo dõi phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng-TK 611 “ Mua hàng” Cuối kỳ, kế toán và thủ kho tiến hành kiểm kê

ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh18

vật t hàng hoá tồn kho thực tế làm căn cứ để ghi sổ kế toán của các tài khoản tồn kho.Đông thời, căn cứ vào giá trị vật t hàng hoá tồn kho, kế toán xác định giá trị vật t hànghoá xuất kho trong kì để làm cơ sở ghi sổ kế toán của Tài khoản 611- “ Mua hàng” Trịgiá vật t hàng hoá xuất trong kì đợc tính theo công thức:

Trị giá vật thàng hoáxuất trong kì

Trị giá vật t hànghoá tồn kho trong

Phơng pháp kiểm kê định kì thờng đợc áp dụng ở các doanh nghiệp có nhiềuchủng loại vật t hàng hoá với các quy cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp.

3.1- Hạch toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp hạch toánhàng tồn kho theo ph ơng pháp kê khai th ờng xuyên

a- Tài khoản sử dụng

Đối với các doanh nghiệp áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kêkhai thờng xuyên, để hạch toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các tàikhoản:

* TK 152 “ Nguyên liệu, vậtliệu”

Nội dung: Tài khoản 152 dùng để phản ánh số nguyên vật liệu hiện có và tìnhhình tăng giảm nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo giá thực tế

Kết cấu tài khoản:

SDĐK: phản ánh trị giá thực tế của cácloại nguyên vật liệu hiện có trong kho- Số phát sinh trong kì: phản ánh trị giáthực tế của các loại nguyên vật liệu nhậpkho trong kì.

SDCK: phản ánh trị giá thực tế của cácloại nguyên vật liệu hiện còn đến cuối kì.

- Phản ánh trị giá thực tế của các loạinguyên vật liệu xuất kho trong kì.

Tài khoản 152 có thể mở chi tiết cho từng loại, từng nhóm nguyên vật liệu * Tài khoản 151” Hàng mua đang đi trên đờng”

Nội dung: TK 151 phản ánh gía trị nguyên vật liệu mua về đã thuộc quyền sở hữucủa doanh nghiệp nhng đang trong quá trình vận chuyển đến cuối kì vẫn cha về nhậpkho.

Kết cấu tài khoản:

SDĐK: phản ánh trị giá nguyên vật liệumua đang đi đờng cha về nhập kho từ

ỉỉ

cuối kì trớc chuyển sang.

- Số phát sinh trong kì: phản ánh trị giánguyên vật liệu mua đang đi đờng

SDCK: phản ánh trị giá thực tế nguyênvật liệu mua đang đi đờng cuối kì

- Phản ánh trị giá nguyên vật liệu muađã về nhập kho hoặc đợc chuyển thẳngvào sản xuất.

* Tài khoản 133 “ Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ” ( sử dụng trong các doanhnghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ).

Nội dung: TK này phản ánh thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, đã đợc khấu trừ vàcòn đợc khấu trừ.

Kết cấu tài khoản:

b- Sơ đồ kế toán tổng hợp

* Khi mua nguyên vật liệu:

- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:(1) Giá trị nguyên vật liệu nhập kho ( giá cha thuế GTGT)

(2) Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ

(3) Chi phí khâu mua hạch toán tăng giá nguyên vật liệu

(4) Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ của chi phí khâu mua ( nếu có)

(5) Nguyên vật liệu phát hiện thiếu khi kiểm kê, nhập kho mà vẫn cha xác địnhrõ nguyên nhân

(5’) Thuế GTGT của số nguyên vật liệu thiếu

(6) Giá trị nguyên vật liệu trả lại ngời bán do kém phẩm chất hoặc không đúnghợp đồng

(7) Thuế GTGT của nguyên vật liệu bị trả lại.

(2) (4)

(1) 133

(3) 133

(5’) (5)

1381

(6) 133

(7)

- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:(1) Giá mua nguyên vật liệu nhập kho ( giá đã có thuế GTGT)(2) Chi phí khâu mua (theo giá đã có thuế)

(3) Giá trị nguyên vật liệu xuất trả lại ngời bán hoặc khoản giảm giá.

(4) Trị giá nguyên vật liệu thiếu cha rõ nguyên nhân, phát hiện khi kiểm kê nhậpkho ( nếu có)

(4)

1381

3.2- Hạch toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp hạch toánhàng tồn kho theo ph ơng pháp kiểm kê định kì

a- Tài khoản sử dụng

Kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu tại các đơn vị hạch toán hàng tồn khotheo phơng pháp kiểm kê định kì sử dụng các loại tài khoản sau:

TK 151 “ Hàng mua đang đi đờng”TK 611 “ Mua hàng”

Nợ TK: 611 Có- Kết chuyển trị giá vật t hàng hoá tồn

đầu kì

- Phản ánh trị giá vật t hàng hoá mua vàotrong kì

- Phản ánh trị giá vật t tăng lên trongkì do các nguồn thu nhập khác nh ngânsách nhà nớc cấp, quà biếu tặng, nhậngóp vốn liên doanh

- Phản ánh giá trị thực tế của vật t hànghoá trả lại cho ngời bán do kém phẩmchất hoặc số tiền đợc giảm giá tính đếncuối kì

- Phản ánh trị giá thực tế của vật t hànghoá tồn kho cuối kì.

- Kết chuyển trị giá thực tế của vật thàng hoá xuất dùng trong kì

Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, ta có sơ đồ sau:

(2) (4)

(1) 133

(3)152,151

(8)

(5) 133

(6)

(1) Giá trị nguyên vật liệu nhập kho ( giá cha thuế )(2) Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ

(3) Các chi phí vận chuyển, bốc xếp ở khâu mua

(4) Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ của các khoản chi phí (5) Trị giá nguyên vật liệu xuất trả ngời bán

(6) Thuế GTGT của số nguyên vật liệu trả ngời bán

(7) Đầu kì kết chuyển trị giá nguyên vật liệu tồn kho, nguyên vật liệu mua đangtrên đờng vận chuyển.

(8) Kết chuyển trị giá nguyên vật liệu tồn cuối kì.

- Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp.

111,112,331 611 111,112,331ỉỉ

(3) Trị giá nguyên vật liệu xuất trả lại ngời bán

(4) Đầu kì kết chuyển trị giá nguyên vật liệu tồn kho hoặc đi đờng.(5) Kết chuyển trị giá nguyên vật liệu tồn cuối kì

3.3- Khi thanh toán với ng ời bán

a- Kế toán hạch toán sử dụng các tài khoản phản ánh việc thanh toán với ng - ời bán

TK 111 “ Tiền mặt”

TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng”TK 141 “ Tiền tạm ứng”

TK 331 “ Phải trả cho ngời bán”

Nội dung: phản ánh các khoản nợ và tình hình thanh toán công nợ phải trả chongời bán về vật t hàng hoá đã đợc cung cấp Xét theo nội dung kinh tế, TK 331 thuộcloại tài khoản nguồn vốn của doanh nghiệp.

ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh24

Nợ TK: 611 Có- Số phát sinh: phản ánh số tiền đã thanh

toán cho ngời bán trong kì.

- Phản ánh số tiền đã ứng trớc cho ngờibán.

SDĐK: phản ánh số tiền phải trả chongời bán ở đầu kì.

- Số phát sinh: phản ánh số tiền phảitrả cho ngời bán phát sinh trong kì.- Phản ánh trị giá hàng mua đã nhậnứng với số tiền đặt trớc.

SDCK: Phản ánh số tiền còn phải trảcho ngời bán đến cuối kì.

(1) Số tiền thanh toán với ngời bán theo giá thanh toán ghi trên hoá đơn.(2) Trị giá nguyên vật liệu đợc giảm giá hoặc trả lại do kém phẩm chất (3) Thuế GTGT của khoản giảm giá.

152,611

- Hình thức nhật kí sổ cái- Hình thức nhật kí chung- Hình thức chứng từ ghi sổ - Hình thức nhật kí chứng từ

ỉỉ

Tuỳ mỗi hình thức kế toán có các loại sổ kế toán khác nhau Các loại sổ kế toánnày đợc lập theo quy định chung của nhà nớc.

IV- Phần mềm tin học có khả năng thay đổi hoạt động kế toánvà tầm quan trọng của việc ứng dụng máy vi tính nhằm hiệnđại hoá công tác kế toán mua nguyên vật liệu và thanh toán vớingời bán

1- Phần mềm tin học có khả năng thay đổi hoạt động kế toán

Tơng tự nh các công cụ đo lờng khác, phần mềm kế toán và máy tính điện tử sẽđo lờng tức thời hoạt động của doanh nghiệp Nó là công cụ để chủ doanh nghiệp nhậnbiết đợc trạng thái thực của mình và từ đó có những phơng hớng điều chỉnh thích hợp.Ngày nay, trớc sự phát triển nh vũ bão của Công Nghệ thông tin và các sản phẩm phầnmềm buộc ngời ta phải suy nghĩ về công việc thông thờng của nghề kế toán trong sựxuất hiện của phần mềm kế toán.

Đối với nghề kế toán truyền thống, công việc bao gồm: tạo lập các chứng từ kếtoán,ghi chép cập nhật vào sổ kế toán, thực hiên các nghiệp vụ kế toán nh : phân bổ,kếtchuyển, đính chính, tạo lập các báo cáo tài chính, các báo cáo dùng cho quản trị Tuynhiên, khi áp dụng công nghệ thông tin thì công việc kế toán gắn với phần mềm kế toánbao gồm: cập nhật các chứng từ kế toán, nhấn các phím thực hiện chơng trình Nói tómlại là một loạt các thao tác kế toán thông thờng sẽ bị thay đổi Khái niệm kế toán tổnghợp dần dần đợc thay thế bằng khái niệm kiểm tra kiểm soát, phân tích đánh giá số liệukế toán (với phần mềm “động” ) hoặc chỉ còn là chức năng của chơng trình ( với phầnmềm “tĩnh” ) Sự xuất hiện của một số bảng biểu trong phần mềm kế toán sẽ trở thànhnhững công cụ trợ giúp cho kế toán viên, giảm khối lợng tính toán, tránh nhầm lẫn nh-ng kế toán viên phải nhớ hàng loạt các khái niệm có nguồn gốc từ công nghệ thông tinnh: danh mục cấu hình, lu giữ số liệu, tìm kiếm thông tin, lọc gộp, sắp xếp các th mục,hoặc các khái niệm trong phần mềm động nh: quản trị ngợc, quản trị xuôi, quản trị theokế hoạch

Hiện nay, trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng, rất nhiều sản phẩmphần mềm kế toán khac nhau đã đợc tạo ra nhằm phục vụ các nhu cầu kế toán đa dạngvề quy mô, hình thái sở hữu và tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh Các sản phẩmnày đợc cung cấp trọn gói bởi các nhà sản xuất phần mềm chuyên nghiệp nên vấn đềcòn lại đối với các doanh nghiệp chỉ là việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp Các công tycung cấp phần mềm sẽ thực hiện đồng bộ các công việc, cung cấp sản phẩm phần mềmtriển khai đào tạo ngời sử dụng.

Các sản phẩm phần mềm kế toán của Việt Nam, tuy mới chỉ giới hạn ở mức sử lýgiao dịch và cung cấp các báo cáo quản trị nhng về cơ bản đều đáp ứng đợc nhu

cầu quản trị doanh nghiệp và tất cả các loại hình doanh nghiệp hiện nay Có thể kể đếnmột số phần mềm kế toán cơ bản hiện nay nh: Fast Accounting của công ty phần mềmtài chính; kế toán Fast Effect của công ty hỗ trợ doanh nghiệp BSC hay Acc Net củacông ty tin học Lạc Việt Cũng phải nhận thấy rằng, các phần mềm kế toán Việt Namhiện nay mới chỉ dừng ở phòng kế toán, bộ phận bán hàng hoặc kho vật t, cha đáp ứngđợc nhu cầu liên kết giữa các phòng ban trong doanh nghiệp.Bản thân các công ty phầnmềm kế toán chuyên nghiệp cũng đang phải tiến hành hoạt động chiến lợc để đáp ứngtốt hơn về sự thay đổi chuẩn mực trong công tác kế toán và yêu cầu mới phát sinh về kếtoán quản trị của các daonh nghiệp, tăng cờng đầu t về công nghệ và đầu t về tiếp thịquảng cáo

ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh26

Tóm lại, trong tơng lai kế toán máy sẽ trở thành sự lựa chọn tất yếu, quyết địnhsự tồn tại và khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp Và để việc triển khai kế toánmáy đạt hiệu quả cao cần có sự quan tâm thích đáng từ phái lãnh đạo doanh nghiệp vàsự chuẩn bị tốt về mọi mặt, từ hệ thống sổ sách đến trình độ ngời sử dụng, đảm bảo cóthể đa hệ thống thông tin kế toán tự động hoá vào hoạt động vào thời điểm thích hợp.

2- Tầm quan trọng của việc ứng dụng máy vi tính nhằm hiện đại hoá công táckế toán mua nguyên vật liệu và thanh toán với ngời bán

Việc lựa chọn một phần mềm kế toán thích hợp cần phải dựa trên nhu cầu, hoàncảnh, đặc điểm cụ thể của từng tổ chức doanh nghiệp Tại doanh nghiệp t nhân –xínghiệp Quốc Anh cũng đã áp dụng phần mềm kế toán do chính kế toán trởng trongcông ty lập Tất cả mọi sổ sách, số liệu, nhập-xuất, công nợ khách hàng đều đợc lu giữtrên máy vi tính Hàng tháng (quý), các nhân viên kế toán trong công ty tổng hợp sốliệu, lập báo cáo tài chính Phần mềm kế toán này giúp lu giữ số liệu một cách chínhxác và kế toán trởng có thể theo dõi, kiểm tra hàng ngày.

Doanh nghiệp t nhân – Xí nghiệp Quốc Anh là một doanh nghiệp sản xuất vì thếnghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán với ngời bán là nghiệp vụ kinh tế quantrọng, là bớc khởi đầu của quá trình sản xuất Chứng từ đợc lập trong nghiệp vụ muanguyên vật liệu và thanh toán với ngời bán là tơng đối nhiều do nghiệp vụ này phát sinhthờng xuyên trong suốt quá trình hạch toán Phần mềm kế toán giúp phân loại nguyênvật liệu, chứng từ Nhân viên kế toán có thể theo dõi chúng cho từng ngời bán, có quanhệ đối chiếu thờng xuyên về số lợng nguyên vật liệu, giá cả và chất lợng.

ứng dụng máy vi tính cho kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toánvới ngời bán là một nhu cầu tất yếu tạo điều kiện để giảm nhẹ đợc khối lợng công việc,giám sát đợc những khoản nợ phải thanh toán cho từng ngời bán, để có kế hoạch thanhtoán sao cho có lợi để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp Giúp nhà quảnlý hoạch định các chính sách kinh kế đợc dễ dàng hơn khi đa ra những chính sách kinhtế tài chính

Chơng II

Thực trạng công tác mua nguyên vậtliệu và thanh toán với ngời bán tại doanh

nghiệp t nhân-xí nghiệp Quốc Anh

I- Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức côngtác kế toán ở doanh nghiệp t nhân-xí nghiệp Quốc Anh

1- Lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp t nhân xí nghiệp QuốcAnh

1.1-Lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp

Xí nghiệp Quốc Anh, tiền thân lấy t cách pháp nhân của VKTQS II Sau đó, đểchủ động và phù hợp với xu thế thời đại, tám năm trớc đây vào ngày 24-5-1995, xínghiệp Quốc Anh thành lập nhằm đáp ứng nhu cầu bao bì đóng gói cho thị trờng phíaBắc Việt Nam.

Từ một xí nghiệp sản xuất nhỏ bé, cơ sở vật chất kĩ thuật nghèo nàn; th nhữngcông cụ sản xuất hết sức thủ công, máy móc lạc hậu( máy Sài Gòn lắp ráp), xởng sảnxuất trong những căn nhà thuê cấp 4 với gần 20 cán bộ công nhân viên từ những ngành

ỉỉ

nghề khác nhau hợp lại, cả xí nghiệp chỉ có một ngời có trình độ đại học Trong 8 nămqua, với sự phấn đấu tự lực cánh sinh, đồng thời đợc sự ủng hộ, giúp đỡ của quận, thànhphố, các khách hàng, anh chị em bạn bè, xí nghiệp đã từng bớc phát triển và trởng thànhcho đến ngày hôm nay.

Là một sinh viên thực tập, tôi xin báo cáo khái quát quá trình trởng thành và pháttriển của đơn vị:

- Tính từ khi lập nghiệp, xí nghiệp luôn phải thuê nhà xởng và tới nay đã chuyểnnhà xởng đến 5 lần

- Nguồn vốn hạn hẹp: ngoài vốn tự có, còn lại là nhờ sự giúp đỡ của bạn bè, mộtsố rất ít là vay đợc của thành phố Hà Nội.

- Đến nay, đợc sự giúp đỡ của UBND quận Hai Bà Trng, thành phố đã có chỉ thị

ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh28

- Về trang thiết bị: xí nghiệp đã dần đổi mới bằng những máy móc hiện đại và tựđộng hoá của Nhật, Hàn Quốc, Trung Quốc , từ sản xuất màng 1 lớp nay đã sản xuấtđợc màng phức nhiều lớp.

- Quy mô của xí nghiệp cũng dần thay đổi:

Doanh thu là 10152 triệu đồng

- Nh vậy, so với năm 1995, xí nghiệp chỉ có một cán bộ có trình độ đại học , cả ởng có gần 20 cán bộ công nhân viên, thì tới năm 2000 tổng số cán bộ nhân viên đã lêntới gần 100 ngời, trong đó có 5 ngời có trình độ đại học.

x-Cùng với sự tăng trởng trong sản xuất kinh doanh, xí nghiệp cũng không ngừngnâng cao phúc lợi để phục vụ đời sống vật chất tinh thần cán bộ công nhân viên nh: tổchức đi nghỉ mát vào dịp hè, vào các dịp lễ Tết thì xí nghiệp đều có tiền thởng và cácphúc lợi khác nh: ốm đau, hiếu hỉ, thai sản v.v

Lơng bình quân của cán bộ công nhân viên cũng ngày một tăng, cụ thể mức lơngbình quân năm 1995 là 450.000 đồng, đến nay là 700.000 đồng( bằng 160% năm 1995)

Quá trình trởng thành và phát triển của xí nghiệp Quốc Anh đã trải qua bao thăngtrầm và khó khăn, nhng xí nghiệp đã yêu thơng đùm bọc, gắn bó để vợt qua cơn lốc củacơ chế thị trờng, vơn lên trở thành một đơn vị sản xuất, kinh doanh bao bì có uy tín trênthị trờng Việt Nam.

ỉỉ

1.2- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại doanh nghiệp

Ban giám đốc công ty có chức năng: xác định mục tiêu của công ty trong từngthời kì, các phơng hớng, biện pháp lớn, tạo dựng bộ máy quản lý của công ty, phê duyệtcơ cấu tổ chức, chơng trình hoạt động và vấn đề nhân sự nh tuyển dụng, lựa chọn nhânviên quản lí cấp dới, giao trách, nhiệm uỷ quyền, thăng cấp, phối hợp hoạt động vớicác phòng chức năng, xác định nguồn lực và đầu t kinh phí cho các hoạt động sản xuấtkinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm hoàn toàn về mỗi quyết định ảnh hởng tớicông ty Ban giám đốc gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc.

PX.SXMàng vàchia màng

PX in màngmỏng

PX ghépCắt dán màng và

PX in hộp

giấy phẳng PX dập và gấp hộp giấy

+ Giám đốc là thủ trởng cao nhất có toàn quyền quyết định mọi hoạt động sảnxuất kinh doanh và chịu trách nhiệm chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lí và điều hành sảnxuất kinh doanh.

Phân công lao động hợp lý, đa ra những sáng kiến và giải pháp nhằm khôngngừng nâng cao năng xuất lao động và hiệu quả sản xuất.

Giám sát hoạt động kĩ thuật của xí nghiệp từ đó đa ra những kỉ luật cũng nhkhen thởng hợp lý cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp

Công ty gồm 7 phòng chức năng đợc sắp xếp nh sau: * Phòng y tế:

- Chịu trách nhiệm về sức khoẻ cho toàn bộ cán bộ công nhân viên.

- Có trách nhiệm sơ cứu và trực tiếp liên hệ với các tổ chức y tế trong những trờnghợp cán bộ công nhân viên bị tai nạn lao động

* Phòng tài vụ:

- Phòng tài vụ : có chức năng chính là tham mu, giúp việc cho giám đốc về côngtác kế toán, tài chính của công ty, nhằm s dụng vốn đúng mục đích, đúng chế độ chínhsách, hợp lí và phục vụ cho sản xuất kinh doanh có hiệu quả Nhiệm vụ chủ yếu là quảnlí, theo dõi, phản ánh số liệu và tình hình luân chuyển vốn, thờng xuyên kiểm tra và báocáo cho giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, giải quyết các thủtục hành chính, quan hệ với các cơ quan ngân hàng, tài chính,

ỉỉ

thanh toán công nợ cho khách hàng, quản lí giá thành các loại sản phẩm và vật t tổchức thực hiện công tác kiểm tra tài chính định kì và kiểm kê tài sản theo định kì

- Nắm vững tình hình số lợng hàng hoá xuất nhập kho chính xác kịp thời.Báo cáo vớigiám đốc tình hình thực hiện kế hoạch của từng tổ sản xuất và tình hình xuất nhập hànghoá trong ngày.

- Đảm bảo việc quản lý thu chi tiền mặt, theo dõi chấm công, định mức khoán từ đótính tiền lơng cho cán bộ công nhân viên chính xác kịp thời.

- Phối hợp, cung cấp số liệu cho các phòng khác để cùng thực hiện mục tiêu của xínghiệp.

* Phòng kế hoạch:

- Đảm bảo đúng tiến độ và thời gian giao hàng.

- Lập kế hoạch về nhu cầu tiêu thụ nguyên vật liệu, công cụ lao động và phụ tùngthay thế

- Hợp tác chặt chẽ với phòng thị trờng và các phóng khác để thực hiện tốt cáccông việc đợc giao.

- Chịu trách nhiệm về công nghệ của toàn xí nghiệp.

- Nghiên cứu tìm tòi cải tiến kĩ thuật để nâng cao năng xuất lao động cũng nh

chất lợng các sản phẩm làm ra

ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh32

* Phòng KCS:

Chức năng của phòng này là kiểm tra nguyên vật liệu, so với tiêu chuẩn, chất lợngqui định trớc khi xuất nhập Giúp phó giám đốc về kĩ thuật công nghệ, qui trình tổ chứcsản xuất, chế tạo sản phẩm Giúp giám đốc chỉ đạo, quản lí chất lợng hàng hoá trongtoàn công ty Phòng này có

nhiệm vụ nghiên cứu và thực hiện phơng án phát triển khoa học, kĩ thuật, luận chứngkinh tế kĩ thuật Xây dựng định mức kinh tế, kĩ thuật.

Các phòng ban, phân xởng sản xuất của Doanh nghiệp quan hệ qua lại trong đócó sự phân công, chuyên môn hoá rõ rệt Mối quan hệ đó đợc thể hiện rất rõ qua sơ đồnêu trên

2- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại doanh nghiệp

2.1- Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp đ ợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ tổ chức và bộ máy kế toán của doanh nghiệp

Phòng kế toán của công ty có 5 thành viên:

- Kế toán trởng: có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp, đảmbảo bộ máy gọn nhẹ, phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu trong quản lýcủa doanh nghiệp Kế toán trởng thờng kiểm tra việc ghi chép ban đầu, chấp hành chếđộ báo cáo thống kê, báo cáo quyết toán theo qui định, tổ chức bảo quản hồ sơ, tài liệukế toán theo chế độ lu trữ Kế toán trởng là ngời lập bảng thuyết minh báo cáo tài chính,đảm nhận phần hành kế toán TSCĐ và nguồn vốn.

- Kế toán công nợ (kế toán thanh toán): theo dõi và hoạch toán các khoản phảithu và phải trả của doanh nghiệp Cập nhật chứng từ hàng ngày kịp thời, chính xác.Hàng tháng( quý) lập các báo cáo để trình lên kế toán trởng.

- Kế toán quỹ: theo dõi quỹ tiền mặt, lợng tiền thu chi của doanh nghiệp, hàngtháng( quý) lập các báo cáo trình lên kế toán trởng

- Kế toán tiền lơng: (một nhân viên phụ trách) vào ngày 15 hàng tháng lập bảngtạm ứng lơng theo danh sách cán bộ công nhân viên làm việc thực tế Đến cuối tháng,kế toán tiền lơng căn cứ vào bảng chấm công đã đợc phòng tổ chức phê duyệt lập bảngthanh toán lơng, tiến hành tính lơng và phân bổ các khoản chi phí tiền lơng, BHXH,BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo từng đối tợng giúp bộ phận kế toántập hợp chi phí và tính giá thành đầy đủ, chính xác Ngoài ra, kết hợp với việc tổ chứcthanh toán chế độ ốm đau, thai sản cho ngời lao động.

- Kế toán kho: theo dõi lợng nguyên vật nhập, xuất, tồn hàng ngày Tính các chiphí sản xuất trực tiếp, lập các báo cáo gửi lên kế toán trởng.

2.2- Hình thức kế toán mà công ty áp dụng

Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ Theo hình thức này, kế toán áp dụngcác loại sổ, chứng từ: sổ đăng kí chứng từ ghi sổ; chứng từ ghi sổ; sổ cái; các sổ, thẻ kếtoán chi tiết

- Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các

các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lí chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu sốliệu với bảng cân đối số phát sinh

sinh theo tài khoản kế toán đợc quy định trong chế độ tái khoản kế toán áp dụng chodoanh nghiệp Số liệu ghi trên Sổ Cái dùng để kiểm tra đối chiếu với số liệu ghi trên sổđăng kí chứng từ ghi sổ, các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, dùng để lập các Báo cáo tàichính.

+ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sau đóchứng từ ghi sổ đợc sử dụng để ghi vào sổ cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

+ Cuối kì ( tháng, quý) cuối niên độ kế toán phải khoá sổ, cộng tổng sốphát sinh nợ và tổng số phát sinh có, tính ra số d của từng tài khoản để làm căn cứ lậpbảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính

ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh34

- Sổ, thẻ kế toán chi tiết là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinhtế phát sinh theo từng đối tợng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp cha phảnánh đợc.

Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các chỉ tiêu chi tiết về tình hình tàisản, vật t, tiền vốn, tình hình hoạt động và kết quả sản xuất, kinh doanh của doanh

Mỗi đối tợng kế toán có yêu cầu quản lý và phân tích khác nhau, do đó nộidung, kết cấu các loại sổ và thẻ kế toán chi tiết đợc quy định mang tính chất hớng dẫn.Tuỳ theo yêu cầu quản lý và phân tích từng doanh nghiệp, có thể mở và lựa chọn cácmẫu sổ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp

Căn cứ để ghi sổ, thẻ kế toán chi tiết là chứng từ gốc sau khi sử dụng đểlập chứng từ ghi sổ và ghi vào các sổ kế toán tổng hợp.

Cuối tháng hoặc cuối quý, phải lập bảng tổng hợp chi tiết trên cơ sở các sổvà các thẻ kế toán chi tiết để làm căn cứ đối chiếu với sổ cái.

2.3- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toánlập chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ,sau đó đợc dùng để ghi vào sổ cái Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từghi sổ đợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết

- Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chínhphát sinh trong tháng trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Tính tổng số phát sinh nợ, tổng sốphát sinh có và số d của từng tài khoản trên sổ cái Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đốisố phát sinh.

Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết ( đợclập từ các sổ kế toán chi tiết) đợc dúng để lập các báo cáo tài chính

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phátsinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằngtổng số tiền phát sinh trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Tổng số d nợ và tổng số d có củatất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số d của từng tài khoản t-ơng ứng trên bảng tổng hợp chi tiết

ỉỉ

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Ghi chú

II- Thực trạng công tác kế toán mua nguyên vật liệu vàthanh toán với ngời bán tại doanh nghiệp t nhân-xí nghiệpQuốc Anh

1-Đặc điểm về công tác kế toán mua nguyên vật liệu và thanh toán với ngờibán tại doanh nghiệp t nhân – xí nghiệp Quốc Anh

Doanh nghiệp t nhân –xí nghiệp Quốc Anh là doanh nghiệp chuyên sản xuấtbao bì trên dây chuyền công nghệ tự động Công ty có thể in mọi loại bao bì về cácngành nghề khác nhau nh: bánh kẹo, thực phẩm, thú y, Chính vì thế, đối tác của côngty rất đa dạng,cả ở hai miền Nam, Bắc của Việt Nam.

Công ty chuyên in bao bì theo các đơn đặt hàng Sau khi ký hợp đồng,Doanhnghiệp cho tiến hành sản xuất Mọi yêu cầuvề kích cỡ, màu sắc, phông chữ, số l-ợng, đều đợc ghi rõ trong hợp đồng.Công ty có thể sẽ in thử một số mẫu,sau đó đối tácsẽ kiểm tra chát lợng, nếu sản phẩm không đạt yêu cầu và cần phải chỉnh sửa thì doangnghiệp sẽ tiến hành chỉnh sửa ngay để đảm bảo thời hạn giao hàng ghi trong hợp đồng.

Báo cáo tài chínhBảng tổng hợp

chứngtừ gốc Sổ, thẻ KT chi tiết

Sổ đăng kí

chứng từ ghi sổ

Sổ quỹ

Bảng tổng

hợp chi tiết

Nguyên vật liệu trong công ty gồm: hạt nhựa và các loại màng mỏng nh: PP, PE,HDPE, Metalized (màng giả nhôm), màng nhôm Ngoài ra, còn cần phải rất nhiều loạinguyên vật liệu phụ khác nh: hoá chất (toluen, acetone ), keo ghép màng, mựcin Trong mỗi loại này lại chia thành nhiều loại nhỏ khác; keo ghép màng bao gồmnhiều loại: keo A7, keo A968, keo A3 Mực cũng bao gồm rất nhiều loại khác nhau:mực trắng OPP 120-IM, mực trắng PE102-IM, mực đen PET-501, mực xanh lá OPP,xanh trong OPE đợc nhập từ rất nhiều nguồn Chính vì nguyên vật liệu của công ty kháđa dạng và phong phú nên việc tìm nhà cung cấp nguyên vật liệu thích hợp cũng đã làmột khó khăn

Công ty mua nguyên vật liệu trong và ngoài nớc.

- Nếu mua nguyên vật liệu bằng nguồn trong nớc thì công ty thờng liên hệ trựctiếp với ngời bán, ký kết thảo luận về số lợng, chủng loại, mẫu mã, màu sắc, kíchcỡ Việc thanh toán có thể đợc trả bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng Tiền hàng cóthể trả hết một lần hoặc trả làm nhiều lần tuỳ theo mối quan hệ giữa công ty và nhàcung cấp

- Nếu mua nguyên vật liệu từ nớc ngoài, nguồn nhập chủ yếu thờng là các nớcChâu á nh Inđônêxia, Philipin, Malayxia, Singapo tuỳ theo quan hệ với đối tác màcông ty có thể nhập khẩu trực tiếp hoặc nhập khẩu uỷ thác.

+ Khi nhập khẩu trực tiếp: giám đốc sẽ cử phó giám đốc hoặc kế toán ngân hàngđến mở L/C tại ngân hàng cần ký quỹ Thông thờng, công ty phải ký quỹ khoảng20-30% tổng giá trị hợp đồng theo yêu cầu của ngân hàng Trớc khi hàng vềkhoảng 2-3 ngày, công ty sẽ đợc thông báo và phải thanh toán nốt tiền cho ngânhàng.

+ Nhập khẩu uỷ thác: khi doanh nghiệp không đủ điều kiện để mua hàng trực tiếptừ công ty nớc ngoài thì doanh nghiệp sẽ phải thông qua đơn vị uỷ thác Đơn vịuỷ thác sẽ mua hàng từ công ty nớc ngoài còn doanh nghiệp sẽ ký hợp đồng mualại nguyên vật liệu đó Thông thờng, doanh nghiệp phải đặt cọc trớc 10% tổng giátrị hợp đồng Nếu đơn vị nào vi phạm hợp đồng sẽ phải bồi thờng và chịu mọi phítổn.

Doanh nghiệp t nhân -xí nghiệp Quốc Anh mới chuyển về khu công nghiệp VĩnhTuy- Lĩnh Nam từ năm 2001 Chính vì thế, doanh nghiệp có cơ sở vật chất kỹ thuật kháhiện đại Để dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu, tại công ty có ba kho: kho nguyên vậtliệu, kho bán thành phẩm, và kho thành phẩm Nguyên vật liệu sau khi mua về sẽ đợcnhập vào kho Sau khi thủ kho và kế toán kho kiểm kê về số lợng, chất lợng theo đúngphiếu nhập kho thì mới xuất nguyên vật liệu cho các phân xởng sản xuất

2- Thực trạng công tác kế toán mua nguyên vật liệu và thanh toán với ngờibán tại doanh nghiệp t nhân-xí nghiệp Quốc Anh

2.1- Hạch toán ban đầu

Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và tínhthuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ Các chứng từ kế toán ban đầu của nghiệp vụ kếtoán mua nguyên vật liệu là:

+ Một liên lu ở phòng vật t để theo dõi, thống kê hàng mua về trong kì theo cácmặt: số lợng, chủng loại, trị giá thực tế để phòng vật t lập kế hoạch tiêu hao vật t.+ Một liên thủ kho giữ để làm căn cứ ghi vào thẻ kho để theo dõi công tác nhậpxuất kho hàng ngày.

+Một liên đính kèm hoá đơn chuyển đến phòng kế toán.

ứng dụng máy Vi tính trong công tác kế toán nghiệp vụ mua ngyên vật liệu và thanh toán tại doanh nghiệp t nhân xí nghiệp Quốc Anh38