ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty khoá Minh Khai

ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty khoá Minh Khai i. Thiết kế và phân tích bài toán kế toán nguyên vật liệu trên máy vi tính 1. Phân tích Trong các doanh nghiệp sản xuất, các nghiệp vụ nhập xuất vật liệu diễn ra th- ờng xuyên, liên tục. Để có thể quản lý tình hình nhập xuất vật liệu một cách hiệu quả thì việc áp dụng máy vi tính trong công tác kế toán nguyên vật liệu là hết sức cần thiết.Việc áp dụng máy vi tính trong công tác kế toán nguyên vật liệu tức là xây dựng bài toán kế toán nguyên vật liệu trên máy vi tính. Mục đích của bài toán này là dựa trên các thông tin vào cần thiết nh các hoá đơn, chứng từ để cho ra một bảng tổng hợp về tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu của công ty. Để đạt đợc mục đích này, thì cần phải có những thông tin vào cần thiết sau: - Số lợng, giá trị tồn đầu kỳ của nguyên vật liệu - Số lợng, đơn giá và giá trị của nguyên vật liệu nhập (lấy từ phiếu nhập kho) - Số lợng, đơn giá và giá trị của nguyên vật liệu xuất (lấy từ phiếu xuất kho) Những thông tin ra của bài toán sau khi máy đã tự động xử lý là: - Số lợng, chủng loại, giá trị của mỗi loại nguyên vật liệu còn tồn tại - Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu 2. Thiết kế hệ thống sổ điện toán kế toán nguyên vật liệu 2.1. Qui định về đánh mã nguyên vật liệu Để thuận tiện cho công tác kế toán nguyên vật liệu trên máy, trớc khi xây dựng hệ thống các sổ điện toán kế toán ta cần mã hóa các loại nguyên vật liệu của công ty, mỗi loại nguyên vật liệu sẽ mang một mã số nhất định đợc qui định nh sau (tơng tự sổ danh điểm vật liệu ) xxxx - xx - xx qui định qui cách NVL ( 2,5x4; 2,5x5; .) qui định nhóm NVL (thép, bi, thân khoá, .) qui định loại NVL (NVL chính, VL phụ , .) 2.2. Thiết kế sổ điện toán kế toán Sổ vào dữ liệu (VAOSL.DBF)- có dạng: CONG TY KHOA Minh Khai Phieu nhap (xuat) kho PHONG TAI VU thang 02/2001 SCT NT NDUNG MA N-X MSO TNVL DGIA SL TT NO TK NO ST CO TK CO ST 97 196 - . 07/02 09/02 - . Nhap kho niken duong cuc Xuat kho bi than Xuat kho bi than . 1 2 2 . 1521-80- 12 1521-10- 01 1521-10- 02 . Niken duong cuc Bi than 2,5 x 4 Bi than 2,5 x 5 . 72.000 81.000 81.000 . 220,7 kg 4,5 kg 10 kg . 15.890.0 00 364.500 810.000 . 1521 621 621 . 15.890.0 00 364.500 810.000 . 331 1521 1521 . 15.890.0 00 364.500 810.000 . Qui định MANHAP = 1 MAXUAT = 2 Cấu trúc sổ vào số liệu Tên cột Kiểu cột Độ rộng SCSTP Ghi chú 1. SCT N 6 - Số chứng từ 2. NT D 8 - Ngày tháng 3. nd C 25 - Nội dung 4. MANX N 6 - Mã nhập-xuất 5. MSO N 12 - Mã số 6.tennvl C 25 - Tên nguyên vật liệu 7.dgia N 12 - Đơn giá 8.sluong N 12 - Số lợng nhập (xuất) 9.ttien N 12 - Thành tiền = số lợng nhập (xuất) x đơn giá 10.NOTK C 6 - Số hiệu TK nợ 11.nost N 12 - Số tiền ứng với TK ghi nợ 12.cotk C 6 - Số hiệu TK có 13.cost n 12 - Số tiền ứng với TK ghi có Bảng kê nguyên vật liệu (BKENVL.DBF) D¹ng sæ CONG TY KHOA MINH KHAI BANG KE NGUYEN VAT LIEU PHONG TAI VU THANG 02/2001 SCT NT NOI DUNG MSO NOTK NOST COTK COST 97 196 . 07/02 09/02 . Nhap kho niken duong cuc Xuat bi than  2,5 x 5 . 1521-80-12 1521-10-02 . 1521 621 . 15.890.000 810.000 . 331 152 . 15.890.000 810.000 . CÊu tróc Tªn cét KiÓu cét §é réng SCSTP 1. SCT N 6 - 2. NT D 8 - 3. MSO N 12 - 4. NOIDUNG C 25 - 5. NOTK C 6 - 6. NOST N 12 - 7. COTK C 6 - 8. COST N 12 -  ThÎ kho nguyªn vËt liÖu (THEKHO.DBF) Sè liÖu ghi trong thÎ kho nguyªn vËt liÖu ®îc lÊy tõ phiÕu nhËp (xuÊt) kho t- ¬ng øng. ThÎ kho cã d¹ng sau: D¹ng sæ CTY KHOA Minh Khai ThE kho nguyen vAt liEu: BI THAN  2,5X4 PHONG TAI VU THANG 02/ 2001 SCT NT NOI DUNG DGIA SO NHAP TNHAP SO XUAT TXUAT SO TON T TON 196 139 09/02 16/02 Ton Xuat cho to Lap Nhap cua xuong co khi Duy Linh 81.000 81.000 81.000 10,3 834.300 4,5 364.500 5,5 1 11,3 445.500 181.000 915.300 . . . . . Cấu trúc của thẻ kho có dạng: Tên cột Kiểu cột Độ rộng SCSTP Ghi chú 1 SCT N 6 - Số chứng từ 2 NT D 8 - Ngày tháng 3 ND C 25 - Nội dung 4 DGIA Đơn giá 5 SNHAP N 12 - Số NVL nhập trong kỳ 6.TNHAP N 12 - Trị giá NVL nhập trong kỳ 7 SXUAT N 12 - Số NVL xuất trong kỳ 8.TXUAT N 12 - Trị giá NVL xuất trong kỳ 9 STON N 12 - Số NVL tồn cuối kỳ 10.TTON N 12 - Trị giá NVL tồn cuối kỳ Sổ tổng hợp tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu (THNVL.DBF) Đây là sổ tổng hợp phản ánh tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu. Số liệu trong sổ này đợc lấy từ sổ VAOSL.DBF. Dạng sổ CONG TY KHOA MINH KHAI TONG HOP NGUYEN VAT LIEU PHONG TAI VU THANG 02/2001 ST T MSO TENNVL SO DKY TDKY SO NHAP TNHAP SO XUAT TXUAT SO CKY TCKY 1 2 . 1521-10- 01 1521-20- 01 . Bi than 2,5 x 4 Bi loi 2,5 x 3 . 5,5 1,2 . 445.500 97.200 . 70 40 . 5.670.000 3.240.000 . 64,2 33,2 . 5.200.200 2.689.200 . 11,3 8 . 915.300 64.800 . Cấu trúc sổ tổng hợp nguyên vật liệu : Tên cột Kiểu cột Độ rộng SCSTP Ghi chú 1.STT N 2 - Số thứ tự 2.MSO N 12 - Mã số nguyên vật liệu 3.TENNVL C 25 - Tên nguyên vật liệu 4.SD KY N 12 - Số lợng NVL tồn đầu kỳ 5.TDKY N 12 - Trị giá NVL tồn đầu kỳ 6.SNHAP N 12 - Số lợng NVL nhập trong kỳ 7.TNHAP N 12 - Trị giá NV L nhập trong kỳ 8.SXUAT N 12 - Số lợng NVL xuất trong kỳ 9.TXUAT N 12 - Trị giá NV L xuất trong kỳ 10.SCKY N 12 - Số lợng NVL tồn cuối kỳ 11.TCKY N 12 - Trị giá NV L tồn cuối kỳ 3. Tạo sổ điện toán kế toán nguyên vật liệu 3.1. Tạo th mục Đối với từng kế toán viên thực hiện từng nghiệp vụ kế toán trên máy vi tính, cần tạo một th mục làm việc độc lập trên máy vi tính để bảo vệ thông tin (giả sử tạo th mục có tên DTKT) Qui trình: Khởi động máy vi tính C:>_ Tạo th mục làm việc độc lập C:> MD DTKT Sau đó khởi nạp Foxpro : C:> CD DTKT C:\ DTKT > FOXPRO Trờng hợp không tạo th mục riêng thì ta có thể nạp chơng trình FOXPRO nh sau : Khởi động máy vi tính C:\>_ Khởi nạp FOXPRO C:\.> CD FOXPRO 26 C:\FOXPRO 26> FOXPRO Máy vi tính tự động nạp chơng trình FOXPRO 3.2. Tạo sổ Sau khi đã vào chơng trình FOXPRO ta tiến hành tạo các sổ kế toán nguyên vật liệu nh sau: CREA VAOSL (sổ vào số liệu) trong đó tên sổ là ký hiệu để phân biệt sổ đồng thời cũng là tên của tệp dữ liệu FOXPRO (*.DBF). Tên sổ đợc đặt theo qui tắc của tên tệp nói chung, là một dãy liên tiếp dài không quá 10 ký tự chữ và số và phải mở đầu bằng một ký hiệu chữ Sau đó vào các cột nh cấu trúc sổ đã nêu trên trong đó - Tên cột : đợc đặt theo qui định của tên sổ - Kiểu cột : gồm các ký hiệu N, C, L, D trong đó N - kiểu số D - kiểu ngày tháng C - kiểu văn bản L - kiểu lôgic - Độ rộng cột : Cột số có độ rộng không quá 20 Cột văn bản có độ rộng không quá 254 Cột ngày tháng và lôgic máy tự khai báo là 8 và 1 - Số chữ số thập phân chỉ có ở cột số, không vợt quá 15 và phải nhỏ hơn độ rộng cột Tơng tự ta tạo các sổ còn lại: CREA BKENVL CREA THEKHO CREA THOPNVL II. Soạn thảo các ch ơng trình điện toán kế toán nguyên vật liệu Để thực hiện bài toán kế toán nguyên vật liệu trên máy vi tính cần xây dựng các chơng trình sau: - Chơng trình hàm dấu chấm DCHAM.PRG - Chơng trình vào số liệu VAOSL.PRG - Chơng trình vào bảng kê NVL BKENVL.PRG - Chơng trình tổng hợp NVL THOPNVL.PRG - Chơng trình in bảng kê NVL INBKENVL.PRG - Chơng trình in thẻ kho INTHEKHO.PRG - Chơng trình in tổng hợp NVL INTHNVL.PRG - Chơng trình cài đặt menu MENU.PRG 1.Chơng trình hàm dấu chấm - DCHAM.PRG MODI COMM DCHAM > PARA X > Y = STR (X,12) > Y1 = SUBS (Y,1,3) > Y2 = SUBS (Y,4,3) > Y3 = SUBS (Y,7,3) > Y4 = SUBS (Y,10,3) > KQUA = Y1 + IIF (Y1 < > SPAC (3) , . , ) + Y2 + IIF (Y2 < > SPAC (3) , . , ) + Y3 + IIF (Y3 < > SPAC (3) , . , ) + Y4 > RETU KQUA 2. Chơng trình vào số liệu: VAOSL.PRG MODI COMM VAOSL > CLOS ALL > SET ECHO OFF > SET TALK OFF > SET STAT OFF > DKLV = 1 > DO WHIL DKLV = 1 > CLEA > USE VAOSL > INPU “NEU VAO TU DAU THANG BAM 1 = ” TO XTTUC > IF XTTUC = 1 > dele all > PACK > ENDI > APPE BLAN > BROW > DELE FOR SLUONG = O > PACK > INPU “ NEU LAM VIEC TTUC , BAM 1/0 = “ TO DKLV > ENDD > CLOS ALL > RETU 3. Ch¬ng tr×nh b¶ng kª nguyªn vËt liÖu - BKENVL.PRG MODI COMM BKENVL > CLOS ALL > SET ECHO OFF > SET TALK OFF > SET STAT OFF > DKLV = 1 > DO WHIL DKLV = 1 > CLEA > SELE 2 > USE BKENVL > DELE ALL > PACK > SELE 1 > USE VAOSL > GO 1 > DO WHIL.NOT.EOF () > XSCT = SCT > XNT = NT > XMSO = MSO > XND = ND > XNOTK = NOTK > XNOST = NOST > XCOTK = COTK > XCOST = COST > SELE 2 > IF XSCT < > SPAC (6) > APPE BLAN > REPL SCT WITH XSCT , NT WITH XNT , MSO WITH XMSO , ND WITH XND , &NOTK WITH XNOTK , &COTK WITH XCOTK > ENDI > SELE 1 > SKIP > ENDD > CLOS ALL > INPU “NEU LAM VIEC TTUC , BAM 1/0 = ” TO DKLV > ENDD > RETU 4. Ch¬ng tr×nh tæng hîp nguyªn vËt liÖu - THNVL.PRG MODI COMM THOPNVL > CLOS ALL > SET ECHO OFF > SET TALK OFF > SET STAT OFF > DKLV = 1 > DO WHIL DKLV = 1 > CLEA > SELE 1 > USE VAOSL > XTHANG = MONT (NT) > XNAM = YEAR (NT) > SELE 2 > USE THOPNVL > GO 1 > DO WHIL.NOT.EOF () > XTENNVL = TENNVL > SELE 1 > SUM SLUONG , TTIEN TO XSLUONG1 , XTTIEN1 FOR MAXN = 1. AND . UPPE (TENNVL) = UPPE (XTENNVL) > SUM SLUONG , TTIEN TO XSLUONG2 , XTTIEN2 FOR MAXN = 2. AND . UPPE (TENNVL) = UPPE (XTENNVL) > SELE 2 > REPL SNHAP WITH SLUONG 1 , SXUAT WITH XSLUONG 2 , TNHAP WITH XTTIEN 1 , TXUAT WITH XTTIEN 2 > SKIP > ENDD > CLOS ALL > USE THOPNVL [...]... số chơng trình điện toán bài toán kế toán nguyên vật liệu trên máy vi tính Với bài toán mà em đề cập trên, hy vọng rằng nó sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng và công tác quản lý sản xuất kinh doanh nói chung ở công ty Tài liệu tham khảo 1 Kế toán doanh nghiệp sản xuất NXB Tài chính 2 Tổ chức hạch toán công tác kế toán 3 Hớng dẫn thực hành kế toán doanh nghiệp ... phổ biến trong công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng Kế toán máy đã trở nên một công cụ hữu hiệu cho mỗi doanh nghiệp không chỉ vì mức độ chính xác, đầy đủ của các thông tin chi tiết, tổng hợp mà còn vì tốc độ xử lý nhanh chóng để đa ra số liệu kịp thời cho công tác quản lý Từ lý thuyết cơ sở về kế toán nguyên vật liệu và qua thực tế tại công ty khoá Minh Khai, em đã vi t một... loại vật liệu khác nhau, do vậy để quản lý có hiệu quả nguồn nguyên liệu phong phú , đa dạng nh vậy thì những thông tin từ kế toán nguyên vật liệu đòi hỏi phải chính xác, có độ tin cậy cao, dễ nắm bắt và kịp thời, những thông tin nh vậy sẽ giúp các nhà quản lý đa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn Làm kế toán trên máy vi tính đã đáp ứng đợc những yêu cầu đó, bởi vậy ngày nay máy vi tính đợc sử dụng. .. Ngời sử dụng dùng các phím di chuyển , đa vệt sáng về dòng lựa chọn chơng trình cấn làm vi c rồi bấm Enter, máy vi tính sẽ tự động thực hiện các chơng trình Kết luận Đối với doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý doanh nghiệp, nó đóng vai trò quan trọng trong vi c đẩy nhanh vòng quay vốn và mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp Công ty khoá Minh Khai là... INTHEKHO > CASE XCHON = 6 > DO INTHOPNVL > CASE XCHON = 7 > EXIT > ENDC > CLOS ALL > RETU III Khai thác và sử dụng các chơng trình Sau khi đã tạo các sổ và soạn thảo xong các chơng trình của bài toán điện toán kế toán nguyên vật liệu, để khai thác và sử dụng các chơng trình này thì từ cửa sổ lệnh của FOXPRO, ngời sử dụng dùng lệnh DO MENU, khi đó trên màn hình sẽ xuất hiện bảng lựa chọn : MENU DTKT NGUYEN... sản xuất NXB Tài chính 2 Tổ chức hạch toán công tác kế toán 3 Hớng dẫn thực hành kế toán doanh nghiệp NXB Thống kê 4 Lý thuyết kế toán - Đại học KTQD 5 Hớng dẫn thực hành chứng từ sổ sách, báo cáo kế toán 6 Kế toán thơng mại và dịch vụ Trờng đại học Thơng Mại-2000 7 Kế toán quản trị - Trờng đại học Thơng Mại-2000 ... WITH XNAM > INPU NEU LAM VIEC TTUC, BAM 1/0 = TO DKLV > ENDD > CLOS ALL > RETU 5.Chơng trình in bảng kê nguyên vật liệu - INBKENVL.PRG MODI COMM INBKENVL > CLOS ALL > SET ECHO OFF > SET TALK OFF > SET STAT OFF > SET DEVI TO PRIN > SET DATE FREN > DKLV = 1 > DO WHIL DKLV = 1 > CLEA > USE BKENVL > XTHANG = MONT (NT) > XNAM = YEAR (NT) > @ PROW () + 1,1 SAY CONG TY KHOA MINH KHAI + SPAC (20) + BANG... INPU NEU LAM VIEC TTUC , BAM 1/0 = TO DKLV > ENDD > CLOS ALL > CLEA > ? DA IN THEKHO XONG > RETU 7.Chơng trình in tổng hợp nguyên vật liệu - INTHOPNVL.PRG MODI COMM INTHOPNVL > CLOS ALL > SET ECHO OFF > SET TALK OFF > SET STAT OFF > SET DEVI TO PRIN > SET DATE FREN > DKLV = 1 > DO WHIL DKLV = 1 > CLEA > USE THOPNVL > XTHANG = THANG > XNAM = NAM > @ PROW () + 1,1 SAY CONG TY KHOA MINH KHAI + SPAC... > SELE 1 > USE VAOSL > DELE ALL > PACK > APPE FROM THOPNVL FOR UPPE (MASO) = UPPE (XMASO) > IF RECN () = 0 > ? LOAI NVL NAY KHONG CO CHUNG TU > ELSE > XTENNVL = TENNVL > @ PROW () + 1,1 SAY CONG TY KHOA MINH KHAI + SPAC (20) + THE KHO NGUYEN VAT LIEU + XTENNVL > @ PROW () + 1,1 SAY SPAC(50) + THANG : + STR (XTHANG , 2) + / + STR (XNAM , 4 > @ PROW () + 1,1 SAY REPL (_ , 156) > @ PROW () + 1,1 SAY... (50) + HA NOI NGAY : + XNGAY > @ PROW () + 1,1 SAY SPAC (60) + KE TOAN + CHR (10) > INPU NEU LAM VIEC TTUC , BAM 1/0 = TO DKLV > ENDD > CLOS ALL > CLEA > ? DA IN BKE XONG > RETU 6 Chơng trình in thẻ kho - INTHEKHO.PRG MODI COMM INTHEKHO > CLOS ALL > SET ECHO OFF > SET TALK OFF > SET STAT OFF > SET DEVI TO PRIN > SET DATE FREN > DKLV = 1 > DO WHIL DKLV = 1 > SELE 2 > USE THOPNVL > GO 1 > DO WHIL.NOT.EOF . ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty khoá Minh Khai i. Thiết kế và phân tích bài toán kế toán nguyên vật liệu trên máy. xuất vật liệu một cách hiệu quả thì vi c áp dụng máy vi tính trong công tác kế toán nguyên vật liệu là hết sức cần thiết .Vi c áp dụng máy vi tính trong công