Ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty khoá Minh Khai

Ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty khoá Minh Khai

Lời nói đầu

Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI (Tháng12/1989) đã đánh dấu một bớcngoặt lớn cho nền kinh tế Việt Nam, đó là sự chuyển đổi từ nền kinh tế kếhoạch hoá tập trung sang nền kinh tế vận động theo cơ chế thị trờng có sự điềutiết của Nhà nớc

Nền kinh tế thị trờng vối nhng qui luật đặc trng của nó nh cung cầu, cạnhtranh ngày càng thể hiện rõ nét trong mọi hoạt động của nền kinh tế Sự cạnhtranh quyết liệt tất yếu sẽ dẫn đến hệ quả là có những doanh nghiệp kinhdoanh làm ăn phát đạt, mở rộng sản xuất, bên cạnh đó cũng có những doanhnghiệp phải thu hẹp sản xuất, thậm chí phải tuyên bố giải thể, phá sản

Để quản lý một cách có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mìnhtrong tình hình cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trờng, các doanh nghiệpnói chung và các doanh nghiệp sản xuất nói riêng phải áp dụng đồng thờinhiều biện pháp quản lý khác nhau trong đó hạch toán kế toán đợc coi là mộtcông cụ quản lý hữu hiệu hợp đồng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Nguyên tắc cơ bản của hạch toán là phải tự trang trải và có lãi , bởi vậy hạthấp chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, làm ăn cólãi là mục tiêu phấn đấu hàng đầu của các doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp sản xuất , vật liệu là yếu tố cơ bản không thểthiếu đợc và thờng chiếm tỉ lệ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Do vậy mộttrong những yếu tố nhằm đạt lợi nhuận cao là ổn định nguồn nguyên liệu, tínhđúng, tính đủ vật liệu, tránh lãng phí vật liệu trong quá trình sản xuất gópphần giảm bớt chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm Kế toán vật liệu có vaitrò quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu nói trên, tổ chức tốt công tácquản lý và hạch toán vật liệu là điều kiện để nâng cao chất lợng sản phẩm, tiếtkiệm chi phí, tăng sức cạnh tranh trên thị trờng

Với ý nghĩa đó, bên cạnh việc từng bớc hoàn thiện công tác quản lý vàhạch toán vật liệu thì việc áp dụng máy vi tính trong công tác kế toán nguyênvật liệu là hết sức cần thiết Bởi vì việc áp dụng máy vi tính vào công tác kếtoán nguyên vật liệu sẽ góp phần giảm bớt khối lợng công việc tính toán, ghichép, số liệu đợc cung cấp đầy đủ chính xác, kịp thời góp phần vào việc quảnlý và hạch toán vật liệu có hiệu quả hơn.

Xuất phát từ vị trí và tầm quan trọng của việc áp dụng máy vi tính trong

toán vật liệu tại Công ty khoá Minh Khai, trên cơ sở kiến thức đã học cùng vớisự giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo Phạm Thu Thuỷ, thầy giáo Ngô Thế Khanhvà các anh chị phòng tài vụ Công ty khoá Minh Khai, em đã chọn nghiên cứu

đề tài : “ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại

công ty khoá Minh Khai”.

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận , luận văn gồm 3 chơng:

Chơng 1 Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong

các doanh nghiệp sản xuất

Chơng 2 Tình hình thực tế công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại

công ty khoá Minh Khai

Chơng 3 ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại

công ty khoá Minh Khai

Trong quá trình hoàn thành luận văn tốt nghiệp , mặc dù đã cố gắng nhngdo nhận thức còn hạn chế nên luận văn này khó tránh khỏi những thiếu sót.Em rất mong sự góp ý, nhận xét của thầy, cô, các anh chị trong công ty để bàiluận văn đợc hoàn thiện hơn

I Nguyên vật liệu và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sảnxuất

1.Vai trò của nguyên vật liệu đối với hoạt động sản xuất kinh doanh

Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bảncủa quá trình sản xuất, là cơ sở để cấu thành nên thực thể sản phẩm và là yếutố không thể thiếu đợc của quá trình sản xuất, không có vật liệu thì không mộtquá trình sản xuất nào có thể thực hiện đợc.

Xét về mặt vốn, vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lu động trongdoanh nghiệp, đặc biệt là vốn dự trữ Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cầnphải tăng tốc độ luân chuyển của vốn lu động và điều đó không tách rời việcdự trữ và sử dụng vật liệu một cách hợp lý và có hiệu quả Do vậy việc kiểmtra chi phí chi phí nguyên vật liệu có ý nghĩa cực kỳ quan trọng vào việc phấnđấu hạ giá thành sản phẩm, là một trong những yếu tố quyết định sự thànhcông của hoạt động sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp sản xuất Đểnâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần phải chú ý đến côngtác quản lý đầu vào (nguyên vật liệu) và đầu ra (sản phẩm) và mối liên hệ chặtchẽ giữa chúng.

Đối với doanh nghiệp sản xuất, chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọnglớn trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm nên cả số lợng và chất lợng sảnphẩm đều bị chi phối bởi vật liệu tạo ra sản phẩm Nguyên vật liệu có đảm bảochất lợng cao, đúng qui cách chủng loại thì chi phí nguyên vật liệu mới hạthấp, định mức tiêu hao về vật liệu trong quá trình sản xuất giảm, khi đó sảnphẩm sản xuất ra đạt yêu cầu chất lợng và đảm bảo giá thành phù hợp với ngờitiêu dùng và đảm bảo doanh nghiệp có lãi.

Xuất phát từ vai trò quan trọng của chi phí nguyên vật liệu đối với hoạtđộng sản xuất kinh doanh, đòi hỏi doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ vậtliệu ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng, đảm bảo tiết kiệm,tránh lãng phí vật liệu nhờ đó nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tốc độ luchuyển vốn lu động

2 Phân loại vật liệu

Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sửdụng nhiều loại, thứ vật liệu khác nhau và mỗi loại vật liệu có công dụng vàtính năng lý hoá khác nhau Vì vậy, để quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toánchi tiết đối với từng loại, thứ vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh

 Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanhnghiệp sản xuất, vật liệu đợc chia thành các loại sau:

 Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) : Đối vớicác doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính là đối tợng lao động chủ yếucấu thành nên thực thể sản phẩm nh: sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí, chếtạo máy, xây dựng cơ bản ; bông, sợi trong công nghiệp dệt, vải trong các xínghiệp may Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục sảnxuất ra sản phẩm ví dụ nh sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng đợccoi là nguyên vật liệu chính.

 Vật liệu phụ: là đối tợng lao động nhng không phải là cơ sở vật chất chủyếu hình thành nên thực thể của sản phẩm Vật liệu phụ có vai trò phụ trợtrong quá trình sản xuất kinh doanh, đợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệuchính để hoàn thiện, nâng cao chất lợng sản phẩm hoặc phục vụ cho kỹ thuậtcông nghệ, quản lý nh dầu mỡ bôi trơn máy móc, các loại thuốc nhuộm,thuốc tẩy, sơn ; bao bì, vật liệu đóng gói

 Nhiên liệu: có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất kinhdoanh nh xăng, dầu, hơi đốt

 Phụ tùng thay thế: bao gồm các phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế, sửachữa máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải ,

 Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phơng tiện đợc sửdụng cho công việc xây dựng cơ bản (cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, côngcụ, khí đốt và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản)

 Phế liệu : là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất kinhdoanh, nó đã mất hết hoặc phần lớn giá trị sử dụng ban đầu nh sắt thép vụn,vải vụn, gạch vỡ

Ngoài ra để hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đợc tiếnhành thờng xuyên, liên tục, không bị gián đoạn và quản lý vật liệu đợc chặtchẽ, nguyên vật liệu cần đợc phân loại chi tiết hơn theo yêu cầu riêng, theotính năng lý hóa, theo qui cách phẩm chất của nguyên vật liệu Do vậy trongcác doanh nghiệp cần xây dựng sổ danh điểm vật liệu.

 Ngoài cách phân loại đợc sử dụng phổ biến trên, có thể căn cứ vàonguồn nhập để chia nguyên vật liệu thành:

 Vật liệu mua ngoài

 Vật liệu tự gia công chế biến Vật liệu nhận vốn góp .

 Hoặc có thể căn cứ vào mục đích, công dụng cũng nh nội dung qui địnhphản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán, vật liệu đợc chia thành :

 Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất

 Nguyên vật liệu dùng cho các chu cầu khác nh quản lý phân xởng, bánhàng, quản lý doanh nghiệp

3.Các phơng pháp quản lý tồn kho nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanhnghiệp,vì vậy theo qui định hiện hành của chế độ kế toán, để quản lý tồn khonguyên vật liệu, các doanh nghiệp có thể sử dụng 1 trong 2 phơng pháp sau:3.1.Ph ơng pháp kê khai th ờng xuyên

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp ghi chép, phản ánh thờngxuyên liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại nguyênvật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập,xuất Nh vậy, việc xác định giá trị nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai th-ờng xuyên đợc căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã đợc tậphợp, phân loại theo các đối tợng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kếtoán Ngoài ra, giá trị nguyên vật liệu tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán đợcxác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

3.2 Ph ơng pháp kiểm kê định kỳ

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi, phản ánh ờng xuyên liên tục tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu trên tài khoản hàngtồn kho Giá trị của nguyên vật liệu mua vào và nhập kho trong kỳ đợc theodõi, phản ánh ở một tài khoản riêng - tài khoản 611 “Mua hàng” Còn tàikhoản hàng tồn kho chỉ dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho lúc đầu kỳ vàcuối kỳ Hơn nữa giá trị hàng tồn kho lại không căn cứ vào số liệu trên các tàikhoản, sổ kế toán để tính mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê Trị giá hàng xuấtkho cũng không căn cứ vào các chứng từ xuất kho để tổng hợp, phân loại theocác đối tợng sử dụng rồi ghi sổ mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê và giá trịnguyên vật liệu mua vào (nhập kho) trong kỳ và đợc tính theo công thức:

Trị giá Trị giá tồn Trị giá nhập Trị giá tồn = + +

xuất kho đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ

4 Đánh giá vật liệu

đợc đánh giá theo giá thực tế (bao gồm giá mua cộng với chi phí thu mua, vậnchuyển) Song do nguyên vật liệu có nhiều loại, thứ lại thờng xuyên tăng giảmtrong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cho nên để đơn giản nguyên vậtliệu có thể đợc đánh giá theo giá hạch toán.

4.1.Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế

a Giá thực tế nhập kho

Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho ợc xác định nh sau:

 Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho

Giá thực tế Giá mua thực tế chi phí trong thuế khác = + +

NVL nhập kho (trên hoá đơn) khâu mua (nếu có)

- Giá mua thực tế là giá cha có thuế VAT (đối với cơ sở kinh doanh nộpthuế VAT theo phơng pháp khấu trừ) hoặc là giá đã có thuế VAT (nếu cơ sởkinh doanh nộp thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không thuộc diệnchịu thuế)

- Chi phí trong khâu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản,chi phí thuê kho bãi, tiền phạt , tiền bồi thờng .

 Đối với nguyên vật liệu tự gia công chế biến

Giá thành giá thực tế NVL vật liệu chi phí gia = +

thực tế NVL xuất gia công, chế biến công, chế biến

 Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến

Giá thực tế giá thực tế NV L tiền thuê chi phí để chế = + +

nguyên vật liệu xuất ra chế biến chế biến biến NVL (nếu có)

 Đối với nguyên vật liệu đợc cấp hoặc góp vốn liên doanh

Giá thực tế giá trị bàn giao chi phí vận chuyển = +

nguyên vật liệu (hay giá trị đánh giá) xếp dỡ (nếu có)

 Đối với phế liệu thu hồi : giá thực tế chính là giá trị thị trờng ở thờiđiểm nhập kho

b Giá thực tế xuất kho

Do nguyên vật liệu trong doanh nghiệp đợc nhập từ nhiều nguồn khácnhau, nhiều lần khác nhau và giá thực tế mỗi lần nhập kho là khác nhau, do

vậy khi xuất kho, giá thực tế của nguyên vật liệu đợc tính theo một trong cácphơng pháp sau:

 Phơng pháp giá thực tế đích danh

Phơng pháp này đợc áp dụng đối với các loại vật liệu có giá trị cao, cácloại vật t đặc chủng Theo phơng pháp này, giá thực tế của nguyên vật liệuxuất kho đợc tính căn cứ vào đơn giá thực tế của nguyên vật liệu đó khi nhậpkho.

Phơng pháp này có u điểm là tạo thuận lợi cho kế toán trong việc tính giáthành nguyên vật liệu đợc chính xác, phản ánh đợc mối quan hệ cân đối giữahiện vật và giá trị nhng nhợc điểm của phơng pháp là phải theo dõi chi tiết giánguyên vật liệu nhập kho theo từng lần nhập và trị giá thực tế của nguyên vậtliệu sẽ không sát với giá thực tế của thị trờng.

 Phơng pháp giá bình quân

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho căn cứ vào số lợngxuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân để tính.

Giá thực tế Số lợng đơn giá thực = x

vật liệu xuất kho xuất kho tế bình quân

Đơn giá thực giá thực tế tồn đầu kỳ + giá thực tế nhập trongkỳ =

tế bình quân số lợng tồn đầu kỳ + số lợng nhập trong kỳ

Đơn giá thực tế bình quân có thể đợc tính cho cả kỳ hạch toán hoặc đợctính liên hoàn trong cả kỳ sau mỗi lần nhập, xuất Tính toán theo phơng phápnày có độ chính xác cao nhng tính toán phức tạp và mất nhiều công sức, chỉthích hợp với doanh nghiệp có qui mô nhỏ, sử dụng vật liệu ít, số lần nhậpkhông thờng xuyên.

 Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc

Theo phơng pháp này, trớc hết ta phải tính đợc đơn giá thực tế nhập khocủa từng lần nhập và giả thiết rằng vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc Sau đócăn cứ vào số lợng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc:tính theo đơn giá thực tế nhập trớc, số còn lại (= tổng số xuất kho – số đãxuất thuộc lần nhập trớc) đợc tính theo đơn giá của lần nhập tiếp theo, còn giávật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lầnmua vào sau cùng

 Phơng pháp nhập sau xuất trớc

Phơng pháp này ngời ta giả thiết rằng lô hàng nào nhập sau cùng sẽ xuất ratrớc nghĩa là khi xuất thì tính theo giá nhập của lô hàng mới nhất sau đó mớiđến lô hàng nhập trớc đó Còn giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ chính làgiá thực tế của vật liệu tính theo đơn giá các lần nhập đầu kỳ.

4.2.Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán

Đối với các doanh nghiệp có qui mô lớn, khối lợng chủng loại vật t nhiều,tình hình nhập xuất diễn ra thờng xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế sẽtrở nên phức tạp, tốn nhiều công sức Do đó để đơn giản trong công tác hạchtoán, doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để đánh giá nguyên vậtliệu.Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp tự xây dựng để hạch toán trong suốtmột kỳ kế toán Hàng ngày kế toán phản ánh tình hình nhập , xuất vật liệutheo giá hạch toán, cuối kỳ kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thựctế theo công thức:

- Trị giá thực tế VL trị giá hạch toán

= x H xuất dùng trong kỳ VL xuất trong kỳ

- Số d tồn kho cuối kỳ (thực tế) = số d tồn kho cuối kỳ (hạch toán) x H

trong đó H là hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán.

Mỗi phơng pháp đánh giá vật liệu đều có nội dung, u nhợc điểm khác nhauvà những điều kiện áp dụng nhất định, do vậy doanh nghiệp cần căn cứ vàođặc điểm, qui mô sản xuất cũng nh trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán đểlựa chọn một phơng pháp đánh giá vật liệu cho phù hợp.

5 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu

5.1 Yêu cầu quản lý.

Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội Tuynhiên do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phơng phápquản lý vật liệu khác nhau, ngoài ra nó còn phụ thuộc vào khả năng và sựnhiệt tình của ngời quản lý Xã hội ngày càng phát triển thì các phơng phápquản lý cũng phát triển và hoàn thiện hơn, theo đó các phơng pháp hạch toánvật liệu cũng đợc hoàn thiện hơn Sự cạnh tranh gay gắt trên thị trờng cùng vớinhu cầu xã hội ngày càng cao đòi hỏi sản phẩm sản xuất ra phải nhiều hơn,chất lợng cao hơn, phải đa dạng về mẫu mã, chủng loại và giá thành hạ, chínhvì vậy vật liệu cấu thành nên sản phẩm phải không ngừng nâng cao về số lợng,chất lợng và đợc sử dụng tiết kiệm, hợp lý Dó đó để vừa duy trì sản xuất sản

phẩm, vừa đảm bảo cạnh tranh với các doanh nghiệp khác, buộc các nhà quảnlý phải tập trung quản lý chặt chẽ vật liệu ở tất cả các khâu Cụ thể:

 Khâu thu mua: việc thu mua có hiệu quả đòi hỏi phải quản lý đủ số lợng,đúng chủng loại, tốt về chất lợng, giá cả hợp lý, phải quan tâm đến chi phí thumua, địa điểm thu mua (chọn phơng tiện vận chuyển hợp lý, địa điểm thu muacàng gần nơi sản xuất thì chi phí càng ít), từ đó có thể hạ thấp chi phí gópphần hạ thấp giá thành sản phẩm.

 Khâu bảo quản: việc bảo quản vật liệu tại kho bãi cần thực hiện theođúng chế độ qui định cho từng loại vật liệu, phù hợp với tính chất lý hoá củamỗi loại, với qui mô tổ chức của doanh nghiệp, tránh tình trạng thất thoát lãngphí vật liệu, vật liệu h hỏng kém phẩm chất ảnh hởng tới chất lợng sản phẩm.

 Khâu dự trữ: cần đảm bảo một lợng dự trữ nhất định để quá trình sảnxuất không bị gián đoạn Phải dự trữ sao cho không vợt quá mức dự trữ tối đađể tăng vòng quay của vốn và không nhỏ hơn mức dự trữ tối thiểu để sản xuấtđợc liên tục bình thờng.

 Khâu sử dụng: cần sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các địnhmức và dự toán chi phí nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.

5.2 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu

Để đáp ứng yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu cầnthực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

 Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc,yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.

 Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua,tình hình thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp và tình hình sử dụng vật liệutrong quá trình sản xuất kinh doanh.

 áp dụng đúng đắn các phơng pháp hạch toán vật liệu, hớng dẫn, kiểmtra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toánban đầu về nguyên vật liệu, thực hiện hạch toán vật liệu theo đúng chế độ,đúng phơng pháp qui định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kếtoán.

 Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp về tình hình thu mua, vận chuyển,bảo quản, tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu, tính giá thực tế vật liệu

II Kế toán nguyên vật liệu

1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho vàphòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập-xuất-tồn khocủa từng thứ, loại vật liệu cả về số lợng, chất lợng, chủng loại và giá trị.

Các doanh nghiệp cần phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toánchi tiết và lựa chọn phơng pháp kế toán chi tiết phù hợp nhằm tăng cờng côngtác quản lý vật liệu nói riêng và tài sản nói chung.

1.1 Chứng từ sử dụng

Mọi hiện tợng xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp liên quan đến việc nhập xuất vật liệu đều phải đợc lập chứng từ kế toánmột cách kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ qui định ghi chépban đầu về vật t Mỗi chứng từ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trng chonghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung qui mô của nghiệp vụ, về địa điểmxảy ra nghiệp vụ cũng nh ngời chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và ngời lậpchứng từ.

Theo chế độ chứng từ kế toán qui định (QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày1/11/1995 của bộ trởng Bộ tài chính), các chứng từ kế toán về vật liệu baogồm:

- Phiếu nhập kho (Mẫu 01/VT)- Phiếu xuất kho (Mẫu 02/VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03/VT)- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08/VT)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui định của nhà ớc, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh:

n Biên bản kiểm nghiệm vật t (Mẫu 05/VT)- Phiếu xuất vật t theo hạn mức (Mẫu 04/VT)- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ

vào thẻ kho Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải chuyển chứng từ về phòngkế toán để làm căn cứ ghi sổ Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên thẻ kho đểtính ra số lợng hàng tồn kho cuối kỳ và đối chiếu với sổ kế toán chi tiết của kếtoán.

 ở phòng kế toán: hàng ngày khi nhận đợc chứng từ nhập xuất do thủkho gửi lên, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết Sổ chi tiết đợc mở cho từngkho có kết cấu tơng tự nh thẻ kho nhng theo dõi cả về mặt số lợng và giá trị.Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và đối chiếu với thẻ kho và trên cơsở đó lập bảng kê nhập - xuất - tồn cho từng kho và cho toàn doanh nghiệp.

 €u điểm: ghi chép đơn giản, thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu sốliệu.

 Nhợc điểm: việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp vềchỉ tiêu số lợng, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng nênhạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.

 Phạm vi sử dụng: phơng pháp này đợc áp dụng thích hợp trong cácdoanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lợng các nghiệp vụ nhập xuất ít,không thờng xuyên và nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.

Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song.

trong đó

ghi hàng ngày đối chiếu, kiểm tra

Thẻ kho

Sổ kế toán chi tiết NVL

Bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL

1.2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

 ở kho: việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng đợc thực hiện trên thẻ khogiống nh phơng pháp thẻ song song.

 ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tìnhhình nhập-xuất-tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu ở từng kho dùng cho cảnăm, nhng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi vào sổđối chiếu luân chuyển, kế toán lập bảng kê nhập-xuất vật liệu trên cơ sở cácchứng từ nhập xuất định kỳ thủ kho gửi lên Sổ đối chiếu luân chuyển cũng đ-ợc theo dõi cả về chỉ tiêu số lợng và giá trị Cuối tháng tiến hành kiểm tra đốichiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.

 €u điểm: khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm bớt do chỉ ghi mộtlần vào cuối tháng.

 Nhợc điểm: việc ghi chép còn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán vềchỉ tiêu hiện vật, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán tiến hànhvào cuối tháng nên số liệu cung cấp cha đợc kịp thời.

 Phạm vi áp dụng: Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp sảnxuất có khối lợng nghiệp vụ nhập xuất không nhiều, không bố trí riêng nhânviên kế toán vật liệu nên không có điều kiện ghi chép hàng ngày.

Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

trong đó

ghi hàng ngày đối chiếu, kiểm tra ghi cuối tháng

1.2.3 Phơng pháp sổ số d

 ở kho: thủ kho theo dõi về mặt số lợng từng thứ nguyên vật liệu Sau khighi thẻ kho, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập-xuất phát sinh trong ngày

Thẻ kho

theo từng loại vật liệu Đồng thời lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kếtoán kèm theo phiếu nhập , xuất Cuối tháng thủ kho phải ghi số lợng tồn khotheo từng loại vào sổ số d Sổ này đợc kế toán mở cho từng kho dùng cho cảnăm Sau khi ghi xong, thủ kho chuyển trả sổ số d cho kế toán để kiểm tra vàtính thành tiền.

 ở phòng kế toán : căn cứ vào bảng kê nhập, bảng kê xuất, kế toán lậpbảng luỹ kế nhập,luỹ kế xuất rồi từ đó lập bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn kho theotừng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị Cuối tháng khi nhận sổ số d dothủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho cuối tháng (do thủ kho tính vàghi ở sổ số d ) và đơn giá hạch toán để tính ra giá trị tồn kho từng nhóm, loạivật liệu và ghi vào cột số tiền trên sổ số d Sau đó đối chiếu với số liệu trênbảng luỹ kế nhập-xuất-tồn kho vật liệu và số liệu của kế toán tổng hợp.

 €u điểm: tránh việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảmbớt khối lợng ghi chép kế toán, công việc đợc tiến hành đều trong tháng.

 Nhợc điểm: do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiệncó và tình hình tăng giảm của từng thứ, loại vật liệu về mặt hiện vật nhiều khiphải xem số liệu trên thẻ kho Hơn nữa việc phát hiện kiểm tra sai sót, nhầmlẫn giã kho và phòng kế toán gặp khó khăn.

 Phạm vi áp dụng: thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có khối ợng các nghiệp vụ nhập, xuất nhiều, thờng xuyên, nhiều chủng loại vật liệu vàvới điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập xuất, đãxây dựng hệ thống sổ danh điểm vật liệu và trình độ chuyên môn nghiệp vụcủa cán bộ kế toán vững vàng.

l-Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp sổ số d.Thẻ kho

Sổ số d

trong đó ghi hàng ngày ghi cuối tháng đối chiếu, kiểm tra

2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

2.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo ph ơng pháp kê khai th ờng xuyên

2.1.1 Tài khoản sử dụng

Để tiến hành kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khaithờng xuyên, kế toán sử dụng tài khoản 152-“Nguyên liệu, vật liệu “

Tài khoản 152 dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động củacác loại nguyên vật liệu theo giá thực tế.

Kết cấu của tài khoản 152:

Bên có

- Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán,thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh,

- Chiết khấu mua hàng đợc hởng

- Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại, giảm giá

- Trị giá nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê

Số d bên nợ: Trị giá nguyên liệu, vật liệu còn tồn kho cuối kỳ

Tài khoản 152 đợc hạch toán chi tiết theo từng kho bảo quản, theo từngthứ, loại vật liệu về giá trị, số lợng, về tình trạng nhập-xuất-tồn

Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản : 151, 111, 112, 331, 141, 133,

2.1.2 Phơng pháp hạch toán

(*) cơ sở nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

(**) cơ sở nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không thuộcdiện chịu thuế

Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

TK151 TK 152 TK 621 SDĐK: xxx

nhập kho hàng đang xuất dùng trực tiếp cho đi đờng kỳ trớc sx chế tạo sản phẩm

TK 111,112,331 TK 133 TK 617,641,642,214

NVL mua ngoài nhập kho (*) xuất dùng phục vụ sx, bán hàng, QLDN, XDCB

nhận góp vốn liên doanh

cấp phát quyên tặng TK 128, 222

TK 154 xuất góp vốn liên doanh

nhập kho do tự chế hoặc thuê ngoài gia công, chế biến

TK 138 (1381) TK 128,222

phát hiện thiếu khi kiểm kê nhận lại vốn góp liên doanh

TK 412 TK 338 (3381)

kê chờ xử lý

TK 412

chênh lệch tăng do đánh giá lại

SDCK: xxx

2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo ph ơng pháp kiểm kê định kỳ

2.2.1 Tài khoản sử dụng

Theo phơng pháp này, kế toán sử dụng TK 611 “Mua hàng” : tài khoảnnày dùng để phản ánh giá trị thực tế của số nguyên vật liệu mua vào và xuấtdùng trong kỳ Kết cấu tài khoản 611 nh sau:

Ngoài ra kế toán sử dụng các tài khoản tơng tự phơng pháp kê khai thờngxuyên, tuy nhiên TK 152, 151 chỉ dùng để phản ánh số d ở thời điểm cuối kỳvà đầu kỳ.

2.2.2 Ph ơng pháp hạch toán.

(*) Cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

(**) cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặckhông thuộc diện chịu thuế

Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

TK 151,152 TK 611 TK 151,152

kết chuyển giá trị vật kết chuyển giá trị vật liệu tồn kho đầu kỳ liệu tồn kho cuối kỳ

TK 133 TK 112,111,138TK 112,111,141

chiết khấu mua hàng đợc hởng

mua NVL nhập kho trả tiền ngay (*) giảm giá, hàng mua trả lại

TK 621,627

mua NVL nhập kho trả tiền ngay(**) cuối kỳ kết chuyển số xuất

TK 133 dùng cho sản xuất kinh doanh

TK 331

TK 632 mua NVL nhập kho xuất bán

thanh toán cha trả tiền (*) tiền

mua NVL nhập kho

cha trảtiền (**) TK 111,138,334

TK 3333 thiếu hụt, mất mát

thuế nhập khẩu

TK 412 TK 411

nhận góp vốn cổ phần chênh lệch đánh giá giảm quyên tặng

TK 412

chênh lệch đánh giá tăng

3 Sổ sách kế toán

Để tiến hành ghi chép sổ sách các nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu cácdoanh nghiệp có thể áp dụng một trong các hình thức sổ kế toán sau tuỳ thuộcvào điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp.

3.1 Hình thức kế toán nhật ký chứng từ

Kế toán sử dụng các sổ sách : bảng kê số 3, sổ chi tiết thanh toán với ngờibán, nhật ký chứng từ số 1, NKCT 2, NKCT 6, NKCT 7, NKCT 5, bảng phânbổ số 2, sổ cái TK 152,

Trong nền kinh tế thị trờng sôi động và phức tạp nh hiện nay, để tồn tại vàphát triển đòi hỏi các cơ sở kinh doanh phải tiếp nhận và xử lý một khối lợngcông việc đồ sộ, đa dạng Do đó việc áp dụng máy vi tính sẽ giúp cho họ nắm

bắt, xử lý kịp thời những thông tin, từ đó ra những quyết định sản xuất kinhdoanh đúng đắn.

Bên cạnh đó, trong các doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu là mộttrong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở để cấu thành nên thựcthể sản phẩm Chi phí về nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong toànbộ chi phí sản xuất sản phẩm, do vậy nguyên vật liệu ảnh hởng trực tiếp đếnsố lợng, chất lợng cũng nh giá thành sản phẩm Trong điều kiện cạnh tranhgay gắt của nền kinh tế thị trờng nh hiện nay, để hoạt động sản xuất kinhdoanh có hiệu quả, thu lợi nhuận cao thì các doanh nghiệp sản xuất cần quantâm đến vấn đề nâng cao chất lợng, hạ giá thành sản phẩm tức là đòi hỏidoanh nghiệp sản xuất phải quản lý, sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả cao,hợp lý, tiết kiệm, đồng thời việc hạch toán các nghiệp vụ kế toán nguyên vậtliệu cần chính xác, kịp thời, đầy đủ Trong các doanh nghiệp sản xuất mà cácnghiệp vụ nhập xuất diễn ra thờng xuyên, chứng từ sổ sách sử dụng nhiều thìkhối lợng công việc kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêngnhiều, phức tạp và việc hạch toán do vậy gặp rất nhiều khó khăn Do vậy, việcáp dụng máy vi tính vào công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng và côngtác kế toán nói chung, xây dựng các chơng trình điện toán cho từng nghiệp vụkế toán trên máy vi tính là hết sức cần thiết

ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán ở Việt Nam là một vấn đề đãvà đang đợc các nhà quản lý và những ngời có nghiệp vụ kế toán quan tâm.Những mong mỏi về tin học hoá trong công tác kế toán trớc kia giờ đã đợcđáp ứng bởi các chuyên gia xử lý thông tin, họ đã vạch ra các phơng hớng,giải pháp, chỉ dẫn để giải quyết vấn đề này một cách có hiệu quả.

Các phần mềm đang đợc sử dụng rộng rãi trong công tác kế toán ở ViệtNam nh phần mềm soạn thảo văn bản (Winword, Wordperfect), bảng tính(Excel, Quantro, Lotus), cơ sở dữ liệu (Foxpro, Accss, Visual Basic )

2 Nội dung

Qui trình thực hiện bài toán kế toán nguyên vật liệu trên máy vi tính: Thiết kế và phân tích bài toán kế toán nguyên vật liệu trên máy vi tính Soạn thảo các chơng trình điện toán kế toán nguyên vật liệu trên máy vitính

 Khai thác và sử dụng các chơng trình điện toán kế toán nguyên vật liệutrên máy vi tính

 Việc tính toán, ghi chép số liệu đợc thực hiện tự động trên máy vi tính sẽđảm bảo chính xác, nhanh chóng và kịp thời đáp ứng yêu cầu cung cấp số liệucho công tác quản lý của mỗi doanh nghiệp

 Các số liệu, tài liệu đợc lu trữ trên máy tính sẽ giảm bớt đợc khối lợng sổsách ghi chép, do vậy sẽ thuận tiện trong công tác lu trữ số liệu, tài liệu củadoanh nghiệp và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu cung cấp số liệu cho hoạtđộng quản lý của doanh nghiệp

Chơng 2

Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công tykhoá minh khai

I đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty khoá Minh Khai

Công ty khoá Minh Khai là một doanh nghiệp nhà nớc hạch toán kinh tếđộc lập, tự chủ về tài chính, có t cách pháp nhân và chịu sự quản lý trực tiếpcủa Tổng công ty cơ khí xây dựng -Bộ Xây Dựng Trụ sở giao dịch hiện naycủa Công ty là 125 D Minh Khai- Hai Bà Trng- Hà Nội.

Ngành nghề kinh doanh của Công ty là:

- Sản xuất khoá các loại, hàng tiểu ngũ kim phục vụ cho nhu cầu tiêudùng.

- Sản xuất phụ tùng, phụ kiện bằng kim loại- Sản xuất các thiết bị cho ngành xây dựng

Công ty khoá Minh Khai đợc thành lập chính thức theo quyết định số 562/BKT ngày 5/5/1972 của bộ trởng Bộ Kiến Trúc (nay là Bộ Xây Dựng) và đã đ-ợc sự trợ giúp của Ba Lan về nhà xởng, máy móc thiết bị, qui trình côngnghệ

Năm 1972, máy bay Mỹ bắn phá miền Bắc, nhà máy bị phá huỷ nên phảitạm thời ngừng sản xuất và đến ngày 1/4/1973 nhà máy chính thức đi vào hoạtđộng cho đến nay.

Do đặc điểm của công ty là đợc sự giúp đỡ của nớc bạn Ba Lan nên mẫumã sản phẩm đã không phù hợp với thị hiếu tiêu dùng của ngời Việt Nam Tr-ớc tình hình đó cán bộ công nhân viên của công ty đã bắt tay vào nghiên cứuthị hiếu ngời tiêu dùng, từ đó thay đổi mẫu mã chủng loại sản phẩm cho phùhợp với thị hiếu của ngời Việt Nam và đây chính là thành công bớc đầu màcông ty đạt đợc trong quá trình sản xuất kinh doanh

Ngày 5/5/1993, Bộ trởng Bộ Xây Dựng đã ký quyết định số TCLĐ thành lập lại DNNN với tên gọi nhà máy khoá Minh Khai trực thuộcLiên hiệp các xí nghiệp cơ khí xây dựng-Bộ Xây Dựng Ngày 20/11/1995 BộXây Dựng ra quyết định số 993/BXD-TCLĐ đổi tên nhà máy khoá Minh Khaithành Công ty khoá Minh Khai

163/BXD-Tới nay, trải qua gần 30 năm phấn đấu xây dựng và trởng thành, Công tykhoá Minh Khai đã đạt đợc những thành tích đáng khích lệ, liên tục trongnhiều năm là đơn vị quản lý giỏi của ngành, sản phẩm của Công ty đã trở nênnổi tiếng đợc bạn hàng tín nhiệm và sản phẩm của Công ty cũng đã đạt đợcnhiều huy chơng trong các hội chợ triển lãm hàng công nghiệp.

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy sản xuất của Công ty

2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Bộ máy quản lý của công ty đợc bố trí theo mô hình trực tuyến-chức năng.Đứng đầu công ty là giám đốc, trực tiếp điều hành và quản lý mọi hoạt độngsản xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm chung về mọi mặt hoạtđộng sản xuất kinh doanh Giúp việc cho giám đốc có một phó giám đốc phụtrách kỹ thuật và một phó giám đốc phụ trách kinh doanh, một trợ lý giám đốccùng với các phòng ban chức năng Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật có nhiệmvụ giúp đỡ giám đốc chỉ đạo về mặt kỹ thuật nh thiết kế, xây dựng các địnhmức kinh tế kỹ thuật Phó giám đốc phụ trách kinh doanh giúp đỡ giám đốctrong việc kinh doanh trên thị trờng, tiêu thụ sản phẩm, trợ lý giám đốc giúpđỡ về hoạt động sản xuất ở các phân xởng Còn các phòng ban chức năngtheo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh chịu sự lãnh đạo trực tiếp của bangiám đốc và giúp đỡ giám đốc chỉ đạo các hoạt động sản xuất kinh doanh.

Nhiệm vụ và chức năng cụ thể của các phòng ban nh sau:

 Phòng tổ chức lao động tiền lơng có nhiệm vụ bố trí sắp xếp lao độngtrong công ty về số lợng, trình độ nghiệp vụ tay nghề phù hợp với công việctừng phòng ban, từng phân xởng.

 Phòng kế hoạch: có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất và tiêu thụtrong từng tháng, từng quý, ngắn hạn cũng nh dài hạn, xây dựng kế hoạch chonăm sau, kỳ sau căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vịsản phẩm, giá thành sản phẩm cũng nh giá bán của sản phẩm đó.

 Phòng cung ứng: có nhiệm vụ cung ứng đầy đủ kịp thời và cân đối giữacác mặt vật t, lao động và máy móc thiết bị đảm bảo cho quá trình sản xuất đ-ợc liên tục, không bị gián đoạn.

 Phòng tài vụ: nhiệm vụ của phòng là thu thập, xử lý và cung cấp cácthông tin tài chính giúp cho việc quản lý và giám sát một cách thờng xuyênliên tục, có hệ thống mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

 Phòng Marketing: Phòng này có nhiệm vụ tìm hiểu, nghiên cứu thị trờngnhằm nắm bắt đợc nhu cầu thị hiếu của ngời tiêu dùng, giới thiệu sản phẩmtrên các phơng tiện thông tin đại chúng để mở rộng thị trờng tiêu thụ sảnphẩm của công ty.

 Phòng kỹ thuật: Nhiệm vụ của phòng là cùng với phòng cung tiêu xâydựng các định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lợng sản phẩm, thiết kếcác khuôn mẫu sản phẩm, cung cấp các bản vẽ kỹ thuật, nghiên cứu ứng dụngcác tiến bộ khoa học kỹ thuật trong và ngoài nớc để đa vào sản xuất, chế tạo

sản phẩm Ngoài ra phòng kỹ thuật còn có nhiệm vụ tham gia sửa chữa lớnmáy móc thiết bị.

 Phòng KCS có chức năng kiểm tra, giám định chất lợng sản phẩm trớc khinhập kho thành phẩm.

 Trạm y tế có nhiệm vụ chăm sóc sức khoẻ cho toàn thể cán bộ công nhânviên trong công ty.

 Ban bảo vệ có nhiệm vụ bảo vệ an toàn cho toàn bộ tài sản của công ty, theodõi giờ giấc làm việc của toàn bộ công nhân viên trong công ty.

 Phòng thiết kế sản phẩm mới có nhiệm vụ nghiên cứu ứng dụng khoa họckỹ thuật vào sản xuất, chế thử sản phẩm mới, thiết kế khuôn mẫu sản phẩm  Phòng hành chính có nhiệm vụ làm công tác văn th, đánh máy, lu trữ, côngtác vệ sinh công nghiệp, tạp vụ, công tác quản trị hành chính, quản lý khu vựctập thể của Công ty, công tác xây dựng cơ bản

 Phòng quản lý sản xuất có nhiệm vụ trực tiếp quản lý các hoạt động sảnxuất ở các phân xởng

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty khoá Minh Khai

GIáM ĐốC

Phó GĐ kỹ thuật

Phòng tài vụ

Phòng tổ chức

LĐ tiền l ơng

Phòng kỹ thuật

Phòng thiết kế sản

phẩm mới

Phòng KCS

Phòng hành chính

Phòng kế hoạch

Phòng cung

Trạm y

tể Ban I (Bảo vệ)

Phòng quản lý sản

Phòng Mar keting

2.2 Đặc điểm bộ máy sản xuất của Công ty

Bộ máy sản xuất của Công ty bao gồm 4 phân xởng, 4 phân xởng này đềuchịu sự quản lý trực tiếp của quản đốc các phân xởng và các phân xởng nàyluôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau cùng hoàn thành một sản phẩm:

 Phân xởng cơ khí bao gồm các tổ : tổ dập, tổ khuôn, tổ rèn, tổ khoan Phân xởng này có nhiệm vụ tạo phôi ban đầu nh dập định hình ra các khuônmẫu, đúc tay nắm nhôm, đúc đồng thỏi để tiện lõi khoá Đối với một số sảnphẩm đơn giản, ít công đoạn thì phân xởng cơ khí có thể làm hoàn chỉnh sảnphẩm nh bản lề, chốt cửa Ngoài ra phân xởng này còn sản xuất theo đơn đặthàng nh làm cửa chớp, cửa hoa

 Phân xởng cơ điện gồm các tổ: tổ phay, tổ điện, tổ sửa chữa Nhiệm vụcủa phân xởng này là sửa chữa thờng xuyên, trung đại tu máy móc thiết bịtrong công ty Phân xởng này chịu trách nhiệm đảm bảo cho các phân xởngkhác hoạt động liên tục không bị gián đoạn do ảnh hởng của máy móc thiết bị,nguồn điện

 Phân xởng bóng mạ gồm có tổ bóng, tổ mạ, tổ sơn Nhiệm vụ chủ yếucủa phân xởng này là mạ quai khoá, bản lề, chốt cửa, Crêmôn

 Phân xởng lắp ráp gồm các tổ: tổ lắp 1, tổ lắp 2, tổ sửa chữa khoá, tổ baogói Phân xởng có nhiệm vụ lắp ráp các chi tiết rời do các phân xởng kháctạo ra thành sản phẩm hoàn chỉnh.

3 Đặc điểm qui trình công nghệ chế tạo sản phẩm ở Công ty khoá MinhKhai

Công ty khoá Minh Khai là doanh nghiệp nhà nớc chuyên sản xuất cácmặt hàng khoá phục vụ tiêu dùng, phụ tùng phụ kiện bằng kim loại và các

thiết bị cho ngành xây dựng Loại hình sản xuất của Công ty là kiểu chế biếnliên tục, qui mô sản xuất thuộc loại vừa, sản phẩm có thể tạo ra trên cùng mộtqui trình sản xuất theo cùng một phơng pháp công nghệ, song giữa các loại,thứ thành phẩm có những đặc tính khác nhau về kích cỡ, về mặt kỹ thuật Cóthể minh hoạ qui trình công nghệ chế tạo sản phẩm ở công ty khoá Minh Khaiqua sơ đồ sau:

(5)

PX cơ điệnPX cơ khí

của công ty gồm có 6 ngời đứng đầu kế toán trởng trực tiếp điều hành cácnhân viên kế toán phần hành, đồng thời có tính chất tham mu giữa kế toán tr-ởng với kế toán phần hành Ta có sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán nh sau:

 Kế toán trởng là ngời chịu trách nhiệm chung toán bộ công tác kế toán ởcông ty Kế toán trởng giúp giám đốc về mặt cân đối tài chính, sử dụng vốnkinh doanh có hiệu quả.

 Kế toán vật t có trách nhiệm theo dõi tổng hợp, chi tiết tình hình nhập,xuất, tồn kho của từng loại vật t

 Kế toán tiền lơng và bán thành phẩm: có nhiệm vụ tính lơng và cáckhoản trích theo lơng cho cán bộ công nhân viên trong công ty Đồng thờihàng tháng kế toán tiền lơng còn có nhiệm vụ theo dõi bán thành phẩm, đánhgiá sản phẩm dở dang hàng tháng

 Kế toán thanh toán có nhiệm vụ lập và theo dõi phiếu thu, phiếu chi, mởsổ theo dõi tình hình thanh toán với ngân hàng, thanh toán với ngân sách nhànớc, theo dõi các khoản phải thu phải trả và tình hình huy động vốn của cánbộ công nhân viên

 Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất phát sinh làm cơsở tính giá thành cho từng loại thành phẩm, đồng thời theo dõi tình hình nhập,xuất, tồn kho thành phẩm, theo dõi tình hình tiêu thụ, hàng quý lập báo cáo kếtoán theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên.

 Thủ quỹ kiêm kế toán tài sản cố định có nhiệm vụ mở sổ theo dõi thu,chi bằng tiền mặt phát sinh trong từng ngày, ngoài ra còn phải theo dõi tìnhhình tăng giảm tài sản cố định, tình hình tính và trích nộp khấu hao TSCĐ.4.2.Chính sách kế toán áp dụng tại công ty

Hiện nay tại công ty khoá Minh Khai áp dụng chính sách kế toán sau:- Niên độ kế toán : từ 1/1/N đến 31/12/N

- Đơn vị tiền tệ : Việt Nam đồng

Kế toán tr ởng

Kế toán

vật t tiền l ơng Kế toán và bán

thành phẩm

Kế toán

tổng hợp Kế toán thanh toán

Thủ quỹ kiêm kế

toán TSCĐ

- Phơng pháp nộp VAT : phơng pháp khấu trừ- Phơng pháp định giá hàng tồn kho : theo giá hạch toán

- Phơng pháp tính khấu hao TSCĐ : phơng pháp khấu hao tuyến tính- Hình thức kế toán : Hiện nay công ty khoá Minh Khai đang áp dụng hìnhthức kế toán nhật ký chung Song do vẫn quen với cách hạch toán cũ là hìnhthức kế toán nhật ký chứng từ nên mặc dù áp dụng hình thức kế toán nhật kýchung nhng công ty vẫn sử dụng một số sổ sách của hình thức NKCT nh bảngkê số 3, NKCT số 5, bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ

II.Thực trạng về kế toán nguyên vật liệu tại công ty khoá Minh Khai.

1 Đặc điểm kế toán nguyên vật liệu tại công ty

Là một công ty có qui mô vừa, chuyên sản xuất các loại mặt hàng khoáphục vụ nhu cầu tiêu dùng và một số mặt hàng phục vụ xây dựng nh giàn dáo,bản lề nên công ty phải sử dụng một khối lợng chủng loại vật t tơng đối lớn.Có hàng nghìn loại vật liệu khác nhau đợc sử dụng cho quá trình sản xuất nhthép các loại (thép lá, thép inox, thép góc, thép vuông ), nhôm, đồng, bi, cácloại hoá chất, do vậy việc tổ chức quản lý tình hình thu mua và sử dụngnguyên vật liệu ở công ty rất phức tạp và gặp nhiều khó khăn Tuy nhiên vớitrình độ nghiệp vụ và trách nhiệm cao, cán bộ quản lý kế toán nguyên vật liệucủa công ty đã có nhiều biện pháp để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cảcác khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng Nhờ đó có thể đảm bảo cungcấp một cách đầy đủ và đúng chất lợng vật liệu cho qui trình sản xuất, tạo điềukiện cho công ty hoạt động sản xuất liên tục.

Trong công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty khoá Minh Khai, đểquản lý có hiệu quả một khối lợng lớn nguyên vật liệu với chủng loại phongphú đa dạng nh vậy, công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở đặcđiểm, vai trò, công dụng của từng thứ, loại vật liệu đối với quá trình sản xuấtsản phẩm, cụ thể là:

- Nguyên vật liệu chính bao gồm các loại nh thép, nhôm, đồng, thân khoá,lõi khoá, bi,

- Vật liệu phụ gồm có dầu AC10, dầu pha sơn, dây mai so,

- Phụ tùng thay thế nh là dây cua-roa, đá cắt thép, đá mài, vòng bi, - Nhiên liệu gồm có xăng A83, dầu mazút, củi đốt,

- Vật liệu khác nh hộp giấy crêmôn, hòm gỗ MK10, MK14E,

Nhờ cách phân loại hợp lý nh trên mà kế toán nguyên vật liệu có thể theo

thông tin chính xác, kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua và dự trữ , sử dụngvật liệu một cách hợp lý Tuy nhiên bên cạnh việc phân loại vật liệu ở công tycòn đôi chỗ cha hợp lý và chính xác nên công ty cần khắc phục.

Ngoài ra, để quản lý nguyên vật liệu một cách có hiệu quả thì việc đánhgiá nguyên vật liệu đóng vai trò khá quan trọng Đối với một khối lợng, chủngloại vật t lớn, phong phú, tình hình nhập xuất kho vật liệu diễn ra thờng xuyênnh ở công ty khoá Minh Khai thì việc đánh giá vật liệu theo giá thực tế sẽ gặprất nhiều khó khăn, do vậy trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty,vật liệu đợc đánh giá theo giá hạch toán Giá hạch toán của vật liệu là giá dophòng kế hoạch và cung tiêu xây dựng có xét duyệt của giám đốc Cơ sở xâydựng giá hạch toán cho từng thứ, loại vật liệu là dựa vào giá thực tế bình quâncủa thứ vật liệu đó trong năm hạch toán trớc Giá hạch toán đợc công ty sửdụng ổn định để hạch toán hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyênvật liệu Cuối kỳ kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tếrồi phản ánh trên các tài khoản và sổ kế toán Bằng việc sử dụng giá hạch toánđể đánh giá nguyên vật liệu, công ty đã theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất- tồn kho nguyên vật liệu một cách thờng xuyên, kịp thời, giảm bớt khối lợngtính toán và nh vậy, việc quản lý nguyên vật liệu ở công ty sẽ có hiệu quả hơn.

2.Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu ở công ty khoá Minh Khai

2.1.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty

Để tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công ty khoá Minh Khai đãsử dụng hệ thống các chứng từ kế toán bao gồm:

- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01- VT)- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT)- Biên bản kiểm nghiệm vật t

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ .

2.1.1.Thủ tục nhập kho vật liệu

Chế độ kế toán qui định tất cả các loại vật liệu khi về đến công ty đều phảilàm thủ tục kiểm nhận và nhập kho công ty.Thực tế ở công ty khoá MinhKhai, khi vật liệu đợc giao đến, cán bộ KCS kiểm tra về số lợng, chất lợng,qui cách vật t rồi viết phiếu kiểm tra KCS Trờng hợp giá trị vật t lớn hơn5.000.000 đ (theo giá mua không có hợp đồng) thì cán bộ KCS sẽ phải lậpbiên bản kiểm nghiệm vật t đa cho cán bộ cung tiêu Cơ sở để kiểm nghiệm là

hoá đơn GTGT của bên bán Trờng hợp cha có hoá đơn thì căn cứ vào hợpđồng mua bán giữa hai bên để kiểm nghiệm

Ví dụ : Biểu số 1- Biên bản kiểm nghiệm vật t

Biên bản kiểm nghiệm vật t

(Số lợng, chất lợng, giá cả)Hôm nay, ngày 07 tháng 02 năm 2001

Ban kiểm nghiệm vật t gồm có:

1 Bà Nguyễn Thanh Tú KHCT - Trởng ban2 Bà Nguyễn Thị Sâm KCS - Uỷ viên3 Ông Trần Trung Hải Tài vụ - Uỷ viên4 Bà Phạm Thị Thổn Thủ kho - Uỷ viên

Căn cứ vào hoá đơn số 085977 ngày 06 tháng 02 năm 2001của công ty TNHH Vân An

hoặc theo hợp đồng số ngày / / đã kiểm nghiệm các loại vật t sau

Phơng thức kiểm nghiệm : Cân thực tế

Số lợngttTên nhãn

hiệu, qui cáchvật t

Đơn vịtính

Thực tếkiểmnghiệm

Đúng quicách phẩm

Không đúngqui cáchphẩm chất

Kết luận và ý kiến giải quyết của ban kiểm nghiệm : Nhập kho công ty

ĐD thủ kho Tài vụ ĐD KCS Chủ hàng ĐD KHCT Uỷ viên Uỷ viên Uỷ viên Trởng ban

Sau đó cán bộ cung tiêu căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật t làm thủ tụcnhập kho và viết phiếu nhập kho căn cứ vào số lợng vật liệu thực nhập (trênphiếu KCS) Phiếu nhập kho có chữ ký của phụ trách cung tiêu, thủ kho, bêngiao hàng, kế toán trởng và thủ trởng đơn vị.

Ví dụ : Biểu số 2 - Phiếu nhập kho

Đơn vị: Cty khoá phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT

Minh Khai Ngày 07 tháng 02 năm 2001 QĐ số 1141 TC/CĐKT

ngày 1-11-1995 của BTC

Số : 97Họ, tên ngời giao hàng : Công ty TNHH Vân An Nợ : 1521Theo biên bản kiểm nghiệm vật t ngày 07 tháng Có : 33102 năm 2001

Nhập tại kho công ty T

Tên nhãn hiệu,qui cách phẩmchất vật t

Mã số

Đơn vị tính

Số lợng

ThànhtiềnTheo

chứng từ

Thực nhập

Niken dơng cực

Liên 1: lu tại phòng cung tiêu

Liên2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, cuối tháng chuyển cho kế toán vậtt

Liên 3: Giao cho kế toán thanh toán kèm theo hoá đơn GTGT, biên bảnkiểm nghiệm vật t (nếu có) và các chứng từ liên quan trong trờng hợp trong

Trờng hợp vật t nhập kho nhng thanh toán chậm thì phiếu nhập kho, hoáđơn GTGT và các chứng từ liên quan chuyển cho kế toán vật t, sau đó khithanh toán thì kế toán vật t chuyển cho kế toán thanh toán phiếu nhập kho vàcác chứng từ liên quan này

Hoá đơn GTGT đợc bên bán viết theo số thực nhập (nếu bên bán đã viết ớc hoá đơn GTGT thì khi có phiếu nhập kho theo số thực nhập khác số đã ghitrong hoá đơn, công ty sẽ trả lại hoá đơn GTGT đó và bên bán viết lại hoá đơnGTGT theo số thực nhập)

tr-Vật liệu sau khi hoàn tất công việc thu mua đợc nhập kho vào đúng nơi quiđịnh, đảm bảo đợc bảo quản tốt, tiện cho việc theo dõi tình hình nhập, xuất,tồn kho.

2.1.2 Thủ tục xuất kho vật liệu

Tại công ty khoá Minh Khai, vật liệu đợc xuất sử dụng chủ yếu phục vụcho sản xuất Tại các phân xởng sản xuất, các tổ trởng sản xuất xác định sốvật liệu cần thiết để dùng vào sản xuất, rồi viết số lợng cần thiết vào sổ yêucầu cung cấp vật t gửi lên phòng cung tiêu Nghiệp vụ xuất kho phát sinh, cánbộ cung tiêu viết phiếu xuất kho theo lợng yêu cầu đó Cán bộ cung tiêu lập 3liên, trong đó:

- Liên 1 : Bộ phận vật t giữ

- Liên 2 : Thủ kho sử dụng để hạch toán chi tiết, cuối tháng chuyển cho kếtoán vật liệu

- Liên 3 : Giao cho ngời nhận vật t chuyển về bộ phận sử dụng.

Ví dụ : Biểu số 3 - Phiếu xuất kho

Lý do xuất kho : lắp khoá 10 Nợ : 621Xuất tại kho công ty Có : 1521

Tên nhãn hiệu,qui cách vật t

Lò so bi MK 10Bi thân  2,5x4Bi thân  2,5x5

(Viết bằng chữ ): Một triệu hai trăm bốn tám ngàn ba trăm đồng Phụ trách Thủ trởng Kế toán Ngời nhận Thủ cung tiêu đơn vị trởng kho

(Phần định khoản, ghi đơn giá hạch toán và số tiền do kế toán vật t thựchiện ở cuối tháng)

Phụ trách cung tiêu phải gửi phiếu xuất kho (liên 2) xuống cho thủ kho,sau đó thủ trởng hay công nhân của phân xởng đó xuống nhận vật t theo phiếuxuất.

Việc xuất vật t theo yêu cầu của sản xuất còn phải căn cứ vào định mức vậtt đợc cấp do phòng kế hoạch lập, nếu không có thể gây ra lãng phí vật t mà kếtoán vật t không kiểm soát đợc.

Ngoài ra ở công ty khoá Minh Khai còn có phế liệu thu hồi và đợc xuấtbán Khi bán phế liệu bộ phận vật t viết hoá đơn GTGT, hoá đơn GTGT nàyđợc lập thành 4 liên trong đó : một liên lu tại bộ phận vật t, một liên giữ ở kho,một liên giao cho ngời mua và một liên giao cho kế toán.

2.1.3.Kế toán chi tiết vật liệu.

Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho vàphòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn khotheo từng thứ, loại vật liệu cả về số lợng, chất lợng, chủng loại và giá trị.

công ty sử dụng phơng pháp sổ số d Phơng pháp này phù hợp với tình hìnhthực tế của công ty: chủng loại vật liệu đa dạng, số lợng các nghiệp vụ nhậpxuất nhiều, trình độ cán bộ kế toán tơng đối cao Trình tự hạch toán chi tiết vậtliệu ở công ty diễn ra nh sau:

 Tại kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất,tồn Hàng ngày, thủ kho tập hợp các phiếu nhập, xuất kho và đối chiếu với sốthực nhập, thực xuất và ghi vào thẻ kho Đến cuối ngày thủ kho tính ra số tồnkho của từng loại vật liệu Cuối tháng thủ kho căn cứ vào số tồn trên thẻ khocủa từng thứ, loại vật liệu ghi sang sổ số d vào cột số lợng.

Thẻ kho đợc mở cho từng thứ vật liệu, mỗi thứ có một hoặc một số tờ căn

cứ vào khối lợng ghi chép các nghiệp vụ phát sinh, mỗi chứng từ ghi mộtdòng.

Để đảm bảo tính chính xác của số vật liệu tồn kho, hàng tháng phải đốichiếu số thực tồn trong kho và số ghi trên thẻ kho Nếu có sự chênh lệch phảitiến hành điều chỉnh số liệu trên thẻ kho phù hợp với số thực tế kiểm kê Songtrên thực tế, việc kiểm tra này không thực hiện đợc do có rất nhiều loại vậtliệu ở kho, việc kiểm tra mất nhiều công sức và thời gian nên công ty chỉ thựchiện tổng kiểm kê vào cuối năm.

Ví dụ : Biếu số 4 – Thẻ kho

Đơn vị : Công ty khoá thẻ kho Mẫu số 01/VT

Minh Khai Ngày lập thẻ 06/02/2001Tờ số : 01

- Tên, nhãn hiệu, qui cách vật t : Bi thân  2,5 x 4- Đơn vị tính : kg

Chứng từDiễn giảiNgàynhập,xuất

nhậncủa KT

Tồn tháng 1Tổ lắpXởng CK Duy

5,5111,3