Ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền mua hàng tại công ty XNK và Cung ứng vật tư thiết bị đường sắt

Ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền mua hàng tại công ty XNK và Cung ứng vật tư thiết bị đường sắt

Lời nói đầu

Theo những đánh giá mới nhất của ngân hàng thế giới (W.B) thì Việt Nam là nớc có môi trờng đầu t khá ổn định và là một trong những nớc có tốc độ phát triển cao nhất trong khu vực Đông Nam á Nh vậy sau những năm đổi mới, nền kinh tế Việt Nam không chỉ thoát khỏi khủng hoảng mà đã có sự chuyển mình khởi sắc Cùng với việc hội nhập kinh tế khu vực và thế giới, mọi thành phần kinh tế Việt Nam đã có sự trởng thành đáng kể Điều đó tạo ra những cơ hội cũng nh tạo ra sự cạnh tranh ngày càng gay gắt hơn cho các doanh nghiệp Để tồn tại, phát triển các doanh nghiệp không còn cách nào khác là cải tiến, hoàn thiện chính mình để thích ứng với sự phát triển chung của nền kinh tế Các doanh nghiệp phải luôn cải tiến phơng thức kinh doanh, áp dụng tiến bộ khoa học vào sản xuất kinh doanh Trong quá trình chuyển hoá việc quản lý và tổ chức hạch toán kế toán đã đợc đặt vào vị trí vô cùng quan trọng, chúng có ý nghĩa sống còn đối với từng doanh nghiệp và toàn bộ nền kinh tế quốc dân Hạch toán kế toán với những chức năng riêng của mình đã mang lại những thông tin kinh tế chính xác, đầy đủ, kịp thời và hoàn thiện về hoạt động sản xuất kinh doanh, về tình hình tài chính, về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Trong đó công tác hạch toán kế toán về nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền mua hàng là một nội dung quan trọng đối với doanh nghiệp thơng mại, là cơ sở để doanh nghiệp quản lý nguồn hàng hoá, thực hiện tốt kế hoạch mua hàng là căn cứ để ra những quyết định trong chỉ đạo tiến hành sản xuất kinh doanh góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Với sự phát triển của khoa học công nghệ điện tử đã ngày càng đợc áp dụng rộng rãi trong kinh doanh và đặc biệt trong công tác kế toán Nó giúp việc hạch toán trở nên đỡ phức tạp, giảm thiểu đợc khối lợng công việc cho cán bộ kế toán đồng thời tăng thêm hiệu quả kinh tế

Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Xuất nhập khẩu và Cung ứng vật t thiết bị đờng sắt(VIRSIMEX), cùng với sự tìm tòi, nghiên cứu các tài liệu kết hợp với các kiến thức đã học đợc ở nhà trờng, thấy đợc tầm quan trọng của việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán tại công ty, đặc biệt là đối với

công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền mua hàng, em đã chọn đề tài : “

ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền mua hàng tại công ty XNK và Cung ứng vật t thiết bị đờng sắt “.

Nội dung luận văn gồm ba chơng :

Chơng I: Những vấn đề lý luận chung về công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền mua hàng.

Chơng II : Thực trạng kế toán mua hàng và thanh toán tiền mua hàng tại công ty XNK và Cung ứng vật t thiết bị đờng sắt.

Chơng III : ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền mua hàng tại công ty XNK và Cung ứng vật t thiết bị đờng sắt

a Đặc điểm của nghiệp vụ mua hàng

Gắn liền với môi trờng kinh doanh, với thị trờng, đầu vào và đầu ra là hai yếu tố quan trọng quyết định đến sự phát triển của doanh nghiệp Đặc biệt đối với doanh nghiệp thơng mại (DNTM), có chức năng chủ yếu là lu chuyển hàng hoá từ sản xuất đến ngời tiêu dùng, thì đầu vào càng có vai trò quan trọng, gắn liền với hoạt động mua hàng của doanh nghiệp, là khâu đầu tiên trong quan hệ lu chuyển hàng hoá.

Mua hàng là quá trình chuyển quyền sở hữu giữa ngời mua và ngời bán về giá trị vật t hàng hoá, lao vụ, dịch vụ mà nó cung cấp Doanh nghiệp nhận đ-ợc quyền sở hữu về hàng hoá, mất quyền sở hữu tiền tệ hay phải có trách nhiệm thanh toán cho ngời bán Mua hàng bao bồm mua hàng trong nớc và nhập khẩu Nhập khẩu là quá trình mua hàng của nớc ngoài và thanh toán bằng ngoại tệ.

Trong DNTM, hàng hoá đợc coi là hàng mua khi thoả mãn đồng thời ba điều kiện sau:

- Phải thông qua một phơng thức mua - bán - thanh toán tiền hàng nhất định.

- Doanh nghiệp đã nắm đợc quyền sở hữu về hàng và mất quyền sở hữu về tiền hay một loại hàng hoá khác.

- Hàng mua và nhằm mục đích để bán ra hoặc qua gia công chế biến để bán ra nhằm kiếm lợi nhuận.

Ngoài ra, hàng mua về vừa dùng cho mục đích kinh doanh vừa dùng trong tiêu dùng nội bộ mà cha phân biệt rõ vẫn coi là hàng mua.

b Thời điểm xác định hàng mua và các phơng thức mua hàng

Thời điểm xác định hàng mua là thời điểm có sự chuyển quyền sở hữu giữa ngời mua và ngời bán về giá trị của vật t, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ Doanh nghiệp đã thanh toán tiền hàng cho ngời bán hoặc chấp nhập thanh toán.

Tuỳ thuộc vào từng phơng thức mua hàng mà thời điểm xác định hàng mua khác nhau Thời điểm này cũng phụ thuộc vào điều kiện giao hàng và chuyên chở đối với hàng nhập khẩu Chẳng hạn nh: nhập khẩu theo điều kiện cif, vận chuyển đờng biển: Thời điểm ghi hàng mua tính từ ngày Hải quan ký vào tờ khai hàng hoá nhập khẩu,đồng thời hàng hoá đợc giao qua lan can tầu tại cảng gửi hàng cho ngời mua, đã thuộc quyền sở hữu của ngời mua.

Nhập khẩu theo điều kiện FOB: Thời điểm ghi nhận hàng mua khi hàng hoá đã qua lan can tầu tại cảng bốc quy định do ngời mua chỉ định và ngời bán đã hoàn thành mọi thủ tục Hải quan xuất khẩu (Trong trờng hợp này hàng mua cha đợc vận chuyển về nớc của ngời mua).

Có hai phơng thức mua hàng là phơng thức trực tiếp là phơng thức chuyển hàng.

Phơng thức mua hàng trực tiếp (hay còn gọi là phơng thức lấy hàng): căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ đến đơn vị bán để nhận hàng trực tiếp tại nơi sản xuất, tại thị trờng Thời điểm xác định hàng mua là khi đã hoàn thành thủ tục chứng từ giao nhận, doanh nghiệp đã thanh toán tiền mua hàng hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng Sau đó, hàng hoá đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, doanh nghiệp có trách nhiệm tổ chức vận chuyển, bảo quản hàng hoá về kho của mình.

Phơng thức chuyển hàng: Doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã quy định trớc để xác định địa điểm nhận hàng Ngời bán vận chuyển vật t hàng hoá đến địa điểm giao nhận hàng đó Doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ đến địa điểm đó để nhận hàng Theo phơng thức này, hàng hoá đợc xác định là hàng khi bên mua đã nhận đợc hàng và đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán với ngời bán.

Việc xác định đúng phạm vi, thời điểm xác định hàng mua có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp; Nó không chỉ đảm bảo việc ghi chép phản ánh chỉ tiêu mua hàng kịp thời, chính xác mà còn giúp các nhà lãnh đạo, quản lý chặt chẽ hàng hoá, giám sát hàng mua đi đờng, tránh những tổn thất về hàng hoá trong quá trình vận chuyển.

c Tính giá hàng mua

Giá cả hàng mua: hàng hoá mua vào đợc hạch toán theo giá thực tế Giá thực tế của hàng hoá mua đợc xác định phù hợp với từng phơng pháp tính thuế GTGT đợc áp dụng tại doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế thì giá thực tế hàng hoá mua vào là giá không có thuế GTGT đầu vào Công thức:

Giá mua thực tế

của hànghoá

Trị giá mua

của hàng hoá

Chi phí phát sinh trong quá

trình mua hàng

Thuế NK, thuế TTĐB phải nộp (nếu có)

-Chiết khấu, giảm giá hàng mua

Đối với doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp tính trực tiếp trên GTGT và những doanh nghiệp không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT thì giá thực tế của hàng hoá mua vào là giá bao gồm cả thuế GTGT đầu vào Công thức:

Giá mua thực tế

của hànghoá

Trị Giá mua

của hàng hoá

Chi phí phát sinh trong quá

trình mua hàng

Thuế GTGT

đầu vào

Thuế NK, thuế TTĐB phải nộp (nếu có)

-Chiết khấu, giảm giá hàng mua

Trị giá hàng mua là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho ngời bán theo hợp đồng.

Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng gồm: vận chuyển, bốc xếp, bao hiểm, chi phí lu kho lu bãi, chi phí hao hụt tự nhiên, Ngoài ra còn có chi phí sơ chế, phân loại, đóng gói, nếu hàng mua cần phải sơ chế trớc khi bán.

Chiếu khấu thơng mại gồm: bớt giá khi doanh nghiệp mua hàng với số ợng lớn trên hợp đồng, và hồi khấu là số tiền đợc thởng khi doanh nghiệp mua hàng với số lợng lớn, thanh toán đúng kỳ đợc hởng trên tổng hoá đơn hay tổng các hợp đồng.

l-d Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán mua hàng

Yêu cầu quản lý: Mua hàng vừa là khâu đầu tiên để DNTM thực hiện chức năng của mình vừa là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh Quản lý tốt nghiệp vụ mua hàng có ý nghĩa lớn lao và ảnh h-ởng mạnh mẽ đến giá vốn, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp Việc phản ánh, ghi chép đúng đắn hàng mua đảm bảo quản lý chặt chẽ giữa giá trị hàng hoá thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, tài sản của doanh nghiệp sở hữu, giám sát hàng hoá đi đờng, tránh những tổn thất, mất mát về hàng hoá, chỉ đạo nghiệp vụ mua hàng kịp thời, chính xác Do vậy để quản lý tốt hàng mua cần quản lý theo từng mặt sau.

+ Quản lý mua hàng theo từng loại hoạt động, loại mua hàng: Các DNTM hiện nay thờng thực hiện nhiều hoạt động kinh doanh với số lợng hàng hoá đa dạng, phong phú để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Mỗi hoạt động, tìm kiếm nguồn hàng cũng khác nhau Quản lý tốt mặt này giúp cho nhà quản lý doanh nghiệp theo dõi, nắm bắt, kiểm tra hàng mua dễ dàng, hiệu quả và giảm sát giảm bớt chi phí mua hàng.

+ Quản lý mua hàng theo từng đơn vị trực thuộc: Trong các doanh nghiệp kinh doanh tổng hợp theo quy mô lớn, có nhiều chi nhánh ở mỗi đơn vị khác nhau Nhà quản lý doanh nghiệp cần phải thờng xuyên theo dõi, giám sát tình hình mua hàng ở mỗi đơn vị trực thuộc để đề ra biện pháp quản lý thích hợp.

+ Quản lý mua hàng theo từng phơng thức mua hàng: Việc mua hàng đợc thực hiện theo nhiều phơng thức khác nhau nh: mua hàng trực tiếp, mua hàng theo phơng thức chuyển hàng Mỗi phơng thức có đặc điểm khác nhau, thời điểm ghi nhận hàng mua khác nhau Vì thế quản lý tốt về mặt này nhằm mục đích đánh giá tình hình và khả năng mua hàng của doanh nghiệp, đồng thời

giúp các nhà quản trị theo dõi nắm bắt hàng mua, hàng đang đi đờng nhanh chóng, chính xác, tìm ra nguồn hàng với phơng thức mua hợp lý.

+ Quản lý mua hàng theo từng nhà cung cấp: Doanh nghiệp thờng có số lợng nhà cung cấp đa dạng Có những nhà cung cấp chính, có ảnh hởng lớn đến doanh nghiệp, lại có những nhà cung cấp trong thời gian ngắn Vì vậy, quản lý tốt vấn đề này giúp doanh nghiệp chủ động kịp thời tìm kiếm nguồn hàng, tạo uy tín với bạn hàng, nâng cao hiệu quả của nghiệp vụ mua hàng trong doanh nghiệp.

+ Quản lý hàng mua theo nguồn gốc mua hàng nội địa hay nhập khẩu Vì mua hàng nội địa hay nhập khẩu có thời gian vận chuyển, đồng tiền thanh toán rất khác nhau Đặc biệt trong các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu thì việc quản lý này là không thể thiếu đợc Mục đích của công tác quản lý mua hàng theo cách thức này làm cơ sở lựa chọn các nghiệp vụ kinh doanh hợp lý mang lại hiệu quả kinh tế cao cho doanh nghiệp.

- Nhiệm vụ kế toán mua hàng

Với chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, kế toán là công cụ đắc lực và sắc bén để quản lý quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Kế toán mua hàng có nhiệm vụ chủ yếu sau:

+ Theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình mua hàng về số lợng, về kết cấu, chủng loại, quy cách, chất lợng, giá cả hàng mua và thời điểm mua hàng.

+ Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng theo từng nguồn hàng, từng ngời cung cấp và theo từng hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, tình hình thanh toán với nhà cung cấp

+ Cung cấp thông tin kịp thời tình hình mua hàng và thanh toán tiền hàng cho chủ doanh nghiệp và cán bộ quản lý, làm căn cứ cho đề xuất những quyết định trong chỉ đạo, tiến hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

2 Thanh toán tiền mua hàng trong DNTM

a Đặc điểm thanh toán tiền mua hàng trong DNTM

Trong quan hệ hoạt động kinh doanh thờng xuyên phát sinh các mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngời bán, ngời mua, với ngân sách nhà nớc, với cán bộ công nhân viên, các khoản phải thu, phải trả mang tính nội

Quan hệ thị trờng với ngời bán thực chật là mối quan hệ thanh toán phát sinh trong quan hệ mua hàng từ nhà cung cấp của doanh nghiệp thơng mại Tuỳ thuộc vào từng nghiệp vụ kinh tế, từng phơng thức mua mà doanh nghiệp khi mua hàng từ ngời bán có thể thanh toán bằng nhiều phơng thức khác nhau nh: thanh toán trực tiếp ngay bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc, các loại tín phiếu hoặc bằng chuyển khoản qua ngân hàng hay nợ lại doanh nghiệp bán,

Nh vậy, doanh nghiệp tiến hành các công tác thanh toán tiền mục đích là tiến hành trả tiền cho nhà cung cấp về số sản phẩm, hàng hoá, lao vụ,vật t, dịch vụ mà doanh nghiệp mua, tiêu dùng Để tạo cho mình một uy tín vững chắc, để có nguồn hàng ổn định, giá cả hợp lý, chất lợng phù hợp, doanh nghiệp cần quản lý tốt công tác thanh toán tiền mua hàng Khoản thanh toán tiền hàng này là dòng tiền đi ra khỏi doanh nghiệp, doanh nghiệp mất quyền sở hữu về tiền tệ Các khoản này giảm đi nghĩa là doanh nghiệp thanh toán tiền hàng nhanh chóng và đầy đủ Các khoản này tăng lên nghĩa là doanh nghiệp hoặc là tăng d hoặc là thanh toán chậm, các khoản nợ khó thanh toán tăng lên.

Tuy nhiên, đây cũng đợc coi là nguồn vốn mà doanh nghiệp có thể chiếm dụng từ các nhà cung cấp Trong quan hệ hoạt động kinh doanh của mình, DNTM cần phải biết tận dụng các nguồn vốn phục vụ cho quá trình đó cho nên chiếm dụng vốn của doanh nghiệp khác một cách chiến thuật và hợp lý làm giảm nhu cầu về tiền mặt trong doanh nghiệp, khắc phục tình trạng thiếu vốn trong kinh doanh Tuy nhiên, nếu khoản phải trả ngời bán quá nhiều doanh nghiệp dễ bị thụ động, phụ thuộc vào bên ngoài, ảnh hởng đến uy tín của mình.

b Các phơng pháp thanh toán tiền mua hàng

Cũng nh công tác thị trờng nói chung, việc thanh toán tiền mua hàng nói riêng có nhiều phơng thức khá đa dạng phong phú Các doanh nghiệp thơng mại với hoạt động kinh doanh chủ yếu là tiêu thụ hàng hoá, vừa là ngời cung cấp đồng thời là ngời tiêu thụ, là khách hàng của doanh nghiệp khác DNTM có thể thanh toán với nhà cung cấp bằng tiền mặt, bằng séc, th tín dụng, và các giấy tờ có giá trị khác nh uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi,

- Thanh toán bằng tiền mặt

Đây là phơng thức thanh toán sử dụng tiền mặt trực tiếp trong quan hệ thị trờng giữa ngời mua và ngời bán Khi bên bán chuyển giao hàng hoá dịch vụ thì bên mua xuất tiền trả trực tiếp cho bên bán tơng ứng với giá cả mà hai bên đã thoả thuận, thanh toán theo phơng thức này đảm bảo khả năng thu tiền nhanh, tránh đợc rủi ro trong thanh toán trở nên đơn giản, thuận tiện hơn, việc thanh toán không dùng tiền mặt hiện nay đợc sử dụng nhiều trong quan hệ thanh toán giữa các doanh nghiệp thơng mại với các nhà cung cấp bao gồm:

+ Thanh toán bằng séc:

Séc là một tờ lệnh trả tiền của chủ tài khoản đợc lập trên mẫu do ngân hàng nhà nớc quy định yêu cầu đơn vị thanh toán trích một số tiền nhất định từ tài khoản tiền gửi của mình để trả cho ngời thụ hởng trên tờ lệnh đó.

+ Thanh toán chậm (mua chịu)

Đây là phơng thức mua hàng mà bên cung cấp giao hàng cho ngời mua nhng ngời mua không trả tiền ngay mà thanh toán theo một thời hạn thoả thuận.

+ Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi

Uỷ nhiệm chi là một tờ lệnh trả tiền do các đơn vị hoặc cá nhân có tài khoản mở tại ngân hàng phát hành thị trờng bằng uỷ nhiệm chi thực chất là sử dụng giấy uỷ nhiệm để yêu cầu ngân hàng trích một số tiền nhất định từ tài khoản của mình để trả cho ngời thụ hởng nào đó Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi thờng đơn giản, thời gian thanh toán nhanh, nhng thờng ít áp dụng với các đơn vị đã có sự tín nhiệm lẫn nhau về phơng diện thanh toán.

+ Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu

Đây là hình thức thanh toán trong đó doanh nghiệp bán hàng sau khi hoàn thành nhiệm vụ giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ cho khách (ngời mua) sẽ lập một giấy uỷ nhiệm đề nghị ngân hàng phục vụ mình thu hộ một số tiền nhất định từ một khách hàng nào đó Phơng thức này đơn giản nhng thờng chỉ áp dụng với một số loại dịch vụ có tính thờng xuyên, liên tục và có phơng tiện đo lờng chính xác.

+ Thanh toán bằng th tín dụng (L/C)

Đây là hình thức thanh toán mà doanh nghiệp (ngời - ngời đề nghị mở th tín dụng) yêu cầu ngân hàng tiến hành trả tiền cho ngời bán nếu ngời này xuất trình đợc bộ chứng từ quan hệ thanh toán này ngân hàng có một vai trò quan trọng (là ngời đứng ra cam kết thanh toán) do đó đảm bảo khả năng chi trả tránh đợc rủi ro trong thanh toán.

+ Thanh toán theo kế hoạch: trong trờng hợp doanh nghiệp mua hàng và ngời bán hàng đã có quan hệ mua bán thờng xuyên và có sự tín nhiệm lẫn nhau Căn cứ vào hợp đồng kinh tế bên bán định kỳ chuyển hàng hoá cho bên mua, còn bên mua định kỳ chuyển tiền hàng cho bên bán theo kế hoạch, cuối kỳ hai bên điều chỉnh thanh toán theo số liệu thực tế.

c Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kinh tế thanh toán tiền hàng

- Yêu cầu quản lý: Trong cơ chế thị trờng không ngừng nâng cao lợi nhuận là mục tiêu mà các doanh nghiệp luôn hớng tới trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình bởi nó sẽ ảnh hởng quyết định đến sự tồn tại, phát triển, ổn định và tăng trởng của doanh nghiệp Xuất phát từ mục tiêu đó, trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, các doanh nghiệp luôn tìm kiếm các giải pháp tối u để phát huy lợi thế của mình một cách tốt nhất, trong đó công tác quản lý thanh toán tiền mua hàng sao cho có hiệu quả nhất là một công việc quan trọng, để từ đó các nhà lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp có những biện pháp chỉ đạo, hớng dẫn kịp thời mang lại hiệu quả cao trong kinh doanh.

Quản lý thanh toán tiền mua hàng là việc xem xét, theo dõi, về số lợng hình thức thị trờng tiền với nhà cung cấp Việc quản lý này giúp cho doanh nghiệp nắm bắt kịp thời tình hình và khả năng chiếm dụng từ vốn các doanh

nghiệp bên ngoài Quản lý tốt thanh toán tiền mua hàng sản xuất giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp có biện pháp trả nợ hợp lý, sử dụng nguồn vốn để đầu t,kinh doanh có hiệu quả, lập kế hoạch kinh doanh đúng đắn, chủ động và giữ uy tín với các nhà cung cấp.

- Nhiệm vụ kế toán thanh toán tiến hành bao gồm: nhiệm vụ chủ yếu sau:+ Phải theo dõi chi tiết từng khoản phải trả theo từng đối tợng, thờng xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán các khoản phải trả kịp thời.

+ Phải kiểm tra, đối chiếu, có xác nhận bằng văn bản về số nợ phát sinh, số đã thanh toán, và còn phải thanh toán tiền mua hàng với các đối tợng có quan hệ giao dịch, mua bán thờng xuyên có d nợ lớn.

+ Phải theo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi theo "đồng Ngân hàng Nhà ớc Việt Nam" đối với các khoản phải trả cho ngời bán theo tỷ giá thực tế.

n-+ Phải theo dõi chi tiết cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật đối với các khoản thanh toán tiền mua hàng bằng vàng, bạc, đá quý Cuối kỳ phải điều chỉnh theo số d thực tế.

+ Phải phân loại các khoản phải thanh toán tiền mua hàng theo thơi gian thanh toán cũng nh theo đối tợng, nhất là đối tợng có vấn đề để có kế hoạch và biện pháp thanh toán phù hợp.

+ Tuyệt đối không đợc bù trừ số d giữa hai bên Nợ, Có của tài khoản 311 mà phải căn cu vào số d chi tiết của từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán.

II Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng trong DNTM1 Kế toán mua hàng

1.1 Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho

Hoạch toán nghiệp vụ kế toán về tình hình những, tồn vật t hàng hoá nói chung và hạch toán nghiệp vụ mua hàng nói riêng luôn luôn gắn liền với một phơng thức hạch toán hàng tồn kho nhất định đợc áp dụng trong doanh nghiệp Các DNTM hiện nay trong hoạt động kinh doanh của mình áp dụng một trong

hai phơng pháp hạch toán hàng tồn kho là: kê khai thờng xuyên (KKTX) và kiểm kê định kỳ (KKĐK).

a Phơng pháp KKTX

Phơng pháp KKTX là phơng pháp hoạch toán hàng tồn kho, theo dõi và phản ánh một cách liên tục, thờng xuyên tình hình nhập - xuất - tồn kho vật t hàng hoá lên số kế toán tổng hợp.

Theo phơng pháp này, hàng ngày kế toán phản ánh từng nghiệp vụ nhập - xuất - tồn vật t hàng hoá từ các bản chứng gốc vào sổ kế toán Nh vậy, sau mỗi bút toán thì nói cho chúng ta biết ngay đợc trị giá hàng tồn kho hiện có trong tay.

Phơng pháp này có ý nghĩa quan trọng, giúp cho nhà quản lý doanh nghiệp có thể kiểm tra và giám sát hàng tồn kho của doanh nghiệp một cách th-ờng xuyên, liên tục, từ đó giúp nhà quản trị đa ra một kế hoạch thu mua vật t hàng hoá kịp thời, nhanh chóng, đúng đắn Phơng pháp KKTX đợc áp dụng trong các doanh nghiệp kinh doanh nhiều mua hàng có giá trị lớn.

b phơng pháp KKĐK

Đây là phơng pháp hạch toán hàng tồn kho mà không theo dõi; phản ánh một cách thờng xuyên liên tục tình hình xuất - nhập - tồn vật t, hàng hoá lên các sổ kế toán tổng hợp mà chỉ phản ánh vào thời điểm cuối kỳ kinh doanh sau khi căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế giá trị hàng tồn kho cuối kỳ để xác định giá trị hàng xuất trong kỳ.

Theo phơng pháp này, hàng ngày kế toán chỉ phản ánh tình hình nhập kho hàng hoá lên số kế toán tổng hợp, còn việc xuất tồn kho vật t, hàng hoá không đợc phản ánh lên sổ kế toán tổng hợp, có thể mở sổ chi tiết để theo dõi Cuối kỳ, tiến hành kiểm kê trị giá thực tế hàng tồn kho để xác định trị giá thực tế hàng tồn kho để xác định trị giá hàng tồn cuối kỳ, từ đó xác định hàng xuất trong kỳ:

Trị giá tồn cuối kỳ

Phơng pháp KKĐK thờng đợc áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, tiến hành kinh doanh một loại mặt hàng có giá thấp và số lợng lớn hoặc trong các doanh nghiệp tiến hành một hoạt động kinh doanh.

1.2 Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phơng pháp KKTX

+ Giá hàng hoá, dịch vụ (cha thuế GTGT)

+ Các khoản phụ thu và phí tính thêm ngoài giá hàng hoá, dịch vụ (nếu có)+ Tổng giá thanh toán

- Hoá đơn bán hàng (do bên lập bán) Khi mua hàng của doanh nghiệp thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp trên GTGT hoặc không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT, doanh nghiệp sẽ đợc bên bán cung cấp hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (liên2).

- Bảng kê mua hàng hoá (do cán bộ nghiệp vụ lập): Trong trờng hợp mua hàng ở thị trờng tự do hay mua trực tiếp từ các hội sản xuất, cán bộ thu mua phải lập bảng kê theo mẫu số 04/GTGT Trên đó phải nghi rõ:

+ Tên, địa chỉ ngời bán+ Số lợng giá thanh toán+ Tổng giá thanh toán- Phiếu nhập kho

- Biên bản kiểm nhận hàng hoá

- Phiếu chi, giấy báo nợ, phiếu thanh toán tạm ứng phản ánh việc thanh toán tiền mua hàng.

Riêng đối với việc mua hàng từ nớc ngoài hay mua hàng nhập khẩu còn sử dụng một số chứng từ khác nh:

- Hợp đồng ngoại thơng- Hoá đơn thơng mại- Tờ kê hải quan- Vận đơn

Các chứng từ kế toán bắt buộc phải lập kịp thời, đúng mẫu quy định và đầy đủ các yếu tố nhằm đảm bảo tính pháp lý khi ghi sổ kế toán Việc luân chuyển chứng từ cần có kế hoạch cụ thể, đảm bảo ghi chép kịp thời, đầy đủ.

b Tài khoản sử dụng

Để hoạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng theo phơng pháp KKTX, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

TK 156 : Hàng hoá

TK 151 : Hàng mua đang trên đờng đi

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán mua hàng còn sử dụng các tài khoản có liên quan nh 111, 112, 331, 133 và đối với nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu còn sử dụng các tài khoản: 144, 413, 007.

- Tài khoản 156: "Hàng hoá"

Nội dung: để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động theo giá thực tế của các loại hàng hoá của doanh nghiệp, bao gồm hàng hoá tại các kho hàng, quầy hàng Tài khoản này đợc chi tiết thành hai tài khoản cấp 2:

1561 : giá mua hàng hoá

1562 : chi phí thu mua hàng hoáKết cấu:

- Gi¸ mua cña hµng ho¸

- Chi phÝ thu mua hµng ho¸ thùc tÕ ph¸t sinh (vËn chuyÓn, b¶o qu¶n, )- TrÞ gi¸ hµng ho¸ thuª ngoµi gia c«ng chÕ bÕn hoµn thµnh, nhËp kho (bao gåm gi¸ mua vµo vµ chi phÝ gia c«ng chÕ biÕn)

- TrÞ gi¸ hµng ho¸ bÞ ngêi mua tr¶ l¹i nhËp kho

- TrÞ gi¸ hµng bÞ ph¸t hiÖn thõa qua kiÓm kª

- TrÞ gi¸ mua thùc tÕ cña hµng ho¸ xuÊt kho, xuÊt quÇy

- Chi phÝ thu mua ph©n bè cho hµng ho¸ tiªu thô trong kú

- C¸c kho¶n gi¶m gi¸, chiÕt khÊu ¬ng m¹i

th TrÞ gi¸ hµng ho¸ ph¸t hiÖn thiÕu, h háng, mÊt phÈm chÊt.

KÕt cÊu:

- Trị giá hàng hoá, vật t đang đi đờng cuối kỳ

- Trị giá hàng hoá, vật t đang đi ờng kỳ trớc về nhập kho - hoặc chuyển bán đã bàn giao trong kỳ

- Trị giá hàng hoá vật t đang đi cuối kỳ

- Tài khoản 144: "Thế chấp ký quỹ, ký cợc ngắn hạn"

Nội dung: Tài khoản này đều phản ánh tài sản mà doanh nghiệp mang đi thế chấp, ký quỹ, ký cợc ngắn hạn.

Kết cấu:

KKĐK: Tài sản mang đi thế chấp, ký quỹ, ký cợc hiện còn đầu kỳ.- Tài sản mang đi thế chấp ký quỹ, ký c-

- Tài khoản 413: "Chênh lệch tỉ giá"

Nội dung: Tài khoản này đợc phản ánh phần chênh lệch do thay đổi tỷ giá ngoại tệ.

Kết cấu:

- Chênh lệch tỉ giá phát sinh liên quan đến ngoại tệ.

- Chênh lệch tỉ giá do đánh giá lại số d ngoại tệ

- Kết chuyển chênh lệch tỉ giá sang tài khoản doanh thu hoạt động tài chính- Kết chuyển chênh lệch tỉ giá do đánh

giá lại số d ngoại tệ

- Chênh lệch tỉ giá phát sinh liên quan đến ngoại tệ.

- Chênh lệch tỉ giá do đánh giá lại số d ngoại tệ

- Kết chuyển chênh lệch tỉ giá sang chi phí hoạt động tài chính- Kết chuyển chênh lệch tỉ giá do

đánh giá lại số d ngoại tệSD:

Phản ánh chênh lệch tỉ giá cha xử lý tại cuối kỳ kinh doanh

Chênh lệch tỉ giá cha xử lý tại thời điểm cuối kỳ kinh doanh

c Sơ đồ trình tự hạch toán

Kế toán phản ánh nghiệp vụ mua hàng đợc thể hiện ở sở đồ sau

- Sơ đồ hạch toán mua hàng trong nớc trong doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế.

- Sơ đồ hạch toán mua hàng trong nớc trong doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp

Mua hàng về nhập kho151Mua hàng mua

đang đi đường

Nhập kho hàng mua đang đi đường338,711

Hàng thừa trong khâu mua

133Thuế VAT

1381,1388Hàng thiếu trong khâu mua

Hàng giảm giá, chiết khấu thương mại được

hưởng hàng trả lại

Chiết khấu thương mại

Nhập kho hàng mua151Mua hàng mua

đang đi đường

Nhập kho hàng mua đang đi đường338,711

Hàng thừa trong khâu mua

1381,1388Hàng thiếu trong khâu mua

Hàng giảm giá, chiết khấu thương mại hàng

trả lại

Chiết khấu thương mại được hưởng

- Hạch toán nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu trực tiếp:

Doanh nghiệp có thể sử dụng tỉ giá thực tế hay tỉ giá hạch toán để ghi sổ kế toán tuỳ theo đặc điểm và quy định ở từng công ty

Trờng hợp 1: Nếu doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế để ghi sổ kế toán :Căn cứ vào hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp làm các thủ tục ký quỹ tại ngân hàng để mở L/C Theo quy định thì việc ký quỹ để mở L/C thờng có giá trị 30% giá trị của hợp đồng.Khi chuyển tiền đi ký quỹ kế toán ghi:

Nợ TK 144: theo tỷ giá thực tế (thời điểm 1)

Có TK 1112,1122 : theo tỷ giá thực tế (thời điểm 1)Đồng thời ghi Có TK 007: Nguyên tệ

Khi nhận đợc thông báo hàng hoá đã về cảng và đợc xác định là hàng hoá nhập khẩu, căn cứ vao hoá đơn của số hàng hoá nhập, kế toán ghi:

Nợ TK 151: theo tỷ giá thực tế (thời điểm 2)

Có TK 331: theo tỷ giá thực tế (thời điểm 2)

Các khoản chi phí bảo hiểm, vận chuyển phải thanh toán cho nớc ngoài kế toán ghi:

Nợ TK 151: theo tỷ giá thực tế (thời điểm 2)

Có TK 1112, 1122: theo tỷ giá thực tế (thời điểm 2)Chênh lệch tỷ giá giữa hai thời điểm phản ánh vào TK 413

Khi tính thuế nhập khẩu phải nộp :

Nợ TK 151: thuế GTGT của hàng nhập khẩu

Có TK 33312: thuế GTGT của hàng nhập khẩu

Sau khi đợc xác định là hàng hoá nhập khẩu, trong vòng 25 ngày doanh nghiệp phải chuyển tiền để nộp thuế nhập khẩu, khi nộp kế toán ghi:

Nợ TK 333 (3333, 33312) : thuế nộpCó TK 111, 112: thuế nộp

Khi nhận thông báo của ngân hàng thanh toán tiền cho bên xuất khẩu kế toán ghi:

Nợ TK 331: theo tỷ giá thực tế tại thời điểm 2 Có TK 144: theo tỷ giá thực tế tại thời điểm 1Có TK 111, 112: theo tỷ giá thực tế tại thời điểm 2Nợ hoặc Có TK 413 :phần chênh lệch

Đồng thời ghi Có TK 007: Nguyên tệ

Khi hàng về nhập kho căn cứ vào giá mua thực tế kế toán ghi:

Nợ TK 1561: giá mua thực tế của hàng về nhập khoCó TK 151: giá mua thực tế của hàng về nhập khoLệ phí phải trả do việc thanh toán qua ngân hàng:

Nợ TK 1562: chi phí phải trả

Có TK 111,112: chi phí phải trả

Trờng hợp 2: Nếu doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế để ghi sổ kế toán :Căn cứ vào hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp làm các thủ tục ký quỹ tại ngân hàng để mở L/C Theo quy định thì việc ký quỹ để mở L/C thờng có giá trị 30% giá trị của hợp đồng.Khi chuyển tiền đi ký quỹ kế toán ghi:

Nợ TK 144: theo tỷ giá hạch toán

Có TK 1112,1122 : theo tỷ giá hạch toánĐồng thời ghi Có TK 007: Nguyên tệ

Khi nhận đợc thông báo hàng hoá đã về cảng và đợc xác định là hàng hoá nhập khẩu, căn cứ vào hoá đơn của số hàng hoá nhập, kế toán ghi:

Nợ TK 151: theo tỷ giá thực tế

Có TK 331: theo tỷ giá hạch toánNợ hoặc Có TK 413: chênh lệch

Các khoản chi phí bảo hiểm, vận chuyển phải thanh toán cho nớc ngoài kế toán ghi:

Nợ TK 151: theo tỷ giá thực tế

Có TK 1112, 1122: theo tỷ giá hạch toánChênh lệch tỷ giá giữa hai thời điểm phản ánh vào TK 413 Khi tính thuế nhập khẩu phải nộp :

Nợ TK 151: thuế GTGT của hàng nhập khẩu

Có TK 33312: thuế GTGT của hàng nhập khẩu

Sau khi đợc xác định là hàng hoá nhập khẩu, trong vòng 25 ngày doanh nghiệp phải chuyển tiền để nộp thuế nhập khẩu, khi nộp kế toán ghi:

Nợ TK 333 (3333, 33312): thuế nộpCó TK 111, 112: thuế nộp

Khi nhận thông báo của ngân hàng thanh toán tiền cho bên xuất khẩu kế toán ghi:

Nợ TK 331: theo tỷ giá hạch toán Có TK 144: theo tỷ giá hạch toán

Có TK 111, 112: theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toánNợ hoặc Có TK 413 :phần chênh lệch

Đồng thời ghi Có TK 007: Nguyên tệ

Khi hàng về nhập kho căn cứ vào giá mua thực tế kế toán ghi:Nợ TK 1561: giá mua theo tỷ giá thực tế

Có TK 151: giá mua theo tỷ giá thực tếLệ phí phải trả do việc thanh toán qua ngân hàng:

Nợ TK 1562: chi phí phải trả

a Chứng từ kế toán- Hoá đơn GTGT- Phiếu chi

- Giấu báo nợ của ngân hàng- Bảng kê thanh toán tiền tạm ứng- Phiếu nhập kho

- Biên bản kiểm kê nhận hàng nhập kho- Tờ kê hải quan

- Vận đơn

b Tài khoản sử dụng

- Tài khoản 611: " Mua hàng"- Tài khoản 156: " Hàng hoá"

- Tài khoản 151: " Hàng mua đang đi đờng"

Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản 133, 157, 111, 112, 331, 311, có liên quan trong quá trình mua hàng

Tài khoản 611 "Mua hàng" có nội dung và kết cấu nh sau:Nội dung:

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hàng hoá mua vào và tăng thêm do các nguyên nhân khác trong kỳ (điều khoản 6112: "Mua hàng hoá")

Kết cấu:

- Trị giá hàng hoá còn lại cha tiêu thụ đầu kỳ (tồn kho, tồn quầy, gửi bán, ký

gửi, đại lý, hàng mua đang đi đờng).- Trị giá hàng hoá thu mua và tăng khác

trong kỳ

- Trị giá hàng hoá còn lại cha tiêu thụ cuối kỳ (tồn kho, tồn quầy, )- Trị giá hàng mua trả lại, giảm giá

- Sơ đồ trình tự hạch toán mua hàng trong doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp KKĐK, tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

VAT nếu có

Kết chuyển hàng tồn kho

Kết chuyển hàng tồn kho, quầy tồn cuối kỳ111,112,331,311

Mua hàng về nhập kho, chi

Hàng mua trả lại, giảm giá

VAT nếu có

632trị giá hàng hoá xuât bán

trong kỳ

3333

Thuế NK

- Sơ đồ trình tự hạch toán mua hàng trong doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp KKĐK, tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hay không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT.

2 Kế toán thanh toán tiền mua hàng

Kết cấu và nội dung tài khoản 331 nh sau:

- Nội d ung: tài khoản 331 đợc sử dụng để phản ánh công Nợ và thanh toán công nợ phải trả cho ngời bán.

- Kết cấu:

- Công nợ phải trả ngời bán tăng lên trong kỳ, mua hàng cha thanh toán

KKĐK: Phải trả cho ngời bán hiện còn tại thời điểm đầu kỳSD:Tiền đặt cọc cho ngời bán, ứng trớc

hoặc trả thừa cho ngời bán

SDC: Số tiền còn phải trả ngời bán, nhà cung cấp

Kết chuyển hàng tồn kho

Kết chuyển hàng tồn kho, quầy tồn cuối kỳ111,112,331,311

Mua hàng về nhập kho, chi

Hàng mua trả lại, giảm giá

632trị giá hàng hoá xuât bán

trong kỳ

c Sơ đồ thanh toán tiền hàng

3 Sổ kế toán:

Các doanh nghiệp căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kinh tế, điều kiện trang thiết bị kỹ thuật tính toán, mỗi DNTM sẽ lựa chọn một hình thức sổ kế toán phù hợp và nhất thiết phải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản của hình thức sổ kế toán đó Mỗi đơn vị đợc mở và gửi hệ thống sổ kế toán thống nhất và duy nhất.

Nghiệp vụ kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng có thể đợc áp dụng một trong các hình thức kế toán sau:

Trờng hợp 1: Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung.

Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chung:

331Thanh toán bằng tiền

Thanh toán bằng hàng hoá sản phẩm dịch vụ

Thanh toán bù trừ

Giảm giá,hàng mua trả lại

Thuế VAT t.ư với số HH bị trả lại

Thu hồi tiền trả thừa

Giá trị hàng hoá mua chịu

VAT đầu vàoVAT

Dịch vụ mua chịu khác

Bảng cân đối số phát sinh

Phiếu NK, HĐBH, HĐGTGT (của bên bán), phiếu chi, báo nợ ngân hàng …

Sổ (thẻ) chi tiết TK 156

Bảng tổng hợp các chi tiết 156Sổ Cái TK 156, 111, 112, 331,…

Sổ NK chuyên dùng

Ghi chú:Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu kiểm tra

Trờng hợp 2: Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ.

Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ :

Phiếu NK, HĐBH, HĐGTGT (của bên bán), phiếu chi, báo nợ ngân hàng …

cáo quỹ Sổ (thẻ) chi tiết TK 156

Sổ NKCT số 8

Bảng tổng hợp các chi tiết 331Sổ cái 156,331, …

Ghi chú:Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu kiểm tra

Trờng hợp 3: doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật ký sổ cái

Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký sổ cái:

Phiếu NK, HĐBH, HĐGTGT (của bên bán), phiếu chi, báo nợ ngân hàng …

Ghi chú:Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu kiểm tra

Trờng hợp 4: Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán : chứng từ ghi sổ

Ghi chú:Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu kiểm tra

III Sự cần thiết ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền mua hàng

ở mọi thời kỳ, mọi chế độ chính trị, kế toán luôn là công cụ sắc bén phục vụ cho công tác quản lý Dới chế độ bao cấp, kế toán mặc dù không phát huy đ-ợc hiệu quả của nó nhng nó góp phần to lớn trong việc đánh giá đúng thực tế tài sản của doanh nghiệp, nhà nớc Còn trong cơ chế thị trờng khi mà mọi hoạt động kinh tế đều đợc chi phối bởi quy luật cạnh tranh thì công tác kinh tế lại càng trở nên quan trọng, nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của

BCĐ SPS các tài khoản

Phiếu NK, HĐBH, HĐGTGT (của bên bán), phiếu chi, báo nợ ngân hàng …

TK 156

Bảng tổng hợp các chi tiết 156Sổ đăng ký CTGS Sổ cái TK 111,

112, 333,156 …

doanh nghiệp thông qua các thông tin kinh tế mà kế toán cung cấp Do đó, thực hiện tốt công tác kế toán là góp phần quan trọng và mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận của doanh nghiệp.

Mặt khác, ngày nay khoa học công nghệ phát triển đang làm thay đổi thế giới từng giờ từng ngày Đi đầu trong sự phát triển đó là công nghệ thông tin và ngành tin học Tin học cùng với hệ thống máy tính, máy tính nối mạng đang ảnh hởng, luồn lách đến mọi lĩnh vực, mọi ngõ ngách của đời sống xã hội Đặc biệt trong lĩnh vực kinh tế, lĩnh vực quản lý nó tạo ra những thành công to lớn.

Chính vì vậy, các nớc phát triển từ nhiều thập kỷ qua ngời ta đã tạo nên và ứng dụng hệ thống máy tính trong công tác kế toán Việc kế toán trở nên đơn giản, hiệu quả, nhanh chóng, chính xác, đầy đủ hơn Hệ thống phần mềm kế toán của Pháp, của Mỹ đợc phổ biến rộng rãi khắp trên thế giới.

Nớc ta tuy đi sau và chậm hơn nhiều trong lĩnh vực tin học, song đến nay hầu hết các doanh nghiệp đã ứng dụng máy tính trong quản lý và công tác kế toán Hiếm thấy có doanh nghiệp thành công nào lại cha làm kế toán bằng máy vi tính Cũng nh công tác kế toán nói chung và nghiệp vụ kế toán mua hàng, thanh toán tiền hàng nói riêng rất cần thiết và linh hoạt trong ứng dụng máy tính Điều này ảnh hởng mạnh mẽ bởi đặc điểm quản lý mua hàng là các mặt hàng phong phú đa dạng, các nhà cung cấp nhiều Do đó, ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán ngày nay không chỉ là cần thiết mà còn là sức mạnh cạnh tranh, là điều kiện quyết định sự tồn tại, phát triển của mọi doanh nghiệp.

Chơng II

Thực trang kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty xuất nhập khẩu và cung ứng vật t

thiết bị đờng sắt (VIRASIMEX)

I Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán

1 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh

a Sơ lợc lịch sử hình thành công ty

Công ty xuất nhập khẩu và cung ứng vật t thiết bị đờng sắt là một doanh nghiệp Nhà nớc có tên giao dịch nớc ngoài là VIRASIMEX trực thuộc Liên hiệp đờng sắt Việt Nam Công ty đợc thành lập theo quyết định số 1434/CP-LD ngày 08/09/1989 của Bộ Giao thông - Vận tải Trên cơ sở Công ty cung ứng vật t thiết bị đờng sắt Trụ sở chính 132 Lê Duẩn - Đống Đa - Hà Nội.

Tiền thân của Công ty là Cục Vật liệu, chuyên lo vật t cho ngành đờng sắt đợc thành lập từ 20/07/1954 Đến năm 1956, Cục Vật liệu đờng sắt đổi tên thành Cục Vật t đờng sắt Năm 1983, Tổng Cục đờng sắt quyết định giải thể Cục vật t đờng sắt quyết định giải Cục vật t đờng sắt và thành lập Công ty thiết bị đờng sắt.

Năm 1985, Tổng cục đờng sắt quyết định giải thể Công ty vật t thiết bị ờng sắt thành lập Ban vật t thiết bị trên cơ sở ba xí nghiệp vật t thuộc Tổng cục đờng sắt hợp lại:

đ Xí nghiệp vật t thiết bị đờng sắt I (Hà Nội)- Xí nghiệp vật t thiết bị đờng sắt II (Đà Nẵng)- Xí nghiệp vật t thiết bị đờng sắt III (Sài Gòn)

Đến tháng 07 năm 1988, Tổng cục đờng sắt quyết định giải thể ban Vật t thiết bị đờng sắt Ngày 08 tháng 9 năm 1989, Công ty đợc Bộ Giao thông - Vận tải và ngành Đờng sắt ch phép trực tiếp làm công tác xuất nhập khẩu vật t thiết bị đờng sắt.

Hơn 40 năm trởng thành và phát triển Công ty không những tồn tại và đứng vững trên thị trờng mà còn mở rộng các hình thức kinh doanh dịch vụ ngoài ngành đờng sắt nh hiện nay.

b Chức năng nhiệm vụ của Công ty

- Xuất nhập khẩu vật t thiết bị phục vụ cho sản xuất công nghiệp, xây dựng công trình, vận tải trong và ngoài ngành.

- Đợc ủy quyền uỷ thác nhập khẩu

- Tổ chức sản xuất và liên kết các mặt hàng xuất khẩu, thu mua sắt thép phế liệu và các mặt hàng khác theo giá thoả thuận với đơn vị để tập trung xuất khẩu.

- Tạm nhập tái xuất và chuyển khẩu các mặt hàng không thuộc diện cấm của Chính phủ.

- Tạo nguồn ngoại tệ cho ngành thong qua việc xuất nhập khẩu, làm nhiệm vụ kiều hối cho Việt kiều và các nhân viên đi hợp tác chuyên gia, hợp tác lao động quốc tế.

- Sản xuất và gia công tổ chức cung ứng các loại vật t, thiết bị, phụ tùng nh sản xuất tà vẹt, sản xuất gỗ cho ngành đờng sắt.

* Công ty có quyền hạn- Xuất và nhập khẩu:

Đợc vay vốn của ngân hàng Việt Nam và nớc ngoài nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đồng thời đảm bảo tự trang trải cho các chi phí hoạt động kinh doanh của mình thực hiện các quy định về ngoại hối và ngoại tệ của nhà nớc.

Đợc quyền tham gia hội chợ triển lãm, giới thiệu sản phẩm của mình trong và ngoài nớc.

Đợc làm đại diện mở, chi nhánh trong và ngoài nớc.

Đợc quyền hợp tác kinh doanh liên kết với nớc ngoài theo Luật Đầu t của pháp luật Việt Nam.

Trong những năm gần đây mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty là nhập khẩu thiết bị phục vụ cho ngành đờng sắt Xuất nhập khẩu vật t thiết bị

phục vụ cho ngành đờng sắt nh: đầu máy, toa xe, phụ tùng, linh kiện đờng sắt và ngoài ngành nh: Thạch cao, bugi, xe khách, Sử dụng hình thức tạm nhập tái xuất, quá cảnh với nớc khác Về sản xuất, Công ty tập trung vào sản xuất cơ khí, chế biến gỗ phục vụ ngành Về sản xuất xuất khẩu ngoài ngành đờng sắt, công ty đã chủ động đa dạng hoá các hoạt động nh: Nhà hàng, khách sạn, kinh doanh cát sỏi.

c Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty

Do đặc điểm của ngành đờng sắt là trải rộng trên toàn đất nớc nên các đơn vị trong ngành đợc thành lập theo địa chỉ tuyến đờng để phục vụ công tác chạy tầu Vì vậy, bộ máy tổ chức của Công ty cũng đợc thành lập để phù hợp với đặc trng của ngành và phục vụ đắc lực cho việc sản xuất kinh doanh của Công ty.

Công ty gồm 1 Giám đốc và 2 Phó giám đốc giúp việc cho giám đốcCông ty có 6 xí nghiệp và các chi nhánh:

- Xí nghiệp vật t đờng sắt Thanh Hoá- Xí nghiệp vật t đờng sắt Vinh

- Xí nghiệp vật t đờng sắt Đông Anh- Xí nghiệp vật t đờng sắt Hà Nội- Xí nghiệp vật t đờng sắt Vĩnh Phúc- Xí nghiệp vật t đờng sắt Lào Cai- Xí nghiệp vật t đờng sắt Lạng Sơn- Xí nghiệp vật t đờng sắt Hải Phòng

- Xí nghiệp vật t đờng sắt Thành phố Hồ Chí Minh- Trung tâm xuất khẩu lao động

- Giám đốc: Là ngời đại diện pháp nhân có trách nhiệm trớc pháp luật, là ngời có quyền cao nhất trong Công ty, chịu trách nhiệm trớc cấp trên, trớc cán bộ công nhân viên về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty, sử dụng bảo toàn và phát triển các loại vốn, tài sản, cơ sở vật chất kỹ thuật đợc Nhà nớc giao, xây dựng chiến lợc phát triển, lập kế hoạch về liên doanh, đầu t, quản lý, đào tạo trình cấp trên xét duyệt Ra các quyết định về tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty Chịu sự kiểm soát của cấp trên và cơ quan Nhà nớc các cấp có thẩm quyền.

- Các phó giám đốc: Có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành công tác khi giám đốc đi vắng, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về thực hiện kết quả đợc giao.

- Phòng hành chính: Phụ giúp giám đốc về mặt tổ chức cán bộ nhân sự, lao động, tiền lơng và đào tạo.

- Phòng Tài chính - Kế toán: Giúp giám đốc quản lý về mặt số sách, hạch toán kinh tế, thực hiện kế hoạch và báo cáo tài chính trong Công ty.

- Phòng Kế hoạch thống kê: Nghiên cứu và chỉ đạo việc xây dựng kế hoạch kinh doanh của Công ty, quản trị công tác thống kê về doanh số mua vào, bán ra, quản lý tồn kho của Công ty.

- Phòng Tổ chức lao động: Quản lý nguồn lực lao động, bố trí sử dụng lao động, tuyển dụng, bồi dỡng lao động, xác định quỹ lơng và bảo hiểm lao động, xây dựng dự án tổ chức sản xuất kinh doanh, giải quyết thủ tục thành lập, đổi tên, sát nhập, giải thể phòng ban và các đơn vị trực thuộc

- Các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Có nhiệm vụ uỷ thác và kinh doanh xuất nhập khẩu các vật t thiết bị máy móc chuyên dùng, chuyên t vấn về pháp luật và phơng án kinh doanh.

- Phòng kỹ thuật: Tiến hành xây dựng kỹ thuật định mức cho công ty Nghiên cứu khảo sát nắm vững về kỹ thuật công nghệ các loại máy móc, thiết bị xuất nhập khẩu, chịu trách nhiệm kiểm tra hớng dẫn chỉ đạo về chất lợng hàng hoá, máy móc thiết bị.

d Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty

Trong những năm qua, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh vật t thiết bị chuyên dùng cho ngành đờng sắt ngày càng khó khăn hơn, cơ chế thị trờng chi phối, cạnh tranh quyết liệt những lô hàng lớn chủ yếu phải qua đấu thầu Tình trạng thiếu vốn để sản xuất kinh doanh, hàng bán ra không thu đợc tiền ngay, nợ kéo dài, trong khi đó trả lãi tiền vay vẫn thờng xuyên diễn ra trong quá trình sản xuất kinh doanh Mặt khác, nớc vào thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong những năm đầu của thiên niên kỷ mới, với biết bao những nét khởi sắc mới, sự kiện và công việc mới Song trong những năm qua với sự quan tâm của lãnh đạo Liên hiệp đờng sắt Việt Nam, dới sự lãnh đạo của Đảng bộ công ty, Ban giám đốc phối hợp chặt chẽ với các phòng ban và tinh thần ý thức của cán bộ công nhân viên trong công ty mà tàn Công ty đã không ngừng nỗ lực, phấn đấu để hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh đề ra hằng năm với mức tăng trởng cao.

- Đặc điểm kinh doanh: Công ty VIRASIMEX là một đơn vị độc lập về kinh tế thuộc diện chịu TGTGT theo phơng pháp khấu trừ các mặt hàng mà Công ty kinh doanh thông thờng rất đa dạng và phong phú về mẫu mã, chủng loại với những mức thuế suất khác nhau, hàng tháng kế toán phải kê khai thuế phát sinh trong kỳ để đợc khấu trừ và nộp thuế theo nghĩa vụ cho ngân sách thông thờng số thuế mà Công ty phải nộp phụ thuộc vào số lợng hàng hóa bán ra và mua vào trong kỳ Để hiểu rõ hơn về điều đó cần tìm hiểu về mặt hàng và thị trờng kinh doanh của công ty.

8 Kim loại phế phẩm9 Hoá chất

10 Tạp phẩm phế liệu

Trong mỗi loại trên còn đợc chi tiết cụ thể hơn nữa để dễ theo dõi, quản lý.

+ Thị trờng kinh doanh

Với điều kiện nh nớc ta hiện nay và do đặc trng của ngành đờng sắt đòi hỏi các vật t thiết bị với hàm lợng khoa học kỹ thuật cao mà trong nớc khó có thể đáp ứng đợc, nên công ty thực hiện nghiệp vụ mua hàng chủ yếu nhập khẩu từ các nớc: Tiệp, ấn Độ, Bỉ, úc

Ngợc lại, với thị trờng bán của Công ty chủ yếu là ở trong nớc (90-95%) với quy mô rộng lớn, trải dài khắp cả nớc, xuất khẩu chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ (5-1%) Với phơng châm chung: "Nắm chắc bạn hàng, giữ chữ tín với bạn hàng và tranh thủ thu hút thêm các bạn hàng mới".

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy và công tác kế toán tại công ty VIRASIMEX

a Đặc điểm tổ chức bộ mấy kế toán

Công ty VIRASIMEX tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh với quy mô tơng đối lớn, địa bàn hoạt động rộng khắp trên quy mô cả nớc Để đáp ứng nhu cầu quản lý, điều hành có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty đã tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán Đây là hình thức phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty Theo hình thức này, Công ty thực hiện việc hớng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, thu nhận tập hợp tài liệu số liệu do các đơn vị phụ thuộc gửi đến, thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở văn phòng Công ty để tổng hợp, lập báo cáo tài chính doanh nghiệp ở các đơn vị phụ thuộc nh các chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng hạch toán theo chế độ kế toán độc lập, có t cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản tại ngân hàng Bộ máy quản lý của các xí nghiệp chi nhánh đặt dới sự chỉ đạo của Ban giám đốc.

Các xí nghiệp sản xuất kinh doanh trực thuộc Công ty gồm 6 xí nghiệp có phòng kế toán riêng đợc quyền hạch toán đầy đủ và cuối mỗi quý nộp báo cáo kết quả để Công ty kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và lập báo cáo toàn công ty Xuất phát từ những nhiệm vụ yêu cầu mà bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo sơ đồ sau:

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty VIRASIMEX

Kế toán trưởng

Phó phòng kế toán

Bộ phận kế toán hàng hoá

doanh thu kết quả sản

xuất kinh doanh

Bộ phận kế toán

nội bộ

Bộ phận kế toán công nợ trong nư

ớc và các dịch

vụ

Bộ phận kế toán tổng hợp máy tính

Bộ phận kế toán tổng hợp CPBH và CPQL

Bộ phận kế toán tiền gửi ngân hàng và công nợ nước ngoài

Nhân viên kế toán ở các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc Công ty

Kế toán trởng kiêm trởng phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ tổ chức điều hành toán bộ hệ thống kế toán của công ty, làm tham mu cho giám đốc về hoạt động tài chính, thu chi tiền mặt, kế hoạch tìm nguồn tài trợ, vay vốn ngân hàng toàn bộ công ty, tổ chức kiểm tra kế toán trong toàn công ty, nghiên cứu vận dụng các chế độ chính sách về tài chính, kế toán của Nhà nớc vào điều kiện cụ thể của Công ty Xem xét báo cáo tài chính của các đơn vị cơ sở và toàn công ty trớc khi gửi lên cơ quan chủ quản tài chính ngân hàng Đồng thời tham mu cho giám đốc công ty xuất nhập khẩu và cung ứng thiết bị đờng sắt bố trí sắp xếp nhân sự của Phòng Tài chính – kế toán.

Phó phòng kế toán: Có nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu số phát sinh của tất cả các tài khoản đồng thời phụ trách các tài khoản 156, 511, 911 Cuối tháng, cuối quý lập báo cáo tài chính, đồng thời cùng với kế toán trởng làm nhiệm vụ phân tích các hoạt động kinh tế, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, từ đó có ý kiến đề xuất và giải pháp hoàn thiện.

Bộ phận kế toán tổng hợp máy tính: Có nhiệm vụ vào các sổ tài khoản mở trên văn phòng công ty, chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tổng hợp số liệu của toàn Công ty Cụ thể là việc nhập chứng từ, kiểm soát các chứng từ, trên cơ sở đó lập các báo cáo kế toán và phần hành kế toán phát sinh trên Công ty, thu nhận, kiểm tra, xét duyệt các báo cáo kế toán phát sinh trên công ty, thu nhận, kiểm tra, xét duyệt các báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc gửi lên và tổng hợp số liệu để lập báo cáo kế toán chung của Công ty.

Bộ phận kế toán quỹ và các nghiệp vụ khác: Có nhiệm vụ hạch toán tiền mặt và ghi vào sổ chi tiết chi phí, đối chiếu công nợ, đôn đốc thanh toán nợ phải thu, phải trả.

Bộ phận kế toán thanh toán nội bộ: Do một ngời phụ trách kiêm thủ quỹ, có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu phải trả, tạm ứng, thanh toán tạm ứng, thanh toán nội bộ, thanh toán với ngân sách, đồng thời kế toán TSCĐ và nguồn vốn các quỹ xí nghiệp.

Bộ phận kế toán tổng hợp CPBH và CPQLDN: có nhiệm vụ tập hợp chi phí trong Công ty gồm 2 loại trên, đồng thời hạch toán toàn bộ các xí nghiệp có liên quan đến việc thanh toán lơng và BHXH.

Các bộ phận có mối quan hệ nhan quả chặt chẽ với nhau, phải thực hiện nhiệm vụ của mình đồng thời cung cấp đối chiếu số liệu cho nhau để tính kết quả hoạt động chung của toàn công ty.

Với các đơn vị ở cơ sở, phòng kế toán của Công ty có quan hệ chỉ đạo ớng dẫn và kiểm tra công tác kế toán, đảm bảo thực hiện đúng chế độ kế toán của Nhà nớc thống nhất trong toàn Công ty.

h-b Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty

Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung nhng có nhiều cải biến linh hoạt phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của Công ty và phù hợp với ch-ơng trình kế toán trên máy vi tính của Công ty Đặc trng cơ bản của hình thức nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều phải đợc ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và hạch toán nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Theo hình thức này bao gồm các loại sổ thờng đợc sử dụng nh: Sổ Nhật ký chung, sổ cái tài khoản 156, 111, 112, 331, 333, 133, , các sổ kế toán chi…tiết TK156, 331, Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn hàng hoá, Bảng tổng hợp công nợ, …

Sơ đồ trình tự ghi chép theo hình thức sổ kế toán nhật ký chung:

Bảng cân đối số phát sinh

Phiếu NK, HĐBH, HĐGTGT (của bên bán), phiếu chi, báo nợ ngân hàng …

Nhật ký chung

Sổ (thẻ) chi tiết TK 156

Bảng tổng hợp các chi tiết 331Sổ Cái TK 156, 111, 112, 331,…

Sổ NK chuyên dùng

Ghi chú:Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu kiểm tra

Dựa trên hình thức kế toán nhật ký chung và hệ thống máy vi tính trong công tác kế toán, hiện nay Công ty đang áp dụng phần mềm kế toán Fast Accouting, hệ thống máy tính đã đợc hoà mạng Internet và Vinanét.

Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty:

- Miên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 đến 31/12.

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép ké toán: VNĐ

- Nguyên tắc và phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: theo thông báo của ngân hàng Việt Nam tại thời điểm lập báo cáo tài chính.

- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung đợc cải biến theo phần mềm máy tính Fast Accouting.

- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: theo phơng pháp số d.+ Nguyên tắc đánh giá: theo giá thực tế

+ Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳTồn đầu kỳ + nhập trong kỳ – xuất trong kỳ

II Thực trạng kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty VIRASIMEX

1 Hạch toán ban đầu

Hạch toán ban đầu là quá trình ghi chép, phản ánh, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở các chứng từ đã lập để làm cơ sở cho hạch toán kế toán tổng hợp và hạch toán kế toán chi tiết Hay nói cách khác hạch toán ban đầu chính là gồm 2 khâu: chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ kế toán.

Trong nghiệp vụ mua hàng, hạch toán ban đầu cung cấp thông tin vềtất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình mua hàng Đối với công ty virasimex , hạch toán ban đầu của công ty phát sinh theo trình tự thời gian, theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Để thực hiện một hợp đồng mua hàng trớc hết cán bộ nghiệp vụ của công ty sau quá trình nghiên cú các mặt hàng ở thi tr-ờng trong nớc và nớc ngoài về chất lợng, giá,cả, mẫu mã, Trên cơ sở kế…hoạch mua hàng đề ra của công ty để lập phơng án kinh doanh trình lên giám đốc công ty Đồng thời phải thông qua phòng tài chính của công ty để tính toán ,dự kiến , đánh giá hiệu quả của thơng vụ đó, từ đó xem xét thơng vụ mua hàng đó có thực hiện đợc không Cuối cùng giám đốc công ty tiến hành phê duyệt chính thức phơng án kinh doanh đó Lúc này cán bộ nghiệp vụ của phòng kinh doanh trực tiếp tiến hành ký kết các hợp đồng mua bán với các đơn vị, các tổ chức thông qua hình thức đàm phán giao dịch trực tiếp hay thông qua các đơn vị chào hàng cố định Từ việc đàm phán có kết quả công ty tiến hành ký kết hợp đồng mua bán chính thức.

Tại công ty VIRASIMEX , do đặc điểm mặt hàng kinh doanh và thị ờng kinh doanh đặc thù, nên việc mua hàng chủ yếu là nhập khẩu, chỉ có một phần hàng hoá là mua trong nớc Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng tại công ty phần lớn sử dụng phơng thức tín dụng chứng từ để thanh toán tiền hàng.

tr-Các chứng từ ban đầu mà công ty sử dụng có liên quan đến nghiệp vụ mua hàng là:

1 Hoá đơn GTGT: